ABC Del Café Sustentable

ABC DEL CAF SUSTENTABLE
CERTIFICACIN ORGNICA Y DE COMERCIO JUSTO DE LAS ORGANIZACIONES SOCIAS DE REDCAFES A.C. ENFOCADAS EN LA TRAZABILIDAD Y ADMINISTRACIN.
Vo.Bo.: EAL ELABORO: FRFM
Ave. Vicente Guerrero Nmero 25, Col. Centro Chocamn, Veracruz. 94160
redcafes@redcafes.mx www.redcafes.mx Tel. 273 7322332
INTRODUCCIN. ..........................................................................................................................4 1. ACOPIO, PROCESAMIENTO EN BENEFICIO SECO Y COMERCIALIZACIN GENERAL EN REDCAFES ...........................................................................................................5 1.1. ACOPIO, TRANSFORMACIN Y COMERCIALIZACIN DE PROVEDORES DE REDCAFES DEL SISTEMA DE COMERCIO JUSTO, FLO FAIRTRADE. ...........................6 2. BENEFICIO SECO. PROCESAMIENTO EN PLANTA DE CERRO DE CINTEPEC UBICADO EN ZAPOAPAN DE CABAAS CATEMACO Y BENEFICIO DEL SURESTE UBICADO EN CORDOBA VERACRUZ. .....................................................................................9 2.1. REA 1-RECEPCIN DEL CAF PERGAMINO...........................................................10 2.2. REA 2-REA DE MORTEO...........................................................................................10 2.3. REA 3-REA DE ALMACENAMIENTO. ....................................................................11 3. FLUJO DE INFORMACIN DE REDCAFES A SUS PROVEDORES .................................12 4. EL ACOPIADOR Y LOS DOCUMENTOS DE CERTIFICACIN ORGNICA..................13 4.1 CONOCIENDO EL CERTIFICADO ORGANICO. ...........................................................13 4.2 QU ES EL AVISO DE CERTIFICACIN Y LA NOTIFICACIN DE CERTIFICACIN?....................................................................................................................14 4.3 LISTAS DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO ...........................................................16 5 DOCUMENTACIN MINIMA QUE DEBE PRESENTAR LAS ORGANIZACIONES DE PRIMER NIVEL O LAS ASOCIADAS DE REDCAFES............................................................18 5.1 ETIQUETAS PARA LOS SACOS DE CAF PERGAMINO ...........................................18 5.2 RECIBO DE ACOPIO .........................................................................................................20 5.3 CONCENTRADO DE ACOPIO DIARIO ..........................................................................22 5.4 ENVIO A BODEGA GENERAL REDCAFES...................................................................24 6 ACOPIO GENERAL EN REDCAFES.......................................................................................27 6.1 NOTA DE ENTRADA AL CENTRO DE ACOPIO GENERAL DE REDCAFES. ..........27 6.2 NOTA DE ENVIO A PROCESAMIENTO EN BENEFICIO SECO. ................................30 6.3 INFORME DE MAQUILA..................................................................................................32 6.4 AVISO DE EMBARQUE....................................................................................................33 7 RESUMEN EXPLICATIVO PARA LA PRIMA DE COMERCIO JUSTO FAIRTRADE O PREMIO SOCIAL EN ORGANIZACIONES ASOCIADAS DE REDCAFES ...........................35 7.1 SUGERENCIAS PARA EL USO DE LA PRIMA DE COMERCIO JUSTO. ...................37 7.2 PREGUNTAS FRECUENTES ACERCA DEL USO DE LA PRIMA DE COMERCIO JUSTO........................................................................................................................................39
7.3 COMO SE DEBE PAGAR LA PRIMA SOCIAL O PREMIO SOCIAL EN REDCAFES A.C. ............................................................................................................................................40 7.3.1 PLAN DE USO DE PREMIO SOCIAL .......................................................................40 7.3.2 ACTA DE USO DEL PREMIO SOCIAL. ...................................................................43 7.3.3 FORMATO DE RELACION DE GASTO DE LA PRIMA SOCIAL. ........................45 8. FACTURACIN. ......................................................................................................................47 8.1 CONTRATO COMERCIAL................................................................................................47 8.2 CIERRE DE CUENTAS......................................................................................................49 8.3 COSTOS COMERCIALES .................................................................................................50
INTRODUCCIN.
La ASOCIACIN CIVIL, RED NACIONAL DE ORGANIZACIONES CAFETALERAS SUSTENTABLES, mejor conocida como REDCAFES, nace en el ao 2002 y es constituida legalmente el 10 de Enero del 2004 bajo la misin de ser una red de organizaciones de pequeos productores que de acuerdo a las actividades productivas desarrolladas para lograr el bienestar social, ambiental y econmico de sus familias. Lo anterior con el proposito de ser lideres en la produccin, transformacin, comercializacin e industrializacin de cafs sustentables certificados y diferenciados de alta calidad, as como en la diversificacin de sus actividades productivas. Acutalmente REDCAFES cuenta con 17 organizaciones socias ubicadas en los principales estados de produccin de caf en Mxico (Chiapas, Guerrero, Oaxaca, Puebla y Veracruz), con ms de 2460 socios los cuales para darle un mayor valor agregado a su caf, ademas de la calidad, bucan certificarse ao con ao bajo el esquema de produccin de COMERCIO JUSTO con certificacin de produccin orgnica. El presente documento tiene como finalidad dar a conocer el desarrollo de la administracin de la comercializacin en REDCAFES AC como operador certificado FAIRTRADE (FT) y conjuntamente con la certificacin orgnica, evitando la mezcla y comercializacin de caf de diferentes categorias bajo el sistema de COMERCIO JUSTO. Se tom como referecia la normatividad de produccin orgnica para comercializar productos a Estados Unidos (NOP) y Europa (UE).
1. ACOPIO, PROCESAMIENTO EN BENEFICIO SECO Y COMERCIALIZACIN GENERAL EN REDCAFES

De manera muy general, el acopio, procesamiento y comercializacin del caf en REDCAFES se realiza en pergamino y/o oro verde. El acopio, esta actividad est a cargo de una persona la cual tiene la responsabilidad de adems de checar la calidad del caf, realizar la documentacin como son las notas de entrada, reportes de calidad, envos a la planta de procesamiento y embarques. El rea contable debe de respaldar la anterior documentacin con documentacin fiscal haciendo enfasis en el distincin del tipo de mercado en el cual se destine el caf. Para sintetizar el estado actual del acopio en REDCAFES se muestra el siguiente diagrama:
El caf acopiado se destina a dos clases de mercados, el mercado convencional (tradicional) y el mercado de COMERCIO JUSTO. De aqu la importancia del trabajo que tiene el acopiador general de REDCAFES y del personal de bodega, ya que es aqu donde comienza la cadena y responsabilidad de la trazabilidad del caf. Dentro de los mercados mencionados anteriormente existen dos categorias del producto, el caf organico y el caf convencional. Para aclarar esto se presentan los casos de cmo se debe distribuir el caf fisicamente en la bodega para la aclaracin con los inspectores y auditores cuando corresponda.
Es muy importante que aparte de la separacin fisica del caf por tipo de mercardo y categoria, no descuidemos la calidad del caf colocandolo siempre sobre tarimas, a cierta distancia de las paredes, que no existan productos diferentes al caf como son limpiadores multiusos, combustibles, granos regados sobre el piso, tierra, etc., ya que daan la calidad sensorial del caf y por la caracteristica hidroscopica del caf se puede contaminar todo.
1.1. ACOPIO, TRANSFORMACIN Y COMERCIALIZACIN DE PROVEDORES DE REDCAFES DEL SISTEMA DE COMERCIO JUSTO, FLO FAIRTRADE.
Este mercado se distingue por que su sistema solo permite la entrada a pequeos productores los cuales estan organizados, constituidos legalmente, se rigen democraticamente, no permiten ningun tipo de discriminacin, existe la participacin de mujeres, administran su negocio de manera honesta y transparente, protegen el medio ambiente y su negocio se desarrolla para el beneficio de sus miembros. En una sola frase el objetivo de COMERCIO JUSTO es el empoderamiento de los productores. Tambin, algo que parece ser atractivo para los productores de este sistema es el precio base, el cual es un precio que garantiza por lo menos cubrir sus costos de produccin. Adems de este precio, existe un premio al cual todos las organizaciones certificadas por FLO-CERT tienen derecho independientemente del tipo de produccin que tengan, el famoso premio social. Y adems si la produccin de la organizacin esta certificada como orgnica, los compradores de comercio justo pagan un premio al cual llaman premio ecolgico (premio orgnico). Es por ello la importancia de separar no solo fisica si no administrativamente la produccin. De las organizaciones asociadas y proveedoras de REDCAFES actualmente hay un padron de 17 organizaciones, las cuales como ya sabemos estan ubicadas en 5 principales estados productores de caf. La caracteristica principal del caf de estos grupos es que tienen produccin orgnica o en proceso de transicin a conversin orgnica. El FLO ID que los distingue ante comercio justo es el 3610 y esta considerada como una organizacin de pequeos productores de 2 por el hecho de estar conformadas por organizaciones de primer grado. Ademas de las especificaciones anteriores, los grupos que comercialecen su caf bajo este nicho de mercado, deberan entregar a REDCAFES los siguientes documentos: Plan de uso de premio social. Actas de uso de premio social. Relacin de gastos del uso del premio social. Aviso de embarque.
Y para el caso de que la organizacin productora est certificada para producir caf orgnico: Copia de certificados de produccin orgnica actualizados. La organizacin debera de pedir la certificacin para los mercados Europeo y Norte Americano. Copia de la lista de productores autorizada por la agencia certificadora. Copia de notificacin y/o aviso de certificacin. Aqui el aviso de embarque al momento de la entrega de caf la cual debera estar respaldada por copia de la(s) lista(s) de acopio de caf que integra el embarque. Las listas de acopio deberan contener un apartado en el cual la o las personas responsables del acopio avalen que las listas fueron antes cotejadas contra el SIC (Sistema Interno de Control). En el aviso de embarque, deber contener un apartado donde claramente indique que el transporte est libre de algn contaminante y/o sustancia que afecte la integridad del producto. Tambin al momento de la entrega el caf debe estar respaldado por un certificado de transaccin a favor de REDCAFES. Esto con el fin de garantizar ms la trazabilidad del producto. El caf debera entregarse en costales pergamineros y etiquetados (con los datos del productor y/o datos del grupo). Las etiquetas sirven para que al momento de la entrega se distingan perfectamente la categoria del caf. De preferencia debe ser un color por categora. Tambin si existiera que el grupo esta entregando dos categorias en un mismo embarque con esto se garantiza la separacin en fisico. Factura que ampare la venta del caf dependiendo de la categora. Copia de carta porte de la linea transportista. (opcional) Si el caf viene de otro estado, copia del certificado fitosanitario. (opcional) Algo muy importante y que no deben de pasar por alto los actores de este mercado es el conocimiento, y el manejo en toda documentacin generada de los FLO ID. Recuerden que los socios de REDCAFES desde los recibos de acopio, ordenes de maquila, avisos de embarque, notas de entradas, informes de maquila, facturas, contratos, etc., deben hacer mencin del FLO-ID 3610 como productor de comercio justo. Ahora para los pagos a realizar, independientemente de los anticipos generados, al final cuando se realice el cierre de cuentas, claramente se debe expresar los siguientes conceptos: Precio base FT (Fair Trade o comercio justo), o 140 USD o segn NY precio NY Prima social o premio social 20 USD Premio ecolgico o premio orgnico (si el caf es 30 USD orgnico)
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Premio de calidad (si existe)
El que USD
corresponda
en
Los anteriores precios se pagan por unidad de quintal de caf la cual es la unidad basica de medida de caf aunque convencionalmente se utilicen los kilogramos como unidad de medicin: TIPO DE CAFE FACTOR (KG/QQ) HUMEDAD Cereza o maduro 245-250 65 Pergamino seco 56.698-57.5 12 Capulin 80-92 12 Oro verde 45.359 12 Tostado 36.666 N. D.
2. BENEFICIO SECO. PROCESAMIENTO EN PLANTA DE CERRO DE CINTEPEC UBICADO EN ZAPOAPAN DE CABAAS CATEMACO Y BENEFICIO DEL SURESTE UBICADO EN CORDOBA VERACRUZ.
Inmediatamente cuando se acerca el compromiso de parte de REDCAFES para enviar un cargamento a cualquiera de sus clientes ya sean FT o No FT, ORGNICO y NO ORGNICO, los cargamentos enviados a procesamiento son en cantidades aproximadas que puedan completar aproximadamente el cargamento pactado con los clientes. De parte del acopiador general de REDCAFES se emite un archivo o envio a procesamiento, en el cual se detalla informacin sobre el provedor. En el beneficio seco, se distinguen tres principales reas de trabajo en las cuales como en toda empresa existen riesgos de contaminacin, dichos riesgos pueden poner en riesgo la integridad fisica del caf, es decir, que por un descuido se mezcle el caf organico con el caf de otras categorias o incluso de diferentes tipos de mercados (FT y
No FT). A continuacin se defiene en forma grafica las reas de trabajo en el beneficio seco: rea 1. rea de recepcin de caf pergamino. rea 2. rea de morteo. rea 3. rea de almacenamiento.
2.1. REA 1-RECEPCIN DEL CAF PERGAMINO

Al momento de recibir el caf en el beneficio seco, se verificara que la informacin contenida en la nota de envio a procesamiento corresponda a la informacin contenida en la etiquetas de los sacos de caf enviados. Posteriormente se lleva el caf al rea 3 donde se almacena de forma temporal el caf pergamino que entrara al proceso. Posible riesgo de contaminacin: mezcla de caf de diferentes categoris y/o mercados desde el envi desde la bodega de REDCAFES. Medidas de prevencin: El acopiador general de REDCAFES y el recepcionista en beneficio seco, deben checar que la informacin contanida en los documentos es la indicada. Para ello el acopiador general de REDCAFES manda una nota de salida indicando la cantidad de caf, el numero de sacos y la categoria y el mercado al cual pertenece el caf. Tambien ademas de mencionar al cliente, se menciona para el caso de FT el FLO ID del cliente. El recepcionista no solo verificara los datos del documento antes mencionado, sino que ademas checa las etiquetas que contienen los sacos del caf perganimo para cerciorarse de que los datos sean correctos. En caso de encontrar sacos que no corresponden a la informacin contenida en las notas de envios, inmeiatamente el recepcionista da la orden de separar el caf para regresarlo a REDCAFES.
2.2. REA 2-REA DE MORTEO.

Aqu es donde se convierte el caf pergamino a caf oro verde y se clasifica de acuerdo a la calidad fsica que el cliente pide (tamao, color, porcentaje y/o numero de defectos, etc.). Posibles riesgos de contaminacin: en esta rea del beneficio seco es donde ocurre la mayor cantidad de trabajo y por lo tanto donde existe la mayor cantidad de riesgos posibles. Por ejemplo el que se haya quedado caf atrapado dentro de la maquinaria de la maquila anterior. Medidas de prevencin: despus de cada maquila, el encargado de mantenimiento realiza la limpieza de toda la maquinaria para quitar todo el caf que se hubiese quedado atrapado dentro. Tambin otra medida de prevencin es que solo se mortea
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caf de categora homognea, es decir, nunca se mortea caf de categora orgnica mezclado con caf de categora en transicin. La limpieza se realiza con ayuda de escobas y una compresora de aire para remover todo el caf atrapado. Despus de cada limpieza el encargado de esto llena un sencillo formato de limpieza que firma el encargado del beneficio seco como aval de que se realizo dicha actividad, de lo contrario la persona que realiza la limpieza tendr que empezar de nuevo con la limpieza. Prximamente se tiene planeado comprar una aspiradora de uso industrial para hacer ms fcil la limpieza y garantizar que no queden atrapados algunos granos por mnimo que sea.
2.3. REA 3-REA DE ALMACENAMIENTO.

En esta rea se ubica el caf en estado pergamino y en oro verde. Posibles riesgos de contaminacin: mezcla de caf pergamino y oro en diferentes categoras. Medidas de prevencin: en esta parte es imposible que se mezcle el caf, ya que en el beneficio seco no se recibe caf pergamino para preparar el siguiente lote sino se ha embarcado el caf oro verde hacia donde tenga que embarcar. Adems se programan durante el mes maquilas con la misma categora para minimizar mas el riesgo de mezcla. Otra medida ms de prevencin es que la gente del beneficio seco da aviso al personal de REDCAFES de la maquila terminada, por que solo as ellos pueden cobrar su trabajo realizado. Tambin el acopiado general de REDCAFES realiza una serie de clculos para solo mandar el caf necesario de acuerdo al numero de sacos que el cliente esta comprando.
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3. FLUJO DE PROVEDORES
INFORMACIN
DE
REDCAFES
SUS
Hasta aqu los involucrados anteriormente deben de garantizar no solo la calidad del caf, sino tambien la integridad del mismo, para que una vez en la bodega general de REDCAFES pasa hacer responsabilidad de la empresa. De parte de REDCAFES al momento de recibir el caf de sus diferentes provedores, el responsable en bodega debera de entregar: Informe de calidad del caf. Nota de entrada firmada por cada categoria de caf recibido. Si es producto FAIRTRADE, la nota de entrada debe de incluir dicha leyenda ademas del IDFLO del grupo. Copia de los documentos que el proveedor entreg firmados por el responsable de acopio. Inmediatamente debe entregar copia de la nota de entrada y del informe de calidad a las reas de comercializacin y de contabilidad para los respectivos pagos. En area comercial, el provedor tiene derecho a recibir un contrato en el cual se detalle no solo la cantidad de caf a entregar, sino tambien detalles sobre el precio por quintal de caf, sus formas y fecha de pago, fecha de entrega, firmados por ambas partes. Para el caso de REDCAFES y de las organizaciones no socias pero que cuenten con la certificacin de comercio justo, en el contrato se debe incluir de forma detallada los precios como lo establecen los criterios FAIRTRADE. El area contable, debera de garantizar incluir en cada cierre de cuenta los detalles de los pagos que se realizaron. Ademas, para el caso de organizaciones socias de REDCAFES, se firmar un documento en el cual ambas partes firmen despues de cojetar contra las facturas de los grupos, notas de entradas, avisos de embarque, etc., en un cierre general de cuentas. El rea de certificacin debera dar visto bueno a la documentacin solicitada y entregada a los provedores, es especial a los grupos socio de REDCAFES.
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4. EL ACOPIADOR Y LOS DOCUMENTOS DE CERTIFICACIN ORGNICA

Para empezar deben revisar que cuentan con todos los documentos que la agencia certificadora les envin despues de haber emitido su certificado los cuales son: Certificado orgnico o certificado de transicin organica. Aviso de notificacin y/o notificacin de certificacin. Lista de productores o lista de Sistema de Control Interno (SIC o SCI). Fichas tecnicas de todos los productores.
4.1 CONOCIENDO EL CERTIFICADO ORGANICO.

Las organizaciones que cuenten con certificado organico deben de revisar a detalle los siguientes puntos: 1. Nombre completo de la agencia certificadora. 2. Nombre completo de la organizacin de productores. Debe estar escrito tal y como lo esta asentado en sus respectivas actas constitutivas incluyendo la figura legal a la que pertenezcan 3. Numero de control de certificado. Es un numero unico y exclusivo para cada sociedad que se este certificando. Este numero debe de ser exactamente el mismo que se incluye en el aviso de certificacin y/o notificacin de certificacin, y de cualquier archivo que . 4. Logos o nombres de las normas que ampara dicho certificado. Existen varios y estos dependen del mercado para el cual el caf de la organizacin se comercializara. Dentro de los mercados con ms exportacin estan la Unin Europea (UE) y el mercado Norte Americado (USDA) 5. Fecha de inspeccin, o de control. Es la fecha en la cual fue realizada la inspeccin externa. 6. Fecha de vigencia del certificado. Es la fecha limite para la cual el certificado le puede servir a la organizacin. 7. Firma y sello de la agencia certificadora. Algo importante, por lo regular la agencia certificadora, antes de emitir el certificado manda a la organizacin un formato parecido al certificado para que la organizacin verifique si sus datos estan bien escritos o si no se omite algun dato. Tambin, al momento de revisar los datos del certificado, los produtores deben de poner atencin en leer muy bien y verificar que el certificado exprese hacia donde pueden comercializar sus productos, ya que existen grupos para los cuales sus clientes solo estan ubicados en un solo mercado por ejemplo el Norte Americano (normas NOP), o clientes ubicados dentro de la comunidad Europea (ejemplo el certifcado de abajo), o puede que el xito de su producto sea tanto que puede tener clientes en
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ambos mercados. De ser as la organizacin debe pedir la certificacin para ambos mercados. Existen otros mercados y el que esta en potencial crecimiento es el mercado Asiatico (JAS). Enseguda y como ya lo mencionamos se muestra como ejemplo el certifcado de una organizacin cuyo sello permite enviar su producto a la Unin Europea; a su derecha dos sellos ms, el del mercado Americano y el del mercado Asiatico.
4.2 QU ES EL AVISO DE CERTIFICACIN Y LA NOTIFICACIN DE CERTIFICACIN?

Estos dos archivos literalmente contienen lo mismo, la diferencia entre ambos es que el aviso de certificacin es para el mercado Europeo, y la notificacin de certificacin es para que el producto se exporte al mercado Norte Americano. Como ya lo mencionamos anteriormente un dato muy importante que este documento debe contener es el numero de control de certificado que debe ser exactamente el
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mismo que contiene el certificado. Tambin cabe mencionar que es muy importante nuevamente en este documento el nombre de la organizacin seguido de su direccin y datos generales (telefono, direccin de correo electronico). Dentro del aviso de certificacin y/o de la notificacinde certificacin debe existir un concentrado de la informacin adquirida del SIC como son: Operador. Es el nombre completo y correcto de la organizacin Ciclo. Coresponde al ao de cosecha, en el cual se realizara la cosecha, por ejemplo para este ao cosecha que viene seria 2012-2013. Periodo de cosecha. Comprende el intervalo de meses durante el cual se realizara la cosecha. Producto. En nuestro caso es el caf seguido de su nombre cientifico. Cantidad. Expresada de acuerdo a las unidades internaciones sera en kilogramos antecedido del tipo de caf que acopia la organizacin, por ejemplo caf cereza, caf pergamino. Estas cantidades son las que deben de cuidar los acopiadores de las asociadas y propiamente el acopiador general de REDCAFES, ya que de aqu depende el no tener algunas no conformidad en las inspecciones externas, en cierta forma son el limite de las cantidades que las asociadas pueden vender de acuerdo a la categoria autorizada. Tambin notece que estos datos deben de coincidir con el concentrado del sistema interno de control. Superficie. Estos datos deben de ser iguales a los que se expresan en el concentrado general del SIC de acuerdo a las categorias (orgnico, transicin 0,1,2) Certificacin. Es la categoria que corresponda a los productores. Nmero de productores. Que deben de cuadrar con el nmero de productores encontrados en la suma final del SIC Finalmente el aviso de certificacin y/o notificacin de certificacin debe contener el nombre del inspector externo (inspector de la agencia certificadora) que realiz la inspeccin externa, firma y sello de la agencia certificadora.
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Nota: Para algunos casos es muy probable que se otorgue el certificado a la organizacin bajo alguna amonestacin la cual se debera de solventar y/o minizar para la siguiente inspeccin externa.
4.3 LISTAS DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Este archivo es muy conocido por todos los involucrados en proceso de produccin orgnica y su llenado y complejidad varia de acuerdo a la(s) persona(s) que lo realiza(n). Toda la informacin all contenida es el resultado del levantamiento de la inspeccin interna y su objetivo es presentar un informe detallado de los trabajos realizados de todos socios que estan involucrados en la produccin orgnica contenidos en las fichas tcnicas. Las partes que lo conforman son: Concentrado general del sistema interno de control. Como su nombre lo dice es el concentrado de toda la informacin de produccin de los productores expresada de las lista de los productores dados de baja y de las listas de los productores por comunidad. En una sencilla tabla se indica por categoria (orgnica, transicin 0,1,2) y comunidad los datos generales de los productores, la superficie en produccin, la estimacinde cosecha. Y al final de esta tabla la sumatoria total de cada uno de los antes mencionados. Lista de productores dados de baja. Esta es una lista de todos los productores que se dieron de baja por diversas cuestiones como son baja voluntaria, o sanciones de acuerdo a las reglas de internas de las organizaciones por no haber cumplido con las normas que los rigen.
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Lista de productores por comunidad. Es la lista que contiene a todos los productores por comunidad en las cuales se menciona como encabezado la categoria y el nombre de la comunidad. Posteriormente se mencionan por cada uno de los socios la superficie, nmero de parcelas, cantidad de caf estimado (expresado en las unidades en las cuales ms les convengan o manejen los productores de dicha organizacin), el nombre del insector interno que los inspeccion, y las observaciones que realizo el inspector. En la parte posterior de caf una de estas listas se menciona la sumatoria total de superficie de produccin, estimacinde cosecha. Enseguida se representa un ejemplo de los documentos antes mencionados. Ejemplo sencillo del concentrado del SIC.
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5 DOCUMENTACIN MINIMA QUE DEBE PRESENTAR LAS ORGANIZACIONES DE PRIMER NIVEL O LAS ASOCIADAS DE REDCAFES.
Un actor muy importante dentro de la cadena del producto caf, es el responsable de acopio de cada una de las asociadas, ya que estas personas son las encargadas de no solo de recibir el caf de los socios productores sino que ademas tienen las responsabilidad del llenado de la documentacin que respalda el acopio, misma que deben de presentar a los productores para el cierre de cuentas interno, ademas a los inspectores de las certificadoras y tambin a los auditores de FLO-CERT. Para el llenado de los siguientes el acopiador se debe de apoyar en la documentacin que emite la agencia certificado orgnica: certificado, notificacin y/o aviso de certificacin y la lista autorizada de los productores, ya que de estos se tomara el codigo orgnico del productor y se cotejara que las cantidades acopiadas de cafe no sobrepasen las cantidades autorizadas.
5.1 ETIQUETAS PARA LOS SACOS DE CAF PERGAMINO

Las etiquetas propuestas se diferencian en dos colores, verde para el caf certificado orgnico, y naranja para en caf en transicin o convencional. Estas son muy importantes ya que de esta manera se puede identificar la categoria del caf y asi evitar la posible mezcla entre categorias. Notecese tambin que algo caracteristico es que tienen el logo de REDCAFES ya que las organizaciones estan asociadas como tal, y ante el mercado de COMERCIO JUSTO se distinguen como productores FT bajo el FLO-ID 3610. Tambin otra caracteristica de esta etiqueta es que tiene tres opciones de nombres de las agencias certificacdoras mas reconocidas en Mxico, para el caso de que alguna de las asociadas quisiera transitar con ellas.
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. El llenado de estas es responsabilidad del productor en el momento del acopio, ya que aqu van datos que solo puede conocer como lo es el codigo y la fecha de beneficiado hmedo. De no recordar el su codigo, puede apoyarse con el acopiador o el responsable de certificacin de su grupo extrayendo ese dato del SIC. Enseguida se describe brevemente los conceptos que deben de ponerse: 1. Cosecha. O ciclo de cosecha. Es el periodo en el cual se corto el caf. 2. Fecha. Es la fecha actual en la cual se esta realizando la transaccin o movimiento del caf. Se pone la fecha de acopio. 3. Nombre del productor. Se escribe el nombre completo del productor. 4. Cdigo orgnico del productor. Como se ha mencionado anteriormente este cdigo es nico para cada productor y lo distinguir a lo largo de toda la cadena de produccin. 5. Tipo de caf. Se marca con una cruz sobre el parntesis correspondiente al tipo de caf que se esta copiando o que en su defecto esta entregando el productor. 6. Cualidad del caf. O calidad del caf que puede ser convencional (para mercados tradicionales), transicin u orgnico (para el caso de mercados diferenciados).
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7. Fecha de beneficiado hmedo. Esta fecha es opcional para el caso que el productor este entregando caf en estado pergamino, se pone la fecha en la cual se realizo la actividad de maquilar el caf en beneficio hmedo. 8. Fecha de beneficiado seco. Tambin es opcional esta fecha, pero para el caf de que el productor este entregando el caf en estado de caf oro verde. 9. Peso neto en kilogramos. Es el peso neto de los kilogramos de caf. 10. Qq. Quintales de caf. Es la conversin del dato de peso neto a quintales de caf dependiendo del tipo de caf. Si la recepcin del tipo cereza se utiliza un factor de conversin de 250. Si es del tipo pergamino se usa el factor de 57.5 y si es caf oro un factor de 47. 11. Observaciones. Este apartado sirve para poner cualquier aclaracin o dato que sea conveniente como es calidad u cualquier otro que puede afectar el estado del caf. Una observacin importante, aqu el productor debe de conocer el dato de la estimacin que dio a los inspectores internos, ya que si su caf esta certificado solo puede entregar bajo la categoria indicada la cantidad que reporto a los inspectores internos.
5.2 RECIBO DE ACOPIO
El recibo de acopio, es un documento que respalda la cantidad total entregada en un ejercicio de acopio, aqu la informacin que se capture es responsabilidad tanto del
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acopiador como del productor ya que no solo se captura los datos generales del productor sino que ademas se menciona la cantidad de caf que el productor entrega a la sociedad para su posterior comercializacin. Al final ambos (productor-acopiador) debe estar de acuerdo con la informacin generada dando su consiliacin con la firma de ambos. Posteriormente esta informacin debe ser capturada en un concentrado o lista de acopio. A continuacin se describen los requisitos que se deben de llenar en este recibo: 1. Ciclo. En este apartado se escribe ciclo de cosecha correspondiente al tiempo en que fue cosechado el caf, este no debe ser mayor a un ao. 2. Cdigo de productor. Este cdigo debe contener un nmero que distinga de los dems productores, puede contener letras las cuales pueden ser las iniciales de su comunidad, y es necesario para el padrn de produccin orgnica. Adems este cdigo es necesario para identificar la trazabilidad. 3. Fecha. Fecha de recepcin del caf. 4. Folio. Este nmero lo asigna la impresora de los recibos. 5. Centro de acopio. El centro de acopio es el nombre de la comunidad donde se acopia el caf del grupo. 6. Comunidad. Aqu se escribe el nombre de la comunidad del productor. 7. Productor. Se escribe el nombre completo del productor. 8. Parcela. Se pone el nombre de la unidad de produccin del productor. Puede darse el caso que un productor tenga varias unidades de produccin. 9. Variedad. Solo se marca si una dependiendo de si es arabigo o robusta. 10. Tipo de caf. En este apartado solo se marca con una cruz el tipo de caf que puede ser cereza, pergamino o robusta. 11. Categora. La categora del caf se define como sigue: convencional (caf producido mediante paquetes tecnolgicos de semillas mejoradas, uso de fertilizantes y pesticidas sintticos), transicin (caf en proceso de convertirse a caf orgnico) y/o orgnico (caf producido mediante el manejo sostenible de los recursos naturales) 12. Certificadora. Marcar el nombre de la agencia certificadora del grupo de primer nivel OSB 13. Peso bruto. Se define como el peso total del producto ms el peso del saco o costal. 14. Tara. Se define como el peso de todos los costales o sacos en condiciones de vaco. 15. Peso neto. Es solo el peso del producto es decir, el valor de Kg brutos menos el valor de la tara. 16. Importe por kilogramo. Se escribe el importe a pagar por kilogramo dependiendo del tipo de caf que en efecto esta entregando el productor. 17. Importe total. Es el resultado del producto o de la multiplicacin del total o peso neto del producto multiplicado por el importe por kilogramo.
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18. Observaciones. En este apartado se escriben las observaciones que se crean convenientes aplicadas a la entrega del producto. 19. Firmas de conformidad. Aqu tanto el productor como el acopiador escriben sus nombres y firmas avalando que la informacin escrita en el recibo es correcta. Deben ser escritas con puo y letra de cada uno. Es muy importante que del recibo de acopio exista original y por lo menos una copia. El original se debe entregar inmediatamente al productor para su justificar el pago de su liquidacin o cierre de cuentas con la organizacin; y la copia se archivara y respaldara las listas de acopio. Tambin la importancia de la existencia del recibo de acopio recae en que al momento de las inspecciones orgnicas o cualquier tipo de auditoria, respalde y avale toda la informacin que generada posteriormente. Por otro lado los productores tienen la responsabilidad de guardar estos recibos por lo menos 5 ciclos consecutivos, ya que en cualquier momento se los pueden pedir para auditorias anunciadas y no anunciadas y ademas de que sirven para realizar un estimado de cosecha.
5.3 CONCENTRADO DE ACOPIO DIARIO

Despus de haber recibido de cada productor, el acopiador debe de pasar los datos a una hoja de concentrado. Esto para llevar un control diario del producto que esta recibiendo. Los acopiadores deben checar y avalar que las cantidades de caf acopiado no sobrepasen la estimacin autorizada por la agencia certificadora, para ello deben de apoyarse con las listas de control interno (SIC) las cuales expresan en una columna la cantidad de caf estimada por los productores y autorizada. Es muy importante llevar un concentrado de los totales de este documento para posteriormente cotejarlo contra el volumen total autorizado, cuando un grupo sobrepasa lo estimado, los inspectores y auditores lo pueden interpretar como la entrega y comercialiacin de caf no autorizado, es decir: Los productores metieron caf de un familiar o amistad que no estaba certificado. Que la sociedad esta comprando y comercializando caf de terceros o como vulgarmente se dice COYOTAJE. De no cuidar este paso sep puede caer en la suspencin del certificado cuasando una perdida economica para los productores y propiamente para la sociedad.
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A continuacin se describen las partes que conforman este documento. 1. Centro de acopio. Se escribe el nombre de la localidad de acopio. 2. Ciclo de cosecha. En este apartado se escribe ciclo de cosecha correspondiente al tiempo en que fue cosechado el caf, este no debe ser mayor a un ao. 3. Fecha. Se escribe la fecha actual a la cual se esta recibiendo o acopiando el caf de los productores. 4. Cdigo de productor. Se escribe el mismo cdigo que se escribi en el recibo de acopio. No se debe de repetir. Este es un nmero nico y exclusivo del productor que lo distinguir en toda la cadena de produccin de ser posible hasta en la exportacin como grupo. 5. Productor. Se escribe el nombre del productor, de preferencia completo. 6. Kilogramos de caf acopiado. Se pone el dato de los kilogramos o peso neto de la entrega de cada productor. Aqu se distinguen tres apartados los cuales mencionan la categora del caf acopiado (convencional, transicin u orgnico). 7. Total. Se realiza la suma por columna de los kilogramos de caf acopiado.
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8. Nombre y firma del acopiador. El nombre y firma del acopiador sirvan para dar legalidad de las cantidades de caf acopiado, los cuales deben estar separados fsicamente, es decir, no se puede mezclar el caf, lo anterior por norma.
5.4 ENVIO A BODEGA GENERAL REDCAFES

Cuando una de las organizaciones envia un lote de caf a REDCAFES, esta debe de generar un documento llamado aviso de embarque o nota de envio, la cual describe los datos principales del caf en cuestin. Estos deben de estar respaldados con las listas de acopio que integran dicho lote, ademas del certificado y el aviso/notificacin de certificacin. Con estos documentos, tanto el acopiador de la asociada como el acopiador general de REDCAFES tienen la obligacin de revisar que el caf acopiado no sobrepase la estimacin de cosecha autorizada por la agencia certificadora. Cuando el caf ya este en puerta de la bodega general de REDCAFES y solo hasta este punto, una vez que se realice la entrega y el intercambio de los documentos del ENVIO A BODEGA GENERAL contra la NOTA DE ENTRADA, terminara la responsabilidad del acopiador de la organizacin asociada (OSB) proveedora de REDCAFES. Tambin entre la documentacin que debe de acompaar el ENVIO A BODEGA GENERAL esta las etiquetas por categoria, ya que en esta etapa la organizacin puede envar caf de dos o ms categorias de caf, y de este forma se garantiza la separacin en fisico en por lo menos CATEGORIA ORGNICA y CATEGORIA TRANSICIN. Notecese adems, que la nota de ENVIO A BODEGA GENERAL tiene un apartado donde los encargados de realizar en embarque deben de revisar y/o garantizar que el vehiculo esta limpio de cualquier sustancia que pudiera contaminar o poner en riesgo la integridad fisica y la calidad del caf. Nota: es muy importante que se realice una copia de este documento, para que al momento de la entrega en la bodega general de REDCAFES, se entregue la original al acopiador general y este firme de recibido en la copia.
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A continuacin se describe paso a paso el llenado de este documento. 1. Ciclo de cosecha. En este apartado se escribe ciclo de cosecha correspondiente al tiempo en que fue cosechado el caf, este no debe ser mayor a un ao. 2. Folio. Numero conscutivo de 3. Fecha. Fecha de recepcin del caf. 4. Organizacin. O el centro de acopio es el nombre de la comunidad donde se acopia el caf del grupo.
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5. Carro. Unidad mvil que transporta el caf. Esta debe cumplir con las normas de produccin NOP y UE para transportar productos orgnicos. Si el carro transporta caf convencional a la vez que transporta caf orgnico, se debe hacer la propia separacin de estas dos calidades. 6. Placa. El nmero de placa es un dato necesario ya que as podemos rastrear. 7. Conductor. Nombre completo de la persona que transporta el producto. 8. Licencia. El nmero de licencia vigente y el tipo de licencia. 9. Certificado orgnico. Aqu se escribe el nombre de quien se extiende el certificado orgnico. Tambin, sirve para garantizar que el producto a acopiar es de calidad orgnico y para hacer la correcta separacin del caf convencional. 10. Producto. El producto se describe como caf pergamino o caf oro verde. 11. Categora. La categora del caf se define como sigue: convencional (caf producido mediante paquetes tecnolgicos de semillas mejoradas, uso de fertilizantes y pesticidas sintticos), transicin (caf en proceso de convertirse a caf orgnico) y/o orgnico (caf producido mediante el manejo sostenible de los recursos naturales) 12. Sacos. Se escribe el nmero de sacos o costales en los cuales es contenido el caf. Si el caf que se transporta es caf pergamino los costales que se utilizan deben de ser de henequen o yute de preferencia nuevos o si no que solo se hayan utilizado para uso exclusivo de caf previamente bien sacudidos garantizando que no contenga caf de ciclos anteriores. 13. Kg brutos. Se define como el peso total del producto ms el peso del saco o costal. 14. Tara. Se define como el peso de todos los costales o sacos en condiciones de vaco. 15. Kg netos. Es solo el peso del producto es decir, el valor de Kg brutos menos el valor de la tara. 16. Nombres y firmas de los responsables de traslado. Se escriben a mano los nombres completos del acopiador, del conductor y de la persona que recibir en beneficio el cargamento.
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6 ACOPIO GENERAL EN REDCAFES

Ahora de forma breve se describen los formatos que se deben de llenar en el acopio general realizado en la bodega de REDCAFES, notece que de aqu en adelante estos formatos tienen como encabezado el logotipo de REDCAFES con el FLO-ID 3610. Tambien un detalle muy importe que no debe dejar pasar el responsable del acopio general, son los documentos de la certificacin orgnica, ya que las cantidades autorizadas no deben de superar las cantidades acopiadas ni mucho menos las cantidades maquiladas y comercializadas. El objetivo del llenado de esta documentacin es garantizar documentalmente que se realiza la separacin del caf de acuerdo a los mercados (FT y NoFT) y a las categorias (orgnico y transicin). Al momento del acopio, maquilas y embarques, el acopiador debe compartir informacin con las reas de contabilidad y de comercializacin para de esta forma al momento de las inspecciones y auditorias de cualquier indole exista toda la informacin de manera clara. Cuando el acopiador general recibe caf de cualquier proveedor debe entregar una nota de entrada que respalde la informacin del caf en transito, a su vez checar que los sacos contengan las etiquetas por categoria. La informacin de estas debe estar respaldada con el aviso de embarque.
6.1 NOTA DE ENTRADA AL CENTRO DE ACOPIO GENERAL DE REDCAFES.

Este documento es de vital importancia tanto para el proveedor como para la misma REDCAFES, ya que no solo avala las caracteristicas cualitativas y cuantiutativas del caf pergamino para lo que convenga, sino que ademas desde aqu se toman las desiciones para realizar las ventas, como son fechas de envio a maquila, y la programacin de la logista que esta conyeve hasta la puesta en puerto. De este documento tambin se debe de generar una copia para archivar en el departamento de acopio general, la cual debe estar respaldado por el AVISO DE EMBARQUE de la sociedad. Como consejo para el acopiador general, es que cuando en un embarque de cualquier organizacin se acopien dos ms categorias, se genere una nota de entrada por cada categoria para tener un mejor control. Tambin de todas los notas de entrada, el acopiador general debe generar un concentrado anotando por lo menos el proveedor, fechas, cantidades y categorias del caf.
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Enseguida se describen los datos que debe de contener este documento: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Ciclo: Escribir el ciclo correspondiente a la cosecha. Ejemplo: 2012-2013 Folio: Numero consecutivo de dependiendo del numero de entrada. Fecha: Fecha actual en el momento del ingreso del caf. Procedencia: o lugar de origen o la direccin fiscal del grupo Organizacin de primer nivel: Nombre completo de la sociedad. Carro: Tpo de vehiculo en el cual se traslado el caf.
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7. Placa: Placas del vehiculo, en el caso de los trailers, incluir la placa de la caja. 8. Conductor: Nombre completo del conductor. 9. Licencia No.: Numero de licencia del condutor incluyendo el tipo de esta. 10. Certificadora: Marcar con una cruz la certificadora orgnica del grupo. 11. Producto: La mayoria de los proveedores entrega su caf en pergamino arabigo, salvo algunos que entregan su caf en, caf bola robusta (natural robusta), oro verde robusta. 12. Categoria: Comercialmene existen tres categorias (convencional, transicin, orgnico), pero las asociadas de REDCAFES solo lo entregan en transicin u orgnico. 13. Sacos: se escribe el nmero de sacos que contenga el cargamento. De preferencia se pide que el caf pergamino venga en sacos pergamineros. Como observacin de apoyo, cada saco pergamiero representa la tara de un kilogramo. 14. Kg Brutos: Cuando el cargamento es grande, se considera el peso total del cargamento con todo y vehiculo 15. Tara: Aqu se pesa el vehiculo una vez que se descargo el cargamento y se le agrega el peso de los sacos, recuerde que si son sacos pergamineros (yute o henequen) se considera la tara de 1saco=1kg, y si son costales de rafia (plastico) se considera la tara de 4sacos=1kg 16. Kg Netos: Es la diferencia que resulta de restar a Kg Brutos menos la Tara. 17. Total: Se escribe la sumatoria del numero de sacos, kg brutos, tara y peso neto. 18. Tipo de costal: Escribir si los costales son pergamineros (yute o henequen) o de rafia, para que una vez que se desocupen sean devueltos en las mismas condiciones a los prouctores. 19. % de caf bola: Es el peso relativo el peso del caf bola por cada 100 kilogramos netos de caf pergamino. Algunos solo descuentan el peso de la basura que resulte de este tipo de caf. 20. % rendimiento pergamino a oro: Este factor se calcula de la divisin de los pesos en kilogramos de caf oro verde (que resulta despues de retrillar una muestra de pergamino) entre el peso de caf pergamino que se tomo como muestra representativa. Aqu el factor minimo debe ser 80% puede llegar a mas de 83% dependiendo de la calidad fisica del caf. 21. % mancha: Es el peso relativo del caf de mala calidad como los malformados, los caf brocados, etc. 22. % humedad: Este factor se calcula con la ayuda de un hidrometro (medidor de hmedad). La hmedad ideal esta entre el 10.5% y el 11.5%. Un caf fuera de este rango, tiene que ser castigado, ya que si es menor que 10.5% el caf pergamino cuando sea morteado se quebrara causando que los rendimientos de exportacin sean bajos, tambin si este caf es almacenado por mucho tiempo puede agarrar humedad de manera no uniforme dandole al caf una apariencia de color blanco. En caso de que la hmedad sea mayor a 11.5% el caf puede tomar forma de planchuela o quedar mordisqueado en la retrilla. Por otro lado un
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caf con exceso de hmedad tiene el riesgo de honguearse y dar mal aspecto a la calidad. 23. La unidad fue barrida y quedo limpia antes de ser cargada, cuidando la integridad o inocuidad del caf: responder SI NO. Es muy importante garantizar que la unidad esta limpia ya que de no hacerlo el caf corre el peligro de contaminarse. 24. Firmas: hay tres lugares para las tres personas involucradas, la persona que entrega el caf (representante de la organizacin de primer nivel), el chofer (conductor de la unidad) y la persona que recibe el caf (aqu firma el acopiador general).
6.2 NOTA DE ENVIO A PROCESAMIENTO EN BENEFICIO SECO.

Cuando se acercan la fechas a cumplir un contrato, el caf pergamino es enviado al beneficio seco para su procesamiento a caf oro verde exportable. Es muy importante recordar el acopiador general (responsable de la bodega) debe de cuidar la separacin del caf primero por mercados (COMERCIO JUSTO vrs. MERCADO CONVENCIONAL) y segundo por categorias (ORGNICO, TRANSICIN-CONVENSIONAL). Regularmente para conforman un lote de caf exportable se realiza por organizacin, esto cuando se tiene por lo menos 450 Qq de caf pergamino o ms, pero en ocasiones es necesario ocupar el caf de varias organizaciones, a esto se le conoce como consolidacin. Cuando esto suceda se recomienda no solo hacer varias maquilas haciendo la separacin del caf por organizaciones y de esta forma tambin generar los reportes. Para apoyarse en saber las cantidad de ue debe de enviar el acopiar general, pude considerar la siguiente tabla:
PARA OBTENERNECESITO SACOS 250 275 280 QQ ORO VERDE EXPORTABLE 375 412.5 420 DEBO ENVIAR QQ PERGAMINO 403.226 443.548 451.613 KG 23185.484 25504.032 25967.742
Pasando al tema del llenado del formato de ENVIO A BENEFICIO SECO solo haremos enfasisi en algunos puntos ya que en los demas son parecidos a los de la nota de entrada. 1. Lote: Se escribe el numero designado que jamas se debe de repetir. Este numero tambin debe aparecer en lo informes de maquila y en los avisos de
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embarque de exportacin, y a su vez seran acordes al contrato al que fueron designados. 2. Contrato: Es una clave o nomenglatura que designa el cliente al contrato comercial. 3. Cliente: Se escribe el nombre completo del cliente, este dato lo pueden extraer del contrato. 4. FLO ID: Este dato es de mucha importancia y es un codigo que distingue al comprador de todos los dems dentro del sistema de COMERCIO JUSTO.
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6.3 INFORME DE MAQUILA.

Este es un reporte que expresa los rendimientos de caf oro obtenido en el beneficiado seco, el cual expresa en terminos de porcentajes las cantidades de caf exportacin y las cantidades de caf no exportable. Ademas dentro de los datos que se deben de capturar estan los del origen y destino del caf obtenido. Estos informes deben de respaldar LAS NOTAS DE ENVIO A BENEFICIO SECO, y posteriormente estos a las notas de entrada, para de esta forma conocer de forma general y real los rendimientos que obtuvieron cada una de las sociedades proovedoras.
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6.4 AVISO DE EMBARQUE.

Hasta aqu culmina practicamente la responsabilidad de REDCADES y en cuanto a la rastreabilidad del caf y pasa a ser responsabilidad del importador (FOB). Aqu tambin se manejan algunos conceptos que ya hemos visto anteriormente en los otros formatos. Fisicamente al entrar al recinto portuario es el agente aduanal quien recibe el cargamento y por ello aparecen los siguientes conceptos: Agente aduanal: Se escribe el nombre de la persona fisica que esta facultada por la SHCP para el espacho de mercancas. Estos se encargan de realizar los tramites legales para que la mercanca sea trasladado al pais del importador por medio de las lineas navieras. Para el caso de REDCAFES se trabajo con Beristain y Asociados S.C. Direccin: Se escribe correctamente la direccin del domicilio de la agencia aduanal. Telefono: Se escribe el telefono de la agencia aduanal, y de ser posible la extencin del contacto. Contacto: Nombre completo de la persona contacto de la agencia aduanal. Los anteriores datos son parte de la logistica de embarques.
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7 RESUMEN EXPLICATIVO PARA LA PRIMA DE COMERCIO JUSTO FAIRTRADE O PREMIO SOCIAL EN ORGANIZACIONES ASOCIADAS DE REDCAFES
La prima de comercio justo FAIRTRADE es un pago adicional dentro del sistema de etiquetado de comercio justo FAIRTRADE con la intencin de ser una herramienta para el desarrollo socioeconomico y para el empoderamiento. Comercio Justo no indica la forma en que las organizaciones deberan usar la prima de comercio justo, sin embargo, requieren que la seleccin del proyecto y el manejo del dinero de la prima de comercio justo se haga a traves de procesos transparentes, participativos y democrticos. Los miembros de la organizacin deberan tener la oportunidad de revisar y analizar las propuestas y de votar el plan de la prima de comercio justo, el cual debera ser presentado a los mienbros de la asamblea general. Cuando se trate de decidir sobre un proyecto adecuado, cada mienbro tendr un voto. Cuando los proyectos de la prima de comercio justo se estn implementando, la junta directiva ser responsable de la contabilidad y el monitoreo, y deber informar el progreso a los miembros. La prima de comercio justo se le paga a la organizacin de productores (no a los miembros individuales) por medio del pagador de comercio justo FAIRTRADE. La organizacin crear e implementar un plan de desarrollo que reflejar esta evaluacin de las necesidades. Los miembros debern poder hacer sugerencias y propuestas acerca de la mejor forma de usar la prima de comercio justo FAIRTRADE con el fin de satisfacer sus necesidades. Cuando una organizacin haya establecido un sistema de delegados que representen los intereses de los miembros, los delegados elegidos debern consultar a los miembros acerca de sus necesidades y propuestas para el uso de la prima de comercio justo FAIRTRADE. El plan simplemente describe qu quieren hacer los productores, cmo quieren hacerlo, cunto va a costar y cundo ser completado. Despus, el plan es propuesto a la Asamblea General para su discusin y para que se tomen decisiones. Las decisiones relacionadas con el uso de la prima de comercio justo FAIRTRADE se debern basar en procesos transparentes y democraticos que sean incluyentes para los miembros de la organizacin, es decir que garanticen la participacin de los mismos. El plan deber incluir:
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Descripcin de los proyectos Calendarios de implementacin Persona o personas responsables Presupuesto
La organizacin celebrara una Asamblea General por lo menos una vez al ao. Todos los miembros tienen el derecho de asistir a la Asamblea General, ya sea en persona o a travs de un sistema de delegados, y de expresar sus puntos de vista en las discusiones y en las votaciones. Cuando la organizacin haya establecido un sistema de delegados, podra ser importante que los delagados electos tengan la capacidad de consultar a sus miembros sobre el plan propuesto de la prima de comercio justo FAIRTRADE antes de la reunin. El plan aprobado de la prima deber ser la base para el manejo de la prima de comercio justo FAIRTRADE. Si es necesario, es posible que la junta directiva cambie los planes acordados para los gastos de la prima de comercio justo entre dos reuniones de la asamblea general. Por ejemplo, esto podra ser adecuado en situaciones en donde la organizacin reciba ms o menos dinero de la prima de comercio justo de lo que se esperaba, o cuando los miembros de la comunidad resulten afectados por una crisis inesperada, y la organizacin desee responder. Si esto sucede, la junta directiva deber explicarle los cambios y las razones de dichos cambios a la siguiente asamblea general, y les pedira a los miembros que ratifiquen los cambios de manera retrospectiva. Planeacin, contabilidad y reportes de inversin de la prima de comercio justo. La organizacin debe colocar protecciones con el fin de asegurar que la prima de comercio justo se administre de manera transparente. Todas las inversiones relacionadas con la prima de comercio justo debern ser documentadas, y la documentacin (como el plan de la prima de comercio justo, las actas de las reuniones y las propuestas de los proyectos) deber ser accesible, clara y comprensible para todos los miembros. Las cuentas se debern guardar por separado para la prima de comercio justo reportando los detalles de todos los ingresos y los gastos, reflejando el plan y el presupuesto de la prima de comercio justo. Esto se puede lograr al mantenerlas en cuentas bancarias independientes, o al seperarlas claramente en el sistema de contabilidad. Los miembros de la organizacin podrn ver estas cuentas cuando lo soliciten. Todos los recibos, facturas y dems docuementos de apoyo que se relacione con los gastos hechos con la prima se debern llenar para reflejar esto.
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Monitoreo y evaluacin del uso de la prima de comercio justo Documentar o monitorear significa anotar cualquier desicin y accin que se est tomando en relacin con la prima de comercio justo. La comprobacin regular del estado de un proyecto ayudar a resaltar los problemas con el progreso o con los gastos que tal vez tengan que resolverse. Una evaluacin podra considerar preguntas como: el proyecto se completo a tiempo? Usamos el dinero segn lo planeado? El proyecto cumpli con nuestas expectativas? Quin se benefici? Cmo se beneficiaron? Decidir cmo usar la prima de comercio justo. Puede implementar cualquier tipo de proyecto siempre y cuando el proyecto apoye el empoderamiento y el desarrollo. Los criterios de comercio justo no indican la forma en que se deber usar la prima de comercio justo, sin embargo, requiere que las desiciones sobre cmo gastar el dinero de la prima de comercio justo se hagan a travs de procesos transparentes, participativos. Tambien es posible que las organizaciones de pequeos productores decidan contribuir con el dinero de la prima de comercio justo a proyectos liderados por otras organizaciones. Por ltimo, no es necesario gastar todo el dinero de la prima de comercio justo cada ao. La organizacin tambin puede optar por guardar una parte de la prima de comercio justo para usarla posteriormente.
7.1 SUGERENCIAS PARA EL USO DE LA PRIMA DE COMERCIO JUSTO.

Desarrollo de negocios: Inversiones en mejores tcnicas de produccin y equipo para mejorar la calidad, el rendimiento o el medio ambiente. Inversiones en diversificacin de los ingresos (a travs del desarrollo de nuevos productos o de nuevas fuentes de ingresos) Inversiones que permitan que una organizacin tenga un mayor control sobre la cadena de abastecimiento; por ejemplo, invertir en una fabrica, un almacn o en una unidad de procesamiento. Capacitacin y construccin de capacidades: Capacitacin en habilidades profesionales y de negocios para el personal de la organizacin y para los miembros de la junta directiva (como habilidades de negociacin, administracin financiera, uso de computadoras, etc.) Capacitacin para apoyar el desarrollo de negocios y profesional de los miembros (como la capacitacin en tcnicas de produccin mejoradas para
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apoyar una mejor calidad, rendimiento o impacto ambiental; capacitacin en habilidades de negocios, contabilidad, etc.) Capacitacin en otras reas de importancia para los miembros y sus comunidades, como alfabetizacin para adultos, salud y nutricin, derechos de los ciudadanos, etc. Inversin en servicios de extensin a ms largo plazo y apoyo en un rea de los ciudadanos, etc. Proyectos de la comunidad: Suministro o mejoramiento de servicios pblicos (como agua limpia, salubridad o electricidad) Apoyo a escuelas y educacin (mejorando la infraestructura de las escuelas, proporcionando materiales escolares, transporte, almuerzos, colegiaturas, becas) Apoyo a la salud pblica (mejorando la infraestructura de salud, apoyando una mejor capacitacin para los trabajadores de la salud, apoyando el acceso de la comunidad a los cuidados para la salud, apoyando la prevencin y los programas de educacin para el pblico) Suministro o mejoramiento de la infraestructura y los servicios sociales (salones comunitarios, transporte o comunicaciones, instalaciones culturales y de recreacin) Apoyos a otros aspectos del bienestar social (apoyo a personas con enfermedades crnicas, discapacitados o ancianos; apoyo a madres solteras; apoyo para el otorgamiento de pensiones o seguros) Apoyo para el empoderamiento de grupos especificos, como el empoderamiento de las mujeres, la capacitacin sobre los derechos de los grupos que sufren desventajas Apoyo para la proteccin y el desarrollo del medio ambiente (como plantar rboles, usar estufas que consumen combustible de la manera ms eficiente; mejorar la administracin de la basura/reciclado) Apoyo para reducir la vulnerabilidad de los miembros y de la comunidad ante las crisis econmicas y los desastres (como el mejoramiento de la administracin del agua, el control de plagas, el almacenamiento de alimentos, o medidas para amortiguar el impacto de eventos tales como inundaciones, tormentas o terremotos, en donde esto sea importante; por ejemplo: defensas contra inundaciones, mejores mtodos de construccin, sistemas de adbertencia, etc.) Servicios financieros: Prstamos y microcrditos (por ejemplo, para apoyar la creacin de nuevos negocios) Creacin de fondos revolventes con propsitos especficos (como mejorar las viviendas o para la preparacin ante situaciones de emergencia) Ofrecer esquemas de ahorros, seguros o pensiones Ofrecer pagos en efectivo a los miembros, por ejemplo en momentos de dificultades econmicas muy graves
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7.2 PREGUNTAS FRECUENTES ACERCA DEL USO DE LA PRIMA DE COMERCIO JUSTO.

Una organizacin de productores puede usar la prima de comercio justo para hacerles pagos en efectivo a sus miembros? El uso de pagos en efectivo podra ser particularmente til al enfrentar situaciones imprevistas de naturaleza econnmica que podran ser resultado de una cosecha fallida o de desastres naturales o sociales. Sin embargo, una organizacin que utilice con frecuencia la prima de comercio justo para hacer pagos en efectivos para sus miembros individuales podran estar perdiendo oportunidades de empoderamiento y de desarrollo a largo plazo. En situaciones en donde las comunidades son muy vulnerables ante las crisis econmicas (por ejemplo, en donde las cosechas con frecuencia no son confiables o en donde ocurran muchos conflictos y desastres naturales), una opcin podra ser usar una parte de la prima de comercio justo para crear un fondo desde el cual se puedan generar pagos a los miembros en momentos de necesidad, y usar una parte para invertir en proyectos que busquen reducir la vulnerabilidad ante las crisis y los desastres. Esto podra proporcionar ayuda a corto plazo para los miembros y apoyar las mejoras a largo plazo. Si una organizacin de productores decide hacer pagos en efectivo para apoyar algn propsito especfico, como la compra de alimentos o de libros escolares, tal vez sera apropiado desarrollar un sistema de vales en lugar de distribuir el efectivo. As se puede garantizar que el dinero ser gastado de la manera en que la organizacin pretende. A veces, las organizaciones quieren usar pagos de dinero adicional con la prima de comercio justo para garantizar la lealtad de sus miembros al ofrecer un pago ms competitivo. Esto sucede especialmente cuando otros compradores pueden ofrecerles a los miembros precios ms altos por sus cosechas. Las relaciones a largo plazo entre las orgnizaciones de productores y sus miembros pueden ser reforzadas por otros medios, como la inversin en sus habilidades tcnicas y de negocios, y a travs de inversiones en la competitividad de la propia organizacin. Esta podra ser una forma ms sustentable de garantizar la lealtad de los miembros que los pagos en efectivo a corto plazo. Por ltimo, puede ser difcil que una organizacin se ponga de acuerdo sobre cul es la forma ms justa de distribuir la prima de comercio justo como dinero en efectivo. Por ejemplo, han surgido casos en donde los miembros que han vendido una mayor cantidad de producto solicita una parte ms grande de la prima de comercio justo de acuerdo con sus ventas del producto. Este enfoque tendera a favorecer a los agricultores grandes sobre los ms pequeos, y podra no favorecer los intereses de la mayora de los miembros. Si la organizacin decide distribuir la prima de comercio justo
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como dinero en efectivo, deber demostrar que la distribucin se hizo de manera no discriminatora. Una organizacin de productores puede usar la prima de comercio justo para pagar los costos corrientes de la organizacin? Los gastos corrientes de una organizacin de pequeos productores en principio deberan ser cubiertos por sus actividades de negocios y no por la prima de comercio justo. Los gastos corrientes incluyen los costos continuos de operacin, como los pagos al personal, los costos de certificacin, la administracin o la subcontratacin. Tal vez existan algunas excepciones para esto, como cuando una organizacin est en las primeras etapas de desarrollo y necesita mucho apoyo. Al igual que cualquier otro uso de la prima de comercio justo, en caso de que la organizacin decida usar el dinero de la prima de comercio justo para cubrir sus gastos corrientes, esto debe ser aprobado previamente por la asamblea general.
7.3 COMO SE DEBE PAGAR LA PRIMA SOCIAL O PREMIO SOCIAL EN REDCAFES A.C.
Actualmente REDCAFES A.C. tiene una estructura de comercializacin con CAFEDSA, siendo esta ultima la comercializadora de REDCAFES dentro del sistema de COMERCIO JUSTO. Con el objetivo de homegenizar la documentacin y de que los productores tengan las herramientas para la realizacin de la documentacin que exige FLO-CERT en cuanto al uso del premio social, y que se involucren ms en la participacin social, se realizaron tres formatos sencillos los cuales contemplan la realizacin del plan de uso del premio social, realizacin del acta del premio social y la comprobacin del mismo. Tambin cabe aclarar que el contenido de dichos formatos tiene ms validez si son transcritos en el libro de actas del consejo administrativo y en el libro de actas del consejo de vigilancia.
7.3.1 PLAN DE USO DE PREMIO SOCIAL

A continuacin se describe la forma de cmo llenar los formatos propuestos para la planificacin del premio social, los cuales se expresan en dos documentos por separado, uno expresando sobre la planificacin de los 15 dolars como maximo y otro donde se expresa la planificacin de los 5 dolares como minimo para el mejoramiento de la calidad en produccin.
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1. Asociada: Escribir el nombre completo de la sociedad de primer nivel social de REDCAFES 2. Direccin: Escribir la direccin tal y como viene pronunciada en las facturas de la sociedad 3. RFC: Registro Federal de Contribuyentes. 4. Ciclo de cosecha: corresponde al ao acafetalero por el cual la sociedad va a recibir el premio o lo ha recibido. 5. Produccin estimada: Este dato lo pueden adquirir de la produccin estimada que aparece en la estiamacin levantada en el ciclo actual o si la sociedad ya tiene el certificado para la cosecha, lo puede tomar de la autirizacin de cosecha. 6. Socios mujeres: de acuerdo a los criterios de comercio justo, es muy importante registrar, tomar en cuenta y hacer que las mujeres participen dentro de las sociedades. 7. Socios varones: El total de productores del genero masculino. 8. Produccin real en Qq: Si la sociedad ya recibio el PREMIO SOCIAL y conoce el monto total de los quitales que comercializo en el sistema de comercio justo,
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debe de poner es cantidad. De lo contrario solo se puede conciderar el concepto de produccin estimada 9. Comunidades: Del padron de los socios, poner el total de comunidades donde radiquen los productores. 10. Superficie (Ha): Escribir la superficie total en produccin expresada en hectareas. De la misma forma este dato lo pueden tomar de SIC(sistema interno de control) 11. Monto de prima estimado en M.N.: Escribir el monto estimado o total expresado en moneda nacional. La cantidad sera estimada para el caso de que la sociedad aun no reciba su PREMIO SOCIAL y se puede calcular con tomar el total de quintales de caf estimado o real multiplcado por los 20 dolares como lo establecen los criterios. Si la sociedad ya conoce el monto total, ya sea por los conceptos manejados en las facturas o por el cierre de cuentas ejecutado. 12. Proyecto: Se escriben tantos poryectos como tengan en mente la sociedad y que posteriormente seran sometidos a votacin. 13. Descripcin: Brevemente se hace una descripcin de los proyectos. 14. Presupuesto: Es la cantidad de dinero que se utilzara para la ajecucin del proyecto, se puede amparar con cotizaciones. 15. Fecha de implementacin: En un estricto apego a la planificacin debemos de ponermos fechas la realizacin de las metas. 16. Responsable: Se propone a una o varias personas para la realizacin del proyecto propuesto, puede ser cualquier persona socia o no socia pero que este dispuesta a llevar acabo los proyectos. 17. Firmas: para darle validez a este documento es necesario tener por lo menos la firma de los consejos administrativos y del consejo de vigilancia. Ojo, hasta aqu el contenido de los anteriores documentos solo son proyectos propuestos que se someteran a votacin, estos pueden ser cambiados o ampliarse ms dependiendo de las metas de la sociedad. Incluso estos datos se pueden tomar como referencia o introduccin para la asamblea donde se redacte el uso del premio social. Solo si, alguno de los proyectos propuestos resulta ser el seleccionado por los asambleistas, se tomara el que mejor les convenga.
7.3.2 ACTA DE USO DEL PREMIO SOCIAL.

El siguiente es un formato de apoyo para la realizacin del acta del uso del premio social. Su contenido debe ser plasmado en el libro de actas una vez aprovado los proyectos. Practicamente la tabla contiene la misma estructura que en los planes de uso del premio social, salvo que esta vez solo se pondran aquellos que fueron aprovados por la asamblea. Tambin en el apartado de las firmas van aquellas de los productores que participaron en la reunin. Por otra parte aqu debe de ir por lo menos un proyecto de cada rubro, es decir un proyecto social social y un de mejoramiento de la calidad de la produccin.
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Este formato se propone ya que algunas sociedades tienen el problema de redactar de forma muy vaga la toma de desicin del uso del premio social, interpretandose como la falta de interes por este o que la desicin la han tomado terceros de forma no democratica. Notece que al inicio del formato del acta del uso del premio social, se menciona un parrafo, el cual las organizaciones pueden cambiar a una mejo redaccin, el objetivo es que al momento de la redaccin se mencione claramente los proyectos y sus caracteristicas para que al momento de una auditoria por FLO-CERT el auditor tenga bien en claro el uso del premio social de la organizacin.
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7.3.3 FORMATO DE RELACION DE GASTO DE LA PRIMA SOCIAL.

Una vez que se este ejecutando los proyectos, la organizacin debe de llevar un control sobre los gastos que incurran en la ejecucin de los proyectos que impliquen el uso del premio social. Es muy importante anotar todos los gastos y de ser posible, facturar todo, ya que tambin de esta forma se le da ms validez a los gastos. Como se podra notar los conceptois que este ultimo formato aplica, son extraidos de los anteriores, ya que aqu el objetivo es demostrar el flujo o la historia de cmo fue el trayecto del dinero del premio social. Estas tambin deben ser acordes a los documentos como las facturas que se emitiran por la venta del caf y propiamente del cierre de cuentas, ademas de las notas o envios al almacen general.
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8. FACTURACIN.
Un problema que se ha detectado ultimamente con las organizaciones de REDCAFES es que al final no demuestran legamente la trazabilidad de su producto dentro del sistema de COMERCIO JUSTO. Para ello la documentacin legal que respalda los acopios, las maquilas y embarques, son los contratos entre REDCAFES (asociadas) y CAFEDSA, facturas de las asociadas y los cierres de cuentas.
8.1 CONTRATO COMERCIAL

Internamente se generan o deben de generarse contratos comerciales de compra-venta entre REDCAFES-CAFEDSA para su comercializacin dentro del sistema de comercio justo. Los contratos comerciales para el sistema de comercio justo deben tener varias caracteristicas entre ellas: Fecha: Es la fecha que se esta firmando el convenio de compra-venta. Numero de contrato: Como en todos, debe de ser Productor: Para caso de los contratos con las asociadas de REDCAFES, se escribe el nombre de REDCAFES ya que el certificado como productor de COMERCIO JUSTO sale a nombre del mismo. Flo-Id: Para el caso de los productores de comercio justo REDCAFES es 3610 Organizacin de primer nivel: El nombre completo de la organizacin asociada a REDCAFES. Tipo de caf: Categoria: Existen dos, orgnica y transicin. Cantidad quintales pergamino: Kilogramos netos: Es el equivalente de los quitales pergamino, su factor es el 57.5 kg por cada quintal. Rendimiento de pergamino a oro: El rendimiento minimo que se debe de tener comercialmente es de 80%., es decir, como maximo debe existir 20 kg de basura o pajilla por cada 100 kg de pergamino entregados. Hmedad: Comercialmente la hmedad del caf pergamino y oro debe de estar entre los 10.5 y 11.5% Mancha: Comercialmente la mancha maxima que debe existir en el caf pergamino es de 6% Precio de venta: En los contratos comerciales de comercio justo, es reglamentario que el precio debe estar en por lo menos 2 conceptos, precio minimo(140USD bolsa por quintal) y premio social (20 USD); y para el caso de productores con caf orgnico existe un precio ms llamado premio ecologico
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(30 USD). Fecha de entrega: Es la fecha pactada en que la asociada de primer nivel entregara el caf para su posterior venta al mercado de comercio justo. Punto de entrega: Es el lugar donde la asociada entregara el caf para su posterior beneficiado. Financiamiento: de acuerdo a los criterios de comercio justo, el monto minimo debe de ser de por lo menos e 60% del valor del contrato. Otros terminos: Se serefiere a cualquier otro requisito o acuerdo consiliado entre ambas partes, como puede ser la documentacin que se debe de entregar, las formas de pagos etc. Arbitraje: Aqu s existiera alguna inconformidad de cualquiera de las partes con respecto a la calidad, se acepta la desicin final del catador de REDCAFES el cual es una persona nosolo con much experiancia sino que ademas es una persona neutral cuyo objetivo solo es la evaluacin de la calidad.
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8.2 CIERRE DE CUENTAS.

Al final despues de haber ocurrido todas las actividades que tiene que ver con la comercializacin, se realiza una actividad llamada cierre de cuentas, la cual su unico objetivo es conciliar de manera general los datos que tienen que ver con la compraventa del caf. Esto se realiza entre representantes de las organizaciones de primer nivel y la comercilizadora CAFEDSA. En este formato por muy sencillo que sea, loa datos que deben de coincidir son que tienen que ver con los siguinetes docuementos: Contrato comercial entre REDCAFES y CAFEDSA. Concentrado y/o notas entrada del acopio por organizacin de primer nivel. Facturacin de las organizaciones de primer nivel. Depositos y/o pagos realizados a las organizaciones de primer nivel.
Al final, si no existiera nigun inconveniente, se procede a la realizacin de las firmas de ambas partes conciliando que los datos contenidos son reales. Una caracteristica importante de este formato, es que se puede pedir las veces que sea necesario por parte de las sociedades, aun cuando a las sociedades se les deba dinero por su caf, ya que se les puede agregar una columna que indique la cantidad de adeudo. Repito este es un documento de conciliacin de la informacin de la compraventa, que indica el estatus o estado actual de la compra y venta. En algunas ocasiones ocurre que a los productores no les quedo en claro el estado de cuentas, y aqu es necesario la intervencin del equipo de tecnicos o del mismo persona de oficina de REDCAFES-CAFEDSA. Esto suele ocurrir por que este solo es un estado que muesrtra los pagos desde CAFEDSA a la sociedad, e internamente cada sociedad tiene su gastos muy exclusivos y estos varian de acuerdo a las condiciones de las mismas como pueden ser la distancia desde sus localidades al centro general de acopio, la logistica, etc.
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8.3 COSTOS COMERCIALES

Para fines de mayor transparencia resulta muy favorable que se realice el siguiente ejercicio expuesto en el formato de abajo. Aqu se exponen los costos que incurren con la logistica o las actividades e insumos que tienen que ver con la exportacin del caf, como son las maniobras, el traslado, la revisin de la calidad y la doumentacin ue incurra. Ao con ao estos gastos son aprovados en las asambleas generales o extraordinarias de REDCAFES-CAFEDSA. Tamben resulta que este documento es una herramienta para la toma de desiciones de la comercilizacin, por ejemplo en los conceptos de carga y descarga, para el pago del seguro, las custudias, etc. Tamben nos srve como referencia limite para bajar los costos comerciales. Cada uno de estos conceptos debe estar respaldado por las facturas que resulten del pago de cada uno. Tambin resulta interesante que se concidere el tipo de cambin, ya que actualmente este varia demasiado, y si no se concidera, puede haber perdidas economicas bastante significativas que al final repercuten en el precio al productor.
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1. ACOPIO, PROCESAMIENTO EN BENEFICIO SECO Y COMERCIALIZACIN GENERAL EN REDCAFES

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Premio de calidad (si existe)

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2.1. REA 1-RECEPCIN DEL CAF PERGAMINO

2.2. REA 2-REA DE MORTEO.

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2.3. REA 3-REA DE ALMACENAMIENTO.

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4. EL ACOPIADOR Y LOS DOCUMENTOS DE CERTIFICACIN ORGNICA

4.1 CONOCIENDO EL CERTIFICADO ORGANICO.

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4.2 QU ES EL AVISO DE CERTIFICACIN Y LA NOTIFICACIN DE CERTIFICACIN?

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4.3 LISTAS DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO

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5.1 ETIQUETAS PARA LOS SACOS DE CAF PERGAMINO

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