Matriz del tiempo

Administrar nuestro tiempo implica decidir cmo alcanzar nuestras metas ms importantes de la manera ms efectiva. El tiempo y su gestin dependen de una habilidad. Por lo tanto es algo que podemos aprender y para eso existen mtodos. Para ser efectivos e incrementar nuestro nivel personal de productividad debemos ser capaces de desarrollar la habilidad de administrar nuestro tiempo personal eficazmente. Stephen Covey ha desarrollado varias teoras de la efectividad humana desarrollando la habilidad de hacer primero lo primero y llevando el control de nuestras metas, nuestros objetivos y nuestras acciones en un tiempo determinado al cual le hemos asignado determinadas prioridades.

Establezca primero lo primero

Este hbito de efectividad interpreta la idea de la administracin personal, y su aplicacin inteligente posibilita que las personas puedan encontrar la diferencia entre lo importante y lo urgente para ser ms efectivas. Este es el hbito de la segunda creacin o creacin fsica, el que resulta bsico para comprender la calidad de las decisiones y acciones en el da a da. Existen varias generaciones de aplicaciones inteligentes respecto a la administracin del tiempo, cada una de las cuales ha logrado un avance sustantivo con respecto a la anterior: Desde la primera, basada en las notas y listas de tareas; pasando por la segunda, apoyada en las agendas; hasta la tercera, fundamentada en la administracin del tiempo. Stephen R. Covey ha propuesto una cuarta que encuentra su sustento en la matriz de administracin personal, en la que cada actividad puede ser clasificada segn dos criterios: 1. Urgencia, aquellas actividades que requieren una accin inmediata; y 2. Importancia, aquellas actividades que tienen que ver con los resultados. As, cada actividad es susceptible de clasificarse en los siguientes cuadrantes:

Urgente e importante: Administracin por crisis; No urgente e importante: Administracin proactiva;

Urgente y no importante: Administracin reactiva; y No urgente y no importante: Administracin inefectiva.

Resulta obvio que es el segundo cuadrante el que resulta clave para el logro de la efectividad.

MATRIZ DE COVEY
Cuadrante 2 - Importante pero no urgente Es el cuadrante de la prevencin, la planificacin, la recreacin, de reconocer y aprovechar nuevas y buenas oportunidades Es el cuadrante de la calidad, el que nos permite prepararnos para incrementar nuestra capacidad para ejecutar cualquier actividad. -El tiempo con la familia, tiempo para m -Actividades fsicas, actividades de agrado, hobbies -una cena, salir con amigos -organizarse SOLO COLOCAR 3 Cuadrante 1 - Importante y urgente Es el cuadrante de las crisis, e los problemas apremiantes, de las tareas que se vencen. Es el espacio de los desafos, en el cual aplicamos la experiencia, nos desenvolvemos y producimos. Pero ojo, porque muchas veces hay actividades importantes que no se atienden y se vuelven urgentes. (Es decir, lo inevitable) -Proyecto con fecha de entrega. -Juntas, reuniones SOLO COLOCAR 1

Cuadrante 3 - Lo urgente pero no importante Es el cuadrante de las interrupciones, de las reuniones improductivas y no importantes, de las actividades acuciantes Es el cuadrante de la trampa. Muchas veces nos estacionamos en l para satisfacer las necesidades y las prioridades de los dems. (Es el trabajo aplazable) Interrupciones. Correspondencia, informes, papeles de rutina Asuntos que hay que hacer, y, cuanto antes mejor. COLOCAR 10

Cuadrante importante

- No

urgente,

no

Es el cuadrante de las trivialidades, de la prdida del tiempo. Es el de la prdida de tiempo. Contestar el telfono que suena Abrir la puerta, buscar caf, salir a comprar Contestar un e-mail cadena COLOCAR TODAS LAS QUE QUIERAN ( no tienen importancia alguna)

Muchas personas, de las que dicen que no tiene tiempo para hacer ms cosas, o que estn muy ocupadas, es posible que centren sus vidas en el cuadrante uno y el tres.

Mtodo: Cuando se desocupe el primer cuadrante sale un tema del segundo

cuadrante y entra uno del tercer cuadrante al segundo y as sucesivamente. Cmo desarrollar el hbito de la administracin personal: Defina en forma prioritaria los objetivos y metas que deber alcanzar en el corto, mediano y largo plazo. Decida sobre aquello que no es urgente pero s importante en su vida y determine actuar en consecuencia. Precise sus roles y objetivos, esfurcese por cumplirlos y renuvelos. Establezca un modelo de conducta que le permita ser plenamente interdependiente. Efectivice sus resultados definiendo previamente la jerarqua de sus obligaciones. Trabaje y compromtase diariamente sobre su victoria privada. Practique a diario el uso de su planificador (agenda) para marcar da a da la diferencia.