Capitulo 1 Ejercicio 2 Instrucciones y enunciado del ejercicio: AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Investigue los procesos que a continuacin se enumeran.

Posteriormente, elabore un diagrama para representarlo en forma grafica. Incluya adems, el subsistema de la organizacin en que esta inmerso dicho proceso. Identifique los productos del subsistema y sus insumos o entradas. Renovacin de una licencia de conducir Insumos: DPI, Licencia Vencida, Boleta de pago de renovacin, Examen de la vista, Boleto de ornato. Proceso: 1. Revisin de papelera 2. Revisin de multas 3.Fotografa 4.Entrega de Licencia Salida: el cliente se retira con su licencia renovada. Actualizacin de datos en la SAT para un pequeo contribuyente Insumo: DPI, Tarjeta de NIT, Recibo de luz si quiere modificar direccin Proceso: 1. Revisar DPI y No. De NIT 2. Llenar el formulario SAT-FDU 3. Llenar formulario 4. Para modificaciones SAT-014 5. Ingreso de datos al sistema. Salida: el cliente se retira con la satisfaccin de la renovacin Atender un pedido de un cliente en una fbrica y distribucin de tabletas de chocolate. Insumo: Cliente, pedido, orden Proceso: 1. Ingreso de pedido 2. Verificacin de materia prima 3. Cantidad de ingredientes 4.Elaboracin de producto 5. Empaque 6. Verificacin de calidad de producto 7.facturacin Salida: Entrega de producto y satisfaccin del cliente.

Capitulo 2 Ejercicio 3 Instrucciones y enunciado del ejercicio: PRODUCTIVIDAD Realice un listado de los beneficios que implica la automatizacin del proceso administrativo para la solicitud y tramite de vacaciones en el departamento del Talento Humano de la empresa CHN de acuerdo a la siguiente grafica. Existe un orden Se maneja de forma correcta la comunicacin. Respuesta casi inmediata. Hay involucramiento de las diferentes reas de la empresa. Los procesos son eficientes.

Capitulo 2 Ejercicio 4

Capitulo 3 Ejercicio 5 1. Generacin de los informes mensuales del IVA al fisco: Procesamiento 2. Recepcin y distribucin de documentos en la organizacin: Distribucin 3. Generacin de informes de inventario: Procesamiento 4. Facturacin para cursos matriculados en lnea: Utilizacin 5. Generacin del informe de flujo de efectivo desde la gerencia financiera: Recopilacin Capitulo 3 Ejercicio 6 Determine cual es el propsito de la comunicacin en la administracin Capacitar a las personas a desempearse mejor, y es un medio no un fin. Explique por qu y como se logra un cambio de la estructura organizacional para: 1. Aumentar la aceptacin de las reglas organizacionales por los subordinados Al mejorar el control de la empresa, comenzando por definir el organigrama correctamente, se lograra que los empleados trabajen en equipo, tengan una mejor comunicacin y lograran ser eficaces y eficientes. 2. Obtener mayor dedicacin a los objetivos organizacionales Formar al personal en la nueva implementacin de las reglas organizacionales para que estn enterados de las mismas y as conseguir que se aplique 3. Proporcionar los datos necesarios para tomar decisiones Mantener la informacin y datos que se consideren de mucha importancia en un lugar o sistema establecido para su fcil manejo y acceso en cualquier momento de una toma de decisin o situacin que requiera los datos necesarios. 4. Clarificar las responsabilidades de tarea Establecer y explicar objetivos, fines, tareas y obligaciones que requiera en el proyecto o desarrollo del puesto a tomar.

Gerente

Asistente de Gerencia

Jefe de operaciones

Supervisor de ventas

Contador

Operador (Auxiliar)

Operador Horno

Modelador y cribadores

Vendedor Centro

Vendedor Sacatepquez

Operador de molino

Modelador empacador

Transportador de mantenimiento

Transporte de materia prima y producto terminado

Capitulo 4 Ejercicio 7 Solucin Definir las diferentes tareas del rea para una mejor sistematizacin. Definir el fin de cada tarea para conocer hacia donde nos dirigimos e implantar una buena sistematizacin. Evaluar el material que ya se tiene, si en caso se necesitara, actualizar los paquetes de software. Analizar cada paquete con el que se cuente para evitar incurrir en costos. Tomar muy en cuenta que a partir del momento de la sistematizacin, documentar todos los procesos a instalar, para futuras consultas. Definir los procedimientos a manejar con todo el equipo del rea, para una mejor funcin. Realizar una reunin con el equipo del rea para documentar informacin necesaria. Se debe tomar en cuenta todas las ideas de los encargados del rea, debido a que ellos son los que realizan el trabajo a diario y ellos lo conocen mejor que nadie en la empresa. Llevar a cabo una evaluacin del sistema actual De los resultados obtenido de la evaluacin inicial, se obtendr una mejor informacin de lo que se requiere sistematizar

Capitulo 4 Ejercicio 8 Justifique Consulta de grandes cantidades de datos, que contengan grandes datos resumidos de grandes bases de datos o sistemas transaccionales (OLTP). Procesamiento analtico en lnea (OLAP). Modelo de bsquedas. Sistema de informacin gerencial. Toma de decisiones acertadas. Sistema de apoyo a las decisiones. Son software que van ayudar a agilizar el trmite que pueda conllevar a la dedicacin de la empresa, por ejemplo que si se desean ingresar datos del cliente pues no tiene que ser a mano sino que existen programas para facilitar el proceso. Administracin Llevar orden de los archivos que se manejan en la empresa esto de documentos con fin de llevar un control profundo y adems rpido al momento de que se desee buscar un documento Comunicaciones Informacin completa, para que se lleve a la parte de ejecutar lo que se pida. Almacenamiento Resguardo de bienes que pueden ser prendas o documentos de los clientes bajo estrictas normar de seguridad, Tener un seguro en caso de accidentes o robos, etc. Sistema de Son los componentes que contiene una oficina, sin ellos pues el soporte a la trabajo no seria 100% productivo ya que dejara de ser la base de la oficina informacin de una empresa Sistemas Programas especiales para mejorar el diseo o funcin de una Expertos tarea, se basa a que este sistema es manejado para que hayan menos fallas posibles Sistema de Son los encargados de ejercer las operaciones como impresin de procesamiento facturas, inventarios etc. Mas que todo son los sistemas que de transacciones ejecutan las instrucciones que el personal les d. CRM Software Son los que hacen interaccin con los clientes de manera a que para la estos llenos o completen datos de ellos para llevar una informacin administracin que pueda ser de ayuda para la empresa. de la relacin con los clientes Tipo de Sistema Inteligencia Empresarial o Business Intelligence Toma de decisiones Manipulacin de los datos

Capitulo 5 Ejercicio 9 Diagrama o diagramas de flujo de datos. Procedimiento de determinacin y reporte de la produccin diaria por operario. Competencias: Comprender la funcin de los manuales administrativos y su utilidad en la automatizacin de un proceso administrativo. Construir y disear los manuales estudiados. Instrucciones y enunciado del ejercicio: Elabore un diagrama de flujo para el procedimiento de determinacin y reporte de la produccin diaria por operario que realiza el jefe de produccin de la empresa Chokolak. dicho procedimiento ser colocado dentro del manual de puestos de la empresa Chokolak, para el puesto de Jefe de Produccin. Concntrese en la informacin que debe contener dicho diagrama. Asimismo, elabore la descripcin de dicho puesto para ser incluida dentro del manual de puestos. Consulte el material relacionado con la informacin y formato de dicho manual.

Pedido ingresado
Encargado Cliente Ingresa pedido

Pedido elaborado
Produccin Elaboracin de producto

Pedido empacado
Envo Empaque

Pedido facturado
Entrega Facturacin Cliente

Digitacin de Pedido a sistema Sistema CAJA.

elaboracin de producto

empacar producto

entregar producto

Planta

Planta

CAJA

Capitulo 5 Ejercicio 10 Instrucciones y enunciado del ejercicio: Analice la descripcin del puesto secretaria Ejecutiva que pertenece al Manual de puesto de una organizacin de Comercializacin y defina si cumple con los requerimientos de acuerdo al material estudiado. Adems debe sugerir los cambios que a su criterio son necesarios: Sugerencias de cambio: - Identificacin del puesto: Secretaria Ejecutiva. - Relaciones de Autoridad: Gerente de compras y ventas - Subordinados: no tiene, pero debera de estar a cargo del mensajero, el cual tiene que realizar todos los mandados necesarios en el da como ir al banco, a recoger cheques de pago, o reportes de ventas impresos en los diferentes puntos en los que tenga presencia la empresa, recoger y enviar mensajera dentro de la empresa. - Responsabilidades: podra agregarle el cargo de mantener informados a los dems departamentos de la empresa de los cambios o informacin que el Gerente de compras y ventas quiera transmitir. - Perfil y/o especificaciones del puesto: edad, experiencia en el puesto a desempear, sexo y el estado civil son importantes segn el horario de trabajo.

Capitulo 6 Ejercicio 11 Equipamiento 1. Definir que informacin se necesito recabar, de acuerdo a su criterio, para llevar a cabo el equipamiento del proceso administrativo de la empresa Alinea. Alinea se dedica a elaborar galletas, pero especialmente buscan efectuar el anlisis de las materias primas, tambin se tomo en cuenta el nmero de trabajadores que intervienen en la investigacin de nuevos productos; tambin nos sirve para ver la capacidad de produccin mensual. 2. Con base en esta informacin, sugiera algunas opciones de equipamiento en la empresa. Colocar un software por medio del cual se puede determinar el rendimiento de cada trabajador en cuanto a la produccin de los nuevos productos, tambin implementacin de computadoras porttiles para poder realizar la investigacin de nuevos productos. 3. Justifique por que la educacin empresarial es importante cuando se lleva a cabo el equipamiento de un proceso administrativo. La educacin empresarial es importante debido a que nos sirve para poder ver o saber identificar qu tipo de necesidades tiene la empresa y poder resolver los mismos con el menor de los problemas incrementando la eficiencia de la empresa sea el correcto uso del recurso de la empresa para el objetivo en comn que maneja la empresa Alinea. Tambin nos sirve para elegir el correcto equipo para poder automatizar nuestro proceso administrativo y evitar prdidas para Alinea.

4. Defina los aspectos que debieron contemplarse dentro de esta educacin

empresarial en la empresa Alinea. Uno importante es la lnea de comunicacin que debe de existir entre Patricia Benfel y el equipo de investigacin de productos, as como tambin debe estar comandado por ella o ya sea por otra persona encargada de dicho departamento. Debe de existir un asesor interno para el departamento de produccin encargado de ver a detalle la evolucin de entrega de pedidos de cada uno de nuestros productos y no solamente de las galletas, debe tener el dominio y control de cada uno de los productos y siempre dar abasto con la distribucin.

Capitulo 6 Ejercicio 12 Equipamiento 1. Definir que informacin se necesito recabar, de acuerdo a su criterio, para llevar a cabo el equipamiento del proceso administrativo de la empresa. Debemos saber cunto varia la sistematizacin con el sistema actual que se maneja con la empresa para aprovechar e implementar el nuevo cambio de equipo ya sea de software y de hardware, tambin que se especifique que partes de la empresa se desea automatizar por ejemplo que departamento de la empresa Delicious Bread se desea automatizar y sistematizar al mismo tiempo. 2. Con base en esta informacin, sugiera algunas opciones de equipamiento de la empresa. Como la empresa delicious bread tiene una estrategia multimarca se debe de tener un software determinado para cada producto y as poder distinguirlo y diferenciarlo de las diferentes necesidades que tenga cada marca. Se debe de establecer una red en la cual intervengan la forma local con la central para el desarrollo de nuevos productos puesto que se desarrolla productos de mercado regional como central, y as se tenga mejor comunicacin y mejora en el bien comn en cuanto a envases se refiere tambin ya que Delicious Bread es pionera en el formato de envases por lo que se propondr la compra de todo el equipo de envases, segn el xito que tengan cada uno de los mismos. 3. Justifique por que es importante que el crecimiento de la empresa haya sido acompaado de una sistematizacin y equipamiento paralelo. Es importante debido a que as se mantiene una coordinacin al momento de estandarizar procedimientos con el equipo adecuado y la persona pueda laborar sin ningn tipo de duda y elimine ese tipo de incertidumbre maliciosa que a veces invade al empleado. Si la empresa delicious Bread no provee el equipo necesario no se podr elaborar una automatizacin de procesos de forma completa ya que el empleado debe estar acompaado de buenas herramientas de trabajo para la labor eficaz del mismo.
4. Definir aspectos que debieron contemplarse dentro de estos procesos de

sistematizacin y equipamiento paralelos. Coordinacin en la evolucin de los productos de la marca Delicious Bread en cuanto a la sistematizacin y equipamiento, adems de capacitacin e cuanto al uso del nuevo software. Visualizacin correcta de la empresa como un sistema, se necesita volver a realizar la estructura de la organizacin estableciendo bien los subsistemas para poder elaborar el producto y los insumos adems de ver el proceso y el recurso que se utilizara de cada marca.