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MICROSOFT PROJECT 2010

Tema N 01 Introduccin a la Gestin de Proyectos


1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. CAPACIDADES Infiere las caractersticas bsicas de un tipo de proyecto segn su
naturaleza. Compara los distintos tipos de proyectos partiendo de un problema a solucionar, Sintetiza los objetivos bsicos de acuerdo al triangulo de un proyecto segn un requerimiento determinado Reconoce los criterios bsicos en el proceso gestionar un proyecto de un proyecto en distintos escenarios. Analiza el ciclo de vida de un proyecto enfocado en proceso de acuerdo al tipo de proyecto.

Tipos de proyecto Fijacin de los objetivos de un proyecto Evaluar un proyecto Desarrollo de las partes de un proyecto El tringulo del proyecto

INTRODUCCION A LA GESTION DE UN PROYECTO

Una idea de lograr producir un producto o servicio posicionar este en un mercado Los resultados de un proyecto sern: 1. Producir el producto o servicio 2. Posicionar el mercado Adems se es necesario tener en consideracin los siguientes proyectos que nacen de una necesidad. 2. Crear un plan de negocios 3. Un estudio de mercado o plan de marketing 4. Creacin de una marca, slogan y logo 5. Mejoramiento de la calidad 6. Diseo de una planta En este sentido un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico. El enfoque es referencial y tiene que estar en el marco de buenas prcticas que son la mejor garanta del xito de cada uno de los proyectos.
INICIO DE UN PROYECTO

Los proyectos resultan un medio para alcanzar las metas y los objetivos de la organizacin"

Microsoft Project Microsoft Project es un programa o software para la gestin de proyectos. Esta aplicacin permite organizar la informacin acerca de la asignacin de tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos, tanto de trabajo como materiales, del proyecto para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir as los objetivos planteados.
Microsoft Project es una herramienta de administracin de proyectos eficaz y flexible que puede utilizar para controlar proyectos simples o complejos. Le ayudar a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso.

TRINGULO DEL PROYECTO Microsoft Project tiene tres factores que conforman cada proyecto

a. Tiempo: el tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la programacin del mismo. b. Dinero: el presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos; personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas. c. mbito: los objetivos y las tareas del proyecto, as como el trabajo necesario para realizarlos. Este tro de tiempo, dinero y mbito forman el tringulo del proyecto.

Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendr ms influencia en el proyecto. La relacin entre estos elementos difiere de un proyecto a otro, y determina la clase de problemas que encontrar y las soluciones que puede implementar. Si sabe dnde encontrar delimitaciones y dnde podr ser flexible, le ser ms fcil planear y administrar el proyecto. La Norma para la Direccin de Programas (The Standard for Program

Management) y la norma de Gestin del Portafolio (The Standard for Portfolio


Management).

El examen de las capacidades de los procesos de la direccin de proyectos de una empresa se aborda en el Organizational Project Management Maturity Model (OPM3) (Modelo de Madurez para la Direccin de Proyectos de una Organizacin).

LECTURA N 01

El concepto bsico que todo administrador de proyectos debe de manejar es el referente al tringulo de administracin de proyectos. Se trata de tener muy claro desde un principio cul es el alcance del proyecto, el tiempo requerido y los recursos/presupuesto necesario para completarlo. Son los tres parmetros bsicos con los que tendr que lidiar el administrador de proyectos y que, al final, determinarn en gran medida si el proyecto fue o no exitoso.

En un principio hay que identificar cul es el alcance del proyecto, es decir cules son los requerimientos a satisfacer en el proyecto. Con base en esta informacin podemos determinar cuntos recursos (gente, herramientas, presupuesto) necesitamos para poder desarrollarlo. Pero, esto depender del tiempo en el que se requiera completar el proyecto. Si tenemos disponibilidad de recursos, entonces podremos reducir el tiempo. Si no hay presin de tiempo entonces podremos disponer de menos personal y recursos para poderlo completar. Si se nos da flexibilidad en cuanto al alcance a cubrir, entonces podremos reducir tiempos y/o recursos para el proyecto. Nuestro cliente en el proyecto nos puede restringir dos de los tres parmetros, pero nunca los tres. Cuando inicies un proyecto dale a escoger 2 de 3: alcance, tiempo o costo. Si pretende imponerte los 3 la probabilidad de tener un proyecto exitoso ser cercana a cero.

Determinar los tiempos y costos es una tarea de por s complicada. Y si decides aceptar una fecha lmite con recursos limitados con un objetivo o alcance no negociable, entonces ests en serios problemas. Y si se da el caso de que t y tu equipo sobrevivan al proyecto y lo terminen bajo estas condiciones, muy probablemente el nivel de calidad del producto terminado dejar mucho que desear. Comenzar un proyecto con un plan de

trabajo irreal es la mejor frmula para fracasar en la administracin de tu proyecto. Claro que tambin existe la posibilidad de dar rienda suelta con el dedo diciendo que s a todo lo que pide el usuario (incluyendo tiempos y costos). Y al final del proyecto no le importe cmo se termin. Aunque corres el riesgo de ser sealado como el culpable principal del fracaso del proyecto con las consecuencias correspondientes

5 PROCESOS Y 9 AREAS DE CONOCIMIENTO

Se entiende que en todo proyectos existen 5 grupos de procesos siguientes estos a su vez son considerados dentro del ciclo de vida del proyecto los cuales agrupan a 9 reas de conocimiento.

. 1. Gestin de la Integracin del Proyecto: Incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de la direccin de proyectos dentro de los grupos de procesos de direccin de proyectos. 2. Gestin del Alcance del Proyecto: Incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo (y nicamente todo) el trabajo requerido para completarla con xito. 3. Gestin del Tiempo del Proyecto: Incluye los procesos requeridos para administrar la finalizacin del proyecto a tiempo.

4. Gestin de los Costos del Proyecto: Incluye los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado. 5. Gestin de la Calidad del Proyecto: Incluye los procesos y actividades de la organizacin ejecutante que determinan responsabilidades, objetivos y polticas de calidad a fin de que el proyecto satisfaga las necesidades por la cuales fue emprendido. 6. Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto: Incluye los procesos que organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto. 7. Gestin de las Comunicaciones del Proyecto: Incluye los procesos requeridos para garantizar que la generacin, la recopilacin, la distribucin, el almacenamiento, la recuperacin y la disposicin final de la informacin del proyecto sean adecuados, oportunos y entregada a quien corresponda (interesado del proyecto o stakeholders). 8. Gestin de los Riesgos del Proyecto: Incluye los procesos relacionados con llevar a cabo la planificacin de la gestin, identificacin, el anlisis, la planificacin de respuesta a los riesgos, as como su monitoreo y control en un proyecto. 9. Gestin de las Adquisiciones del Proyecto: Incluye los procesos de compra o adquisicin de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto.

Un Business Case es un documento que resume los principales aspectos de una accin comercial y suele utilizarse para justificar una inversin en un proyecto, en trminos de rentabilidad econmica, optimizacin, eficiencia y eficacia. Certificacin: Para Profesionales con ttulo universitario de carreras de 4 aos de duracin o ms. Deben cumplir con 4.500 horas de experiencia en PM, durante por lo menos 3 aos, en los ltimos 6 aos.

El Examen consta de 200 preguntas mltiple opcin a responder en 4 horas

MICROSOFT PROJECT 2010


Tema N 02 Entorno de Ms Project 2010
2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. Reconoce el entorno y los criterios bsicos de Microsoft Project 2010 en el entorno de trabajo. Usa correctamente los pasos para agregar la informacin a adjunta a un proyecto nuevo. Aplica diferentes mtodos al crear proyectos en un ambiente de trabajo Configura los elementos bsicos en un entorno de trabajo. Crea un proyecto nuevo a partir de una informacin bsica.

CAPACIDADES Infiere las caractersticas bsicas de un tipo de proyecto segn su


naturaleza. Compara los distintos tipos de proyectos partiendo de un problema a solucionar, Sintetiza los objetivos bsicos de acuerdo al triangulo de un proyecto segn un requerimiento determinado Reconoce los criterios bsicos en el proceso gestionar un proyecto de un proyecto en distintos escenarios. Analiza el ciclo de vida de un proyecto enfocado en proceso de acuerdo al tipo de proyecto.

ENTORNO DE MS PROJECT 2010

Primero revisaremos el entorno de Ms Project 2010 para poder hacer uso de sus diversos beneficios y propiedades en beneficio de una correcta administracin de proyectos. VISTA BACKSTAGE Es la vista que podemos observar al hacer clic sobre el botn Archivo; all podemos observar las diferentes caractersticas de Project 2010 como son: Guardar, Guardar como, Abrir, cerrar, Informacin, reciente, nuevo, imprimir, guardar y enviar, ayuda, opciones y salir.

CINTA DE MENS & CINTA DE HERRAMIENTA Opciones

ORGANIZADOR DE EQUIPO TEAM PLANER (Nota: En la vista del Proyecto: 2007 se le conoca como barras: vista, ttulos, formatos, estndar, ahora en el 2010 se le conoce como cintas) Aqu se nombran las novedades del Ms Proyect 2010

PROYECT 2010 Y SUS MEJORAS EN 2010:

Interfaz de usuario fluida. Vista Backstage. Organizador de equipo. Sincronizacin con listas de Sharepoint. Programar manualmente. Marcador de posicin de tareas

Tareas inactivas.
Comparar proyectos. Escala de tiempo. Mejora de copiar y pegar. Caractersticas de Excel. Control deslizante del Zoom (Slider). Compatibilidad con versiones anteriores

LA ESCALA TEMPORAL Algunas vistas disponen de una escala temporal en la parte superior que consta de dos componentes: una escala temporal principal en la parte superior y una secundaria debajo de sta. Las escalas principal y secundaria se pueden ajustar de forma independiente, lo cual permite ver el proyecto con el nivel de detalle deseado.

LNEA DE ESTIMACIN DE TIEMPO Esta lnea de tiempo nos muestra a manera de resumen la fecha de comienzo y fin del proyecto que estamos realizando

SLIDER Este botn nos permite hacer Zoom (minimizar y maximizar de una manera ms sencilla) al grfico de Gantt que se muestra como vista predeterminada en nuestro proyecto.

Para comenzar a trabajar con Proyect 2010 entender la lgica de la administracin de proyectos y como administra la herramienta en sus distintas vistas, hojas de trabajo, tipo de programacin, tipos de diagramas, calendarios, hasta llegar a informes, estadsticas, organizadores, tablas y otras herramientas que se implementan con la informacin proporcionada etc.

Programacin automtica diferente de la programacin manual

Ruta Crtica. Lo que marca la duracin del proyecto.

Calendario de trabajo: y sus excepciones

BASE DE DATOS DE MICROSOFT PROJECT Microsoft Project almacena los detalles acerca del proyecto en su base de datos. Utiliza esa informacin para calcular y controlar la programacin, los costos y otros elementos del proyecto, mediante la creacin de un plan. Cuanta ms informacin se proporcione, ms preciso ser el plan. Como si se tratara de una hoja de clculo, Microsoft Project muestra los resultados de los clculos inmediatamente. Pero el plan del proyecto no se crea mientras no se introduce la informacin esencial acerca de todas las tareas. Slo entonces se ver cundo finalizar el proyecto o las fechas en las que estn programadas las tareas. Ms-Proyect 2010 recopila toda la informacin posible del proyecto, fecha de creacin, empresa, fecha de trmino, tipo de programacin, recursos, costos, duracin de tareas, tipos de tareas, tipos de costos, tasas, recursos de tipo material, costo, trabajo, tipo de programacin en horas o minutos, calendarios, etc Microsoft Project coloca la informacin que se introduce y la que calcula en campos que contienen tipos de informacin especficos, como nombres o duraciones de tareas. En Microsoft Project, generalmente cada campo aparece en una columna. DIAGRAMAS QUE AYUDAN A LA PLANIFICACION DE PROYECTOS

DIAGRAMA DE GANTT En el diagrama de Gantt no se muestra las dependencias o interconexiones entre diversas actividades, relaciones anteriores, ni las funciones coordinadas. Sus diagramas de Gantt (vista Diagrama de Gantt: vista predefinida que muestra tareas de proyecto en su lado izquierdo y barras grficas correspondientes a las duraciones de las tareas en el lado derecho.), que contienen barras de tareas (barra de Gantt: elemento grfico en la parte de diagrama de la vista Diagrama de Gantt que representa la duracin de una tarea.)y marcadores de hitos (hito: punto de referencia que marca un evento importante en un proyecto y se utiliza para controlar el progreso del proyecto. Toda tarea con una duracin cero se muestra automticamente como hito. Tambin puede marcar cualquier otra tarea de cualquier duracin como hito.), describen la secuencia y duracin de todas las tareas de un proceso. Los diagramas de Gantt demostraron ser una herramienta analtica tan eficaz para los gerentes que se mantuvieron prcticamente sin cambios durante casi cien aos. A comienzos de los aos noventa del siglo XX, Microsoft Office Project agreg por primera vez lneas de vnculo a estas barras de tareas, que representan de manera ms precisa las dependencias entre las tareas.

Ao tras ao, Microsoft Office Project ha ido comprimiendo an ms informacin en las lneas, como lneas de progreso (lneas de progreso: representacin visual del progreso del proyecto mostrada en la vista Diagrama de Gantt. Las lneas de progreso conectan las tareas en curso, creando un grfico en el diagrama de Gantt que indica el trabajo que va por detrs de lo programado y picos para representar el trabajo que va por delante de lo previsto.)frente a una lnea de base, desviaciones (variacin: diferencia entre la informacin de lnea base de la tarea o el recurso y la programada. Suelen tener lugar cuando se establece un plan de lnea base y comienza a especificarse la informacin real en la programacin. Las variaciones pueden producirse en trabajo, costos y programacin.)y lneas que representan el progreso de estado en un punto de tiempo particular HERRAMIENTAS DEL DIAGRAMA DE GANTT

En el cuadro de dilogo que aparece en la parte izquierda de la pantalla seleccione si va a generar un nuevo proyecto o va a utilizar uno existente

En este momento se debe definir si la programacin se har a partir desde la fecha de finalizacin o de la fecha de inicio del proyecto. (Para un proyecto programado desde la fecha de finalizacin, las tareas que no requieran una fecha especfica se programarn lo ms tarde posible, en lugar de hacerlo lo ms pronto posible). Ver los datos necesarios La base de datos del proyecto contiene gran cantidad de informacin, pero en un momento dado slo necesita una parte de la misma. Para tener acceso a la informacin, se utilizan las herramientas siguientes: VISTAS y TABLAS Vistas: que presentan un subconjunto de informacin del proyecto en un formato fcil de interpretar. Por ejemplo, el Diagrama de Gantt muestra informacin bsica de tareas en columnas y un grfico de barras. Son las combinacin de una o ms vistas (Diagrama de Gantt, Hoja de recursos, etc.) y, si procede, una tabla y un filtro. Las vistas permiten especificar, organizar y examinar la informacin en diversos formatos. Existen tres tipos de vistas: 1. Los diagramas o los grficos representan la informacin grficamente. Las vistas Diagrama de Gantt, Diagrama de red, Grfico de recursos y Calendario son diagramas o grficos. 2. Las hojas representan la informacin en filas y columnas. Cada fila contiene informacin acerca de tareas o recursos especficos. Cada columna contiene un campo en el que se especifica informacin concreta sobre las tareas o los recursos. En Microsoft Project, las columnas se denominan normalmente campos. 3. Los formularios representan la informacin en un formato similar al de un formulario de papel. Los formularios muestran la informacin de una tarea o de un recurso individual. En el entorno tenemos: vistas de tareas, vista de recursos, vista de datos, vista de Zoom, vista de paneles, vista de ventas y vista de macros.

Tablas: Se accesa en la vista de datos : Son el conjunto de columnas que muestra informacin especfica de tareas, recursos y asignaciones en una vista de hoja. TABLA INTEGRADA DE COSTOS: En la suite OFICCE 2010 se crea el concepto de integrado y personalizado:

TABLA DE SEGUIMIENTO (tabla integrada): para poder ver los avances respecto a lo real.

Otras tablas ya sea de tareas o de recursos de tipo integradas y personalizadas con la opcion de poderlas visualizar en el organizador que es un contenedor de elementos. Si aplica visualizara el contenido automaticamente.

Filtros Especifican la informacin de una tarea o de un recurso que se debe mostrar o resaltar en una vista. Por ejemplo, cuando se aplica el filtro Tareas crticas, slo se muestran las tareas crticas.
Cada vista presenta una clase de informacin diferente. Las tablas y los filtros ajustan la informacin. El cambio de vistas, tablas o filtros puede ocultar informacin, pero no la elimina. Seguir estando en la base de datos y seguir actualizndose.

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