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Presentacin De la Empresa
Para el diseo, ejecucin y la evaluacin de este proyecto se eligi la empresa Hotel Juan Calvo. Esta empresa de nico dueo est localizada en la Barrio Norte de las provincias de Dajabn, fue creada el 2 de Abril del 1972, con el propsito de ofertar servicio de Alojamiento, oportuna y a precios competitivo, teniendo como plataforma equipos modernos, insumos de calidad y un personal especializado que integran una especialista en atencin al cliente capacitada. Desde su fundacin la propietaria es ngela y Administracin la Dirige Altagracia Gonzlez. La empresa cuenta con una clientela de consideracin y cuenta con un sistema manual para registrar sus informaciones procedimiento que constituye una limitacin para el control financiero y de materiales, sin embargo, pronto contara con controladores totalmente computarizados. La asistencia tcnica en 1 asistida por tres personas
materia tecnolgica espera contribuir a mejorar el sistema de control de esta empresa mediante la creacin de una adecuada plataforma computarizada.
de asistencia
tecnolgica constituye
una
oportunidad a la vez que un desafo poder contribuir con el desarrollo comunidades no solo a travs de esta empresa sino tambin con todas aquellas que se interesen por el desarrollo.
INTRODUCCIN
Para el desarrollo de este proyecto se recopilo las informaciones pertinentes que hicieran posible trabajar en el diseo, para ello se llevo a cabo un estudio utilizando como tcnica la entrevista semisde una estructurada y abierta la cual nos demuestra la importancia de un Software
modernizacin en el Hotel . Enfocamos un anlisis de toda las virtudes como este, que nos ofrece una gran variedad de ventajas y que adems le da una mejor imagen a la empresa de Hotel Juan Calvo, tambin se considero el entrenamiento al personal para la eficiencia y eficacia en la transicin de un sistema de control financiero y de inventarios manual uno automatizado.
HISTORIA DE LA EMPRESA
Hotel Juan Calvo nace el 02 de Abril de 2008, fundada por ngela y dirigida por Altagracia Gonzlez, inicio con un equipo de trabajo de 3 personas Gracias al profesionalismo y la calidad con la que hemos trabajado en equipo desde nuestros inicios; brindamos a nuestros clientes los servicios que mejor se adaptan a sus necesidades y deseo. La empresa ofrece alojamiento. Restaurantes, Habitacin, Alimentos & Bebidas, Restaurantes.
Nuestros servicios estn diseados a la medida de cada persona, a travs de una asesora personalizada de un equipo de persona con amplia trayectoria, prestigio, apasionados y talentosos gracias a la experiencia de haber trabajado con personalidades y en este hotel de Dajabn, cada uno de nuestros clientes logra el xito al irse satisfecho con lo servicio que brinda el hotel y realizacin. Diseos nicos, increbles, de acuerdo a sus necesidades y expectativas
manera manual y siempre el encargado de Hotel ha sido quien lleva la labor de desempear dicho trabajo, pero nunca se ha llevado un control de trabajado de una manera automtica y computarizada. Creemos que lo ms probable era la aplicacin de una correcta base de datos y un sistema con un buen estructurado diseo para el control y buen manejo de las informaciones de Hotel. Una de las problemticas que enfrentamos muchas veces es la prdida de tiempo, debido a los errores que se cometen al manejar las informaciones de forma manual.
Con la elaboracin de un sistema computarizado que pueda tener el control de las informaciones se puede mejorar la forma de trabajar en el Hotel y adems hacer ms rpido los despachos
Objetivo General
El objetivo principal de este proyecto es la implementacin de un sistema de informacin automatizado, en el Hotel Juan Calvo, en el departamento de Hotel, este proyecto tendr como enfoque principal el control estricto de la existencia de los artculos que hay en el Hotel, o sea la entrada y salida. Con la elaboracin de un sistema computarizado que pueda tener el control de las informaciones se puede mejorar la forma de trabajar en el hotel y adems hacer ms rpido los despachos. El objetivo central del grupo es obtener la mayor rentabilidad Satisfaciendo adecuadamente las necesidades de todos los relacionados con l (accionistas, clientes, empleados, proveedores y Administracin), incurriendo en el menor nivel de riesgo posible, dentro un marco de absoluto respeto de la legalidad y las normas ticas exigibles y contribuyendo, de esta forma y dentro de las posibilidades, al progreso de los pases donde se implanta.
Objetivo Especfico:
1- Contribuir a disminuir la prdida de tiempo en ubicacin de artculos y los documentos que avalan la entrada y salida del Producto y Dinero en el Hotel Juan Calvo. 2-Obtener un registro de entrada y salida de Hotel. 3- Establecer un orden y control de la existencia de Hotel. 4-Evitar los errores y las prdidas que se presente con la forma manual de los informes.
MISIN
Ser un hotel, lder en rentabilidad, en calidad del servicio, con una posicin estratgica preferente en el negocio vacacional. Somos anfitriones que brindamos momentos nicos a nuestros invitados en un Palacio de Lujo, a travs del estilo, la distincin y la calidez de nuestra atencin personalizada.
VISIN
Ser reconocidos a nivel de Pas, Provincial e Municipio como el Hotel de Lujo de Buenos Aires, generador de experiencias nicas.
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ACTIVIDAD DE LA EMPRESA
Todos los das, entre 8:00 a.m. de la maana, usted puede visitarnos que lo atender un personal totalmente capacitado, experiencia y amor "visitarnos quien le atender Sara la secretaria. Ella lo har sentir bien relajado. En nuestro hotel usted puede constar con alojamiento. Restaurantes, piscinas, Habitacin, Alimentos & Bebidas, Restaurantes. Tiene muchos aos de experiencia como servicio y honestidad.
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IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIN
Los
inventarios
son
parte
vital
de
las
empresas
comerciales,
productoras e incluso de servicios, es indispensable para estas empresas tener un control eficiente de los productos, bodegas, proveedores, entradas, salidas, etc. esto para un mejor desempeo en sus actividades y un mayor aprovechamiento de los recursos humanos, de tiempo, materiales, financieros, etc. Generalmente los sistemas de inventario que se utilizan en la actualidad, no se mantienen actualizados la mayora del tiempo, esto debido a que la mayor parte de las empresas realizan su control de forma manual y esto hace que el control del inventario no sea lo suficientemente eficientes para controlar la cantidad de informacin que se trata de procesar, por lo que no se cuenta con un dato certero del inventario real.
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VIA ASUNTO
: : Solicitud de permiso para desarrollar un Proyecto de Sistema de control de entrada y salida de Hotel.
Distinguidos seores: Plcenos sobremanera saludarles, a la vez expresarles que nos sentimos orgullosos de tenerlos dirigiendo tan prestigiosa empresa y por tal motivo le solicitamos su aprobacin para desarrollar lo expresado en el asunto, garantizndole que ser de mucho beneficio para la empresa, especialmente para el Hotel Juan Calvo. El anlisis, diseo e implementacin del sistema tendr una duracin de 4 meses, desde lo que resta de este mes de mayo hasta final del mes de agosto de este presente ao. Dndoles las gracias anticipadas se despiden de ustedes Muy atentamente, yaroly&Yandrin Estudiante de Ing. En Informtica
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Cronograma de actividad Tiempo Actividad Solicitud proyecto Calendarizacin De actividad Entrevista Organigrama funcional Planteamiento del problema Objetivos Justificacin del proyecto Presentacin del Manual usuario Contrato Entrega proyecto de del mantenimiento sistema de propuesto del MAYO 23 30 JUNIO 6 13 20 27 JULIO 6 13 AGOSTO 3 10 21
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Instrumentacin.
Aplicaremos entrevista para la recopilacin de datos necesarios para encontrar una solucin correcta y completa aplicacin de un control adecuado de los datos de la Empresa.
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Fuente Principal
Entrevistas al encargado/as del Hotel Juan Calvo y al encargado/as de cobro del Dinero.
Fuentes Secundarias:
Recoleccin de datos a travs de copias de documentos relacionados con el Hotel Juan Calvo actualmente y constatacin visual del manejo diario de dicha Empresa.
2- Pregunta: Cual es su disposicin de analizar una propuesta para el mejoramiento del sistema en el control de Hotel?
Respuesta: Estaramos en la mejor disposicin de a acatar cualquiera disposicin siempre que sea para la mejora de la Empresa. Anlisis: Con la elaboracin de esta pregunta quisimos tener una idea de la disponibilidad del encargado/as del Hotel Juan Calvo en la implementacin de un sistema automatizado de informacin.
3- Pregunta: Cual es su opinin acerca de la importancia de la computadora y sus aplicaciones dentro de las Empresa?
Respuesta: Es muy importante ya que nos ayuda en gran manera, porque nos aria nuestra labor ms eficiente y ms rpida. Anlisis: La pregunta fue hecha para tener una idea si el sistema
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B) Entrevista al Encargado/as de Cobro del Dinero. Pregunta: Cul es el mtodo utilizado para tener el control de entrada y Salida, existencia en el Hotel? Respuesta: Es un mtodo obsoleto, ya que es manual y eso permite la prdida de tiempo y de informacin. Anlisis: Esta pregunta fue hecha para tener una idea sobre la opinin del Encargado/as de Cobro de Dinero sobre los mtodos actuales de control al da de hoy. 2- Cul es el mtodo utilizado para tener el control de entrada y salida, existencia en el Hotel? Respuesta: Utilizamos formularios de recibo y salida del Dinero e informamos mensualmente de lo existente en dicho departamento al Encargado/as Hotel. Anlisis: La pregunta fue hecha para saber el sistema utilizado en el registro y flujo de informaciones en dicha Empresa.
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ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA
ADMINITRADOR
SECRETARIA
CONTADOR
RECEPCIONISTA
AYUDANTES A RECEPCION
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Alcance y cobertura:
Este Hotel tiene una cobertura de que Negocio de nico dueo Ubicado en Dajabn
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Costo de Hardware:
Hemos propuesto instalar 1 computadoras con las siguientes
Caractersticas: Procesador Intel 5.8 MHZ Memoria RAM 3 GB Disco Duro 250 GB Monitor Pantalla Plana 32 Teclado, Mouse UPS 500V Windows 7 Estos equipos se pueden comprar a un costo de 45,000.00 pesos C/u, aunque el costo depender del proveedor del equipo.
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Otros costos:
Sugerimos la aplicacin de un 10 % al costo anterior para los gastos de improviso que siempre ocurren al momento de instalar un sistema de informacin automtica (compra de cables, accesorio, entre otros).
Beneficios estimados:
Con la implementacin del sistema se estima la reduccin de tiempo en buscar informaciones a un 100%, lo que ahorrara fatiga y dinero a la Empresa de igual forma al encargado/as de Cobro de Dinero y a los usuarios de los servicios de Hotel. Un control estrito del inventario (entrada y salida) del Hotel lo que evitara la fuga de Producto y Dinero en dicho Empresa.
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B) Factibilidad Econmica
Con la implementacin de este nuevo sistema se ahorra tiempo y dinero ya que con un control de las Producto que se estn agotando en el Hotel, el Encargado/as de compra de la Empresa puede comprar los Producto necesarias a tiempo y a mejor precio, por no tener la presin de tener que comprarla donde primero la encuentre.
C) Factibilidad Operacional
La puesta en funcionamiento de este proyecto le dar una repuesta y solucin a los inconvenientes ocasionados por el uso del sistema manual ejecutado hasta el momento. Proporcionando de Producto en el Saln, Evitar errores y prdidas de tiempo. un registro de entrada y salida de Hotel, el orden y control de la existencia
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Base de Dato sistema de inventario_bd: Compuesta por las tablas: Usuario: (Tabla que contiene los nombres de los usuarios del sistema, la imagen de la empresa y sus respectivos cdigo) Artculo: (Tabla que contiene, el cdigo, nombre, ubicacin, unidad y cantidad) Entrada de Producto: ( Tabla que contiene, cdigo, el cdigo del suplidor (cod_sup), el telfono de suplidor(tel_sup), la direccin del departamento suplidor (dir_sup), el nombre de la persona responsable de suplir (nom_sup)) Servicio: (Tabla que contiene, el cdigo del cliente (clie_cod)?, el nombre del servicio brindado que consume (nom_ser), precio de servicio (pre_ser), la fecha del servicio), Cliente: ( Tabla que contiene, el cdigo del cliente(clie_cod), el nombre del cliente(clie_nom), la direccin del cliente(clie_dir), el telfono de cliente(clie_tel).
Tabla Usuario Name Nombre Clave Type Char Char Width 20 9 Descripcin Nombre de las Personas que tendrn acceso al Sistema Clave de acceso al sistema de inventario del Hotel Juan Calvo. Imagen General 4 Imagen o logo de la Empresa
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Tabla Cliente Name id Clie_Cod Clie_dir Clie_tel Type Num Char Char Char 3 3 20 40 10 width Cliente Cdigo del cliente Nombre de cliente Lugar o direccin donde est ubicado la Oficina Telfono del Cliente Clie_nom Char Descripcin Cdigo parar registrar el numero de
width Producto
Descripcin Cdigo parar registrar la Entrada de Cdigo de Suplidor Nombre del Suplidor Telfono del Suplidor Direccin donde se encuentra ubicado Oficina de Suplidor
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Tabla de Articulo
Width 20 10 5 10
Descripcin Cdigo del Articulo Nombre del Articulo o Producto Ubicacin del Articulo Unidad de Articulo Cantidad de Articulo
Art_Ubicacion Char
width 20 8 9 3
Descripcin Cdigo del Servicio Nombre del Servicio Realizado Fecha del Servicio Realizado Precio del Servicio Cdigo de Clienta
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FORMULARIO
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Formulario de entrada de Producto: formulario para el mantenimiento de las tablas articulo y suplidores.
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Formulario de Servicio del Clientes: formulario para el mantenimiento de las tablas cliente y servicio del cliente.
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MANUAL DE USUARIO Manual Este manual est hecho para que los usuarios puedan comprender fcilmente el manejo de este sistema. Cmo acceder al programa? Lo primero que debe hacer es dar doble clic en la carpeta del programa que se encontrar con un acceso directo en el panel de escritorio de nombre Sistema de Inventario.
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Ayuda de la pantalla de Seguridad Una vez que el usuario haya acezado al programa de control de inventario encontrara una pantalla que le pedir el nombre de usuario y su contrasea respectiva, esta pantalla fue diseada para tener un control ms que nada del tipo de seguridad para que solo personal autorizado tenga libre acceso a todos los datos generados, organizados y almacenados en la base de datos del sistema.
Bottom: es el botn que le permite al usuario seguir a ltimo archivos. Find: Print: es el botn que le permite al usuario imprimir los archivos. Add: es el botn que le permite al usuario agregar nuevo los archivos.
Edit: es el botn que le permite al usuario activar el editor de texto para Hace algunos cambios archivos. Delete: es el botn que le permite al usuario borrar los archivos. 39
Exit:
Formulario de entrada de producto: este formulario le da mantenimiento a las tablas de suplidores y de las entradas de artculos donde primeramente a parecer un cuadro de dialogo, donde usted debe elegir si quiere dar mantenimiento a la parte de arriba que es la de suplidores, o a la de abajo que es la de mantenimiento de los artculo, o a ambos al mismo tiempo.
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Formulario de cliente: este formulario le da mantenimiento a las tablas de cliente para entradas de nuevo cliente y agregarlos al sistema.
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Formulario de servicio de cliente: este formulario le da mantenimiento a las tablas de cliente y las servicio donde primeramente a parecer un cuadro de dialogo, donde usted debe elegir si quiere dar mantenimiento a la parte de arriba que es la de cliente, o a la de abajo que es la de servicio, o a ambos al mismo tiempo.
Diccionario
Byte: Unidad de memoria del computador Carcter: se entiende por carcter una letra, un digito numrico o un carcter especial.
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Campo: es un conjunto de Bytes consecutivos de la memoria o d una unidad de almacenamiento de datos, que tiene un sentido completo para alguien. El largo mnimo de un campo es de Byte y el mximo de 254 bytes. Registro: es un conjunto de campos relacionados sobre un mismo objeto. Archivo: es un conjunto de registro del mismo tipo. Clave O Llave: es uno o varios campos dentro de un registro que permite la identificacin del registro inequivocadamente. Base de dato: es un conjunto de datos organizado deforma tal, que se presenta al usuario como si fuera una o un conjunto de matrices bidimensionales (Tablas) Cada fila de una matriz es un es un registro. Proyecto: es una coleccin de archivos, datos, documentos y objetos. Top: es el botn que le permite al usuario retroceder a ltimo archivos. Prev: es el botn que le permite al usuario retroceder a los archivos anteriores. Next: es el botn que le permite al usuario seguir a los archivos siguientes. Bottom: es el botn que le permite al usuario seguir a ltimo archivos. Find: Print: es el botn que le permite al usuario imprimir los archivos. Add: es el botn que le permite al usuario agregar nuevo los archivos.
Edit: es el botn que le permite al usuario activar el editor de texto para hace algunos cambios archivos. Delete: es el botn que le permite al usuario borrar los archivos. Exit: es el botn que le permite al usuario salir del formulario.
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Oficina de abogado DR. Carlos Alcntara Abogado notario Dajabn, Rep. Dom.
Contrato de mantenimiento: Quien suscribe Dr. Carlos Alcntara, abogado notario para el nmero del municipio de Dajabn, certifico y doy fe que se presentaron a mi oficina ubicada en la calle 27 de Febrero. No. 1 de forma voluntaria los seores: Angela, portador de la cedula de identidad y personal No. 044-0008967-0 quien dijo ser el administradora del Hotel Juan Calvo, el cual solicito los servicios de mantenimiento por un periodo definido no menor de 15 meses por un monto de RD$ 45,000.00, en lo cual los seores: Welinton Burgos Y Yandri, portadores de la cedula de identidad y electoral nos.044-0008978-2 y 044-0089678-6 respectivamente se hacen responsable de cubrir los siguientes puntos por motivo de servicios prestados: A) Servicios de emergencia de mantenimiento b) Solicitud de funcionamientos especiales C) Mejoramiento del sistema D) Deteccin de falla Importante: la parte contratista y la parte contratada pueden hacer mejora o adecuaciones a este contrato siempre y
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cuando ambas partes sean beneficiadas y representada legalmente. Los seores: Yandri y Welinton Burgos se reservan todos los derechos de reproduccin y fabricacin sobre la duplicacin de dicho software. Toda persona que no est autorizada legalmente para la reproduccin total o parcial del mismo sea sancionada con una multa por delito de propiedad y copia de este producto.
El contrato fue hecho hoy 21 de abril del 2010 con la presencia de las dos partes interesadas DR. Carlos Alcntara Abogado notario
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Conclusiones
La implementacin de este proyecto vendr a solucionar un problema que aqueja el departamento de hotel, en la prdida de tiempo y de informaciones, ofrecindoles las siguientes ventajas: 1-Obtener un registro de entrada y salida de Hotel.
2- Establecer un orden y control de la existencia de Hotel. 3- Evitar los errores y las prdidas que se presente con la forma manual de los informes. Nuestro deseo es que este sistema sea de total utilidad para este Hotel.
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Recomendaciones
Que el personal del Hotel Juan Calvo aprovechen la informtica para el control de entrada y salida del Hotel, tambin Que el personal del hotel tengan mejor preparacin acadmica sobre informtica a travs de cursos y talleres, acerca de la informtica, a fin de crear un sistema organizado de la entrada y salida de cada una de las piezas del Hotel. Para la implementacin del sistema sea 100% efectiva, es recomendable que se maneje con gran seguridad y reducir la cantidad de personas que utilicen el sistema para que no haya confusin.
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Bibliografas:
Investigaciones en el Internet. Libro Gua Terico Prctica Visual FoxPro
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