El Aguajal Final

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIRIA Facultad de Ingeniera Industrial y de Sistemas
Anlisis de Sistema Administrativo de la empresa El Aguajal

[ADMINISTRACION Y ORGANIZACIN - U]
Alumnos: - Matienzo Garca, Brian David - Pizarro Andrade, Heiddy Magali - Valdivia Magallanes, Pedro Arturo
20094046D 20092054J 20090021G
Profesora: - Luisa Llancce Mondragn

Fecha de Entrega: - 6 de julio de 2011
-2011-
UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIRA FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS
ANALISIS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA EL AGUAJAL
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ndice:
Resumen 5 Introduccin 6 1. Marco terico. 7 1.1. La Organizacin.. 7 1.2. Cultura y Clima Organizacional... 7 1.3. Administracin del Cambio. 8 1.4. Sistemas Clave. 8 2. Aspectos generales. 10 2.1. Descripcin de la empresa.. 10 2.2. Resea Historia.. 11 2.3. Giro de negocios 11 3. Diagnstico de la Empresa. 13 3.1 Diagnostico Interno.. 13 3.1.1 Estructura Organizacional.. 13 3.1.1.1 Funciones de Lnea. 13 3.1.1.2 Funciones de Estado Mayor 13 3.1.2. Factores Organizacionales. 14 3.1.2.1. Clima Organizacional.. 14 3.1.2.1. Cultura Organizacional.. 21 3.1.3. Sistema de departamentalizacin 22 2
3.1.4. Divisin del trabajo.. 22 3.1.4.1. Amplitud. 22 3.1.4.2. Profundidad.. 23 3.2 Diagnostico Externo 24 3.2.1. Proveedores. 24 3.2.2. Relacin cliente- Empresa. 24 4. Anlisis de la Empresa.. 26 4.1. Desarrollo de las funciones administrativas.. 26 4.2. Sistemas clave. 27 4.3. Administracin del conocimiento. 29 4.4. Factores Organizacionales. 30 4.4.1. Clima Organizacional. 30 4.4.2. Cultura Organizacional... 30 4.5. Administracin de la calidad 31 4.6. Anlisis respecto al ambiente. 32 4.6.1. Administracin del cambio.. 32 4.6.1.1. Monitoreo Ambiental.. 32 4.6.1.2. Cultura Adaptativa. 33 Conclusiones.... 34 Recomendaciones 35 Bibliografa 36 3
Anexos. 37
Resumen:
En el presente trabajo se desarrollar el anlisis administrativo de la empresa El Aguajal, de acuerdo a cinco captulos; en el primer captulo se desarrollar la teora con el objetivo de explicar conceptos necesarios para desarrollar el trabajo, en el segundo captulo abarcaremos los conceptos generales de la empresa de acuerdo a su evolucin histrica y el giro del negocio, en el tercer captulo haremos un diagnstico de la empresa internamente como externamente de la situacin actual como se desenvuelve, en el cuarto captulo se desarrollar el anlisis organizacional, roles administrativos, administracin del cambio, sistemas claves, factores organizacionales y el anlisis externo de acuerdo al previo diagnstico realizado en el captulo tres, en la ltima parte se concluir y se har ciertas recomendaciones para mejorar a nivel administrativo la empresa.
ntroduccion:
Actualmente en el Per, se est viviendo una revaloracin de nuestra gastronoma teniendo como bandera los platos tpicos peruanos, as como tambin la mistura que existen entre ellos y los platos tpicos mundiales que dan origen a los platos gourmet. En este resurgir de nuestra gastronoma, muchas empresas de este rubro carecen de una asesora tcnica y administrativa para poder desarrollarse. Por ello la empresa El Aguajal, que es una empresa dedicada a la comida tpica de la selva y platos gourmet, ser objeto de nuestro anlisis.
1. Marco Teorico:
1.1. LA ORGANIZACIN
Una Organizacin es un grupo social que est compuesto por personas las cuales como funcin tienen que organizarse, hacer diversas tareas y administrar una cantidad de recursos, de manera que se forme una estructura sistemtica de relaciones de interaccin, tendientes a producir bienes o servicios para satisfacer las necesidades de una comunidad dentro de un entorno y as poder satisfacer su propsito.
1.2. CULTURA Y CLIMA ORGANIZACIONAL

1.2.1. CULTURA ORGANIZACIONAL Es un cambio temporal en la actitud de las personas con respecto al ambiente organizacional que los rodea, debido a la presencia de ideologas, smbolos o mitos relacionados a la empresa, estn o no acostumbrados a ste.
Lo que influye sobre el clima organizacional puede ser: Pueden haber cambios positivos y negativos. Alteracin de las condiciones econmicas. Competencia. 7
Cambio de lderes. Reestructuracin, reduccin y capacitacin. Das de pago, problemas con algn empleado.
1.2.2. CLIMA ORGANIZACIONAL Ms simple que la cultura, y puede ser medido por simple inspeccin de los integrantes de la organizacin, aunque para el caso analizado empleamos una encuesta que detallaremos ms adelante.
1.3. ADMINISTRACIN DEL CAMBIO

El objetivo principal del cambio organizacional planeado en modificar el comportamiento de las personas dentro de la organizacin. Las organizaciones sobreviven, crecen, progresan, decaen o fracasan debido a los comportamientos de los empleados, es decir las cosas que hacen o dejan de hacer. El comportamiento debe ser una meta principal del cambio organizacional planeado. Los programas de cambio necesitan tener un efecto sobre las funciones, responsabilidades y relaciones de trabajo de los empleados.
1.4. SISTEMAS CLAVES

- SISTEMA GERENCIAL Los sistemas gerenciales son todos aquellos procesos administrativos y gerenciales por medio de los cuales una organizacin maneja, de manera normalizada, programada, 8
los asuntos que debe resolver para tomar decisiones y asignar recursos y controlar Incluye tales como: sistemas de planificacin y presupuesto, sistemas de administracin personal, sistemas de control, sistemas de informacin. - SISTEMAS DE COMUNICACIN La comunicacin juega un papel importante en toda empresa, una buena comunicacin puede significar eficiencia, coordinacin y organizacin, mientras que una mala comunicacin puede dar origen a retrasos, malentendidos y conflictos internos. Los tipos de comunicacin dentro de una empresa bsicamente son dos: la comunicacin formal y la comunicacin informal. "La comunicacin constituye el primer vehculo que permite la interaccin, desarrollo y proyeccin de cualquier individuo al interior de un grupo social". La comunicacin no verbal es un intercambio de contacto entre dos o ms personas en el cual no se usan expresiones orales. La comunicacin es el punto de partida en la educacin y la rehabilitacin, se debe dar en todo lo que realiza la persona. - SISTEMA DE CONTROL DE LAS CONDICIONES DE FRONTERA (SCCF) Es aquel sistema clave que tiene las siguientes particularidades: promover la operacin, integrada y articulada, retroalimentar el sistema organizacional, evala en funcin a los cambios ambientales corregir para asegurar efectividad del sistema.
Hablaremos de estos sistemas ms adelante. 9
2. Aspectos Generales:
2.1. Descripcin de la Empresa:
La empresa en la cual vamos a enfocarnos para cuestiones de este trabajo monogrfico est registrada como El Aguajal. Es un restaurante ubicado en el pujante distrito de Los Olivos, aunque tiene, como bien nos hace notar sus pginas web, locales en otros puntos de la ciudad de Lima, as como un local en la ciudad de Tarapoto y uno en el extranjero, especficamente en el Reino Unido.
Para fines del trabajo, nos enfocaremos bsicamente en el local ubicado en Los Olivos, sin por ello descuidar el entorno que agrupa tambin a los otros locales, as como de otros factores que veremos ms adelante.
La empresa se encuentra ubicada en el Jr. Pachacutec #155, cercana al centro comercial MEGAPLAZA, al frente de la academia AMAUTA, BANCO DE LA NACION, la cevichera PUNTO LIMON y cercana a diversas entidades bancarias y comerciales (BCP, ELECTRA, BATA, etc.).
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2.2. Resea Histrica:

La empresa pertenece a una cadena de restaurantes, todas pertenecientes al mismo dueo. El local en el cual centramos nuestro anlisis se fund en el ao 2009, por el seor Nelson Rojas, oriundo de la ciudad de Moyobamba.
2.3. Giro de Negocios:

La empresa en cuestin es un restaurante, enfocado a la comida tpica de la selva. Aunque actualmente est haciendo un giro a su negocio, creando una nueva lnea hacia la comida fusin, esto debido a la participacin en diversas ferias gastronmicas como MISTURA, ya que en ella ve un nuevo mercado interesante e innovador.
La empresa se enfoca hacia un mercado de comensales que pertenecen a las clases A y B, con platos innovadores y una infraestructura que mezcla lo innovador con lo tradicional. La empresa se enfoca en brindar no solo comida de la selva, sino brindar la sensacin de que uno est comiendo en la selva, pero sin dejar de lado las comodidades a las que estamos acostumbrados. Sin embargo el comensal que frecuentemente asiste a la empresa pertenece a las clases B y C.
A lo largo de sus tres aos que ha venido operando la empresa EL AGUAJAL con sede en Los Olivos, ha pasado por un sinnmero de frases y lemas que nos indican su cultura corporativa. Lemas como De la selva, Su sabor y Fusiones Amaznicas, nos 11
expresan su identificacin con la cultura amaznica.
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3. Diagnostico de la Empresa:
3.1. DIAGNOSTICO INTERNO:
3.1.1. Estructura Organizacional: Con respecto a este tema podemos hablar de las funciones de lnea y las funciones de estado mayor. 3.1.1.1. Funciones de Lnea:
Quien lleva a cabo esta parte de la empresa es el dueo, el Sr. Nelson Rojas quien planifica las actividades con los dems miembros de la organizacin, pero quien tiene la exclusiva responsabilidad de establecer las polticas propias para la escalada a futuro de la empresa. 3.1.1.2. Funciones de Estado Mayor:
Las personas encargadas de tener el contacto directo o indirecto con el cliente son los mozos y cocineros del local, por ende quien tiene la responsabilidad en el logro de los objetivos propuestos por el dueo. Por ende, decimos que es un sistema de estado mayor del tipo general, que asiste al dueo de la empresa en la obtencin de los objetivos de la institucin.
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3.1.2. Factores Organizacionales: 3.1.2.1. Clima Organizacional:
Con respecto al clima organizacional de la empresa, podemos decir que existe un buen ambiente de trabajo, en el sentido de la organizacin. Sin embargo, tambin es cierto que uno de los problemas que enfrenta la empresa es la alta rotacin de empleados, lo cual no contribuye a crear un clima favorable en la organizacin. El dueo expreso su preocupacin por este tema, ya que el local tiene aproximadamente 3 aos y hay un nmero significativo de empleados con los que no se logr la adecuada identificacin con la empresa y decidieron desligarse. Los que se quedan aseguraron que lo hacen porque se sienten cmodos con el trato del dueo. Creen que la rotacin se debe a que consideran a la empresa como una estacin de paso para ir a otro lado. Para realizar la adecuada medicin de este factor, usamos una encuesta, la cual por motivos de fuerza mayor solo se aplic a 2 trabajadores. Ciertamente esta cantidad, en trminos de confiabilidad estadstica no es apropiada, pero consideramos que la idea de realizar la encuesta es la ideal. Los resultados se muestran a continuacin
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Si Cuestionario 1. Mi trabajo est claramente definido 2. La organizacin reconoce y premia los esfuerzos realizados 3. En general te sientes tratado como si fueras un nmero 4. Mi lugar de trabajo se ha quedado viejo e inadecuado 5. La iniciativa en mi trabajo es casi nula 6. La promocin suele estar ligada a la antigedad y al servilismo 7. El ambiente es bastante fro e impersonal
N o
8. Cuando se necesita echar una mano, es fcil encontrar voluntarios 9. Dispongo del mobiliario y equipos adecuados para desarrollar mi funcin 10. Con frecuencia se toman decisiones sin tener en cuenta las consecuencias que pueden tener sobre el trabajo en curso 11. Los jefes fomentan la formacin de sus subordinados 12. Es difcil que te den oportunidades de formacin
13. Se valora positivamente que los empleados aporten nuevas ideas y sugerencias 14. Es muy difcil saber dnde encontrar las informaciones
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15. En mi trabajo se estimula la aportacin de ideas y sugerencias 16. El trabajo se realiza eficazmente y cumpliendo los plazos establecidos 17. Haber trabajado en mi organizacin es una buena referencia en mi currculum 18. En mi servicio cada uno va a la suya 19. Mi trabajo me ha producido muchas satisfacciones personales 20. Estamos apegados a muchas tradiciones rgidas y anticuadas 21. Los salarios en mi organizacin son ms bajos que en otras entidades similares 22. En general, se estimula la aportacin de ideas nuevas 23. Los jefes se aprovechan de su posicin para actuar de forma dictatorial 24. Las personas se expresan libre y espontneamente, sin temor 25. En mi trabajo la norma es: Ms vale lo malo conocido que lo bueno por conocer 26. Las condiciones materiales de trabajo son bastante buenas 27. Los jefes suelen ser intransigentes ante pequeos errores 28. Solemos probar nuevas soluciones y mtodos, aunque 16
no siempre salgan bien 29. Mi trabajo es rutinario y aburrido 30. Se fomenta la formacin como medio de abrir mentes y facilitar los cambios 31. Los jefes se despreocupan de los intereses de las personas 32. La gente se esfuerza por ayudar a las nuevas personas que entran a trabajar 33. A pesar de las dificultades, es difcil encontrar condiciones de trabajo mucho mejores en otro lugar 34. Solemos recibir rdenes contradictorias de diferentes personas 35. Los jefes evitan introducir cambios, aunque se vea que son necesarios 36. Con tal de progresar, las personas se ponen zancadillas unas a otras 37. La informacin descendente consiste casi exclusivamente en dar rdenes 38. En general, disponemos de los medios necesarios para hacer bien nuestro trabajo 39. Los jefes suelen explicar los motivos de las decisiones e instrucciones 40. Suele ser fcil obtener informaciones precisas y fiables 41. En general, me siento apoyado por mis jefes 42. He aprendido mucho en mi puesto de trabajo 43. Las informaciones disponibles son incompletas y
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llegan tarde 44. Cuando tengo dudas en mi trabajo, suelo saber a quin debo consultar 45. Mis objetivos y mi ritmo de trabajo se fijan sin mi participacin 46. Se estimula la cooperacin y el trabajo en grupo como medio de facilitar el cambio 47. Los objetivos de la organizacin y los resultados slo los conocen los jefes 48. Me siento implicado en el xito de mi empresa u organizacin 49. Los jefes se preocupan mucho ms de sus intereses que de la marcha del trabajo 50. Los mtodos de trabajo son bastante anticuados 51. La gente est esperando que llegue el final de la jornada para salir corriendo 52. Slo unos pocos tienen toda la informacin 53. Los directivos gozan de ventajas y privilegios injustificados 54. Los trabajos suelen estar bien planificados con antelacin 55. Los jefes suelen estar disponibles cuando se les necesita 56. Intentamos apoyar y ayudar a las personas nuevas para que se integren 57. Es posible progresar sin tener que cambiar de empresa u organizacin 18
58. El trabajo est tan desorganizado que es necesario hacer esfuerzos excesivos para llevarlo a cabo 59. Creo que mis superiores me echaran una mano si lo necesitase 60. Disponemos de ventajas sociales bastante satisfactorias 61. Se me deja bastante libertad para organizar mi trabajo, siempre que lo haga bien y a tiempo 62. Los jefes suelen estar bien informados e informan a sus empleados 63. Tengo claras mis funciones y mis lmites de actuacin 64. Los departamentos tienen escaso conocimiento de lo que hacen otros departamentos 65. Mi trabajo me permite tomar iniciativas 66. Las remuneraciones se basan ms en las relaciones personales que en los mritos y los resultados 67. La burocracia y la pesadez de la organizacin perjudican el desarrollo de los trabajos 68. En general, la gente trabaja con bastante desgana
69. Cuando tengo algn problema en mi trabajo, suele haber personas dispuestas a ayudarme 70. En general se toman decisiones eficaces y con prontitud 71. Mi organizacin tiene fama de ser poco dinmica 72. Existen rivalidades personales muy fuertes
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73. Nuestros sistemas informticos son antiguos y poco eficaces 74. La informacin necesaria para el trabajo circula con fluidez 75. Los empleados suelen esforzarse en su trabajo 76. Se hacen muchos trabajos intiles o innecesarios 77. Mi organizacin es bastante dinmica y abierta 78. Muchos creen que en su trabajo no se les trata como adultos 79. Suelo tener toda la informacin que necesito para poder hacer bien mi trabajo 80. Es fcil mantener conversaciones personales con compaeros y superiores 81. En mi trabajo hago cosas bastante variadas e interesantes 82. Me interesan ms mis actividades de ocio que las que realizo en mi trabajo 83. Es frecuente que se produzcan problemas por faltas de calidad 84. Sabemos adaptarnos eficazmente a los cambios del entorno 85. En general, los jefes estn dispuestos a escuchar a sus subordinados 86. La gente se despreocupa de los resultados generales de la organizacin 20
87. Se hacen esfuerzos importantes para mejorar los niveles de informacin y comunicacin 88. Se estimula a las personas para que asuman riesgos razonables al intentar progresar 89. Los jefes se ocupan ms de que se respeten las apariencias que de alcanzar los objetivos
Bsicamente lo que podemos apreciar a primera vista es que en realidad los empleados encuestados tienen apego por su empleador. Sin embargo siempre hay un remanente de personas que ven la empresa, como lo mencionamos antes como una estacin de paso. En general el ambiente laboral es bueno, pero los encuestados son conscientes de que hay puntos por mejorar como la comunicacin y las polticas a largo plazo dictadas por la gerencia.
3.1.2.2. Cultura Organizacional: Por el aspecto mencionado lneas atrs, hace falta el establecimiento de una cultura organizacional que permita no solo afianzar a los trabajadores y evitar de esta manera la prdida de recursos en enseanza y adaptacin de nuevo personal sino que permita tambin hacer una planeacin a largo plazo. La empresa, a virtud propia ha reconocido que no tiene una cultura de largo plazo ni metas a largo plazo. Sin embargo, tambin reconoceremos que la empresa en lo que viene a ser cuestin de mercadeo ha sabido muy bien explotar frases que puedan asociar al 21
local con la selva. Sin embargo, tampoco se puede esperar que se tenga una visin muy cohesionada dado el poco tiempo que tiene mucho tiempo en el mercado. La cultura, sin embargo, es un aspecto un poco ms complicado para realizar su medicin en una empresa que tiene poco tiempo en el mercado, por lo que ms que nada se debe apuntar al establecimiento de una poltica que permita la creacin de este factor. 3.1.3. Sistema de departamentalizacin El sistema de departamentalizacin usado en la empresa est enfocado al sistema de departamentalizacin por propsito, enfocado al cliente. Decimos esto, porque vemos que en un restaurante las salidas de comida estn enfocadas a lo que el cliente pida cuando entra al local. Con respecto a este tema, la empresa no tuvo problemas y no se considera necesaria una reestructuracin del enfoque de procesos. 3.1.4. Divisin del Trabajo 3.1.4.1. Amplitud
Cada trabajador, dependiendo la labor en la que se desempee, tendr diferente amplitud en su accionar. Por ejemplo, los cocineros deben seguir un proceso para hacer la elaboracin de los productos, dependiendo tambin del plato que estn preparando, y los mozos deben encargarse de recibir la orden, dejarla en la cocina, repartir los platos, recogerlos y limpiar las mesas. Sin embargo, esta labor es relativamente estrecha, pues permite cierto grado de repetitividad. 22
3.1.4.2.
Profundidad
Con respecto a la profundidad de las operaciones de la empresa, podemos decir que las fases de produccin constan de las siguientes fases: Planeacin de la compra Compra de productos a proveedor. Inspeccin Elaboracin del producto Entrega al cliente.
Como cada fase est estrechamente vinculada a la otra, en el sentido de que si una sola tiene demoras, todo el sistema se ve afectado, decimos que existe poca autonoma en las diferentes etapas.
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3.2. DIAGNOSTICO EXTERNO:

3.2.1. Proveedores La lista de proveedores es manejada por el dueo del restaurante. Quiz el principal inconveniente que tiene la empresa es que los productos que pide, por ser cultivados exclusivamente en la selva, vienen en condiciones no ptimas, lo que obliga a bajar las raciones a vender por plato, originando perdidas. Empero, esto sucede muy poco, solo en casos donde, por ejemplo hay huelgas, desastres naturales como huaycos que paralizan carreteras u otros. En otros casos, con otros proveedores se ha tenido problemas con la calidad del producto, con lo que se tom la medida correctiva de buscar otros.
3.2.2. Relacin Cliente Empresa El fenmeno de la globalizacin trajo consigo muchos beneficios, entre los cuales figura la difusin de la gastronoma peruana. Gracias a gente conocida en el medio nacional como Gastn Acurio que estn llevando adelante una poltica de conoce ms de la comida del Per, actualmente se nos tiene como referente a nivel mundial. Definitivamente, El Aguajal no est ajeno a esta realidad y ha sabido explotar, aunque no de manera intensiva, este fenmeno. El restaurante se ha enfocado bsicamente a lo que es comida tpica de la selva, aunque no solo haciendo nfasis
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en el contenido sino tambin en el ambiente mismo del local, dndole un carcter muy tradicional. Esto busca que el cliente encuentre una experiencia nica de consumo basada no solo en platos que no se encuentran de manera comn en las ciudades sede, sino tambin en un ambiente de por si extico. Los clientes tienen una aceptacin favorable debido a la calidad y los platos tpicos que proporcionan El Aguajal.
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4. Analisis de la Empresa
4.1. Desarrollo de las funciones administrativas
Debido a que la empresa an est en desarrollo y no hay una debida separacin de funciones, todas recaen bajo los dueos y el personal administrativo. En el tema de la planificacin, esta no se realiza correctamente. Las reuniones semanales para planificar solo son a un nivel operacional y periodos de una semana. En la organizacin, recae en los administradores para que ellos puedan ordenar y alinear las tareas de la mejor manera, evitando mermas que son costosas para la empresa. La direccin se encuentra a cargo de los dueos de la empresa. Ellos estn encargados de dar los lineamientos que van a seguir la empresa durante los cierto periodo que se pacta en las reuniones. En el control, esta funcin recae en la de los administradores de turno. Estos estn encargados de que durante su turno no haya ningn problema dentro de la empresa. As como verificar que se est realizando el proceso de conversin con los insumos correctos y mediante buenas prcticas de manufactura.
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4.2. Sistemas Clave

En los sistemas claves encontramos al sistema de gerencia, en el cual la empresa no ha podido desarrollar adecuadamente. El sistema gerencial falla en un punto fundamental, el no haber podido desarrollar planes a largo plazo que marquen el destino de la empresa puede ser un descuido que en un futuro puede costarle caro a la empresa. Mientras que en el sistema de comunicacin, se nota que es de carcter informal. No existen medios fsicos para transmitir las rdenes, no hay documentos. Pero existe en la empresa espacios, que no son necesariamente los espacios cafs, en los que el personal que ms se relaciona con el cliente (mozos) puede conversar con los dueos y administradores. Este intercambio de ideas puede servir de generadora de iniciativas. Un problema que tiene la empresa es la falta de preferencia de los comensales por la comida amaznica o fusin; por lo que una iniciativa, ofrecida durante nuestra reunin con el dueo y los trabajadores, fue la de realizar una campaa de degustacin de los diversos platos por parte del pblico cercano a la empresa. Por ltimo, el sistema de control de condiciones de frontera que se aprecia en la empresa no es tan efectivo. Aunque cumple bsicamente las funciones (promueve la operacin, integrada y articulada, retroalimenta el sistema organizacional, evala en funcin a los cambios ambientales y corrige para asegurar efectividad del sistema) para el que est diseado, el sistema falla por no analizar las tendencias y dar lineamientos a futuro. Actualmente el sistema implementa las modas que hay en el mercado de los 27
restaurantes, pero no realiza un seguimiento de las tendencias. Con respecto al Sistema de Abastecimiento podemos decir que la funcin de buscar el proveedor recae sobre el dueo del local. Es decir, que el dueo es quien contacta a los proveedores. Lo que no es beneficioso es que el grupo depende de la experiencia de los miembros del equipo para realizar los pedidos y no hay un verdadero planeamiento a largo plazo que involucre ms factores como por ejemplo formas de solicitudes de compra, o las provisiones en caso de imprevistos como huaycos, huelgas y otros que involucren toma de carreteras. Sera interesante ver como se aplican conceptos (al menos en la parte de planeacin de la produccin) tales como el Supply Chain Management, de manera que se busque no solo la calidad en cuanto a la produccin dentro de la misma organizacin, sino, que esta provenga tambin desde los proveedores. Corresponde tambin al sistema administrativo darle soporte a lo que vendra a ser el Sistema de Conversin, la alta gerencia debe disponer los recursos necesarios para que se den las condiciones de fluidez y facilidad en los procesos productivos. El dueo en este caso es quien establece los parmetros de control y la divisin de funciones entre los miembros de la organizacin. La gerencia, es decir el dueo y el administrador, son los responsables de establecer quienes realizan los pedidos, los que registran las ventas y los que verifican el inventario final luego de las ventas. Para el caso estudiado se hace as, siendo los mozos los encargados de realizar y registrar las ventas, y el administrador quien verifica el 28
inventario final y registra las ventas finales por da. Este aspecto tambin incluye al Sistema Financiero de la empresa. En ese sentido, lo ideal es que el dueo reinvierta el dinero ganado. Es el tambin el que mira el aspecto de los prstamos. Actualmente la empresa est en una situacin un tanto preocupante, ya que el negocio se est manteniendo a flote gracias a la propia inversin del dueo. La gestin del dueo es pieza clave en el desarrollo de la empresa Por ltimo se encuentra el Sistema de RR.HH. para el cual, el hijo del gerente es quien ve ese tema. Sin embargo, como ya se manifest anteriormente, exista una alta rotacin de empleados, producto de que muchos de ellos consideraban a la empresa como estacin de paso. Esta actitud para con la empresa puede cambiar con un cambio en el clima de la organizacin, tpico que se ver lneas ms adelante.
4.3. Administracin del Conocimiento

En esta parte del anlisis es la que ms adolece la empresa. La falta de formalidad, entindase formalidad con la cantidad de documentos que la empresa posee, es crtica en la empresa. Aunque posee un MOF (manual de operaciones y funciones), este no es actualizado peridicamente. Existen diversos casos que se han presentado a lo largo de su historia que han sido resueltos de manera emprica, pero que no han sido documentados para que en un futuro incidente parecido se tomen en cuenta las soluciones pasadas. 29
4.4. Factores Organizacionales

4.4.1. Clima Organizacional Si bien es cierto que se mencion que la alta rotacin de empleados consista en un problema para la organizacin, hay un grupo de trabajadores que an se quedan en la organizacin porque consideran que es una oportunidad interesante para crecer. En todo caso para que ese tipo de actitudes de parte de los trabajadores se mantenga, es necesario que la direccin, es decir el dueo y los personajes ligados a lo que es el tema del manejo de personal, muestren un liderazgo del tipo ms personalizado, en el sentido de despertar en ellos la bsqueda de un objetivo comn. Para ello es necesario que la empresa primero desarrolle bien su lnea de especializacin o lo que quieren llegar a ser. Esto va de la mano con el desarrollo de una misin y visin ms concisa.
4.4.2. Cultura Organizacional Al no tener un planeamiento a largo plazo, no existe alguna manera de afianzar la cultura de la organizacin. Por lo que al momento de disearla y, luego, implantarla se deben tomar en cuenta estos aspectos. Se debe tener en cuenta la identificacin del trabajador con la empresa para evitar la alta rotacin de empleados. Se debera mostrar el restaurante con una mayor temtica selvtica. Se debe aprovechar el acercamiento del personal con los dueos y administradores para brindar soluciones que ayuden a lograr la visin planeada, pero para esto se debe invertir en capacitacin al personal.
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4.5. Administracin de la Calidad

A lo largo de sus tres aos que tiene operando la empresa, ha venido aplicando constantemente innovaciones empricas en temas de calidad. Pasando por un primer ao en el que este tema fue muy observado por los comensales, tuvieron un caso muy importante en el que se devolvieron 2 mesas enteras por tener alimentos que no eran del agrado para el comensal. A partir de esta experiencia la direccin tomo cartas en el asunto, por lo que la labor primordial fue de la seleccin exhaustiva de sus proveedores, luego del correcto almacenaje y conservacin de los alimentos, finalmente para que puedan ser los insumos de primera calidad que llegaran a la mesa de sus comensales. Tambin podemos hablar de la calidad en la atencin al cliente, en la que se puede ver que el personal que se encarga de dicha tarea ha sido bien entrenado para cumplir su tarea de manera satisfactoria. Aunque dicho personal no cuenta con debidos estudios de marketing personal, ni idiomas (lo cual es un factor limitante en el caso de presentarse turistas extranjeros), etc. El personal de atencin al cliente es seleccionado ms por su aptitud de servicio, que por las actitudes que pueda poseer.
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4.6. Anlisis respecto al Ambiente

4.6.1. Administracin del Cambio Esta organizacin es abierta y orgnica; ya que: - Las labores que se desarrollan no son rutinarias. - No se sujetan a reglas. - Se divide desde cargos menos especializados en el rubro de la comida, hasta los chef que son especialistas en estos platos. - El lder que viene a ser el dueo es muy participativo con los trabajadores, para que la empresa marche bien. - Hay creatividad en los platos por parte de los chef.
4.6.1.1.
Monitoreo Ambiental El monitoreo ambiental se da a travs de procesos que son: Fuentes de informacin: Revistas de comidas tpicas de la selva Libros de revistas de comidas tpicas
Actividades de monitoracin: Los chefs de El Aguajal coleccionan diversas recetas de platos. Seleccionan el que ms es aceptado por el pblico. Clasifican en determinadas prioridades, debido al tipo de contexto.
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Y luego se pasan estas recetas a un almacn y posteriormente si se requiere a una modificacin.
Utilizacin: La utilizacin de estas recetas se da en la preparacin de estos platos tpicos.
4.6.1.2.
Cultura Adaptativa Se da cuando esta se caracteriza por un ambiente de negocios de cambios muy rpidos y un enfoque estratgico externo. La empresa es adaptativa a las tendencias existentes en el rubro de restaurantes. Por lo que analizan las tendencias actuales y las aplican como estrategia de marketing.
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Conclusiones:
Del presente trabajo podemos obtener las siguientes conclusiones: La empresa, aunque relativamente en la actualidad se encuentra bien, adolece de una planificacin a futuro, lo cual puede costarle una prdida significativa de participacin del mercado. La empresa goza de un buen clima organizacional, lo cual es propenso para poder llevar a cabo las tareas que se desarrollan en la empresa. El personal, aunque no es calificado, posee una identificacin con la empresa lo que permite su participacin en las distintas tareas diarias, as como su compromiso para prximos proyectos. La no existencia de documentacin en la empresa, hace difcil el control de los procesos as como la mejora de los mismos.
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Recomendaciones:
Se sugieren las siguientes recomendaciones: Realizar una planificacin a largo plazo, que le permita proyectarse a futuro para obtener una mayor participacin del mercado. Capacitar al personal para dar una mejor atencin al cliente. Capacitar al dueo y a sus administradores en herramientas como el Balanced Scorecard, de manera que puedan poner, en base a un estudio de las tendencias ambientales y de las caractersticas particulares de la organizacin, una serie de objetivos, estableciendo a su vez, un planeamiento estratgico que les permita afrontar el futuro. Implementar la normativa ISO 9001, referida a la gestin de calidad para comenzar a documentar los procesos crticos de la empresa, as como para realizar el control y la mejora de los mismos.
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Bibliografa
Administracin, Tercera Edicin James A.F. Stoner Introduccin a la Teora General de la Administracin Idalberto Chiavenato Diseo Organizativo, Estructura y Procesos Juan Jos Gilli
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Anexos
1. Modelo de Encuesta de medicin de clima laboral.
Encuesta de Clima Laboral El Aguajal, como empresa preocupada por el desarrollo y bienestar de sus miembros, desea ofrecerle la posibilidad de expresar su opinin respecto a diversos temas relacionados al trabajo. Por esta razn, le pediremos que nos conceda un minuto de su tiempo en llenar la siguiente encuesta. Los Resultados sern annimos. Cuestionario 1. Mi trabajo est claramente definido 2. La organizacin reconoce y premia los esfuerzos realizados 3. En general te sientes tratado como si fueras un nmero 4. Mi lugar de trabajo se ha quedado viejo e inadecuado 5. La iniciativa en mi trabajo es casi nula 6. La promocin suele estar ligada a la antigedad y al servilismo 7. El ambiente es bastante fro e impersonal 8. Cuando se necesita echar una mano, es fcil encontrar Si ? No
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voluntarios 9. Dispongo del mobiliario y equipos adecuados para desarrollar mi funcin 10. Con frecuencia se toman decisiones sin tener en cuenta las consecuencias que pueden tener sobre el trabajo en curso 11. Los jefes fomentan la formacin de sus subordinados 12. Es difcil que te den oportunidades de formacin 13. Se valora positivamente que los empleados aporten nuevas ideas y sugerencias 14. Es muy difcil saber dnde encontrar las informaciones 15. En mi trabajo se estimula la aportacin de ideas y sugerencias 16. El trabajo se realiza eficazmente y cumpliendo los plazos establecidos 17. Haber trabajado en mi organizacin es una buena referencia en mi currculum 18. En mi servicio cada uno va a la suya 19. Mi trabajo me ha producido muchas satisfacciones personales
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20. Estamos apegados a muchas tradiciones rgidas y anticuadas 21. Los salarios en mi organizacin son ms bajos que en otras entidades similares 22. En general, se estimula la aportacin de ideas nuevas 23. Los jefes se aprovechan de su posicin para actuar de forma dictatorial 24. Las personas se expresan libre y espontneamente, sin temor 25. En mi trabajo la norma es: Ms vale lo malo conocido que lo bueno por conocer 26. Las condiciones materiales de trabajo son bastante buenas 27. Los jefes suelen ser intransigentes ante pequeos errores 28. Solemos probar nuevas soluciones y mtodos, aunque no siempre salgan bien 29. Mi trabajo es rutinario y aburrido 30. Se fomenta la formacin como medio de abrir mentes y facilitar los cambios 31. Los jefes se despreocupan de los intereses de las
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personas 32. La gente se esfuerza por ayudar a las nuevas personas que entran a trabajar Cuestionario 33. A pesar de las dificultades, es difcil encontrar condiciones de trabajo mucho mejores en otro lugar 34. Solemos recibir rdenes contradictorias de diferentes personas 35. Los jefes evitan introducir cambios, aunque se vea que son necesarios 36. Con tal de progresar, las personas se ponen zancadillas unas a otras 37. La informacin descendente consiste casi exclusivamente en dar rdenes 38. En general, disponemos de los medios necesarios para hacer bien nuestro trabajo 39. Los jefes suelen explicar los motivos de las decisiones e instrucciones 40. Suele ser fcil obtener informaciones precisas y fiables 41. En general, me siento apoyado por mis jefes Si ? No
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42. He aprendido mucho en mi puesto de trabajo 43. Las informaciones disponibles son incompletas y llegan tarde 44. Cuando tengo dudas en mi trabajo, suelo saber a quin debo consultar 45. Mis objetivos y mi ritmo de trabajo se fijan sin mi participacin 46. Se estimula la cooperacin y el trabajo en grupo como medio de facilitar el cambio 47. Los objetivos de la organizacin y los resultados slo los conocen los jefes 48. Me siento implicado en el xito de mi empresa u organizacin 49. Los jefes se preocupan mucho ms de sus intereses que de la marcha del trabajo 50. Los mtodos de trabajo son bastante anticuados 51. La gente est esperando que llegue el final de la jornada para salir corriendo 52. Slo unos pocos tienen toda la informacin 53. Los directivos gozan de ventajas y privilegios
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injustificados 54. Los trabajos suelen estar bien planificados con antelacin 55. Los jefes suelen estar disponibles cuando se les necesita 56. Intentamos apoyar y ayudar a las personas nuevas para que se integren 57. Es posible progresar sin tener que cambiar de empresa u organizacin 58. El trabajo est tan desorganizado que es necesario hacer esfuerzos excesivos para llevarlo a cabo 59. Creo que mis superiores me echaran una mano si lo necesitase 60. Disponemos de ventajas sociales bastante satisfactorias 61. Se me deja bastante libertad para organizar mi trabajo, siempre que lo haga bien y a tiempo 62. Los jefes suelen estar bien informados e informan a sus empleados 63. Tengo claras mis funciones y mis lmites de actuacin 64. Los departamentos tienen escaso conocimiento de lo que hacen otros departamentos 65. Mi trabajo me permite tomar iniciativas
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66. Las remuneraciones se basan ms en las relaciones personales que en los mritos y los resultados 67. La burocracia y la pesadez de la organizacin perjudican el desarrollo de los trabajos Cuestionario 68. En general, la gente trabaja con bastante desgana 69. Cuando tengo algn problema en mi trabajo, suele haber personas dispuestas a ayudarme 70. En general se toman decisiones eficaces y con prontitud 71. Mi organizacin tiene fama de ser poco dinmica 72. Existen rivalidades personales muy fuertes 73. Nuestros sistemas informticos son antiguos y poco eficaces 74. La informacin necesaria para el trabajo circula con fluidez 75. Los empleados suelen esforzarse en su trabajo 76. Se hacen muchos trabajos intiles o innecesarios 77. Mi organizacin es bastante dinmica y abierta 78. Muchos creen que en su trabajo no se les trata como adultos Si ? No
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79. Suelo tener toda la informacin que necesito para poder hacer bien mi trabajo 80. Es fcil mantener conversaciones personales con compaeros y superiores 81. En mi trabajo hago cosas bastante variadas e interesantes 82. Me interesan ms mis actividades de ocio que las que realizo en mi trabajo 83. Es frecuente que se produzcan problemas por faltas de calidad 84. Sabemos adaptarnos eficazmente a los cambios del entorno 85. En general, los jefes estn dispuestos a escuchar a sus subordinados 86. La gente se despreocupa de los resultados generales de la organizacin 87. Se hacen esfuerzos importantes para mejorar los niveles de informacin y comunicacin 88. Se estimula a las personas para que asuman riesgos razonables al intentar progresar
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89. Los jefes se ocupan ms de que se respeten las apariencias que de alcanzar los objetivos
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Anlisis de Sistema Administrativo de la empresa El Aguajal

20094046D 20092054J 20090021G

Profesora: - Luisa Llancce Mondragn

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1.2. CULTURA Y CLIMA ORGANIZACIONAL

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1.3. ADMINISTRACIN DEL CAMBIO

1.4. SISTEMAS CLAVES

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Hablaremos de estos sistemas ms adelante. 9

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2.2. Resea Histrica:

2.3. Giro de Negocios:

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expresan su identificacin con la cultura amaznica.

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3.1.2. Factores Organizacionales: 3.1.2.1. Clima Organizacional:

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3.2. DIAGNOSTICO EXTERNO:

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