Crear un estado de ganancias y prdidas

Sinopsis
Pregntese: exactamente cmo mis productos y servicios afectan a la empresa? Cunto dinero estoy generando realmente con esos productos y servicios? Un estado de prdidas y ganancias responde estas y otras preguntas financieras. Un estado de prdidas y ganancias le indica a usted y a los accionistas cmo han aumentado y disminuido sus activos. En un estado de prdidas y ganancias, la entrada total de activos netos que resultan del suministro de servicios y productos a sus clientes se mide en cuentas de ingresos, que a su vez le indican porqu los activos netos aumentaron o disminuyeron. Adems, puede usar un estado de prdidas y ganancias como una herramienta para comparar el ao ms reciente con tendencias pasadas y, de esta forma, formar un pronstico razonable para el futuro. El estado tambin le ayuda a localizar reas problemticas relacionadas con ventas, mrgenes y gastos y ofrece un mtodo para investigar las reas problemticas dentro de un perodo de tiempo razonable. Cuando el estado se prepara de forma adecuada, el aumento o disminucin netos en sus activos netos, o la diferencia entre los ingresos y los gastos, se designan como ingreso neto o prdida neta. Un aumento neto en los activos netos o el ingreso neto se aade al valor neto en su balance general. Esta herramienta examina el proceso de desarrollo de un estado de prdidas y ganancias y explica el significado de los componentes del estado. Cuando termine de leer este artculo, la comprensin de los estados de prdidas y ganancias le dar una mayor perspectiva sobre el crecimiento y el estado financiero de su compaa.

Resumen:
1. Elementos del ingreso 2. Determinacin del ingreso 3. Cambios en los clculos 4. Formas del estado de prdidas y ganancias 5. Costo de los bienes vendidos 6. Gastos operativos 7. Otros ingresos y ganancias 8. Otros gastos y prdidas 9. Impuestos sobre la renta en operaciones continuas 10. Recursos

1. Elementos del ingreso

Por lo general, los elementos del ingreso se dividen en cuatro categoras: ingresos, gastos, ganancias y prdidas. Los ingresos son entradas u otras mejoras de los activos financieros de su empresa. Tambin pueden ser liquidaciones de sus pasivos por entregar o producir bienes y servicios o participar en otras actividades que constituyen la operacin central o ms importante de su compaa. Por el contrario, los gastos son salidas de activos o pasivos incurridos por entregar o producir bienes y servicios o participar en otras actividades que constituyen la operacin central o ms importante de su compaa. Cuando se presentan ganancias, stas representan aumentos en los activos netos por transacciones perifricas o incidentales y por otras transacciones, eventos o circunstancias que afectan su compaa, excepto aquellos que resulten de ingresos o inversiones de los propietarios. Las prdidas presentadas disminuyen los activos netos de su compaa. Volver al resumen

2. Determinacin del ingreso

Su ingreso se mide como la diferencia entre las entradas de recursos (ingresos y ganancias) y la salida de recursos (gastos y prdidas) durante un perodo de tiempo. Existen diversos mtodos generales para determinar su ingreso. El ms bsico es el que se enfoca en la transaccin, que compara los montos utilizados en ingresos, gastos, ganancias y prdidas. Este mtodo exige una definicin clara de cundo los elementos del ingreso deben ser reconocidos o registrados en el estado financiero. En otras palabras, debe saber de antemano cundo su compaa ganar activos netos y cundo detallarlos en su estado para darle el uso ms beneficioso a esos activos. Otros mtodos incluyen: Reconocimiento de ingresos y ganancias De acuerdo con el principio de contabilidad generalmente aceptado del devengo, el reconocimiento de los ingresos no ocurre necesariamente cuando se recibe el efectivo. Por lo general, las organizaciones de servicios, como las compaas contables, usan la base contable del efectivo y solo reconocen los ingresos cuando el cliente los paga (no cuando se le factura al cliente). Por el contrario, el reconocimiento de una venta para una empresa que vende productos y lleva un inventario ocurre cuando el producto se vende, no cuando se recibe el pago. Reconocimiento de gastos y prdidas Para poder determinar su ingreso, debe establecer un criterio para el reconocimiento de los ingresos y los principios para reconocer los gastos y las prdidas deben estar claramente definidos. Algunos gastos estn directamente asociados con los ingresos. Estos gastos pueden ser reconocidos en el mismo perodo que sus ingresos relacionados. Otros gastos no estn asociados con ingresos especficos. Estos gastos se reconocen cuando se pagan o se incurre en ellos. An as, otros gastos no se reconocen en la actualidad como gastos ya que se relacionan con ingresos futuros; por lo tanto, estos gastos se presentan como activos. Entonces, el reconocimiento de los gastos puede dividirse en tres subcategoras: contrapartida directa, distribucin sistemtica y racional y reconocimiento inmediato. Contrapartida directa Para poder realizar una contrapartida directa, debe relacionar sus gastos a ingresos especficos. Esto se denomina proceso de "contrapartida", en el cual se reconocen sus ingresos producidos por la venta de bienes y presentados en el mismo perodo de tiempo. De la misma manera, los costos de envo y las comisiones por venta, por lo general, estn directamente relacionados con los ingresos. Sus gastos directos no solo incluyen los gastos realizados, sino tambin los gastos anticipados que estn relacionados con los ingresos del perodo en curso. Despus de la entrega de los bienes a sus clientes, todava quedan costos por cobro, prdidas por deudas de cuentas por cobrar incobrables y posibles costos de garanta (por los defectos del producto). Estos gastos estn directamente relacionados con sus ingresos y deben calcularse y compararse con los ingresos reconocidos por el perodo contable. Distribucin sistemtica y racional La segunda categora de reconocimiento de gastos generales se relaciona con los activos que proporcionan beneficios en ms de un perodo contable. El costo de los activos, como edificios, equipos, patentes y seguro prepagado, debe distribuirse entre los perodos de beneficio proyectado de una forma sistemtica y racional. Por lo general, es difcil relacionar estos gastos directamente con ingresos especficos o perodos especficos; sin embargo, estos gastos son necesarios si se tienen que obtener los ingresos. Ejemplos de los gastos incluidos en esta categora son la depreciacin y la amortizacin. Reconocimiento inmediato

Muchos gastos no estn relacionados con ingresos especficos, pero se realizan para obtener bienes y servicios que ayudan de forma indirecta a generar ingresos. Debido a que estos bienes y servicios se utilizan casi de inmediato, sus costos se reconocen como gastos en el perodo de adquisicin. Ejemplos de partidas de reconocimiento inmediato incluyen la mayora de los costos administrativos, como salarios de los empleados de la oficina, servicios y gastos generales por publicidad y venta. El reconocimiento inmediato ser apropiado cuando sus beneficios futuros son altamente inciertos. Por ejemplo, sus gastos por investigacin y desarrollo pueden brindar beneficios significativos en el futuro, pero, por lo general, son tan inciertos que los costos pueden ser cancelados en el perodo en que se realizaron. La mayora de las prdidas tambin entran dentro de la categora de reconocimiento inmediato. Debido a que surgen por transacciones perifricas o incidentales, sus prdidas no se relacionan directamente con los ingresos. Ejemplos de prdidas en la categora de reconocimiento inmediato incluyen prdidas por disposicin de equipos usados, catstrofes naturales (es decir, terremotos o tornados) y prdidas por la disposicin de inversiones. Los mtodos que adopte para el reconocimiento de gastos y prdidas deben parecer razonables para el observador objetivo y deben ser utilizados de forma consistente, a menos que cambien las condiciones subyacentes relacionadas con los activos. Algunos gastos estn relacionados con los bienes que produce su compaa. Estos gastos pueden ser diferidos en los valores de inventario si los bienes no son vendidos al final de un perodo contable. Ejemplos de gastos diferidos en los valores de inventario incluyen la depreciacin de la maquinaria de produccin y el seguro para la planta. Otros gastos estn relacionados con perodos contables y deben ser distribuidos directamente como un gasto del perodo de tiempo inmediato. Algunos ejemplos incluyen la depreciacin de camiones de entrega y la amortizacin del bono al descuento. Volver al resumen

3. Cambios en los clculos

Cuando presente ingresos peridicos e intente combinarlos adecuadamente con los gastos incurridos para generar los ingresos del perodo en curso, debe establecer criterios continuamente. Las cifras que presente en los estados financieros reflejan estos criterios y se basan en los clculos de factores como la cantidad de aos de vida til de activos depreciables, el monto de cuentas incobrables proyectado o el monto de pasivos por garanta que se registrarn en los libros. Estos y otros clculos deber ser realizados con la mejor informacin disponible a la fecha de preparacin del estado. Sin embargo, las condiciones pueden cambiar posteriormente y los clculos tal vez deban ser revisados. Por supuesto, si los montos de ingresos o gastos cambian, el estado de prdidas y ganancias se ver afectado. Nota: una cuestin a tener en cuenta es si las mediciones del ingreso previamente presentadas deben ser revisadas o si los cambios solo impactarn en perodos en curso y futuros. Volver al resumen

4. Formas del estado de prdidas y ganancias

Habitualmente, el estado de prdidas y ganancias se prepara en un solo paso o en mltiples pasos. De acuerdo con la forma de un solo paso, debe colocar primero todos sus ingresos y ganancias identificados como partidas operativas en el estado de prdidas y ganancias, seguidos por todos los gastos y prdidas identificados como partidas operativas. La diferencia entre los ingresos totales y los gastos totales representa el ingreso por sus operaciones. Si no hay partidas no operativas, irregulares o extraordinarias, esta diferencia tambin es equivalente a su ingreso neto. Por lo general, el estado de prdidas y ganancias de un solo paso es utilizado por las organizaciones de servicio. Cuando se usa la forma de

mltiples pasos, su estado de prdidas y ganancias se divide en secciones separadas y se presentan diversos subtotales que reflejan distintos niveles de rentabilidad. Algunas de estas secciones, especialmente las que se presentan despus del ingreso operativo, estn especificadas por los dictmenes del Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB, por sus siglas en ingls). Otras han sido estandarizadas por su amplio uso. Ejemplo de estado de prdidas y ganancias de un solo paso Nota: usar un ttulo como "Estado de prdidas y ganancias" alerta al lector que el informe no concuerda con los principios contables generalmente aceptados. Primera lnea: en la primera lnea de la parte superior del estado de prdidas y ganancias aparece el nombre de la empresa. Segunda lnea: la segunda lnea debe decir "Estado de prdidas y ganancias". ltima lnea: la ltima lnea le informa al lector acerca del perodo de tiempo contemplado por el estado de prdidas y ganancias. Este perodo puede ser de un mes, un trimestre, seis meses o un ao. Esto es diferente a un balance general, ya que especifica una fecha, no un perodo de tiempo. Puede usar el siguiente cuadro como modelo para crear un estado de prdidas y ganancias de un solo paso para su compaa.
XYZ COMPANY ESTADO DE PRDIDAS Y GANANCIAS PARA EL EJERCICIO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 2010

ESTADO DE PRDIDAS Y GANANCIAS DE UN SOLO PASO

Ingresos:

Ventas netas

$653,000

Ingreso por intereses

$0

Ganancia por venta de equipo

$0

Ingreso total

$653,000

Costos y gastos:

Costo de los bienes vendidos

$283,000

Gastos por ventas

$142,000

Gastos generales y administrativos

$170,000

Gasto por intereses

$9,000

Impuestos sobre la renta

$10,000

Costos y gastos totales

$614,000

Ingreso neto

$39,000

Ejemplo de estado de prdidas y ganancias de mltiples pasos Los ingresos por ventas netas muestran sus ventas totales del perodo del estado de prdidas y ganancias menos los descuentos por ventas o devoluciones y bonificaciones. Este total no debe incluir agregados a las facturas por impuestos sobre las ventas que est obligado a cobrar. Estos aumentos en la facturacin estn adecuadamente reconocidos como pasivos actuales. Las devoluciones y bonificaciones por ventas y los descuentos por ventas deben ser restados de las ventas brutas al llegar a los ingresos por ventas netas. Cuando se aumenta el precio de venta para cubrir el costo de transporte para la entrega al cliente y se le cobra en consecuencia, los cargos de transporte pagados por la compaa tambin deben ser restados de las ventas al llegar a las ventas netas. Los cargos de transporte que no fueron trasladados al comprador son reconocidos como gastos por ventas. Puede usar el siguiente cuadro como modelo para crear un estado de prdidas y ganancias de mltiples pasos para su compaa.

XYZ COMPANY ESTADO DE PRDIDAS Y GANANCIAS PARA EL EJERCICIO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 2010

ESTADO DE PRDIDAS Y GANANCIAS DE MLTIPLES PASOS

GASTO

INGRESO

Ventas

$660,000

Devoluciones y bonificaciones por ventas

$5,000

Descuentos por ventas

$2,000

$653,000

Costo de los bienes vendidos

Inventario inicial

$120,000

Compras

$230,000

Transporte

$10,000

Menos inventario final

$77,000

$283,000

Ganancia bruta en ventas

$370,000

Gastos operativos

Gastos por ventas

Salarios por ventas

$29,000

Gastos de publicidad

$70,000

Otros gastos por ventas

$43,000

$142,000

Gastos generales y administrativos

Salarios de agentes

$50,000

Salarios de empleados de oficina

$13,000

Impuestos sobre las nminas

$22,000

Seguros

$44,000

Depreciacin

$17,000

Gastos varios generales

$4,000

$170,000

Ingreso operativo

$58,000

Otros ingresos

Ingreso por intereses

$0

Ganancia por venta de equipo

$0

$0

Otros gastos

Gasto por intereses

$9,000

$9,000

Ingreso antes de impuestos

$49,000

Impuestos sobre la renta

$10,000

$10,000

Ingreso neto

$39,000

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5. Costo de los bienes vendidos

Ya sea que tenga una empresa de comercializacin o fabricacin, debe determinar el costo de los bienes relacionados con las ventas del perodo. Esta es la suma de su inventario inicial, las compras netas y otros costos por compra, transporte y almacenamiento relacionados con la adquisicin de bienes. Su saldo de compras netas se desarrolla al restar las devoluciones y bonificaciones por compras y los descuentos por compras de las compras brutas. Entonces, puede calcular su costo de bienes vendidos al restar su inventario final de su costo de bienes disponibles para la venta. Cuando fabrica sus bienes, se incluyen elementos adicionales en el costo. Adems de los costos de los materiales, incurrir en gastos de mano de obra y gastos generales para convertir la materia prima en un producto terminado. Una compaa fabricante tiene tres inventarios en lugar de uno: materia prima, productos en proceso y productos terminados. Volver al resumen

6. Gastos operativos
Los gastos operativos pueden ser presentados en dos partes: gastos por ventas o gastos generales y administrativos. Sus gastos por ventas incluyen partidas como salarios y comisiones por ventas, al igual que los impuestos sobre las nminas relacionados, la publicidad y los exhibidores para tienda, los suministros para tienda utilizados, la depreciacin de los muebles y equipos de la tienda, y los gastos de entrega. Sus gastos generales y administrativos incluyen salarios de agentes y empleados de la oficina, al igual que los impuestos sobre las nminas relacionados, los suministros de oficina utilizados, la depreciacin de muebles y accesorios de oficina, el telfono, envos, licencias y cargos comerciales, servicios legales y contables, y aportes. Nota: para las compaas fabricantes, los cargos relacionados conjuntamente a las funciones de produccin y administracin deben ser distribuidos de una manera equitativa entre los gastos generales de fabricacin y operativos. Volver al resumen

7. Otros ingresos y ganancias

Por lo general, esta seccin incluye partidas identificadas con las actividades perifricas de su compaa. Algunos ejemplos incluyen ingresos por actividades financieras (es decir, alquileres, intereses y dividendos) y ganancias por la venta de activos (es decir, equipos o inversiones). Volver al resumen

8. Otros gastos y prdidas

Esta seccin es paralela a la de otros ingresos y ganancias; sin embargo, las partidas son el resultado de las deducciones, en lugar de los aumentos, de su ingreso operativo. Algunos ejemplos incluyen gastos por intereses y prdidas por la venta de activos. Volver al resumen

9. Impuestos sobre la renta en operaciones continuas

Sus gastos totales por impuestos sobre la renta de un perodo son distribuidos entre diversos componentes de su ingreso. Un monto es calculado como ingreso por operaciones continuas y se realizan clculos separados por todas las partidas irregulares o extraordinarias que pueda encontrar. Volver al resumen

10. Recursos
Asociacin Estadounidense de Contadores Pblicos Certificados (AICPA, por sus siglas en ingls), 1211 Avenue of the Americas, New York, N.Y. Volver al resumen

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