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Gestin de Academia
Manual del usuario
Indice de contenidos
INDICE DE CONTENIDOS
Parte I - Introduccin Parte II - Un vistazo rpido Parte III - Mantenimiento
3.1. Alumnos 3.1.1. Ficha de alumno 3.1.2. Borrando alumnos 3.2. Interesados 3.2.1. Ficha de interesado 3.3. Cursos 3.3.1. Ficha de curso 3.3.1.1. Horarios/Temarios 3.3.1.2. Matrculas 3.3.1.3. Control de faltas 3.3.1.4. Reserva de plazas 3.3.1.5. Recibos 3.4. Horarios 3.4.1. El planificador visual 3.4.2. El planificador de datos 3.4.3. Aadir un horario 3.4.4. Aadir un rango horario 3.4.5. Modificar un horario 3.4.6. Eliminar un horario 3.5. Aulas 3.5.1. Ficha de aula 3.6. Profesores 3.6.1. Ficha de profesor 3.7. Materias 14 15 30 30 31 33 33 33 33 33 33 33 50 50 51 52 54 57 58 58 59 61 62 69
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3.7.1. Ficha de materia 3.8. Tipos de formacin 3.8.1. Ficha de tipo de formacin 3.9. Bancos 3.9.1. Ficha de banco 3.10. Formas de pago 3.10.1. Ficha de forma de pago 3.11. Familias de gastos 3.11.1. Ficha de familia de gastos 3.12. Tutores 3.12.1. Ficha de tutor 3.13. Usuarios 3.13.1. Ficha de usuario
71 72 73 74 75 76 77 77 78 79 79 80 81
Parte IV - Matrculas
4.1. Listado de matrculas 4.1.1. Ficha de matrcula 4.2. Emitir diplomas 4.3. Reservas 4.3.1. FichaReserva 4.4. Actualizar importes 87 88 94 97 97 98
Parte V - Reservas de plaza

5.1. Ficha reserva de plaza 103
Parte VI - Recibos e ingresos

6.1. Cobro de recibos 6.2. Generar recibos 6.3. Listado de recibos 6.3.1. Ficha de recibo 6.4. Impresin de recibos 6.5. Otros ingresos 106 109 112 113 116 117
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6.6. Proveedores 6.7. Gastos 6.8. Generar recibos bancarios
118 119 120
Parte VII - Facturacin

7.1. Facturas 7.1.1. Ficha de factura 7.2. Facturar recibos 7.3. Presupuestos 7.4. Artculos 7.4.1. Ficha de artculo 7.5. Empresas 7.5.1. Ficha de empresa 7.6. CNAE 7.7. Sectores 7.7.1. Ficha de sector 7.8. Tipos de IVA 7.9. Cartas de pago 124 126 128 129 130 131 132 132 133 134 134 135 135
Parte VIII - Listados

8.1. Listado de alumnos 8.2. Listado de cursos 8.3. Listado de matrculas 8.4. Listado de recibos 8.5. Listado de abonos 8.6. Caja 8.7. Etiquetas y correspondencia 8.7.1. Aadiendo destinatarios 8.7.2. Enviando emails 8.8. Evoluciones 140 141 143 144 147 147 149 151 154 155
Parte IX - Utilidades
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9.1. Cambiar de usuario 9.2. Calendario laboral 9.3. Listn telefnico 9.4. Copia de seguridad 9.5. Configuracin 9.6. Configurar informes
160 160 161 162 164 172
Parte X - Agenda
10.1. Ejemplo Agenda 178
Parte XI - Listados estndar

11.1. Filtro rpido 11.2. Criterio de ordenacin 11.3. Filtro avanzado 11.4. Rejilla de datos 11.5. Configurar campos 11.6. Configurar columnas 11.7. Restaurar valores predeterminados 11.8. Botones de accin 11.9. Barra de navegacin 11.10. Filtro de fechas 185 186 188 189 190 190 191 191 193 193
Parte XII - Preguntas frecuentes
PARTE I
Introduccin
Parte I - Introduccin
PARTE
I
Introduccin
Enhorabuena por la adquisicin del programa 'Gestin de Academia Argos-Galaica'. Tiene en sus manos un programa de gran potencia y eficiencia total que le permitir controlar todo lo referente a la facturacin y cursos de su negocio. Nuestro principal objetivo es ofrecerle un programa eficiente que le permita acceder de forma progresiva a todas las opciones que contiene. Para ello nos mantenemos en contacto directo con aquellos clientes que as lo desean de forma que podamos atender sus sugerencias y, de esta forma, mejorar con el tiempo las prestaciones del software que tiene en sus manos. Nota: Cuando se encuentre con este signo es porque queremos remarcar alguna caracterstica del programa que puede influir en otras secciones o ser de especial inters. Ejemplo: En ocasiones encontrar ejemplos prcticos para facilitar el entendimiento del programa. Atencin: Este smbolo representa algo que puede afectar seriamente al funcionamiento del programa. Lase siempre estos prrafos para evitar males mayores. Recuerde adems que el propio programa tiene una serie de videos multimedia explicativos sobre las tareas ms comunes, en la seccin Ayuda > Videos. Gracias por su confianza y esperamos que esta gua le sea de gran ayuda. De cualquier modo recuerde que en nuestra web puede encontrar ms informacin sobre el mismo, as como un foro de preguntas 7
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frecuentes.
http://www.argos-galaica.com email: info@argos-galaica.com
PARTE II
Un vistazo rpido
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PARTE
II
Un vistazo rpido
En esta seccin queremos darle una visin global del programa. Luego, con detenimiento, puede leer todo el manual y sacar el mximo rendimiento, pero en este vistazo rpido incial vamos a mostrarle algunas de las principales caractersticas. Tambin le informamos que al final del manual hemos recopilado una serie de Preguntas Frecuentes que seguramente resolvern sus dudas iniciales sobre el funcionaimiento del programa. Por donde empiezo? Si va a empezar a trabajar con nuestro programa le recomendamos que, de primeras, cree un curso (Mantenimiento: Cursos). Para crear un curso solo tiene que cubrir su nombre y poner la fecha de inicio y final. Tambin es conveniente que ponga el importe de matrcula (si lo hay) y el importe del recibo mensual. Los dems datos (horarios, materias, das de la semana, etc) son opcionales. A continuacin puede dar de alta a alumnos. Eso puede hacerlo en la opcin Mantenimiento: Alumnos. Simplemente cubra los datos bsicos del alumno (nombre, apellidos y direccin). Puede aprovechar que ya tiene la ficha de alumno abierta para matricular al alumno. Para eso, sin salir de la ficha de alumnos, vaya a la solapa Matriculas y all puede darle al botn Aadir . Se abrir la ficha de matrcula. Ver que el cdigo de alumno ya est cubierto y solo tenemos que escoger un curso donde matricularlo. Pulsamos el botn de la lupa en el cdigo de curso y debera aparecernos el que hemos creado en el paso anterior. Lo seleccionamos y damos a aceptar. Ya tenemos matrculado a nuestro alumno. Generar los recibos Una vez los alumnos estn correctamente dados de alta en el sistema ya
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Parte II - Un vistazo rpido
podemos generar sus recibos. Tenemos varias maneras, pero la ms habitual es ir cada principio de mes al men Recibos e Ingresos: Generar recibos. All nos sale un listado automtico de todos los recibos que se deberan generar este mes. Simplemente pulsando el botn Generar se crearn los recibos. Emitir y cobrar Hay varias maneras de emitir los recibos. Podemos emitir toda la remesa de forma simultnea llendo al men Recibos e Ingresos: Imprimir, para sacar toda la remesa de golpe. Tambin podemos emitirlos a medida que el alumno acude a recepcin para pagar. Este sistema es muy cmodo y se encuentra en Recibos e Ingresos: Cobrar. Se abre una pantalla similar a una caja registradora donde podemos localizar de forma rpida a cualquier alumno mediante su cdigo, apellidos, dni, etc... y se nos mostrarn los recibos pendientes que tiene. Podemos entonces pulsar: Emitir y cobrar con lo que se sacar una copia impresa del recibo para el alumno a la vez que se marca como cobrado dicho recibo. Enviar correos electrnicos a los alumnos Podemos usar la opcin de Listados: Etiquetas y correspondencia para crear listados especficos. Esta opcin es muy potente y se puede usar para muchas cosas: emitir carns, etiquetas de envo, crear listados de excursiones o conferencias. Una de las opciones que tiene es el permitir mandar un email masivo a todos los alumnos simplemente introduciendo los alumnos destintatarios (con su correspondiente email) y luego estableciendo un asunto y un texto. Previamente hay que configurar la aplicacin para poder usar un servidor de correo electrnico del que disponga su empresa. Y muchas ms cosas Este texto solo pretenda introducir algunos conceptos rpidos del programa. Las opciones disponibles y sus combinaciones son enormes. Est pensado para funcionar en cualquier tipo de academia (enseanza,
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oposiciones, baile, etc...). Nuestra experiencia y cientos de clientes avalan la versatibilidad del software que ahora tiene en su ordenador. Recuerde adems que realizamos actualizaciones peridicas del mismo teniendo en cuenta las sugerencias que nos remiten nuestros clientes, por lo que podemos asegurar sin duda alguna que este programa se adapta a la realidad diaria del trabajo en una academia. Preguntas frecuentes Le invitamos a que le eche un vistazo a la ltima seccin del manual donde puede encontrar preguntas frecuentes que han hecho nuestros clientes y que sin duda resolvern muchas de las suyas.
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PARTE III
Mantenimiento
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PARTE
III
Mantenimiento
En el men mantenimiento se engloban los principales datos con los que trabajar el programa de Academia, desde los alumnos hasta las formas de pago.
3.1. Alumnos
El listado de alumnos, al que se puede acceder desde el men principal en Mantenimiento > Alumnos, tiene el siguiente aspecto:
Se trata de un listado estandar, por lo que su funcionamiento bsico puede verse en el captulo listados estandar.
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Parte III - Mantenimiento
3.1.1. Ficha de alumno La ficha de alumno contiene todos los datos relativos a los alumnos que acuden a los cursos. Para poder almacenar todos los datos de forma organizada hemos dividido la informacin en varias solapas: Datos personales
Los datos bsicos comprenden los siguientes campos: Cdigo. El cdigo de alumno es de tipo numrico y lo cubre de forma consecutiva el programa.. Apellidos. Apellidos del alumno. Nombre. Nombre del alumno. Domicilio. Direccin habitual del alumno.
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Localidad. Localidad del alumno. Provincia. Provincia del alumno. C.P. Cdigo postal del alumno. DNI. Documento nacional de identidad del alumno. La letra la calcula automticamente el programa para verificar la correcta introduccin del mismo. F. Nacimiento. Fecha de nacimiento del alumno. La edad la calcula automticamente el programa a partir de esta fecha, mantenindola siempre al da. Telfono 1. Telfono fijo del domicilio del alumno. Telfono 2. Segundo telfono fijo de contacto del alumno (trabajo, residencia de los padres, etc...). Mvil. Telfono mvil del alumno. Fax. Fax del alumno. Direccin de correo electrnico. Direccin de email del alumno. Pgina web. Pgina web del alumno, si la tuviese. Tutor. Tutor legal del alumno, en caso de ser necesario. Podemos dar de alta a los tutores en la seccin correspondiente (Mantenimiento > Tutores). Si damos de alta un tutor con su cuenta bancaria de forma automtica se nos preguntar si queremos utilizar los datos de dicho tutor para los datos bancarios de este alumno (vase la siguiente solapa). Estudios. ltimos estudios cursados por el alumno. Cdigo de barras identificador. Podemos asignar un cdigo de barras a cada alumno para luego emitir tarjetas de alumno (desde la opcin Listados: Etiquetas y correspondencia). De este modo en algunas pantallas del programa podemos encontrar fcilmente toda la informacin del alumno pasando simplemente su tarjeta por el lector de cdigo de barras. Un ejemplo de esto sera la pantalla de Recibos e ingresos: Cobro de recibos. Como nos ha conocido. Informacin adicional para saber como ha llegado este alumno hasta la academia. Fecha de ingreso. Fecha en la que se di de alta este alumno. El programa cubre de forma automtica este dato ponindole la fecha actual, aunque puede modificarse posteriormente. Podemos editar la fecha de forma manual o utilizando el calendario interactivo pulsando el botn correspondiente. Notas. Notas de uso interno sobre el alumno.
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Fotografa. En la esquina superior derecha tenemos un espacio reservado para la fotografa del alumno. Para aadir una imagen basta con pulsar el botn abrir y seleccionar cualquier fichero de formato .jpg o .bmp del windows. Las fotografas se guardan en la propia base de datos, con el resto de los datos. El formato escogido (apaisado horizontal) coincide con el habitual de una webcam. Hay que tener en cuenta que las fotos, si no se comprimen bien, pueden hacer crecer de forma desmesurad la base de datos. Tarjeta SS. Para academias que trabajen habitualmente con cursos empresariales puede ser interesante tener los datos de afiliacin la Seguridad Social de los alumnos. Sector laboral. Nuevamente es una opcin pensada para las academias que tengan cursos empresariales, de forma que puedan contar con un filtro para mostrar a los alumnos que entran dentro de un determinado sector laboral. Grupo de cotizacin. Al igual que los dos campos anteriores aqu reflejaremos el grupo de cotizacin como un sistema ms para filtrar alumnos por su filiacin laboral. Cmo nos ha conocido? Mediante este campo establecemos de que manera ha llegado el alumno a la academia. Cdigo de barras. Podemos establecer un cdigo de barras para identificar al alumno. Este cdigo de barras se podr utilizar en las pantallas de Cobro de Recibos si deseamos generar tarjetas identificadoras para el alumnado. Adems desde la opcin Listados: Etiquetas y correspondencia podemos generar carns para nuestros alumnos. El botn Duplicar datos nos permite duplicar todos los datos de un alumno en una nueva ficha. Tiene una especial utilidad para el caso de dar de alta a familiares que vivan en el mismo domicilio (por ejemplo hermanos). Datos de pago Los datos bancarios nos permitirn establecer la informacin necesaria para generar los recibos que deban domiciliarse.
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En la parte superior tenemos el tipo de forma de pago escogida. Por defecto el programa establecer la opcin contado para todos los alumnos, pero podemos seleccionar cualquier otra que hayamos dado de alta en la seccin correspondiente (Mantenimiento > Formas de Pago). Si pulsamos sobre la opcin domiciliacin bancaria se activar el recuadro de la zona inferior para que podamos establecer los datos bancarios: Entidad, oficina. Debemos introducir los dgitos de la entidad y oficina de la sucursal donde se domiciliar el recibo. Si la entidad ha sido dada de alta en la seccin bancos los datos informativos sobre el banco (nombre de la sucursal, direccin, etc) se cubrirn de forma automtica. Si no sabemos los dgitos de entidad y oficina pero el banco ha sido dado de alta en el listado de bancos podemos pulsar el botn de la lupa para buscar el banco correspondiente y copiar todos sus datos.
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DC. Dgito de control de la cuenta bancaria. El dgito de control aparecer con fondo rojo si es incorrecto. Tenga en cuenta que el control se realiza al introducir el nmero de cuenta completo, momento en el que se realizar el clculo. Cuenta. Nmero de la cuenta bancaria. Titular de la cuenta. Persona a nombre de la cual se encuentra dada de alta la cuenta bancaria. Datos bancarios. Datos de identificacin de la entidad (nombre, direccin, cp, etc). Son meramente informativos. Atencin: En el caso de que nos equivoquemos al transcribir el nmero de cuenta bancaria el dgito de control (DC) nos aparecer con fondo rojo, tal y como se muestra en la pantalla de ejemplo. Solo cuando la cuenta de banco est completa y no tenga errores el dgito de control se ver con fondo blanco, como el resto de las casillas.
Matrculas En esta solapa podemos ver las matrculas del alumno en los distintos cursos. Aunque las matrculas se pueden gestionar tambin en la seccin listado de matrculas con esta opcin podemos ver de forma sencilla todos los cursos en los que se encuentra matriculado este alumno en concreto, los recibos que tiene en cada curso e incluso cobrar los propios recibos.
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En este listado veremos: N. Nmero de la matrcula. F. Alta. Fecha en la que se matricul el alumno en dicho curso. Curso. Curso en el cual se ha dado de alta el alumno. Importe matrcula. Importe de la matrcula del curso, si lo hubiese. Importe recibo. Importe del recibo mensual del curso. Descuento. Descuento aplicado a este alumno para esta matrcula, si lo hubiese. F. Baja. Fecha de baja de la matrcula. El listado se puede ordenar por fecha o curso, pulsando en la opcin correspondiente de la zona izquierda. Tambin podemos aadir , editar o eliminar cualquier matrcula que tengamos seleccionada en el momento desde la propia ficha del alumno. Si aadimos un matrcula desde esta ficha los datos del alumno aparecern cubiertos y no podrn modificarse (vase la opcin de
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matrculas para ms informacin). En la zona inferior de la pantalla vemos el listado de recibos emitidos para la matrcula seleccionada. Es decir: cada vez que arriba escojamos una matrcula abajo se nos listarn los recibos que se han emitido de esa misma matrcula. La generacin de recibos suele ser un proceso automtico que se reliza al principio de cada mes (vase la seccin del manual correspondiente a Recibos : Generar Recibos). Sin embargo contamos con un botn de Generar en esta misma pantalla por si queremos crear un recibo en el momento de matriculacin del alumno o aadir un recibo a la matrcula aparte del que normalmente se genera cada ms. Para ello simplemente pulsamos sobre el botn Generar y se abrir la ficha del recibo con los datos del alumno y matrcula cubiertos. Bastar con completar el concepto y modificar el importe en caso necesario para tener listo el recibo. Desde esta pantalla tambin podemos modificar o eliminar cualquier recibo ya emitido, simplemente seleccionndolo y pulsando en el botn correspondiente. Por ltimo el botn Cobrar marcar cualquier recibo seleccionado como cobrado de forma inmediata, asignndole como fecha de cobro la fecha actual. Reservas de plaza Esta solapa nos permitir tomar nota de las peticiones de reserva de plaza de un alumno.
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Existen ocasiones en los que un alumno nos pide plaza en un curso que, en el momento actual, no tiene disponibilidad. Desde esta pantalla podemos realizar la reserva para que conste en la ficha de cursos (en Cursos: Ficha de Cursos: Reservas de plaza). Al pulsar el botn aadir se abrir una pantalla como la siguiente:
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Como podemos comprobar ya estn cubiertos tanto los campos de fecha (la fecha actual) como el cdigo de alumno, dejndonos opcin tan solo a escoger el curso en el cual queremos realizar la reserva. Podemos modificar o eliminar cualquier reserva realizada desde la ficha de alumno. El ltimo de los botones nos permite convertir la reserva seleccionada en una matrcula real. Bonos Contamos con una opcin para el alta de bonos para alumnos. Dicha opcin tiene su utilidad en academias deportivas (donde por ejemplo se reserva una pista con un profesor), autoescuelas (profesor con automvil), academias que reserven aulas completas (conferencias, etc). La idea es que en esta pantalla podemos dar de alta una serie de reservas de las que posteriormente podemos sacar un listado en forma de calendario.
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Al pulsar en el botn Aadir siguiente:
se abrir una ventana como la
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En ella determinamos la fecha inicial de la reserva, la final, la hora, el profesor asignado (si lo hubiera) y los das de la semana reservados. Al pulsar Aceptar se crear un bono para cada da de la semana y hora que se encuentre entre el rango de fechas asignado. Esto definir el estado de ocupacin que posteriormente podemos consultar en la opcin Listados > Abonos. Los abonos cuentan con varios estados, que se pueden modificar pulsando el botn modificar la siguiente: , con lo que veremos una pantalla como
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Podemos modificar la hora, la fecha y el profesor. Adems podemos cambiar el estado de utilizacin del bono indicando el color con el que saldr en su versin impresa en el planning (listados > Abonos). Los posibles estados son: Negro: da previsto de asistencia del alumno. Verde: el alumno ya asisti y utiliz el bono efectivamente. Azul: el alumno no pudo asistir pero avis anticipadamente para su anulacin. Rojo: el alumno no pudo asistir pero no avis de su falta. Faltas de asistencia
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En esta pantalla podemos revisar las faltas de asistencia del alumno. Las faltas de asistencia se aaden desde la pantalla de Cursos. Si el profesor dispone de un ordenador en el aula puede fcilmente marcar las faltas de varios alumnos de forma simultnea. En esta pantalla sin embargo contamos con la opcin de filtrar todas las faltas del alumno que estamos revisando. Horarios
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Esta solapa nos muestra los horarios de las materias en las que est matriculado el alumno. Podemos tambin sacar un listado impreso de los mismos para drselos al alumno.
Imprimir la ficha de un alumno En cualquier momento podemos pulsar el botn Imprimir para sacar una copia impresa de un alumno. En dicha copia impresa se mostrarn los detalles bsicos del alumno as como todas las matrculas en las que se ha dado de alta, tal y como se muestra en la pantalla siguiente:
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3.1.2. Borrando alumnos Antes de borrar un alumno de la base de datos hay que tener en cuenta que al hacerlo eliminaremos de forma automtica todas las matrculas que correspondan al mismo. No es recomendable eliminar los datos de un alumno, puesto que aparte del valor estadstico a la hora de ver la ocupacin de los cursos que ya hemos impartido, puede suceder que un alumno regrese en algn momento para apuntarse a un nuevo curso. Nota: Si por cualquier motivo se modifican los datos bsicos del alumno, estos no se propagarn a los recibos ya emitidos. Los recibos emitidos conservan los datos que se han establecido en ellas en el momento de darse de alta, y en caso de querer modificar los datos del cliente en los mismos (no se recomienda, pero puede hacerse) debemos editarlos directamente.
3.2. Interesados
En esta tabla de datos guardamos la informacin de la gente que viene a preguntar a la academia sobre nuestros cursos pero todava no se ha matriculado en ninguno, por lo que no es propiamente un alumno si no tan solo alguien interesado en serlo en algn momento. El listado de interesados, al que se puede acceder desde el men principal en Mantenimiento > Interesados , tiene el siguiente aspecto:
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3.2.1. Ficha de interesado La ficha de interesado es una ficha de datos que contiene los datos bsicos necesarios de la persona que acude a preguntar:
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Quizs la opcin ms destacable que tiene esta ficha sea el botn de la esquina inferior izquierda (crear ficha de alumno) que sirve para abrir automticamente una ficha de alumno copiando los datos del interesado en la mismal. Atencin: Cuando creamos una ficha de alumno a partir de la ficha de interesado de forma automtica se borra el interesado al crear al alumno. Esto tiene su lgica ya que no necesitamos tener duplicada la informacin de la misma persona en nuestra base de datos. Recordemos que si luego un alumno est interesado en un curso concreto contamos en la ficha de alumno con una solapa especfica para realizar reservas de plaza.
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3.3. Cursos
El listado de cursos tiene el siguiente aspecto:
3.3.1. Ficha de curso La ficha de cursos se divide en varias solapas, aunque la nica esencial es la primera.
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En esta solapa estableceremos: Cdigo. De tipo alfanumrico (letras y nmeros) y con una longitud mxima de doce caracteres. Materia. Si hemos dado de alta la materia que se impartir en este curso (vase el listado de materias) al introducir el cdigo de la misma se cubrirn de forma automtica los datos de aula principal, profesor principal y el nombre del curso. Si no sabemos el cdigo de la materia podemos pulsar sobre el botn de bsqueda de materias para desplegar el listado de materias. Curso. Nombre del curso que se impartir. Si hemos introducido una materia se copiar el nombre de la misma, aunque podemos modificarlo.
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Aula principal. Aula principal donde se impartir el curso. Podemos introducir el cdigo manualmente o buscarlo en el listado de aulas pulsando el botn de la lupa . En un curso con varias materias puede darse el caso de que exista un aula distinta para cada una. En ese caso en cada materia que demos de alta se especificar cada aula, pero por defecto se mostrar sta. Profesor principal. Profesor que dirigir el curso. Podemos introducir el cdigo manualmente o buscarlo en el listado de profesores pulsando el botn de la lupa . Al igual que en el caso de las aulas, en el caso de los cursos multitemticos (explicados ms adelante) nada impide que cada materia tenga asignado un profesor distinto. En ese caso se tomar como profesor principal al director del curso. Tipo de formacin. Podemos definir el tipo especfico de formacin que se impartir en el curso de forma que posteriormente podamos filtrar los cursos que pertenecen a un determinado tipo. Das base. Das de la semana en los que normalmente se imparte el curso. Nuevamente en los cursos multitemticos puede que cada materia tenga unos das distintos asignados, que debern definirse de forma individual. Fecha de comienzo. Fecha de inicio del curso. Fecha de finalizacin. Fecha en la que finaliza el curso. Hora entrada. Hora de entrada al curso. En caso de cursos multitemticos debemos definir los horarios para cada materia. Hora salida. Hora de salida del curso. En carso de cursos multitemticos debemos definir los horarios para cada materia. Fichero para el diploma. Si utilizamos un diploma especfico para este curso podemos consignarlo aqu. Existen casos en lo que un curso determinado tiene un diploma distinto al de los dems cursos (recuerde que dispone de un editor de documentos en Utilidades: Configurar informes). Si el curso tuviera un diploma estandar (igual a todos los dems) no tendramos necesidad de consignar nada en esta casilla. Curso empresarial. Las academias que den cursos especficos para empresas y quieran consignar a que empresa est asignado el curso pueden pulsar en la lupa o meter el cdigo de la empresa directamente. Evidentemente para poder asignar el curso a una empresa primero debemos crear las correspondientes empresas en
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el men Facturacin: Empresas. Notas. Notas relativas al curso. Importes del curso. Los importes del curso definen el funcionamiento posterior del sistema de recibos. Debemos especificar el importe del recibo mensual y, de haberlo, el importe de la matrcula. Existe la posibilidad de que el recibo no tenga periodicidad mensual, sino bimensual, trimestral o mayor. En ese caso lo indicaremos mediante el desplegable correspondiente. Ms adelante, en las opciones de matriculacin veremos que existen ms posibiliades de configurar los pagos de forma individual para cada alumno. Nota: Realmente para dar de alta un curso solo es obligatorio cubrir el cdigo del mismo y la fecha de inicio y fin. Todos los dems campos pueden cubrirse o no, aunque por lgica los datos mnimos de un curso deberan ser cdigo, descripcin, importe, fecha de inicio y fin. Atencion: Tenga cuidado al poner la fecha de inicio y finalizacin del curso. Hay que tener en cuenta que dichas fechas se utilizan para la generacin de recibos, por lo que debemos asegurarnos siempre que estn correctamente definidas.
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3.3.1.1. Horarios/Temarios
La solapa de cursos horarios nos permite controlar de forma visual los horarios de las distintas materias que componen un curso. Est dividida en dos zonas: En la zona superior podemos ver todas las materias (temario) que componen el curso. Podemos aadir o borrar materias segn nuestras necesidades pulsando los botones que se encuentran en la derecha, al lado del listado. La zona inferior nos muestra todos los horarios de la materia que est seleccionda en la zona superior. Disponemos de varios botones para aadir rangos de horarios, aadir una hora concreta,
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modificar el horario que tengamos seleccionado o borrarlo. As mismo disponemos de dos botones para alternar entre el horario en formato planificador (por defecto) y otro en formato listado ms especfico. ATENCIN: Para poder crear horarios es necesario que el curso tenga al menos asignada una materia como mnimo. EJEMPLO 1: Curso con una materia. Tenemos un nuevo curso al que queremos asignar los horarios. Imaginemos el ejemplo ms sencillo que es un curso con una sola materia y un solo profesor. Tras dar de alta el curso le asignamos una materia. Es obligatorio hacer esto para poder asignar horarios. Una vez introducida la materia en la parte de abajo de esta pantalla tenemos dos opciones: introducir cada clase de forma individual o aadir varios horarios de forma simultneas. Aadir de forma individual: Pulsamos el botn Aadir una hora y entonces se abre una pantalla como la siguiente:
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Como podemos comprobar ya nos establece por defecto un curso y la materia (ya que los tenemos seleccionados). Si hubiera un profesor y aula asignados tambin se cubriran los datos de forma automtica. Lo que nosotros tenemos que establecer es la fecha de la clase y la hora de entrada y salida. El botn Asignar horario del curso lo que hace es copiar la hora de entrada y salida que hayamos establecido en el curso base.
Aadir un rango horario: Igual que en el caso anterior pero queremos establecer todas las clases del perodo. Sera muy tedioso ir aadiendo hora a hora, as que para ello disponemos del botn Aadir rango horario. Al seleccionar una materia y pulsar ese botn se abre una pantalla como la siguiente:
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En este caso se copia igualmente el profesor y el aula, pero luego hay ciertos matices: la fecha inicial y la fecha final son las fechas del curso. Podemos modificarlas para adaptarlas al rango que queramos. Establecemos un horario de entrada y un horario de salida, y marcamos la casilla asistencia si queremos determinar que, por defecto, contamos con la asistencia del profesor a las clases. Luego marcamos los das de la semana en los que tiene lugar el curso. El programa, de forma automtica, cubrir todos los das entre la Fecha Inicial y la Fecha Inicial que coincidan con los das de la semana marcados. De esta forma podemos poner el horario de todo el curso a la vez.
EJEMPLO 2: Curso con varias materias. Cursos con varias materias. Imaginemos un curso de preparacin para oposiciones que
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tiene varias materias con horarios distintos. Lo nico que tenemos que hacer es ir seleccionando en la zona superior de la pantalla la materia correspondiente y aadir en la zona inferior los horarios correspondientes, bien de forma individual, bien en forma de rangos.
NOTA: Para que sirve la casilla Asistencia? La casilla asistencia determina la asistencia del profesor, es decir, que la clase se ha impartido. Por defecto la ponemos marcadas porque lo habitual es contar con que esa clasa se dar. En caso de que posteriormente dicha clase no se imparta por cualquier motivos podemos modificar el horario para desmarcar la casilla y as tenerlo en cuenta para control de horas, pagos de profesores, avisos a alumnos, etc.
NOTA: Y si mi curso no tiene materias? Un curso debera tener como mnimo una materia siempre asignada. Es la nica forma que tenemos de controlar que tenga horarios asignados. Un curso sin materias, simplemente, no puede tener horarios asignados. Si no queremos dar materias para cada curso podemos crear una materia 'auxiliar' que se aada a los cursos solo para aadirle los horarios. NOTA: Sirve para algo en control de asistencia o los horarios? Aparte de servir para controlar los horarios de la academia estas horas se pueden utilizar luego para el control de pago a profesores (en caso de que cobren por clase impartida). NOTA: Festivos. El programa tiene en cuenta los festivos que se hayan consignado en la seccin Utilidades: Calendario laboral, de forma que si asignamos clases a esas fechas nos saldr un mensaje advirtindonoslo. Ojo: el programa nos lo advierte pero las asigna igual, si luego las queremos borrar o cambiar de da podemos hacerlo modificndolas manualmente (con el botn modificar horario o con el botn borrar horario).
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3.3.1.2. Matrculas Esta solapa nos indica que alumnos se encuentran matriculados en este curso.
En la zona superior tenemos una serie de filtros que nos permite mostrar las matrculas del curso que cumplan los requisitos: Mostrar matrculas: Activas este mes. Matrculas de los alumnos que acudirn al curso en el mes vigente (seleccin por defecto). Activas entre fechas. Alumnos que estn activos durante las fechas que seleccionemos en el filtro de fechas.
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Fecha de alta. Matrculas que se hayan realizado (altas) entre las fechas que seleccionemos en el filtro de fechas. Fecha de baja. Matrculas que hayan finalizado (bajas) entre las fechas que seleccionemos en el filtro de fechas. Fecha de cobro. Matrculas que se hayan cobrado entre las fechas que seleccionemos en el filtro de fechas Fechas. Si escogemos una opcin que nos permita seleccionar fechas concretas podemos establecerlas con los correspondientes calendarios. Los botones con un (1) y un (31) nos permiten establecer como fechas la fecha inicial y final del curso, correspondientemente. Existen determinadas opciones de mostrado de matrculas (como por ejemplo las activas este mes) que no nos permiten modificar las fechas por razones evidentes. El resultado de matrculas es totalmente configurable. Si pulsamos sobre el ttulo de cualquier columna podemos reordenar el listado por la columna seleccionada. Aparte si pulsamos el botn derecho del ratn sobre la zona de resultados aparecer un men contextual que nos permite: Configurar campos. Escoger los campos que se ven en pantalla. Configurar columnas. Mover las columnas, cambiar su ancho, etc. Restaurar los valores predeterminados. Poner las columnas que traa el programa por defecto. A la izquierda del listado contamos con unos botones que, de arriba a abajo, nos permiten: Aadir matrcula. Nos permite dar una nueva alta. Modificar matrcula. Nos permite modificar la matrcula que tengamos seleccionada. Borrar matrcula. Nos permite borrar la matrcula que tengamos seleccionada. Cambiar la matrcula de curso. Nos permite seleccionar un nuevo curso al que cambiar la matrcula. Imprimir el listado. Podemos imprimir el listado de matrculas en cualquier momento. Abrir la ficha del alumno. Este botn nos dar acceso a la ficha
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completa del alumno cuya matrcula seleccionemos.

NOTA: Seleccionar varias matrculas a la vez. Si mantenemos pulsada la tecla CTRL del teclado y luego vamos pinchando sobre distintas matrculas se irn seleccionando de forma simultnea. Esto nos permite borrar o cambiar de curso varias materias de forma simultnea.
Mover altas de alumnos entre cursos Como ya se ha mencionado se pueden mover matrculas de alumnos de un curso a otro. Para ello pulsamos sobre las matrculas que deseamos mover y pulsamos el botn Cambiar las matrculas de curso. Entonces se abre una pantalla como la siguiente:
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Nos indica las matrculas que se van a mover solicitndonos el curso destino. A la hora de mover una matrcula tenemos dos opciones: Mover la matrcula al curso nuevo. Simplemente lo que se hace es cambiar el cdigo de referencia del curso de la matrcula. Las fechas de alta, baja, importes, etc. se conservan en la matrcula. Desaparece por tanto del curso en el que est ahora mismo para pasar al otro curso. Se utiliza esta opcin normalmente cuando nos hemos equivocado de curso a la hora de matricular a un alumno. Cerrar la matrcula actual y abrir una nueva con fecha. Si hacemos esto la matrcula se cierra (se le pone fecha de fin) y se abre una nueva en el curso seleccionado. Es decir, tras el proceso, quedar la matrcula en el curso actual (cerrada) y aparecer una matrcula ms en el curso nuevo. De esta forma tenemos constancia el paso de matrculas de un curso a otro.
DUDA: Cuando debo usar mover y cuando cerrar? Normalmente usaremos mover cuando nos hayamos equivocado a la hora de matricular a un alumno y no queramos dejar constancia del mismo en el curso antiguo. Utilizaremos cerrar cuando el alumno haya estado en un curso varios meses (y se le hayan emitido recibos) y luego decida cambiarse.
EJEMPLO: Alumnos que pasan de un curso para otro. Otro ejemplo clsico de utilizacin de esta opcin es cuando tenemos cursos consecutivos. Imaginemos por ejemplo que tenemos un curso de Informtica Bsica que, una vez finalizado, puede continuarse en otro de Informtica Avanzada. Nuestros alumnos quieren continuar de uno a otro. En lugar de ir al curso de Informtica Avanzada y dar de alta nuevamente a todos los alumnos podemos, desde el de Informtica Bsica, cerrar las matrculas del curso Informtica Bsicas, abriendo las nuevas en Informtica Avanzada.
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3.3.1.3. Control de faltas En esta solapa podemos llevar el control de faltas de los alumnos.
En la zona izquierda se nos mostrar a todos los alumnos matriculados en el curso. Podemos seleccionar entonces en el calendario de la derecha los das que ha faltado el alumno, marcando sobre el da concreto y pulsando el botn Marcar falta. Si nos equivocamos tenemos el botn Desmarcar falta . Podemos imprimir las faltas mensuales de los alumnos o un parte de faltas en blanco para entregarle al profesor de forma que pueda marcar cuando est en clase las casillas correspondientes para que luego en administracin se pasen a la base de datos.
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3.3.1.4. Reserva de plazas
En ocasiones se puede dar el caso de que existan cursos que estn completos pero en los que la gente nos puede solicitar plaza para que los apuntemos en cuanto haya una baja. Para esto vale esta solapa. Podemos apuntar a gente en el curso de forma que cuando algn alumno activo se de de baja acudamos a esta solapa y matriculemos a uno de los suplentes. En esta pantalla contamos con los botones:
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Aadir una nueva reserva. Abrir la ventana para escoger al alumno que realiza la reserva. Modificar una reserva existente. Eliminar una reserva existente. Matricular en el curso a alguien de la reserva. Se abrir la ficha de matrcula cubierta con los datos del curso y del alumno, por lo que solo nos quedar confirmarla o cambiar cualquier dato que queramos personalizar.
3.3.1.5. Recibos La solapa de recibos nos permite listar todos los recibos que se han emitido de este curso.
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Podemos escoger una fecha de inicio y fecha de fin para ver los recibos emitidos en ese perodo de tiempo. En la zona inferior contamos con varios botones que nos permitirn: Cobrar. Cobrar el recibo marcado. Anular cobro. Marcar como no cobrado el recibo marcado. Modificar. Modificar el recibo que tengamos seleccionado. Eliminar. Eliminar el recibo seleccionado.
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3.4. Horarios
El planificador visual de horarios nos permite tener en todo momento controlado el funcionamiento de nuestra academia de un solo vistazo. Desde l podremos ver las horas lectivas de cada profesor, la ocupacin horaria de las aulas, materias, curso, etc... Y modificar cualquiera de estos datos.
3.4.1. El planificador visual El planificador visual tiene un aspecto como el siguiente:
En la zona derecha tenemos un planificador con los cursos y las horas a
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las que se imparten. De esta forma y de un solo vistazo podemos ver el estado ocupacional en formato visual. A la derecha contamos con los filtros necesarios para poder manejar el planificador: Fecha inicial. Fecha inicial a mostrar en el planificador. Fecha final. Fecha final a mostrar en el planificador. Filtros. Filtrar por cursos. Mostrar solo los horarios de un curso determinado. Filtrar por profesor. Mostrar solo los cursos en los que imparta la materia un determinado profesor. Filtrar por aula. Mostrar solo los cursos en los que se est utilizando el aula determinada. Filtrar por materia. Mostrar solo los cursos en los que se est impartiendo la materia especficiada. Estado de asistencia. Mostrar todos los horarios, solo los que estn confirmados o solo los que han sido anulados (sin confirmar). Al pulsar el botn Filtrar se ejecutarn los cambios en el planificador de la derecha. Adems veremos un totalizador de las horas que se muestran en pantalla. El planificador visual nos permite, de forma directa aadir un horario, un rango, modificar un horario o eliminarlo, tal y como se explica ms adelante.
3.4.2. El planificador de datos Este planificador funciona de forma idntica al visual pero nos muestra los horarios en formato de tabla de datos. Se activa pulsando en la solapa superior de la pantalla donde pone Vista de Datos .
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El planificador horario nos permite aadir o modificar horarios, sin embargo recomendamos que estas tareas se realicen directamente desde la ficha Cursos, en su solapa horarios. 3.4.3. Aadir un horario Los horarios se pueden aadir de forma directa en la Ficha de cursos, concretamente en su solapa de Horarios o de Materias, pero tambin podemos aadirlo de forma directa desde este planificador pulsando el botn Aadir Horario. En este caso seguiremos los siguientes pasos: 1. Escoger el curso
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En ese caso se nos mostrar el listado de cursos para que escojamos a que curso queremos aadir el horario:
Podemos seleccionar un curso cualquiera pulsando dos veces sobre l o bien con el botn Seleccionar. 2. Definir los datos del horario
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Simplemente cubriremos los datos referentes al horario (fecha, hora entrada, hora salida) e indicaremos si la asistencia ha sido confirmada. Si lo deseamos podemos modificar tanto el aula como el profesor, as como aadir cualquier nota que consideremos necesaria. Con estos dos sencillos pasos ya estara dado de alta el horario. 3.4.4. Aadir un rango horario Una forma ms rpida de aadir horarios es usar la opcin de rangos horarios. En ella definimos una fecha inicial y final, los das de la semana en los que hay clase y luego pulsando un botn el programa aadir tantos horarios como sea necesario entre ambas fechas. Posteriormente, si es necesario, podemos modificar cualquiera de ellos de forma individual 54
o borrarlo. Para aadir un rango horario pulsaremos sobre el botn correspondiente y seguiremos a continuacin los siguientes pasos: 1. Seleccionar el curso y materia
Al escoger un curso se nos mostrarn todas las materias contenidas en el mismo para que seleccionemos aquella a la que se le va a aadir el horario. En caso de que el curso solo tuviera una materia sta sera seleccionada de forma automtica. 2. Aadir el rango horario
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Por defecto se nos copiar el aula y el profesor que hayamos asignado a la materia en cuestin, aunque podemos modificarlo. Despus se nos pedir una fecha inicial, una fecha final, hora de entrada y salida, as como los das de la semana que en los que se imparte la materia. Por defecto todos estos datos se habrn copiado de la solapa principal de la ficha de curso, pero podemos modificarlos para que se adapten a la
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realidad concreta de cada materia. Al pulsar el botn Aceptar se aadirn de forma automtica todos los horarios relativos a dicha materia. Podemos modificar o borrar posteriormente cualquiera de ellos de forma individual desde la ficha de materia, de curso o incluso del planificador horario. El campo Asistencia se refiere a la asistencia del profesor a la clase, es decir, a que se haya impartido dicha materia en dicha fecha y hora. Por defecto viene validada, pero en caso de que un profesor no acuda a impartirla podemos desmarcarla para que no se le tenga en cuenta en el cmputo de horas lectivas.
3.4.5. Modificar un horario Podemos modificar de forma individual cualquier horario simplemente pulsando sobre l y despus en el botn Modificar un horario. De esta forma podemos realizar cambios sencillos en su ficha:
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para cambiar la fecha, hora, confirmacin de la asistencia, profesor, aula o aadir nuevas notas. 3.4.6. Eliminar un horario Podemos eliminar de forma definitiva cualquier horario simplemente pulsando sobre l y despus en el botn Eliminar horario.
3.5. Aulas
El listado de aulas nos muestra todas las aulas de las que disponemos en nuestra academia. Su aspecto es el siguiente:
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Se trata de un listado estandar, por lo que su funcionamiento bsico puede verse en el captulo listados estandar. 3.5.1. Ficha de aula La ficha de aula contiene los datos tanto del aula (cdigo, aula, capacidad) como los calendarios de ocupacin.
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En ella debemos cubrir los datos: Cdigo. Cdigo identificativo del aula. Es un valor alfanumrico (acepta nmeros y letras) y tiene un tamao mximo de 6 caracteres. Aula. Nombre descriptivo del aula. Capacidad. Capacidad mxima del aula. Cuando demos de alta un curso y le asignemos un aula el programa tendr siempre en cuenta esta capacidad y se nos informar en el momento que se haya sobrepasado, aunque nada impide que asignemos ms alumnos a un aula con determinada capacidad. Para ms detalles consulte la
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seccin altas de curso. Notas. Cualquier nota descriptiva o descripcin ampliada del aula puede consignarse aqu. Cuenta adems con dos solapas: Calendario de ocupacin. Donde se nos muestra en el calendario con las fechas en las que el aula se encuentra ocupada. Detalle de ocupacin. Nos muestra un listado detallado de los das, horas y cursos que tiene ese aula asignados, de forma que tengamos toda la informacin a mano. La ocupacin de un aula se tiene en cuenta gracias a los horarios de los cursos. Cuando asignamos un horario a un curso y a dicho horario le asignamos el aula entonces se marcar el da en el calendario del aula. Para ms informacin sobre como aadir horarios a un curso consulte la seccin referente a la ficha de Curso, concretamente a la solapa Horarios/Temarios.
3.6. Profesores
Desde este listado podremos controlar a todos los profesores del centro:
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Se trata de un listado estandar, por lo que su funcionamiento bsico puede verse en el captulo listados estandar. 3.6.1. Ficha de profesor La ficha de profesor cuenta con tres solapas: datos personales, horarios y pagos a profesor. Datos personales Los datos personales son los datos bsicos de este profesor:
En ella consignaremos: Cdigo. El cdigo es numrico y lo asigna de forma consecutiva el propio programa. Apellidos. Apellidos del profesor.
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Nombre. Nombre del profesor. Direccin. Domicilio del profesor. Localidad. Localidad del profesor. C. Postal. Cdigo postal. Provincia. Provincia del profesor. Telfono 1. Telfono particular del profesor. Telfono 2. Segundo telfono de contacto del profesor. Fax. Fax del profesor. Mvil. Telfono mvil del profesor. Direccin de correo (mail). Direccin de e-mail del profesor. Pgina web. Web del profesor, si la tuviese. DNI. Documento nacional de identidad del profesor. Titulacin. Titulacin del profesor. Notas. Cualquier tipo de anotacin adicional (curriculum, titulaciones adicionales, etc) del profesor puede apuntarse aqu. Carn conducir. Podemos marca esta casilla si el profesor tiene carn de conducir. Conexin a internet. Podemos marcar esta casilla si el profesor tiene conexin a internet y disponibilidad para trabajar on-line. Fecha de nacimiento. Fecha de nacimiento del profesor, la edad se calcula automticamente. Fecha de baja. Si el profesor ya no est activo en la academia podemos consignar en la ficha la fecha de su baja.
Horarios Si hemos dado de alta cursos con sus correspondientes materias podemos establecer los horarios en los que este profesor debe impartir sus clases. El sistema de horarios se controla desde la ficha de cursos (Mantenimiento > Cursos) o desde el propio planificador de horarios (Mantenimiento > Horarios). En esta solapa podemos filtrar los horarios de este profesor en concreto.
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Podemos filtrar entre fechas, mostrar solo los horarios en los que la asistencia del profesor est confirmada o no, filtrar por cursos en los que est dado de alta dicho profesor o por las materias que imparte. En la base del listado podemos ver un sumatorio de las horas que ha impartido en el perodo filtrado, til para aquellas academias que cuenten con un sistema de pago basado en horas lectivas. Pagos al profesor Esta tercera solapa nos permite especificar lo que cada profesor cobra por hora impartida y alumno, de forma que es posible realizar el clculo automtico de los importes a cobrar a partir de los horarios.
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En la zona izquierda tenemos los datos que nos permiten especificar lo que cobra cada profesor por materia, alumno, etc. Cada vez que aadamos una nueva forma de pago nos saldr una ventana como la siguiente:
Primero debemos escoger la materia a la que se aplicar el pago. Evidentemente el programa solo nos dejar seleccionar aquellas materias que imparta este profesor. Despus escogeremos la modalidad de pago: Porcentaje de matrcula. El profesor cobra un porcentaje sobre el importe total de cada matrcula (pago nico). Porcentaje de recibo emitido. El profesor cobrar un porcentaje sobre cada recibo emitido a un alumno (pago mensual o dependiente del recibo). Porcentaje del recobido cobrado. Similar al anterior, pero en ese caso el profesor solo cobrar por cada recibo que haya sido efectivamente abonado por un alumno (pago mensual o dependiente del alumno). Importe fijo/alumno. El profesor cobrar por cada alumno matriculado en activo en su clase (pago mensual). Importe fijo/hora. El profesor cobrar por cada hora impartida. Con estas opciones cubrimos la mayora de los casos, ya que se pueden combinar entre s. Ejemplo: Si tenemos un profesor que cobra un 10% por cada alumno matriculado (pago nico) y adems un 30% de cada recibo mensual solo tenemos que aadir dos lneas de pago: la primera con el pago por porcentaje de matrcula y la segunda con el porcentaje de recibo emitido. Ambos conceptos se sumarn en el listado de pagos. Pagos al profesor Esta tercera solapa nos permite especificar lo que cada profesor cobra por hora impartida y alumno, de forma que es posible realizar el clculo
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automtico de los importes a cobrar a partir de los horarios.
En la zona izquierda tenemos los datos que nos permiten especificar lo que cobra cada profesor por materia, alumno, etc. Cada vez que aadamos una nueva forma de pago nos saldr una ventana como la siguiente:
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Primero debemos escoger la materia a la que se aplicar el pago. Evidentemente el programa solo nos dejar seleccionar aquellas materias que imparta este profesor. Despus escogeremos la modalidad de pago: Porcentaje de matrcula/curso. El profesor cobra un porcentaje sobre el importe total de cada matrcula (pago nico). Porcentaje de recibo emitido/cusrso. El profesor cobrar un porcentaje sobre cada recibo emitido a un alumno (pago mensual o dependiente del recibo). Porcentaje de recibo emitido/clase impartida. El profesor recibir un porcentaje del recibo emitido teniendo en cuenta las clases impartidas. Esta modalidad se realiza teniendo en
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cuenta la posibilidad de cursos con ms de un profesor asignado, de forma que el porcentaje tiene tambin en cuenta cuantas clases imparte. Porcentaje del recobido cobrado/curso. En ese caso el profesor solo cobrar por cada recibo que haya sido efectivamente abonado por un alumno (pago mensual o dependiente del alumno). Porcentaje del recibo cobrado/clase impartida. El profesor recibir un porcentaje del recibo cobrado teniendo en cuenta las clases impartidas. Esta modalidad se realiza teniendo en cuenta la posibilidad de cursos con ms de un profesor asignado, de forma que el porcentaje tiene tambin en cuenta cuantas clases imparte. Importe fijo alumno/curso. El profesor cobrar por cada alumno matriculado en activo en el curso en que da clases. Importe fijo alumno/clase impartida. El profesor cobrar por cada alumno matriculado en activo en el curso, pero teniendo en cuenta solo a los alumnos que asistan a la materia que imparte. Importe fijo/clase impartida. El profesor cobra por cada clase impartida. Al escoger esta opcin se nos muestra una casilla adicional donde podemos especificar la duracin en minutos de la clase para saber cual ser el multiplicador del importe dependiendo de las horas de clase impartidas. Importe fijo/hora impartida. El profesor cobrar por cada hora impartida. Salario fijo mensual. El profesor cobra un salario fijo al mes, independiente de cuantas horas imparta, alumnos, recibos, etc...
Con estas opciones cubrimos la mayora de los casos, ya que se pueden combinar entre s. Ejemplo: Si tenemos un profesor que cobra un 10% por cada alumno matriculado (pago nico) y adems un 30% de cada recibo mensual solo tenemos que aadir dos lneas de pago: la primera con el pago por porcentaje de matrcula y la segunda con el porcentaje de recibo emitido.
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Ambos conceptos se sumarn en el listado de pagos.
3.7. Materias
En una academia es habitual que se impartan un determinado nmero de materias a partir de las cuales se generan numerosos cursos. Aunque podemos definir cada curso desde cero se recomienda la utilizacin de esta opcin de materias para facilitar la tarea de clasificacin y simplificar el alta de los cursos. Ejemplo: una academia puede tener como materias a impartir 'informtica de gestin', 'diseo de webs' y 'contabilidad'. A partir de estas materias, para las que se asignar un aula y un profesor por defecto, podemos dar de alta varios cursos: curso de maana de informtica, curso de tarde de informtica, curso de verano de contabilidad, etc... A la hora de dar de alta estos cursos solo deberamos cubrir el cdigo de la materia y de forma automtica se cubriran los datos de aula y profesor, agilizando el proceso. Aparte de eso un mismo curso puede tener varias materias asignadas. Ejemplo: El curso de Secretariado es un curso multitemtico que cuenta con varias materias: contabilidad, facturacin e informtica. Damos de alta cada una de las materias y luego las asignamos a dicho curso. Puede completar la informacin sobre los cursos multitemticos en la seccin Mantenimiento > Cursos. El listado de materias tiene el siguiente aspecto:
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3.7.1. Ficha de materia La ficha de materia tiene el siguiente aspecto:
Cdigo. El cdigo puede ser alfanumrico (letras y nmeros) y tener una longitud mxima de 12 caracteres. Materia. Nombre de la materia a impartir. Profesor. Cdigo del profesor que impartir la materia. Si lo sabemos de memoria podemos introducirlo en la casilla y de forma automtica se cubrir el nombre al lado. Tambin podemos pulsar el botn de la lupa para abrir el listado de profesores y seleccionar al profesor que impartir la materia. Aula. Cdigo del aula donde se impartir normalmente la materia. Al igual que en el caso del profesor podemos introucirlo a mano o buscarlo mediante la pulsacin de la lupa para abrir el listado de aulas. Notas. Cualquier nota adicional que queramos consignar sobre la materia.
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Nota: Cuando demos de alta un curso, al introducir el cdigo de la materia se copiarn los datos de esta ficha (profesor, aula y descripcin de la materia), pero nada impide que posteriormente modifiquemos dichos datos en el curso. Para ms informacin vase la seccin de cursos. Nota: Los cambios realizados en la ficha de una materia no se propagan a los cursos dependientes de la misma que ya hayan sido dados de alta con anterioridad. Solo afectarn a los cursos que demos de alta despus de modificar la materia.
3.8. Tipos de formacin

El listado de tipos de formacin nos permite definir una clasificacin para utilizar en los cursos. Ejemplo: Podemos querer clasificar los cursos como cursos empresariales, cursos de formacin continua y cursos de recuperacin. Cada uno de ellos sera un tipo de formacin distinto. Luego en el listado de cursos si solo queremos ver los cursos de recuperacin escogeramos este filtro para no ver los dems. El listado de tipos de formacin tiene el siguiente aspecto:
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3.8.1. Ficha de tipo de formacin La ficha de tipo de formacin es realmente sencilla, ya que su principal utilidad es nicamente servir como mtodo de clasificacin:
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3.9. Bancos
El listado de bancos nos permite acceder de forma rpida a las entidades bancarias con las que normalmente trabajamos. Podemos utilizarlos para cubrir de forma rpida los datos bancarios de los alumnos (vase ficha de alumno). Su aspecto es el siguiente:
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3.9.1. Ficha de banco La ficha de banco tiene este aspecto:
Los datos a cubrir son: Entidad. Cdigo de la entidad bancaria a la que pertenece la sucursal. Oficina. Cdigo identificativo de la sucursal. Nombre entidad. Nombre descriptivo de la entidad. Direccin. Direccin de la entidad. CP. Cdigo postal de la entidad. Poblacin. Poblacin en la que se encuentra la entidad. Provincia. Provincia de la entidad.
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Tlfno 1. Telfono principal de la entidad. Tlfno 2. Telfono secundario de la entidad. Fax. Fax de la entidad. e-mail. Direccin de correo electrnico de la entidad. Pgina web. Pgina web de la entidad.
3.10. Formas de pago

Podemos definir las formas de pago con las que trabajar la academia y su funcionamiento. El aspecto del listado es el siguiente:
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3.10.1. Ficha de forma de pago
En la ficha de forma de pago especificaremos: Cdigo. Cdigo interno con el que definiremos esta forma de pago, de hasta 10 dgitos. Descripcin. Descripcin de la forma de pago definida, que aparecer en los listados. Norma 19. Si la forma de pago debe generar el fichero de Norma 19 para enviar al banco debemos marcar la casilla correspondiente.
3.11. Familias de gastos

Las familias de gastos nos permiten agrupar los distintos gastos de la academia de forma ordenada. Ejemplo: Podemos crear una familia de gastos para los referentes al mantenimiento del local de la academia, otra para los referentes a compra de material, etc... El aspecto del listado de familias de gastos es idntico al resto de las pantallas estndar que hay en el programa:
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3.11.1. Ficha de familia de gastos En esta ficha especificaremos un cdigo y una descripcin para cada familia.
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3.12. Tutores
Podemos definir los tutores que tienen a su cargo alumnos matriculados en nuestra academia. El aspecto del listado es el siguiente:
3.12.1. Ficha de tutor La ficha del tutor se cubre con sus datos bsicos, incluyendo si es necesario la cuenta bancaria para gestionar el pago de recibos mediante banco:
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3.13. Usuarios
El sistema de usuarios nos permite definir usuarios con claves para controlar el acceso al programa. De este modo, segn el nombre de usuario y clave introducido se tendrn en cuenta distintas opciones de visibilidad y modificacin dentro de los parmetros del programa. El aspecto del listado de usuarios es el siguiente:
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3.13.1. Ficha de usuario En la ficha de usuario definiremos el acceso de cada usuario a los distintos puntos del programa. Tiene el siguiente aspecto:
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Cdigo. El cdigo lo asigna automticamente el programa aunque podemos cambiarlo si lo deseamos. Usuario. Ser el nombre de usuario que se teclear para el acceso al programa. No se distinguen entre maysculas y minsculas. Se recomienda utilizar nombres con caracteres bsicos (sin ni acentos) y sin espacios. Contrasea. Junto con el nombre de usuario debe introducirse una contrasea. Nuevamente no hace distinciones entre maysculas y minsculas. Nombre completo. Nombre completo del usuario. Meramente informativo. Administrador. El usuario administrador tiene acceso a todas las opciones del programa, incluyendo esta opcin de dar de alta nuevos usuarios. De hecho solo los administradortes pueden dar de alta nuevos
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usuarios. Cdigo de profesor. Si lo deseamos podemos asignarle el usuario a un profesor concreto, aunque esto es opcional. Solapas de acceso En la zona inferior contamos con una solapa para cada men del programa, y dentro de las mismas todas las opciones disponibles en el programa. Aqu debemos marcar los permisos con los que cuenta cada usuario para cada opcin, salvo en el caso de que sea un administrador, ya que los administradores tienen siempre permisos totales sin importar lo que marquemos en las solapas. Los tres tipos de permisos existentes son: Ninguno. El usuario no puede acceder a ese men ni a sus listados. Lectura. El usuario puede acceder al men y ver las fichas contenidas en el mismo, pero no podr modificar, aadir o eliminar nada. Total. El usuario tiene pleno acceso a esa opcin. Puede aadir nuevos registros, modificar o borrar los existentes. Seleccionar. El usuario puede acceder al listado para seleccionar un registro, pero no puede entrar en la ficha del registro. Ejemplo de permisos. Un administrativo puede tener la opcin de dar de alta matrculas (acceso total) y de alumnos (acceso total), pero solo podr ver el listado de cursos para aadirlos a una matrcula (solo seleccionar), sin poder entrar en la ficha de los mismos para modificarlos, verlos en detalle o borrarlos. Atencin. Siempre debe haber al menos un administrador del sistema. En caso de que no se especifique ninguno el sistema desactivar totalmente el sistema de permisos. No existe limitacin a la hora de que haya ms de un administrador. Una vez se active algn usuario como administrador al poner en marcha se mostrar una pantalla como la siguiente:
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En donde cada usuario deber poner su nombre y clave para poder acceder. Una vez introducido el nombre y clave el programa comprobar los permisos de acceso que tiene dicho usuario mostrndole solo las opciones relevantes para los mismos.
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PARTE IV
Matrculas
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PARTE
IV
Matrculas
El listado de altas en cursos nos permite en todo momento saber cuantas altas se han dado en la academia, a que alumnos afectan, a que cursos, etc. Nota: Existen diversos mtodos para dar altas en el programa. Puede realizarse el alta de un alumno en un curso llendo directamente a la ficha de alumno y aadiendo el alta en la solapa correspondiente, o dar de alta a todos los alumnos en un curso llendo a la ficha de curso y, en la solapa altas tambin, aadiendo a todos los alumnos. Finalmente esta opcin del men que ahora est consultando le permite realizar el mismo proceso. Cada usuario escoge al opcin que mejor se ajuste a sus necesidades.
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4.1. Listado de matrculas

El listado de altas tiene el siguiente aspecto:
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4.1.1. Ficha de matrcula La ficha de matrcula tiene el siguiente aspecto:
En ella debemos cubrir los datos: Fecha. Fecha del alta. Por defecto el programa la cubrir con la fecha actual, aunque podemos modificarla bien manualmente, bien escogiendo una nueva fecha en el calendario interactivo mediante la pulsacin del botn. Nmero de alta. Este ser el cdigo por el que nos referiremos al alta y tambin figurar en el documento de alta si lo utilizamos como factura. Por defecto el programa autonumera todas las altas (podemos cambiar el contador en Utilidades > Configuracin > Bases de datos), pero tambin podemos introducir nosotros de forma manual el nmero de alta. Si lo dejamos en blanco el programa generar un nuevo nmero de alta correlativo al pulsar aceptar, si
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ponemos nuestro propio nmero de alta se conservar al pulsar aceptar. Cabe destacar que si posteriormente modificamos el nmero del alta todos los documentos relativos a la misma se actualizarn automticamente para referenciar al nuevo nmero. Cdigo de barras identificador. Podemos generar cdigos de barras para las matrculas, para el caso de que entreguemos algn documento justificante al alumno con este cdigo asignado. Por ejemplo podemos entregar un alta con el cdigo de barras y cuando el alumno quiera informacin sobre la misma pasar el alta por el lector y obtener de forma inmediata toda la informacin (recibos pendientes, etc). El cdigo de barras puede ser generado por el propio programa pulsando el botn correspondiente. Sin embargo recomendamos por ser ms eficientes utlizar el cdigo de barras del alumno (en Alumnos: Datos bsicos) o de los recibos (en Recibos e Ingresos: recibos). Baja. Si marcamos esta casilla se nos pedir una fecha de baja. A partir de dicha fecha al alumno no se le generarn ms recibos y se dar por concluido para dicho alumno el curso. Alumno. Al introducir el cdigo del alumno en la casilla correspondiente se cubrir de forma automtica el nombre y apellido del mismo. Si no conocemos el cdigo podemos pulsar en el botn con la lupa para desplegar el listado de alumnos. Tambin podemos usar esta opcin para dar de aadir a un alumno que todava no tenga ficha en la academia, de forma que podamos el alta. Curso. De forma anloga al alumno, si introducimos el cdigo del curso se cubrirn automticamente todos los datos del mismo (descripcin e importe). En caso de desconocer el cdigo podemos usar el botn de lupa para buscarlo o, si todava no se ha aadido ese curso al listado, aadirlo ahora. Conocimientos. Conocimientos iniciales del alumno para este curso. Importes del curso. Este campo lo cubre automticamente el programa a partir de los importes que se hayan especificado en la ficha de curso. Sin embargo podemos modificarlos para cada alta concreta: o Matrcula: Importe de la matrcula. Si cobramos una matrcula podemos especificar aqu su importe. En caso de no cobrar matrcula
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basta con cubrir con un cero. Fecha de cobro de la matrcula. Si la matrcula ha sido cobrada podemos especificarlo. Emitir recibo de matrcula. Si pulsamos este botn se emitir un recibo de matrcula por el importe de la misma. o Recibos: Importe recibo mes. Importe de la mensualidad o cuota del recibo. Forma de pago. Si no escogemos ninguna se dar por entendido que el alumno paga al contado, pero podemos dar de alta las formas que necesitemos en el men mantenimiento > formas de pago. En caso de que alguna forma de pago genere fichero de norma 19 para bancos al emitir el recibo se marcar para tenerlo en cuenta en la generacin (vase formas de pago y generar fichero N19). Descuento recibo. Si el alumno tiene algn descuento sobre el recibo podemos indicarlo aqu. A la hora de generar el recibo el importe ser el importe del mes menos el descuento. Periodicidad del pago. Por defecto el pago ser mensual, pero podemos especificar otras periodicidades (bimensual, trimestral, etc...). Plazos fijos. Existen determinados cursos en los que se pagar mediante un nmero determinado de plazos, independientemente de cuanto dure el curso total. En ese caso podemos marcar esta opcin y definir durante cuantos meses se cobrar el curso a partir de la fecha de alta de la matrcula. Se generar un recibo para cada mes por el importe indicado en el descuento del recibo. Emitir recibo. Si est marcado se emitir recibo mensual para el alumno a la hora de generar recibos (vase la seccin correspondiente). Lo normal es que est marcado. Borrador. Si se marca esta opcin los recibos generados saldrn sin numerar. Es una opcin de pruebas para saber si los recibos impresos se ajustarn al papel que estamos utilizando, de forma que podamos generar recibos de borrador sin afectar a la numeracin oficial. Importe total del curso. Es una casilla que se calcula de forma automtica teniendo en cuenta la duracin del curso, los plazos,
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importes de los recibos e importe de la matrcula. Es una estimacin, no tiene validez contable. Agrupar cobro/Anular agrupacin. Esta opcin se utiliza para el caso de recibos que deban pagarse de forma conjunta, como por ejemplo el caso de hermanos. Lo que hacemos aqu es escoger otra matrcula a la cual se le cargar el importe de esta matrcula y sus recibos, de forma que cada mes se genere un nico recibo (asignado a la matrcula que escojamos en esta casilla) con el importe de las matrculas asignadas o agrupadas. Atencin. Los conceptos de periodicidad del pago y plazos fijos son mutuamente excluyentes. Fichero diploma. Si disponemos de un diploma especfico podemos determinarlo aqu, de lo contrario se emitir el diploma estandar. Diploma emitido. Si ya hemos emitido el diploma para este alumno se marcar la casilla. Podemos emitir el diploma cuantas veces sea necesario. La casilla solo indica si un alumno tiene o no su diploma. Tambin podemos marcarla aunque el diploma no sea generado directamente por el programa. Diplomas especficos. Si tiene una plantilla de diploma y desea adaptarla a nuestro programa no dude en ponerse en contacto con nosotros. Notas. Cualquier anotacin adicional sobre el alta podemos consignarla aqu. Temarios y horarios Esta solapa est pensada para aquellas academias que tienen cursos con un mismo nombre pero que abarcan un nmero de materias variado y configurable por los alumnos/profesores. Para entender mejor el funcionamiento pondremos un ejemplo. Ejemplo: Consideremos una academia de msica que cuenta con un curso llamado Iniciacin musical. Dicho curso tiene un importe mensual de 90,00 pero incluye una serie de instrumentos y
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metodologas de los cuales el alumno puede escoger dos distintas entre cinco existentes. Digamos que el curso tiene Solfeo (los lunes), Guitarra (los martes), Batera (los mircoles), Improvisacin (los jueves) y Bajo (los viernes). Lo que haramos en la ficha de cursos es dar de alta un curso llamado Iniciacin musical con las cinco materias mencionadas (cada una con su horario). A la hora de matricular a un alumno iramos a esta solapa y borraramos las clases a las que no quisiera acudir dicho alumno. Por ejemplo un alumno se matricula en Iniciacin musical y solo viene los lunes y mircoles (solfeo y batera). Borraramos las otras materias en su matrcula (guitarra, bajo e improvisacin). La utilidad de esta opcin radica en que podemos definir pocos cursos con similares caractersticas para no tener un listado tan extenso, configurando luego las materias a gusto de cada matrcula.
Calificaciones
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El programa nos permite llevar un control de las calificaciones de los exmenes referentes a la materia de la matrcula.
Las calificaciones pueden ser externas (exmenes que el alumno realiza fuera de la academia) o internas (calificaciones de los exmenes que el alumno realiza en el centro de estudios). Mediante esta solapa podemos controlar la evolucin del alumno en la materia. En ambos casos (externas o internas) contamos con botones para aadir, modificar o eliminar una calificacin. Cuando aadimos una calificacin se abre una ventana como la siguiente:
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Aqu se nos permite definir: Fecha. Fecha en la que se realiz el exmen. Perodo. Perodo en el que se realiz (por ejemplo Trimestre 1, 2, 3...) Asignatura. Cdigo de la materia de la asignatura si deseamos especificarlo. Descripcin. Descripcin de la materia o ms especficamente nombre del exmen. Calificacin. Nota obtenida. Notas. Observaciones adicionales sobre el examen.
4.2. Emitir diplomas

Si necesitamos emitir todos los diplomas de uno o varios cursos de forma simultanea puede utilizar esta opcin:
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En la zona superior disponemos de los filtros correspondientes para encontrar las matrculas de las cuales queremos emitir un diploma: Fechas. Indicaremos las fechas entre las cuales se tienen que encontrar las altas de las matrculas a imprimir. Filtrar curso. Si solo queremos filtrar los diplomas correspondientes a un determinado curso debemos marcar esta casilla y escoger el curso a listar. Estado. Se nos dar opcin de escoger las matrculas que tienen el diploma sin emitir (por defecto), aquellos que ya hemos emitido (para una revisin o para reimpresin de los mismos) o todos (tanto si tienen como si no tienen emitido el diploma). Una vez pulsemos el botn filtrar se nos mostrarn las matrculas coincidentes con los filtros seleccionados. En la ltima columna podemos ver una casilla llamada Diploma que indica si el diploma ha sido ya emitido para esa matrcula (aparece una marca de confirmacin) o no (aparece en blanco).
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Si queremos emitir todos los diplomas del listado pulsaremos el botn seleccionar todos situado en la esquina inferior izquierda y despus emitir seleccin. En caso de que queramos solo emitir los diplomas de algunos de los individuos listados podemos marcar varios manteniendo pulsada la tecla CTRL del teclado y pinchanco con el ratn en aquellos de los cuales queramos emitir el diploma. Al emitir el diploma se marca de forma automtica la casilla diploma emitido en la ficha de matrcula (vase listado de matrculas > ficha de matrcula ). Los diplomas se emiten de forma directa a la impresora. No existe opcin de vista previa en este listado.
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4.3. Reservas
El listado de reservas de plaza tiene el siguiente aspecto:
4.3.1. FichaReserva Podemos asignar la reserva de plaza para un alumno de la academia. Esta reserva se puede consultar despus en la ficha de cursos ( Mantenimiento: Cursos).
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Los datos a cubrir son: Fecha de la reserva. Cdigo del alumno. Cdigo del curso. En cuanto realizamos una reserva de plaza dicha reserva se traslada al curso correspondiente.
4.4. Actualizar importes

Por defecto cuando modificamos los importes de un curso no se modifican las matrculas que ya estn generadas, sino que el cambio solo se aplica a las nuevas matrculas. Sin embargo hay ocasiones en las que es necesario aplicar este cambio a las matrculas ya existentes, o quizs a las matrculas que se han generado a partir de una fecha determinada. Para ello contamos con esta opcin de men. Debemos especificar el cdigo de curso sobre cuyas matrculas se aplicar el cambio, as como la fecha a partir de la cual se tendrn en cuenta las matrculas a cambiar. Si pulsamos el botn mostrar se vern las matrculas que resultarn afectadas. Si todo es correcto bastar con pulsar el botn Aplicar cambios para que dichas matrculas vean sus
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importes actualizados. Ejemplo: Especificamos el curso C01: CURSO DE PRUEBA y la fecha de aplicacin a partir del 12/01/2006. Todas las matrculas que se hayan emitido ms tarde de esta fecha se vern modificadas de forma automtica, pero no las que sean anteriores al 12/01/2006. Por qu no trasladamos los cambios de forma automtica cuando se cambien en la ficha de curso? Porque es muy probable que los cambios en los importes no tengan que afectar a las matrculas ya emitidas. Imaginemos un curso que ve incrementado su importe a partir del mes de agosto porque se acab determinada oferta. Las matrculas que se dieron de alta antes de esa fecha es posible que deban mantener el precio antiguo. El cambio de importes NO afecta a los recibos emitidos. Los recibos emitidos no vern cambiado su importe aunque cambie el precio de la matrcula. Si deseamos cambiar el importe de esos recibos deberamos borrarlos y volver a generarlos.
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PARTE V
Reservas de plaza
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PARTE
V
Reservas de plaza
En este listado podemos ver todas las reservas de plaza que hay activas en este momento. Las reservas de plaza se realizan normalmente desde la propia ficha de Cursos (en la solapa reservas) o desde la ficha de alumno (de nuevo en la solapa reservas), aunque tambin tenemos opcin de realizarlas directamente desde aqu.
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Parte V - Reservas de plaza
5.1. Ficha reserva de plaza

La ficha de reserva de plaza tiene el siguiente aspecto:
Nos permite especificar una fecha de la reserva, el alumno que la realiza y el curso donde pide la reserva. Automticamente cualquier reserva realizada aqu se podr posteriormente consultar en la ficha de alumno o de curso correspondiente.
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PARTE VI
Recibos e ingresos
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PARTE
VI
Recibos e ingresos
Desde esta opcin podremos controlar todo lo referente a la generacin, listado, emisin y cobro de recibos de la academia.
6.1. Cobro de recibos

La pantalla de cobro de recibos nos permite de forma rpida y eficaz realizaar el cobro de los recibos en nuestra academia. Su funcionamiento es muy similar a una caja registradora desde la cual podemos emitir y cobrar cualquier recibo de forma inmediata.
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La principal funcionalidad de esta pantalla es su facilidad para localizar un recibo concreto atendiendo a diversos mtodos de bsqueda. El criterio por defecto puede definirse desde la opcin Utilidades > Configuracin > Configuracin general, as como la modalidad de bsqueda aproximada o la presentacin preliminar de los recibos antes de imprimir. Podemos buscar los recibos a cobrar siguiendo varios criterios: Por DNI. Por Apellidos. Por Cdigo de alumno. Por nmero de recibo. Por nombre del curso. Por cdigo de curso. Por cdigo de barras de alumno. Por cdigo de barras de recibo.
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Aparte de eso podemos especificar que se nos muestren: Los recibos sin cobrar (por defecto). Los recibos cobrados. Todos los recibos (tanto cobrados como sin cobrar). Una vez tengamos seleccionadas las opciones de bsqueda basta con que escribamos en la casilla de texto el criterio a buscar. Si tenemos marcada la casilla Bsqueda aproximada ni siquiera es necesario que pongamos la palabra, DNI o nmero completo. Con poner parte del mismo se nos mostrarn todos los recibos que coincidan con el criterio de forma parcial. Si el criterio de bsqueda ha dado algn resultado se nos mostrar en la pantalla central. Despus solo nos quedar marcar el recibo por medio de las flechas del cursor o con el ratn y pulsar el botn correspondiente a la accin que corresponda: Emitir y cobrar. Se imprimir el recibo y se dar como cobrado. Emitir. Se emitir el recibo seleccionado, pero no se cambiar su estado de cobro. Cobrar. Se cobrar el recibo seleccionado, pero no se emitir ninguna copia del mismo en papel. Anular recibo. Se emitir un nuevo recibo con importe negativo para anular el recibo que tengamos seleccionado. En el nuevo recibo se incluir en la seccin de notas el nmero de recibo anulado. Modificar el recibo. Se abre el recibo correspondiente para poder modificarlo en el momento. Abrir cajn. En caso de tener un cajn portamonedas conectado al ordenador al pulsar este botn lo abrimos.
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6.2. Generar recibos

Normalmente al principio de cada mes debemos generar los recibos que se van a pasar a los alumnos. Esta pantalla nos permite generar muchos recibos en un nico paso, aunque debe recordar que es posible generar recibos de forma individual desde la ficha de un alumno ( Mantenimiento: Alumnos, solapa de recibos). La pantalla que controla el proceso de generacin de recibos es la siguiente:
En la zona superior distinguimos los dos campos que determinarn: Fecha de emisin. Es la fecha de emisin que saldr impresa en
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los recibos. Cada vez que la modifiquemos (manualmente o mediante la pulsacin del botn de calendario interactivo), se producirn los siguientes cambios: Se modificar la fecha de vencimiento para situarla en el fin de mes correspondiente a la fecha de generacin. Podemos modifcar esta fecha de vencimiento de forma habitual. Se actualizar el mes a generar, que nos indicar los recibos de que mes y ao sern generados. Dicho mes se corresponde con el mes que indiquemos en la fecha de emisin del recibo. Se actualizar el listado de recibos a generar para mostrarnos solo los cursos que estn activos en dicho mes. Se considera que un curso est activo cuando el mes a generar se encuentra entre la fecha de inicio y fin del mismo. Fecha de vencimiento. Como se indica en la seccin anterior la fecha de vencimiento se iguala de forma automtica con la del da de fin de mes correspondiente a la fecha de emisin. Se puede modificar manualmente. Mes a generar. El mes de emisin nos indica para que mes se estn generando los recibos. Generar solo los recibos con forma de pago... Si escogemos una forma de pago concreta solo se generan los recibos correspondientes a la misma. Generar solo los recibos del curso... Si escogemos esta opcin se generarn solo los recibos del curso que hayamos seleccionado. Concepto. Todos los recibos se generarn con el concepto que consignemos aqu. El concepto bsico (por defecto) se puede configurar en el men Utilidades: Configuracin.
El programa generar los recibos del mes.Aquellos recibos que se vean con un tono azul por detrs indica que se trata de Recibos agrupados. Los importes de esos recibos se agruparan con el titular que se haya especificado (vase la opcin de Matrculas: Altas en curso). Por defecto, si pulsamos el botn Generar se generarn todos los recibos listados. Sin embargo podemos generar solo determinados recibos si hacemos click sobre ellos manteniendo pulsada la tecla CTRL del teclado. De esta forma solo se generarn los recibos marcados.
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Como genera los recibos el programa. El programa tiene en cuenta los cursos que estn activos durante ese mes, pero adems comprueba que el alumno matriculado en ese curso tenga vigente dicha matrcula. Es decir, si un alumno est matrculado en un curso pero su fecha de alta es posterior al mes en el que vamos a generar el recibo no se generara recibo para el mismo, ya que comenzara al mes siguiente. Del mismo modo si el alumno ha sido dado de baja y la fecha de baja es anterior a la fecha escogida como fecha de emisin tampoco generaramos recibo para el mismo. Las matrculas en las que se haya marcado 'recibo borrador' generarn un recibo impreso, pero no estar numerado. Se entiende que dicho recibo es una prueba de impresin y por lo tanto no se numerar para que no afecte a la numeracin oficial. Los recibos generados desde esta opcin se consideran mensuales. Los recibos mensuales estn marcados en su ficha Por qu? Para evitar que se dupliquen. Es decir: nosotros generamos los recibos la primera vez desde aqu, de forma automtica. Si ms adelante en el mismo mes volvemos a esta opcin solo se generarn aquellos recibos que no hayan sido ya generados, para evitar duplicidades.
Atencin: errores comunes. El programa ha sido probado a fondo para garantizar que la generacin de recibos es un proceso sin fallos. Cuando un recibo no aparece para ser generado suele ser debido a los siguientes errores en la configuracin por parte del usuario: El curso tiene mal asignadas sus fechas de inicio y/o final, de forma que en el mes que queremos generar no se encuentra activo. Compruebe las fechas de inicio y fin del curso para asegurarse de que se encuentra activo en este mes. El alumno est de baja. Se ha asignado una fecha de baja en la matrcula del alumno y esta fecha es anterior al mes que estamos intentando generar. Compruebe la fecha de baja en las
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matrculas del alumno para corroborar que sigue vigente en el mes de generacin de recibos. La matrcula tiene asignados plazos fijos y se han cumplido todos pagos. Ya no se generarn nuevos recibos aunque el curso siga vigente. Compruebe la matrcula y si tiene asignados plazos fijos en vez de periodicidad mensual. La peridocidad de cobro de la matrcula no es mensual, sino bimensual, trimestral, etc... y en este mes no le corresponde generar recibo. Compruebe que la periodicidad de pago de la matrcula es correcta.
6.3. Listado de recibos

El listado de recibos nos muestra todos los recibos generados en la academia hasta el momento:
Desde este listado podemos acceder a cualquier recibo para marcarlo como no emitido, reimprimirlo e incluso editarlo o borrarlo. No se
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recomienda, sin embargo, que se modifique un recibo que ya ha sido emitido, aunque la ltima palabra queda en manos del usuario.
6.3.1. Ficha de recibo La ficha de un recibo tiene el siguiente aspecto.
Los campos son los siguientes:
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Datos bsicos. o Serie. Si hemos establecidos series en el programa entonces podemos escoger si el recibo es de una serie determinada. o Nmero. El nmero lo genera normalmente el programa de forma automtica, aunque existe la posibilidad de tener recibos sin numerar (borradores). o Fecha de emisin. Fecha en la que se ha emitido el recibo. o Fecha de vencimiento. Fecha en la que vence el recibo. o Cdigo de barras. Si queremos utilizar cdigos de barras para localizar recibos podemos generarlos pulsando el botn correspondiente. El programa tambin permite, desde la opcin Utilidades: Configuracin automatizar la tarea de forma que cada vez que se cree un nuevo recibo se le asigne de forma automtica un cdigo de barras. Dicho cdigo de barras puede utilizarse luego, por ejemplo, para localizar los recibos en Recibos e Ingresos: Cobro de recibos. o Importe. Importe del recibo. o Concepto del recibo. Concepto que figurar en el recibo. o Emitido. Esta casilla nos indica que este recibo ya ha sido imprimido en papel. o Mensualidad. Nos indica que este recibo se corresponde con un recibo generado por la mensualidad de un curso. La particularidad de estos recibos es que solo hay uno por mes y matrcula, de forma que si vamos a la opcin Recibos e ingresos: Generar recibos, no se generar uno nuevo si este mes ya tenemos alguno con la marca de Mensualidad. Es para evitar duplicados de los recibos automticos. Los recibos manuales no tienen esta casilla marcada. Datos del cuso. o Matrcula. Cdigo de la matrcula a la que se corresponde este recibo. Todo recibo debe estar asignado a una matrcula concreta. Al darle un cdigo de matrcula automticamente se cubren los datos del alumno y curso al que se corresponde el recibo. o Alumno. Datos del alumno, copiados de la matrcula. o Curso. Datos del curso, copiados de la matrcula. Datos del pagador. o Informacin bancaria sobre el pagador. Se toman de la ficha del alumno. El pagador puede ser el mismo alumno u otra persona. Datos de pago.
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o Cobrado. Si hemos cobrado el recibo marcamos esta casilla. Al hacerlo aparecen el resto de las opciones: fecha de cobro y cobrado por. o Fecha de cobro. Fecha en la que se ha realizado el cobro del recibo. o Cobrado por. Podemos establecer que usuario ha realizado el cobro del recibo. o Forma de pago. Forma de pago seleccionada para este recibo. o Pago bancario. Si est marcado este recibo generar un fichero N19 (vase Recibos : Generar Norma 19). o Datos bancarios. Aqu especificaremos la cuenta de banco si es necesaria. El DC se pondr con fondo rojo (como en el ejemplo) si la cuenta de banco es incorrecta. o Titular. Titular para cobro bancario. o N19 Generado. Si este recibo ya ha sido enviado por remesa electrnica al banco esta casilla aparecer marcada para evitar su duplicacin en posteriores remesas. Nota: En la zona inferior contamos con un botn para Generar el fichero N19 de este recibo. El fichero Norma 19 (N19) es un fichero de texto que se le puede enviar al banco por internet para que lo procesen y carguen en la cuenta del alumno (consulte a su banco para ms informacin). Aunque es perfectamente posible generar un fichero para cada recibo que se tenga que domiciliar lo ms normal es generar todos los recibos en un nico fichero, mediante la opcin Recibos : Generar N19. Nota: Lo ms normal es generar todos los recibos de la academia a primeros de mes utilizando la opcin Recibos : Generar recibos. Nada nos impide, sin embargo, ir aadiendo recibos a medida que lo necesitemos, aunque no es lo ms recomendable. Lo mejor es tener los recibos generados de forma automtica y solo crear nuevos recibos cuando necesitemos, por ejemplo, cobrar un material extra, etc. Los recibos generados por la opcin Recibos e Ingresos: Generar recibos tienen siempre marcada la opcin Mensualidad para indicar que son recibos automticos y que solo debe haber uno por mes. Los recibos hechos a mano no tienen ninguna marca, ya que podemos 115
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emitir tantos como sean necesarios.
6.4. Impresin de recibos

Aunque es posible imprimir los recibos desde el listado de recibos es mucho ms cmodo y eficiente el imprimirlos desde la opcin recibos > Imprimir recibos del men principal. Al utilizarla nos encontramos con una pantalla como la siguiente:
En esta pantalla podemos escoger los recibos que deseamos imprimir mediante las siguientes opciones: Fecha inicial y fecha final de emisin. Por defecto se marcar como fecha inicial el da 1 del presente mes y como fecha final el ltimo da del mes. Esto quiere decir que se emitirn todos los recibos cuya fecha de emisin se encuentre situada entre ambas. Filtrar curso. Es posible que solo querramos imprimir los recibos de un curso determinado. En este caso debemos marcar la opcin
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filtrar curso e introducir el cdigo del curso que deseamos filtrar. Si no sabemos el cdigo podemos pulsar la lupa para que se nos muestre el listado de cursos. Filtrar forma de pago. Si solo queremos imprimir los recibos que se corresponden con determinada forma de pago podemos especificarlo aqu. Ordenar por es una opcin de ordenacin para indicar como van a salir los recibos, pudiendose ordenar la remesa por nmero de recibo, alumno o curso. Mostrar recibos . Por defecto en esta opcin se nos mostrarn los recibos que todava no estn emitidos, pero se puede cambiar sin problema alguno para que nos muestre los que ya estn emitidos o todos (tanto los emitidos como los que no lo estn). Una vez establezcamos estos parmetros si pulsamos el botn filtrar se nos mostrar en la pantalla central el listado de recibos tal y como van a salir por la impresora. Si todo es correcto podemos pulsar el botn imprimir remesa para sacarlos en papel. Los recibos que salgan sern marcados como emitidos (vase la ficha de recibo).
6.5. Otros ingresos

En este apartado podemos consignar otros ingresos que se cobren por caja pero sobre los cuales no hay un recibo emitido. Estableceremos la fecha de cobro, el concepto, el importe y si lo deseamos cualquier nota adicional que sea necesaria. Estos ingresos se pueden visualizar luego tambin al hacer la caja diaria.
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Ejemplos de otros ingresos: los ms clsicos suelen ser fotocopias para el alumnado, temarios, etc... Son ingresos sobre los cuales no se emite recibo pero que deben contarse en la caja diaria.
6.6. Proveedores
Desde el listado de proveedores podemos dar de alta con todos sus datos a aquellos proveedores de servicios o material con los que habitualmente trabajamos.
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6.7. Gastos
En este listado podemos consignar los gastos variados que hayamos tenido en la academia, para tener una referencia de los mismos. La ficha de gastos tiene este aspecto:
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Como puede comprobarse cuenta con los campos habituales: Fecha del gasto. Familia a la que pertenece. Podemos agrupar los gastos por familias para un mejor control de los mismos. Las familias de gastos se dan de alta en el men mantenimiento. Importe. Consignaremos el importe de los gastos en esta casilla. Tipo de IVA . Aqu estableceremos el tipo de IVA (si debe aplicarse) por lo que el programa nos realizar el clculo inverso del desglose. Forma de pago. Si lo deseamos tambin podemos establecer la forma de pago del gasto. Notas. Cualquier nota adicional se consigna en esta casilla.
6.8. Generar recibos bancarios

Podemos generar un fichero para llevar al banco en soporte digital o enviarlo por email y que realice el cargo de los recibos. Para ello, una vez generados los recibos, iremos a esta opcin y configuraremos el listado de recibos a incluir en dicho fichero:
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Especificaremos: Fecha inicial y final entre las que se debe encontrar la fecha de emisin del recibo. Ordenar por nmero, curso, alumno o forma de pago. Filtrar curso. Si solo queremos ver los recibos de un curso determinado marcaremos esta casilla y seleccionaremos dicho curso. Filtrar forma de pago. Si queremos filtrar los recibos de una determinada forma de pago marcaremos esta casilla y escogeremos la forma de pago. Mostrar tambin los que ya han sido generados para norma 19. Si hemos generado previamente algn recibo para mandar en fichero pero hubo algn tipo de error podemos marcar esta casilla para que vuelvan a ser mostrados.
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Una vez seleccionados los parmetros pulsaremos el botn filtrar y se nos mostrarn los recibos que coinciden con los datos especificados. Solo nos resta indicar la fecha de cargo para los recibos y pulsar el botn generar n19. Se nos pedir el nombre del fichero que deseamos generar y se realizar el proceso de forma automtica. Solo se listarn los recibos cuya forma de pago tenga marcada la casilla 'Genera norma 19'. Normalmente cuando demos de alta la forma de pago 'Recibo bancario' marcaremos esta casilla y se nos mostrar este listado, pero puede que queramos diferenciar varias formas de pago para cada banco al que se vaya a enviar la remesa. Recuerde que debe configurar el programa para generar el fichero Norma 19. Para ello debe especificar los datos del ordenante y del presentador del fichero en la seccin Utilidades > Configuracin > Domiciliacin de recibos.
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PARTE VII
Facturacin
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PARTE
VII
Facturacin
El men de facturacin nos permite emitir facturas con IVA para la academia. Si bien la facturacin ms habitual de un centro educativo son los recibos, este men nos permite emitir justificantes de pago por otros conceptos, como por ejemplo: Facturas por servicios relacionados: por ejemplo espectculos de danza para academias de baile. Facturas por venta de material: libros, fotocopias, material didctico. Facturacin de paquetes de enseanza para empresas. Atencin: Es importante no confundir las facturas con los recibos. Las matrculas y el pago mensual de cursos se realiza, por norma general, con recibos, cuyas opciones estn contempladas en el correspondiente men de recibos e ingresos.
7.1. Facturas
Este men es el que nos permite aadir, modificar o borrar cualquier factura emitida en la academia.
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Desde este listado podemos acceder a cualquier factura. El listado de facturas es un listado estndar y se puede operar en l como en el resto de los listados estndar.
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7.1.1. Ficha de factura La factura tiene el siguiente aspecto:
Lo primero que debemos especificar en una factura es si se realiza a un alumno o a una empresa (en caso de que gestionemos cursos empresariales). Una vez especificado esto podemos continuar con la facturacin. En la zona superior contamos con la cabecera de la factura, que nos indica los datos del cliente. Estos datos pueden cubrirse de dos formas: Automtica. Basta con introducir el cdigo de un alumno o empresaen el campo Cliente para que se copien todos sus datos en las correspondientes casillas. Como siempre si no recordamos el cdigo del alumno podemos pulsar en la lupa para buscarlo mediante los filtros en la tabla de alumnos.
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Manual. Si el cliente no es un alumno dado de alta en la academia podemos cubrir todos los campos de forma manual. Tambin hay otros campos, aparte de los referentes al cliente, que se sitan en esta zona de la pantalla: Fecha de la factura. Fecha en la que se emiti la factura. Por defecto se situar en el da actual. Fecha de cobro. Fecha en la cual se cobr la factura. Nmero de factura. El programa numerar automticamente nuestras facturas. Es por ello que en el momento de aadir una nueva factura no veremos este campo, que se graba en el instante en que pulsamos el botn aceptar. El contador de la factura se puede modificar en Utilidades : Configuracin. Notas. Cualquier nota adicional que queremos que conste en la factura impresa podemos indicarla aqu. En la zona media de la pantalla contamos con una cuadrcula donde se irn aadiendo los conceptos a facturar. Cada vez que pulsemos el botn aadir (+) se abrir una ventana como la siguiente para poder introducir el concepto a facturar:
Nuevamente tenemos dos maneras de introducir conceptos facturables:
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Mediante artculos predefinidos. Si introducimos el cdigo de un artculo que est dado de alta en el programa (men Facturacin : Artculos) o pulsamos sobre la lupa para escoger uno se copiar de forma automtica el resto de los datos (precio, tipo de IVA y descripcin). Manualmente. Podemos facturar cualquier cosa simplemente dejando en blanco el cdigo del artculo y tecleando en la zona central de la pantalla su descripcin, especificando despus la cantidad, el precio y el tipo de IVA aplicado. Por defecto la cantidad a aadir ser una unidad, pero se puede modificar para ajustarla al nmero real vendido.
7.2. Facturar recibos
Si por algn motivo queremos emitir una factura de uno o varios recibos
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(por ejemplo para facturar a una empresa) podemos hacerlo desde este men. Podemos filtrar los recibos de varias formas: atendiendo a las fechas, al curso al que pertenecen y a la forma de pago. Pulsando en el botn filtrar se nos mostrar un listado completo de los recibos que cumplan las condiciones del filtro. En la zona inferior tenemos los botones necesarios para generar las facturas. En el caso de que hayamos definido ms de una serie de facturas (en el men Utilidades : Configuracin : Facturacin) debemos escoger la serie correspondiente a la que queramos usar. En el campo Concepto especificamos el texto que queremos que salga en cada concepto de venta de la factura. El campo ajuste importe nos permite aadir (o descontar, en caso de negativos) un importe de cada recibo emitido. El campo fecha de emisin ser la fecha utilizada para generar las facturas. Una vez pulsemos el botn facturar recibos se emitirn tantas facturas como recibos hayamos filtrado.
7.3. Presupuestos
El programa nos permite realizar presupuestos para entregar a la gente que pida informacin y costes de un curso. Su funcionamiento es anlogo al de las facturas.
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7.4. Artculos
Los artculos nos permiten definir conceptos que puedan repetirse en la facturacin, de forma que no tengamos que introducir los mismos datos una y otra vez cuando facturamos.
Desde este listado podemos acceder a cualquier artculo. El listado de artculos es un listado estndar y se puede operar en l como en el resto de los listados estndar.
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7.4.1. Ficha de artculo La ficha de artculos tiene el aspecto siguiente:
Consta de los siguientes campos: Cdigo. Cdigo del artculo. Se utiliza para introducir artculos de forma rpida en la pantalla de facturas. Descripcin. Descripcin del artculo. Tipo de IVA. Cdigo del tipo de IVA aplicado al artculo. PVP s/IVA. Precio del artculo sin IVA. Si lo introducimos se calcula automticamente el precio con IVA. PVP c/IVA. Precio con IVA del artculo. Si lo introducimos se calcula automticamente el precio sin IVA. Notas. Cualquier nota adicional que queramos poner al artculo.
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7.5. Empresas
Para las academias que ofrezcan cursos empresariales en este listado podemos consignar aquellas empresas con las que trabajamos. Desde la ficha de cursos podemos asignar un curso determinado a una empresa.
7.5.1. Ficha de empresa La ficha de empresas nos permite consignar todos los datos sobre la misma, incluyendo el CNAE de la misma y el sector empresarial al que pertenecen.
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7.6. CNAE
El CNAE es la Clasificacin Nacional de Actividades Econmicas. Sirve para clasificar a las empresas segn su actividad siguiendo el listado oficial. El programa ya viene con los CNAE actualizados, aunque podemos modificar o aadir otros cdigos si lo deseamos.
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7.7. Sectores
Aparte del CNAE podemos clasificar de una forma ms personalizada a las empresas por sectores. Esta clasificacin tiene su utilidad posterior cuando queramos clasificar cursos emrpesariales siguiendo un determinado sector y no una actividad particular. El listado de Sectores tiene el siguiente aspecto:
7.7.1. Ficha de sector La ficha correspondiente a un sector empresarial tiene el siguiente aspecto:
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Aqu podemos consignar un cdigo alfanumrico y la descripcin del sector. Posteriormente podemos asignar una empresa o curso a un sector especfico para poder realizar listados siguiendo el mismo.
7.8. Tipos de IVA

El programa viene definido con los tres tipos de IVA establecidos, aunque nos permite definir otros si fuera necesario (para uso internacional) o incluso definir el IVA tipo 0 para facturas de recibos (que no lleven IVA) o extracomunitarias.
7.9. Cartas de pago

Las cartas de pago son un control de pago de salarios a los profesores (vase Profesores: Ficha del profesor : Pagos a profesores). Es un recibo del importe entregado al personal docente. Las cartas de pago se pueden generar de forma automtica desde la ficha del profesor, pero tambin podemos aadirlas de forma manual desde este men pulsando el botn Nuevo. Tambin es posible, por supuesto, modificar cualquier carta de pago realizada de forma automtica anteriormente.
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Las cartas de pago tienen el siguiente aspecto:
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Como puede apreciarse tiene un aspecto similar al de una factura. En ella podemos establecer: Nmero. Las cartas de pago las numera automticamente el programa, pero podemos modificar dicho nmero si lo creemos conveniente. Fecha de emisin. Por defecto la fecha actual. Fecha de cobro. Fecha en la que ha cobrado el profesor. Profesor. Podemos introducir el cdigo de forma directa o bien pulsar en la lupa para buscarlo en el listado mediante filtros. En la zona central tenemos los conceptos que se le abonarn al profesor. Podemos aadirlos de forma manual o generarlos directamente desde la opcin correspondiente en Mantenimiento : Profesores : Pagos : Generar carta de pago. Por supuesto podemos modificar cualquier concepto introducido de forma automtica por el programa pulsando en el botn modificar concepto (^), con lo que saldr una pantalla con este aspecto:
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PARTE VIII
Listados
Gestin de Academia
PARTE
VIII
Listados
Hay diversos listados de estadsticas que se agrupan de forma directa en esta opcin. Estos listados tienen una serie de filtros rpidos mediante los cuales podemos configurar la salida en pantalla (y papel) de los mismos, as como configurar los campos a mostrar.
8.1. Listado de alumnos
El listado de alumnos nos permite ver de forma rpida los alumnos que
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se encuentran en las siguientes situaciones: Todos los alumnos. Se nos mostrar un listado con todos los alumnos del centro, con indiferencia del estado de sus matrculas. Alumnos sin matrculas. Se nos mostrar un listado de los alumnos dados de alta en la academia pero que todava no se han matriculado en ninguna materia. Este listado realmente se correspondera con la ficha de gente que ha preguntado por nuestros servicios - y de los cuales se ha tomado sus datos - pero que nunca han llegado a matricularse en el centro. Alumnos sin fecha de baja. Son alumnos que estn matriculados en el centro pero que no tienen una fecha de baja definida en sus matrculas. Por lo tanto son considerados alumnos en activo en uno o ms cursos. Alumnos en activo entre fechas. Al pulsar esta opcin se activan las casillas de fecha inicial y fecha final. Entonces solo se mostrarn los alumnos cuya matrcula est activa entre esas fechas. Alumnos de baja entre fechas. Nuevamente al pulsar la opcin se activan las casillas de fecha inicial y fecha final de forma que se muestren solo los alumnos que estn de baja entre las fechas establecidas.
8.2. Listado de cursos

Mediante este listado podemos acceder de forma rpida a los cursos que existan en nuestro centro de enseanza:
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Podemos filtrar: Entre fechas. Para mostrar solo los cursos activos entre las fechas que especificamos. Filtrar materia. Se nos mostrarn solo los cursos que tengan esta materia como materia principal. Filtrar profesor. Se nos mostrarn solo los cursos que tengan a este profesor como responsable de los mismos. Filtrar aula. Se nos mostrarn solo los cursos que se impartan de forma especfica en el aula seleccionada. Aparte de listar los cursos podemos en cualquier momento modificar sus contenidos.
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8.3. Listado de matrculas

Mediante este listado podremos encontrar de forma rpida las matrculas emitidas en nuestro centro de enseanza.
En primer lugar podemos filtrar entre fechas las matrculas por: Todas. Todas las matrculas que se han dado en la academia, independientemente de su estado. Matrculas activas. Matrculas que estn vigentes entre las fechas establecidas. Fecha de alta. Matrculas cuya fecha de alta se encuentre entre las establecidas. Fecha de baja. Matrculas cuya fecha de baja se encuentre entre las establecidas. Fecha de cobro. Matrculas cuya fecha de cobro se encuentre entre las establecidas. Aparte de eso podemos filtrar para:
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Filtrar curso. Filtrar solo las matrculas del curso especificado. Filtrar alumno. Filtrar solo las matrculas que se corresponden con el alumno especificado. Filtrar empresa. Filtrar solo las matrculas que pertenecen a una empresa determinada, en caso de que usemos la opcin de cursos empresariales (vase la Ficha de Cursos y la Ficha de Empresas). Agrupar totales por alumno. Se agruparn los resultados por alumno para mostrar el total de importes de esas matrculas. En la zona inferior tenemos un totalizador del nmero de matrculas y de los importes totales de las mismas.
8.4. Listado de recibos

Mediante este listado podemos filtrar de forma sencilla los recibos emitidos en el centro de enseanza.
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Podemos filtrar: Filtros de fechas: o Por fecha de emisin. o Por fecha de cobro. o Por fecha de vencimiento. Por curso. Para que se nos muestren solo los recibos correspondientes al curso seleccionado. Por alumno. Solo los recibos de un alumno especfico. Por forma de pago. Solo los recibos con una forma de pago especfica. Por titular. Para recibos bancarios. Todos, cobrados o sin cobrar. Especificando el estado de cobro de los mismos. Borrador. Todos, solo recibos de borrador o solo recibos reales (que no son de borrador).
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Debemos recordar que los campos que se muestran en pantalla son configurables si pulsamos encima con el botn contrario del ratn. CAMBIAR IMPORTES Aparte de eso se ha includo una herramienta que nos permite cambiar los importes de los recibos que hayamos marcado en los listados. Si marcamos uno o varios recibos (manteniendo pulsada la tecla CTRL mientras hacemos click con el ratn) podemos despus seleccionar una de estas opciones: Aumentar cantidad fija. Aumentaremos todos los recibos marcados en el importe que especifiquemos en la casilla. Por ejemplo si ponemos 10 euros al importe de todos los recibos marcados se le aadirn 10 euros. Disminuir cantidad fija. Disminuiremos todos los recibos marcados en el importe que especifiquemos en la casilla. Por ejemplo si ponemos 10 euros al importe de todos los recibos marcados se le restarn 10 euros. Cambiar porcentaje. Se cambiar un porcentaje de los recibos marcados. Por ejemplo si ponemos 50% todos los recibos vern decrementado a la mitad su importe. Del mismo modo si pusiramos 200% todos los recibos veran duplicado su importe. MODIFICAR ESTADOS Desde esta pantalla podemos: Modificar. Abrir la ficha del recibo y podremos modificar su contenido. Marcar cobrados. Marcaremos como cobrados (con fecha de hoy) todos los recibos seleccionados. Marcar sin cobrar. Marcaremos los recibos seleccionados como no cobrados.
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8.5. Listado de abonos

El listado de abonos nos permite ver en un planificador visual el estado de reservas de abonos (vase la opcin correspondiente en la Ficha de Alumno > Abonos ).
Se nos mostrar el alumno que ha realizado la reserva, as como el profesor asignado para la misma (si es que se ha asignado a alguno).
8.6. Caja
Este listado nos permite llevar un pequeo control sobre los ingresos y gastos del centro educativo.
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En l se nos permite especificar: Rango de fechas a mostrar. Fechas entre las cuales se encuentran los movimientos a mostrar. Forma de pago. Si marcamos esta opcin podemos especificar una forma concreta de pago. Ingresos. Podemos marcar o desmarcar los que nos interese que aparezcan en el listado: o Recibos o Matrculas o Otros ingresos Gastos. Al igual que los ingresos podemos seleccionar que gastos deseamos ver en el listado. o Facturas. o Gastos varios. o Cartas de pago a profesores. IVA. Podemos especificar si queremos verlos con IVA includo o con IVA desglosado.
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Como siempre en la zona inferior de la pantalla contamos con totalizadores de los importes mostrados en el listado.
8.7. Etiquetas y correspondencia

Es muy habitual en una academia tener que avisar a todos los alumnos de un determinado curso, bien sea por email o bien por telfono, de algun cambio o noticia. Con esta opcin podemos crear un listado de alumnos con sus datos de contacto para su uso posterior: Pero adems de eso, esta pantalla se puede utilizar para generar documentos de cualquier tipo que tengan como referencia a los alumnos: Email de aviso. Cartas. Etiquetas. Carns de alumno. Fichas personalizadas. Etc.
Recuerde que gracia a la aplicacin de Utilidades : Configurar informes podemos crear cualquier tipo de documento estandar para esta pantalla. Aparte de eso podemos incluso enviar emails desde esta misma pantalla a todos los alumnos seleccionados, sin necesidad de utilizar aplicaciones adicionales.
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Podemos especificar: Cdigo. Numero interno de control del listado. Lo cubre automticamente el programa, pero si lo deseamos podemos establecer uno propio. Fecha. Fecha en la que se realiz el listado. Estado. Si lo deseamos podemos especificar el estado del aviso a los alumnos (pendiente, enviado o cancelado). Descripcin. Breve descripcin del motivo del listado.
Los datos que se muestran en el listado son configurables. En cualquier momento podemos pulsar con el botn contrario del ratn sobre el listado principal y escoger los campos que queremos mostrar, su posicin y su ancho. En la zona inferior contamos con los botones normales de Aceptar o Cancelar el listado, aparte de dos ms:
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Exportar a fichero. Podemos exportar el listado a formato de texto separado por comas para su uso en programas del tipo gestores de correo electrnico (Outloook, Thunderbird, etc..), hojas de clculo (Excel, OpenOffice, etc...) o similares. Imprimir listado. Podemos imprimir de forma directa el contenido del listado en cualquier momento, o exportarlo a PDF. Etiquetas. Podemos imprimir de forma directa un listado en formato de etiquetas pulsando este botn. Al lado tenemos el modelo de etiquetas que se usarn. Disponemos de una serie de modelos de etiquetas prediseados en la carpeta del programa (c:\archivos de programa\argos-galaica\academia\frf\etiquetas) pero si necesita un modelo que no tiene en dicha carpeta puede personalizarlo desde el men Utilidades : Configurar ficheros o solicitrnoslo sin coste alguno durante el perodo de mantenimiento. 8.7.1. Aadiendo destinatarios Existen varias formas de aadir destinatarios a esta pantalla. AADIR DESTINATARIOS DE FORMA INDIVIDUAL Si pulsamos el botn de aadir destinatario (+) se abrir una ventana como la siguiente:
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Aqu podemos cubrir los datos de los destinatarios a mano o pulsando en la lupa entraremos en el listado de alumnos. All podemos escoger a un alumno concreto y sus datos se copiarn de forma automtica en las casillas correspondientes. AADIR DESTINATARIOS DESDE EL LISTADO DE MATRICULAS Podemos aadir varios destinatarios de forma simultnea utilizando para ello el botn de Aadir varios destinatarios (++). Este botn nos abrir el Listado de Matrculas (Vase el men Listados: Matrculas).
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Aqu podemos establecer varios tipos de filtros para las matrculas (por curso, solo activas, por fecha de baja, etc...) para conseguir un listado de alumnos. Luego existen dos opciones para pasarlos al listado de Etiquetas y Correspondencia que estamos haciendo: Marcar varios alumnos. Manteniendo pulsado el botn CTRL del teclado vamos haciendo click sobre diversos alumnos del listado, que se irn marcando en azul. Una vez tengamos seleccionados los alumnos que queremos pasar al listado pulsamos el botn Seleccionar alumnos marcados. Seleccionar a todos los alumnos. Si por ejemplo queremos marcar a todos los alumnos de un curso y estos ya estn listados en pantalla simplemente con pulsar el botn Seleccionar todos ya nos marcar a todos los alumnos y los pasar al listado de Etiquetas y Correspondencia.
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8.7.2. Enviando emails Podemos utilizar este listado para enviar emails a todos los alumnos del listado. Para ello nos vamos a la solapa Enviar correo electrnico:
Aqu basta con cubrir el campo Asunto y el Texto del mensaje para enviar un email a todos los alumnos del listado. Se marcar la casilla email enviado de todos los alumnos a los que se haya logrado enviar el email correctamente. Aquellos que no tengan consignada su direccin de email del listado, evidentemente, no recibirn email alguno. Otro detalle a tener en cuenta es que para poder mandar emails desde el programa debemos tener configurado el mismo con los datos de nuestro proveedor de correo electrnico (en Utilidades: Configuracin: Servidor de correo electrnico).
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8.8. Evoluciones
El listado de evoluciones nos permite realizar un seguimiento visual de los gastos e ingresos de nuestra academia. CANTIDADES La primera solapa nos muestra los datos en formato clsico (columnas de datos):
En esta primera solapa podemos configurar los resultados mostrados pulsando el botn derecho del ratn sobre los mismos y escogiendo los campos GRFICA DE ACTIVIDAD En la segunda solapa tenemos un grfico de evoluciones de la actividad en la academia.
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En esta pantalla podemos marcar o desmarcar que informacin deseamos ver en los listados. Altas. Cantidad de altas emitidas entre las fechas. Bajas. Cantidad de bajas cursadas entre las fechas. Alumnos activos. Cantidad de alumnos en activo entre las fechas. Matrculas activas. Cantidad de matrculas en activo entre las fechas. Recibos emitidos. Recibos que se han emitido entre las fecha. Ver en 3D. Ver la grfica en 2D o en 3D.
GRAFICA DE IMPORTES En esta tercera solapa tenemos un grfico que nos refleja los importes econmicos de movimientos en la academia:
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En la zona superior podemos configurar: Recibos (est). Importes de los recibos estimado. Aqu se tienen en cuenta los recibos generados por la academia, pero no se tiene en cuenta si se han cobrado o no. Recibos (real). Importes de los recibos reales. En esta grfica solo se muestran los importes de los recibos que han sido cobrados. Matrculas (est). Importes de las matrculas estimadas. Se cuentan tanto las cobradas como las que no han sido cobradas. Matriculas (real). Importes de las matrculas reales. Se contabilizan solo aquellas matrculas que se han cobrado. Ver en 3D. Para poder ver el grfico en 3D o 2D.
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PARTE IX
Utilidades
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PARTE
IX
Utilidades
En el men herramientas contamos con las opciones ms comunes para poder configurar nuestro programa, modificar sus datos o recuperarnos de fallos del sistema.
9.1. Cambiar de usuario

Pulsando en esta opcin nos vuelve a salir la ventana para introducir el nombre de usuario y clave, de forma que no es necesario salir de la aplicacin para cambiar el usuario activo. Nota: Es necesario tener usuarios definidos para que esta opcin est disponible, y adems como mnimo uno de los usuarios debe ser el administrador (vase la opcin Mantenimiento: Usuarios).
9.2. Calendario laboral

El calendario laboral nos permite definir los das festivos en los que no habr clase. Su utilidad es doble: Por un lado nos marca en el calendario de la pantalla principal en rojo los das no lectivos. Si especificamos los horarios de un curso (vase Mantenimiento : Cursos : Temarios y Horarios) nos indicar cuando una clase cae en da festivo, de forma que podamos modificarla para otra fecha si deseamos recuperarla.
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El calendario laboral tiene el siguiente aspecto:
En el lado izquierdo tenemos los meses. Podemos pulsar en cualquier da y pulsar el botn Aadir (+) para agregar un nuevo festivo ese da. Tambin podemos seleccionar un da concreto y pulsar el botn Editar (^) para abrir la ficha de ese da. La ltima opcin es borrar (-) el festivo marcado. A medida que agregamos festivos podemos verlos en el listado de la derecha. En dicho listado aparte de la fecha de los festivos se nos indica al lado el motivo si lo hemos consignado.
9.3. Listn telefnico

El listn telefnico es un pequeo aadido en el cual podemos guardar la informacin de contacto para temas que no estn directamente ligados con la academia.
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9.4. Copia de seguridad

Desde esta opcin podremos realizar las copias de seguridad del programa. Tambin en caso de prdida de los datos podremos restaurarlos desde una copia realizada con anterioridad. Solo cuenta con dos botones: uno para realizar la copia y otro para restaurarla.
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Realizar nueva copia de seguridad Se nos solicitar una carpeta donde deseamos realizar la copia. Una vez seleccionada el programa, de forma automtica, grabar un fichero que tendr como nombre Academia [Fecha] siendo [Fecha] el da de realizacin de la copia. Las copias de seguridad son acumulativas, por lo que solo tiene sentido guardar la ltima que hayamos realizado. El fichero generado solo se puede abrir mediante la opcin de Restaurar Copia de Seguridad. Restaurar copia de seguridad Se nos pedir un fichero de copia de seguridad que hayamos realizado antes. Al seleccionarlo se borrarn los datos actuales y se
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restaurarn los que haba en el fichero. Solo debe restaurarse un fichero de copia de seguridad en caso de que hayamos perdido informacin por culpa de un virus, fallo informtico, etc.
9.5. Configuracin
La configuracin nos permitir establecer todos los datos bsicos para el funcionamiento del programa. Se divide en varias solapas para facilitar el agrupamiento de informacin. Datos del centro En esta solapa se nos muestran los datos bsicos del centro, que se utlizarn para los membretes y facturas: Nombre comercial. Nombre comercial de nuestro negocio. Nombre legal. Denominacin social del negocio o nombre del titular autnomo si es el caso. Este nombre aparecer ms pequeo en las facturas, bajo el nombre comercial. En caso de ser igual al nombre comercial no se mostrar. Domicilio. Domicilio social de la empresa. Localidad. Localidad donde se encuentra el negocio. CP. Cdigo postal. Provincia. Provincia del negocio. Tlfno. Telfono principal. Tlfno 2. Telfono secundario. Fax. Nmero de fax. CIF/NIF. Identificacin fiscal de la empresa. E-mail. Direccin de correo electrnico de la empresa. Pgina web. Direccin en internet de la empresa.
Datos de impresin
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En esta solapa se establecen todos los datos referentes a la impresin en papel de documentos. Carpeta de ficheros de impresin. Aqu especificaremos el lugar donde se encuentran las plantillas de impresin del programa. Normalmente esta casilla la cubre de forma automtica el programa durante la instalacin del mismo. En caso de que se encuentre en blanco o sea erronea pngase en contacto con el servicio tcnico. Impresin de lser/inyeccin. Impresora principal que debe utilizar por defecto el programa para imprimir. Tipo de letra. Tipo de letra que se utilizar para los documentos. Etiquetas. Configuracin del papel de etiquetas en caso de que vaya a ser utilizado. Estableceremos las columnas de etiquetas que tiene, la altura de cada etiqueta individual, as como el espacio que hay entre columnas. Tambin estableceremos los mrgenes (superior, inferior, derecha e izquierda) desde las etiquetas hasta el borde de la pgina.
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Base de datos
Esta solapa controla todo lo referente a los datos del sistema. Para modificar los datos de la base de datos debe ponerse en contacto con el servicio tcnico. Tenga en cuenta que cualquier modificacin erronea en esta seccin puede conllevar la inutilizacin completa del programa. En la zona central tenemos los contadores del sistema, que tienen en cuenta la autonumeracin de determinados cdigos. Para modificar el valor de un contador debemos establecer el nuevo nmero en la casilla correspondiente y pulsar el botn aplicar que tiene al lado de la misma para hacerlo efectiva. Tenga en cuenta que el nmero que debemos establecer en la casilla es el del ltimo nmero que se ha utilizado. El prximo cdigo que generar el programa ser el siguiente al establecido. La carpeta compartida para imgenes es el lugar donde se almacenarn las fotos o imgenes con las que trabaja el programa. Si el programa est siendo usado en una red local es conveniente que dicha carpeta est compartida por windows para que todos los usuarios en los
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distintos puestos puedan acceder a las imgenes. Si tiene dudas de como compartir una carpeta en Windows contacte con el servicio tcnico. Datos para la domiciliacin bancaria Si vamos a generar ficheros de la norma 19 debemos cubrir esta solapa con los datos que nos facilitar el banco:
Recibos y logotipo En esta solapa podemos especificar un logotipo en formato JPEG que se utlizar en la impresin de los recibos. Cargar logotipo. Nos permite cargar un logotipo en formato grfico que se encuentre en nuestro disco duro. Eliminar logotipo. Se borrar el logotipo que ahora mismo estemos utilizando. Concepto por defecto en recibos. Cuando generamos los recibos mediante el men Recibos : Generar Recibos, todos tienen un
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Gestin de Academia
concepto base que es 'mensualidad'. Podemos especificar cualquier otro concepto en esta casilla que ser el utilizado por defecto a la hora de la generacin. Smbolo de moneda. Si tenemos un smbolo distinto al euro podemos especificarlo aqu. Modelos de impresin. Podemos especificar modelos de impresin distintos a los estandar para la impresin de recibos, cartas de pago o etiquetas de combinar correspondencia. Para utilizar modelos distintos a los estandar recomendamos que se pongan en contacto con el servicio tcnico. Cajn portamonedas. Si tenemos un cajn portamonedas y queremos que el programa lo abra al emitir un recibo para cobrar debemos especificar aqu a que puerto est conectado.
Configuracin general
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Podemos especificar: Agenda. En este recuadro configuraremos la agenda que se ve al entrar en el programa, en la pantalla principal, donde estableceremos: Hora de inicio jornada. Las horas anteriores se vern con fondo gris. Hora de fin de jornada. Las horas posteriores se vern con fondo gris. Dias a mostrar. Das que se mostrarn por defecto al abrir el programa. Intervalos cada. Intervalos que se mostrarn en la agenda. Duracin de la clase. Para la creacin de horarios.
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Gestin de Academia
Especificaremos cual es la duracin por defecto de cada clase, aunque luego podamos cambiarla de forma individual para cada horario y materia. Cobro de recibos. Desde este recuadro configuraremos la pantalla de cobro de recibos, especificando que valores queremos que muestre por defecto, aunque posteriormente podamos modificar cualquiera de ellos. IRPF Profesores. Porcentaje de retencin que por defecto le aplicaremos a los profesores. Mostrar notas de ayuda de aprendizaje con cada pantalla. Cuando arrancamos por primera vez el programa se nos muestra una pantalla de ayuda para cada opcin del programa. Podemos desactivar o activar esta opcin desde aqu. Facturacin Desde esta pantalla determinamos los datos relativos a la facturacin en el programa (Men Facturacin).
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Aqu especificaremos: Tipos de IVA. Son los tipos de IVA utilizados en las facturas. Por defecto ya vienen configurados. IVA Dfto. Es el IVA por defecto que se aplicar a los productos vendidos en las facturas. Por defecto est el Normal (16%). Aplicar IVA a recibos facturados. Cuando pasamos los recibos a facturas (desde el men Facturacin: Facturar Recibos) por defecto no se les aplica ningn IVA. En caso de que nuestra academia tenga que aplicar IVA a sus recibos (academias de cursos no estandarizados) marcaramos esta casilla. Codificacin de facturas. Existe la posibilidad de llevar ms de una serie de facturas. En esta opcin podemos dar de alta o modificar las series, as como controlar sus contadores. Codificacin de presupuestos. Al igual que sucede con las
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Gestin de Academia
facturas podemos especificar varias series de presupuestos y controlar desde aqu sus contadores.
9.6. Configurar informes

Esta herramienta nos permite configurar cualquier informe del programa, de forma que podamos adaptarlo a nuestras necesidades concretas. Recuerde sin embargo que si desea cambiar un documento tambin lo puede solicitar durante los tres primeros meses de compra del programa o si tiene contratado el mantenimiento anual del mismo.
El sistema de impresin de recibos se basa sobre la herramienta Fast Reports y su funcionamiento bsico consiste en arrastrar los campos que queremos visualizar en el documento desde el Arbol de Datos (en la foto
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situado en la esquina inferior izquierda). Las propiedades de cualquier etiqueta se pueden modificar en el inspector de propiedades (en la esquina superior izquierda). De cualquier modo si desea modificar algn documento concreto les aconsejamos que se pongan en contacto con nosotros para que podamos explicarle el funcionamiento de dicho sistema de forma detallada.
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PARTE X
Agenda
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PARTE
X
Agenda
La pantalla de agenda nos sirve para poder apuntar tareas a diferentes horas y das. Si pulsamos en el botn Aadir Tarea nos aparecer la siguente pantalla:
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Parte X - Agenda
En esta pantalla podemos definir la fecha, hora de comienzo, hora final de la tarea as como un orden de importancia. La casilla de descripcin nos permitir describir la tarea a realizar. Podemos asignar esta tarea a un determinado usuario y tambin a un cliente que ya tengamos dado de alta en el programa. Dentro de una misma tarea se podrn asignar ms subtareas por realizar.
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10.1. Ejemplo Agenda

Vamos a realizar un ejemplo para la utilizacin de la agenda. Imaginemos que tenemos una clase de 11 a 12 de matemticas el dia 03/02/2009. Podramos pulsar directamente el botn Aadir tarea y cubrir los datos pero si ya queremos que las horas nos aparezcan directamente marcaremos pulsando con el botn del ratn en los recuadros desde las 11 de la maana hasta las 12. Con ello quedara marcado de color azul.
Ahora pulsaremos en el botn Aadir tarea y cubriremos la descripcin poniendo clases matemticas.
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Parte X - Agenda
Aceptamos y ya nos aparecer la nota en la pantalla.
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Si pulsamos en la solapa Vista table nos aparecern todas las tareas listadas.
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Parte X - Agenda
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PARTE XI
Listados estndar
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PARTE
XI
Listados estndar
Los listados estndar son las pantallas de bsqueda que se utilizan en diversos puntos del programa para acceder a los datos. En un esfuerzo para simplificar el uso de la aplicacin estas pantallas se manejan todas de igual forma, aplicndose los filtros dependiendo de cada ocasin. Una vez aprenda a manejar cualquiera de ellos, sabr manejar casi todo el contenido del programa de forma rpida y eficiente.
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11.1. Filtro rpido
Este filtro nos permite de forma rpida filtrar un determinado nmero de registros. Campo. El primer recuadro nos permite, mediante un men desplegable con la flecha negra, escoger el campo por el cual queremos realizar el filtrado. Los campos pueden configurarse por el usuario (vase la opcin de configurar los listados). Desde. Aqu introduciremos el primer registro desde el cual queremos realizar el filtrado. Por ejemplo, si estuvisemos filtrando por cdigo y quisisemos empezar por el cdigo 16, pondramos un 16 en esta casilla. Hasta. Ser el ltimo registro mostrado en el listado. Si dejamos esta casilla en blanco el programa no filtrara todos los registros que hubiese desde el primero que escogisemos en la casilla anterior.
Una vez establezcamos el mbito a filtrar, bastar con que pulsemos el botn de filtro rpido para que se aplique la seleccin y la pantalla nos muestre el resultado seleccionado. Si en la casilla ' d e s d e ' no especificamos nada se nos mostrarn todos los registros desde el principio de la tabla hasta lo que hayamos puesto en la casilla 'hasta' . Si en la casilla 'hasta' no especificamos nada se nos mostrarn todos los registros que hay en la tabla desde lo consignado en ' d e s d e ' hasta el final de la tabla.
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Si no especificamos nada en ninguna de las dos casillas no se realizar la bsqueda. Esto impedir sobrecargar de forma intil la red listando todos los datos que contiene la tabla. Ejemplo: Queremos listar todos los artculos cuya descripcin est entre 'Ratn' y 'Sirena'. Escogeremos el campo 'Descripcin' desplegando con la flecha negra. Despus escribiremos 'Ratn' en la casilla inicial (desde) y 'Sirena' en la casilla final (hasta). El listado central nos mostrar todos los registros comprendidos entre ambos nombres. Ejemplo: Queremos listar todos los artculos cuyo cdigo sea superior al '0012'. Escogemos el campo 'Cdigo' desplegando la flecha negra. Despus escribimos '0012' en la casilla inicial (desde) y dejamos en blanco la casilla final (hasta). Ejemplo: Queremo listar todos los artculos cuya seccin sea anterior a la '09'. Escogemos el campo 'Seccin' desplegando la flecha negra. Despus dejamos en blanco la casilla inicial (desde) y ponemos '09' en la casilla final (hasta).
11.2. Criterio de ordenacin
En la zona superior derecha de la pantalla tenemos el criterio de ordenacin que sigue el listado. Si deseamos modificarlo basta con que despleguemos las opciones pulsando la flecha negra. Se nos mostrarn los criterios de ordenacin que hayamos definido (vase configuracin del listado) y podremos aplicar el nuevo criterio pulsando el botn de filtro rpido (la lupa sobre la hoja).
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Los botones que tenemos debajo del filtro de ordenacin se corresponden con las siguientes funciones:
Filtro rpido. Al pulsar sobre el filtro rpido se aplicarn los criterios de ordenacin establecidos en el filtro de ordenacin y el mbito de bsqueda determinado en el men de bsqueda rpida. Si no hemos puesto ningn dato en el men de bsqueda rpida nos aparecer un error que indicar la necesidad de establecer unos parmetros de bsqueda. Esto se hace para no sobrecargar la red (ver el apndice 1, Preguntas Frecuentes ), aunque puede desactivarse mediante la configuracin personalizada del listado (vese la seccin correspondiente al final del captulo).
Filtro avanzado. Al pulsar sobre el filtro avanzado se abrir una pantalla en la que podremos establecer unos criterios de bsqueda ms extensivos. Su funcionamiento se indica ms adelante en este captulo en la seccin Aplicando un filtro avanzado .
Mostrar primer registro de orden. Pulsando este botn el listado nos mostrar nicamente el primer registro que se corresponda con la opcin de ordenacin seleccionada.
Mostrar el ltimo registro de orden. Pulsando este botn el lisyado nos mostrar nicamente el ltimo registro que se corresponde con la opcin de ordenacin seleccionada. Ejemplo: Queremos un listado de los productos cuyo cdigo vaya del '01' al '03', ordenados por cdigo. Introducimos en el men de bsqueda rpida los valores 'desde: 01' y 'hasta: 02', y en criterios de ordenacin seleccionamos 'cdigo'. Pulsamos el botn de fitro rpido y obtenemos el listado.
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Ejemplo: Queremos el mismo listado que el ejemplo anterior, pero esta vez ordenado por descripcin. Introducimos en el men de bsqueda rpida los valores 'desde: 01' y 'hasta: 02', y en criterios de ordenacin seleccionamos 'descripcin'. Pulsamos el botn de fitro rpido y obtenemos el listado. Ejemplo: Queremos ver el ltimo cdigo que se ha introducido en la base de datos, y a qu registro pertenece. Seleccionamos en el criterios de ordenacin 'Cdigo' y pulsamos el botn de 'mostrar el ltimo registro de orden'.
11.3. Filtro avanzado

En ocasiones es necesaria una bsqueda de un registro mediante unos parmetros determinados por varios campos. En ese caso tenemos la opcin de filtro rpido (el botn con los binoculares). Al pulsar sobre l se abrir una pantalla con varios campos (que pueden ser definidos por el usuario).
Cuantos ms campos cubramos, ms detallada ser la bsqueda. No
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es necesario que cubramos todo el campo para que se realice la bsqueda, pero cuanta ms informacin demos al programa, ms exacto ser el resultado obtenido. Si marcamos la casilla 'Aprox.' nos dar un resultado de bsqueda aproximada. Esto es, que el texto que especifiquemos se encuentre en cualquier parte del campo buscado. Ejemplo: Queremos encontrar un alumno cuyo cdigo empieza por 12 pero no sabemos el resto. Introducimos 12 en el cdigo y se nos mostrarn los alumnos con cdigo 12, 121, 1202, 1204, etc. Ejemplo: Buscamos a un cliente apellidado LOPEZ, pero no sabemos si es el primer o el segundo apellido. Introducimos LOPEZ en apellidos pero marcamos 'Aprox'. Nos listarn los alumnos: 'LOPEZ URIARTE', 'PEREZ LOPEZ', 'LOPEZ LOPEZ', etc... Ejemplo: Buscamos a un alumno apedillado LOPEZ pero sabemos que LOPEZ es su primer apellido. Desmarcamos 'Aprox' y nos mostrar los alumnos con apellido 'LOPEZ LOPEZ, 'LOPEZ URIARTE' pero no, por ejemplo, a 'PEREZ LOPEZ' (empieza por PEREZ).
11.4. Rejilla de datos

En esta parte de la pantalla se nos muestran los resultados de nuestra bsqueda. Las columnas que aparecen en pantalla son configurables, as como su ancho y posicin. Si cuando el ratn est situado sobre la rejilla pulsamos el botn contrario (el botn derecho), nos saldr un men emergente como el siguiente:
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Con la ayuda de este men podemos configurar a nuestro gusto lo que mostrar el listado, as como los campos que se utilizarn como criterios de bsqueda y ordenacin. Tambin podemos definir el ancho de las columnas y, si se da el caso, restaurar los valores iniciales que tena el programa en su instalacin.
11.5. Configurar campos

Siempre que marquemos una casilla el campo correspondiente se mover a la zona derecha, donde podemos ver dos listados con los campos que sern visibles y aquellos que se utilizarn en los criterios de ordenacin/bsqueda. Los botones con flechas arriba y abajo que hay al lado de cada listado sirven para mover la posicin del campo seleccionado en la lista hacia arriba o abajo, de forma que aparezca antes o despus que otro. Ejemplo: En nuestro listado de pacientes solo queremos que aparezcan los campos Nombre, Direccin, Cdigo y Telfono en pantalla. Para las bsquedas solo necesitaremos los campos Nombre y Cdigo. Normalmente realizamos las bsquedas y ordenaciones por Cdigo. En este caso seleccionaremos como visibles los campos Nombre, Direccin, Cdigo, Telfono. Seleccionaremos como orden/listado Nombre y Cdigo. Si no aparecen en el orden que nosotros queremos moveremos con las flechas cdigo para que aparezca de primero en la lista de 'bsquedas'.
11.6. Configurar columnas

Cuando entramos en la pantalla de listados las columnas tienen una posicin y ancho fijos, para evitar que estos se modifiquen al mover accidentalmente el ratn sobre ellas. Si marcamos esta opcin se nos permitir modificar la posicin de las columnas. Para ello debemos marcar sobre el ttulo de la columna (la zona gris) y, sin soltar el botn del ratn, arrastrar la columna hacia su
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nueva posicin a la izquierda o la derecha. Tambin podemos modificar su ancho pulsando con el ratn justo en la lnea divisoria entre dos columnas y arrastraremos con el ratn para conseguir el ancho adecuado. Tngase en cuenta que las columnas que se mostrarn en el listado se deben definir en la configuracin de campos.
11.7. Restaurar valores predeterminados

El programa viene configurado por defecto con unas columnas determinadas para cada seccin, as como un ancho estndar para las mismas. Al pulsar esta opcin desharemos cualquier cambio que hubiesemos aplicado nosotros y volveramos a tener el listado como en el momento de la primera ejecucin del programa.
11.8. Botones de accin

Los botones de accin son los que nos permiten interactuar con los registros del programa:
Refrescar. Este botn solo tiene utilidad en la versin multipuesto del programa. En ocasiones podemos tener la pantalla de listados largo tiempo sin modificarla y otros usuarios en otros puestos estar introduciendo datos adicionales. Si nos queremos asegurar que lo que vemos en pantalla es la ltima versin de los datos que realmente se almacenan en el servidor debemos pulsar este botn para que haga una llamada al ordenador central y devuelva los datos confirmados de todos los puestos.
Nuevo. Al pulsar este botn aadiremos un nuevo registro al sistema. Se abrir entonces la pantalla correspondiente para
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Gestin de Academia
que podamos introducir todos los datos del nuevo elemento (ya sea un nuevo producto, cliente, proveedor, etc.). Las pantallas de cada elemento y la forma de cubriras se describen en los captulos correspondientes.
Editar. Abrir la pantalla de edicin para el elemento que tengamos actualmente seleccionado, permitindonos modificar sus caractersticas. Las pantallas de cada elemento y la forma de cubriras se describen en los captulos correspondientes.
Borrar. Eliminar de forma definitiva el registro que tengamos actualmente seleccionado. Antes de realizar esta operacin el programa nos pedir siempre una confirmacin de la accin. Recuerde que una vez borrado un registro no hay ninguna opcin para recuperarlo. Proceda con cautela con esta operacin.
Ver. Abrir el registro actualmente seleccionado pero solo en modo visualizacin, sin permitir ninguna modificacin. Esta opcin es vlida para poder ver los datos sin correr el riesgo de modificarlos accidentalmente o para el caso de que el usuario activo no tenga los permisos de edicin correspondientes a la seccin en que nos encontremos (vase el captulo Usuarios y permisos).
Imprimir. Abrir la pantalla de impresin para sacar una copia en papel del listado mostrado.
Cerrar. Cierra la ventana actual y vuelve al men principal del programa.
Seleccionar. Este botn solo est disponible si llegamos al listado desde la pulsacin de un botn de seleccin (se describe el funcionamiento de estos botones en los captulos que hablan
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de las fichas que los contienen). Al pulsar sobre l se seleccionar el registro activo.
11.9. Barra de navegacin
La barra de navegacin nos permite movernos por los registros pulsando los botones correspodientes. De izquierda a derecha: Ir al primer registro listado. Nos sita en el primer registro que aparezca en la rejilla de datos. Ir al registro anterior. Retrocede un registro. Ir al siguiente registro. Avanza un registro. Ir al ltimo registro listado. Nos sita en el ltimo registro que aparezca en la rejilla de datos. Adems en todo momento nos indica cual es el criterio de ordenacin y seleccin aplicados al listado.
11.10. Filtro de fechas

Aparte de las opciones estndar mencionadas en otros apartados, los listados de elementos que contengan fechas (tales como facturas, citas, albaranes, altas, etc.) cuentan con un filtro adicional situado entre los criterios de bsqueda y los criterios de ordenacin , que nos permitirn filtrar los resultados por fechas:
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Gestin de Academia
Si no marcamos la casilla de Intervalo de fechas de la zona superior NO se aplicar ningn criterio de fechas, es decir, se mostrarn todos los registros sin tener en cuenta la fecha. De lo contrario se aplicar como criterio de fecha aquel que seleccionemos en la casilla correspondiente. Los diversos criterios aplicables se pueden seleccionar pulsando la flecha negra. Estos criterios vendrn definidos por defecto o los puede seleccionar el usuario mediante la configuracin del listado descrita en la seccin de rejilla de datos . Los registros que se mostrarn estarn comprendidos entre la fecha inicial (a la izquierda) y la fecha final (a la derecha). Dichas fechas se pueden introducir a mano escribiendo en la casilla, o seleccionarlas mediante el calendario interactivo pulsando el botn con el dibujo del calendario.
Una vez establezcamos el rango de fechas, y al igual que suceda con el rango de bsqueda normal, debemos pulsar aplicar filtro rpido para que surta efecto la configuracin escogida. Tenga en cuenta que los criterios de bsquedas y los criterios de fechas son acumulables.
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PARTE XII
Preguntas frecuentes
Gestin de Academia
PARTE
XII
Preguntas frecuentes
Hemos querido englobar en esta seccin diversas preguntas que nos han hecho nuestros clientes de forma frecuente porque seguramente resolvern sus propias dudas. Para que tipo de academias est pensado el programa? Para todas. Este programa est trabajando en cientos de academias de todo tipo: enseanza bsica, idiomas, oposiciones, baile, manualidades, gimnasios... Hemos creado el software teniendo en cuenta todas las indicaciones y procurando que sea lo ms configurable posible. As que sin asomo de duda podemos afirmar que este programa se adapta a todo tipo de academias. Genera recibos bancarios? S. En la opcin Recibos e ingresos: Generar recibos bancarios. Genera un fichero estandar que debe enviar a su banco siguiendo las indicaciones que su sucursal le de. Solo lo necesito para emitir recibos no ser muy complicado solo para eso? De ninguna manera. El programa, en su funcionamiento bsico, es muy sencillo y en poco tiempo es fcil hacerlo funcionar al 100%. Las dems opciones aunque al principio le puedan parecer excesivas estamos seguro de que pronto les encontrar un rendimiento. Es necesario dar de alta temarios y horarios? No. Es una opcin para tener un mayor control de su academia, pero no es necesario. Contempla un control de gastos? S. El programa tiene un mdulo para control de gastos. Tengo varios empleados y no quiero que accedan a determinada
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Parte XII - Preguntas frecuentes
informacin. Hay forma de controlar eso? S. El programa tiene un sistema de gestin de usuarios mediante clave y contrasea que le permite restringir el acceso a cualquier parte del mismo. Funciona a travs de internet? S. El programa permite la conexin a travs de internet para trabajar o realizar consultas desde casa o desde otros centros. Sin embargo debe tener en cuenta que el trabajo via internet incluye algunas variables que nosotros no podemos garantizar: el tiempo de respuesta puede ser menor debido a la lnea telefnica y es necesario que el ordenador que haga de servidor tenga una IP fija contratada. Qu perodo de mantenimiento tiene? El programa cuenta con tres meses de mantenimiento tcnico y actualizaciones gratuitas a partir del momento de la compra del mismo. Qu incluye el mantenimiento tcnico? Incluye asesoramiento telefnico, via web y via email sobre dudas de funcionamiento del programa o fallos tcnicos. Tambin incluye todas las actualizaciones que salgan del programa durante ese perodo, sin coste alguno adicional. Pasados los tres meses iniciales cmo se renueva el mantenimiento? Recibir un email de notificacin para informarle de la caducidad del mantenimiento. Si quiere renovar por un ao el coste es tan solo de 50,00 + IVA. Tenga en cuenta que en ese precio van, aparte del mantenimiento y resolucin de incidencias o dudas, todas las actualizaciones que salgan del programa en ese ao. El mantenimiento incluye conexiones remotas de asistencia? S. Si el cliente lo desea puede instalar un programa de conexin remota mediante el cual nosotros podemos conectarnos de forma directa a su ordenador, siempre con su permiso, y resolver cualquier duda o problema de forma directa, como si uno de nuestros tcnicos se hubiese desplazado a su oficina.
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Gestin de Academia
Puedo sugerir mejoras para el programa? Tiene algn coste para m? Siempre estamos interesados en las aportaciones de nuestros clientes. Si ve que el programa tiene alguna carencia puede indicrnoslo y nosotros intentaremos aadir las mejoras correspondientes. Dichas mejoras se incluirn en las versiones posteriores del programa. Los clientes que tienen el mantenimiento tcnico se benefician de ellas de forma inmediata y sin coste alguno. Quiero adaptar la aplicacin exclusivamente para mi centro, con un programa a medida. Le recomendamos que primero calibre si el programa no se adapta ya en gran medida a su centro y que nos haga las sugerencias sobre las carencias que le vea. Si an as prefiere un programa a medida se realizara un estudio personalizado, pero teniendo en cuenta que la programacin a medida es como mnimo 10 veces ms cara que el software genrico. Cada cuanto salen actualizaciones del programa? Normalmente cada 2-3 meses. Y si no quiero actualizar tan a menudo? No pasa nada. Imaginemos que un cliente tiene la versin 4.3 y se ha sacado en junio la versin 4.4, en septiembre la 4.5. El cliente decide actualizar en noviembre y el programa, de forma automtica, le pasar de la versin 4.3 a la 4.5. Las actualizaciones son acumulativas, el cliente actualiza cuando quiera.
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Ciudad del Transporte Bloque 1, Piso 2 Polgono del Tambre - Santiago (A Corua) email: info@argos-galaica.com http://www.argos-galaica.com Tlfno/Fax. 981. 57. 30. 38

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Manual del usuario

Parte V - Reservas de plaza

Parte VI - Recibos e ingresos

6.6. Proveedores 6.7. Gastos 6.8. Generar recibos bancarios

118 119 120

Parte VII - Facturacin

Parte VIII - Listados

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Parte XI - Listados estndar

Parte XII - Preguntas frecuentes

http://www.argos-galaica.com email: info@argos-galaica.com

Parte II - Un vistazo rpido

Parte III - Mantenimiento

Parte III - Mantenimiento

Parte III - Mantenimiento

Parte III - Mantenimiento

Parte III - Mantenimiento

Al pulsar en el botn Aadir siguiente:

se abrir una ventana como la

Parte III - Mantenimiento

Parte III - Mantenimiento

Parte III - Mantenimiento

Parte III - Mantenimiento

Parte III - Mantenimiento

Parte III - Mantenimiento

Parte III - Mantenimiento

Parte III - Mantenimiento

Parte III - Mantenimiento

Parte III - Mantenimiento

completa del alumno cuya matrcula seleccionemos.

Parte III - Mantenimiento

Parte III - Mantenimiento

3.3.1.4. Reserva de plazas

Parte III - Mantenimiento

3.4.1. El planificador visual El planificador visual tiene un aspecto como el siguiente:

En la zona derecha tenemos un planificador con los cursos y las horas a

Parte III - Mantenimiento

Parte III - Mantenimiento

Parte III - Mantenimiento

Parte III - Mantenimiento

Parte III - Mantenimiento

Parte III - Mantenimiento

Parte III - Mantenimiento

Parte III - Mantenimiento

automtico de los importes a cobrar a partir de los horarios.

Parte III - Mantenimiento

Parte III - Mantenimiento

Ambos conceptos se sumarn en el listado de pagos.

Parte III - Mantenimiento

3.7.1. Ficha de materia La ficha de materia tiene el siguiente aspecto:

3.8. Tipos de formacin

Parte III - Mantenimiento

Parte III - Mantenimiento

3.9.1. Ficha de banco La ficha de banco tiene este aspecto:

3.10. Formas de pago

Parte III - Mantenimiento

3.10.1. Ficha de forma de pago

3.11. Familias de gastos

Parte III - Mantenimiento

Parte III - Mantenimiento

Parte III - Mantenimiento

4.1. Listado de matrculas

4.1.1. Ficha de matrcula La ficha de matrcula tiene el siguiente aspecto: