Resumen Cap 1 - 2 - Curso Taller PMP

CURSO TALLER PMP GESTION DE PROYECTOS PMI RESUMEN CAP.
1 2 / PMBOK 2008
Prof.: Ing CIP Paul Villacorta, PMP ingpaulvillacorta.blogspot.com IX Ciclo Facultad Ing. Sistemas e Ing. Industrial / UTP
CURSO TALLER PMP GESTION DE PROYECTOS PMI RESUMEN CAP. 1 2 / PMBOK 2008
CAPITULO 1: INTRODUCCION
La Gua del PMBOK es una norma reconocida en la profesin de la direccin de proyectos, describe normas, mtodos, procesos y prcticas establecidas. La Gua PMBOK proporciona pautas para la direccin de proyectos, define la direccin de proyectos y otros conceptos relacionados, y describe el ciclo de vida de la direccin de proyectos y los procesos conexos.
1.1 Propsito de la Gua del PMBOK La gua identifica ese subconjunto de fundamentos de la direccin de proyectos generalmente reconocido como buenas prcticas. Esto significa que se est de acuerdo, en general, en que la aplicacin de estas habilidades, herramientas y tcnicas puede aumentar las posibilidades de xito de una amplia variedad de proyectos. La organizacin y/o el equipo de direccin del proyecto son responsables de establecer lo que es apropiado para un proyecto determinado. Se trata de una gua, ms que de una metodologa. 1.2 Qu es un proyecto? Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico. Un proyecto puede generar: o Un producto que puede ser un componente de otro elemento. o La capacidad de realizar un servicio. Entre los ejemplos de proyectos, se incluye: o Desarrollar un nuevo producto o servicio. o Implementar un cambio en la estructura de una organizacin. 1.3 Qu es la direccin de proyectos? Es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Se logra mediante la aplicacin e integracin adecuada de los 42 procesos de la direccin de proyectos, que conforman los 5 grupos de procesos. o Iniciacin, Planificacin, Ejecucin, Seguimiento y Control y Cierre Dirigir un proyecto implica: o Identificar requisitos. o Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se relacionan como:
Alcance, Calidad, Cronograma, Presupuesto, Recursos y Riesgos.
1.4 Relaciones entre la direccin de proyectos, la direccin de programas y la gestin de portafolios. La direccin existe en un contexto ms amplio regido por la direccin de programas y la gestin del portafolio. Las estrategias y prioridades de una organizacin se vinculan, y se establecen relaciones entre portafolios y programas y entre programas y proyectos individuales.
1.4.2. Direccin de Programas Se define como un grupo de proyectos relacionados y administrados de forma coordinada para obtener beneficios y control. Un proyecto puede o no formar parte de un programa, pero un programa incluye siempre proyectos.
1.4.3 Proyectos y Planificacin estratgica Los proyectos se utilizan como el medio para cumplir con el plan estratgico de una organizacin. Por lo general, los proyectos se autorizan como resultado de alguna de las siguientes consideraciones: o Demanda del mercado. o Oportunidad estratgica / necesidad comercial.
1.4.4 Oficina de direccin de proyectos Es un cuerpo o entidad dentro de una organizacin que tiene varias responsabilidades asignadas con relacin a la direccin centralizada y coordinada de aquellos proyectos que se encuentran bajo su jurisdiccin. Una funcin fundamental de la PMO es brindar apoyo a los PM de diferentes formas:
o Gestionar recursos compartidos. o Identificar y desarrollar metodologas, mejores prcticas y normas. Las diferencias entre el rol de los directores y la PMO pueden incluir: o El PM se concentra en los objetivos especficos del proyecto, mientas la PMO gestiona cambios importantes relativos al alcance del programa. o El PM controla los recursos asignados al proyecto, La PMO optimiza el uso de los mismos.
1.5 Direccin de proyectos y gestin de las operaciones. Son funciones de la organizacin que se efecta permanentemente, con actividades que generan un mismo producto o proveen un servicio. Los proyectos pueden entrecruzarse con operaciones en varios puntos durante el Ciclo de Vida del Producto: o Al cierre de cada fase cuando se desarrolla un producto nuevo.
1.6 Rol del director del proyecto. Es la persona asignada por la organizacin ejecutante para alcanzar los objetivos del proyecto. Sin embargo, comprender y aplicar los conocimientos, herramientas y tcnicas que se reconocen como buenas prcticas no es suficiente para gestionar los proyectos de un modo eficaz. La direccin de proyectos efectiva requiere que el director cuente con las siguientes caractersticas: o Conocimiento, Desempeo y Personal
1.7 Fundamentos para la direccin de proyectos La Gua PMBOK es la norma especfica para el mbito de la direccin de proyectos y se interrelacionan con otras disciplinas de la direccin de proyectos como la direccin de programas y la gestin de portafolios. 1.8 Factores ambientales de la empresa Se refieren a elementos tangibles e intangibles, tanto internos como externos que rodean el xito de un proyecto o influyen en l. Entre los factores ambientales se incluyen: o Procesos, estructura y cultura de la organizacin. o Normas de la industria o gubernamentales.
o o o o o Infraestructura. RRHH existentes. Sistemas de autorizacin de trabajos de la CIA. Tolerancia al riesgo por parte de los interesados. Clima poltico.
CAPITULO 2: CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Y ORGANIZACIN
Se describe la estructura bsica de un proyecto, as como otras consideraciones importantes de alto nivel, que incluyen la manera en que el proyecto afecta el trabajo operativo continuo, la influencia de los interesados ms all del equipo inmediato del proyecto y el modo en que la estructura de la organizacin afecta el proyecto en cuanto a la asignacin de personal, la direccin y la ejecucin.
2.1 El ciclo de vida del proyecto Panorama general. El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas. Este proporciona el marco de referencia bsico para dirigir el proyecto, independientemente del trabajo especfico involucrado. 2.1.1 Caractersticas del ciclo de vida del proyecto Todos los proyectos, sin importar cun pequeos o grandes, o cun sencillos o complejos sean, pueden configurarse dentro de la siguiente estructura del ciclo de vida: o Inicio, Organizacin y preparacin, Ejecucin del trabajo y Cierre. La estructura genrica del ciclo de vida presenta por lo general las siguientes caractersticas: o Los niveles de costo y dotacin de personal son bajos al inicio del proyecto y caen rpidamente cuando el proyecto se acerca al cierre. o La influencia de los interesados, al igual que los riesgos y la incertidumbre, son mayores al inicio del proyecto.
2.1.2 Relaciones entre el ciclo de vida del producto y del proyecto El ciclo de vida del producto consta de fases del producto generalmente secuenciales y no superpuestas, y que se determinan en funcin de las necesidades de fabricacin y control de la organizacin. Normalmente, el ciclo de vida del proyecto est contenido dentro de uno o ms ciclos de vida del producto. Por ejemplo, el desarrollo de un nuevo producto podra ser un proyecto en s mismo. 2.1.3 Fases del Proyecto Son divisiones dentro del mismo proyecto, donde es necesario ejercer un control adicional para gestionar eficazmente la conclusin de un entregable mayor. La
estructuracin en fases permite la divisin del proyecto en subconjuntos lgicos para facilitar su direccin, planificacin y control. o Cuando las fases son secuenciales, al cierre de una fase termina con cierta forma de transferencia o entrega del trabajo producido como el entregable de la fase. Estos puntos se conocen como salidas de fase, hitos, puertas de fase, puntos de decisin, etc. o El trabajo tiene un enfoque nico que difiere del de cualquier otra fase. .1 Gobernabilidad del proyecto a lo largo del ciclo de vida Deben considerarse una buena prctica la revisin del entregable clave y el desempeo del proyecto a la fecha para: a). Determinar si el proyecto debe avanzar hacia la siguiente fase. b). Detectar y corregir errores de una manera econmica. .2 Relaciones entre fases
Existen tres tipos de relaciones entre fases: Relacin Secuencial, donde una fase slo puede iniciarse una vez que se completa la fase anterior. Relacin Superposicin, donde una fase se inicia antes de que finalice la anterior. Relacin Iterativa, donde en un momento slo se planifica una fase y la planificacin de la siguiente se efecta conforme avanza el trabajo y los entregables de la fase actual. Este enfoque es til en ambientes muy poco definidos, inciertos o que cambian rpidamente, tales como el de una investigacin.
2.2 Proyectos vs. Trabajo operativo Las organizaciones realizan trabajos con el propsito de alcanzar una serie de objetivos. Este se puede clasificar como proyecto u operaciones. Estos dos tipos de trabajo comparten determinadas caractersticas: o Son realizados por individuos. o Estn limitados por restricciones, incluso de recursos. Algunos ejemplos de este tipo de proyectos incluyen: o El desarrollo de un nuevo producto o servicio.
o La instalacin de productos o servicios que requieren apoyo contino. 2.3 Interesados Son personas u organizaciones, que participan activamente en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente por la ejecucin o terminacin del proyecto. Ejemplos de interesados son: o Clientes / Usuarios o Patrocinador o Directores del Portafolio / Comit o Oficina de Direccin de Proyecto o Directores del Proyecto
2.4 Influencias de la organizacin en la direccin de proyectos La cultura, estilo y estructura de la organizacin influyen en la forma en la que los proyectos son ejecutados. El grado de madurez de la direccin de proyectos de una organizacin, as como sus sistemas de direccin de proyectos, tambin puede influenciar el proyecto. 2.4.1 Culturas y estilos de la organizacin Se conocen habitualmente como normas culturales. Estas incluyen un conocimiento comn sobre qu enfoque abordar para la realizacin del trabajo. Muchas organizaciones han desarrollado culturas nicas, entre las que se incluyendo:
o Visiones, valores, normas, creencias y expectativas compartidas. o Polticas, mtodos y procedimientos. 2.4.2 Estructura de la Organizacin Es un factor ambiental de la empresa que puede afectar la disponibilidad de recursos e influir en el modo de dirigir los proyectos. Las organizaciones matriciales, presentan una mezcla de caractersticas de las organizaciones funcionales y de las orientadas a proyectos. o Las matriciales dbiles mantienen muchas de las caractersticas de una organizacin funcional, y el rol del director del proyecto es ms bien el de un coordinador o expeditor, que el de un verdadero director del proyecto. o Las matriciales fuertes tienen muchas de las caractersticas de la organizacin orientada a proyectos, pueden tener directores del proyecto dedicados a tiempo completo. o Las matriciales equilibradas, reconoce la necesidad de contar con un director del proyecto, no le confiere autoridad plena sobre el proyecto ni su financiamiento. Existen Organizaciones Combinadas, por ejemplo incluso una organizacin fundamentalmente funcional puede crear un equipo del proyecto especial para gestionar un proyecto crtico. El equipo puede incluir personal dedicado de tiempo completo procedente de diferentes departamentos funcionales, desarrollar su propio conjunto de procedimientos operativos y funcionar fuera de la estructura estndar.
2.4.3 Activos de los procesos de la organizacin Abarcan alguno o todos los activos relativos a procesos de alguna o todas las organizaciones participantes en el proyecto que pueden usarse para influir en el xito del proyecto. Estos activos de procesos abarcan planes, polticas, procedimientos y lineamientos, ya sean formales o informales. Tambin abarcan las lecciones aprendidas y la informacin histrica, inclusive cronogramas, datos sobre riesgos y datos sobre valor ganado. 1. Procesos y procedimientos o Procesos estndar de la organizacin, tales como: normas, polticas, etc. o Lineamientos, instrucciones de trabajo, criterios para la evaluacin de propuestas para la medicin del desempeo. o Plantillas. o Requisitos de comunicacin de la organizacin. o Lineamientos o requisitos de cierre del proyecto. 2. Base corporativa de conocimiento o BD para la medicin de procesos. o Archivos del proyecto. o Informacin histrica y bases de conocimiento de lecciones aprendidas. o BD sobre la gestin de problemas y defectos que contiene el estado de los problemas y defectos.

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