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Ahora es el momento de volver a analizar los beneficios de contar con una administracin eficiente de activos de software (SAM, por sus siglas en ingls).
En un ambiente de impulso global por contar con un mejor desempeo, una eficiente administracin de activos de software puede tener un impacto positivo considerable al ayudar a disminuir los gastos relacionados con las licencias, administrar mejor los riesgos vinculados con el cumplimiento y mejorar las eficiencias operativas generales. Los directores de TI lderes y los CIO a quienes les reportan se estn dando cuenta de que administrar eficientemente los activos de software puede ser una ventaja estratgica. Por ejemplo, una eficiente administracin de activos de software: Disminuye potencialmente el riesgo de responsabilidad al asegurar el cumplimiento con las licencias y evitar las sanciones correspondientes. Reduce los posibles costos al ayudar a evitar una sobrecompra de licencias. Ayuda a administrar de forma ms eficiente aquellos procesos de cumplimiento que consumen los recursos y requieren mucho trabajo. Limita los riesgos reputaciones relacionados con violaciones de licencias o conflictos vinculados con cumplimiento con los proveedores. Las licencias de software actualmente representan cerca de 20% de los costos tpicos de TI y el uso generalizado del software sigue en aumento. Al mismo tiempo, muchos directores de TI se estn dando cuenta de que sus proveedores de software se han vuelto ms diligentes para asegurar el cumplimiento por parte de sus clientes. Los lderes de TI, altos ejecutivos y accionistas actualmente esperan cada vez ms de sus inversiones, incluyendo aquellas que dependen de las funciones de TI. Afortunadamente, los beneficios potenciales que se obtienen de un SAM eficiente llegan en el momento indicado para apoyar a los CIO y lderes de TI para hacer una contribucin estratgica y positiva en su desempeo corporativo general, al ayudar a reducir los costos, abordar los posibles riesgos y aumentar la eficacia general en sus reas y entre otros.
Disminucin de riesgos: Riesgo contractual. Un SAM eficiente ayuda a optimizar el proceso de negociacin de los clientes con sus proveedores, socios de outsourcing y socios de posibles fusiones y adquisiciones. Las compaas que cuentan con informacin completa y til podrn evitar de mejor forma que los proveedores incluyan primas de riesgo altas en sus ofertas. Riesgo reputacional. Se podra hacer del conocimiento pblico que el cliente no tiene contratadas suficientes licencias, lo cual podra conllevar a una cobertura negativa en los medios y sanciones importantes. Riesgo financiero y presupuestal. Aunque los acuerdos relacionados con auditoras de proveedores normalmente son confidenciales, ha aumentando la actividad de dichas auditoras. En muchos casos, se ha llegado a acuerdos por millones de euros por proveedor para las aplicaciones sin licencia. Un informe de Gartner de julio de 2009 seala que ms de 50% de los clientes encuestados ha sido auditado mnimo por un proveedor de software en los ltimos 12 meses. Riesgo de seguridad de la informacin. Tener software que no cuenta con la licencia correspondiente presenta la posibilidad de que los clientes utilizaron copias falsificadas y no autorizadas. Existe el riesgo de que dicho software pueda incluir un cdigo malicioso y estar operando a niveles deficientes. De acuerdo con el Noveno estudio anual de la BSA (Business Software Alliance) sobre piratera de
Ayuda a los lderes de TI a tomar mejores decisiones al utilizar mejor informacin. Aumenta la confianza de las partes interesadas internas y externas. Promueve sistemas de TI ms eficientes. Se invierte menos tiempo y dinero en el cumplimiento y ms en asegurar que la TI contribuya de manera ms eficiente y estratgica a las metas y objetivos generales de la compaa.
La complejidad de los activos de software requiere una administracin slida Definida por ITIL (Information Technnology Infrastructure Library), el SAM incluye toda la infraestructura y procesos necesarios para una administracin, control y proteccin eficaz de los activos de software durante todas las etapas de su ciclo de vida. Debido a la naturaleza compleja de los activos de software (licencias y contratos de mantenimiento, infraestructura de TI relacionada, etc.), el SAM debe ser una solucin integral que incorpore la administracin de planeacin de activos, de adquisiciones, mantenimiento de inventarios, financiera, mantenimiento y de contratos en un solo enfoque administrativo. ste debe abarcar los activos de software en todas las reas de la compaa y considerar el ciclo de vida completo de stos dentro de la empresa. En la prctica, el SAM utiliza la informacin de las bases de datos que existen en la gran mayora de las organizaciones de TI maduras, como la Base de Datos de Administracin de Configuracin (CMDB, por sus siglas en ingls). La CMBD contiene informacin acerca de todos los activos de TI y de los sistemas o bases de datos de administracin de contratos. Un SAM eficiente normalmente combina estos datos con la informacin de software que puede obtenerse por medio del software de escaneo del SAM.
Las cinco etapas del ciclo de vida de los activos de software La forma como las compaas visualizan los activos de software se puede describir a travs de un modelo de ciclo de vida de cinco etapas. Cada una de ellas describe el estado del activo conforme avanza de la planeacin y adquisicin hacia el uso, la administracin y el retiro. Entender este ciclo le ayudar a las empresas a comprender mejor la forma en que utilizan y administran estos recursos. 1. Planear. Consiste en las actividades realizadas antes de la adquisicin de software, que incluyen evaluar los requisitos tcnicos y organizacionales para el activo de software, planear la cantidad y calidad requeridas (lo cual afecta la escala de descuento), as como las decisiones de hacer o comprar y revisar el inventario. Este paso tambin implica la racionalizacin de la cartera de software. 2. Adquirir. En esta etapa es vital identificar a los posibles proveedores y negociar el contrato de costos ms bajo y de licencias por volumen. Tambin se realizan las adquisiciones/ arrendamientos y los bienes recibidos se revisan, etiquetan e ingresan en el inventario de activos de software. 3. Utilizar. El uso comienza cuando el activo de software se encuentra disponible para utilizarlo. Un uso eficaz significa registrar ste adecuadamente en la base de datos, como el fundamento para muchos procedimientos del SAM. 4. Administrar. Las claves para una administracin eficiente son: mejorar la productividad dentro de la infraestructura actual y sustentar la satisfaccin del usuario. Se puede establecer una mayor transparencia al administrar la distribucin de los activos de software, el inventario de licencias, las actualizaciones del software y las actividades de mantenimiento. Algunas instalaciones de SAM ms sofisticadas permiten que las organizaciones monitoreen el uso del software, permitindoles revocar ste en los lugares donde no se utiliza o reasignarlo a otro usuario, o a un grupo de licencias para un empleo futuro. 5. Retirar. Implica planear y ejecutar la eliminacin de los activos de software de manera ordenada, cerrar los contratos y licencias, y desinstalar adecuadamente el software. En los casos en donde las licencias se pueden volver a utilizar, las empresas deben asegurar que la disponibilidad de licencias de software sea capturada por otros para que se empleen en la organizacin. Al final de esta etapa, los activos de software podrn ser eliminados, vendidos o donados si el contrato de licencia lo permite.
Monitorear y controlar
Administrar
Utilizar
Los diversos niveles del SAM vienen acompaados de diferentes grados de inversin, cada uno de los cuales genera, de manera ideal, ms beneficios que su costo inicial. Las compaas deben analizar su estado futuro ptimo de SAM para asegurar que los beneficios que reciben de sta superen los costos relacionados. Para hacer esto, las empresas deben llevar a cabo un anlisis costo-beneficio de alto nivel para las diferentes etapas, a fin de determinar cul es el que ms les conviene. Utilizar un modelo de madurez pragmtico de SAM, como el que se muestra a continuacin, permitir realizar dicho anlisis. Es importante tener en cuenta que lograr un control real sobre el proceso de administracin de activos solo ocurrir en un nivel de madurez establecido o avanzado.
Modelo de madurez para la administracin de activos de software Avanzado Establecido En desarrollo Bsico
Recursos limitados y sin enfoque. Procesos bsicos, no documentados, enfocados en el inventario. Herramientas bsicas o enfoque manual para la identificacin de software. Capacidad de presentar informacin bsica. No cuenta con la capacidad de manejar el desequilibrio entre los diversos proveedores. Equipo identificable con funciones y responsabilidades. Procedimientos documentados y definidos. Cierto rastreo de activos de software y hardware. Capacidad de llevar a cabo conciliaciones ad hoc. Reactivo ante los desafos de proveedores, capacidad limitada de auditora y control. Equipo definido de servicios administrados. Polticas y procedimientos establecidos congruentes con el negocio. El hardware y software se rastrean durante el ciclo de vida. Conciliaciones sistemticas de varios proveedores. Entorno controlado, contratacin proactiva de proveedores. Marco continuo para la administracin de activos de TI. Rastreo de hardware y software integrado. Herramientas integradas con los sistemas de negocio, como los activos fijos y sistemas de RH. Informacin utilizada para apoyar una toma de decisiones estratgica.
Nivel de madurez
Desafos
Nuevas licencias
SAM
Nuevos empleados
Repositorio de SAM
Cambios organizacionales
leal e incentiva a los fabricantes a respetar los derechos de propiedad intelectual de terceros que existan sobre el software y hardware que integran sus sistemas de informacin ya que sanciona a todos los fabricantes sin importar su ubicacin- que utilicen tecnologa de la informacin hurtada o inapropiada en el marco de sus operaciones de negocio, esto es tanto en la fabricacin, distribucin, mercadeo o venta de sus productos en el Estado de Washington (Ver Title 19 Business regulations of Revised Code of Washington (RCW), 19.330 Stolen or misappropriated Information Technology). De acuerdo con esta ley, la tecnologa de la informacin se entiende hurtada o indebidamente apropiada cuando es usada sin la autorizacin de su titular en violacin del derecho aplicable, lo que puede incluir derechos de autor o derechos sobre marcas que apliquen a fabricantes extranjeros. Dentro de las consecuencias que prev la mencionada ley para empresas fabricantes que incurran en prcticas de competencia desleal por el uso ilegal de tecnologas de la informacin se destacan la compensacin por daos directos y la posibilidad de que se restrinja la venta de los productos del fabricante infractor. Es importante destacar que aunque esta ley ha sido inicialmente promulgada en el Estado de Washington, otros estados norteamericanos estn siguiendo la misma lnea como es el caso del Estado de Luisiana por lo que es muy posible que cada vez ms estados adopten legislaciones similares; sin dejar de reconocer que algunos otros ya interpretan su derecho vigente y actual en el sentido de sancionar conductas de competencia desleal por el supuesto que menciona la Ley de Washington. Por lo anterior, se vuelve crucial realizar una revisin de los procesos internos de adquisicin, uso legal y adecuado de tecnologas de la informacin dentro de su empresa.
El uso ilegal de tecnologa (software y hardware) ha sido calificado por una Ley norteamericana como conducta de competencia desleal en los Estados Unidos para los fabricantes que exporten a ese mercado.
Adicionalmente es importante mencionar que recientes modificaciones en el derecho norteamericano podran tener un efecto directo sobre las operaciones comerciales de aqullas compaas que realizan exportaciones a los Estados Unidos, particularmente al Estado de Washington, el cual promulg una ley, nombrada comnmente como UCA por su significado en ingls Unfair Competition Act, que promueve la competencia
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Dentro de los procedimientos de auditora que podrn ejecutarse para comprobar la propiedad, existencia e integridad del software se incluyen: Revisin de documentacin de desembolsos, contratos, ttulos de propiedad y la autorizacin que ampare las adquisiciones, as como el correspondiente registro (de derechos de autor, transferencia de tecnologa, etc.) para constatar su inscripcin y la titularidad de la propiedad ante el Registro Pblico de la Propiedad. Examen de los incrementos del periodo auditado. Inspeccin fsica de documentos comprobatorios de que los activos registrados existan, estn a nombre de la empresa y debidamente respaldados. En el caso de las licencias de software, se verificar que estn legalmente registradas y en vigor el derecho de usarlas.
Asimismo, en la Norma de Informacin Financiera C-8 se definen los criterios para el reconocimiento, la evaluacin y amortizacin de los activos intangibles destacndose la condicin legal o contractual para su presentacin en los estados financieros y, por lo tanto, dejando de ser deducible para efectos fiscales en caso de no contarse con los contratos o licencias de uso correspondientes. Con el fin de comprobar que las compaas estn cumpliendo con estas y otras disposiciones fiscales, en el artculo 42 del Cdigo Fiscal de la Federacin se listan las facultades de las autoridades fiscales, las cuales van desde practicar visitas domiciliarias, avalos o verificaciones fsicas de los bienes hasta allegarse de las pruebas necesarias para formular una denuncia ante el ministerio pblico para que ejercite la accin penal por la posible comisin de delitos fiscales. Con base en lo anterior, es muy importante conocer el efecto de las normas antes mencionadas y adelantar en procesos de revisin internos que permitan verificar que las compaas cuentan con los documentos requeridos por la normatividad fiscal y de auditora para acreditar el uso debido de intangibles, como el software.
Tendencias lderes relacionadas con la prctica de SAM que se deben considerar: computacin en nube y virtualizacin
A las empresas les gusta utilizar tecnologas que consideran pueden hacer que sus negocios sean ms sencillos y eficientes. La computacin en nube permite que las compaas tengan acceso a almacenamiento externo en lnea, capacidad de cmputo y aplicaciones individuales. Esto ha hecho que las organizaciones sean ms flexibles al adaptar sus operaciones de TI a las necesidades actuales del negocio y al mismo tiempo al aprovechar la posibilidad de disminuir los costos. Adems, muchas empresas han combinado los esfuerzos para reducir los costos y mejorar el desempeo a travs de la virtualizacin. Al separar los componentes de software de los recursos de hardware (por ejemplo, almacenamiento fsico, CPU) por medio de una capa de abstraccin, los departamentos de TI pueden utilizar sus recursos de forma ms efectiva.
Una administracin eficiente de activos de software debe controlar la arquitectura tradicional de TI y las nuevas tendencias emergentes, como la computacin en nube y la virtualizacin. Un SAM debe abarcar el acceso a y la administracin de los servicios de software externo en la nube y el uso tradicional en casa de los productos de software interno. Adems de la computacin en nube y el software como un servicio (SaaS), la virtualizacin trae consigo una necesidad de contar con nuevos parmetros de rastreo para medir el uso del software de una forma equitativa para ambas partes. Adems, es muy difcil proporcionar licencias a peticin para un servicio o producto de software especfico con estas nuevas tecnologas, ya que se ha vuelto ms complejo determinar las licencias disponibles. Los desafos presentados por estas nuevas tendencias relacionadas con el SAM no deben subestimarse; las compaas tienen que lidiar con modelos de licencia recientes y a menudo confusos para poder cosechar sus beneficios sin tener costos inesperados. Por ejemplo, las empresas deben considerar las implicaciones para los contratos de licencias en caso de que, debido a los recortes, se requieran menos recursos de la nube o de la mquina virtual. Los gerentes de proveedores y de TI pueden prevenir problemas al conocer las polticas de sus proveedores acerca de la virtualizacin del servidor y al asegurar que sus colegas de operaciones de TI las entiendan a fondo. Las reglas pueden limitar la libertad de las empresas para utilizar todo el potencial de la tecnologa de virtualizacin, pero es mejor trabajar dentro de estos lmites que ignorarlos.
Conclusin
Un SAM eficiente requiere un enfoque multifactico en todos los niveles de la organizacin, junto con un entendimiento del ciclo de vida del activo y un buen ojo para distinguir la funcin y limitaciones de las herramientas. Solo un enfoque integrado, que involucre todos los niveles relevantes de la empresa, puede plasmar los beneficios del SAM; la documentacin de los activos de software, el rediseo de los procesos repetibles dentro de toda la compaa, proporcionar recursos suficientes y contar con un buen ajuste organizacional son elementos esenciales para implementar el SAM. En resumen, un SAM eficiente ayuda a crear y mantener un entendimiento amplio de los activos de software y de las inversiones, costos, cumplimiento y pasivos relacionados. En pocas palabras, un SAM eficiente ayuda a las compaas a evitar el riesgo, reducir los costos, optimizar los activos actuales y, al final, a mejorar el desempeo corporativo general.
Identificar
Definir claramente los objetivos del SAM. Comunicar y recopilar informacin de las partes interesadas. Identificar las partes relevantes de la organizacin en donde el SAM tiene una funcin importante.
Diagnosticar
Evaluar el estado actual. Identificar las fechas clave del proyecto. Entender las herramientas y bases de datos existentes. Consultar la matriz de madurez del SAM para determinar el estado actual.
Disear
Elaborar un diseo detallado del estado futuro, incluyendo los procesos, funciones e interfaces. Especificar los requisitos de herramientas y bases de datos. Planear el cambio organizacional.
Entregar
Implementar procesos y herramientas. Capacitar a los recursos responsables de un SAM eficiente. Enfatizar y reforzar el patrocinio de la administracin. Considerar un proyecto piloto para identificar los posibles problemas que podran surgir del plan.
Sustentar
Definir el proceso de mejora continua. Monitorear el cumplimiento por medio de un cuadro de mando y mtricas, que estn alineados con la estrategia de TI y las metas y objetivos generales de desempeo corporativo. Evaluar peridicamente contra las prcticas lder.
El monitoreo y control del SAM debe estar centralizado. Patrocinio y compromiso a nivel del Consejo. Una buena integracin con la estructura organizacional existente. Creacin de gerentes de licencias regionales que le reportan al gerente de activos de software. Las personas que controlan las licencias deben ser responsables de la implementacin prctica y de los datos de control relacionados con el SAM, y deben reportarle los resultados a la administracin. Todos los productos de software deben asignarse a un controlador de licencias para aprovechar ms eficientemente el uso y disponibilidad de stas. Capacitacin slida y permanente, as como un programa de mejora continua para el personal del SAM. Una conciencia general en toda la empresa acerca de la importancia del SAM.
Factores crticos para el xito que deben considerarse en las fases de diagnstico, diseo y entrega de un programa de SAM eficiente
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Ernst & Young Auditora | Asesora de Negocios | Fiscal-Legal | Fusiones y Adquisiciones Acerca de Ernst & Young Ernst & Young es un lder global en servicios de aseguramiento, fiscales, transacciones y asesora. En todo el mundo, nuestras 167,000 personas se encuentran unidas por nuestros valores compartidos y firme compromiso hacia la calidad. Marcamos la diferencia ayudando a nuestra gente, nuestros clientes y nuestras comunidades en general a alcanzar su potencial. Acerca de los servicios en Asesora de Negocios de Ernst & Young La relacin entre las mejoras al desempeo y los riesgos es un desafo cada vez ms complejo y primordial para los negocios, ya que el desempeo del negocio est directamente relacionado con el reconocimiento y la administracin eficaz del riesgo. Ya sea que su enfoque sea en la transformacin del negocio o en mantener sus logros, contar con los asesores adecuados puede marcar la diferencia. Nuestros 20,000 profesionales en asesora forman una de las redesglobales de asesora ms extensas de cualquier organizacin profesional, proporcionndole equipos multidisciplinarios con experiencia que trabajan con nuestros clientes para brindarles una experiencia excelente y de gran calidad. Utilizamos metodologas comprobadas e integrales para ayudarle a alcanzar sus prioridades estratgicas y a efectuar mejoras que sean sostenibles a ms largo plazo. Entendemos que, para alcanzar su potencial como organizacin, requiere de servicios que respondan a sus necesidades especficas; por lo tanto, le ofrecemos nuestra amplia experiencia en el sector y nuestro profundo conocimiento sobre el tema para aplicarlos de manera proactiva y objetiva. Sobre todo, nos comprometemos a medir las ganancias e identificar en dnde la estrategia est proporcionando el valor que necesita su negocio. As es como Ernst & Young marca la diferencia. Ernst & Young se refiere a la organizacin global de firmas miembro conocidas como Ernst & Young Global Limited, en la que cada una de ellas acta como una entidad legal separada. Ernst & Young Global Limited no provee servicios a clientes. Para ms informacin visite: www.ey.com/mx/asesoria 2013 EYGM Limited. Todos los Derechos Reservados. CLAVE: AES001
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