CAPITULO III 3. ALMACENES 3.1 DEFINICIN DE ALMACN Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercanca.

Para formular una poltica de inventario para un departamento de almacn se requiere informacin respecto a tiempos de adelantos, disponibilidades de materiales, tendencias en los precios y materiales de compras. El almacn es el lugar fsico en el que se desarrolla una completa gestin de los productos que contienen. Tal gestin controla fsicamente y mantiene todos los artculos inventariados, y se debe establecer resguardo fsico adecuado para proteger los artculos de algn dao, de uso innecesario debido a procedimientos de rotacin de inventarios defectuosos y a robos. Los registros se deben mantener para facilitar la localizacin inmediata de los artculos. La misin bsica de un almacn, se configura y desarrolla en las siguientes funciones. 1.- Recepcin de artculos e identificacin de los mismos.- se debe permitir una recepcin cmoda y rpida de artculos. 2.- Almacenamiento (colocacin y custodia).- Con las instalaciones adecuadas, dependiendo del tipo o tipos de artculos que van acontecer y de sus necesidades de almacenamiento y manipulacin. 3.- Entrega de productos.- Mediante una rpida salida de los artculos. Por lo tanto es necesario combinar de la mejor manera posible los dos elementos que definen el servicio que proporciona el almacn: la instalacin y el almacenaje de los artculos. (http://www.elprisma.com/apuntes/ingenieria_industrial/almacenesteoria/default5.asp) 3.2 PRINCIPIO DE ALMACENAJE 1. La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacn. 2. El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas, hasta donde sea posible, de recepcin, almacenamiento, registro, revisin, despacho y de ayuda en el control de inventarios. 3. Debe existir una sola puerta, o bien de entrada y otra de salida, y ambas bajo control. 4. Hay que llevar un registro manual o computacional al da y control interno de entradas y salidas. 5. Es necesario informar a control de inventarios y a contabilidad de los movimientos diarios de entradas y salidas de almacn y a programacin y control de produccin de las existencias. 6. Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el nombre comn y codificado de compras, control de inventario y produccin. 7. Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e identificacin en pasillo, estante o espacio marcado con una nomenclatura numrica, alfa numrica, alfabeto. Esta misma ubicacin debe coincidir con tu registro manual o en el sistema.

8. Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente por personal ajeno al almacn. 9. Todo movimiento de mercadera de entrada y de salida debe ser respaldada por documento firmado, vlido para la empresa.10. La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona ajena a la Bodega de almacenamiento excepto con una autorizacin por personal del Departamento. 11. Los materiales deben obtenerse fcilmente cuando se necesiten (Just at Time), dependiendo del rubro de la empresa. 12. La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales. 13. El rea ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento, debe ser tan pequea como lo permita las condiciones mecnicas para la operacin. 14. Las disposiciones del almacn deber ser lo ms flexible posible, es decir, deber disponerse de manera que puedan hacerse modificaciones o ampliaciones con una inversin mnima adicional. (http://almacenajeslogisticosdeempresas.blogspot.com/2007/05/captulo-n-4-principiosbasicos-de.html) 3.3 SISTEMA DE GESTIN DEL ALMACN Dependiendo de la complejidad, del grado de exigencia y del nivel de servicio que se desee asumir, se dispone de diferentes herramientas, en cuanto a sistemas de informacin, que permiten hacer frente a los desafos anteriormente enunciados: Mdulo de inventario, o equivalente segn la terminologa empleada, de los sistemas ERP. Sistemas SGA, especficos para la gestin del almacn. Sistemas de interaccin con el operario, del tipo captura de datos: terminales porttiles usando radiofrecuencia, picking por voz, picking mediante luz (o combinacin de varios de ellos). Los sistemas de gestin de almacn (SGA) permiten dirigir la gestin fsica del flujo de la mercanca desde que entra hasta que sale del almacn, apoyndose en una planificacin continua, el seguimiento de la actividad y el control de existencias todo ello en tiempo real. Los SGA proporcionan ayuda y soporte a los responsables del almacn y de logstica, en tiempo real, en la lnea de reducir los costes de operacin, a travs, fundamentalmente, de dos aspectos: Mejorar el aprovechamiento del espacio / volumen de almacenamiento. Reducir los tiempos empleados en manutencin, que no aaden valor y por tanto, la necesidad de recursos humanos. La utilizacin de un SGA en combinacin con alguno o varios de los sistemas de interaccin con el operario potencia la funcionalidad de aquel. En particular, asociado a un sistema de radiofrecuencia, permite el trabajo y control de la actividad en tiempo real: Eliminacin de documentos de trabajo. Cero papeles. Disminucin de errores de interpretacin de las rdenes de preparacin. Seguimiento de la actividad del almacn en tiempo real. Control de stocks en tiempo real. Simplificacin de la comprobacin de inventario. Disminucin del tiempo de respuesta del almacn. Control de la productividad.

 Conocimiento, en todo momento, de la situacin de un pedido (http://adlogistica.wordpress.com/2011/09/30/sistemas-de-gestion-almacen-sga/) 3.4 FUNCIONES DE LOS ALMACENES El almacn es el ltimo eslabn en la cadena de suministros de los productos a los clientes y conecta por lo tanto, el departamento de compras y el departamento de distribucin fsica. Los almacenes forman parte del proceso distributivo. La gestin de almacenes es eficaz cuando se acorta al mximo el tiempo que transcurre desde la llegada de los productos al almacn y su conocimiento por parte de los responsables de compras de la empresa. 3.4.1 Recepcin e identificacin: La recepcin es la encargada de admitir los pedidos demandados y debe efectuar las siguientes operaciones: Debe disponer de una relacin de los pedidos esperados, en funcin de los plazos de entrega. Recibe los envos de proveedores con el albarn de entrega del transportista. El receptor comprueba la correspondencia entre los datos de los documentos de llegada y las ordenes de pedidos. Cuando existen coincidencias entre ambos documentos le asigna un nmero de entrada provisional, en caso contrario, le asigna un nmero de entrada de productos no identificados e informa a compra para que se resuelva el conflicto creado. Ordena la descarga de los productos. Cuenta los artculos descargados y verifica que no existan daos externos cuando estos se producen, comunican los daos al responsable de compras de forma que este realice la reclamacin oportuna. Anota los desperfectos encontrados, en el albarn del transportista, y acepta los productos salvo posterior examen. Cursa rpida informacin de la llegada de productos esperados a compras en el caso de grandes superficies tambin hay que notificar la llegada al departamento de etiquetaje. La identificacin tiene como misin realizar una inspeccin general de los artculos recibidos, para ello debe acometer las siguientes tareas. Desembolsa y da fe de que se ha recibido lo que se solicitaba o esperaba, en lo que hace referencia al tipo de tamao, cantidad de producto. Comprueba que lo recibido coincide con lo relacionado en el albarn de entrega. Pone los materiales y productos a disposicin del departamento de control de calidad para su verificacin si as se ha ordenado.

Recibe la parte de verificacin de los artculos del departamento de control de calidad y si procede, da entrada definitiva a los mismos. Enva los datos de identificacin a compras y contabilidad con su anomalas para que reclamen faltas, gestionen devoluciones por exceso etc. y proceden a dar de altas dichas de entradas y autorizar el pago. Informa a quien llevo a cabo la orden del pedido o al departamento de distribucin fsica que el producto esta a su disposicin. Entrega el producto a los responsables del transporte interno para que lo coloquen en el lugar correspondiente dentro del almacn o lo traslade del cliente en el caso de haberse estipulado con el. Da de alta a la mercanca y el stock y en que parte del almacn se encontraba ubicado. Una de las misiones mas importantes de recepcin e identificacin es la de descubrir todos los errores de una transaccin (faltas daos equivocacin de artculos, etc.) Porque de hacerse ms tarde sera muy perjudicial. El registro de entrada de un artculo es el nico documento que corrobora lo que se ha recibido. Sirve por lo tanto para pagar facturas negociar la continuidad del pedido y para cerrarlo. Por consiguiente la ejecucin de estas funciones debe ser muy cuidadosa. Los registros de entrada controlan adems el cumplimiento de los plazos de entrega rechazos y ruptura por parte de los proveedores. Con una recepcin apoyada en un sistema informtico en tiempo real, el tiempo de realizacin de todo el proceso ser corto. Es importante que el departamento de compras exija al departamento de almacn que las mercancas y artculos entregados por parte de los proveedores sean precisamente los solicitados en el pedido y de que no existan variaciones. Por esta razn se debe disponer de hojas de control para la recepcin de productos conteniendo la siguiente informacin: 1. numero de pedidos 2. cantidad entregada 3. descripcin del artculo entregado 4. nombre del proveedor 5. unidad de medida 6. observaciones (en ellos se indica si hubo faltas desperfectos, mermas o alguna otra variacin en las entradas) 7. nombre y firma del empleado que recibe la mercanca 3.4.2 Custodia y entrega: La custodia consiste en colocar y guardar los productos en el lugar apropiado dentro del almacn en espera de la orden de entrega. La entrega supone poner al material a disposicin del departamento de distribucin de los artculos, una vez recibida la orden, de forma rpida y sin errores, por eso el almacn tiene las siguientes responsabilidades:

a) Almacenar de forma segura, tcnica y fsicamente los productos. b) Proteger a los artculos de robos, usos no autorizados, daos y deterioros. c) Dosificar marcar y localizar las mercancas as de que sean accesibles. d) Controlar las salidas de artculos para dar un buen servicio y protegerlos contra utilizaciones no autorizadas. e) Actuar directamente sobre los costos de deterioro de robo, mano de obra edificios y obsolescencia. f) Utilizar eficazmente un espacio que puede ser cercano. 3.4.3 Otras funciones ms especficas: 1. Mantener las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros. 2. Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas. 3. Mantener en constante informacin al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia prima. 4. Llevar en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas). 5. Vigilar que no se agoten los materiales (mximos mnimos). (http://www.elprisma.com/apuntes/ingenieria_industrial/almacenesteoria/default2.asp ) 3.5 CLASIFICACIN DE LOS ALMACENES 3.5.1 almacn de productos terminados: El almacn de productos terminados presta servicio al departamento de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los productos a los clientes. 3.5.2 Almacn De Materia Prima Y Partes Componentes: Este almacn tiene como funcin principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes a los departamentos de produccin. 3.5.3 Almacn De Materias Auxiliares: Los materiales auxiliares son todos aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren para envasarlo o empacarlo. Podemos mencionar los lubricantes, grasa, combustible, etiquetas, envases, etc. 3.5.4 Almacn De Productos En Proceso: Si los materiales en proceso o artculos semiterminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la programacin, se puede decir que estn en un almacn de materiales en proceso. 3.5.5 Almacn De Herramientas: Un almacn de herramientas y equipo, bajo la custodia de un encargado especializado para el control de esas herramientas, equipo y tiles que se prestan a los distintos departamentos y operarios de produccin o de mantenimiento. Cabe mencionar: brocas, machuelos, piezas de esmeril, etc. 3.5.6 Almacn De Materiales De Desperdicio: Los productos partes o materiales rechazados por el departamento de control y calidad y que no tienen salvamento o reparacin, deben tener un control separado; este queda por lo general, bajo el cuidado del departamento mismo.

3.5.7 Almacn De Materiales Obsoletos: Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la programacin de la produccin por falta de ventas, por deterioro, por descomposicin o por haberse vencido el plazo de caducidad. La razn de tener un almacn especial para este tipo de casos, es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para aquellos que son de consumo actual. 3.5.8 Almacn De Devoluciones: Aqu llegan las devoluciones de los clientes, en l se separan y clasifican los productos para reproceso, desperdicio y/o entrada a almacn. (http://portafolioelianamendozarecibo.blogspot.com/2009/01/almacenes-y-sudefinicion.html) 3.6 ZONAS DE UN ALMACN 3.7 IMPORTANCIA La recepcin adecuada de materiales y de otros artculos es de vital importancia, ya que una gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia centralizada la recepcin total bajo un departamento nico, las excepciones principales son aquellas grandes empresas con plantas mltiples. La recepcin est estrechamente ligada a la compra, ya que probablemente el 70% de los casos, el departamento de almacenes est bajo la responsabilidad del departamento de compra. 3.8 EL CONTROL INTERNO EN LOS ALMACENES El control del inventario es uno de los aspectos de la administracin que en la micro y pequea empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, polticas o sistemas que le ayuden a esta fcil pero tediosa tarea. En todos los giros resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que su descontrol se presta no slo al robo hormiga, sino tambin a mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades.