Sistema de Control de Documentos

PROCEDIMIENTO SISTEMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y GESTION DE REGISTROS
CODIGO: ANDES-PR01-001 25 de noviembre 2010 Pgina 1 de 17
SISTEMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS
Elaborado Ing. Cceres Arroyo, Carmen 1818-1111-2010
Revisado Ing. Rojas Herrera, Hypati 2020-1111-2010
Control Ing. Torres Chotn, Jack 2222-1111-2010
Aprobado Ing. Llique Abanto, Jessenia 2525-1111-2010
NDICE
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. RESPONSABILIDADES
5. DOCUMENTACION RELACIONADA
6. PROCEDIMIENTO
6.1. FLUJOGRAMA
6.2. ELABORACIN DE LA DOCUMENTACIN
6.3. CODIFICACIN DE LA DOCUMENTACIN
6.4. REVISIN, APROBACIN Y REGISTRO DE LA DOCUMENTACIN 10
6.5. DISTRIBUCIN Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIN
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6.6. MODIFICACIN DE LA DOCUMENTACIN
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7. REGISTROS
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8. ANEXOS
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1. OBJETIVO
El objeto del presente procedimiento es definir la sistemtica para la Elaboracin, Modificacin, Revisin, Aprobacin, Distribucin y Archivo de todos los
Documentos y Registros que conforman el Sistema de Gestin Ambiental (SGA) de la empresa ANDES.
2. ALCANCE
Este procedimiento es de aplicacin a todos los documentos que conforman el Sistema de Gestin Ambiental (SGA) de la empresa.
3. DEFINICIONES
Documento: Medio que se emplea para describir o controlar que se debe hacer, quin debe hacerlo, cundo, dnde y cmo debe llevarse a cabo y que puede ser revisado para reflejar cambios en las circunstancias. El termino documento incluye los internos (procedimientos e instrucciones) y los externos (reglamentos y normas).
Procedimiento: Documentos que describen cmo realizar en la prctica aquellas actividades relacionadas con el SGA.
Sistema de Control de Documentos: Documentos: Sistema que permite tener el control de la elaboracin, modificacin, revisin, aprobacin y emisin de los documentos as como el retiro de documentos obsoletos de la circulacin y su almacenamiento por tiempos especficos. Es una organizacin jerrquica de la documentacin.
Lista Maestra de Documentos: Documentos: Lista o listas donde se incluyen los documentos que pertenecen al Sistema de Control de Documentos, con la finalidad de mantener un registro actualizado de la documentacin vigente y establecer el lugar donde se ubica.
Documento
Controlado: Controlado:
Son
los
documentos
del
sistema
de
control
de
documentos en los que el controlador de documentos es responsable de gestionar (en fsico o electrnico) la actualizacin de los mismos.
Documento Obsoleto: Documento que presenta informacin de documentos de versiones anteriores a la vigente, la cual debe ser retirada de circulacin e identificada.
Documento anulado: Documento que ha sido retirado del sistema de control de documentos, por haberse identificado que no aporta valor a (administrativa u operativa). la gestin
Registro: Registro: Documento que presenta informacin o resultados, constituye evidencia del cumplimiento de alguna accin, actividad, requisito legal o compromisos. Por ejemplo: formato con datos, certificados de capacitacin, constancias, planos, certificados de calibracin, etc.
MA: Medio Ambiente
MGA: Manual de Gestin Ambiental
SGA: Sistema de Gestin Ambiental
FOR: Formato
4. RESPONSABILIDADES
GERENTE GENERAL -Redaccin de la documentacin -Identificacin de los destinatarios de la documentacin -Centralizacin de la documentacin del SGA -Actualizacin de la documentacin y comunicacin de los cambios
DIRECTOR GENERAL DE OPERACIONES -Revisin de la documentacin -Aprobacin de la documentacin -Control y archivo de los registros derivados de este procedimiento -Distribucin y control de la documentacin del SGA
5. DOCUMENTACIN DOCUMENTACIN RELACIONADA
-Apartado 4.4.5 de la Norma UNE-EN-ISO 14001 Control de Documentos -Apartado 4.4.5 del Manual de Gestin Ambiental Control de Documentos
6. PROCEDIMIENTOS
6.1 FLUJOGRAMA
Generacin del Documento
Codificacin
Revisin
Actualizacin del nmero de revisin
Documentos de origen externo con relevancia para el SGA
Registro Aprobacin
Registro de la documentacin Lista de documentos en vigor (FOR 1.1/ ANDES)
Base de datos de Control de la documentacin
Distribucin de documentacin y retirada de documentos obsoletos
Lista de distribucin/entrega de la documentacin (FOR 1.0/CRHS)
Modificaciones
6.2 ELABORACIN DE DOCUMENTOS
La
documentacin
del
SGA
(Manual,
procedimientos,
instrucciones
documentacin auxiliar) la elaborara la Gerencia de Desarrollos en colaboracin con la Coordinacin Corporativa, siguiendo un formato comn (Ver anexos 3), salvo que se especifique lo contrario. Este formato es el que se describe a continuacin.
La primera pgina de la documentacin comienza con un encabezado que contiene de izquierda a derecha la siguiente informacin:
-Siglas del nombre de la empresa -Nombre del documento -Cdigo de Identificacin del documento, siguiendo las indicaciones del apartado 6.2 del presente procedimiento Codificacin de la documentacin del SGA. -Numero de revisin del documento (del 00 en adelante)
En otro recuadro ms abajo, firman y fechan de izquierda a derecha la persona que elabora el documento, la que lo revisa y la que finalmente la aprueba.
El pie de la pgina de la documentacin consta de la numeracin de la misma, respecto al total del documento.
Para la segunda pgina y sucesivas, el encabezado y pie es igual que para la primera pagina.
Para el caso del Manual de Gestin Ambiental, la estructura seguir un ndice cuyos puntos son equivales a los captulos de la norma ISO 14001.
Para los procedimientos, en la parte central de la primera pgina se presenta, tras el nombre del documento aparece el ndice del documento, que tendr como mnimo, los siguientes puntos:
1. Objetivo: Se describe el motivo del documento.
2. Alcance: Se describe a quien o a que hace referencia o cundo se aplica el procedimiento. 3. Definiciones: Se aclaran las palabras o trminos necesarios para una mejor comprensin del procedimiento. 4. Responsabilidades: Se indican quienes son las partes implicadas y su grado de responsabilidad en cada una de las etapas del procedimiento. 5. Documentacin Relacionada: Se indican los documentos utilizados como referencia para la elaboracin del procedimiento, as como otros documentos que lo completen. 6. Procedimiento: Describe la forma de realizar las actividades propuestas en el procedimiento, especificando cmo, cundo y quin lo hace. 7. Registro: Se sealan cuales son los registros que se generan del desarrollo del procedimiento en cuestin, especificando quien o quienes se encargan de elaborar el registro a partir del formulario correspondiente y quien es el encargado de su archivo. Se indica tambin el tiempo de conservacin de cada registro. 8. Anexos: Se recogen los formularios (plantillas de impresos sin datos) referentes al procedimiento en cuestin, listados y otra informacin que se considere necesaria y que complemente el contenido del procedimiento.
Se puede completar el procedimiento con cualquier apartado que mejore su compresin.
En las instrucciones tcnicas se presenta, en la parte central del documento y tras el nombre del mismo la enumeracin de los puntos de los que consta el documento en cuestin.
Los apartados de los que constan las instrucciones tcnicas sern aquellos que se crean apropiados para cada caso, intentando siempre simplificar el documento y mejorar su comprensin.
Para la documentacin auxiliar se seguir el formato comn expuesto anterior mente.
6.3 CODIFICACIN DE LA DOCUMENTACION DEL SGA
Cuando se elabora un nuevo documento del SGA, ste se deber identificar a travs de un cdigo. De manera general, el cdigo de identificacin de los documentos del SGA consta de tres partes:
La primera parte se conforma de un conjunto de letras que designa el nombre de la empresa o constructora
ANDESANDES-X-YYY
Donde: -ANDES: Nombre de la constructora. -X: Identifica el tipo de documento. -YYY: Nmero correlativo iniciado en 001.
La segunda parte se conforma por un conjunto de 2 o 3 letras que designa el tipo de documento del que se trata segn las abreviaturas de la tabla 1
PR: Procedimiento ambiental
IT: Instruccin tcnica
FOR: Formato
MGA: Manual de gestin ambiental
IAA: Informe de aspectos ambientales
Tipo de documento M PR01 PR02 Manual del SGA Control de documentos Preparacin y respuesta ante emergencia PR03 Identificacin y evaluacin de aspectos ambientales PR04 No conformidades, acciones preventivas y correctivas PR05 Control de registros
La tercera para parte consta de una serie de 3 dgitos que nos indicar el nmero de revisin de cada documento, y se inicia en 001
6.4 REVISIN, APROBACIN Y REGISTRO DE LA DOCUMENTACIN
La documentacin del SGA es revisada por el Coordinador Corporativo y firmada por el presidente de la direccin. Quien revise un documento es responsable de comprobar que le texto satisface el propsito u objetivo declarado, considerando si el contenido de dicho documento es adecuado para el uso que se ha previsto y que no est en contradiccin con los requisitos de la norma UNE-EN-ISO 14001.
El Presidente de la Direccin, como mximo exponente de la direccin, es quien aprueba la documentacin del SGA. Quien apruebe un documento es responsable de responder su idoneidad antes de su distribucin y la oportunidad de su publicacin. La firma del responsable de la aprobacin supone el permiso para su divulgacin.
Cada vez que se elabore una documentacin o modifique documentos existentes el Gerente de Desarrollos se pondr en contacto con el Presidente de la Direccin para que proceda a su revisin y su aprobacin.
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La fecha de entrada en vigor del documento ser el da a partir de la cual se encuentren distribuidas todas las copias controladas, salvo en aquellos casos que sean justificados por el Gerente de Desarrollos. Esta fecha aparecer indicada en el Listado de documentos de vigor (FOR 1.0/ANDES-PR01)
Con el objetivo de facilitar el control de la documentacin, se ha diseado una base de datos que permitir acceder por un lado, al listado de documentos de vigor del SGA, y por otro, a informacin detallada de cada documento del SGA tal como denominacin, cdigo, n de revisin, fecha de entrega en vigor, modificaciones, etc. La base de datos posibilita adems enlazar con la versin digital del documento en cuestin y consultar su lista de distribucin.
El gerente de desarrollos realizar un recopilacin, a travs de la base de datos del control de la documentacin, de los documentos de origen externo que pudieran ser necesarios para la planificacin y operacin del SGA con el objetivo de que queden identificados y se controle su ubicacin y distribucin.
6.5 DISTRIBUCION Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION
El gerente de desarrollos lleva a cabo la distribucin de los documentos del SGA con el asesoramiento y buen visto del presidente de la direccin. El Gerente es responsable de:
-Decidir el formato de las copias de cada documento que se elabore (papel y/o electrnico). -Decidir si un documento es de libre acceso a la comunidad o es de consulta restringida al personal que le compete. -Retirar los documentos no validos u obsoletos en el menor tiempo posible y asegurarse de que no se haga uso de ellos.
Quien recibe un documento es responsable de: -El archivo y conservacin de la copia recibida.
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-Realizar las actividades de acuerdo a lo indicado en la documentacin a partir de su entrega de vigor. -Comunicar al Gerente de Desarrollos y al Presidente de la Direccin cualquier extravo o deterioro de las copias controladas de la documentacin.
Si se opta por un libre acceso a la comunidad de alguna documentacin, se har mediante el apartado Web del SGA. Los documentos del SGA de libre acceso mediante la Web deben estar codificados de forma que no permita realizar cambios, en todo caso, al imprimirlos presentaran algn distintivo que demuestre que son copias informativas sin validez.
Para el caso de copias en formato papel, de cada original a distribuir, se hacen tantas copias como destinatarios haya. Los destinatarios de un documento del SGA son identificados por el Gerente de Desarrollos con la colaboracin del presidente de la direccin, y se determinara en funcin de la actividad, aspectos o responsabilidades a los que se haga alusin en el documento en cuestin.
El
Gerente
de
desarrollos
es
el
que
complementa
las
Listas
de
distribucin/recepcin de la documentacin (FOR 1.1/ANDES-PR01). En este registro aparece:
-El nombre y cdigo del documento en cuestin. -El nombre de las personas que poseen el documento. -Los departamentos o servicios a los que pertenecen dichas personas. -El telfono, fax y/o e-mail de contacto de dichas personas. -La fecha de entrega del documento a cada una de estas personas. -La firma de cada uno que recibe una de las copias controladas del documento.
El
Gerente de desarrollos es el
responsable de archivar las Listas de
distribucin/recepcin de la documentacin. Asimismo conservara la documentacin original del SGA, mientras que al Presidente se le facilitara copia en papel de toda la documentacin.
Adems se har una copia de seguridad mensual de toda la documentacin que se disponga en formato digital en un equipo o dispositivo de almacenamiento
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diferente al que se utiliza habitualmente para el tratamiento de esta informacin, a fin de prevenir perdidas de su informacin debida a problemas informticos.
6.6 MODIFICACION DE LOS DOCUMENTOS
Se alguien detecta fallos (ortogrficos, de forma, de fondo, etc.) en la documentacin del SGA, o algn cambio de actividad que implique cambiar algn documento, se le comunicar al Gerente de desarrollos, que se encargar de anotarlo en el documento original y se tendr en cuenta para la prxima revisin del mismo.
El
Gerente
de
desarrollos
se
encarga
de
identificar
los
cambios
en
la
documentacin y de la actualizacin de la misma, quedando reflejados el resumen de los cambios efectuados en la portada del documento, si los cambios en ciertos documentos son muy significativos se realizar la actividad de comunicacin ms apropiada en cada caso para informar de dichas modificaciones. Cada vez que un documento se modifica, debe cambiarse su nmero de revisin y sustituir las copias de este documento que se hayan distribuido por las copias actualizadas del mismo. Todas las copias obsoletas retiradas sern destruidas, excepto el documento original que quedara archivado por el Gerente de Desarrollos durante al menos 3 aos, identificndose como Copia Obsoleta.
El Gerente de Desarrollos mantendr un registro de las versiones actualizadas de cada documentos mediante un Listado de documentos de vigor (FOR
1.1/ANDES-PR01), aplicable a la poltica, procedimientos, instrucciones tcnicas y al Manual de Gestin Ambiental.
7. REGISTRO
Los registros que se derivan de la puesta en prctica de este procedimiento, se generan cuando las personas o entidades correspondientes rellenan cada uno de los formularios que se enumeran a continuacin, o bien, cuando se introducen los datos correspondientes a la base de datos de control de documentacin.
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-Lista de distribucin/entrega de la documentacin (FOR 1.0/ ANDES -PR01): Es creado y registrado por el Gerente de Desarrollos, que lo conserva durante 3 aos como mnimo. Su informacin se recoge en la base de datos del control de la documentacin. (Ver anexo 1)
-Lista de documentos de vigor (FOR 1.1/ ANDES -PR01): Es generado y archivado por el Gerente de desarrollo, que conserva este registro, como mnimo, durante 3 aos. Cada registro que se genere sustituye al anterior. Esta lista ser de libre acceso para que todas las personas relacionadas con el SGA tengan conocimiento de la ltima versin de la documentacin. Su informacin se recoge en la base de datos de control de la documentacin. (Ver anexo 2)
-Base de datos de control de la documentacin: En ella se guarda registro de todos los documentos de aplicacin para el SGA, recogiendo siempre la informacin ms actualizada en cuanto a nmero de revisin, lista de distribucin y formularios relacionados. La base de datos sirve tambin para llevar un control de los registros generados por la puesta en marcha de cada procedimiento. Por otra parte, gracias a esta base de datos se controlaran los documentos de origen externo que sean de inters para el SGA, identificando su ubicacin (lugar de archivo) y personas a quien se les distribuya una copia.
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8. ANEXOS
A continuacin, se presentan los formularios relacionados con este procedimiento.
Anexo 1. Lista de distribucin/entrega de la documentacin (FOR 1.0/ ANDES -PR01) N Registro: __________ Datos del documento a distribuir Titulo: Cdigo: Lista de distribucin/entrega Nombre de la persona Departamento o servicio Telfono/fax/ e-mail Fecha de entrega Firma
Presidente de la Direccin: Firma:
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Anexo 2. Lista de documentos en vigor (FOR 1.1/ ANDES -PR01)
N Registro: ____________
Titulo
Cdigo
Revisin
Fecha entrada en vigor
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Anexo 3
Modelo propuesto para la estructura de un documento
NOMBRE DEL DOCUMENTO NOMBRE DEL REA 1. 2. 3. OBJETIVO : Describe el motivo del documento ALCANCE : Describe la aplicacin del documento
CODIGO: XXXX-YYYY-ZZ Versin. / Fecha Pgina X de Y
-Nmero de revisin -Pgina
DEFINICIONES : Se describe algunos trminos utilizados a lo largo del documento RESPONSABILIDADES: Se detalla los cargos con las funciones especficas que se realizan como parte del documento. DESCRIPCIN : Se detalla las actividades en las que consiste el documento, puede ser en prosa o en flujo 5.1 xxxxx 5.1.1 xxxx a. xxx xxxx
4.
5.
6.
FORMATOS / REGISTROS: Se refiere a los que se generan como resultado de la aplicacin del documento. DOCUMENTOS ASOCIADOS Y/O DE REFERENCIA : Lista de documentos asociados o complementarios, as como documentos que hayan servido de referencia para elaborar el documento en mencin ANEXOS : Informacin complementaria al documento Elaborado Nombre y Apellido Fecha Firma Revisado Nombre y Apellido Fecha Firma Control Aprobado
7.
8.
Fecha Firma
Fecha Firma
17

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