PROYECTO DISEO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA COORDINACIN

Planteamiento del Problema

En la Resolucin del Consejo Universitario del da 1 de febrero de 1999 fue aprobado el cambio de nombre del Departamento de Laboratorios y Proyectos, por el de Coordinacin de Laboratorios y Proyectos. Desde entonces la misma ha venido funcionando bajo las directrices del manual de normas, procedimientos y descripcin de cargos aprobado en el ao 1989, momento para el cul prevaleca bajo la figura de Departamento, a partir de ese ao ha trabajado sin cambios en su estructura organizativa, y sin que a la misma se le haya efectuado ningn tipo de anlisis funcional para determinar la eficiencia de sus diferentes dependencias.

Atendiendo a Daft (2000) cuando seala que todas las organizaciones requieren modificar su estructura y estrategia de tiempo en tiempo (p.302), as como a Robbins (1998) cuando propone que conforme las organizaciones crecen, sus estrategias se vuelven ms

ambiciosas y complejas de manera que la estructura cambia para apoyar la estrategia elegida (p. 353), debemos considerar que es conveniente analizar si la ausencia de cambios esta afectando la productividad de la Coordinacin.

La Coordinacin de Laboratorios y Proyectos en su estructura organizacional se encuentra desactualizada, ya que han surgido nuevos cargos que no se encuentran en el organigrama actual de la Coordinacin.

As mismo, no cuenta con manuales actualizados que son muy importantes para una organizacin, tales como, manuales de: (a) control de calidad, (b) sistemas y procedimientos y (c) descripcin de cargos.

Actualmente la estructura organizativa de la Coordinacin de Laboratorios y Proyectos, cuenta con 52 empleados distribuidos en diferentes cargos, que les confiere responsabilidades y beneficios definidos y asociados a una misma estructura de trabajo desde 1989, ao en el que el recurso humano asignado a cada unidad funcional era muy inferior, y por ende el grado de complejidad de las relaciones laborales resultaba menor.

La desactualizacin de la estructura organizativa de una empresa podra originar desorden, y una mala distribucin del trabajo, de la autoridad y los recursos, lo que impedira que las metas propuestas se alcanzaran de una manera adecuada. Por otro lado, si el personal de nuevo ingreso no cuenta con un manual de Normas y procedimientos actualizados, debe recurrir al personal antiguo, constituyendo esto la nica opcin para ser capacitado, pues se carece de material escrito y vigente en donde se puedan apoyar en el momento de presentarse una duda en el proceso. La ausencia de esos manuales trae consigo un peligro para la organizacin, el reciclaje de errores por la instruccin verbal del personal nuevo por parte del personal antiguo. Con los manuales se pueden realizar funciones no repetitivas sin caer en errores.

Lo anteriormente expresado permite sealar la siguiente formulacin del problema. Cul seria la manera adecuada para redisear la estructura organizativa de la Coordinacin de Laboratorios y Proyectos de tal manera que cumpla con sus metas y al mismo tiempo ordenar y distribuir el trabajo, teniendo adems un mejor manejo de los recursos? Y si es as, Cmo redisear la estructura organizativa de la Coordinacin de Laboratorios y Proyectos en cuanto a la formalizacin, especializacin, estandarizacin, jerarqua de autoridad, complejidad, centralizacin, profesionalismo, proporcin de personal para cumplir con las metas previstas?; Cmo ordenar y distribuir el trabajo de manera equitativa?; Cmo obtener un mejor manejo y utilizacin de los recursos?

Justificacin

El trabajo se justifica porque constituye un aporte que consiste en la proposicin y elaboracin de una estructura organizativa actualizada que sustituya a la que esta en uso desde hace aproximadamente dos dcadas lo que la hace desfasada y obsoleta, hasta el punto que impide dar respuesta eficiente a su funcionamiento interno.

Al renovar la estructura organizativa se obtendrn resultados favorables en cuanto a las mejoras en la distribucin del trabajo y la autoridad, adems de dar a conocer las responsabilidades que se deben cumplir para alcanzar las metas propuestas utilizando acordemente los recursos de acuerdo con la estrategia establecida.

Adems aportar una herramienta que contribuir a la formalizacin de la estructura de trabajo y a otros procesos, tales como: la induccin, el adiestramiento y la capacitacin del personal, ya que describir de manera detallada las actividades que se deben realizar en cada puesto de trabajo, asimismo, ofrecer informacin para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema, esto de tal manera que faciliten el establecimiento de un futuro sistema de informacin.

Objetivo General

Disear una propuesta de estructura organizativa para la Coordinacin de Laboratorios y Proyectos.

Objetivos Especficos

1. Diagnosticar los factores que constituyen la actual estructura organizativa de la empresa objeto de estudio. 2. Identificar variables crticas que van a determinar el diseo de la estructura organizativa a proponer. 3. Proponer una estructura Organizativa para la Coordinacin de Laboratorios y Proyectos que le permita desarrollar sus objetivos organizacionales. 4. Analizar Viabilidad de la puesta en marcha de la propuesta.

Programa de implantacin de la propuesta Segn Stoner (1996)

Implantacin de la estrategia Las tareas administrativas bsicas que se requieren para poner en prctica una estrategia. Institucionalizar la estrategia Incorporar al sistema de valores, normas y roles que contribuirn a dar forma a la conducta de los empleados, facilitando que se alcancen las metas estratgicas.

La estrategia se institucionaliza cuando est relacionada con la cultura, el sistema de calidad y otras fuerzas impulsoras de la organizacin. Es imposible aplicar una estrategia con xito si sta se contrapone a la cultura de la organizacin.

Como hacer que la estrategia sea operativa? Estructura bsica del Programa de implantacin de la propuesta

FASE I. EL COMPROMISO Reunin con gerencia media y alta, dar a conocer la importancia de la nueva reestructuracin)

Desarrollo de estrategia y planes para la implantacin de la nueva estructura. 1. Formulacin de las estrategias y los planes. 2. Comunicacin e implantacin de las estrategias y los planes: Publicidad de la misin, visin, objetivos y manuales propuestos (pancartas, informacin en carteleras, folletos) Charlas, talleres, al personal de la empresa para presentar la propuesta y las estrategias a seguir. 3. Mejoras continuas de las estrategias y los planes (Ciclo Deming).

FASEII. GESTIN DE PERSONAL

Revisin e implantacin del Manual de cargos y funciones Aseguramiento de la implicacin y asuncin de las responsabilidades de los empleados. Desarrollo y revisin de planes para el personal. Desarrollo de indicadores de gestin de personal (rotacin, ausencias, accidentes de trabajos)