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Cuando deseas comparar totales relacionados, sobre todo si tienes una lista larga de nmeros para resumir y deseas realizar comparaciones distintas con cada nmero. En el informe que mostramos, puedes ver fcilmente cmo se comparan las ventas de golf del tercer trimestre en la celda F3 con las ventas de cualquier otro deporte o trimestre, o con los totales generales. Puesto que los informes de tabla dinmica son interactivos, puede cambiar la presentacin de los datos para ver ms detalles o calcular diferentes resmenes, como recuentos o promedios.
LICENCIA
Este obra est bajo una licencia de Creative commons reconocimiento, no comercial, compartir igual.
Cada columna o campo de los datos de origen se convierte en un campo de tabla dinmica que resume varias filas de informacin: En nuestro ejemplo, la columna Deporte se convierte en el campo Deporte y cada registro de Golf se resume en un slo elemento Golf. Un campo de datos, como Suma de ventas, proporciona los valores que van a resumirse. La celda F3 del informe anterior contiene la suma del valor Ventas de cada fila de los datos de origen para la cual la columna Deporte contiene Golf y la columna Trimestre contiene Trim3. Te resulta complicado? No te preocupes. Poco a poco iremos descubriendo el secreto.
Selecciona la opcin Datos | Informes de tablas y grficos dinmicos en tu Libro Excel. Con ello se abre un asistente que nos va guiando paso a paso en la creacin del informe.
El primer paso es elegir desde dnde obtenemos los datos. Hay varias opciones:
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2.1.1 Lista o base de datos de Microsoft Excel. A partir de una lista o base de datos de Excel crea tu propio informe de tabla dinmica o de grfico dinmico. Es importante que la primera fila tenga un nombre descriptivo (nombre de campo) para poder identificarlo posteriormente. 2.1.2 Origen de datos externo. Crea el informe o grfico a partir de datos almacenados en un archivo o una base de datos externa al libro actual de Microsoft Excel. Esto nos permite trabajar con mas de 65536 registros, que es el mximo permitido por Excel en una nica hoja. Con esta opcin podemos acceder a ficheros dBase, y a bases de Datos Access, Oracle, Interbase, etc. 2.1.3 Varios rangos de consolidacin. Crea un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico a partir de varios rangos (grupos de datos) de una hoja de clculo de Microsoft Excel. 2.1.4 Otro informe de tabla dinmica o de grfico dinmico. Puedes crear un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico a partir de otro informe de tabla dinmica del mismo libro. De esta forma se optimiza el uso de la memoria cuando quieres trabajar sobre datos ya procesados antes en otro informe.
Por defecto selecciona el rea de datos de la hoja que est activa en ese momento. Puedes cambiarla con el botn incluso seleccionar otro libro donde se encuentren los datos con el botn Examinar.
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En este momento se te ofrecen dos opciones mas: Disear el informe y establecer opciones generales del mismo. Si pulsas sobre la opcin Diseo, puedes dar forma personalizada al informe. Para ello se te abre la ventana de diseo, que es la que ves a continuacin:
A la derecha tienes todos los campos. Arrastra sobre la zona de datos los que quieras que se calculen. Coloca sobre las zonas pgina, fila o columna los campos por los que quieres clasificar el informe. El diseo tambin se puede realizar una vez terminado el asistente, directamente sobre el informe, pero aqu tienes la ventaja de que no se trabaja directamente con los datos, por lo que es mas cmodo y eficiente. En nuestro ejemplo arrastra el campo sexo a la columna, y el campo seccin a las filas. Finalmente, arrastra el campo CMUN al rea de datos para que nos cuente cada uno de los registros que hay para cada tipo. El resultado de este diseo sera el siguiente informe:
Si en el asistente seleccionas el botn Opciones se muestra la ventana de opciones del informe de tabla dinmica, en la que puedes establecer mltiples opciones diferentes en funcin de los resultados que quieras obtener.
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En la ilustracin siguiente puedes ver un ejemplo en el que se sustituyen los literales del campo sexo para que muestre Hombres y Mujeres en vez de 1 y 6. En esta ilustracin tambin puedes ver como se muestran dos variables en la cabecera y por supuesto como se han cambiado los literales del sexo en los totales.
En estos casos, lo ms sencillo es filtrar la informacin que realmente te interesa ver. Para ello, pulsa en la flecha hacia abajo que hay junto al nombre del campo. Entonces se despliega una ventana con los valores para que elijas los que quieres que aparezcan.
Otra forma de ocultar cualquier bloque de informacin es seleccionar la celda que qiueres y con el botn derecho del ratn escoger la opcin ocultar.
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Los campos de clasificacin son los que tu eliges para organizar los resultados. Esta ventana te permite cambiar el nombre con el que se representa el campo, como puedes ver en el ejemplo. Adems se puede cambiar la forma de calcular los subtotales cuando tenemos varios valores para el campo elegido. Lo vers mas claro en el ejemplo:
Si pulsas en el botn Avanzado, aparece otra ventana, con mas opciones de configuracin.
Aqu puedes establecer el orden con el que quieres que aparezca la informacin (puedes dejar que lo haga automtico o seleccionar tu propio criterio). Otra posibilidad es que le pidas que slo te muestre los valores que mas se repiten (por ejemplo cuando trabajas con variables con muchos estados posibles, como la edad, municipios, etc.) Si en el ejemplo anterior aades el ao de nacimiento, la tabla alcanza un tamao inmanejable.
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La solucin a este problema es pedir que te muestre slo los 10 aos de nacimientos que mas, o que menos, sujetos tengan.
Como puedes ver, ahora es mucho mas manejable. Observa que el campo ANONA lo muestra en negrita para que notes que est filtrado.
5.6.2 Configuracin de una variable de datos Cuando trabajas con una variable de datos, adems de cambiar el nombre del campo, puedes establecer como quieres calcular los valores. No olvides que, si la variable con la que ests operando no numrica, slo se puede contar las repeticiones del valor (cuenta) que tienes en los datos.
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S en el ejemplo eliges mostrar los datos en forma de porcentaje del total, nos ensea el porcentaje que supone la cuenta de estos registros con respecto al total de todos ellos. El resultado sera as:
En el momento que aades un campo numrico al informe [5], ya podrs utilizar otras operaciones diferentes como la suma, el mximo, el mnimo, etc. Las opciones avanzadas que veas antes con el conteo de registros, se vuelven mucho ms tiles. Por ejemplo, si incluyes el campo ao pero en formato numrico, tienes opciones mucho mas potentes, como el clculo de la diferencia entre este elemento con los de la anterior seccin. Esto sirve, para analizar cmo vara el promedio del ao de nacimiento, en funcin de la seccin en que nos encontramos. Observa el resultado. Como puedes ver en la tabla, la primera de las secciones aparece sin datos, mientras que las otras dos muestran que la segunda es mucho mayor que la primera, y que la tercera, a su vez, es un poco mayor que la segunda.
En ocasiones, interesa desglosar algunos elementos y otros no, bien porque no son significativos, o bien porque se escapan al objetivo del estudio que quieres presentar.
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Si quieres hacer esto, lo mas sencillo es utilizar los botones de Ocultar detalle y Mostrar detalle que encontrars en la barra de herramientas de Tabla dinmica. Con estos botones, puedes ocultar el detalle de un elemento determinado. Por ejemplo, indcale que no quieres que muestre el desglose en estados civiles de los hombres, pero s el de las mujeres.
A veces hay campos con muchos estados, y realmente slo te interesa analizar las agrupaciones de los mismos. Por ejemplo, si sustituyes la variable seccin por la variable edad, el resultado es una tabla con muchas filas. Si seleccionas todos los elementos con edad inferior a quince aos y con el botn de la derecha escoges agrupar como puedes ver en la figura de la derecha, obtienes un nuevo campo (figura de abajo), que tiene un elemento de valor Grupo1, que agrupa a todos las edades menores de quince aos. Luego puedes quitar el campo EDAD1 y quedarte slo con el nuevo campo que has obtenido. Con esta opcin, te evitas tener que crear variables desde el principio.
Para insertar una frmula o un elemento calculado debes seleccionar la opcin correspondiente en la barra de herramientas.
Los campos calculados se crean como resultado de una frmula entre campos que ya existen en tu seleccin. Por ejemplo, puedes definir el campo meses como resultado de multiplicar el campo ao por 12. Aqu no aporta mucha informacin, pero si trataras con cantidades monetarias podras cambiar de euros a dlares o viceversa, podras calcular la cuenta de resultados en funcin de las prdidas y ganancias, etc.
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Igual que puedes crear campos calculados, puedes generar elementos calculados, que te permitan mostrar clculos entre distintos grupos de una variable de clasificacin. Por ejemplo, en la tabla anterior, puedes crear un nuevo elemento calculado para el estado civil que sea la diferencia entre solteros y casados. Estas opciones son tambin mas tiles con variables de carcter econmico, porque puedes calcular el margen de ganancias para un producto de una determinada forma, pero fijar que en un determinado mes se calcula de otra forma.
7 Grficos dinmicos
Los informes tambin se pueden ver en un grfico. Las opciones son similares a lo que ya has visto. Slo recuerda que, con slo pulsar el botn de asistente para grficos se genera un grfico a partir del informe de tabla dinmica.
Al principio viste que existen diversas fuentes de las que puedes obtener datos para generar los informes. Hasta ahora has trabajado con datos provenientes de Excel, pero a partir de ahora vas a trabajar con datos residentes en bases de datos externas. Si en el primer paso seleccionas la opcin de Fuente de datos externa, al pulsar siguiente, vers esta pantalla.
Pulsa la opcin Obtener datos. Vers una pantalla para seleccionar el tipo de base de datos al que vas a conectarte.
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Si eliges conectar a una base de datos Access, al pulsar aceptar, vers un nuevo dilogo para buscar el fichero al que quieres conectarte.
Una vez elegido, debes seleccionar las tablas y campos que vas a usar.
Finalmente puedes indicar criterios de seleccin, para discriminar aquellos registros que no sean de inters.
Ahora te preguntar por qu campos quieres ordenar. En todo caso luego podrs cambiar el orden en el informe. Vers ahora una ventana que no da diversas opciones. La primera es la que normalmente usas, la de devolver los datos a Excel, para generar el informe, incluso con mas de 65000 registros. La segunda te permite ver los datos antes de devolvrselos a Excel y modificar la consulta con la herramienta Microsoft Query. La tercera te permite generar un fichero con todos los datos agregados para consultarlos posteriormente de forma eficiente.
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Tambin puedes salvar la consulta para utilizarla despus y no tener que volver a definirla si los datos son con los que habitualmente trabajas. Si escoges la opcin de crear un cubo OLAP, vers una primera pantalla en la que tienes que indicar los campos que incluirs en el rea de datos que, por defecto, son los campos numricos de la base de datos.
Por fin, debes decidir que vas a hacer con el cubo, si crearlo cada vez, almacenarlo completo en el disco duro, o una solucin intermedia.
Una vez que has obtenido los datos de cualquiera de las formas, el trabajo con el informe es igual al que has venido viendo a lo largo del curso, con la nica salvedad de alguna pequea opcin sobre cuando se actualizan los datos, lo que siempre mejora el rendimiento del informe. Mi recomendacin es que practiques una y otra vez sobre estos temas y logrars sacar el mximo aprovechamiento de estos recursos que ofrece Excel.
NOTAS AL PIE.
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Si en tu sistema se encuentra desactivada, debes seleccionarla en el men Ver y en el submen Barras de Herramientas. Se consideran dimensiones de clasificacin a la cabecera, el ladillo y la pgina.
Es importante tener en cuenta que para la mayora de estos clculos es necesario que las variables sobre las que se est operando han de ser de tipo numrico.
[4] [5]
Obsrva que en este ejemplo tambin se han cambiado los literales de los estados civiles.
Si no tienes un campo numrico, se puede obtener mediante el uso de la funcin VALOR(), que devuelve convertido en nmero el valor de una cadena de caracteres.
Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte Todos los artculos se publican bajo licencia Creative Commons Informacin general: observatorio@ite.educacion.es Instituto Nacional de Tecnologas Educativas y Formacin del Profesorado C/Torrelaguna, 58. 28027 Madrid Tlf: 913 778 348. Fax: 913 778 31
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