Manual de Uso Estilo y Procedimientos

Manual de uso, estilo y procedimientos del Portal Universitario / Universidad de Antioquia|
Manual de uso, estilo y procedimientos

Portal Universitario de la Universidad de Antioquia /Unidad de contenidos Estrategia digital de la Universidad de Antioquia
Autores Juan Diego Restrepo Toro Juan Pablo Garcs Gloria Elena Vlez Carmona Luz Adriana Ruiz Marn Pedro Correa Ochoa Edicin general Pedro Correa Ochoa
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Presentacin Estrategia de comunicacin digital de la Universidad de Antioquia Segmentacin de la informacin institucional Portal Universitario
1. Antecedentes de uso del Portal Universitario 2. Polticas y condiciones de uso del Portal Universitario 3. Pblico y usuarios del Portal Universitario 3.1. Pblico externo 3.2. Usuarios - Comunidad universitaria 3.2.1. Admitido 3.2.2. Estudiante 3.2.3. Egresado 3.2.4. Profesor 3.2.5. Empleados 3.2.6. Jubilados 4. Gobierno en lnea 5. Estructura y navegacin de los contenidos de la pgina principal del Portal Universitario 5.1 Cabezote e identidad institucional 5.2. Men principal 5.2.1. Inicio 5.2.2. Institucional 5.2.3. Estudiar en la UdeA 5.2.4. Servicios y productos 5.2.5. Bienestar 5.2.6. Investigacin 5.2.7. Extensin 5.2.8. Internacional 5.2.9. Contratacin y convocatorias
5.2.10. Cultura 5.2.11. Sedes 5.3. Galera 5.3.1. Caractersticas de la imagen 5.3.2. Tamao de la imagen de la galera del portal principal 5.3.3. Informacin anexa a la imagen 5.3.4. Criterios de publicacin 6. Tipos de contenidos del Portal Universitario 6.1. Contenidos fijos 6.2. Contenidos temporales 7. Formatos y recursos en los que se publican contenidos 7.1. Ejemplos de formatos 7.1.1. Texto y fotografas 7.1.2. Audio, texto, imgenes 7.1.3. Especial periodstico 7.1.4. Pestaas 7.1.5. Pginas de proyectos especiales 7.1.6. Aplicativos 8. Cmo debe entregarse la informacin para el Portal Universitario 9. Publicacin de documentos referentes a la legislacin universitaria 10. Proceso para la publicacin de invitaciones a cotizar 10. 1. Certificacin de la publicacin de invitaciones a cotizar 11. Acceso de los usuarios con clave y contrasea 12. Informacin segmentada para los usuarios: Actividad Universitaria / intranet 12.1. Cmo debe ser entregada la informacin que se publica en Actividad Universitaria 12.1.1 Imgenes de Actividad Universitaria
Micrositios del Portal Universitario

1. Antecedentes de uso 1.2. Cundo asignar un micrositio 1.3. Asignacin de una url del Portal Universitario 1.3.1. URL principal de la Universidad
1.3.2. Sintaxis de las URL secundarias 1.4. Mapa de navegacin bsico de las Unidades Acadmicas 1.5. Proceso de creacin de un micrositio 1.6. Perfil de los editores / administradores de los micrositios 1.7. Funciones de los editores / administradores de los micrositios 1.8. Recomendaciones generales para la publicacin de contenidos en los micrositios 1.9. Sistema de medicin y evaluacin de los micrositios del Portal Universitario
Agenda de eventos del Portal Universitario

1. Criterios de publicacin de eventos 2. Qu informacin debe ser entregada para la publicacin de eventos en el Portal Universitario 3. Imgenes que acompaan los eventos del Portal Universitario
Envo masivo de correos y boletines electrnicos desde el Portal Universitario

1. Antecedentes de uso 2. Estrategia para el envo de correos masivos de la Universidad de Antioquia 3. Tipos de boletines electrnicos 3.1. Actividad Universitaria 3.2. Boletn de UdeA Noticias 3.3. Boletn jurdico 3.4. Alma Global 3.4. Extensin cultural 3.5. Comunicados institucionales
UdeA Noticias
1. Antecedentes de uso
2. Tipos de pblico 2.1. Pblico interno 2.2. Pblico externo 2.3. Pblico mixto 3. Poltica editorial 4. Produccin de contenido 4.1. Definicin, produccin y publicacin 4.2. Colaboraciones periodsticas de dependencias y unidades acadmicas 5. Clasificacin de la informacin 5.1. Sociedad 5.2. Cultura 5.3. Deporte 5.4. Formacin 5.5. Ciencia 5.6. Vida 5.7. Convocatorias 5.8. Agenda 5.9. UdeA en los medios 5.10. Opinin 5.10.1. Criterios generales de las columnas de opinin 5.10.2. Formato y elementos complementarios de las columnas de opinin 6. Pgina principal de Udea Noticias 6.1 Arquitectura de la pgina principal 7. Pautas de estructura de los artculos 7.1. Extensin 7.2. Ttulo 7.3. Entradilla 7.4. Cuerpo central del artculo
7.5. Citas y entrecomillados 7.6. Fotografas 7.7. Pie de foto 7.8. Destacado o recuadro inferior 7.9. Cifras 7.10. Audio 7.11. Infogrfico 7.12. Videos 8. Recomendaciones generales de estilo 9. Interaccin y moderacin de comentarios
Manual de uso de las redes sociales de la Universidad de Antioquia Estrategia de interaccin institucional
1. Antecedentes de uso 2. Tipos de pblico 2.1. Pblico interno 2.2. Pblico externo 2.3. Pblico mixto 3. Principios de presencia institucional en las redes sociales 3.1 Coherencia con los ejes misionales 3.2 Comunicacin horizontal 3.3. Servicio pblico 3.4. Calidad en la interaccin 3.5. Calidad de la informacin 3.6. Reconocimiento 3.7. Netiqueta
4. Tratamiento de los pblicos 5. Perfil del administrador de las redes sociales 6. Tipo de contenidos publicados 7. Twitter 7.1. Aspectos de presentacin de la cuenta 7.1.1. Presentacin y perfil 7.1.2. Nombre de cuenta 7.1.3. Lnea grfica 7.1.4. Localizacin 7.1.5 Sitio web 7.1.6 Biografa 7.2. Periodicidad de publicacin 7.3. Pautas de publicacin 7.3.1. Estructura del tuit 7.3.2. Uso de enlaces 7.4. Pautas de interaccin con usuarios 7.5. Cuentas institucionales asociadas en Twitter 7.6. Plataforma de administracin del twitter institucional 8. Facebook 8.1. Aspectos de presentacin de la cuenta 8.1.1. Tipo de usuario 8.1.2. Nombre de la cuenta 8.1.3. Informacin de la cuenta 8.1.4. Foto de portada 8.1.5. Foto de perfil 8.1.6. Vnculos a otras redes 8.1.7. Pginas de Facebook externas vinculadas
8.1.8. Uso del muro 8.2. Periodicidad de las publicaciones 8.3. Pautas de publicacin 8.3.1. Estructura de los mensajes 8.4. Vnculos a pginas de informacin 8.5. Interaccin y moderacin de comentarios 9. Youtube 9.1. Aspectos de administracin de la cuenta 9.2. Identificacin de los videos 9.3. Clasificacin de los videos 10. Livestream 11. Flickr
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Este manual hace parte de la estrategia de comunicacin digital de la Universidad de Antioquia. Es un documento de consulta para la comunidad universitaria, que plantea las especificaciones tcnicas, condiciones de uso y las recomendaciones de estilo para la publicacin de contenido en el Portal Universitario incluyendo los micrositios de las unidades acadmicas y dependencias administrativas, UdeA Noticias y las redes sociales institucionales. Este manual tiene como objetivos la estandarizacin en los procesos de publicacin de contenidos, la unificacin de las estrategias de comunicacin institucional en la web y la orientacin de los comunicadores de las distintas dependencias, unidades acadmicas y sedes de la Universidad. Conviene advertir que este documento se refiere nicamente a la produccin y publicacin de contenidos. Las operaciones de ingeniera de la plataforma, el desarrollo de aplicativos y los aspectos tcnicos que estos exigen, estn a cargo de la oficina de Gestin de infraestructura tecnolgica y sistemas de informacin de la Institucin.
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La comunicacin universitaria debe adaptarse a los nuevos modelos comunicativos. Con esta premisa, en las ltimas dos dcadas, la Universidad de Antioquia ha venido transformando y moldeando su presencia institucional en el ciberespacio. Desde 1994, la Institucin cuenta con una pgina web que se constituy en un importante medio de difusin de informacin y oferta de servicios para la comunidad universitaria. El Portal Universitario es un canal de comunicacin institucional que les ofrece a los miembros de la comunidad universitaria y al pblico externo, acceso a los servicios en lnea y a la informacin institucional. Este propsito se enmarca dentro de los requerimientos de los tres frentes misionales de la Alma Mater: investigacin, docencia y extensin, adems del bienestar, la regionalizacin y la gestin universitaria. La consolidacin de este Portal Universitario, no slo represent la integracin de las unidades acadmicas, las dependencias y los servicios en lnea de la Institucin, sino tambin una estrategia para garantizar la optimizacin de los recursos que en este frente se invierten. En ese sentido, la apuesta fue constituir un nico sitio de confluencia de servicios y comunicacin digital; adems, la unificacin de la imagen y la identidad institucional. Actualmente el Portal Universitario est desarrollado en la plataforma Oracle 11.1.1.4, la cual es administrada por la lnea decisional Gestin Informtica, de la Direccin de Desarrollo Institucional. Para este proceso la Universidad contrat los servicios de asistencia tcnica con una empresa externa, que se encarga de lo relacionado con administracin de servidores, aplicaciones y bases de datos. El desarrollo del Portal Universitario se ha ejecutado por fases. Inicialmente se definieron cuatro: implementacin de los servicios y contenidos de las unidades administrativas; implementacin de los servicios y contenidos de las unidades acadmicas y gobierno electrnico; versin en ingls; y mejoramiento de la disponibilidad de la plataforma, ms servicios, participacin e interaccin. Las operaciones de ingeniera de la plataforma, el desarrollo de aplicativos y los aspectos tcnicos que estos exigen, estn a cargo de la oficina de Gestin de infraestructura tecnolgica y sistemas de informacin de la Institucin. En septiembre del 2011 fue desarrollado tambin UdeA Noticias, un espacio de difusin periodstica que permite una delimitacin estratgica desde el punto de vista de las
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comunicaciones institucionales, de la informacin coyuntural, la difusin institucional y los servicios. As, tanto el Portal Universitario y su agregado UdeA Noticias, son apuestas que le permiten a la Institucin ofrecer informacin de inters pblico y, a la vez, reconocer las necesidades de sus pblicos internos. Es este un momento transicional en las estrategias de comunicacin institucionales, mediado por el aparataje digital. La adaptacin de las comunicaciones tradicionales a los formatos digitales, an se est moldeando y la Universidad de Antioquia no es la excepcin. Por esa razn, se podra decir que aunque la ltima versin grfica y de arquitectura del Portal Universitario existe hace cerca de dos aos, la consolidacin de su estrategia de comunicacin an se est afinando, pues en ella convergen los estamentos universitarios, las dependencias institucionales, las unidades acadmicas, los requerimientos externos Gobierno en lnea, por ejemplo, as como la misma adaptacin a las herramientas y formatos que ofrece la web. En ese sentido, el equipo de trabajo del Portal Universitario plantea un nuevo escenario que busca ir ms all de la mera publicacin de contenidos. La implementacin de mltiples acciones supone la consolidacin de este canal como un pilar estratgico en la comunicacin institucional. Desde mediados del 2013 las dependencias encargadas de la gestin tcnica y el desarrollo de contenidos, empezaron a trabajar en la migracin del Portal Universitario a una nueva plataforma. Est previsto que dicho proceso culmine antes de que finalice el 2014. La visin del Portal est orientada a la segmentacin de pblicos, la orientacin y capacitacin de los administradores de contenido en las unidades acadmicas y dependencias administrativas, el fortalecimiento de estrategias de interaccin mediante las redes sociales y la produccin de contenidos de calidad, coherente con los propsitos misionales de la institucin.
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El Portal Universitario divulga informacin para un pblico general. Sin embargo, mediante una intranet, cierto tipo de informacin es segmentada de acuerdo con los intereses de quienes tienen una relacin directa con la Universidad de Antioquia: admitidos, estudiantes, egresados, profesores, empleados y jubilados. Para consultar la informacin y los servicios de la intranet, los usuarios deben tener usuario y contrasea, una identificacin que se les otorga al momento de formalizar su vinculacin, bien sea acadmica o laboral, con la Institucin. La informacin publicada en el Portal Universitario tiene orientaciones particulares. En respuesta a ello, este espacio tiene una estructura de segmentacin en cuanto a la navegacin. Informacin institucional que describe el ser y quehacer de la Alma Mater y de la cual, el Portal es la puerta de acceso a los contenidos y servicios de la Universidad. Este tipo de informacin contiene tambin requerimientos y procedimientos legales y, por lo tanto, es de suma trascendencia y sensibilidad institucional. Informacin noticiosa, canalizada a travs del espacio UdeA Noticias. Micrositios de las dependencias administrativas, facultades, escuelas, institutos, proyectos y grupos de investigacin, que estn bajo el dominio www.udea.edu.co. Aunque estos espacios tienen una administracin del contenido autnoma, sus administradores reciben capacitacin y asesora en su manejo, siguiendo los lineamientos trazados desde el Portal Universitario. El Portal en ingls o English Portal, dirigido a las personas de habla inglesa y a extranjeros interesados en la oferta educativa de la Universidad de Antioquia. La estrategia de interaccin que incluye todo lo referente a las redes sociales.
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1. Antecedentes de uso del Portal Universitario

El Portal Universitario hace parte de la Secretara General de la Universidad de Antioquia. Adems de utilizar los canales de comunicacin digital plataforma web, redes sociales y correos electrnicos, cuenta con mecanismos de articulacin del trabajo realizado por los dems medios universitarios del Sistema de Comunicaciones de la Universidad de Antioquia: el peridico Alma Mater, Universidad de Antioquia Televisin, Emisora Cultural de la Universidad de Antioquia y Editorial Universidad de Antioquia. Desde 1994, la Institucin cont con una pgina web que, al paso de la masificacin de la comunicacin digital, se constituy en un importante medio de difusin de informacin y oferta de servicios para la comunidad universitaria. Ese primer espacio digital se transform luego en el Portal Universitario, en octubre del 2008, como un proyecto planeado y estructurado por la Institucin. Previo a esto la Universidad contaba con varias pginas web con contenidos estticos y con una arquitectura de navegacin simple y sin criterios estructurales. Adems, paralelo al sitio web institucional, existan diversos sitios para cada unidad acadmica y administrativa, cada uno de ellos independiente en arquitectura, imagen y plataforma de desarrollo, es decir, sin normas ideadas y concertadas, ni un criterio comn para toda la Universidad. Buscando resolver esa problemtica, para el desarrollo del Portal Universitario y de los micrositios, se analiz y defini una arquitectura de navegacin enfocada a los procesos y servicios que brinda la Universidad a sus diferentes pblicos: admitidos, estudiantes, docentes, egresados, empleados, jubilados y pblico externo. Esto llev a la definicin de unos estndares de diagramacin, diseo y produccin, comunes para cada uno de los micrositios, buscando propiciar una navegacin fcil e intuitiva. Con la llegada de nuevas herramientas digitales y una apropiacin y exigencia mayor por parte de los pblicos, en marzo del 2011 fue presentada una nueva versin del Portal Universitario, consolidndose an ms como un canal de comunicacin institucional de acceso a los servicios en lnea y a la informacin institucional. El Portal Universitario, as como los 34 micrositios desarrollados hasta el momento, es tanto un medio de comunicacin como una plataforma tecnolgica. En l se integran servicios e informacin (fija y noticiosa), para dar cuenta a travs de la web del trabajo de
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la Institucin en sus tres funciones misionales: docencia, investigacin y extensin, as como de la actividad universitaria y de actualidad.
Datos de permeabilidad del Portal Universitario Fuente: Google Analytics Usuarios que visitaron el sitio (visitantes nicos) Duracin media de la visita Promedio de pginas vistas durante una visita al sitio Visitantes
Del 16 de julio al 15 de agosto del 2013 375.604 00:07:14 4.39 por ciento Nuevos 22.3 por ciento Antiguos 77.7 por ciento
2. Polticas y condiciones de uso del Portal Universitario

El acceso y uso de los contenidos que alberga el Portal Universitario implica el conocimiento y aceptacin de las polticas y condiciones de uso. Para conocerlas visite el documento publicado en el siguiente enlace: Polticas y condiciones de uso
3. Pblico y usuarios del Portal Universitario

3.1. Pblico externo: son aquellas personas que no tienen un vnculo directo con la Institucin, por lo tanto solo pueden acceder a contenidos generales del Portal, sobre orientacin, difusin de informacin o servicios de extensin. Este tipo de usuario no cuenta con clave y contrasea del Portal, por lo tanto se le restringe el acceso a ciertos aplicativos dispuestos para procesos acadmicos y administrativos, y a informacin interna de la Universidad. 3.2. Usuarios - Comunidad universitaria: son usuarios quienes tienen uno o varios de los siguientes vnculos con la Institucin: admitidos, estudiantes, egresados, profesores, empleados y jubilados. Estos seis tipos de usuarios pueden acceder tanto a la informacin general como dirigida, segn sus intereses, del Portal Universitario. Para hacerlo deben identificarse con un usuario y contrasea que se les entrega al momento de su vinculacin
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acadmica o laboral con la Institucin. El usuario que tiene dos o ms roles, slo debe autenticarse una vez. Navegando a travs del men Estamentos, acceden a informacin especfica para cada uno. 3.2.1. Admitido: es aquel usuario que como aspirante a estudiar en la Institucin, obtuvo un resultado positivo en el proceso de admisin. En el momento de la matrcula, su perfil cambia de admitido a estudiante. 3.2.2. Estudiante: estudiante de la Universidad de Antioquia es la persona que tiene matrcula vigente en un programa acadmico de pregrado o de posgrado. 3.2.3. Egresado: egresado de la Universidad de Antioquia es la persona que estuvo matriculada en un programa acadmico de pregrado o de posgrado, culmin sus estudios y obtuvo el ttulo correspondiente. 3.2.4. Profesor: el profesor es la persona nombrada o contratada como tal para desarrollar actividades de investigacin, de docencia, de extensin y de administracin acadmica. 3.2.5. Empleados: el personal administrativo de la Universidad est integrado por empleados pblicos, de carrera y de libre nombramiento y remocin, y por quienes son trabajadores oficiales segn lo dispone la Ley. Los usuarios que necesitan algunos permisos para realizar proceso en el Portal y por su tipo de contratacin no los tienen, deben tramitar el acceso en la oficina de Gestin de infraestructura tecnolgica y sistemas de informacin de la Institucin. 3.2.6. Jubilados: Los jubilados de la Universidad de Antioquia son quienes tuvieron vnculo laboral con la Institucin y cumplieron las exigencias legales para hacer uso del derecho a la pensin de jubilacin con ella.
4. Gobierno en lnea
A travs del Portal Universitario, la Institucin ha propiciado un modelo de aprovechamiento de las TIC, de tal manera que pueda brindar informacin institucional a la ciudadana y promover el acceso a los temas de inters institucional. Ese propsito institucional, fundamentado en el trabajo del Portal Universitario, se une a la estrategia Gobierno en Lnea, liderada por el Gobierno Nacional de Colombia y su Ministerio de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones. El propsito de esta
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disposicin nacional es contribuir a la construccin de un Estado ms eficiente, transparente y participativo, que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas, mediante el aprovechamiento de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones. La implementacin de esta estrategia consta de varias fases. Actualmente en el Portal Universitario se est implementando la primera fase. Es decir que all est publicada la siguiente informacin institucional: Misin y visin Objetivos y funciones Organigrama Localizacin fsica Telfonos y/o lneas gratuitas y fax (con indicativo nacional e internacional) Correo electrnico de contacto o enlace al sistema de atencin al ciudadano con que cuente la entidad Horarios y das de atencin al pblico Directorio de funcionarios principales Directorio de entidades Directorio de agremiaciones y asociaciones Leyes / ordenanzas / acuerdos Decretos Resoluciones, circulares y/u otros actos administrativos de carcter general Presupuesto aprobado en ejercicio Informacin histrica de presupuestos Polticas, planes o lneas estratgicas Programas y proyectos en ejecucin Contacto con dependencia responsable Listado de trmites y servicios Informacin sobre la contratacin Entes de control que vigilan a la entidad Informes de gestin Metas e indicadores de gestin Plan de Mejoramiento Informacin para nios Preguntas y respuestas frecuentes Boletines y publicaciones Noticias Calendario de actividades Glosario
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Poltica de privacidad y condiciones de uso Poltica editorial y de actualizacin Oferta de empleo
5. Estructura y navegacin de los contenidos de la pgina principal del Portal Universitario

5.1 Cabezote e identidad institucional Est ubicado en la parte superior de la pgina. Contiene el logosmbolo de la Universidad de Antioquia segn el manual de estilo grfico, con el escudo y el nombre a una lnea. Al hacer clic en el escudo, en cualquiera de las pginas interiores, ste lo llevar a la pgina principal del Portal. Tiene adems la opcin de obtener y recuperar contrasea, la fecha, dos botones de entradas a las versiones en espaol y en ingls del portal, identificadas con la bandera de Colombia y la del Reino Unido, respectivamente. En este espacio se encuentran las opciones de acceso con usuario y contrasea del Portal Universitario, segn los diferentes estamentos: admitidos, estudiantes, egresados, profesores, empleados y jubilados. 5.2. Men principal Est ubicado debajo del cabezote. Es una barra horizontal que contiene los siguientes botones y submens: 5.2.1. Inicio: botn que lleva a la pgina principal 5.2.2. Institucional: contiene informacin fija sobre el ser y el quehacer de la Universidad. sta se puede ver al hacer clic en los botones de sus submens: Quines somos, Direccionamiento estratgico, Autoevaluacin, Evaluacin y control, Resultados de la gestin, Informacin Organizacional, Unidades Acadmicas, Unidades Administrativas, Normativa, Galera de videos, Directorio telefnico, Horario de atencin y Agremiaciones y asociaciones. 5.2.3. Estudiar en la UdeA: tiene informacin sobre las diferentes ofertas de formacin acadmica que tiene la Universidad en los botones, micrositios y submens: Pregrado, Posgrado, Ude@ - Educacin virtual, Educacin no formal, Cursos
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semipresenciales, Educacin flexible, Programa especial de ingreso, Colegio Nocturno de Bachillerato, Consultar becas y exenciones. 5.2.4. Servicios y productos: contiene informacin sobre los servicios que ofrece la Universidad, en las siguientes categoras, segn las necesidades del usuario: Para admitidos, Para egresados, Aspirante a docente de ctedra, Educacin No Formal, Cursos semipresenciales, Educacin flexible, Centro Internacional de Idiomas, Gestin Tecnolgica, TIC, Deportivos, Salud fsica y mental, Audiovisuales, Editorial UdeA, Portafolio de Extensin, Portafolio de servicios del rea de la salud, Anlisis de laboratorio, Asesora y consultora, Sistema de Bibliotecas, Tienda universitaria y Tarjeta Integrada Personal. 5.2.5. Bienestar: contiene informacin sobre la direccin de Bienestar universitario. Lleva al micrositio de esta dependencia y a informacin sobre Acompaamiento socieconmico, Bienestar fsico y mental, Deporte y cultura, Fomento artstico y cultural y la consulta a los Fondos de bienestar. 5.2.6. Investigacin: este botn lleva al micrositio de Investigacin. En este espacio la Vicerrectora de Investigacin pblica informacin para y sobre los grupos de investigacin, convocatorias, normativas y noticias. Tambin ofrece el acceso a los grupos de investigacin de la Institucin y a la informacin de la Sede de Investigacin Universitaria SIU. 5.2.7. Extensin: tiene informacin sobre este eje misional de la Universidad en las siguientes categoras: Banco de proyectos de extensin, Inscripciones a eventos y cursos, Gestin tecnolgica, Parque del Emprendimiento, Portafolio, Prcticas acadmicas, Premios a la Extensin Universitaria y Responsabilidad social. 5.2.8. Internacional: contiene la informacin sobre las relaciones internacionales de la Institucin, en las siguientes categoras: Informacin general, Convenios, Estudiar en el exterior, Extranjeros en la UdeA, Mapa de fuentes de cooperacin, Servicios, Becas y programas y Charlas y eventos. 5.2.9. Contratacin y convocatorias: Convocatorias, Invitaciones a cotizar, Inscripcin como proveedor, Contratos celebrados, Oportunidades de empleo y Registro de ofertas de empleo. 5.2.10. Cultura: Red de Cultura, Museo Universitario UdeA, Teatros, Premios Nacionales de Cultura, Grupos, Exposicin abierta, Sala de cine Luis Alberto lvarez y Encuentro con el Cine. 5.2.11. Sedes: Sede Central, Bajo Cauca, Magdalena Medio, Nordeste, Norte, Occidente, Oriente, Suroeste, Urab, Envigado y Ubicacin geogrfica.
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5.3. Galera Es una galera de imgenes que rotan automticamente. En sta se destacan las actividades principales de la Institucin. 5.3.1. Caractersticas de la imagen: se recomienda que predomine lo visual, sin saturar la imagen de texto. La imagen debe ser llamativa, diseada por el equipo responsable de la promocin del evento en ningn caso es obligacin del equipo del Portal Universitario disearla. La imagen debe tener la resolucin y tamao adecuado, de tal forma que se vea ntida y de buena calidad. 5.3.2. Tamao de la imagen de la galera del portal principal: 500 X 250 pixeles. 5.3.3. Informacin anexa a la imagen: debe tener un ttulo referente a la actividad, evento o artculo a destacar. Ese ttulo no debe superar 5 palabras. Tambin debe tener una descripcin del evento de mximo cuatro lneas fecha, lugar y la idea central que resume la informacin. 5.3.4. Criterios de publicacin: para publicar informacin en este espacio, el equipo del Portal Universitario evala la pertinencia, oportunidad, pblico de inters y relacin con la Institucin. En el caso de los eventos, la informacin ser publicada en un margen de tiempo no superior a los 15 das previos de llevarse a cabo.
6. Tipos de contenidos del Portal Universitario

6.1. Contenidos fijos: corresponden a esa informacin de carcter institucional que no cambia en largos periodos de tiempo. Estos contenidos, sin embargo, sern objeto de una revisin peridica, de tal forma que se evale su actualidad y se hagan los cambios necesarios, si es el caso. 6.2. Contenidos temporales: es decir aquellos que por la misma dinmica institucional merecen ser renovados, actualizados, reestructurados o eliminados.
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7. Formatos y recursos en los que se publican contenidos

Los administradores de contenido o quienes lo producen, pueden acudir a diferentes formatos. El texto es el ms usado, pero considerando las opciones que ofrece la web, se recomienda tambin el uso de fotos, tablas, videos, audios, visualizadores como scribe, isuu, prezi, documentos para descargas en PDF. 7.1. Ejemplos de formatos 7.1.1. Texto y fotografas: Resea histrica 7.1.2. Audio, Texto, Imgenes: Smbolos 7.1.3. Especial periodstico: Debate a la Rectora. 7.1.4 Pestaas: Cuando sea necesario se podrn generar pestaas para segmentar y facilitar la navegacin de una misma informacin. Como Glosario, rganos de Gobierno, Agremiaciones y asociaciones en este ejemplo. 7.1.5. Pginas de proyectos especiales: cuando sea necesario se podrn generar pginas con apariencia de micrositios para algunos proyectos claves para la institucin. Ejemplo, Ctedra Unesco. 7.1.6. Aplicativos: los aplicativos sirven para estandarizar procesos y servicios institucionales. Por ejemplo para las matrculas, exmenes de admisin, inscripciones a eventos o consultas estamentarias. Su objetivo es ayudar a los usuarios a realizar una tarea especfica. Por ejemplo Preinscripcin
8. Cmo debe entregarse la informacin para el Portal Universitario

Cada dependencia administrativa es responsable de entregar la informacin que sobre ella debe estar publicada en el Portal, de acuerdo con sus necesidades. La informacin debe cumplir con las normas de ortografa y redaccin. La informacin debe tener el visto bueno del directivo responsable del contenido a publicar. Se presume que la informacin que se entrega est debidamente revisada desde sus implicaciones jurdicas.
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Las imgenes, audios, videos y textos que se usan deben respetar las licencias del caso. De no hacerse, el responsable ante cualquier accin legal ser la fuente original de la informacin, en este caso las dependencias o unidades acadmicas. Cuando la informacin cumple con estos elementos, debe enviarse por correo a comunicaciones.udea@gmail.com solicitando su publicacin en el Portal Universitario. La informacin debe ser entregada en formato Word, en las versiones de 2003 en adelante. Las presentaciones de Power Point deben ser entregadas en la plantilla diseada para la Universidad de Antioquia y en la versin 2003. Los archivos de audio deben ser en formato MP3 y de un peso mximo de 120 MB. Se deben enviar los enlaces a los sitios como Youtube para embeber videos.
9. Publicacin de documentos referentes a la legislacin universitaria

La informacin sobre la legislacin universitaria es publicada de acuerdo con el Manual para Base de Datos Normativa. Dicho documento establece los estndares y protocolos para ingresar informacin a la base de datos normativa de la Universidad de Antioquia. Se recomienda su lectura cuando se publicarn disposiciones normativas externas e internas que tienen que ver con la Universidad, as como las decisiones administrativas (conceptos). Por ejemplo: Acuerdo Superior, Resolucin Superior, Actas Consejo Superior, Acuerdo Acadmico, Resolucin Acadmica, Actas Consejo Acadmico y Resolucin Rectoral.
10. Proceso para la publicacin de invitaciones a cotizar

La Resolucin Rectoral 2100 del 14 de junio de 2010 resuelve que toda invitacin a la celebracin de contratos cuya cuanta supere los cien (100) salarios mnimos legales mensuales vigentes (SMLV) debe ser publicada en el Portal Universitario. Las invitaciones a celebracin de contratos cuya cuanta supere los cien (100) SMLV deben ser publicada por un trmino no inferior de cinco (5) das hbiles. Las invitaciones cuya cuanta supere los 100 SMLV deben estar aprobadas por la Oficina de Asesora Jurdica.
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Las invitaciones cuya cuanta supere los 150 SMLV deben estar aprobadas por la Junta Asesora en Contratos. Las invitaciones a la celebracin de contratos cuya cuanta sea igual o superior a mil (1.000) salarios mnimos legales mensuales vigentes, deben publicarse por un trmino no inferior de siete (7) das hbiles, despus de firmada la Resolucin Rectoral de apertura, informando el objeto y las caractersticas esenciales del contrato. Los ordenadores del gasto deben remitir, va correo electrnico a la oficina del Portal Universitario, con la debida antelacin, los archivos que contienen el pliego y sus anexos. Por ejemplo, si la invitacin debe publicarse un viernes, sta debe ser enviada al Portal Universitario en la maana del jueves. El pliego de la invitacin debe ser enviado para su publicacin en formato PDF. Los anexos de la invitacin deben ser enviados para su publicacin como documentos de PDF, Word o Excel 97-2003. Las invitaciones son publicadas antes de las 8:00 horas el da establecido en el pliego para la publicidad, o el da inmediatamente anterior. Su publicacin se hace en el Portal Universitario, en el tem Contratacin y convocatorias / Invitaciones a cotizar. Se publica el cdigo de la invitacin, la dependencia acadmica o administrativa responsable y el objeto de contrato. Los pliegos y sus anexos son publicados como archivos y en ningn caso son editados ni modificados por los comunicadores del Portal Universitario. Cualquier error o cambio deber realizarse mediante una adenda, cuyo proceso de elaboracin debe contar con las mismas aprobaciones y/o vistos buenos dependiendo de la cuanta. En el tem Contratacin y convocatorias / Invitaciones a cotizar se crea, adems, un historial con los procesos pasados.
10. 1. Certificacin de la publicacin de invitaciones a cotizar La certificacin es expedida por la Secretara General Portal Universitario, con firma del coordinador (a) del Portal y del Secretario (a) General. La certificacin se da por el tiempo establecido para la publicacin, siempre que se haya cumplido debidamente. Se entrega certificacin a la dependencia acadmica o administrativa responsable del proceso y se archiva una copia en la oficina del Portal Universitario.
Para ms informacin sobre el proceso de contratacin de la Universidad de Antioquia ver la Resolucin Rectoral 2100 del 14 de junio de 2010, o comunicarse con la Oficina de Asesora Jurdica.
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11. Acceso de los usuarios con clave y contrasea

Para acceder a la informacin de la intranet del Portal Universitario, los usuarios deben tener alguno de estos roles: admitido, estudiantes, egresados, profesores, empleados y jubilados. Cuando se formaliza el vnculo laboral o acadmico con la Institucin, la persona puede tramitar su usuario y contrasea, datos con los cuales puede acceder a informacin de su inters en la intranet del Portal Universitario. Dicha informacin es llamada Actividad Universitaria. Para obtener, cambiar o solucionar problemas sobre el usuario y la clave, para saber cmo iniciar sesin y acceder al correo electrnico desde el Portal, siga las instrucciones: ir instrucciones. La administracin de las bases de datos de los usuarios del Portal Universitarios no est a cargo del equipo de contenidos. La responsable de los procedimientos y solucin a situaciones tcnicas es la oficina de Gestin de infraestructura tecnolgica y sistemas de informacin de la Institucin. Para resolver problemas con el usuario y la clave los usuarios deben comunicarse al telfono 219 80 65 o escribir al correo electrnico atencionportal@udea.edu.co
12. Informacin segmentada para los usuarios: Actividad universitaria / Intranet

Esta es un espacio que segmenta la informacin de acuerdo con los roles de acceso al Portal Universitario. La informacin que se publica es de inters interno para los usuarios estudiantes, empleados, profesores, jubilados, admitidos. Estos artculos aparecen una vez el respectivo usuario ha ingresado al Portal con su nombre de usuario y su clave. La informacin publicada en Actividad Universitaria se dirige a cada uno de los estamentos y se relaciona con actividades internas dispuestas para la comunidad universitaria, informacin sobre decisiones administrativas, convocatorias laborales y acadmicas, eventos de bienestar, recreativos y deportivos, ofertas de cursos de capacitacin y normativa, entre otras. 12.1. Cmo debe ser entregada la informacin que se publica en Actividad Universitaria La dependencia que requiere difundir su informacin mediante Actividad Universitaria, debe tener presente las siguientes recomendaciones:
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La informacin debe estar redactada en por lo menos tres prrafos, de acuerdo con las normas de redaccin y ortografa del idioma espaol. Esta informacin debe ser enviada en un archivo de Word. Al momento de redactar la informacin piense en el usuario, ste necesitar un contexto adecuado para asimilar la informacin. Respndale cul es el objetivo del hecho, evento o tema que est tratando; quines pueden participar o participan; quin lo est convocando; qu tiene que ver con la Institucin y el estamento al cual va dirigido; en qu tiempo se cumple; cul es su vigencia. La informacin debe estar acompaada por una imagen de buena calidad que ilustre el tema que se trata. No sern publicadas imgenes solas, sin texto complementario. Si en la imagen est la informacin detallada del evento, por ejemplo, sta ser tambin publicada en un texto aparte para facilitar que sea replicada por otros usuarios. Lo documentos complementarios deben ser enviados en formato PDF o Word.
12.1.1 Imgenes de Actividad Universitaria Para conservar una lnea grfica unificada, Actividad Universitaria solo tendr dos tipos de imagen: Foto portada grande: 660 pixeles de ancho. El alto puede ajustarse segn las condiciones. Foto portada pequea: 330X230 pixeles. La informacin debe ser enviada a comunicaciones.udea@gmail.com
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El Plan de Desarrollo de la Universidad de Antioquia 2006-2016 traza como acciones estratgicas, en materia de comunicacin, el aporte al fortalecimiento de la identidad y sentido de pertenencia por la Institucin, as como a una mejor interaccin y dilogo entre los distintos estamentos universitarios. Estas metas cobran ms fuerza a partir de los resultados arrojados por el Informe de Autoevaluacin Institucional del ao 2012, en el que se resalta la importancia de establecer una nueva poltica de comunicaciones, que no slo articule todos los medios informativos existentes, sino tambin a las dependencias acadmicas y administrativas. La Universidad de Antioquia tiene como poltica que los sitios web de todas sus dependencias administrativas, unidades acadmicas, proyectos y grupos de investigacin, estn integrados al Portal Universitario. Esta directriz es de obligatorio cumplimiento y est sujeta a la estrategia de comunicacin institucional. Como parte del cumplimiento de estas acciones estratgicas, desde la oficina del Portal Universitario se apoya a las unidades acadmicas y administrativas en el diseo, creacin y soporte de sus micrositios, los cuales son un andamiaje importante en la estrategia de comunicacin digital de la Institucin y de las estrategias propias de cada dependencia. Las unidades acadmicas y dependencias que cuentan con micrositios son:
Micrositios del Portal Universitario

Facultad de Artes Facultad de Ciencias Agrarias Facultad de Ciencias Econmicas Facultad de Ciencias Exactas y Naturales Facultad de Ciencias Sociales y Humanas Facultad de Comunicaciones Escuela de Idiomas Escuela de Bibliotecologa Escuela de Microbiologa Escuela de Nutricin y Diettica Instituto de Educacin Fsica y Deportes Instituto de Estudios Polticos
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Facultad de Derecho y Ciencias Polticas Facultad de Educacin Facultad de Enfermera Facultad de Ingeniera Facultad de Medicina Facultad de Salud Pblica Facultad de Odontologa Facultad de Qumica Farmacutica Museo Universitario Portal en ingls Programa de Salud Gestin tecnolgica
Instituto de Estudios Regionales Instituto de Filosofa Corporacin Acadmico Ambiental Corporacin de Ciencias Bsicas Biomdicas UdeA Noticias Portal de investigacin Sistema de Bibliotecas Editorial UdeA Ude@ Parque E Bienestar Universitario
Nmero de visitas a algunos micrositios Sitio/micrositio Portal principal UdeA Noticias Sistema de Bibliotecas Facultad de Medicina Facultad de Ingeniera Facultad de Comunicaciones Facultad de Derecho Facultad de Educacin Facultad de Salud Pblica Facultad de Enfermera Fuente: Google Analytics Enero a marzo / 2012 2.479.104 128.259 114.264 64.904 57.605 26.403 22.567 21.826 21.533 20.510 Enero a marzo / 2013 2.798.204 112.258 172.218 72.004 69.419 34.295 28.408 16.408 26.857 21.395
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1. 2. Cundo asignar un micrositio Se asignarn micrositios a: Unidades acadmicas: facultades, escuelas, institutos y corporaciones, por ejemplo: http://medicina.udea.edu.co http://corporacionacademicoambiental.udea.edu.co http://filosofia.udea.edu.co Proyectos estratgicos, por ejemplo: http://gestiontecnologica.udea.edu.co http://editorial.udea.edu.co Programas de servicios acadmicos especiales: previa solicitud a la coordinacin del Portal Universitario, quien evaluar la viabilidad de la creacin del micrositio, de acuerdo con su quehacer y siempre y cuando sus contenidos no tengan cabida en el Portal principal de la Universidad. Ejemplo: http://biblioteca.udea.edu.co http://www.udea.edu.co/ude@
1.3. Asignacin de una url del Portal Universitario 1.3.1. URL principal de la Universidad http://www.udea.edu.co 1.3.2. Sintaxis de las URL secundarias http://unidad.udea.edu.co http://www.udea.edu.co/nombredelgrupodeinvestigacion http://www.udea.edu.co/nombredelarevista Un Virtual Host ser asignado slo a quienes se encuentren integrados al Portal y cuando se trate de: Una unidad acadmica principal. All se incluyen las facultades, escuelas, institutos y corporaciones Unidades estratgicas Programas especiales Grupos de investigacin Revistas electrnicas integradas al Open Journal System
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1.4. Mapa de navegacin bsico de las Unidades Acadmicas Los contenidos de las dependencias que integran cada unidad acadmica, al igual que los servicios que cada una presta, harn parte de la estructura del Portal de la respectiva unidad, de acuerdo con la estructura de navegacin definida para este medio. Mapa de navegacin para unidades acadmicas Informacin de la ( facultad, escuela, instituto) Quines somos? Direccionamiento estratgico Misin - Visin Responsabilidad de la (facultad, escuela, instituto): principios, valores, cdigos, de tica, manuales de responsabilidad social, entre otros. Plan de desarrollo Plan de accin (Vnculo a planes institucionales U. de A.) Informe de gestin de la ( facultad, escuela, instituto) (vinculo a los proyectos de gestin universitarios) Plan Maestro de planta fsica - POT Estructura orgnica (departamentos, secciones, centros, reas) (Vnculo a la estructura orgnica U. de A.) Directorio de personal Planta Docente Cmo llegar a (facultad, escuela, instituto)? Mapa de ( facultad, escuela, instituto) Espacios de inters (Vnculo a campus en la UdeA) Estudiar en la ( facultad, escuela, instituto) Programas de pregrado Programas de posgrado Programas en lnea Cursos en lnea Calendario acadmico Calendarios de graduacin Educacin no formal Semilleros acadmicos
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(Vnculo a estudiar en la UdeA) Servicios y Productos Trmites acadmicos Salud y bienestar Gestin Tecnolgica Emprendimiento Centro de documentacin Servicios Culturales Servicios Deportivos Prcticas Acadmicas Asesora y Consultora Educacin no formal Venta de Productos Productos de la investigacin Anlisis de laboratorio Semilleros acadmicos Vinculo a servicios U de A Investigacin Centro de investigacin Grupos de investigacin Proyectos Semilleros de investigacin Publicaciones cientficas Investigaciones en proceso (Vnculo a investigacin en la U. de A.) Convenios y proyectos Internacionales Nacionales Regionales Interinstitucionales (Vnculo a convenios y proyectos en la U. de A.) Noticias y eventos Publicaciones y medios Enlaces de Inters
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1.5. Proceso de creacin de un micrositio La unidad acadmica, dependencia administrativa o proyecto institucional debe solicitar la creacin de su micrositio al Portal Universitario. Esta solicitud debe contar con el visto bueno del jefe de la dependencia. El equipo del Portal Universitario dar una asesora inicial sobre el uso y las posibilidades de la plataforma. La unidad acadmica, dependencia administrativa o proyecto institucional debe definir una o varias personas que se encarguen de la creacin, produccin de contenidos y actualizacin de su micrositio. La unidad acadmica, dependencia administrativa o proyecto institucional debe presentar un modelo grfico de su micrositio. Este modelo debe describir la navegacin y usabilidad del sitio, de acuerdo con las caractersticas presentadas en el tem anterior de este manual. El equipo del Portal Universitario acompaar y asesorar en el montaje del micrositio.
1.6. Perfil de los editores / administradores de los micrositios Conocimientos bsicos de gestin y publicacin de contenidos en Oracle. El equipo del Portal universitario facilitar la capacitacin del editor para el cualificar su trabajo en esta plataforma. para redactar y construir adecuadamente informacin para medios electrnicos. El editor es, ante todo, una persona encargada de comunicar. En ese sentido, debe ser consciente de la importancia de construir informacin completa, con contexto, precisa y til para los usuarios. Conocimiento integral de la dependencia o unidad acadmica en la que labora. Esto supone tambin un reconocimiento de los pblicos del micrositio, de sus intereses en cuanto a la informacin y de la pertinencia de sta. Habilidades ofimticas y de uso de internet. Reconocimiento de la importancia de los flujos de informacin y trabajo. Reconocimiento de la informacin precisa y detallada como un insumo esencial para la toma de decisiones acertada y oportuna, evaluando con criterio su relevancia. Comprensin del uso de la imagen institucional de la Universidad en medios electrnicos. Capacidad bsica de edicin de imgenes y fotografas para la publicacin en el Portal.
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1.7. Funciones de los editores / administradores de los micrositios Estar en contacto con los decanos, directores de escuela e institutos, docentes, investigadores, estudiantes y dems fuentes de su micrositio. Esto le permitir mantener un flujo de informacin constante. Construccin de informacin de inters para el pblico de su micrositio. Actualizacin permanente de la informacin de su micrositio. Asistencia a las asesoras del Portal Universitario para el manejo de su micrositio. Para estas asesoras est establecido un protocolo de solicitud que el editor debe cumplir; en ste se establecen los horarios y condiciones para la asesora.
1.8. Recomendaciones generales para la publicacin de contenidos en los micrositios Se les recomienda a los editores de micrositios leer las recomendaciones y anotaciones que se hacen en este Manual para la publicacin de eventos de la Agenda del Portal Universitario e informacin periodstica de UdeA Noticias. All hay elementos que les pueden ser tiles para la construccin y definicin de informacin semejante en sus micrositios. Al momento de redactar la informacin piense en el usuario. ste necesitar un contexto adecuado para asimilar la informacin. Respndale cul es el objetivo del hecho, evento o tema que est tratando; quines pueden participar o participan; quin lo est convocando; qu tiene que ver con la facultad, escuela, instituto o dependencia y el estamento al cual va dirigido; en qu tiempo se cumple; cul es su vigencia. Revise y edite la informacin que publica en su micrositio. Tenga en cuenta las normas de redaccin y ortografa. No publique archivos viudos. Una pgina en la que se publican archivos en PDF o Word debe tener, como mnimo, dos o tres prrafos que ilustren adecuadamente al lector sobre el contenido de los archivos. Lo mismo para las imgenes y afiches de promocin de eventos. Aunque la imagen contenga la informacin, acompaarla de un texto anexo permite su lectura en dispositivos mviles o que los usuarios la repliquen con mayor facilidad.
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Utilice adecuadamente los recursos tcnicos de la plataforma. Los eventos deben publicarse en la seccin Agenda del micrositio y no como artculos. Defina claramente a qu corresponde cada tipo de informacin y en qu lugar del micrositio estar cada una de ellas. Las noticias tienen unas caractersticas particulares, as como los eventos y la informacin institucional. Revise diariamente la informacin del micrositio, de tal forma que se mantenga vigente. Cuando el flujo de publicaciones de su dependencia o unidad acadmica no sea constante, tome informacin del Portal principal o de UdeA Noticias, y vinclela a su micrositio. Evalu cul de esta informacin es de inters para su pblico particular. Utilice imgenes con licencias libres. Procure la riqueza visual de su micrositio. Para ello se recomienda publicar imgenes llamativas y diseadas de forma creativa. No repita imgenes en la pgina principal de su micrositio. Defina una lnea grfica para su micrositio, eso le permitir estandarizar las publicaciones. Se recomienda que establezca formatos de imgenes y uso de fuentes para cada tipo de publicacin.
1.9. Sistema de medicin y evaluacin de los micrositios del Portal Universitario A partir de la publicacin de este Manual, el equipo del Portal Universitario establecer un sistema de medicin y evaluacin de la administracin de los micrositios del Portal Universitario. Mediante este sistema se establecer un formato de anlisis que otorgar puntuaciones a las diversas caractersticas de los micrositios. Los resultados de este anlisis semestral, sern entregados a los administradores de estos espacios web y a los jefes de dependencia, con el fin de promover el mejoramiento constante.
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El Portal Universitario cuenta con una agenda de eventos en la que da a da se promocionan encuentros acadmicos, culturales, deportivos y sociales, promovidos por las distintas dependencias y unidades acadmicas de la Institucin. Este es uno de los servicios con ms visitas en el Portal Universitario, que adems encuentra apoyo en las redes sociales institucionales, de tal manera que la informacin le llega a un pblico muy amplio.
1. Criterios de publicacin de eventos

Las dependencias, unidades acadmicas, programas y proyectos institucionales, agremiaciones, estamentos y dems actores de la comunidad universitaria, pueden enviar la informacin de sus eventos al correo comunicaciones.udea@gmail.com El equipo del Portal Universitario evaluar la pertinencia de la publicacin del evento, poniendo para ello en consideracin los ejes misionales institucionales. Se recomienda que los eventos que se publican tenga una relacin directa con la Universidad. Los comunicadores y encargados de promocionar el evento, deben enviar la informacin segn se les solicita en este manual. De no cumplir este requerimiento, no se garantizar la publicacin del evento. La informacin para la publicacin del evento debe ser enviada con al menos una semana de anticipacin.
2. Qu informacin debe ser entregada para publicacin de eventos en el Portal Universitario
la
El encargado de la promocin del evento debe entregar un texto en el que se describa el ttulo del evento, objetivo, contexto, participantes y pblico convocado. Dicho texto tambin debe indicar qu instancia universitaria lo organiza o por qu se relaciona con la Institucin.
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La informacin debe ser explcita en cuanto a la fecha, hora y lugar del evento. informacin debe contener los datos de contacto de los organizadores del evento, de tal forma que los usuarios puedan solicitar mayor informacin. Se trata de los telfonos, nombres y direcciones electrnicas. Cuando el evento se realiza en la Ciudad Universitaria y se ofrece a pblico externo, el texto debe describir, paso a paso, la forma de inscripcin mediante la plataforma Rene. Esta descripcin facilita el acceso de los usuarios, reduce las solicitudes telefnicas de orientacin y potencializa la asistencia al evento.
3. Imgenes que acompaan los eventos del Portal Universitario

Con el propsito de facilitar el acceso a la informacin desde dispositivos mviles y las posibilidades de replicarla por parte de los usuarios, en la Agenda de Eventos del Portal Universitario no est permitido promocionar eventos slo con imgenes. Es necesario que stas estn acompaadas por un breve texto que describa el evento. Se recomienda que la imagen sea atractiva y conserve los criterios de calidad de diseo en cuanto a color, tipografa, fondo, fotografas e informacin. Se recomienda que la imagen no est cargada de texto. El tamao de letra para las imgenes no debe ser inferior a los 12 puntos. La imagen debe ser entregada en formato digital JPG. La dimensin de sta debe ser de 650 pixeles de ancho por el largo que defina el diseador.
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La Universidad de Antioquia cuenta con una base de datos cercana a los 90 mil usuarios, entre admitidos, estudiantes, profesores, egresados, empleados y jubilados. A travs de un aplicativo para envo masivo de correos, la Institucin tiene la posibilidad de enviarles correos electrnicos a estos grupos.
Hasta el 2011 el envo de correos masivo se haca de forma espontnea, por solicitud de cualquier dependencia o miembro de la Universidad. Desarrollo Institucional era la dependencia encargada de estos envos. En ese momento el equipo del Portal Universitario propuso incorporar este proceso a la estrategia de comunicacin digital. Esto para dar respuesta a quejas constantes por parte de los usuarios que tenan que ver con la recepcin de varios correos institucionales en un mismo da; mensajes con errores de ortografa y redaccin; y falta de claridad en la construccin de la informacin; adems, se enviaban mensajes sin segmentar los pblicos. A partir de ese diagnstico, el equipo del Portal Universitario dise una estrategia para el envo de correos institucionales.
2. Estrategia para el envo de correos masivos de la Universidad de Antioquia

La informacin se orientar segn la segmentacin de los pblicos: empleados, egresados, estudiantes, admitidos, jubilados, profesores. El equipo del Portal evaluar a cul de estos pblicos debe ir dirigida. Los mensajes institucionales sern enviados en una plantilla de diseo html. Esto permite identidad grfica con el Portal Universitario. La plantilla puede tener diferencias grficas de acuerdo con la segmentacin de los pblicos.
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Para evitar un exceso en el envo de correos y que estos sean marcados como correo basura, en un mismo correo se vincularn diferentes eventos o informacin. Esta estrategia supone el envo de dos o tres correos semanales, segn el flujo de informacin.
3. Tipos de boletines electrnicos

3.1. Actividad Universitaria: destaca informacin publicada en la seccin Actividad Universitaria del Portal Universitario. Se refiere a eventos, convocatorias, oferta de servicios e informacin sobre normatividad y procesos institucionales. Se enva a cada pblico mencionado, segn la informacin que contenga. Tiene una identidad grfica semejante a la del Portal Universitario. Est marcado con la fecha de envo y el nmero de edicin del boletn. Se enva al menos un boletn de Actividad Universitaria cada semana. Si el flujo de informacin es alto, se pueden enviar dos, evitando que sea el mismo da.
3.2. Boletn de UdeA Noticias: este boletn se enva cada 15 das y resalta los artculos publicados en este medio universitario. Tambin integra informacin del peridico Alma Mater, la Emisora Cultural y Universidad de Antioquia Televisin. Se enva tambin a bases de datos de periodistas y aliados de la Universidad en otras instituciones y entidades. 3.3. Boletn jurdico: publicacin de periodicidad mensual para presentar en conjunto y de manera directa y sencilla, las modificaciones y las novedades en la normativa de la Universidad de Antioquia. 3.4. Alma Global: es una publicacin de la Direccin de Relaciones Internacionales de la Universidad. Contiene informacin sobre convocatorias de becas, movilidad acadmica y experiencias de estudiantes. Se enva cada mes. 3.5. Extensin cultural: cada mes se enva un boletn con las actividades culturales promovidas por el Departamento de extensin cultural. 3.6. Comunicados institucionales: en situaciones coyunturales, cuando la Universidad deba sentar una posicin respecto a un hecho de suma trascendecia, se enviar por correo electrnico el comunicado. La direccin de comunicaciones y los entes administrativos institucionales, considerarn la pertinencia del envo.
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UdeA Noticias es un espacio de informacin periodstica sobre el acontecer de la Universidad de Antioquia. En ste se le apuesta a los gneros informativo, narrativo e interpretativo, para generar contenidos periodsticos y de opinin que favorezcan la difusin del desarrollo acadmico, investigativo, regional y social de la Universidad, en concordancia con los ejes misionales institucionales: investigacin, extensin y docencia. Adems, en UdeA Noticias se publican convocatorias, promueven eventos de la agenda universitaria y se le hace seguimiento al cubrimiento que medios de comunicacin externos hacen sobre la Universidad de Antioquia.
UdeA Noticias es una estrategia implementada por el Portal Universitario y respaldada por la Secretara General y la Vicerrectora General, que se present al pblico desde el primero de septiembre del 2011. Con este espacio se propuso delimitar contenidos institucionales de la informacin periodstica, definir adecuadamente los pblicos y promover un lenguaje ms cercano, que favoreciera la creacin de vnculos entre los estamentos universitarios a partir de un cubrimiento pertinente de la informacin. Desde su creacin, UdeA Noticias ha venido explorando esquemas de trabajo eficientes, de acuerdo con la capacidad instalada de la Institucin. Se resalta, por ejemplo, convenios con los equipos de comunicaciones de algunas dependencias y unidades acadmicas, para la produccin de contenidos que les permiten difundir la labor desempeada en cada una de ellas y, a la vez, sirven para nutrir la agenda informativa de este medio universitario. Tambin, desde sus inicios, ha promovido la integracin con los otros medios de la Institucin, como la Emisora Cultural, Universidad de Antioquia Televisin y el peridico Alma Mater. Los contenidos all producidos, complementan la informacin que se publica en UdeA Noticias o son difundidos tal cual por este medio, segn los criterios periodsticos particulares.
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Datos de permeabilidad Del 13/02/2013 al 15/03/2013 Fuente: Google Analytics Nmero de pginas vistas Nmero total de pginas vistas; las visitas repetidas a una misma pgina tambin se contabilizan Las visitas a una pgina nicas son el nmero de visitas durante las cuales las pginas especificadas se han consultado al menos una vez. Se cuenta una nica visita de pgina para cada combinacin de URL de pgina + Ttulo de la pgina. Tiempo medio que los visitantes permanecen en una pgina determinada o en un conjunto de pginas Pases Colombia 37.098 No identificado 2.551 Estados Unidos 335 Espaa 309 Mxico 307 Argentina 199 Chile 116 67.577
Nmero de pginas vistas nicas
57.480
Promedio de tiempo en la pgina
00:03:07
Ubicacin de los visitantes
Ciudades Medelln No identificado Bogot Itag Cali Apartad
29.898 3.150 2.507 1.021 731 481
2. Tipos de pblico
De acuerdo con la informacin anterior, se puede deducir que UdeA Noticias cuenta con un pblico amplio que si bien se concentra en la comunidad universitaria, tambin tiene gran impacto en lectores y usuarios externos. Las diferentes publicaciones pueden ser de inters de acuerdo con la siguiente segmentacin. 2.1. Pblico interno: estudiantes, docentes, empleados y egresados. 2.2. Pblico externo: usuarios que no tienen un vnculo directo con la Institucin, pero que se interesan por la informacin publicada.
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2.3. Pblico mixto: considerando el perfil de institucin pblica, de carcter departamental, cierto tipo de informacin publicada puede ser de inters tanto del pblico interno como externo.
3. Poltica editorial
En UdeA Noticias el cubrimiento periodstico de la informacin est determinado por la relacin de los hechos que se cubren, con la Universidad. Esto quiere decir que la informacin all publicada no debe corresponder a intereses particulares, sino a criterios periodsticos definidos y coherentes con el propsito de comunicacin institucional. Para ello, se recomienda considerar los siguientes elementos, segn el caso: La temtica o hecho a cubrir debe tener cercana con la comunidad universitaria o el contexto universitario. El hecho o tema debe ser de inters para los pblicos definidos previamente en este manual. Cuando se trate de un tema de inters general externo, como por ejemplo una coyuntura nacional, es conveniente que el enfoque periodstico lo relacione con el contexto universitario, apropindose de las voces y anlisis que sobre el tema se puedan generar en el escenario acadmico interno. La informacin publicada puede dar cuenta de un contexto particular de la vida universitaria y de sus estamentos investigacin, docencia, extensin, bienestar o regionalizacin. Se le dar prioridad a aquellos contenidos que ilustren y difundan el aporte a ideas o conceptos nuevos, o revelen adelantos y desarrollo en el conocimiento, originados en la Institucin. UdeA Noticias cuenta con una seccin de opinin, destinada a columnistas que voluntariamente expresan sus posturas sobre temticas elegidas por ellos mismos. Las opiniones all expresadas pertenecen exclusivamente a los autores y no reflejan una opinin o posicin institucional de la Universidad de Antioquia. El acceso y uso de los contenidos que alberga el espacio UdeA Noticias implica el conocimiento y aceptacin de la poltica de privacidad y condiciones generales de uso del Portal Universitario.
4. Produccin de contenido
4.1. Definicin, produccin y publicacin Los temas y hechos que tienen cubrimiento en UdeA Noticias, son definidos semanalmente por el equipo del Portal Universitario. Esto se hace en una reunin previa a la del Sistema
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de Comunicaciones, en la cual se comparte la agenda de cubrimiento con los dems medios institucionales, con el fin de lograr convergencia meditica. La publicacin de contenidos propios corresponde al siguiente proceso: Definicin de temas Discusin del enfoque Contacto con las fuentes Reportera incluye entrevistas, grabacin de audios, fotografas y bsqueda de informacin documental complementaria Redaccin y edicin previa Montaje tcnico. El periodista se encarga de hacer el montaje del artculo, fotos, audios y videos en el gestor de contenidos (Oracle) de UdeA Noticias. Tambin debe editarlos de acuerdo con la lnea de estilo grfica (cursivas, negrillas, interlineados de prrafos) Antes de ser publicada se recomienda una revisin de la coordinacin del Portal Universitario, quien hace las recomendaciones y correcciones del caso Ubicacin de la informacin en la pgina principal de UdeA Noticias, la seccin correspondiente y, si es el caso, la pgina principal del Portal Universitario Difusin a travs de las redes sociales institucionales
4.2. Colaboraciones periodsticas de dependencias y unidades acadmicas Uno de los objetivos de UdeA Noticias es consolidarse como un espacio de informacin en el que participen los comunicadores, periodistas y otros profesionales que hacen parte de las unidades acadmicas, dependencias administrativas y otros medios del sistema de comunicaciones. Esto quiere decir que UdeA Noticias es un medio dispuesto para la difusin de artculos periodsticos construidos al interior de la Universidad, siempre y cuando cumplan con los criterios editoriales y recomendaciones de estilo definidas en este documento. Para colaboraciones periodsticas puede pedir asesora en los telfonos 2195027 y 2195019. O enviar sus propuestas al correo electrnico udeanoticias@gmail.com
5. Clasificacin de la informacin
UdeA Noticias contiene un men principal que corresponde a las secciones mediante las cuales es clasificada la informacin.
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5.1. Sociedad: contiene informacin de la vida social en los contextos universitario, local, nacional e internacional. Se desarrollan aquellos temas de alto impacto en la sociedad o en la Institucin, relacionados con procesos sociales, problemticas, debates, alianzas o eventos. 5.2.Cultura: en esta seccin se publica informacin relacionada con la cultura en su sentido amplio: teatro, cine, msica, televisin, bellas artes, radio, literatura, artes visuales, etc. 5.3. Deporte: se refiere a la informacin deportiva y de actividad fsica, como campeonatos, rcords, torneos, etc. Tambin a informacin relacionada con la recreacin y el bienestar. 5.4. Formacin: en esta seccin se difunden contenidos periodsticos sobre los procesos de enseanza-aprendizaje, el desarrollo de programas acadmicos propios o por medio de alianzas. 5.5. Ciencia: recoge informacin sobre el desarrollo de los procesos de investigacin de la Universidad, el trabajo de los grupos de investigacin, las discusiones sobre polticas y procesos referentes a este tema, visitas de expertos y alianzas sobre el tema. 5.6. Vida: desarrolla temticas sobre el bienestar, las problemticas individuales, salud, ambiente, vida universitaria, entre otras. 5.7. Convocatorias: difunde informacin de convocatorias para la comunidad universitaria. 5.8. Agenda: esta seccin est vinculada a la Agenda de Eventos del Portal Universitario. 5.9. UdeA en los medios: documenta el cubrimiento que los medios externos hacen sobre el acontecer de la Universidad de Antioquia. La seleccin de las notas que all se publican debe responder al protagonismo especial que tenga la Institucin en el artculo publicado. 5.10. Opinin: esta seccin est destinada para que docentes, empleados, estudiantes, egresados y personas externas, expresen su opiniones sobre distintas temticas, especialmente de aquellas que corresponden a debates coyunturales. El objetivo de esta seccin es darle difusin al conocimiento y la argumentacin acadmica. Las columnas de opinin expresan el pensamiento de sus autores y deben ser una creacin intelectual propia, sobre un tema de inters pblico. Se recomienda tener presente las siguientes recomendaciones:
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5.10.1. Criterios generales de las columnas de opinin La columna debe referirse a un tema de actualidad, de inters universitario, local, nacional o internacional. Una columna de opinin se caracteriza por el uso de un tono personal. Por ello, debe ser redactada en primera persona, dado que el autor debe hacerse cargo de sus apreciaciones. Si bien las columnas de opinin pueden nutrirse de la informacin y argumentacin acadmica, no deben confundirse stas con prlogos, apartados o resmenes de tesis de grado o de publicaciones realizadas para revistas cientficas. Tampoco con textos promocionales de eventos. Las columnas de opinin construidas para UdeA Noticias deben contener un lenguaje sencillo, claro y coherente, pensado para que cualquier tipo de pblico pueda comprenderlo. La columna de opinin debe ser respetuosa con las personas y las instituciones a las que se refiera. 5.10.2. Formato y elementos complementarios de las columnas de opinin Las columnas de opinin de UdeA Noticias deben tener una extensin de 600 a 800 palabras (se pueden contar con la herramienta Contar palabras de Word). Esta extensin est definida de acuerdo con las recomendaciones de lecturabilidad en la web. Si las columnas no cumplen con esta condicin, no sern publicadas en tanto no sean nuevamente editadas por el autor. Las columnas de opinin deben ser presentadas como un cuerpo de texto nico, sin interttulos ni enumeraciones. El texto debe estar acompaado de una fotografa de quien lo escribe. Esta fotografa debe ser tipo retrato. El autor debe acompaar su columna de un correo electrnico mediante el cual pueda recibir retroalimentacin de los lectores. Las columnas que cumplen con las condiciones anteriores deben ser enviadas a comunicaciones@udea.edu.co
6. Pgina principal de Udea Noticias

En la pgina principal de UdeA Noticias tambin nombrada index o home, se priorizan las publicaciones ms recientes y aquellas que tienen un mejor desarrollo visual. stas se destacan mediante texto, fotografa y audio. 6.1 Arquitectura de la pgina principal
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Galera: por su impacto visual, destaca publicaciones que contengan fotografas con una calidad suficiente. Contiene el ttulo del artculo, la entradilla de la misma y est vinculado a la pgina interna donde se desarrolla la informacin. La imagen es de una dimensin de 605x340 pixeles. Destacados por seccin: cada seccin tendr un artculo destacado, acompaado por la imagen, entradilla y ttulos. Adems, se muestran los ttulos vinculados de dos artculos secundarios. Video: en este espacio se destaca un video de actualidad, producido por UdeA Noticias Televisin. Interaccin: en la pgina principal tambin hay un espacio para la interaccin de los usuarios de las redes sociales institucionales. Medios institucionales: la pgina principal de UdeA Noticias vincula los espacios web del peridico Alma Mater, la Emisora Cultural Universidad de Antioquia y la Editorial universitaria.
7. Pautas de estructura de los artculos

7.1. Extensin Se recomienda que los textos de UdeA Noticias sean de mximo 800 palabras, aunque pueden extenderse cuando se trate de informes especiales o de reportajes. Para evitar exceso en la extensin se recomienda apoyarse en interttulos y acudir a otros formatos como audios, infografas y video. 7.2. Ttulo La funcin del titular es captar la atencin. Puede ser de dos tipos: el planteamiento informativo directo o un ttulo creativo, construido con elementos del desarrollo del tema y que invite al lector a descubrir de qu se trata. En lo posible, los ttulos sern oraciones simples (sujeto verbo predicado). Nunca se usarn maysculas sostenidas en los ttulos, salvo en siglas que lo requieran. Cuando el tema requiere ser tratado de forma directa, se recomienda usar un lenguaje informativo. Si se presta para suscitar el inters del lector mediante las diversas posibilidades que da la escritura creativa, se vale sugerir, insinuar e invitar, procurando no caer en lugares comunes ni sobredimensionar los temas. Su extensin debe ser corta, no sobrepasar las dos lneas. Se aconseja entre cinco y siete palabras.
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7.3. Entradilla Debe introducir el tema de manera general, sin desarrollar asuntos especficos. Debe tener una insinuacin explcita de la relacin entre la Universidad de Antioquia y el tema que se aborda en el artculo. Requiere que el redactor sea creativo, de tal forma que con este breve texto se pueda enganchar al lector y despertar su inters, pues esta entradilla aparece tambin en las pginas principales del Portal Universitario, el boletn masivo que se enva por correo electrnico y en las redes sociales. Se recomienda el uso de datos y cifras. No debe superar los 230 caracteres con espacio.
7.4. Cuerpo central del artculo Es en ste donde se desarrolla la informacin. En el desarrollo del texto se ampla la entradilla y se presentan los datos secundarios, respondiendo a las preguntas bsicas quin, qu, cundo, dnde, por qu y cmo. Debe tener un lenguaje directo, de frases cortas, de acuerdo con las recomendaciones de estilo dadas por expertos en periodismo digital. Las frases largas obligan al usuario a establecer relaciones complejas entre las ideas de la frase, y son difciles de leer y entender. El texto debe caracterizarse por tener unidad de sentido. Cada prrafo debe hilar con el siguiente. Puede contener enlaces a informacin relacionada, aunque sin saturar el texto, para evitar que el lector se vaya a otras pginas. Para favorecer la lecturabilidad en la web se recomienda el uso de prrafos cortos, preferiblemente de no ms de 5 lneas. El cierre del artculo debe evitar las moralejas y los lugares comunes. Debe ser coherente con el tono y el estilo general del texto.
7.5. Citas y entrecomillados El desarrollo del artculo debe contar con testimonios de al menos dos fuentes que respalden la informacin que se est publicando. Se recomienda que en los hechos y temas en los que sea necesario, se contraste la informacin. Los entrecomillados no deben ser de ms de cuatro lneas y se usarn para destacar aquellos apartes del testimonio que por su contundencia argumentativa merecen ser puestos en la voz de la fuente. La atribucin, salvo en casos especiales de la narracin, debe hacerse en pasado, ejemplo: dijo el vicerrector, explic el rector, seal el decano.
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Los entrecomillados sern publicados en cursiva, para que el lector los diferencie claramente y tambin permitan un descanso visual.
7.6. Fotografas Las imgenes son consideradas parte fundamental en la comunicacin digital y no un mero requisito, por eso es necesario que la imagen d cuenta de la temtica del texto siguiendo estas recomendaciones: Deben cumplir con los parmetros de calidad relativos al enfoque, color y encuadre. No solo deben ilustrar el enfoque del tema, sino tambin ser atractivas y creativas. Deben dar informacin explcita sobre su procedencia: si tiene derechos reservados o alguna licencia Creative Commons. Foto artculo: es la fotografa principal del artculo. Tamao 605 X 340 pixeles. Foto seccin: es la foto visible en la seccin correspondiente. Tamao 200 X 142 pixeles. Foto secundaria: si el artculo tiene fotos de apoyo (adems de la principal), stas sern ubicadas en el costado izquierdo del texto. Tamao 330X230 pixeles. 7.7. Pie de foto Los pies de fotos de UdeA Noticias resean alguna generalidad sobre el tema, nombran los personajes de la imagen e incluyen, de ser posible, el crdito del fotgrafo. En general, son frases cortas y directas, que al relacionarse con la imagen generan recordacin. 7.8. Destacado o recuadro inferior Puede desarrollar ideas secundarias del texto principal. Tambin puede contener datos que complementen la informacin. 7.9. Cifras La intencin de este componente es hacer uso de estadsticas o datos cuantitativos, que le permitan al lector una aproximacin cientfica o exacta a la realidad. 7.10. Audio Los audios en UdeA Noticias son una herramienta que permite or de viva voz los testimonios de las fuentes. Presentan experiencias, explicaciones u opiniones de personas que tienen que ver con el tema abordado. Es importante seleccionar fragmentos que den informacin puntual y clara, y que no est planteada en el texto, es decir, informacin complementaria. Se recomienda el uso de una cortinilla de identificacin del medio o musical. Debe estar acompaado de una resea en texto que indique el nombre, cargo y tema abordador. El formato es MP3 y la calidad es de 128K.
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7.11. Infogrfico Requiere que el periodista piense y procese la informacin en funcin de una estructura grfica. En su desarrollo deben primar los datos y los flujos de contenidos. Debe ser construido en compaa de un diseador grfico y guardar unidad de estilo respecto al diseo. 7.12. Video De dos formas pueden ser publicados videos en los artculos publicados en UdeA Noticias. La primera es cuando un video, generalmente realizado por Universidad de Antioquia Televisin, sirve como insumo para construir un artculo. En este caso el video ser embebido en la parte superior de la pgina, tendr un ttulo, una entradilla y dos o tres prrafos que recojan la temtica y los testimonios del video. La otra forma en la que son utilizados los videos es como complemento a la informacin de un artculo. De ser as, ser embebido en la parte inferior de la pgina.
8. Recomendaciones generales de estilo

Los nombres propios se escriben con mayscula inicial. Cuando se utilice la expresin Alma Mater, se recomienda el uso del artculo femenino la. Esto de acuerdo con la anotacin del Diccionario panhispnico de dudas - RAE. El acrnimo UdeA se usa sin espacios entre sus letras. Van con maysculas la U y la A. Solo ser usado en ttulos. Para las entradillas y el desarrollo el tema debe usarse Universidad de Antioquia, Institucin o Alma Mater, siempre con mayscula inicial. Otros acrnimos o siglas se usarn escribiendo primero el nombre completo y luego, entre guiones largos, la sigla. Ejemplo: Centro de Investigacin e Innovacin en Energa CIIEN, Sede de Investigacin Universitaria, SIU. Una vez se diga el nombre completo, se usar en adelante el acrnimo o sigla dentro del cuerpo del texto. Recomienda escribir los nombres de los cargos, como presidente, ministro, director y trminos similares con minscula inicial, por tratarse de sustantivos comunes. Ejemplo: decano, rector, vicerrector. Para cifras simples (1, 2, 3 y hasta 4 dgitos: 7, 99, 435, 1.324), utilice nmeros (no letras). Esto facilita su lectura en pantallas de computador.
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9. Interaccin y moderacin de comentarios

El sitio de UdeA Noticias est articulado con las redes sociales institucionales. Twitter, Facebook y Google+1, tienen conos o plug-in en todas las pginas de contenidos. A travs de stos los lectores pueden compartir y replicar la informacin. Esta accin queda registrada en el contador de la pgina, lo cual permite tambin medir la aceptacin del contenido. Los lectores tambin tienen la posibilidad de hacer comentarios con el plug-in social de Facebook, en la parte inferior de los artculos. Aunque es difcil hacer un rastreo permanente de los comentarios de cada artculo, de tal forma que se puedan contestar las inquietudes, el administrador de las redes sociales institucionales y el equipo productor de contenidos, procurar revisar permanentemente los comentarios para dar respuesta a las preguntas, si es del caso. Cuando los comentarios sean irrespetuosos con las personas o instituciones, o contengan palabras soeces, sern eliminados.
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Desde el 2009 la Universidad de Antioquia decidi incursionar en el manejo de las redes sociales Facebook y Twitter, como respuesta a la masificacin de estos dos canales de comunicacin y a la posibilidad que ofrecen de interaccin constante con el pblico universitario. Si bien la Institucin ha consolidado un nmero significativo de seguidores en ambas redes sociales, hasta el presente la interaccin y difusin de informacin se ha realizado de manera espontnea, sin derroteros definidos para tal fin. El presente documento busca establecer pautas comunes para el uso de las redes sociales de la Universidad, de tal forma que sea una labor estandarizada. Adems, ste es un modelo sugerido a las dependencias y unidades acadmicas que tambin han incursionado en estos espacios virtuales. En ese sentido, este documento es un aporte a la articulacin de la estrategia de comunicacin institucional y respalda los propsitos de gobernabilidad. El uso de redes sociales ha adquirido gran relevancia en instituciones pblicas y privadas. Por su carcter de instantaneidad y masificacin, estos canales comunicativos son para la Universidad un servicio eficaz que permite difundir con brevedad y celeridad eventos, hechos significativos, artculos periodsticos y de opinin, orientacin al usuario y sucesos de coyuntura, de inters para la comunidad universitaria.
Desde su creacin, el manejo de las redes sociales institucionales Facebook, Twitter, Youtube y Flickr, ha estado a cargo del equipo de contenidos del Portal Universitario. El primer semestre del 2011, con el fortalecimiento de la capacidad instalada del grupo de trabajo, esta estrategia comunicativa pudo afianzarse con mayor efectividad: aument el nmero de publicaciones diarias y fue ms aprovechada para difundir informacin coyuntural y de inters para la comunidad universitaria y el pblico externo.
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Enero del 2011 Facebook Twitter 40.294 usuarios 1.505 Tweets. 262 Siguiendo. 8.177 Seguidores. 179 Listas. Fotos 874. Visitas 69.872 591 suscriptores. 532.504 reproducciones.
Noviembre del 2011 56.162 usuarios. 2.240 Tweets. 304 Siguiendo. 15.029 Seguidores.
Enero del 2013 84.711 usuarios. 4.646 Tweets. 460 Siguiendo. 32.753 Seguidores.
Flick
Fotos: 1.011. Fotos: 1.403. Visitas: 98.064. Visitas: 151.799. Youtube 792 suscriptores. 1.640 suscriptores. 629.907 1.083.006 reproducciones. reproducciones. 1.927 872 videos. videos. Estadsticas de permeabilidad de las redes sociales de la Universidad de Antioquia entre 2011 y 2013.
2. Tipos de pblico
2.1. Pblico interno: la difusin a travs de estas redes sociales cumple con el propsito de atender principalmente las necesidades de los miembros de la comunidad universitaria: estudiantes, docentes, empleados y egresados. Las diferentes publicaciones pueden ser de inters para uno de estos grupos en particular o para varios de ellos a la vez. 2.2. Pblico externo: la informacin emitida en los canales de comunicacin en cuestin puede tambin ser de inters para seguidores que no tienen un vnculo directo con la Institucin. Generalmente este tipo de informacin corresponde a artculos periodsticos sobre acontecimientos investigaciones, convocatorias y eventos, por ejemplo que se originan en la Universidad, o informacin de procesos institucionales como los de admisin o servicios de extensin. 2.3. Pblico mixto: considerando el perfil de institucin pblica, de carcter departamental, cierto tipo de informacin publicada en las redes sociales oficiales de la Universidad, son de inters tanto del pblico interno como externo. Acontecimientos como las elecciones rectorales, las manifestaciones y movimientos sociales relacionados con coyunturas polticas y las acciones institucionales en beneficio de propsitos departamentales, son de inters pblico con influencia directa en la comunidad universitaria.
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3. Principios de presencia institucional en las redes sociales

3.1. Coherencia con los ejes misionales: el propsito de interaccin y difusin institucional debe ser acorde a los principios misionales de la Institucin: la docencia, investigacin y extensin. A stos se les suma tambin el apoyo a los programas de bienestar estudiantil y regionalizacin. 3.2 Comunicacin horizontal la estrategia de uso de las redes sociales institucionales debe orientarse a promover una comunicacin horizontal entre estamentos y autoridades universitarias. 3.3. Servicio pblico: la informacin e interaccin a travs de las redes sociales institucionales debe responder al carcter pblico de la Institucin. Como tal, debe ser eficiente a la hora de resolver inquietudes de los seguidores. 3.4. Calidad en la interaccin: la difusin de informacin debe ser planeada y estratgicamente presentada. En ningn caso debe responder a un proceso automatizado. La valoracin y evaluacin de la efectividad de la estrategia institucional de redes sociales debe trascender las estadsticas respecto al nmero de seguidores. La interaccin es una variable importante que se debe tener en cuenta. 3.5. Calidad de la informacin: la informacin publicada debe ser pertinente, de acuerdo con los propsitos institucionales y con los distintos pblicos. No responder a intereses publicitarios o particulares, distintos a los institucionales. 3.6. Reconocimiento: la informacin compartida, proveniente de fuentes distintas, debe ser atribuida. 3.7. Netiqueta: el uso de estas redes debe darse respetando las normas de funcionamiento y comportamiento establecidas en la web.
4. Tratamiento de los pblicos

Se recomienda usar la segunda persona para referirse a los seguidores o interactuar con ellos. Esto permite una interpelacin directa con el receptor del mensaje. Al respecto, Jos Manuel Rodrguez recomienda que la forma adecuada para un medio dirigirse a sus usuarios en internet es un nosotros a ti. Es decir, el equipo que trabaja en este medio te habla a ti, como usuario. Las razones son claras: una cabecera es fruto de un trabajo colectivo y el consumo de esa informacin es casi siempre individual.
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5. Perfil del administrador de las redes sociales

Es importante que la persona que escribe el mensaje sea consciente del carcter institucional de la cuenta que maneja. La Universidad es una institucin pblica en la que convergen distintos debates y cuyos pblicos pueden reaccionar de mltiples maneras. Esa condicin le exige al gestor de las redes sociales ser consciente de su responsabilidad. Para que ejerza su labor adecuadamente, se recomienda seguir las siguientes sugerencias: Planear adecuadamente los mensajes, de tal manera que previamente considere las implicaciones institucionales de ste. Conviene, entonces, preguntarse si el mensaje que emitir es de inters para el pblico y si el tono, las palabras, imgenes y videos que contiene, son los apropiados para el tipo de seguidores de la cuenta que administra. Evitar entrar en debates que puedan comprometer la posicin de la Institucin y su carcter pblico, en la cual hay cabida para diversas visiones polticas, religiosas, sociales y culturales. Las redes sociales de la Universidad tienen un carcter institucional. Si bien, a travs de stas se publica informacin periodstica generada por el equipo de los medios universitario, no significa por ello que sean las redes sociales de un medio de comunicacin. Por lo tanto, el administrador de stas debe cuidarse de servir de caja de resonancia de rumores o dejarse tentar por la premura de la llamada chiva periodstica. Hay informacin de carcter interno, que posiblemente no tiene relevancia para el grueso de los usuarios de las redes sociales. Se recomienda, por lo tanto, que el gestor de contenidos evale la pertinencia de que dicha informacin se haga pblica por estos espacios. Es conveniente que ante el impacto previsible de algunos mensajes, el administrador consulte con las fuentes implicadas en el hecho, sobre la pertinencia del mensaje que publicar. Cuando algn usuario interpela un mensaje con una posicin negativa, se evaluar si es conveniente responder. El administrador de redes debe buscar la manera adecuada de responder al usuario de manera respetuosa e ilustrativa, enlazando informacin o redireccionando a la dependencia de competencia frente a esa queja. La respuesta debe darse de manera institucional, respetuosa, nunca como si se tratase de una disputa entre particulares.
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El gestor de contenidos e interaccin, debe ser cuidadoso al administrar la cuenta institucional simultneamente con cuentas personales u otras cuentas. Esto, para evitar que se pueda confundir al momento de publicar un mensaje.
6. Tipo de contenidos publicados
Difusin de artculos y material periodstico publicado en UdeA Noticias y en otros medios universitarios como la Emisora Cultural, Universidad de Antioquia Televisin, el peridico Alma Mater y oficinas de comunicaciones de las dependencias acadmicas y administrativas. Difusin de informacin institucional publicada en la seccin Actividad Universitaria del Portal Universitario. Difusin de informacin institucional de inters general para la comunidad universitaria y para el pblico externo. Ejemplo: directrices del proceso de admisin, decisiones jurdicas, comunicados, generalidades de la Institucin, servicios para empleados, docentes y estudiantes, servicios de extensin para pblico externo. Publicidad de eventos acadmicos respaldados por dependencias y unidades acadmicas de la Universidad. Difusin de artculos publicados por otros medios, cuyas temticas tengan que ver con el contexto universitario. Transmisin de eventos en directo, a travs de Universidad de Antioquia Televisin. Vdeos de inters institucional. Se priorizarn los producidos por Universidad de Antioquia Televisin. Difusin de convocatorias internas y externas, de inters para la comunidad universitaria. Difusin de informacin de inters general, surgida a partir de situaciones coyunturales que se puedan presentar en la Institucin.
7. Twitter
7.1. Aspectos de presentacin de la cuenta 7.1.1. Presentacin y perfil: conviene establecer unos parmetros de identidad institucional, que se mantengan por perodos prolongados, de tal forma que se consoliden en los pblicos para generar recordacin en esta red social. 7.1.2. Nombre de cuenta: @UdeA (www.twitter.com/udea)
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7.1.3. Lnea grfica: El avatar usado corresponde al escudo de la Institucin. Puede ser reemplazado por otras imgenes, siempre y cuando sean acordes con la identidad institucional. El cabezote del perfil puede ser cambiado con mayor frecuencia y en l pueden ser publicadas fotografas de espacios fsicos de la Institucin o de momentos que ilustren la cotidianidad universitaria. 7.1.4. Localizacin: considerando que la mayor poblacin de estudiantes se encuentra en la ciudad de Medelln, se define sta como la ubicacin. 7.1.5 Sitio web: se remitir al sitio web oficial de la Institucin, es decir, a www.udea.edu.co 7.1.6 Biografa: debe ser explcita al indicar que dicho perfil es el oficial de la Institucin. La descripcin seala su carcter pblico y departamental. 7.2. Periodicidad de publicacin Se recomienda publicar como mnimo dos tuits cada hora durante el da, dependiendo del flujo de informacin institucional. Cuando la publicacin responde a una estrategia de difusin o cubrimiento de un evento en tiempo real, es conveniente que el flujo de tuits publicados sea constante. Es importante tambin revisar permanentemente la retroalimentacin de los seguidores, para dar respuesta oportuna a sus inquietudes. 7.3. Pautas de publicacin 7.3.1. Estructura del tuit Los tuits se redactan en un tono cercano, a modo de titular o lead periodstico, respetando las normas ortogrficas y de redaccin. Al momento de escribir un tuit, se debe tener en cuenta: El mensaje debe llamar la atencin de sus seguidores, redactando mensajes en un tono cercano y que genere inters. La publicacin debe cumplir con las normas de ortografa y redaccin. El tuit debe priorizar la informacin. Haciendo uso de los elementos periodsticos, debe responder, como mnimo, tres de las preguntas noticiosas: qu, por qu, cundo, cmo, dnde y quin. Considerando que el mensaje es emitido por una cuenta institucional, en l se debe enfatizar la relacin del tema que trata con la Institucin, sus dependencias o unidades acadmicas. Cuando el mensaje se refiera a una unidad acadmica o dependencia institucional que tenga cuenta en Twitter, se recomienda hacer la mencin
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correspondiente. Eso permite potenciar el nmero de seguidores de esa cuenta y la estrategia institucional en las redes sociales. No est permitido integrar la publicacin de mensajes de Facebook al Twitter. Estas dos redes sociales tiene un lenguaje y pblico particular, por lo tanto, cada mensaje debe ser construido especialmente para cada una de ellas. Tampoco se automatizar la publicacin de los titulares de los artculos, pues stos no siempre entregan la informacin directa del tema que se trata.
7.3.2. Uso de enlaces Es importante adjuntar un enlace que permita a los usuarios ampliar la informacin sobre el mensaje. En ese caso, se debe priorizar el uso de enlaces que lleven a pginas internas del Portal Universitario y sus micrositios. Esto genera un mayor trfico de visitas a la pgina web institucional y garantiza su visibilidad en herramientas de medicin. Twitter permite publicar mensajes de 140 caracteres. Para utilizar adecuadamente esa extensin en el cuerpo del mensaje, se debe acortar las url o enlace que acompaa el tuit. Se recomienda usar el acortador de Google, que entrega estadsticas sobre la permeabilidad del mensaje en los seguidores. 7.4. Pautas de interaccin con usuarios El uso de etiquetas permite intercambiar informacin con los seguidores y conocer sus opiniones o comentarios sobre determinados temas. Se propone utilizar etiquetas que sirvan como filtro para conocer las opiniones sobre temas y eventos especficos. Ejemplos: #UdeA #rectoriaudea #SoyUdeA #UdeANoticias. Las personas encargadas de gestionar el perfil de Twitter deben monitorear permanentemente las menciones que tiene la cuenta institucional, de tal manera que se d respuesta oportuna a las preguntas de los usuarios. Cuando se trate de consultas sobre servicios o informacin institucional, se remitir al usuario a la dependencia encargada, o se le compartir el enlace de la pgina web institucional que contenga esa informacin. Cuando se presenten crticas constructivas sobre un mensaje publicado, se sugiere dar una respuesta cordial, que resalte y agradezca la participacin del usuario. Para generar interaccin con los usuarios, dependencias de la Institucin y entidades amigas, se recomienda retuitear informacin que pueda ser de inters general. Cuando se retuitea un mensaje que tiene problemas de redaccin o precisin de datos, se recomienda modificarlo y marcarlo con MT, que significa tuit modificado. El volumen de retuits no debe superar el de tuits de produccin propia.
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El administrador de la cuenta debe verificar previamente que la informacin que retuitear es fiable.
7.5. Cuentas institucionales asociadas en Twitter Para interactuar con mayor facilidad con las cuentas de Twitter de dependencias y unidades acadmicas de la Universidad de Antioquia, se cre la lista UdeA/SoyUdeA. Si bien se propicia una interaccin constante entre la cuenta principal de la Universidad y sus agregadas, an falta avanzar en ese frente, pues algunas de ellas no tienen una estrategia definida en su administracin ni son constantes en las publicaciones. Hasta febrero del 2013, 33 miembros hacan parte de esta lista: Miembros de la lista SoyUdeA Dependencias de la Universidad de Antioquia en Twitter Febrero del 2013 @AntropoUdeA @bienestarudea @escuela_idiomas @FCENUdeA @eculturalUdeA @cagrariasudea @Educacion_UdeA INER @INER_UdeA @INFI_UdeA @revistaudea @UdeATV @udeaoriente @Esc_Ambiental @UdeABibliotecas @FComunicaciones @MuseoUdeA @VeterinariaUdeA @EnfemeriaUdeA @PecetColombia @artesudea @SIUUdeA @Grupo_DyNT @idiomasudea @FacNSaludPublic @emisoraudea - @medicina_udea @facultadderecho @Parque_E @identigen @CIICUdeA1 @FIngenieriaUdeA @microudea @udearroba
7.6. Plataforma de administracin del twitter institucional Existen varias plataformas que facilitan el manejo de la cuenta institucional de Twitter. Hasta el momento, la cuenta de la Universidad de Antioquia ha sido administrada a travs de Hootsuite. Esta plataforma en lnea permite monitorear las menciones que otros usuarios hacen a la cuenta institucional y el uso de la etiqueta #UdeA, la cual es usada con
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frecuencia tambin para referirse a la Institucin. A travs de Hootsuite se puede tambin programar tuits, de tal forma que el gestor no tenga que estar presente permanentemente. Sin embargo, en aras de mantener una interaccin constante, se recomienda no abusar de esa posibilidad. Hootsuite tambin permite monitorear la actividad de las cuentas asociadas a la Institucin y de la lista SoyUdeA mencionada anteriormente, de esta forma se facilita la interaccin entre dependencias y unidades acadmicas, y la difusin de la informacin que stas publican, siempre y cuando sea pertinente.
8. Facebook
8.1. Aspectos de presentacin de la cuenta 8.1.1. Tipo de usuario: la Universidad de Antioquia cuenta con una Pgina Oficial, categora que Facebook le da a las pginas creadas y administradas por las distintas instituciones. 8.1.2. Nombre de la cuenta: esta cuenta se denomina Universidad de Antioquia (www.facebook.com/Universidad.de.Antioquia). 8.1.3. Informacin de la cuenta: se resea la misin y visin de la Institucin, algunas generalidades histricas y la informacin de ubicacin y contacto. Tambin se enlaza el Portal Universitario como sitio oficial. 8.1.4. Foto de portada: ser utilizada una imagen que represente el contexto universitario. Esta imagen ser cambiada permanentemente para darle ms dinamismo grfico a la Pgina Oficial. En eventos y hechos de relevancia institucional, se recomienda utilizar este espacio para la promocin de los mismos, mediante el diseo de piezas grficas especficas. 8.1.5. Foto de perfil: esta es la imagen representativa de la Institucin en todas las publicaciones de esta red social. Se recomienda el uso del escudo y el acrnimo UdeA, en las distintas piezas grficas dispuestas para la foto de perfil. La frecuencia con la que se cambiar este elemento grfico es menor, pues permite mayor recordacin e identidad institucional en la red social. 8.1.6. Vnculos a otras redes: en el cabezote de la Pgina Oficial se vinculan tambin los canales de informacin institucional en Youtube y Livestream. 8.1.7. Pginas de Facebook externas vinculadas: desde la pgina oficial de la Universidad se seguirn las publicaciones de las dependencias, unidades acadmicas
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y proyectos institucionales. Esto permitir hacer un monitoreo permanente de sus publicaciones, de tal forma que puedan ser replicadas desde la cuenta institucional. Para que este ejercicio sea ms focalizado, no se seguirn pginas externas, salvo si tienen una relacin especfica con la Institucin. 8.1.8. Uso del muro: el muro de la Pgina Oficial de Facebook est configurado para que nicamente los administradores puedan hacer publicaciones. Esta configuracin responde a la intencin de optimizar el canal de comunicacin institucional, evitando que se convierta en un espacio de promocin comercial o de temas y situaciones que no se vinculan con la Universidad. 8.2. Periodicidad de las publicaciones Se recomienda como mnimo una publicacin cada hora durante el da, dependiendo del flujo de informacin institucional. El lenguaje particular de esta red social sugiere una frecuencia moderada de publicaciones, para evitar saturar a los usuarios. Si se trata del cubrimiento de un evento en tiempo real, se puede publicar un post cada 10 15 minutos. Se recomienda que el administrador de la Pgina monitoree la participacin de los usuarios permanentemente, para dar respuesta oportuna a sus inquietudes. 8.3. Pautas de publicacin 8.3.1. Estructura de los mensajes Si bien las publicaciones en Facebook permiten la extensin deseada, como estrategia para fomentar una lectura rpida por parte de los usuarios, se recomienda construir mensajes de no ms de 4 lneas. El mensaje debe tener una estructura y un lenguaje creativo, de tal forma que sea cercano a los pblicos de esta red social, en su mayora jvenes entre los 18 y 26 aos de edad. Al construir el mensaje siga estas recomendaciones: El mensaje debe llamar la atencin de sus seguidores. Redacte mensajes con un tono cercano y que generen inters. Evite el tono protocolario e institucional. Enganche al usuario anteponiendo palabras o expresiones que puedan ser de su inters. La publicacin debe cumplir con las normas de ortografa y redaccin. La estructura del mensaje debe priorizar la informacin. Haciendo uso de los elementos periodsticos, debe responder, como mnimo, tres de las preguntas noticiosas: qu, por qu, cundo, cmo, dnde y quin. Escriba el mensaje como si fuese el gancho de una noticia, de tal forma que llame la atencin. Use datos o cifras que generen curiosidad.
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Considerando que el mensaje es emitido por una cuenta institucional, en l se debe enfatizar la relacin de la Institucin con el tema que trata, sus dependencias o unidades acadmicas. Cuando el mensaje se refiera a una unidad acadmica o dependencia institucional que tenga pgina en Facebook, se recomienda etiquetar la pgina correspondiente. Eso permite potenciar el nmero de seguidores de esa cuenta y la estrategia institucional en las redes sociales. No est permitido integrar la publicacin de mensajes de Facebook al Twitter. Estas dos redes sociales tienen un lenguaje y pblicos particulares, por lo tanto, cada mensaje debe ser construido especialmente para cada una de ellas. Tampoco se automatizar la publicacin de los titulares de los artculos, pues stos no siempre entregan la informacin directa del tema que se trata.
8.4. Vnculos a pginas de informacin Se recomienda que siempre que se haga una publicacin en el muro, est acompaada de un enlace que lleve a la pgina donde el usuario pueda ampliar la informacin. Facebook automticamente la vincula y permite elegir la fotografa que acompaa el enlace. Se le recomienda, especialmente a los administradores de las pginas de Facebook de unidades acadmicas y dependencias, enlazar contenidos del Portal Universitario o de sus micrositios y no subir las imgenes a Facebook de manera independiente. De esa forma se genera mayor trfico de visitas en el Portal. Se recomienda, si es necesario, editar el ttulo del enlace y el texto que lo acompaa, de tal forma que se optimice la informacin y no se repita la ya publicada en el post. Para editar estos dos elementos se hace doble clic sobre ellos. Una vez se copie y pegue la url que acompaar el mensaje en el muro, se recomienda borrar la url, pues automticamente Facebook la vincula. De esa forma se facilita la lecturabilidad de las publicaciones, evitando largas direcciones.
8.5. Interaccin y moderacin de comentarios Las personas encargadas de gestionar el perfil de la Institucin en Facebook, deben monitorear permanentemente los comentarios que los usuarios hagan en los mensajes publicados, de tal manera que se d respuesta oportuna a las preguntas de los usuarios. Cuando se trate de consultas sobre servicios o informacin institucional, el usuario ser remitido a la dependencia encargada, o se le compartir el enlace de la pgina web institucional que contenga esa informacin.
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Cuando se presenten crticas constructivas sobre un mensaje publicado, se sugiere dar una respuesta cordial, que resalte y agradezca la participacin del usuario. Para generar interaccin con los usuarios, dependencias de la institucin y entidades amigas, se recomienda replicar su informacin mediante la opcin compartir, o mencionndola en el post. El administrador de la cuenta debe verificar previamente que la informacin que va a compartir es verdadera.
9. Youtube
9.1. Aspectos de administracin de la cuenta El canal de Youtube de la Universidad de Antioquia, que existe desde noviembre del 2008, es administrado por Universidad de Antioquia Televisin. Su direccin web es http://www.youtube.com/UniversidadAntioquia. En este espacio es publicado todo el material producido por el equipo de este medio universitario, que a su vez es transmitido por la Red Interna de Televisin y varios canales locales y nacionales. En este canal son publicados videos en su mayora informativos y testimoniales de los programas La ltima vocal, UdeA Noticias y La fuerza de los argumentos. Se dedica tambin a la difusin de campaas con la comunidad universitaria, ctedras, foros, promos de las series especiales de la productora de televisin, videos especiales sobre coyunturas institucionales, entre otros. Este canal de video puede publicar material producido por otros realizadores, siempre y cuando cumpla con las condiciones de calidad visual y est directamente relacionado con el acontecer universitario. Sin embargo, dado que la administracin del canal es restringida, la solicitud para publicar videos debe hacerse ante el Portal Universitario y/o Universidad de Antioquia Televisin.
9.2. Identificacin de los videos Los videos publicados deben ser nombrados con creatividad y de manera informativa. El nombre del video debe estar antecedido del acrnimo U de A, seguido de un guin y posteriormente el titular. El video debe tener una descripcin en la parte inferior, de tal forma que le d referencias al espectador sobre el qu, cmo, cundo, dnde, porqu y quin, ofreciendo un contexto del tema abordado en la pieza visual.
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Se recomienda al administrador del canal ser cuidadoso con las normas de ortografa y redaccin al cumplir con esta tarea. Las recomendaciones de redaccin generales en este manual de estilo, deben ser replicadas tambin en el canal en mencin. En lo posible, se sugiere relacionar esta informacin con informacin publicada en otros medios universitarios. Para ello se recomienda acortar las url del Portal, por ejemplo, y anexarla a la descripcin.
9.3. Clasificacin de los videos Este canal de videos hace uso de la opcin listas de reproduccin para clasificar los videos, segn la temtica, hecho o serie a la cual pertenezcan. Adems, esta opcin permite incorporar cada lista a los micrositios de las unidades acadmicas y dependencias administrativas, segn su necesidad.
10. Livestream
Universidad de Antioquia Televisin tambin realiza transmisin de eventos de inters universitario mediante sus canales de Livestream. Esta transmisin est articulada con la estrategia de difusin y cubrimiento mediante las otras redes sociales universitarias. La direccin de este medio es http://www.livestream.com/universidadantioquia Cuando la transmisin de un evento tiene un inters general o es promovido por la Institucin, dicha transmisin ser embebida en el Portal Universitario y se difundir mediante las redes sociales Facebook y Twitter.
11. Flickr
A travs de Flickr http://www.flickr.com/universidadantioquia la Institucin tambin cuenta con un canal para publicar el registro del material fotogrfico de eventos, espacios fsicos, personajes y hechos del acontecer universitario. La clasificacin de los contenidos publicados en esta red social responder a la creacin de lbumes. En algunos artculos publicados en UdeA Noticias, los lbumes pueden embeberse como galeras relacionadas.

Manual de Uso Estilo y Procedimientos

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