Gua para el anlisis de presupuesto del proyecto

El presupuesto de un proyecto tiene que ser lo ms detallado en lo que respeta a su presentacin y su anlisis de los costos. Una actividad como es el caso por ejemplo de una capacitacin en liderazgo, tiene que ser especificado el material de capacitacin para el nivel correspondiente, alquileres, pagos por capacitacin, cmidas y bebidas, el costo de viaje de los participantes, etc *. Si se muestra slo un monto general indica que los costos han sido calculado al azar y no son reales. Presupuestos generales, pueden indicar la baja capacidad de la organizacin para analizar y planificar las actividades del proyecto mediante una estrategia de costo-beneficio. Esto puede conducir a un gran desbalance (tanto negativo como positivo) e influir en el xito del proyeto. Una buena planificacin y un presupuesto especfico ayuda a la organizacin en la implementacin y en el financiamiento organizacional en cuanto al anlisis de costo-beneficio y capacidades. El presupuesto es una herramienta importante para:
Hacer que la informacin financiera sea acesible para todos en a organizacin, cuando ellos as lo requieran. Cada miembro del sindicato as como el personal del sindicato tiene que tener la capacidad de acceder al presupuesto y conocer cunto de dinero invierte la organizacin en sus actividades. Hacer que la planificacin de las actividades sean realizables y de acuerdo a los recursos disponibles. El personal deber conocer cunto costar su trabajo y que limitaciones presupuestales se tiene. Clarificar donde se encuentran los deficit y donde se requiere de mayor movimiento de recursos financieros. Relacionar costos/recibos/facturas con el presupuesto de las actividades. Esto hace que el trabajo sea ms transparente y que los recursos no sean empleados en actividades no presupuestadas. Posibilitar que el personal y los miembros hagan un seguimiento de los costos a travs de los aos y garantiza el balance del presupuesto. El seguimiento del presupuesto debera realizarse una vez al mes en relacin a los items presupuestados. Facilitar el informe a los financiadores, porque los costos estn relacionados al presupuesto. Aumenta el costo-beneficio. Si cada item es bien calculado, es fcil ver cunto de dinero se ha invertidc y analizar si ste costo ha sido necesario.

Cuando se analiza el presupuesto, es ms fcil concentrarse en los supuestos altos costos innecesarios. Es tan importante como ver los costos bajos- nadie se beneficia de un presupuesto subestimado, el cual al fina sera sobrepasado. El pago de salarios adecuados es importante, para asegurar que el personal mantenga la motivacin. Un proyecto barato que depende slo de trabajo voluntario no es necesariamente mejor que uno donde el personal y la administracin cuesta. Los costos pueden fluctuar y esto dificulta hacer un presupuesto para varios aos. Es por ello importante tener un seguimiento regular del presupuesto.

Preguntas para analizar el presupuesto del proyecto:

1. es el presupuesto detallado, de tal manera que los costos pueden ser identificados? (como se indica en el ejemplo anterior*) 2. estn los costos motivados?: son los salarios y otros precios estimados adecuados a los niveles de precios y costos en el pas? En caso deque se comprar material, qu tipo de material y si una adquisicin es necesaria? Motivar porqu es necesaria. Si el material es necesario son adecuados los costos? hay viajes includos en el presupuesto, es necesario en todos los casos y si los costos de viaje son adecuados? 3. Los salarios tienen que ser presentados de tal manera que muestren que porcentaje del costo del personal est cubierto: si es a tiempo completo o tiempo parcial? est el salario cubierto parcialmente por otro financiador del proyecto? es el salario adecuado en relacin a la cantidad de trabajo de l/ella dedica a las actividades del proyecto? 4. existe un item para costos imprevistos, fondos para eventualidades? Esto no deber exceeder de 10% del presupuesto total y deber ser descrito , de preferencia, en relacin a los costos imprevistos del ltimo ao. 5. estn includos los costos de auditora en el presupuesto? Esto siempre tiene que ser incluido. 6. tiene el proyecto un co-financiamiento por parte de otro financiador?, esto tiene que ser claramente incluido en el presupuesto y mostrar qu parte del proyecto sera financiado por qu financiador (a menos que se ha acordado una canasta comn de financiamiento, en cuyo caso el presupuesto total deben estar conforme y coincidir con la participacin de los aportes propios de cada uno de los financiadores). 7. quin o quines realizarn el seguimieto del presupuesto del proyecto (compara el costo del presupuesto con los costos actuales)? con qu frecuencia se realiza el seguimiento?