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S.\l.VO

Doctora: VIVIANA MENESES Gerente HOSPITAL SIMON BOLlVAR

REF: ESTUDIOS PREVIOS PARA LA ADQUISICION DE DISPOSITIVOS MEDICOS QUIRURGICO

En el presente escrito expongo para su conocimiento el estudio referenciado as!: 1. DEFINICiN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACiN:

El Hospital Simn Bolivar 111Nivel ESE requiere contratar la adquisicin de DISPOSITIVOS MEDICOS QUIRURGICO PARA USO EN TODOS LOS SERVICIOS DEL HOSPITAL, conciba bajo los parmetros calidad, de Buenas Prcticas de Manufactura, Certificado de Capacidad de almacenamiento y Acondicionamiento, Registros Sanitarios, Clasificacin del dispositivo mdico quirrgico. El Hospital debe disponer de suficiente cantidad de dispositivos mdicos quirrgico para la atencin de sus pacientes hospitalizados, ambulatorios y servicios. Estos deben cumplir con lo establecido en el Decreto 2200 de 2005, Decreto 4725 de 2005, Resolucin 4816 de 2008, Resolucin 1043 de 2006, Decreto 4562 de 2006 y dems relacionados, en aras de asegurar la prestacin del servicio de salud, con criterios de eficiencia, oportunidad y calidad. Disponer de Dispositivos Mdicos Quirrgicos que cumplan con los requisitos normativos, propende por brindar mayor seguridad al usuario, por mantener la satisfaccin de las necesidades y expectativas de los mismos, aportando en pro de garantizar una mejor capacidad de respuesta ante la demanda de servicios y de forma especial Impactar en la seguridad del paciente como pilar fundamental para el logro de calidad propuestos por la organizacin a travs del proceso de mejoramiento continuo emprendido para implementar los estndares de Acreditacin dentro del Sistema Obligatorio de Garanlla de Calidad. 2. DEFINICION TECNICA DE LA FORMA EN QUE LA ENTIDAD PUEDE SATISFACER SU NECESIDAD

El Hospital satisface la necesidad antes descrita, mediante la contratacin de proveedores para la adquisicin de Dispositivos Mdicos Quirrgico para el Hospital como parte del cumplimiento de la Poltica Institucional de Seguridad del Paciente y en beneficio de las buenas prcticas cllnicas. Como institucin que est realizando aclividades encaminadas hacia el cumplimiento de los estndares de habilitacin y acreditacin que garanticen las condiciones de calidad de los mismos. 3. CONDICIONES ESPECIALES DE LA CONTRATACION A CELEBRARSE

3.1. OBJETO El HOSPITAL SIMON BOLlVAR 111NIVEL E.S.E., est interesado en contratar a proveedores especializados, para realizar la adquisicin de Dispositivos Mdicos Quirrgicos para satisfacer las necesidades de todos los servicios bajo parmetros de calidad, accesibilidad y oportunidad.
El oferente deber presentar una propuesta tcnica para el suministro de los Dispositivos Mdicos Quirrgico para el almacn requeridos por el Hospital Simn Bollvar, de acuerdo a las especificaciones del cuadro anexo 1.

3.1.1
a.

ESPECIFICACIONES TCNICAS REQUERIDAS

."

En caso de adjudicacin, el eventual proveedor de~r~trega los Dispositivos Mdicos Quirrgico segn la programacin o requerimientos establecidos PO~I Hospital, lo cuales para todos los casos constituir parte integral del contrato. Esta programacin que es interna d hospital podr cambiar de acuerdo a sus

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ALCALDCA MAYOR Oc BOGO-r o.e,

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necesidades y conveniencia. En todo caso, la entrega de Dispositivos Mdicos Quirrgico requeridos por el Hospital, deber realizarse por parte del Contratista, mximo dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a dicho requerimiento, excepto en los casos de urgencia vital o manifiesta cuya oportunidad de entrega deber ser inmediata. b. Las entregas debern efectuarse en las instalaciones del Hospital Simn Bollvar Empresa Social del Estado, en la Bodega del Almacn con cargo al Contrato u orden de compra que se suscriba. En caso de urgencias vitales nocturnas, la entrega deber realizarse en la Bodega de la Farmacia. El proveedor se compromete a realizar la reposicin de productos que resultaren deteriorados en el transporte de los mismos, o con defectos de calidad, empaque o conservacin, de cuyo reporte le haga el Hospital Almacn hasta setenta y dos (72) horas siguientes a la recepcin del producto, debiendo proceder a dicha reposicin dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes al mismo. En caso de urgencias vitales el cambio deber ser de manera inmediata.

c.

d. El proveedor no podr negarse a entregar los insumos aduciendo motivos de empaque o presentacin de los
mismos, adems no podr retrasar o cancelar las entregas por motivos de produccin, baja oferta, baja demanda, escasez en el mercado, trmites aduaneros ylo de importacin, licencias, vacaciones colectivas o variaciones en el precio de la oferta. En caso de fuerza mayor o caso fortuito que impida la entrega, el Proveedor deber realizar todas las gestiones necesarias para la consecucin y entrega del dispositivo medico quirrgicos al Hospital.

e.

El dispositivo medico quirrgico entregado por el Proveedor deber tener como mnimo un vencimiento no inferior a (18) meses o 75% de vida til .. En caso de que el tiempo de vida til fijado en el Registro Invima sea inferior a dieciocho (18) meses, el Proveedor deber notificar por escrito al momento de la entrega al Hospital, mediante una comunicacin denominada CARTA DE COMPROMISO DE CAMBIO Y se obligar a realizar el cambio del dispositivo mdico en las unidades existentes en el Hospital cuando est cercano a la fecha de vencimiento. Por pollticas del Hospital, con cinco (5) meses de anticipacin a la fecha de vencimiento del producto se notificar al Proveedor, quien se obliga a asumir la recepcin y cambio del producto reportado teniendo en cuenta las condiciones de almacenamiento especial como los que requieran cadena de fria. En caso de distribuidores no se aceptan polticas de cambio sujetas al Laboratorio Fabricante.

f.

g. El proveedor deber certificar Carta de compromiso de cambio de insumos de baja rotacin hasta por dos (2)
afias o despus de la liquidacin del contrato. h. El proveedor deber garantizar que los dispositivos mdicos entregados cuenten con etiquetas que contengan registro sanitario, lote, fecha de vencimiento y clasificacin, caractersticas tcnicas en el empaque primario y secundario de acuerdo a lo estipulado en el decreto 4725 del 2005. El oferente deber contar con una experiencia mlnima de tres (3) aos en el suministro de dispositivos mdicos quirrgicos, para lal efecto deber aportar certificaciones expedidas por las empresas que hayan celebrado contralaciones con el proponente, con indicacin del objeto, cumplimiento y nivel de satisfaccin de cada uno. Considerando que las cantidades de los dispositivos mdicos, aqu previstas, dependen de las necesidades reales de consumo y rotacin del Hospital sern susceptibles de variacin, de manera que podrn disminuir o aumentar, con la respectiva deduccin de la cantidad estimada de otro u otros de (os lIems contratados, siempre y cuando no sobrepase el valor contractual, quedando entonces, obligado el PROVEEDOR como lo acepta en el momento de suscribir el contrato, f!~.des.achar las cantidades que requiera el Hospital, sobre los insumas aqui contemplados. /_/Por necesidad del servicio el hosPita~'r SOHcit.a ambio de dispositivos mdicos ylo cantidades contratadas durante la ejecucin del contrato, Siell~e!_~u.a.,~_.n~pase el valor presupuesta!.

1.

j.

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1. m.

Todo producto deber facturarse por unidad. El Hospital se reserva la facultad de contratar en bloque total, por producto o en forma parcial, segn las negociaciones y precios ofrecidos y evaluacin adelantada. El Hospital Simn Sollvar E.S.E., realizar en prlmer trmino una evaluacin tcnica sobre los productos cotizados y sern objeto de evaluacin econmica nicamente aquellos que cumplan con las normas aplicables. Con la presentacin de la cotizacin, se entiende que el oferente acepta da forma integral estas condiciones para participa r en la presente solicitud y contratar seg n sea el caso, con el Hospital. El Proveedor deber entregar al Hospital Simn Bollvar siempre que sean necesario durante la recepcin tcnica y ,administrativa el CERTIFICADO DE BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA vigente en la fecha de la presentacin de la cotizacin. En caso de depsitos y/o distribuidores mayoristas presentar concepto sanitario expedido por la Secretaria Distrital de Salud o Secrelaria de Salud del lugar de procedencia del oferente, dicho registro deber autorizarlo para la venta y distribucin mayorista de dispositivos mdicos, adems anexar copia de SPM (Suenas Prcticas de Manufactura) del laboratorio fabricante en medio magntico. Se deben especificar las caractersticas tcnicas de los elementos, unidad de medida, marca, pas de origen, valor unilario, si est gravado por el impuesto de valor agregado (IVA), % dellVA o si son exentos de IVA y los dems dalos estipulados por la institucin. SOPORTE TCNICO-CIENTIFICO: El Proveedor (tanto como para el Laboratorio fabricante como para los Distribuidores) suministrar apoyo tcnico-clentlfico sobre el tem ofrecido, cuando asl lo requiera el Hospital. Con cada producto contratado anexar el certificado de anlisis por cada lote de producto enviado al Hospital Simn Sollvar E.$.E con cada uno de los despachos realizados.

n.

o.

p.

q.

r.

s,

REGISTROS SANITARIOS DE INVJMA y FICHAS TCNICAS:

El Proveedor deber relacionar el registro sanitario del Invima por cada uno de los lIems ofrecidos, garantizando su vigencia en la fecha de la presentacin de la cotizacin. Los proveedores deben certificar que sus registros sanitarios se encuentran vigentes a la fecha de evaluacin. El Hospital se reserva el derecho de verificar la informacin relacionada con la vigencia de dichos registros sanitarios. En el evento de encontrar la falta de expedicin o de vigencia del mismo registro para alguno de los Items ofrecidos, este no ser tenido en cuenta. El Proveedor deber presentar con la oferta copia legible del registro sanitario, adems deber presentar en CD-ROM, documentos escaneados o en formato PDF de los registros sanitarios en una carpeta denominada REGISTROS y de las fichas tcnicas en una carpeta denominada FICHAS de cada uno de los insumos cotizados. El Proveedor deber presentar los correspondientes registros sanitarios vigentes y las fichas tcnicas da calidad por cada uno de los items ofrecidos, dentro del trmino de cinco (5) das siguientes a la legalizacin del contrato, en caso de no hacerlo, se har acreedor a la aplicacin de las multas, sanciones administrativas, contractuales y efectividad de las plizas constituidas y el lIem se le asignar al cotizante que contine en la calificacin. Lo mismo ~~!firelic:ySo de aportar uno diferente al real o sin vigencia. DEPSITOS YIO DISTR18UIDORES~. (caso de~lu6 el proveedor sea Depsito y/o Distribuidor, deber presentar la misma documentacin q e solicitarn Laboratorio productor, adicional a una carta expresa original del laboratorio en la cual se a ~i~. al(~/'WstribUidOr la comercializacin de los insumos

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l.t.CALo{A. MAVOR
OEllOGOYO.C,
lW.tJD

ofrecidos. En caso de no presentarla no se realizar el estudio sobre los productos que carezcan de esta documentacin. t. El proveedor deber entregar al hospital carta expresa de aceptacin de condiciones de recepcin, aceptacin y reposicin de productos y/o insumos deteriorados o rechazados. (El Hospital har una recepcin tcnica y administrativa de los insumos suministrados segn manual de normas tcnicas de calidad - gua tcnica de anlisis INVlMA). El proveedor deber entregar al hospital carta expresa aceptando la evaluacin de proveedores. Dicha evaluacin se tendr en cuenta para posteriores invitaciones y/o para la continuidad o no del eventual contrato. El proveedor deber entregar al hospital carta expresa donde se declare tiempo de entrega de los productos solicitados LEAD TIME (Tiempo entre la solicitud y recepcin del producto en nuestras instalaciones), donde el oferente se comprometa a la entrega de productos y/o insumos solicitados en un mximo de 48 horas.

u.

v.

w. El proveedor deber entregar al hospital carta expresa donde se acepte lIem por item las condiciones de
entrega y vencimiento establecidas en el presente pliego de las condiciones comerciales.
X.

Verificacin de las polfticas y procedimientos para el manejo de devoluciones.

3,2 DESCRIPCION DE LOS BIENES O SERVICIOS A ADQUIRIR En anexo 1 se relaciona listado. 3,3 PLAZO DE EJECUCiN El plazo de ejecucin del contrato ser con base a las disposiciones dadas por la Subgerencia Administrativa y se establecer en la minuta del Contrato, 3.4, LUGAR DE EJECUCION

En las sedes del hospital ubicadas en la: Calle 165 W7-06 Sede ubicada en la calle 104 W47 - 51

3,5,

PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO

Los recursos con que cuenta el HOSPITAL SIMON BOllVAR, para respaldar econmicamente la ejecucin del presente objeto a contratar provienen de los recursos asignados al presupuesto de la Entidad para la vigencia. 3,6. FORMA DE PAGO

la Forma de pago y los requisitos inherentes sern los definidos por las Subgerencia Administrativa y se estipulara en la minuta del Contrato. Previa presentacin de la factura cor~_~:.n. Contrato y la acreditacin de pagos para~~~2~~ 4, GARANTIA UNICA ( t~.. ),.certificado de cumplimiento suscrito por el Supervisor del

s:

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O~ BOGOT D.C.
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En cumplimiento de la normalividad vigente se exigir al contralista la constitucin a favor del HOSPITAL SIMON BOLlVAR de una garanlfa nica expedida por una Compala de Seguros legalmente establecida en Colombia y cuya pliza matriz est debidamente aprobada por la Superintendencia Financiera y que ampare los siguientes riesgos: Definidos por el rea de contratacin y relacionados en la minuta del Contrato.

En caso de que el contrato se adicione, prorrogue, suspenda o cualquier otro evento en que fuere necesario, el CONTRATISTA se obliga a modificar las garanl1as. Igualmente, se pactaran en el contrato las clusulas de multas y penal pecuniaria del derecho comn y las excepcionales de terminacin, interpretacin y modificacin unilateral, as como la de caducidad. 5. SUPERVISOR DEL CONTRATO

La supervisin en la ejecucin del contrato estar a cargo del Almacenista del HOSPITAL SIMON SOLlVAR quien velar por la correcta ejecucin del objeto contractual, Y-certificar el cumplimiento a cabaldad de las obligaciones contractuales.

Atentamente,

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......-"'-.~._,.-.....-- -- ~ ~

GONZALO MEDlNA CABALLERO Almacenista

FUNCIONARIO I CONTRATISTA PROVEer AOO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

NOMBRE NURI ADENIS ORIGUA JEJEN GONZALO MEOINA CABALLERO GONZALO EMDINA CABALLERO

REA AlMACEN
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FIRMA

JEFE DE AlMACEN JEFE DE ALMACEN

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Declaramos que hemos revisado el presente documento y lo enccnuamos ajustado a Iatl'iorlnas y dlspos!dolles legalas y por lo tanto !o presentarnos para r~ma da la Gerenle