Las Mermas y su Control Interno

Nelson Daz Muoz CP EAS CIA

Objetivos del Control interno

Lograr las Metas estratgicas de alto nivel que respaldan la misin de la entidad Obtener Informacin financiera y operativa confiable para una oportuna toma de decisiones Eficacia y eficiencia en el manejo y control de las mermas y Cumplimiento con las normas y procedimientos relacionadas con mermas

Elementos del Control interno

Ambiente de control

Monitoreo

Administracin de riesgos

Mermas

Actividades de control

Informacin y comunicacin

Ambiente de control
Comunicacin y cumplimiento forzoso de la integridad y de los valores ticos Compromiso para con la competencia Filosofa de la administracin y estilo de operacin Estructura organizacional Asignacin de autoridad y responsabilidad Polticas y prcticas de recursos humanos

Administracin del riesgo

Identificar las fuentes de mermas
Comercial Operativa (Robos, errores, otras causas)

Determinar la probabilidad de su ocurrencia Valorar su materialidad o impacto financiero Calcular su impacto total Identificar las causas de las mermas Valorar los controles existentes

Mapa de riesgos de las mermas

5 4
A verias

Impacto de la erma

3 2 1

Ro bo externo Ro bo interno

Desperdicio s Erro r admo n. vencimiento s Otro s erro r pro veedo r

2 3 4 Probabilidad ocurrencia merma

Informacin y comunicacin
Cmo se identifican las mermas dentro de los procesos de comercializacin Los procedimientos mediante los cuales las mermas son registradas, procesadas y reportadas Los reportes de mermas cmo se usan Cmo la entidad comunica a los responsables los asuntos importantes de las mermas Qu informacin es suministrada a terceros Existencia de canales que faciliten la deteccin de robos Reuniones peridicas con el personal del rea, con vigilancia, compaas de seguros Campaas de motivacin

Actividades de control
Personal Seleccin Polgrafo Capacitacin Remuneracin Supervisin Ambiente laboral Segregacin de funciones Inteligencia y seguimiento Prevencin Manuales polticas y procedimientos Autorizaciones Vigilancia Rotaciones Seguridades fsicas Documentos pre numerados Corte documental Acciones judiciales a los responsables Deteccin Inventarios cclicos Conciliaciones Alarmas Cmaras Lnea caliente Verificaciones en puertas Revisin sitios funcionarios Seguridades electrnicas

Monitoreo al control interno

Ejecutado continuamente por la administracin Peridicamente por parte de la auditoria interna El monitoreo valora la efectividad del desempeo del control interno en el tiempo El objetivo es asegurar que los cuatro elementos estn funcionando apropiadamente Es entendido por los responsables Est siendo usado y se cumple da tras da Se escucha la voz del cliente, proveedores, Revisora fiscal Se ajustan los controles de acuerdo a las evaluaciones

Beneficios de los controles de Tecnologa de informacin

Aplicacin consistente de las reglas de ventas e inventarios Verificacin rpida de consultas Mejoramiento de la oportunidad, disponibilidad y exactitud de la informacin Fortalecen la capacidad para monitorear las actividades de la entidad Reduce el riesgo de que el control interno sea eludido Fortalece la capacidad para lograr una efectiva segregacin de funciones Facilita su actualizacin

Riesgos de los controles de Tecnologa de informacin

Confianza en sistemas o programas que procesen de manera errnea los datos Acceso no autorizado a datos que pueda llegar a modificarse La posibilidad de que personal de TI tenga acceso privilegiado que est ms all de lo normal Cambios no autorizados a los datos, programas o sistemas Demoras en hacer los cambios necesarios a los programas Prdida potencial de datos por falta de archivos de respaldo Falta de trazabilidad en las transacciones

Controles de los procesos de negocio

Los controles preventivos evitan errores o irregularidades, son menos costosos Los controles detectivos identifican errores o irregularidades luego que han ocurrido, tienen ms costos Controles correctivos ajustan la operacin Los controles directivos estn diseados para guiar las acciones hacia los objetivos deseados

Bibliografa
Informe COSO (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission) Gua para usar los estndares internacionales de auditoria en las PYMES

Gracias por su amable atencin