Proyecto Intalio Final

OSCE Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado
Gestin de Procesos del Negocio Implementacin de Procesos

Versin 1.0
OSCE 2012
Gestin de Procesos del Negocio OSCE Implementacin de Procesos OSCE - Convenio Marco
Versin: 1.0 Fecha: 07/06/12
Historial de Revisin
Fecha Versin Identificacin de los Cambios Elaboracin de la Automatizacin del Procesos de Convenio Marco Departamentos afectados Direccin Tcnico Normativa
07/06/2012
1.0
Integrantes
Martin Zanelli Ricardo Ramirez Liz Miranda
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Tabla de Contenido
1. Generalidades del Proceso
1.1. Datos Generales 1.2. Modelo del proceso 1.3. Descripcin de las Fases y Pools del Proceso 1.4. Participantes 1.5. Descripcin de tareas
2. Implementando el Proceso Ejecutable

2.1. Creando Pools 2.2. Definiendo Interfaces de Usuario 2.3. Definiendo roles y tareas 2.4. Definiendo asignaciones salientes Mapper 2.5. Definiendo otros Servicios 1: Base de Datos
3. Ejecutando el Proceso
3.1 Visualizando proceso ejecutable en Intalio 3.2 Descripcin de los Archivos generados por Intalio 3.3 Cdigo Fuente BPEL
4. Monitorizando los Procesos Ejecutable

4.1 Monitorizando el diagrama en fase de ejecucin 4.2 Seguimiento a la Data enviada 4.3 Verificando el estado del Proceso (En progreso, suspendido, terminado, etc) 4.4 Verificando los roles de los usuarios en el proceso
5. Mejoras al Proceso Ejecutable

5.1 Indicar mejoras en el proceso
6. Conclusiones y Recomendaciones
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Implementacin de Procesos
1. Generalidades del Proceso
1.1. Datos Generales
IDENTIFICADOR
Macro Proceso Operativo Gestin de Adquisiciones a travs de Convenio Marco Proceso de Ejecucin Contractual Proceso a travs del cual, las entidades estatales, en funcin a sus necesidades, realizarn la adquisicin de los productos que se encuentren catalogados en el convenio marco al proveedor ganador de la buena pro en el Proceso de Seleccin. Permitir mejorar la calidad del servicio ofrecido a sus proveedores. Agilizar las cotizaciones realizadas por el OSCE. Brindar la facilidad al proveedor de enviar sus propuestas al OSCE, para la entrega del producto provedo.
NOMBRE DEL PROCESO
DESCRIPCIN DEL PROCESO
OBJETIVOS
PROCESO REUTILIZABLE?
NO
SI Es reutilizable tanto en el envo de Carrito de compra para Convenio Marco y consulta de orden.
NO
ES UN PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO?
SI Las realizaciones de compras por medio del OSCE por medio de Convenio Marco y se le notifica al Proveedor el estado de las compras realizadas.
Este proceso es importante para el envo
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OBSERVACIONES
de solicitudes de Cotizaciones hacia los proveedores y a la vez tambin se puede llevar un mejor control de las compras que se realizaron de manera electrnica con los proveedores y as desarrollar de manera ms eficientes las adquisiciones del estado por medio del Convenio Marco.
1.2. Modelo del proceso: Gestin de Adquisiciones a travs de Convenio Marco
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1.3. Descripcin de las Fases y Pools del Proceso En procesos con una cierta complejidad, se debera de hacer una descomposicin de los mismos en subprocesos o en algunos casos en Pools. Vamos a definir la automatizacin del proceso de Ejecucin Contractual, a travs de dos diagramas BPM (diagrama.bpm, InformarOrden.bpm) , en los cuales se detallan los siguientes pools: Diagrama.bpm
Pool 1. Servidor En este Pool se lleva a cabo el proceso de Ejecucin Contractual y se realizan solicitudes de cotizacin y confirmaciones de cotizacin, de esta manera se genera la orden electrnica.
Descripcin
Pool 2. Entidad En este Pool se realiza la creacin de la solicitud de cotizacin de productos hacia el proveedor y se confirma al proveedor la aceptacin o no.
Descripcin
Pool 3. Proveedor En este Pool se completa la solicitud de cotizacin al completar los gastos por flete que el OSCE estara de acuerdo en pagar.
Descripcin
Pool 4. BD convenio En este Pool se encuentra enlazada la BD de donde se sacan los datos de los productos que se desean adquirir y la Institucin que lo requiere. Es en la misma BD donde se modificar el estado de la solicitud revisada en el Pool Entidad.
Descripcin
InformarOrden.bpm Pool 1. Servidor Descripcin En este Pool se crea el informe de atencin de la orden electrnica generada y actualiza el estado del mismo si fue atendido o no.
Pool 2. Entidad Descripcin En este Pool se actualiza el estado de la atencin de la orden electrnica, y se notifica al proveedor el estado de la atencin de la orden.
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Pool 3. Proveedor Descripcin Este Pool el proveedor recibe la notificacin del estado de atencin de la orden electrnica.
Pool 4. BD convenio Descripcin En este Pool se encuentra enlazada la BD de donde se consulta la orden electrnica. Es en la misma BD donde se modificara el estado de la orden revisada en el Pool Entidad.
1.4. Participantes En esta seccin se describen el conjunto de participantes en el proceso, tanto externos como internos del mismo. Los participantes pueden ser personas, unidades, departamentos, sistemas de informacin o incluso otros procesos.
Nombre Entidad
Tipo Cliente Interno
Descripcin Es la encargada de gestionar las solicitudes de adquisiciones por convenio marco, realiza cotizaciones y controla el estado de las notificaciones hacia los proveedores. Es el encargado de completar las solicitudes de cotizacin que son enviadas por Entidad.
Proveedor
Externo
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1.5. Descripcin de tareas En este apartado se har una descripcin ms detallada de las tareas que forman parte del proceso. diagrama.bpm Nombre de la Tarea 1
Tipo de Tarea
Recibe Datos La tarea comienza en el pool Entidad el cual enva la informacin a travs del formulario de Carrito de Compras. Esta informacin es recibida por la tarea Recibe Datos. La tarea permite recibir informacin de la Entidad y del Producto que requiere. Cdigo Descripcin Cdigo de Entidad Cdigo de Producto Descripcin
Descripcin Tcnica Observaciones
Documentos o Datos de entrada

Cdigo
Documentos o datos generados
Nombre de la Tarea 2
Tipo de Tarea
Consulta Entidad La tarea comienza con los datos entregados por la tarea Recibe Datos del pool Entidad. La tarea permite realizar la consulta sobre la Entidad a la BD Convenio. Cdigo Descripcin Cdigo de Entidad

Cdigo
Descripcin
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Tipo de Tarea
Consulta Producto La tarea comienza con los datos entregados por la tarea Recibe Datos del pool Entidad. La tarea permite realizar la consulta sobre el producto a la BD Convenio. Cdigo Descripcin Cdigo de producto

Cdigo
Descripcin
Tipo de Tarea
Crea Solicitud de Cotizacin La tarea comienza con los datos devueltos por las consultas Entidad y producto realizados a la BD. Crea la vista en el formulario Solicitud de Cotizacin en el pool de la Entidad con la informacin recibida y se encarga de preparar los datos a ingresar. Cdigo Descripcin Cantidad Plazo de Entrega Descripcin Informacin de la Entidad Informacin del producto

Cdigo
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Tipo de Tarea
Completa Solicitud de Cotizacin La tarea comienza cuando la tarea anterior crea la solicitud a travs del formulario Solicitud de Cotizacin, con los datos de la Entidad y Producto trados de la BD La Entidad se encarga de completar la solicitud de cotizacin y enva los datos a la siguiente tarea. Cdigo Descripcin Cantidad Plazo de Entrega Descripcin Solicitud de Cotizacin

Cdigo
Tipo de Tarea
Crea Cotizacin La tarea comienza con los datos entregados por la tarea Completa Solicitud de Cotizacin. Crea la vista en el formulario Cotizacin en el pool Proveedor con la informacin referente a la Entidad - Producto y se encarga de preparar los datos a ingresar. Cdigo Descripcin Costo de Flete

Cdigo
Descripcin Solicitud de Cotizacin
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Tipo de Tarea
Completa Cotizacin La tarea comienza cuando la tarea anterior crea una vista en el formulario de Cotizacin. El Proveedor se encarga de completar los datos en el formulario Cotizacin y enva los datos a la siguiente tarea Cdigo Descripcin Costo del Flete

Cdigo

Descripcin Informacin de la cotizacin
Tipo de Tarea
Crea Confirmacin La tarea comienza con los datos entregados por la tarea Completa Cotizacin. Se crea la vista en el formulario Confirmacin en el pool Entidad y se encarga de preparar los datos a ingresar. Cdigo Descripcin Resultado Cdigo de Orden Electrnica Descripcin Informacin de la Cotizacin

Cdigo
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Tipo de Tarea
Completa Confirmacin La tarea comienza cuando la tarea anterior crea una vista en el formulario de Confirmacin. La Entidad se encarga de completar los datos en el formulario Confirmacin y enva los datos a la siguiente tarea Cdigo Descripcin Resultado Cdigo de Orden Electrnica Descripcin Informacin de la Cotizacin

Cdigo
Tipo de Tarea
Inserta Orden Electrnica La tarea comienza si la cotizacin ha sido aceptada en el pool de la Entidad. Se insertan los datos de la orden electrnica en la BD
Cdigo

Cdigo
Descripcin Cotizacin
Descripcin
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Tipo de Tarea
Notifica Orden La tarea comienza despus que se complet la tarea anterior Inserta Orden Electrnica o Completa Cotizacin y crea una vista en el formulario de notificacin. Se crea una notificacin con informacin de la Orden electrnica en el pool del Proveedor Cdigo Descripcin

Cdigo
Descripcin Cotizacin
InfomarOrden.bpm Nombre de la Tarea 1
Tipo de Tarea
Recibe Datos de Orden Electrnica La tarea comienza en el pool Entidad el cual enva la informacin a travs del formulario Consultar Orden electrnica. Esta informacin es recibida por la tarea Recibir Datos de Orden Electrnica. La tarea permite recibir informacin de la Entidad - Orden Electrnica y enva informacin a la siguiente tarea. Cdigo Descripcin Cdigo de Entidad Cdigo de Orden Electrnica Descripcin

Cdigo
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Tipo de Tarea
Consulta Orden Electrnica La tarea comienza con los datos entregados por la tarea Recibe Datos de Orden Electrnica La tarea permite realizar la consulta sobre la Orden Electrnica a la BD Convenio. Cdigo Descripcin Cdigo de la Entidad Cdigo de Orden Electrnica Descripcin

Cdigo
Documentos o datos generados Nombre Tarea 3 Tipo de Tarea

Crea Informe Atencin de Orden Electrnica La tarea comienza con los datos entregados por la tarea anterior Consulta Orden Electrnica a la BD. Crea la vista en el formulario Informe Atencin y se encarga de preparar los datos a ingresar. Cdigo Descripcin Opcin (Atendido/No Atendido)

Cdigo
Descripcin Informacin de Orden Elect.
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Nombre Tarea 4 Tipo de Tarea

Completa Informe Atencin de Orden Electrnica La tarea comienza cuando la tarea anterior crea una vista en el formulario Informe de Atencin. La Entidad se encarga de completar los datos en el formulario Confirmacin de atencin y enva los datos a la siguiente tarea Cdigo Descripcin Opcin (Atendido/No Atendido)

Cdigo
Descripcin Informacin de Orden Elect.

Actualiza Estado de Orden Electrnica. La tarea comienza cuando se completa el informe de atencin de Orden electrnica. Se encarga de actualizar el estado de la Orden electrnica en la BD Cdigo Descripcin Estado Cdigo de Orden Elect. Cdigo de Entidad Descripcin

Cdigo
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Notifica Atencin de Orden Electrnica La tarea comienza cuando se complet la tarea anterior Actualiza Estado de Orden Electrnica Enva una notificacin a travs del formulario Notificacin de Atencin en el pool del proveedor. Cdigo Descripcin

Cdigo
Descripcin Informacin de la Orden Elect. Estado de Atencin
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2. Implementando el Proceso Ejecutable

2.1. Creando Pools
Diagrama.bpm
InformarOrden.bpm
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2.2. Definiendo Interfaces de Usuario

Interface carrito.xform
Interface confirmacin.xform
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Interface consulta.xform
Interface cotizacin.xform
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Interface notificacin.xform.
Interface notificaorden.xform
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Interface ordenelectronica.xform
Interface solicitud.xform
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2.3. Definiendo roles y tareas

La Entidad: es la encargada de enviar las cotizaciones a los proveedores, adems de consultar el estado de las rdenes electrnicas solicitadas a los proveedores. Entidad examples\osce Con BD convenio Diagrama.bpm Recibe Datos Consulta Entidad Consulta Producto Crea Solicitud de Cotizacion Completa Solicitud de Cotizacion Inserta Orden Electronica Notifica Orden InformarOrden.bpm Recibe Datos de Orden E. Consulta Orden E. Crea Informe de Atencion de Orden E. Completa Informe de Atencion de Orden E. Actualiza Estado de Orden E. Notifica Atencion de Orden E.
El Proveedor: es el encargado de completar las solicitudes de cotizaciones enviadas por el OSCE para determinada Entidad. Proveedor examples\infordata Con BD convenio Diagrama.bpm Crea Cotizacion Completa Cotizacion
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2.4. Definiendo asignaciones salientes Mapper
Mappers para Enviar Solicitud de Cotizaciones y Generar la Orden Electrnica.
Mappers para Consultar las Ordenes Electrnicas y Actualizar su estado.
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2.5. Definiendo otros Servicios: Base de Datos

Actualizaordenflete.sql
consultaentidad.sql
consultaorden.sql
consultaproducto.sql
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insertaorden.sql
3. Ejecutando el Proceso
3.1 Visualizando proceso ejecutable en Intalio
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3.2 Descripcin de los Archivos generados por Intalio
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3.3 Cdigo Fuente BPEL
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4. Monitorizando los Procesos Ejecutable

4.1 Monitorizando el diagrama en fase de ejecucin
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4.2 Seguimiento a la Data enviada
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4.3 Verificando el estado del Proceso
4.4 Verificando los roles de los usuarios en el Proceso
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5. Mejoras al Proceso Ejecutable

5.1 Indicar mejoras en el proceso
Notificar a los Proveedores sobre el estado en un primer momento de sus cotizaciones y luego del estado de las rdenes Electrnicas va correo electrnico. Establecer plazos de caducidad a los documentos generados a fin de garantizar una rpida atencin.
6. Conclusiones y Recomendaciones
El uso de un BPMS como disciplina de gestin de procesos nos permite trabajar de manera ordenada los procesos que se desarrollan en la Institucin, ayudando a verificar de manera eficiente como se van desarrollando los procesos y as poder mapear cada uno de ellos de tal manera que podamos identificar cules son los puntos crticos a los cuales nos debemos centrar para poder realizarlos de manera ms ptima, y si a todo esto lo unimos con un paradigma como lo es SOA, nos va a permitir hacer uso de nuestra tecnologa ya existente y reutilizarla para poder gestionar estos procesos ,y as a la vez que gestionamos procesos en nuestra organizacin pues aprendemos a disminuir los costos por tecnologa.
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Versin: 1.0 Fecha: 07/06/12

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2. Implementando el Proceso Ejecutable

4. Monitorizando los Procesos Ejecutable

5. Mejoras al Proceso Ejecutable

Versin: 1.0 Fecha: 07/06/12

NOMBRE DEL PROCESO

DESCRIPCIN DEL PROCESO

Este proceso es importante para el envo

Versin: 1.0 Fecha: 07/06/12

1.2. Modelo del proceso: Gestin de Adquisiciones a travs de Convenio Marco

Versin: 1.0 Fecha: 07/06/12

Versin: 1.0 Fecha: 07/06/12

Tipo Cliente Interno

Versin: 1.0 Fecha: 07/06/12

Descripcin Tcnica Observaciones

Documentos o Datos de entrada

Documentos o datos generados

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Descripcin Solicitud de Cotizacin

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Descripcin Informacin de la cotizacin

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