ISSN : 2244-8144 Dep.

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PROPUESTA DE ORGANIZACIN DE EVENTO. JORNADAS DE INVESTIGACIN DE TURISMO SOSTENIBLE. CITUR 2013

Adela Gamousse1 Carla Rodriguez2 Jorge Caldern3 y Cristina Marcano4 Universidad de Oriente. Escuela de Hotelera y Turismo. Cursos Especiales de Grado. Dpto. de Servicios Tursticos
adela_gb11@hotmail.com, carlarodriguez_1@hotmail.com, jorge_ch33@hotmail.com, cristina.marcano@udo.edu.ve

La Investigacin que se propone responde a la necesidad del Centro de Investigaciones Tursticas de realizar para el prximo ao 2013 unas Jornadas de Investigacin de Turismo Sostenible a propsito de la V reunin de la Red Universitaria Internacional de Turismo Sostenible que se llevar a cabo en la Escuela de Hotelera y Turismo de la Universidad de Oriente, en la isla de Margarita, estado Nueva Esparta, Venezuela. Las jornadas representan un evento de ndole acadmico, donde los participantes podrn exhibir sus trabajos de investigacin acorde con el tema principal de dicho evento. Es un estudio netamente documental que se encarga de dar propuestas a una necesidad especifica de planificacin. Sus objetivos responden al mismo proceso de Organizacin de un evento como son las las fases de Pre-evento, Evento y Post- Evento para asi dar respuesta a dichas actividades. Se concluye la necesidad de seguir unos pasos organizados para el xito de las mismas.

Palabras Claves: Eventos, Organizacin, Jornadas

Adela Gamousse1 Carla Rodriguez2 Jorge Caldern3 : Licenciados en Hotelera de la Escuela de Hotelera y Turismo. Integrantes de los Cursos Especiales de Grado. Cristina Marcano4. Licenciada en Turismo. Magister sciantiarum en Turismo. Doctora en Administracin, Coordinadora del Centro de Investigaciones Tursticas de la Escuela de Hotelera y Turismo de la Universidad de Oriente

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PROPOSED ORGANIZATION OF THE EVENT. SUSTAINABLE TOURISM RESEARCH CONFERENCE. CITUR 2013

Adela Gamousse1 Carla Rodriguez2 Jorge Caldern Cristina Marcano and3 4 Universidad de Oriente. School of hospitality and tourism. Special degree courses. Dept. of tourist services
adela_gb11@hotmail.com, carlarodriguez_1@hotmail.com, jorge_ch33@Hotmail.com, cristina.marcano@udo.edu.ve

The research proposed responds to the need of the Centre for tourism research for a Conference on research of sustainable tourism next year 2013 with regard to the fifth meeting of the International University network for sustainable tourism, to be carried out at the school of hotel and tourism from the Universidad de Oriente, in Margarita Islandbeen new Sparta, Venezuela; Sessions represent an academic nature event, where participants may exhibit their work in line with the main theme of the event. It is a purely documentary study dealing with proposals to one need specific planning. Its objectives respond to the same process of organizing an event such as the stages of pre-event, event and post event in order to respond to such activities. The need to follow a few steps organized for the success of the same can be concluded.

Keywords: Events, organization, Conference

Carla Rodriguez2 Jorge Caldern Adela Gamousse3 : Graduates in hospitality at the school of hospitality and tourism. Members of the special degree courses. Cristina Marcano4. A degree in tourism. Magister sciantiarum in tourism. PhD in management, Coordinator of the Centre for tourism research at the school of hotel and tourism from the Universidad de Oriente

Introduccin

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El Centro de Investigaciones Tursticas de la Escuela de Hotelera y Turismo de la Universidad de Oriente, es la unidad universitaria del Estado Nueva Esparta, dedicada al estudio de los factores relacionados con el desarrollo de las actividades tursticas, donde docentes y estudiantes investigadores se conducen ajustados a principios ticos y tcnicos a fin de dar respuesta a los problemas concretos que afectan a la comunidad de destinos tursticos de toda ndole ( estadal, nacional o internacional). La Investigacin que se propone responde a la necesidad del Centro de Investigaciones Tursticas de realizar para el prximo ao 2013 unas Jornadas de Investigacin de Turismo Sostenible a propsito de la V reunin de la Red Universitaria Internacional de Turismo Sostenible que se llevar a cabo en la Escuela de Hotelera y Turismo de la Universidad de Oriente, en la isla de Margarita, estado Nueva Esparta, Venezuela. Las jornadas representan un evento de ndole acadmico, donde los participantes podrn exhibir sus trabajos de investigacin acorde con el tema principal de dicho evento. Las jornadas son un evento que consiste en una serie de actividades, destinadas a impartir instrucciones o informacin especfica en sectores particulares de trabajo. Esta es utilizada para analizar problemas y buscar soluciones, as como para motivar y estimular a los participantes hacia la accin, tiene como objetivo principal analizar problemas laborales, gremiales o profesionales y proponer soluciones. Su tiempo original de duracin es de un da, pero en realidad pueden durar varios. Este puede ser un evento interno o de un grupo especfico con un inters comn, el nmero de personas varan de acuerdo a las expectativas que genere el tema a tratar. Su ejecucin requiere de la ayuda de tcnicas tales como: disertaciones, charlas o conferencias complementndose, si se desea con mesas de trabajo. Se tratan aspectos caractersticos de las jornadas de investigacin. Se especifican las actividades que se proponen ara el Pre evento, Evento y Post-Evento, tomando en cuenta las etapas de organizacin de las Jornadas. La planificacin, organizacin, direccin y control de un evento requiere de un trabajo minucioso, ya que hay que registrar cada detalle para poder alcanzar el xito deseado. Es importante para la realizacin del mismo, la aplicacin de las tres fases: Pre-Evento, Evento y Pos-Evento, esto con la finalidad de alcanzar las metas y objetivos propuestos por los organizadores. En estas etapas, es de suma relevancia, la delegacin de funciones para que cada integrante este consciente de las responsabilidades que recaen en l y que logre cumplir con las mismas. En este caso la realizacin de la I Jornada Internacional de Turismo Sostenible representa un reto para el comit organizador, ya que es una idea que parte desde cero y hay que pensar e idear cada detalle. Para esta Jornadas en la etapa del pre evento se tocaron contenidos como: la eleccin del tema, la designacin de cada comit, el diseo de la publicidad entre otros, que actan como la base fundamental para la organizacin efectiva de este evento. En la fase de evento, se encuentran funciones de gran importancia como lo es: el recibimiento de participantes e invitados, la ceremonia de apertura y la ceremonia de clausura. Esta es la imagen que percibe cada participante e invitado sobre el xito obtenido en el evento. Y en ltimo lugar se encuentra la etapa del post evento, donde se evaluar los resultados obtenidos y se definir si las metas propuestas fueron o no alcanzadas. Uno de los principales objetivos del post evento es la realizacin de una memoria y cuenta en la cual se demostrar si la gestin organizativa del evento fue exitosa y rentable. La realizacin de las Jornadas representa una oportunidad para reunir personas interesadas en un tema en comn, con el fin de retroalimentarse e intercambiar ideas y teoras. En este caso el tema principal es el Turismo Sostenible, tema de gran relevancia hoy en da para quienes trabajan en el sector turstico.

Metodologa Para la realizacin de este informe se trabajo con una metodologa netamente documental, basndose en revisiones bibliogrficas (libros, revistas, trabajos de investigaciones, entre otros), y en revisiones electrnicas, tambin se usaron como gua antecedentes de jornadas de investigacin realizadas en el pas con anterioridad. Resultados FASES DEL PRE-EVENTO DE LA ORGANIZACIN DE LAS JORNADAS

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La etapa del pre-evento est constituida por las fases de planificacin y organizacin de dicho evento. Durante esta fase, se realizan numerosas actividades, entre las cuales se encuentra la de designar un tema a tratar y seguidamente, su respectivo ttulo. Para efecto de la Primera Jornada Internacional de Turismo Sostenible de CITUR, la seleccin del lugar donde se realizar el evento, la creacin de diferentes comits, y la seleccin de invitados especiales, abarcan solo algunas de las diversas actividades ligadas al proceso del pre-evento. A continuacin, se describen las diferentes diligencias necesarias para la organizacin y desarrollo del preevento. Seleccin de la Fecha y Hora del Evento Se selecciona la fecha y hora del evento, y se asegura que esta no coincida con algn periodo vacacional u otro evento de la misma categora, lo cual podra presentar dificultades. Por ende, se ha seleccionada el da Jueves 23 y Viernes 24 de Mayo del 2013, con el objetivo de contar con la presencia de las autoridades universitarias y los distintos invitados especiales. Se estipula que el evento se realizara de 8 am a 6pm aproximadamente, puesto que se planea cumplir con el itinerario efectivamente en ese lapso de tiempo. Fijacin del Lmite de Cupos de Inscripcin y Fecha de Inscripcin Se fijara el lmite de nmeros de cupos de inscripcin, para evitar cualquier previsto o dificultad a la hora de realizar el evento. Esto ayudara a obtener un estimado de personas a inscribirse, lo cual facilitara la seleccin del lugar de evento. Se cuenta con un aproximado de 200 personas, los cuales podran dividirse en 100 cupos para pblico general y 11 para ponentes nacionales e internacionales y el resto de los cupos para invitados especiales. Es necesario manejar el nmero exacto de personas inscritas para poder elaborar los respectivos certificados. Por efecto, las inscripciones se cerrarn 5 das previos al evento. Seleccin de Invitados y su Nmero Consiste en confeccionar la lista de invitados, la cual incluye a autoridades representativas de la Universidad de Oriente Ncleo Nueva Esparta, como la Decana, el Director de Escuela, los Jefes de Departamento y Profesores de la Carrera de Hotelera y Turismo. Tambin se incluyen personalidades del sector turstico y hotelero de Nueva Esparta, tales como representantes de la Cmara Hotelera y la Cmara de Turismo del estado, representantes de INATUR y CORPOTUR. Seleccin del Lugar del Evento EL lugar donde se desarrolla el evento, se escogi de acuerdo al nmero de personas estipuladas para asistir al evento y cumple con los requisitos necesarios para realizarlo de una manera exitosa. Por eso se escogi como lugar del evento el Centro de Artes Omar Carreo ubicado en La Asuncin municipio Arismendi del Estado Nueva Esparta. (Figura 1)

Figura 1 Centro de Artes Omar Carreo Fuente Obtenida en www.centrovenezolano.com/centro-de-artes-omar-carreno/

Seleccin de los Comits Los comits estn constituidos por un grupo de personas designadas con diferentes labores y tareas para contribuir con la realizacin de un evento. Por consiguiente, para el desarrollo de la Primera Jornada

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Internacional de Turismo Sostenible de CITUR, se designaron diez comits. Los cuales se describen a continuacin. Comit de Programas El comit de programa se encarga de prestar el apoyo al coordinador general en relacin a la estructuracin del programa general del evento. Diseo del Programa Se disea un programa acorde con las jornadas distribuyendo ergonmicamente las ponencias, para lograr la satisfaccin de los participantes, se dispondrn dos refrigerios en los que los ponentes y dems participes podrn tomar un descanso para luego continuar con las actividades designadas. (Cuadro 1) Cuadro 1 Programa
I Jornada Internacional de Turismo Sostenible CITUR Cronograma de Actividades

Hora 8:00am 9:00am 10:00am 11:00am 12:00pm 1:00pm 3:00pm 4:00pm 5:00pm 5:30pm 6:30pm
Elaboracin Propia

Da 1 Registro y entrega de material Ceremonia de apertura Primera Ponencia Coffee Break Presentacin de Trabajo (2) Almuerzo Segunda Ponencia Presentacin de Trabajo (2) Coffee Break Tercera Ponencia Cierre

Da 2 Primera Ponencia Dinmica Grupal Coffee Break Segunda Ponencia Almuerzo Presentacin de Trabajo (2) Tercera Ponencia Ceremonia de Clausura Coffee Break

Seleccin de Ponentes. Despus de recibir todas las posibles ponencias, se hace una seleccin muy rigurosa con los trabajos seleccionados para la presentacin. Asignacin de Asientos para Autoridades de la Universidad e Invitados Especiales La primera fila corresponde a las Autoridades de la Universidad, y la siguiente para los invitados especiales. Se identificaran estos puestos con una tarjeta de reservado que cuenta con el logo y el titulo de la Jornada. (Figura 2)

Figura 2 Fuente: Elaboracin propia

Comit de Finanzas El comit de finanza se encarga de la distribucin de los recursos necesarios para el evento, y su correcto aprovechamiento. Elaboracin del Presupuesto Se elabora el presupuesto de los gastos que se incurrirn en el evento. Figura 3

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(Figura 3) Fuente: Elaboracin propia

Realizacin de Pagos El comit de finanza se encarga de cumplir con todos los pagos que cubran los servicios contratados para el evento. Como lo son, los viticos de los ponentes internacionales, el alquiler de equipos, entre otros. Apertura de Cuentas Este comit har la apertura de las cuentas que sern utilizadas para efecto del proceso de inscripcin y preinscripcin. En esta ocasin, se aperturar una cuenta en el Banco Mercantil Comit de Seguridad El comit de seguridad es aquel que se encarga de velar por la integridad fsica de los participantes e invitados que asistirn al evento. Este comit esta conformado por personal capacitado y con experiencia previa en trabajos de este tipo. Organizacin del Operativo de Seguridad del Evento Se selecciona el nmero de personal que se encargara de los operativos de seguridad del evento. En funcin del espacio del lugar, se distribuirn los oficiales de seguridad necesarios para cumplir el objetivo del comit. Comit de Servicios Generales Las funciones de este comit yacen en la logstica y planificacin de las actividades a realizar en el evento. Reservacin del Lugar del Evento Con un mes de anticipacin se har la reservacin del lugar designado para la realizacin del evento. De acuerdo a las normas estipuladas por la empresa propietaria de la sede, se cumplir las normas acatadas por la empresa para la reservacin del espacio. Ornamentacin del Saln Un da antes del evento, se procede a ambientar el lugar para cumplir con las exigencias del evento. Se dispondr de una mesa en el escenario para ubicar a las autoridades del evento. El lugar se adornara con arreglos florales, se distribuirn los equipos audiovisuales en puntos estratgicos. El Montaje del saln ser tipo auditorio por las caractersticas del saln. (Figura 4)

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Figura 4 Fuente: Elaboracin propia

Alquiler de Equipos Este comit velara por el alquiler de los equipos tcnicos necesarios para la realizacin de las ponencias y presentaciones. Reproduccin del material En esta fase el comit se encargara de reproducir el material necesario que se le facilitara a cada participante, este se encuentra conformado por: una carpeta con el logo y slogan de las jornadas, un cd con todas las ponencias presentadas durante los das de exposiciones, un block y bolgrafo para las anotaciones que requieran hacer los participantes. (Figura 5)

Figura 5 Fuente: Elaboracin propia

Comit de Promocin y Relaciones Pblicas Este comit se encarga de la imagen y aspectos formales de las jornadas, con esto se busca generar una imagen atractiva, para as captar con ms eficacia a los participantes. Seleccin del Nombre y Logo del Evento Una vez seleccionado el tema principal de la jornada, se prosigue a seleccionar un titulo adecuado, este debe ser corto y llamativo para crear inters en los posibles participantes, derivado de ese titulo se pasa a la creacin del logotipo, igualmente debe ser alusivo al tema del evento. El logo debe tener un diseo creativo, y usar colores que llamen la atencin de los usuarios. Para este evento se tomo como nombre del mismo I Jornada Internacional de Turismo Sostenible Sostn el planeta Sostn el Futuro. Despus de la seleccin del nombre se realizo el diseo del logo alusivo al tema de la jornada utilizando colores verdes, azul y morados.( Figura 6)

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Figura 6 Logo del Evento Elaboracin propia

Diseo de la Papelera La papelera para el evento se utilizara para el envo de cartas, comunicados y transmisin de informacin en general, por lo cual debe ir correctamente identificada con el logo y el titulo de la jornada. Figura 4

Universidad De Oriente Ncleo Nueva Esparta Centro de Investigaciones Tursticas

DEL PUEBLO VENIMOS/ HACIA EL PUEBLO VAMOS AV. 31 De Julio, sector Guatamare, Isla de Margarita Estado Nueva Esparta. Apartado de Correo 147- telfono 0295- 4006614 http:/www.ne.udo.edu.ve/ - csceht@gmail.com

Figura 7 Papelera Elaboracin propia

Diseo de la Invitacin El comit se encargara de disear las invitaciones que sern enviadas a los invitados especiales y autoridades, esta debe ser lo suficientemente formal y llevar el logo y titulo de las jornadas, se implementaran unas en formato electrnico para hacer llegar la invitacin a personalidades internacionales. (Figura 8)

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Figura 8 Invitaciones Elaboracin propia

Diseo de Certificados Las jornadas por ser un evento acadmico debe conferir a los participantes un certificado que haga constar su participacin en dicho evento, el certificado debe llevar aparte del logo y titulo del evento, los datos personales de cada participante. El tema principal de las jornadas es el turismo sostenible por lo que el certificado ser confeccionado con material de reciclaje. Figura 9

Figura 9 Certificado Fuente Elaboracin propia

Diseo de la Credencial Para esta jornada las credenciales se presentaran de dos maneras, la primera ser para el comit organizador y ser en forma de carnet para que seas visible y los participantes pueden diferenciar quienes conforma este comit y la segunda credencial ser en forma de brazalete y ser para los participantes e invitados. (Figura 10)

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Figura 10 Fuente: Elaboracin Propia

Diseo de la Publicidad El comit de promocin y relaciones pblicas se encargara de crear una imagen fresca e innovadora para publicitar el evento a nivel regional y nacional, adems de elaborar una publicidad electrnica para promocionar las jornadas en el exterior. (Figura 11)

Figura 11 Publicidad Elaboracin Propia

Seleccin del Uniforme Para darle prestancia y formalidad al evento se designara un uniforme alusivo al evento para el comit organizador, para los hombres un pantaln de vestir negro y una camisa diseada especialmente para las jornadas, las mujeres vestirn una falda negra a la altura de las rodillas y la camisa diseada para el evento. El equipo de protocolo deber vestir mas formal, los caballeros con traje y corbata y las damas con un vestido tipo coctel y una bufanda para el cuello. Los ponentes y dems invitados especiales tendrn a su juicio la eleccin de su vestimenta, pero previamente se recomendara usar traje formal (Figura 12)

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Figura 12 Diseo de Uniformes Elaboracin Propia tomando como fuente tiendasrubios.com

Organizar los actos de Inauguracin y Clausura Este comit se encargara de organizar la ceremonia de apertura y clausura. La ceremonia de inauguracin dar inicio a las jornadas, por ende esta comisin se debe encargar de contratar los servicios de un coro para la interpretacin del himno nacional y regional. Este tambin se encargara de ubicar el acto cultural que ser ofrecido a las personas asistentes. Para la ceremonia de clausura igualmente se debe presentar algn acto cultural para despedir y agasajar a las personas presentes. Comit de Alojamiento El comit de alojamiento se encarga de la organizacin del alojamiento de los ponentes e invitados especiales. Su principal funcin es encontrar un establecimiento hotelero que se adapte a las necesidades de estos. Seleccin de Hospedaje En esta fase del pre- evento el comit de alojamiento selecciona, entre una gama de posibilidades de establecimientos, el ms adecuado a los requerimientos tanto de la jornada como de los ponentes e invitados especiales. En este caso el comit tomo como opcin de alojamiento el Hotel Boutique La Plazuela, ya que est ubicado en el corazn de la capital del estado y est prximo al lugar donde se desarrollar la jornada, facilitndoles el traslado a lugar del evento. (Figura 13)

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Figura 13 Hotel La plazuela Fuente Obtenida de www.laplazuelahotel.com.ve

Contratar los Servicios de Alojamiento Una vez seleccionado el establecimiento de alojamiento, el comit procede a hacer la gestin para adquirir el servicio de hospedaje y as asegurar la vacante del mismo. En esta ocasin se realizar la operacin a travs del departamento de reservacin del Hotel Boutique La Plazuela de un total de veinte (20) habitaciones para distribuirla entre los ponentes e invitados especiales a la jornada. Comit de Alimentos y Bebidas Este comit se encarga de todo lo relacionado con lo referente a los refrigerios de la jornada y la comida del equipo de trabajo que labora en el evento. Para este evento se contrato el servicio de la compaa Margarita Evento y Banquete, est se encargara de suministrar los insumos a lo largo de la jornada. (Figura 14)

Figura14 Fuente: Obtenida de Margarita eventos Y Banquetes

Seleccionar lo referente a los Coffee Break En las jornadas se estila ofrecer coffee break a los asistentes al evento para hacer ms placentera su participacin en el evento. En estas jornadas se estima ofrecer cuatro (4) Coffee Break a los asistente intercalndoles en la maana y en la tarde a lo largo de los dos das del evento. En la maana el Coffee Break est compuesto por comida salada jugos, agua y caf y en la tarde dulces, jugos, agua y caf, por otra parte se siniestrar al comit organizador y dems trabajadores en el eventos el almuerzo por los das de la duracin del evento. Comit de Registro

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Este comit tiene como funcin controlar el proceso de registro e inscripcin, tanto de los participantes como los ponentes en el evento. Diseo del Formato de Inscripcin Para el evento se diseo un formato de inscripcin donde se recaudan los datos ms importantes de los participantes. Este formato se realizo de dos maneras, la primera mediante la pgina web de la jornada y la segunda de manera directa con los organizadores del evento. (Figura 15)

Figura 15 Fuente: Elaboracin propia

Confirmacin de Asistencia Tantos los asistentes al evento como los participantes y ponentes debern confirmar en un lapso no menor a dos (2) semanas antes del da del evento su participacin para poder organizar todo lo referentes a los certificados y nmeros de asistentes a la jornada. Comit de Transporte El comit de transporte vela por el traslado ptimo de los ponentes e invitados desde los diferentes puntos de acceso de la Isla de Margarita. Coordinacin de la llegada y salida de los Ponentes Nacionales e Internacionales Al momento de la llegada de los ponentes e invitados especiales al estado Nueva Esparta, por cualquier entrada ya sea martima o area, se dispondr de un servicio de traslado hasta el lugar de alojamiento, de igual manera se contar con este servicio al momento de retorno. Se contratar un servicio de taxis ejecutivo para garantizar que cada ponente e invitado reciba trato profesional y as evitar cualquier contratiempo al momento de su llegada y partida. (Figura 16)

Figura 16 Compaa de Transporte Fuente obtenida www.taxiluxor.blogspot.com

Traslado de los Ponentes Se designara una Coaster para el traslado de los ponentes e invitados a la jornada del sitio de alojamiento, hasta el lugar donde se desarrollar el evento. (Figura 17)

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Figura 17 Traslado de Ponentes Fuente Obtenida en www.Toyota.com.ve

Comit de Limpieza Se encarga del aseo y acondicionamiento previo del lugar donde se desarrollara la jornada. Acondicionamiento del Lugar del Evento La persona encargada de la limpieza del lugar deber velar por que recinto quede totalmente pulcro, de igual manera deber cerciorarse de que los baos estn en optimas condiciones para su uso. ACTIVIDADES DURANTE EL EVENTO A continuacin, se describir las actividades presentes en la fase del evento y las acciones a efectuar por cada comit. Comit de Registro Una vez ubicados en el lugar del evento el comit de registro proceder a hacer efectiva la formalizacin de la inscripcin de los participantes del evento y la entrega del material a utilizar durante toda la jornada. Formalizacin de la Inscripcin Cada participante, deber entregar un boucher o un comprobante de transferencia en la mesa de registro. Luego el comit buscar al participante en la lista para poder formalizar su asistencia. Entrega del Material, Certificado y Credencial A todos los participantes, se les entregar la carpeta con el material para las ponencias, su credencial y su certificado respectivamente. Comit de Recepcin Los participantes sern bienvenidos por un grupo de protocolo designado a atender cualquier duda y requerimiento del mismo. Recibimiento y ubicacin de los Invitados La Lic. Cristina Marcano ser acompaada por un grupo de protocolo, quienes darn la bienvenida a los invitados a las jornadas. Esta recepcin ser pautada entre las 8:00 am y 8:45 am. a fin de dar inicio de manera puntual a las jornadas. Ceremonia de Apertura La Ceremonia de Apertura se realizar a las 9:00 am, en la cual el maestro de ceremonia, Cristina Marcano, dar la bienvenida formalmente a las jornadas y algunas palabras de agradecimiento. Luego de esto, se entonar las letras del himno nacional, por parte de La Coral Inocente Carreo. Finalmente el maestro de ceremonia abrir paso a las autoridades universitarias a que tomen la palabra. Palabras de la Decana y del Director de CORPOTUR Se fundamenta en la presentacin tanto de las autoridades de la UDO como de la corporacin de turismo. Estas palabras deben ser breves y alusivas a las jornadas a presentar donde se destaque la importancia del turismo sostenible. Desarrollo del Programa Establecido En este lapso de tiempo se desarrollar el contenido programado para esta jornada. Ceremonia de Clausura El grupo de danza de la UDONE realizara un acto en la ceremonia de clausura de las jornadas. Palabras de Agradecimiento del Coordinador General de CITUR La Lic. Cristina Marcano dar por culminado oficialmente las jornadas de investigacin, invitando a los presentes a un compartir.

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ACTIVIDADES DURANTE EL POS-EVENTO A continuacin se describir las actividades presentes en la fase del pos-evento. Traslado de los Ponentes Las Coaster estarn ubicadas a las afueras del Centro de Artes Omar Carreo, en donde podrn ser abordadas por los visitantes para ser trasladados de vuelta al Hotel La Plazuela. Luego, la compaa de transporte Luxor ser encargada del traslado desde el hotel hasta puertos y aeropuerto. Desmontaje de la Ornamentacin y Equipos Luego de finalizar el evento, el comit de servicios se moviliza al Centro de Artes Omar Carreo para recoger y desmontar todo los equipos utilizados en las Jornadas. Limpieza del Lugar del Evento El Comit de Limpieza se encarga de la limpieza y orden del lugar luego culminado el evento. Entrega de Balance Final Finalizada las jornadas, el Comit de Finanzas hace entrega al comit organizador, un balance final donde se muestran todas los movimientos financieros, adems de un estimado de las ganancias obtenidas.

CONCLUSIONES La planificacin y organizacin de las Primeras Jornadas de Turismo Sostenible de CITUR, cumple con las etapas de pre-evento, evento y pos-evento, cada una con sus diferentes actividades. La Organizacin de estas Jornadas implican tres (3) etapas en la Organizacin de un evento que no se pueden manejar por separado, este sistema funciona igual que una cadena, donde cada eslabn es primordial para alcanzar el objetivo planteado. Las fases del pre-evento implica las siguientes acciones: la seleccin de la fecha y lugar del evento, la eleccin de los invitados especiales, el diseo de las invitaciones y otro tipo de material, seleccin de los recursos necesarios para el desarrollo del evento. En relacin a la fase del evento, incluye el desarrollo de las ceremonias de apertura, la recepcin de los invitados, ceremonia de clausura, y otros aspectos que permitan la ejecucin exitosa del evento. La etapa del pos-evento permite la evaluacin de la efectividad con que se desarroll las Primeras Jornadas Internacionales de Turismo Sostenible y su impacto en el mbito turstico y hotelero. Es necesario mantener el orden y la ejecucin de todas actividades presentes en cada fase de la planificacin, organizacin y ejecucin de un evento de esta ndole, para lograr el xito y cumplir las metas propuestas. Para los organizadores es de suma importancia llevar cada uno de los pasos a seguir dentro de las fases del evento, para no ignorar detalles que puedan afectar el desarrollo de la Jornada. Precisar un nmero exacto de invitados con el fin de prever los recursos y el espacio necesario para el ptimo aprovechamiento de los mismos. Efectuar con puntualidad la ceremonia de apertura y clausura es elemento de xito y permite evitar prdidas de tiempo innecesarias que puedan afectar el itinerario establecido, teniendo como consecuencia la prdida del control de la actividad.

Bibliografa FLEITMAN, Jack. Eventos y Exposiciones una Organizacin Exitosa. Editorial McGrawHill. Mxico 1997 FRAGE, Etna de. Eventos Universitarios y Sociales. Fondo Editorial Universidad Pedaggica Experimental Libertador, 1998 GHERARDI, Eliana. Cmo hacer eventos exitosos. Coleccin Quirn No 36, Citur en lnea 197

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Los libros de El Nacional. Editorial CEC, S.A. Venezuela, 2000 GMEZ, Carlos. Gerencia de Eventos Especiales. Editorial Panapo. Venezuela, 1995 GMEZ, Carlos y VISLA, Oswaldo. La Gerencia de Eventos Especiales en las Relaciones Pblicas. Editorial Panapo. Venezuela, 1989

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