DOCUMENTOS COMERCIALES

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.

La misin que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente:

* En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en una determinada operacin, o sea sus derechos y obligaciones.

* Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de los actos de comercio * Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de dichas operaciones. * Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobacin de los asientos de contabilidad TIPOS DE DOCUMENTOS Los documentos comerciales son: 1.- Factura 2.- Orden de compra 3.- Remito 4.- Recibo 5.- Nota de dbito 6.- Nota de crdito 7.- Cheque 8.- Pagare 9.- Nota de crdito bancaria o boleto de deposito

FACTURA
Una factura es un documento que respalda la realizacin de una operacin econmica, que por lo general, se trata de una compraventa. En otras palabras, una factura es el documento a travs del

cual una persona que vende puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de compraventa comercial. La factura adems reemplaza a la boleta en las transacciones de una organizacin o negocio, para efectos impositivos; estas son vlidas para los organismos fiscalizadores dada la completa informacin que dan de cada transaccin, como un registro detallado de cada compra y venta. Existen tres tipos de facturas, las que se denominan A, B y C, que, respectivamente corresponden a las facturas ordinarias, rectificativas y recapitulativas.

Factura ordinaria
De acuerdo a sus funciones, existen tres tipos distintos de facturas. Entre ellas, la factura de uso ms frecuente es definitivamente la factura ordinaria.

Una factura ordinaria es un documento que sirve para dejar constancia de unaoperacin econmica, ya sea esta una compraventa o la prestacin de algn servicio. Este tipo de factura debe recoger toda la informacin necesaria sobre dicha operacin.

Factura rectificativa
Una factura rectificativa es precisamente un tipo de factura que se emite para corregir algn error o agregar algn dato que sea necesario.

Una factura rectificativa es un documento que detalla alguna correccin en la factura ordinaria o bien la devolucin de la mercanca. Esta factura se debe emitir en caso que la factura original no cumpla con los requisitos establecidos por la ley vigente. Asimismo, tambin se debe emitir una factura rectificativa en caso que se produzca algn error con la mercanca, ya sean errores en el precio, descuentos, devoluciones, etc.

Factura recapitulativas

Una factura recapitulativaofrece la posibilidad deagrupar varias facturasemitidas hacia un mismo destinatario y dentro de un mismo mes. Pero para que este documento sea vlido, es necesario anular dichas facturas.

Esta factura, al tener el mismo valor legal que una factura ordinaria, tambin debe cumplir los mismos requisitos bsicos. Por esta razn, la factura recapitulativa no solo debe mostrar el valor total de las ventas del mes, sino que debe hacer una breve descripcin de todas las operaciones que est agrupando.

Con estas pautas, una factura recapitulativa agiliza y simplifica los procesos de facturacin, pero siempre respetando la normativa vigente establecida por la ley.

ORDEN DE COMPRA
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artculos a un precio convenido. La solicitud tambin especifica los trminos de pago y de entrega.

La orden de compra es una autorizacin al proveedor para entregar los artculos y presentar una factura.Todos los artculos comprados por una compaa deben acompaarse de las rdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:- Nombre impreso y direccin de la compaa que hace el pedido- Nmero de orden de compra- Nombre

y direccin del proveedor- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida- Trminos de entrega y de pago- Cantidad de artculos solicitados- Nmero de catlogo- Descripcin- Precio unitario y total- Costo de envo, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de laordenFirma autorizada

REMITO
El remito es un documento que extiende el vendedor para documentar la entrega y/o remisin al cliente de las mercaderas. La persona que recibe dichas mercaderas, mediante su firma, reconoce haber recibido las mismas segn el detalle efectuado en el remito, con lo cual queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligacin del comprador a pagar.

La nota de remisin o remito se utiliza aunque no haya orden de compra extendida en formulario ni nota de venta, y sirve de base para la confeccin de la factura si la entrega de las mercaderas es previa a la facturacin.
REQUISITOS O DATOS DE LA NOTA DE REMISION O REMITO.

Los datos fundamentales de la nota de remisin son los siguientes: 1. Fecha de emisin. 2. Nmero de orden de compra y nota de venta (si se han utilizado estos comprobantes). 3. Detalle de las mercaderas entregadas (sin precio). 4. Lugar de entrega. 5. Conformidad del comprador (en el ejemplar que queda en poder del vendedor). 6. Segn la Resolucin General 3419 de la DGI, los remitos deben contener los mismos datos identificatorios del comprador y vendedor que las facturas y la leyenda DOCUMENTO NO VLIDO COMO FACTURA. 7. La letra R en el recuadro central del borde superior

RECIBO

Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado por un servicio o producto.Hay de diversos tipos segn el formato, si queda registrado, y otras caractersticas. Los recibos por lo general, se extienden por duplicado. El original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe. Un recibo puede ser de muchas maneras diferente como por ejemplo: una persona o empresa, y el detalle de facturas o servicios que se pagan con este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo recibe conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripcin de las facturas (nmeros que se pagan), los precios totales, los descuentos y los impuestos. Es utilizado para dejar constancia por parte de una empresa de que fue lo que se pago o realiz con la emisin de mencionado cheque que consta en la copia voucher. Se refiere a voucher cuando tiene copias al carbn, como el caso de los vouchers de las tarjetas de crdito que tiene varias copias segn el uso de los interesados. Adems sirve para sacar cuentas de cunto dinero se ha gastado.

NOTA DE DBITO
Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturacin, inters por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

NOTA DE CRDITO
Es el comprobante que una empresa enva a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditacin en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crdito pueden ser por: avera de productos vendidos, rebajas o disminucin de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturacin. La nota crdito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para sta, y la nota crdito significa una erogacin.

CHEQUE
Un cheque (anglicismo de cheque o check) es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraerdinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorizacin para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento,

prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.

CHEQUE A LA ORDEN
A la orden de una persona determinada: esto es en el anverso del cheque escribimos el nombre del legtimo tenedor persona que, salvo que transmita el documento a un tercero, es quien lo debe cobrar. El incluir la clusula "A LA ORDEN" tiene el mismo efecto que no incluirla si bien pone de manifiesto explicitamente la capacidad que tiene el legtimo tenedor del cheque de transmitir o endosar este a un tercero.