TAREAS BSICAS EN SHAREPOINT ONLINE PARA OFFICE 365 PARA PROFESIONALES Y PEQUEAS EMPRESAS

Aqu se muestran algunas tareas bsicas e informacin para aprender a usar SharePoint Online para Office 365 para profesionales y pequeas empresas.

INTRODUCCIN A SHAREPOINT ONLINE

SharePoint Online proporciona una nica ubicacin integrada en la que los empleados pueden colaborar de manera eficiente con miembros del grupo, compartir conocimientos, as como buscar informacin y recursos de la organizacin.

Fig. 1 Sitio de SharePoint Online que muestra vnculos al sitio de grupo y al sitio web Al comenzar, el sitio de SharePoint Online consta de dos sitios: el sitio de grupo y el sitio web. Es muy importante comprender la diferencia entre estos dos sitios. SITIO DE GRUPO El sitio de grupo es un sitio interno donde los equipos o grupos dentro de la organizacin pueden conectarse entre s y colaborar en documentos y otros archivos. Junto con sus compaeros de trabajo puede usar el sitio de grupo para almacenar documentos y compartirlos con otros usuarios, publicar anuncios internos, programar reuniones, realizar seguimientos de problemas y tareas, almacenar informacin en listas, etc. Tambin puede crear diferentes subsitios a partir de las plantillas de sitio disponibles en el sitio de grupo. Por ejemplo, puede crear un blog del grupo para que los empleados compartan informacin o un rea de reuniones sociales para organizar los eventos del grupo, reuniones de la empresa, etc. SITIO WEB El sitio web es donde se disea la presencia pblica en Internet. Es el sitio donde los clientes van en

busca de informacin acerca de la organizacin. El sitio web tiene todo lo que necesita para comenzar a disear el sitio: bibliotecas para almacenar contenido, como logotipos, grficos o documentos que se mostrarn en las pginas del sitio y, lo ms importante, el Diseador de sitios que permite disear un sitio fcilmente. En la siguiente seccin, Introduccin al diseo del sitio web, encontrar ms informacin acerca del sitio web y la herramienta de diseo.

PARTES DE UN SITIO
Un sitio es un grupo de pginas web relacionadas donde el grupo puede trabajar en proyectos, almacenar datos y documentos, y compartir informacin. Por ejemplo, el grupo puede tener su propio sitio donde almacena programaciones, archivos e informacin de procedimientos. Todos los sitios tienen elementos comunes que debe conocer antes de empezar: listas, bibliotecas, elementos web y vistas.

LISTAS Una lista es un componente del sitio donde la organizacin puede almacenar, compartir y administrar informacin. Por ejemplo, puede crear una lista de tareas para realizar un seguimiento de las asignaciones de trabajo o realizar un seguimiento de eventos del equipo en un calendario. Tambin puede realizar una encuesta o moderar discusiones en un panel de discusin. NOTA Aunque puede crear listas en el sitio web pblico para uso interno, no puede compartir informacin de las listas en el sitio web pblico. BIBLIOTECAS Una biblioteca es un tipo de lista especial que almacena archivos, as como informacin acerca de los archivos. Puede controlar la visualizacin, el seguimiento, la administracin y la creacin de los documentos en bibliotecas. VISTAS Puede usar vistas para ver los elementos de una lista o biblioteca que sean ms importantes o que mejor se ajusten a un propsito. Por ejemplo, puede crear una vista de todos los elementos de una lista que se aplican a un departamento especfico o para resaltar determinados documentos en una biblioteca. Puede crear varias vistas de una lista o biblioteca entre las que pueden seleccionar los usuarios. Tambin puede usar un elemento web para mostrar una vista de una lista o biblioteca en una pgina independiente de su sitio.

ELEMENTOS WEB Un elemento web es una unidad modular de contenido que forma un bloque de creacin bsico de la mayora de las pginas de un sitio. Si tiene permiso para editar las pginas del sitio, puede usar elementos web para personalizar el sitio para mostrar imgenes y grficos, partes de otras pginas web, listas de documentos, vistas personalizadas de datos profesionales, etc.

DETALLES DEL SITIO QUE AFECTAN A SU EXPERIENCIA

Los detalles de la instalacin y configuracin de SharePoint afectan a lo que se ve y a qu opciones estn disponibles en el sitio. PERMISOS Si se le asigna el nivel de permisos Control total, tiene toda la variedad de opciones para administrar el sitio. Si se le asigna el nivel de permisos Colaborar o Lectura, las opciones y el acceso al contenido del sitio son ms limitados. Muchas de las opciones analizadas en este artculo no estn disponibles para los usuarios con nivel de permisos Lectura, que permite a los usuarios leer contenido pero no realizar cambios. Dado que los permisos estn diseados para ser flexibles y personalizables, su organizacin puede tener su propia configuracin exclusiva. PERSONALIZACIN Es posible que su organizacin haya personalizado los permisos y la personalizacin de marca del sitio, o incluso que haya personalizado la navegacin del sitio y movido controles tales como el men Acciones del sitio a una ubicacin diferente en la pgina. VERSIN DE SHAREPOINT En este artculo se analiza cmo comenzar con SharePoint Online para Office 365 para profesionales y pequeas empresas. Si la organizacin se ha suscrito a un plan de Office 365 distinto o si usa una versin anterior de SharePoint, vea la Ayuda de ese plan o versin.

PERMISOS Y ACCESO
Para tener acceso al sitio de grupo o al sitio web pblico, debe tener los permisos adecuados. De forma predeterminada, la mayora de los usuarios del sitio tienen permiso para colaborar en el sitio de grupo. Es probable que algunas personas tengan permiso para disear el sitio web pblico. Los administradores de la coleccin de sitios pueden administrar permisos para los usuarios de todos los sitios. Los propietarios del sitio pueden administrar permisos nicamente para los usuarios de los sitios de su propiedad. Como administrador de la coleccin de sitios o propietario del sitio, puede agregar o quitar usuarios rpidamente de los sitios de los que administra permisos a travs del vnculo Compartir este sitio en el men Acciones del sitio.

Para obtener ms informacin acerca de cmo agregar o quitar usuarios en el sitio de grupo, vea el tema sobre cmo administrar usuarios en el sitio de grupo. Para obtener ms informacin acerca de cmo agregar o quitar usuarios en el sitio web, vea el tema sobre cmo administrar usuarios en el sitio web. NOTA Un administrador de la coleccin de sitios puede agregar usuarios como Diseadores en el sitio web.

Los niveles de permisos bsicos de SharePoint son Control total, Diseo, Colaborar y Leer. Los niveles de permisos son combinaciones de permisos que por lo general se agrupan en funcin de la naturaleza del trabajo. Por ejemplo, puede asignar el nivel de permisos Colaborar a un usuario que agregar contenido al sitio de grupo o el nivel de permisos Diseo a un usuario que va a disear el sitio web pblico. Para obtener ms informacin acerca de los roles y niveles de permisos, vea el tema sobre los roles predeterminados en un sitio de SharePoint Online. Adems, consulte la siguiente tabla como referencia rpida para determinar el nivel de acceso al sitio de grupo y al sitio web en funcin de los niveles de permisos predeterminados.
UN USUARIO CON EL NIVEL DE PERMISOS Control total Colaborar Diseo Lectura PUEDE USAR EL SITIO DE GRUPO S S S S PUEDE DISEAR EL SITIO WEB S No S No

INTRODUCCIN AL DISEO DEL SITIO WEB

SharePoint Online cuenta con caractersticas que le permiten disear su propio sitio web pblico para crear una presencia en lnea de su grupo o empresa. En esta seccin se explica cmo usar estas caractersticas eficazmente para disear un sitio web profesional para su empresa. Si us las herramientas de diseo de sitios disponibles en Microsoft Office Live Small Business o si no tiene experiencia previa, primero explore los siguientes recursos para informarse mejor sobre aspectos especficos de la experiencia de diseo de sitios web. CUL ES SU SITUACIN?
Es la primera vez que uso las herramientas

DNDE IR? Contine leyendo este tema.

Lea la gua de referencia rpida: interfaz de usuario del sitio pblico y el Diseador de sitios para saber dnde se encuentran las caractersticas anteriores en la nueva interfaz de usuario. Lea tambin el tema sobre cmo navegar por la interfaz de comandos de la cinta de opciones en el Diseador de sitios para obtener informacin acerca de cmo usar la cinta de opciones en la nueva interfaz de usuario.

Estoy familiarizado con las herramientas de diseo de sitios (como el Diseador de sitios y el editor de pginas) disponibles en Microsoft Office Live Small Business

SITIO WEB

El sitio web tiene todos los componentes que necesita para familiarizarse con el diseo del sitio pblico. El sitio web contiene las bibliotecas esenciales para almacenar contenido, como imgenes, plantillas, documentos y pginas web relacionados con el sitio web. La cinta de opciones del sitio web tiene opciones para administrar archivos e iniciar el Diseador de sitios para ayudarle a crear el sitio pblico. Existen dos formas de alcanzar el sitio web: 1. En Office 365 para pequeas empresas, haga clic en SharePoint Online en la navegacin superior. -O BIENAbra el sitio web en el explorador, haga clic en Iniciar sesin de miembro en la pgina principal y, en el cuadro de dilogo de credenciales, escriba su Windows Live ID y contrasea. NOTA Si no conoce el localizador uniforme de recursos (URL) del sitio web, pngase en contacto con el administrador de la coleccin de sitios. 2. En la barra de vnculos superior del sitio de SharePoint, haga clic en Sitio web. El sitio web tiene tres componentes que componen la experiencia de diseo del sitio: la cinta de opciones, las bibliotecas y el Diseador de sitios.
CINTA DE OPCIONES DEL SITIO WEB

La cinta de opciones del sitio web le permite realizar tareas bsicas como crear, eliminar y editar pginas, ver propiedades de pginas, ver una pgina en el explorador, cargar documentos y agregar usuarios como diseadores al sitio web. NOTA La mayora de las opciones de la cinta tambin estn disponibles dentro del Diseador de sitios. Por ejemplo, tambin puede agregar, editar o eliminar pginas, obtener una vista previa de una pgina o ver las propiedades de una pgina en el Diseador de sitios.

Fig. 5 Cinta de opciones en la lista de pginas web en el sitio web Las opciones de la cinta de opciones pueden estar atenuadas por alguno de los siguientes motivos: La accin depende de alguna otra accin. Por ejemplo, cuando est en la lista Pginas web, algunas opciones de la cinta, como Editar, Eliminar o Propiedades, no estarn disponibles hasta que seleccione un elemento de la lista. Es posible que la opcin no se aplique al contexto de la lista o biblioteca en la que est. Por ejemplo, la opcin Cargar archivo solo est disponible dentro de la biblioteca Documentos, mientras que Eliminar y Propiedades son las nicas opciones disponibles en la biblioteca Plantillas. La cinta de opciones no aparece cuando est dentro de la biblioteca Imgenes.

NOTA

BIBLIOTECAS

El sitio web incluye un conjunto de pginas web y bibliotecas predeterminadas para permitirle almacenar el contenido relevante a su sitio web, como imgenes, plantillas o documentos. Para tener acceso a estas bibliotecas, haga clic en el vnculo relevante en Inicio rpido, que es el rea de navegacin izquierda del sitio web. Para obtener informacin acerca de cmo agregar archivos a estas bibliotecas, vea Agregar un archivo a una biblioteca ms adelante en este artculo. NOTAS Las listas y bibliotecas del sitio web no estn visibles para los usuarios externos que visiten el sitio web ni desde el Diseador de sitios. Para ver las listas y bibliotecas en el sitio web, haga clic en el men Archivo y, a continuacin, haga clic en Guardar y publicar o en Cerrar la pgina web. Al abrir documentos de Microsoft Office desde una biblioteca, es posible que aparezca un cuadro de dilogo pidindole que escriba sus credenciales. En este caso, cierre o cancele el cuadro de dilogo. El documento debera abrirse normalmente. Vea la tabla siguiente para obtener ms detalles:

BIBLIOTECA DESCRIPCIN
PGINAS WEB La biblioteca Pginas web incluye un conjunto de pginas predeterminadas comnmente usadas para crear un sitio web, como Inicio, Acerca de nosotros, Pngase en contacto con nosotros y Mapa del sitio. Puede modificar estas pginas predeterminadas o crear las suyas propias. Puede almacenar las imgenes de su sitio web cargndolas a la biblioteca Imgenes. A continuacin, puede tener acceso a estas imgenes en determinados puntos del Diseador de sitios para agregarlas a las pginas web. Puede almacenar cualquier documento relevante de su sitio web cargndolo a la biblioteca Documentos. A continuacin, puede tener acceso a los documentos en determinados puntos del Diseador de sitios para agregarlos a las pginas web. Puede guardar cualquier pgina del sitio web como plantilla y usarla para crear pginas web en el futuro. La plantilla almacena el diseo general de la pgina, como el contenido dentro de las zonas, el diseo de las zonas y los elementos de fondo. Qu son las zonas? NOTA No se puede almacenar el diseo general del sitio en una plantilla. Si guarda una pgina web como plantilla, la plantilla se agregar a la biblioteca Plantillas. Para obtener ms informacin, vea el tema sobre cmo guardar una pgina web como plantilla

IMGENES

DOCUMENTOS

PLANTILLAS

DISEADOR DE SITIOS

El Diseador de sitios simplifica el proceso de diseo de sitios web pblicos. Con tan solo unos clics, puede realizar tareas de diseo o edicin como: Seleccionar un tema y estilo para todo el sitio web para darle una apariencia uniforme. Disear la navegacin del sitio para que los visitantes del sitio puedan obtener fcilmente la informacin que necesitan del sitio web. Disear pginas de sitios usando las combinaciones de colores y las fuentes disponibles. Agregar texto de encabezado y pie de pgina a las pginas. Agregar y aplicar formato a texto en pginas web, como vietas y listas, fuentes, alineacin, etc. Agregar elementos de pgina como imgenes, tablas e hipervnculos. Agregar gadgets, que son unidades modulares de informacin que muestran contenido desde una amplia variedad de orgenes.

Fig. 6 Apariencia de una pgina web en el Diseador de sitios

CINTA DE OPCIONES DEL DISEADOR DE SITIOS

El Diseador de sitios tiene una cinta de opciones con tres fichas bsicas, Inicio, Insertar y Diseo, y una ficha contextual Herramientas de imagen con opciones relevantes a un conjunto de tareas.

La ficha Inicio tiene opciones para realizar tareas bsicas y frecuentes como crear nuevas pginas, aplicar formato a texto y alineacin, etc. La ficha Insertar contiene opciones que permiten insertar elementos de pgina como imgenes, hipervnculos, tablas, lneas y gadgets. La ficha Diseo tiene opciones que permiten trabajar con elementos para cambiar la apariencia de todo el sitio web. La ficha Herramientas de imagen contiene opciones que le permiten trabajar con imgenes. A diferencia de las otras tres fichas, la ficha Herramientas de imagen es contextual, lo que significa que la ficha aparece en la cinta de opciones solo cuando se selecciona una imagen en una pgina en el Diseador de sitios.

BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RPIDO

La Barra de herramientas de acceso rpido aparece encima de la cinta de opciones en el Diseador de sitios. Use la Barra de herramientas de acceso rpido para realizar las tareas ms bsicas en el Diseador de sitios, como guardar y publicar la pgina actual en la herramienta y ver el sitio web en el explorador.

Fig. 8 Barra de herramientas de acceso rpido

APARIENCIA DE UNA PGINA EN EL DISEADOR DE SITIOS

Cuando se abre una pgina en el Diseador de sitios, el cuerpo de la pgina web tiene varias zonas diferentes, con marcadores de posicin en su interior. El contenido dentro de las zonas se puede editar, por lo que basta con hacer clic dentro de la zona, eliminar el contenido del marcador de posicin y escribir su propio texto. Puede agregar texto, imgenes, hipervnculos, tablas o gadgets dentro de una zona. En el Diseador de sitios, una pgina web muestra varias zonas segn el diseo de la pgina. Cada zona tiene dos controladores de tamao ubicados en la parte superior, que le permiten controlar el ancho de la zona y la colocacin en la pgina.

Fig. 9 Zonas de una pgina en el Diseador de sitios Puede agregar o quitar zonas, segn el diseo de la pgina. Para cambiar el diseo de una pgina, haga clic en la pestaa Diseo en el Diseador de sitios y, en el grupo Zona, haga clic en Diseo. A continuacin, seleccione el estilo de diseo que desee usar. Segn el estilo de diseo que elija, las zonas se agregan o quitan automticamente de la pgina.

TAREAS BSICAS EN EL SITIO WEB

Esta seccin abarca todas las tareas bsicas que puede realizar en el sitio web, como abrir el Diseador de sitios y agregar o editar una pgina.
ABRIR EL DISEADOR DE SITIOS

Puede abrir el Diseador de sitios en la lista de pginas web en el sitio web. 1. En el sitio web, haga clic en Pginas web en Inicio rpido. 2. Haga clic en la pestaa Pginas de la cinta. 3. En la cinta de opciones, en la categora Sitio, haga clic en Diseo.
AGREGAR UNA PGINA AL SITIO WEB

Puede agregar pginas a su sitio web desde diferentes plantillas disponibles, o bien usar plantillas personalizadas, en el caso de que las hubiera. De forma predeterminada, el sitio web incluye un conjunto de pginas, como Inicio, Acerca de nosotros, Pngase en contacto con nosotros y Mapa del sitio. Puede agregar una nueva pgina desde la cinta de opciones o a travs del Diseador de sitios. Para obtener ms informacin, vea el tema sobre cmo agregar o eliminar una pgina.
EDITAR UNA PGINA WEB

Puede editar una pgina web mediante la opcin Editar de la cinta de opciones o desde el Diseador de sitios. 1. En el sitio web, haga clic en Pginas web en Inicio rpido. 2. Haga clic en la pestaa Pginas de la cinta. 3. Active la casilla de verificacin situada junto a una pgina web de la lista y, a continuacin, haga clic en Editar en la cinta de opciones. O BIEN Haga clic en Diseo en la cinta de opciones y, desde el Diseador de sitios, haga clic en los vnculos de pgina como Inicio Acerca de nosotros.
AGREGAR CONTENIDO A UN SITIO

Ya sea en el sitio de grupo o en el sitio web, puede agregar elementos a listas y archivos a bibliotecas mediante un explorador web. Los botones que se usan para realizar las acciones ms comunes se encuentran en la cinta de opciones, que est cerca de la parte superior de la pgina en la mayora de las pginas de un sitio.

Los botones de la cinta de opciones pueden estar atenuados por alguno de los siguientes motivos: La accin no es aplicable o depende de alguna otra accin. Por ejemplo, debe activar la casilla de verificacin de un documento antes de poder desprotegerlo. No tiene permiso para completar la tarea. La caracterstica no est habilitada para el sitio. Por ejemplo, es posible que los flujos de trabajo no estn habilitados en el sitio.

Tambin puede guardar archivos en una biblioteca desde algunos programas cliente, compatibles con SharePoint Online. Por ejemplo, puede guardar un documento de Microsoft Word en una biblioteca en un sitio de SharePoint mientras trabaja en Word. Para agregar un elemento a una lista o un archivo a una biblioteca, debe tener permiso para contribuir a la lista o biblioteca. Para obtener ms informacin acerca de cmo su organizacin utiliza permisos y niveles de permisos, comunquese con el propietario o administrador del sitio. Cuando agrega el elemento o archivo, otras personas que tienen permiso para leer la lista pueden ver el elemento o archivo, a menos que requiera aprobacin. Si el elemento o archivo requiere aprobacin, se almacena en un estado pendiente en la lista o biblioteca hasta que alguien con los permisos adecuados lo apruebe. Si ya est viendo la lista o biblioteca cuando se agrega un elemento o archivo, deber actualizar el explorador para ver el nuevo elemento o archivo. Adems de agregar contenido a las listas y bibliotecas existentes, es posible que tenga permiso para crear listas y bibliotecas nuevas. Las plantillas de lista y de biblioteca le ofrecen una ventaja. Dependiendo del nivel de permisos, tambin puede crear y personalizar nuevas pginas y sitios.
LISTAS (INCLUSO CONTACTOS Y CALENDARIOS)

Aunque existen distintos tipos de listas, incluso listas de contactos y calendarios, el procedimiento para agregar elementos a ellas es similar, por lo que no es necesario aprender varias tcnicas nuevas para trabajar con distintos tipos de listas. Un elemento de lista contiene texto en una serie de columnas, pero algunas listas pueden permitir que se agreguen datos adjuntos al elemento.
AGREGAR UN ELEMENTO A UNA LISTA

1. En la lista donde quiera agregar el elemento, haga clic en la pestaa Elementos de la cinta de opciones. (Para un calendario, es la pestaa Eventos). 2. Haga clic en Nuevo elemento (Nuevo evento para un calendario). SUGERENCIA Otra forma rpida de agregar un evento a un calendario consiste en seleccionar la fecha en el calendario y, a continuacin, hacer clic en Agregar. 3. Complete los campos obligatorios y cualquier otro que desee completar. 4. Haga clic en Guardar.
EDITAR O ELIMINAR UN ELEMENTO DE UNA LISTA

1. Seleccione un elemento y, a continuacin, active la casilla de verificacin que aparece junto al elemento. SUGERENCIA Puede realizar acciones en varios elementos si activa varias casillas de verificacin.

2. En la ficha Elementos de la cinta de opciones, haga clic en Editar elemento o en Eliminar elemento, segn corresponda. En muchos tipos de sitios, algunas listas se crean automticamente. Estas listas predeterminadas abarcan desde un panel de discusin hasta una lista de calendario. Si tiene permiso, tambin puede crear listas a partir de varios tipos de plantillas de lista, que ofrecen ventajas ya que proporcionan la estructura y la configuracin.

CREAR UNA LISTA

1. Para crear una lista, haga clic en el men Acciones del sitio en Ms opciones de creacin.
NOTA

y, a continuacin, haga clic

Si no ve el men Acciones del sitio o no aparece la opcin de crear, es posible que no tenga permiso para crear una lista.

2. En la pgina Crear, haga clic en el tipo de lista que desea crear. Por ejemplo, Vnculos. 3. Escriba un Nombre para la lista, complete cualquier otro campo que desee y, a continuacin, haga clic enCrear.
BIBLIOTECAS

Una biblioteca es una ubicacin en un sitio donde se pueden crear, recopilar, actualizar y administrar archivos con los miembros del grupo. Cada biblioteca muestra una lista de archivos e informacin bsica acerca de los mismos que sirve de ayuda para que las personas que usen los archivos colaboren. Puede agregar un archivo a una biblioteca cargndolo desde el explorador web. Despus de agregar el archivo a la biblioteca, otras personas con los permisos adecuados pueden ver el archivo. Si ya est viendo la biblioteca cuando se agrega un archivo, deber actualizar el explorador para ver el nuevo archivo. Si usa un programa compatible con SharePoint Online, puede crear un archivo nuevo basado en una plantilla mientras trabaja en la biblioteca. Tambin puede guardar un archivo en la biblioteca desde otro programa, como SharePoint Workspace o Microsoft Word.
AGREGAR UN ARCHIVO A UNA BIBLIOTECA

1. En la biblioteca donde desea agregar el archivo, haga clic en la pestaa Documentos de la cinta de opciones. 2. Haga clic en Cargar documento. 3. Busque el documento y, a continuacin, haga clic en Aceptar. SUGERENCIA Si usa un programa compatible con SharePoint Online, como Microsoft Word 2010, puede arrastrar documentos desde el Explorador de Windows y colocarlos en el cuadro de dilogo Cargar documento.
EDITAR O ELIMINAR UN ARCHIVO EN UNA BIBLIOTECA

1. Seleccione un archivo y, a continuacin, active la casilla de verificacin que aparece junto al archivo. 2. En la ficha Documentos de la cinta de opciones, haga clic en Editar documento o en Eliminar documento, segn corresponda. Cuando se crean muchos tipos de sitios, se crea automticamente una biblioteca predeterminada denominada Documentos compartidos. Documentos compartidos es una biblioteca de documentos que se puede usar para almacenar varios tipos de archivos. Si tiene permiso para administrar listas, puede crear ms bibliotecas, como una biblioteca de fotografas para almacenar imgenes.

CREAR UNA BIBLIOTECA DE DOCUMENTOS

1. Para crear una biblioteca de documentos, haga clic en el men Acciones del sitio continuacin, en Nueva biblioteca de documentos.
NOTA Si no ve el men Acciones del sitio o no aparece la opcin de crear, es posible que no tenga permiso para crear una biblioteca.

y, a

2. Escriba un Nombre para la biblioteca, complete cualquier otro campo que desee y, a continuacin, haga clic en Crear. NOTA Para ver los otros tipos de bibliotecas que puede crear, haga clic en Acciones del sitio y, a continuacin, en Ms opciones de creacin. Seleccione una opcin de biblioteca para ver una descripcin de ella.
SITIOS Y PGINAS

Un sitio puede servir para un propsito general, como almacenar programaciones, instrucciones, archivos y otra informacin que el equipo consulta con frecuencia. O bien, un sitio puede servir para un propsito ms especfico, como realizar el seguimiento de una reunin u hospedar un blog, donde un miembro de la organizacin publica con frecuencia noticias e ideas.

La organizacin puede dividir el contenido del sitio en sitios distintos que se puedan administrar por separado. Por ejemplo, cada departamento en la organizacin puede tener su propio sitio de grupo. Puede agregar contenido a los sitios agregando listas y bibliotecas. Si tiene permiso, tambin puede agregar pginas al sitio. Puede considerar la posibilidad de agregar pginas de elementos web, que le permitirn usar elementos web para agregar contenido dinmico rpidamente. Si necesita crear nuevos sitios, puede elegir entre varios tipos de plantillas de sitio para facilitar la creacin de un nuevo sitio. La posibilidad de crear sitios y subsitios depende de cmo su organizacin ha configurado los sitios y sus permisos para crearlos.

CREAR UN SITIO

1. Para crear un sitio, haga clic en el men Acciones del sitio en Nuevo sitio.
NOTA

y, a continuacin, haga clic

Si no ve el men Acciones del sitio o si la opcin para crear no aparece, probablemente no tenga permiso para crear un sitio.

2. Seleccione una plantilla de sitio de Elementos destacados o al hacer clic en Examinar todos para ver todas las opciones. 3. Escriba un Ttulo y un Nombre de direccin URL para el sitio. 4. Si selecciona una plantilla de la galera Examinar todos, elija otras opciones que desee y, a continuacin, haga clic en Crear.

ADMINISTRAR Y TRABAJAR CON EL CONTENIDO DEL SITIO

Hay varias formas de administrar y ampliar el contenido de listas, bibliotecas y sitios para ayudar al equipo a que sea ms productivo. Algunas caractersticas ayudan al equipo a buscar y a trabajar con informacin ms eficientemente. Otras caractersticas ayudan a administrar el acceso a la informacin.
NAVEGAR AL CONTENIDO

Los elementos de navegacin ayudan a las personas a examinar el contenido que necesitan. Dos elementos de navegacin que se pueden personalizar son la barra de vnculos superior e Inicio rpido. Con las pginas de configuracin de cada lista o biblioteca, puede elegir qu listas y bibliotecas aparecen en Inicio rpido. Tambin puede cambiar el orden de los vnculos, agregar o eliminar vnculos y agregar o eliminar las secciones en las que estn organizados los vnculos. Por ejemplo, si tiene demasiadas listas en la seccin Lista, puede agregar una seccin nueva para Listas de tareas donde puede incluir vnculos a las listas de tareas. Puede realizar todos estos cambios a Inicio rpido desde un explorador web. Incluso puede agregar vnculos a pginas externas al sitio.

La barra de vnculos superior ofrece una manera para que los usuarios de su sitio lleguen a otros sitios de la coleccin mostrando una fila de fichas en la parte superior de cada pgina del sitio. Al crear un sitio nuevo, puede elegir si desea incluir el sitio en la barra de vnculos superior del sitio primario y si desea usar la barra de vnculos superior del sitio primario.

Si el sitio usa una barra de vnculos superior nica, puede personalizar los vnculos que aparecen en ella para el sitio. Los sitios que se crean dentro del sitio primario tambin se pueden mostrar en la barra de vnculos superior, siempre que estn configurados para heredar la barra de vnculos superior del sitio primario. Igualmente, puede incluir vnculos a otros sitios de fuera de la coleccin de sitios.
ADMINISTRAR EL ACCESO AL CONTENIDO

El propietario o administrador de un sitio puede conceder niveles de permisos a los usuarios y grupos de SharePoint, que contienen usuarios. Los permisos se pueden aplicar a un sitio, las listas y bibliotecas de un sitio y los elementos de las listas y bibliotecas. Puede asignar diferentes niveles de permisos para distintos objetos, como un sitio, lista, biblioteca, carpeta dentro de una lista o biblioteca, elemento de lista o documento especficos.
ORGANIZAR LISTAS Y BIBLIOTECAS

La manera de organizar las listas y bibliotecas depende de las necesidades del grupo y de cmo prefiere almacenar y buscar la informacin. La planeacin puede ayudarle a configurar la estructura ms adecuada para su organizacin. La informacin de las listas y bibliotecas se almacena en columnas, como Ttulo, Apellidos o Compaa. Puede usar columnas para ordenar y filtrar elementos como lo hara en una hoja de clculo haciendo clic en los encabezados de columna de una lista o biblioteca. Tambin puede usar vistas para ver los elementos de una lista o biblioteca que considera ms importantes.
CAMBIAR LA VISTA DE UNA LISTA O BIBLIOTECA

1. En la lista o biblioteca donde desee cambiar la vista, haga clic en la pestaa Lista o Biblioteca de la cinta de opciones. 2. En el grupo Administrar vistas, en Vista actual, haga clic en la flecha junto a la lista de vistas y, a continuacin, seleccione una.

Si necesita almacenar informacin adicional sobre los archivos o elementos de la lista en una biblioteca, puede agregar columnas como ayuda para ordenar, agrupar y crear diversas vistas de su lista. Por ejemplo, puede ordenar una lista por fecha de vencimiento o agrupar los elementos por nombre de departamento.

Existen varias opciones para el tipo de columna que va a crear, entre las que se incluyen una sola lnea de texto, una lista desplegable de opciones, un nmero calculado a partir de otras columnas, o incluso un nombre y una imagen de una persona de su sitio.
CREAR UNA COLUMNA

1. 2. 3. 4.

En la lista o biblioteca en la que desee crear la columna, haga clic en la pestaa Lista o Biblioteca de la cinta. Haga clic en Crear columna. Escriba un nombre para la columna y seleccione un tipo de columna. Seleccione las opciones de configuracin adicionales que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Tambin puede usar las columnas de una lista o biblioteca para crear vistas que ayuden a departamentos especficos a encontrar informacin de su inters, como tareas con la prioridad ms alta o todos los elementos asignados a cada persona. Para obtener informacin sobre la creacin y modificacin de vistas, vea el tema sobre cmo crear, modificar o eliminar una vista. Algunas caractersticas de las listas pueden ayudar a su equipo a crear y administrar elementos con eficiencia a travs de diversas listas y bibliotecas. Por ejemplo, puede crear una columna que proporcione informacin acerca de los elementos de lista y, a continuacin, compartirla en otras listas. O, si desea hacer que un archivo est disponible en varias bibliotecas, puede copiarlo fcilmente en otras bibliotecas del sitio. Es posible que se le soliciten actualizaciones si el archivo ha cambiado. Para obtener informacin sobre cmo administrar bibliotecas y listas grandes, vea el tema sobre cmoadministrar listas y bibliotecas con muchos elementos.
USAR CARACTERSTICAS DE ACCESIBILIDAD

Los sitios estn diseados para que se pueda tener total acceso a listas, bibliotecas y otras caractersticas con solo presionar unas teclas. Un modo de accesibilidad permite a los usuarios de tecnologas accesibles interactuar ms fcilmente con los mens y diversos controles. Los vnculos Saltar al contenido principal permiten a los usuarios del teclado saltar los vnculos de navegacin repetitivos hasta el contenido ms significativo de una pgina. El marcado de encabezados est diseado para definir mejor la estructura y mejorar la navegacin para las personas que usan lectores de pantalla. Las imgenes que se cargan en el sitio permiten que se defina texto alternativo personalizado. Por ejemplo, puede asignar texto alternativo personalizado a la imagen que aparece en la pgina principal en el elemento web Imagen del sitio o a una imagen que agregue a una biblioteca de imgenes. Para ver sitios, las opciones de contraste alto de Windows funcionan bien para los usuarios con discapacidades visuales. Para obtener ms informacin sobre la navegacin de sitios y el uso del modo de accesibilidad, vea el tema sobre las caractersticas de accesibilidad.
REALIZAR EL SEGUIMIENTO DE VERSIONES

La lista o biblioteca puede configurarse para realizar un seguimiento de las versiones con el fin de restaurar una versin anterior si comete un error y ver un historial de versiones de los cambios. Cuando se realiza un seguimiento de versiones, se guardan las revisiones a los elementos o archivos y sus propiedades. Esto permite administrar mejor el contenido a medida que se revisa e incluso restaurar una versin anterior si comete un error en la versin actual. El control de versiones es especialmente til cuando varias personas trabajan juntas en proyectos o cuando la informacin pasa por varias fases de desarrollo y revisin.

1) La versin principal publicada actual est resaltada y el nmero de versin es un nmero entero. 2) Cuando cambian las propiedades o los metadatos, se crea una versin. 3) La primera versin de un archivo es siempre un nmero de versin secundaria 0.1. El control de versiones est disponible para los elementos de lista en todos los tipos de lista predeterminados, incluso calendarios, listas de seguimiento de asuntos y listas personalizadas, y para todos los tipos de archivo que pueden almacenarse en las bibliotecas, incluso pginas de elementos web.
CO-AUTORA DE DOCUMENTOS

Dos o ms usuarios pueden editar un documento de Word o una presentacin de PowerPoint al mismo tiempo. Esta nueva caracterstica permite leer y escribir partes de un archivo almacenado en SharePoint. Por ejemplo, puede trabajar en un prrafo de un documento de Word mientras un compaero trabaja en otro prrafo del mismo documento al mismo tiempo.
MANTENERSE ACTUALIZADO CON LOS CAMBIOS

RSS proporciona una forma cmoda de distribuir y recibir informacin con un formato estndar, incluso actualizaciones de listas y bibliotecas. Un formato de archivo XML estndar permite que la informacin se pueda ver en muchos programas diferentes. Tambin puede suscribirse a listas y bibliotecas configurando alertas para saber cundo ha cambiado el contenido. Un grupo puede usar sus fuentes como una forma de personalizar el contenido para los miembros del grupo que se suscriban a dichas fuentes y ofrecer vnculos a sus sitios. Las fuentes RSS son una manera fcil de realizar un seguimiento del progreso del grupo y las actualizaciones del proyecto. En lugar de examinar varios sitios de grupo, recibir las ltimas noticias o actualizaciones de dichos sitios automticamente.
ADMINISTRAR EL FLUJO DE TRABAJO

Los flujos de trabajo ayudan a las personas a colaborar en documentos y a administrar las tareas del proyecto implementando procesos empresariales especficos en documentos y elementos de un sitio. Los flujos de trabajo ayudan a las organizaciones a ajustarse a procesos empresariales coherentes. Adems, pueden mejorar la eficiencia y la productividad organizativas administrando las tareas y los pasos necesarios para los procesos empresariales especficos. Esto permite que las personas que realizan estas tareas se concentren en la realizacin del trabajo en lugar de administrar el flujo de trabajo.

Los flujos de trabajo pueden simplificar el costo y el tiempo necesarios para coordinar los procesos de negocio comunes, como la aprobacin de proyectos o la revisin de documentos, al administrar y realizar el seguimiento de las tareas humanas relacionadas con estos procesos. Por ejemplo, una organizacin puede crear e implementar un flujo de trabajo personalizado bsico para administrar el proceso de aprobacin de borradores de documentos en una biblioteca de documentos.
TRABAJAR CON TIPOS DE CONTENIDO

La lista o biblioteca puede admitir varios tipos de contenido. Los tipos de contenido permiten a las organizaciones organizar, administrar y controlar grandes cantidades de contenido de forma ms eficaz. Si la lista o biblioteca est configurada para permitir varios tipos de contenido, puede agregar tipos de contenido de una lista de opciones disponibles que su organizacin use frecuentemente, como Presentaciones de marketing o Contratos. Despus de agregar un tipo de contenido a una lista o biblioteca, se permite que esa lista o biblioteca contenga elementos de ese tipo. A continuacin, los usuarios pueden usar el botn Nuevo elemento en esa lista o biblioteca para crear nuevos elementos de este tipo. Una de las principales ventajas de los tipos de contenido para las listas y bibliotecas es que permiten que una nica lista o biblioteca contenga varios tipos de elementos o de documentos, cada uno con sus propios metadatos o comportamientos. Para obtener ms informacin para trabajar con tipos de contenido, vea el tema sobre cmo usar tipos de contenido para administrar el contenido de un sitio de SharePoint.

Administrar usuarios en el sitio de grupo

Es posible agregar o quitar usuarios de forma rpida en el sitio de grupo mediante el vnculo Compartir este sitio del men Acciones del sitio. Al hacer clic en el vnculo Compartir este sitio, se abre el cuadro de dilogo Compartir su sitio de SharePoint en la parte superior de la pgina web actual, donde puede agregar o quitar usuarios cmodamente en el sitio sin salir de la pgina actual.
NOTAS
Es posible agregar usuarios solamente como Colaboradores o Visitantes.

En este artculo:

Agregar usuarios al sitio de grupo Quitar usuarios del sitio de grupo

Agregar usuarios al sitio de grupo

Cuando se agregan usuarios como Colaboradores o Visitantes, dichos usuarios obtienen el acceso adecuado al sitio de grupo.
NOTA

Los usuarios pueden pertenecer al dominio de la organizacin o ser usuarios externos que no

pertenezcan a la organizacin y dispongan de una cuenta de correo electrnico con Windows Live u otro proveedor de servicios de correo electrnico. Para agregar usuarios externos o internos a un sitio, es necesario ser un administrador de la coleccin de sitios o un propietario del sitio y contar con los permisos necesarios para ver y editar la pertenencia a grupos. 1. Abra el sitio web en el explorador y haga clic en Iniciar sesin de miembro en la pgina principal. A continuacin, en el cuadro de dilogo de credenciales que se abre, escriba su Windows Live ID y contrasea.
NOTA

Si no conoce el localizador uniforme de recursos (URL) del sitio web, pngase en contacto con el

administrador de la coleccin de sitios. 2. En el men Acciones del sitio, haga clic en Compartir el sitio. De manera opcional, puede hacer clic en el vnculo Compartir este sitio ubicado dentro de la seccinIntroduccin de la pgina principal del sitio.
NOTA

Si no ve el vnculo Compartir este sitio, es posible que no tenga los permisos necesarios. Pngase en

contacto con el administrador de la coleccin de sitios. En el cuadro de dilogo Compartir su sitio de SharePoint, en el grupo de visitantes predeterminado (por ejemplo, Visitantes de pgina principal), puede agregar un nuevo usuario mediante cualquiera de estos procedimientos:

Para agregar un usuario que no pertenezca a la organizacin, escriba una direccin de correo electrnico en el cuadro. Para agregar un usuario que pertenezca al dominio de la organizacin, escriba un nombre de usuario de forma parcial o completa y, a continuacin, haga clic en el icono Comprobar nombres buscar un usuario y agregarlo. Para ello: Haga clic en el icono Examinar . . O bien, use el directorio para

En la ventana Seleccionar personas y grupos que aparece, escriba el nombre de usuario de forma parcial o completa y, a continuacin, haga clic en el icono Buscar .

Cuando se muestren los resultados de la bsqueda, haga clic en los nombres que desea agregar y, a continuacin, haga clic en Agregar. Haga clic en Aceptar.

NOTA

Si no aparece el cuadro de dilogo anterior, significa que no se ha establecido la configuracin de correo electrnico adecuada en el servidor. No obstante, puede agregar usuarios al sitio. Si el sitio al que se agregan los usuarios es un subsitio, los usuarios tambin reciben acceso al sitio primario.

3. Repita el paso 2 para agregar nuevos usuarios al grupo de colaboradores predeterminado (por ejemplo, Miembros de pgina principal). 4. Si desea enviar una notificacin de correo electrnico a los nuevos usuarios para informarles de que tienen acceso al sitio, active la casilla de verificacin Usar esta opcin para enviar un correo electrnico a los nuevos usuarios y personalizar el mensaje que se desea enviar. 5. En la seccin Asunto, tiene la opcin de modificar el asunto del correo electrnico. 6. En la seccin Mensaje, escriba cualquier mensaje especfico que desee enviar a los usuarios. 7. Haga clic en Compartir.

VOLVER AL PRINCIPIO

Quitar usuarios del sitio de grupo

Un administrador de la coleccin de sitios, un propietario del sitio o un usuario con los permisos necesarios para ver o editar la pertenencia a grupos pueden quitar usuarios. Para quitar usuarios del sitio de grupo, siga estos pasos. 1. Abra el sitio web en el explorador y haga clic en Iniciar sesin de miembro en la pgina principal. A continuacin, en el cuadro de dilogo de credenciales que se abre, escriba su Windows Live ID y contrasea.
NOTA

Si no conoce el localizador uniforme de recursos (URL) del sitio web, pngase en contacto con el

administrador de la coleccin de sitios. 2. En el men Acciones del sitio, haga clic en Compartir el sitio. De manera opcional, tambin puede hacer clic en el vnculo Compartir este sitio ubicado dentro de la seccinIntroduccin de la pgina principal del sitio.
NOTA

Si no ve el vnculo Compartir este sitio, es posible que no tenga los permisos necesarios. Pngase en

contacto con el administrador de la coleccin de sitios. 3. En el cuadro de dilogo Compartir su sitio de SharePoint, en el grupo de visitantes o colaboradores predeterminado, haga clic en la lista desplegable del cuadro de lista Usuarios de este grupo.

4. Haga clic en la X ubicada junto al usuario que desea quitar. 5. Haga clic en Aceptar para confirmar los cambios.

Administrar usuarios en un sitio web de orientacin pblica

Si es administrador de una coleccin de sitios, puede agregar usuarios a un sitio web como Diseadores. Los usuarios con el nivel de permisos de Diseo pueden crear y editar pginas web.
NOTA

El contenido y los procedimientos que se incluyen en este artculo solo se aplican a sitios web de

orientacin pblica.

Qu desea hacer?

Agregar usuarios al sitio web Quitar usuarios del sitio web

Agregar usuarios al sitio web

1. Abra el sitio web en el explorador y, a continuacin, haga clic en Iniciar sesin de miembro en la pgina principal. En la barra de de navegacin superior, haga clic en Sitio web. 2. En el sitio web, haga clic en Pginas web en Inicio rpido. 3. Haga clic en la pestaa Pginas de la cinta. 4. En la cinta, en el grupo Permisos, haga clic en Invitar a diseadores. 5. En el cuadro de dilogo Compartir su sitio de SharePoint, escriba los nombres y las direcciones de correo electrnico de las personas que desea agregar como Diseadores. Puede escribir un nombre o una direccin de manera parcial y luego usar la caracterstica Comprobar nombres o hacer clic en Examinar para ubicar a una persona mediante la libreta de direcciones. 6. Si desea enviar una notificacin de correo electrnico a los usuarios agregados, active la casilla de verificacin Use esta opcin para enviar un correo electrnico a los nuevos usuarios y personalizar el mensaje que desea enviar. 7. En la seccin Asunto puede personalizar el asunto del correo electrnico de notificacin. Adems, puede escribir cualquier mensaje que desee incluir en la seccin Mensaje. Si no modifica o personaliza estos campos, los usuarios que ha agregado recibirn un mensaje de correo electrnico estndar. A continuacin aparece un ejemplo de mensaje estndar.

8. Haga clic en Compartir.

Quitar usuarios del sitio web

nicamente los administradores de la coleccin de sitios pueden quitar usuarios del sitio de miembro. Para quitar usuarios: 1. Abra el sitio web en el explorador y, a continuacin, haga clic en Iniciar sesin de miembro en la pgina principal. En la barra de de navegacin superior, haga clic en Sitio web. 2. En el sitio web, haga clic en Pginas web en Inicio rpido. 3. Haga clic en la pestaa Pginas de la cinta. 4. En la cinta, en el grupo Permisos, haga clic en Invitar a diseadores. En el cuadro de dilogo Compartir su sitio de SharePoint, en la lista Usuarios de este grupo, haga clic en laX que aparece junto al usuario que desea quitar. 5. Haga clic en Aceptar para confirmar la eliminacin.

Roles predeterminados en SharePoint Online para profesionales y pequeas empresas

En este artculo se describen los roles predeterminados en SharePoint Online para Microsoft Office 365 para profesionales y pequeas empresas. Adems, se definen las actividades que un usuario con un rol determinado puede realizar en el sitio. Administradores de la coleccin de sitios Los administradores de la coleccin de sitios tienen el nivel de

permisos Control total. Tienen acceso al contenido de todos los sitios en el sitio de grupo y usan el Diseador de sitios para disear un sitio web en el sitio web. Pueden agregar usuarios al sitio de grupo y al sitio web y ejecutar tareas de administracin y auditora relacionadas con los sitios.
NOTA

Una coleccin de sitios contiene un sitio de nivel superior y diversos sitios subordinados al sitio de nivel

superior. Propietarios del sitio De forma predeterminada, los miembros del grupo Propietarios tienen el nivel de

permisos Control total en el sitio que crearon en el sitio de grupo. Pueden agregar usuarios y ejecutar todas las tareas de administracin relacionadas con su sitio. Adems, pueden usar el Diseador de sitios para disear un sitio web.
NOTA

Un usuario que crea un sitio subordinado a un sitio de nivel superior en el sitio de grupo se convierte

automticamente en un propietario de ese sitio. Diseador De forma predeterminada, los miembros del grupo Diseo poseen el nivel de permisos Diseo en el

sitio de SharePoint. Pueden editar pginas, crear listas y bibliotecas de documentos, as como aplicar temas, bordes y hojas de estilos al sitio de grupo. Adems, pueden usar el Diseador de sitios para disear un sitio web. Colaborador De forma predeterminada, los miembros del grupo Miembros poseen el nivel de

permisosColaboracin. En el sitio de grupo, los colaboradores solo pueden agregar, editar y eliminar elementos de listas y bibliotecas de documentos existentes. Adems, pueden trabajar con los elementos web. Los colaboradores no pueden usar el Diseador de sitios para disear un sitio web. Visitante De forma predeterminada, los miembros del grupo Visitantes poseen el nivel de permisos Lectura. En

el sitio de grupo, los visitantes solo pueden ver pginas, elementos de lista y documentos. Los visitantes no pueden usar el Diseador de sitios para disear un sitio web.

Roles administrativos
Cuando se crea por primera vez un entorno de SharePoint Online para Office 365 para profesionales y pequeas empresas, se crean los siguientes roles administrativos de manera predeterminada.

Administrador global

El administrador de nivel superior en la compaa. Cuando se suscribe para comprar

Office 365 para profesionales y pequeas empresas, se convierte en un administrador global. Los administradores globales tienen acceso a todas las caractersticas en el Centro de administracin y solo ellos pueden asignar otros roles de administrador. Puede haber ms de un administrador global en su empresa pero es el primer administrador global el que se convierte de manera predeterminada en el administrador de la coleccin de sitios predeterminado. Administradores de colecciones de sitios Los administradores de colecciones de sitios tienen el nivel de

permisos Control total. Tienen acceso al contenido en todos los sitios del Sitio de grupo y usan la herramienta Diseador de sitios para disear un sitio web. Pueden agregar usuarios al sitio de grupo y al sitio web, y ejecutar tareas de administracin y auditora relacionadas con los sitios.

Gua de referencia rpida: La interfaz de usuario en el Sitio web y el Diseador de sitios

Si dise su sitio web mediante las herramientas disponibles en Microsoft Office Live Small Business, use este tema como gua de referencia rpida para saber dnde se encuentran ahora las caractersticas en SharePoint Online.

En este artculo

Componentes de diseo Pginas web, galeras e informes Administrador de pginas

Componentes de diseo
Los componentes de diseo de sitios web que ofrece Office Live Small Business, como Administrador de pginas y la herramienta de diseo web ahora se encuentran disponibles en el Sitio web, que tambin contiene el Diseador de sitios que se puede usar para disear sitios web.

CARACTERSTICA DE MICROSOFT OFFICE LIVE SMALL BUSINESS Administrador de pginas Ficha Diseador de sitios de la herramienta de diseo web Ficha Editor de pginas de la herramienta de diseo web

AHORA ES Sitio web Diseador de sitios Diseador de sitios

Pginas web, galeras e informes

La navegacin izquierda del Administrador de pginas contena vnculos a una lista de pginas web en su sitio web de uso pblico, informes y galeras de imgenes, documentos y plantillas. Refirase a la siguiente tabla para ver dnde se encuentran ahora estas listas:
NOTA

La caracterstica Informes ya no se ofrece.

CARACTERSTICA DE MICROSOFT OFFICE LIVE

AHORA ES

SMALL BUSINESS Sitio web La lista de pginas web en el sitio web La lista de pginas web contiene una lista de pginas web que pertenecen a su sitio web de uso pblico. La biblioteca Imgenes en el sitio web. La biblioteca Documentos en el sitio web. La biblioteca Plantillas en el sitio web.

Galera de imgenes Galera de documentos Galera de plantillas

Administrador de pginas
La barra de acciones en el Administrador de pginas en la pgina principal de Office Live Small Business tena opciones para realizar tareas de diseo y mantenimiento de sitios. Refirase a la siguiente tabla para ver dnde se encuentran estas opciones ahora.
NOTA

Si no encuentra una caracterstica en la tabla, significa que ya no se ofrece.

CARACTERSTICA DE MICROSOFT OFFICE LIVE SMALL BUSINESS Nueva pgina Ver sitio Disear sitio Editar pginas

AHORA ES La opcin Nueva pgina en la cinta de opciones del sitio web La opcin Ver de la cinta de opciones del sitio web La opcin Diseo de la cinta de opciones del sitio web La opcin Editar de la cinta de opciones del sitio web

Modificar la navegacin

Esta caracterstica est disponible en el Diseador de sitios

Navegar la interfaz de comandos de la cinta de opciones en el Diseador de sitios

La cinta de opciones es una nueva interfaz de comandos que hace visibles muchos de controles en la pgina, donde son ms tiles. Al igual que en otros productos como Microsoft Word 2010, la cinta de opciones es una barra de herramientas que aparece en la parte superior de cada pgina y muestra muchas de las herramientas, los controles y los comandos ms usados.

Interfaz de usuario de la cinta de opciones del Diseador de sitios

Usar la cinta
El Diseador de sitios tiene una cinta de opciones con tres fichas bsicas, Inicio, Insertar y Diseo, y una ficha contextual, Herramientas de imagen, con opciones relevantes a un conjunto de tareas. La ficha Inicio tiene opciones para realizar tareas bsicas y frecuentes como crear nuevas pginas, aplicar formato a texto y alineacin, etc. La ficha Insertar tiene opciones que permiten insertar elementos de pgina como imgenes, hipervnculos, tablas, lneas y gadgets. La ficha Diseo tiene opciones que permiten trabajar con elementos para cambiar la apariencia de todo el sitio web.

La ficha Herramientas de imagen tiene opciones que permiten trabajar con imgenes. A diferencia de las otras tres fichas, la ficha Herramientas de imagen es contextual, lo que significa que aparece en la cinta de opciones solo cuando se selecciona una imagen en una pgina del Diseador de sitios.

Nuevas ubicaciones para herramientas y comandos familiares

Consulte el tema de la Gua de referencia rpida sobre la interfaz de usuario de Sitio pblico y Diseador de sitios para saber dnde estn disponibles ahora las herramientas y los comandos.

Guardar una pgina web de orientacin pblica como plantilla

Puede guardar cualquier pgina web que pertenezca a un sitio web de orientacin pblica como una plantilla. Cuando se guarda una pgina web como una plantilla, el diseo y las personalizaciones de la pgina se guardan de manera que pueda usarlas cuando crea nuevas pginas web. Use esta caracterstica cuando haya diseado o rediseado una pgina web y desea poder usar el mismo diseo de pgina para otras pginas web.
NOTA

El contenido y los procedimientos que se incluyen en este artculo solo se aplican a sitios web de

orientacin pblica. Siga estos pasos para guardar una pgina web como plantilla: 1. Abra el sitio web de orientacin pblica en el explorador y, a continuacin, haga clic en Iniciar sesin de miembro en la pgina principal. 2. En la barra de de navegacin superior en el sitio, haga clic en Sitio web. 3. En el sitio web, haga clic en Pginas web en Inicio rpido. 4. Haga clic en la pestaa Pginas en la cinta de opciones. 5. Active la casilla de verificacin situada junto a la pgina web que desea guardar como plantilla y, a continuacin, haga clic en Guardar como plantilla en la cinta de opciones. 6. En el cuadro de dilogo Guardar como plantilla, escriba un Ttulo de la plantilla y un Nombre de archivo nicos y, si lo desea una descripcin, y haga clic en Aceptar. La plantilla se guardar en la biblioteca Plantillas. Ahora puede usar esta plantilla personalizada para crear nuevas pginas web. Las plantillas personalizadas aparecen en la seccin Plantillas personalizadas del cuadro de dilogo Crear pgina web, donde puede crear nuevas pginas web.

Agregar o eliminar una pgina en un sitio web de orientacin pblica

En este tema, se describe cmo agregar o eliminar una pgina en un sitio web de orientacin pblica
NOTA

Los procedimientos descritos en este artculo se aplican nicamente a pginas web y sitios web de

orientacin pblica.

Qu desea hacer?

Agregar una pgina a un sitio web de orientacin pblica Eliminar una pgina de un sitio web de orientacin pblica

Agregar una pgina a un sitio web de orientacin pblica

Puede agregar pginas de diversas plantillas disponibles o de plantillas personalizadas: 1. Abra el sitio web en el explorador y, a continuacin, haga clic en Iniciar sesin de miembro en la pgina principal. 2. En la barra de navegacin superior en el sitio, haga clic en Sitio web. 3. En el sitio web, haga clic en Pginas web en Inicio rpido. 4. Haga clic en la pestaa Pginas en la cinta de opciones. 5. En la cinta de opciones, haga clic en Nuevo en el grupo Nueva pgina. 6. En el cuadro de dilogo Crear pgina web, seleccione la plantilla de pgina que desee usar y, a continuacin, haga clic en Siguiente. Las pginas web que se guardan como plantillas en la biblioteca de plantillas del sitio web aparecern en una seccin Plantillas personalizadas.

7. En el cuadro de dilogo Elegir propiedades de pgina, realice estos procedimientos: a. En la seccin Informacin de pgina, en Ttulo de la pgina, escriba un ttulo para la pgina. b. En la seccin Direccin web, escriba el nombre de la pgina que desea usar en la direccin web de la pgina. Escriba nicamente el nombre de la pgina. No escriba la direccin web completa del sitio web y no incluya una extensin de nombre de archivo (como .htm o .aspx). Por ejemplo, si desea crear una pgina Eventos para un sitio llamado www.contoso.com, debera escribir eventos en el cuadro Direccin web. La direccin de la pgina web sera www.contoso.com/eventos.

Para reemplazar una pgina existente con la pgina que va a crear, asigne a la nueva pgina el nombre y la direccin web de la pgina existente y active la casilla de verificacin Sobrescribir la pgina existente. (Al sobrescribir una pgina existente, se elimina el contenido de dicha pgina).

IMPORTANTE

Tras crear la pgina web, no se puede cambiar la direccin web.

c.

En la seccin Navegacin, active la casilla de verificacin situada junto a Mostrar esta pgina en la barra de navegacin si desea un vnculo a esta pgina desde la barra de navegacin y, a continuacin, siga estos pasos: 1. En el cuadro Ttulo de navegacin, escriba un ttulo para el vnculo de navegacin. 2. En la lista Seleccionar principal, seleccione una de las siguientes ubicaciones:

<Nivel superior> el vnculo se muestra en la barra de navegacin principal del sitio web. Una pgina web, como Inicio o Acerca de nosotros El vnculo a la nueva pgina se muestra en el vnculo de la pgina web seleccionada en la barra de navegacin principal y aparece solo cuando hace clic en el vnculo de la pgina web primaria.

8. Haga clic en Finalizar. Si recibe un mensaje en el que se le indica que el archivo ya existe, proporcione otra direccin.
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Eliminar una pgina de un sitio web de orientacin pblica

No se puede restaurar una pgina una vez eliminada.
NOTA

No se puede eliminar la pgina principal del sitio web. Cualquier pgina que

contenga predeterminadaen la direccin web se considera la pgina principal del sitio web. No obstante, siempre puede reemplazar la pgina principal existente mediante la creacin de una pgina nueva, especificando el nombre de la direccin web como predeterminada y, a continuacin, seleccionndola para sobrescribir la pgina existente. 1. Abra el sitio web en el explorador y, a continuacin, haga clic en Iniciar sesin de miembro en la pgina principal. 2. En la barra de navegacin superior en el sitio, haga clic en Sitio web. 3. En el sitio web, haga clic en Pginas web en Inicio rpido. 4. Haga clic en la pestaa Pginas en la cinta de opciones.

5. Active la casilla de verificacin de la pgina que desee eliminar y, a continuacin, en el grupo Administrar, haga clic en Eliminar. 6. Haga clic en Aceptar para confirmar la eliminacin.

Crear, modificar o eliminar una vista

Puede usar las vistas para ver los elementos de una lista o biblioteca que considera ms importantes o ms adecuados para un fin determinado. Por ejemplo, puede crear vistas de los archivos en una biblioteca que se apliquen a un departamento en particular o de los elementos de una lista que fueron creados por una persona especfica. Las vistas estn disponibles para la lista o biblioteca en la cual fueron creadas. Cada lista o biblioteca tiene al menos una vista que se basa en el tipo de lista o biblioteca y en el modo en que fue configurada. Puede modificar estas vistas y crear vistas nuevas en el explorador. Por ejemplo, una lista de tareas incluye varias vistas como Vence hoy y Todas las tareas. Puede modificar estas vistas cambiando, por ejemplo, el modo en que los elementos estn ordenados en la lista. Tambin puede crear vistas nuevas que muestren solamente las tareas incompletas. Adems del explorador, tambin puede usar Microsoft SharePoint Designer 2010 para crear vistas altamente personalizadas y Microsoft Access para crear formularios e informes basados en la lista.

En este artculo
Planear la vista o Antes de empezar o Tipos de vistas o Configuracin de las vistas Crear una vista Modificar una vista Eliminar una vista

Planear la vista
Antes de empezar
Antes de crear una vista, posiblemente desee agregar columnas a la lista o biblioteca para permitir mayor flexibilidad para ordenar, agrupar y filtrar los elementos de esa lista o biblioteca. Por ejemplo, las personas quizs deseen ver solo los documentos de una biblioteca que se apliquen a su departamento o los elementos de una lista ordenados segn el nmero de proyecto. Si va a crear vistas a las cuales se tendr acceso mediante telfonos u otros dispositivos mviles, debe considerar las capacidades de los dispositivos mviles.
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Tipos de vistas
Cuando crea una vista, primero debe elegir si desea que la vista est basada en:

Un formato predefinido; por ejemplo, un calendario Una vista existente Una vista personalizada creada mediante SharePoint Designer 2010 Formularios e informes creados en Microsoft Access La opcin que elija determinar los requisitos para los datos de la lista o biblioteca y el modo en que se mostrar la informacin. Por ejemplo, para crear una vista Calendario, la lista o biblioteca debe contener columnas que se puedan usar para las fechas de inicio y de finalizacin de los elementos del calendario.
NOTA

Una vez creada la vista, no se puede cambiar su formato; por ejemplo, no se puede cambiar de

calendario a vista de Gantt. No todos los formatos estn disponibles para todos los tipos de listas y bibliotecas. Por ejemplo, existen formatos de vista que solo estn disponibles para paneles de discusin. A continuacin, se detallan los formatos disponibles. Tambin pueden haber formatos personalizados disponibles en un sitio.

Estndar Esta vista muestra los elementos de la lista o biblioteca una fila despus de la otra. La vista Estndar es la predeterminada para la mayora de los tipos de listas y bibliotecas. Puede personalizar la vista de diferentes maneras; por ejemplo, puede agregar o quitar columnas de la vista.

Vista Estndar con eventos peridicos expandidos Esta vista muestra los elementos de la lista o biblioteca fila tras fila. Use esta vista si desea ver cada copia del evento peridico.

Calendario Esta vista muestra la lista y biblioteca con un formato similar al de un calendario de pared. En este formato puede aplicar vistas diarias, semanales o mensuales. Esta vista puede ser de utilidad cuando desea mostrar los elementos de la lista o biblioteca cronolgicamente. Los requisitos de las vistas Calendario son diferentes de aquellos de los dems formatos.

Hoja de datos Esta vista muestra los elementos de una lista o biblioteca en una cuadrcula similar a una hoja de clculo. Esta vista puede resultar til cuando es necesario editar varios elementos en una lista o biblioteca al mismo tiempo. Esta vista tambin es de utilidad si desea exportar los datos a un programa de hoja de clculo o base de datos. La vista Hoja de datos requiere de un control o programa compatible con SharePoint, por ejemplo, Microsoft Office 2010, y compatibilidad con controles ActiveX.

Gantt Esta vista muestra los elementos de listas y bibliotecas en barras que realizan el seguimiento del progreso. Una vista de Gantt puede ayudarlo a administrar proyectos. Puede usar esta vista, por ejemplo, para ver qu tareas se superponen entre s y el progreso general.

A continuacin, se describen las dems opciones en las cuales puede basar la vista:

Vista existente Si una vista existente es ms o menos la vista que desea, puede usar la vista existente como punto de partida para crear la nueva vista y as ahorrar tiempo.

Vista de Access

Use Microsoft Access para crear formularios e informes basados en la lista o biblioteca.

Vista personalizada en Designer Use las caractersticas de Microsoft SharePoint Designer 2010, como cambiar el ancho de las columnas, para crear vistas personalizadas para la lista o biblioteca.

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Configuracin de las vistas

Las vistas tienen muchas opciones de configuracin para ayudar a que le resulte ms fcil encontrar rpidamente la informacin en la lista o biblioteca que necesita. A continuacin, se describen las opciones de configuracin para las vistas de SharePoint. No todas las opciones de configuracin estn disponibles para todos los tipos de vistas. Las opciones para las vistas Calendario son diferentes de aquellas para otros tipos de vistas.
IMPORTANTE

La cantidad mxima de elementos en una vista es 5000. Puede administrar la cantidad de

elementos en una vista mediante la configuracin del filtro y el lmite de elementos.

Vista predeterminada Todas las listas y bibliotecas tienen una vista predeterminada. Puede cambiar la vista predeterminada de cualquier vista pblica de la lista o biblioteca; no puede usar una vista personal. Para eliminar una vista predeterminada, primero debe especificar otra vista pblica como predeterminada.
NOTA

Si no aparece Establecer esta vista como predeterminada en las pginas para crear o editar la vista,

significa que no cuenta con los permisos necesarios para crear una vista pblica o que la vista es una vista personal. Para crear una vista pblica, al menos debe contar con los permisos ws que se obtienen cuando es agregado al grupo Diseador predeterminado para el sitio.

Vistas personal y pblica Cuando crea una vista, puede configurar que la audiencia de la vista sea personal o pblica. Una vista personal solo est disponible cuando mira la lista o biblioteca. Una vista pblica est disponible cuando cualquiera mira la lista o biblioteca. No puede convertir una vista personal en una vista pblica o viceversa. Puede usar una vista pblica como el punto de partida para las vistas personales o pblicas. Puede usar una vista personal como el punto de partida de vistas personales nicamente. Si al crear una vista la opcin Crear vista est deshabilitada, significa que no cuenta con los permisos necesarios para crear una vista personal o pblica. Si la opcin Crear una vista pblica est deshabilitada, quiere decir que no tiene los permisos necesarios para crear una vista pblica. Para crear una vista personal, debe tener el nivel de permisos de colaboracin para la lista o biblioteca; por ejemplo, ser miembro del grupo predeterminado Miembro de nombre del sitio. Para crear una vista pblica, primero debe contar con el nivel de permisos de diseo para la lista o biblioteca; por ejemplo, al ser miembro del grupo de SharePoint predeterminado Diseador para el sitio.

Columnas Las columnas en una vista pueden proporcionar, de un vistazo, la informacin necesaria para los elementos de listas o bibliotecas. Esto sirve para eliminar la necesidad de abrir cada elemento para ver sus detalles. Las columnas, en combinacin con otras caractersticas de las vistas, como ser los filtros, pueden ayudar a ver nicamente la informacin importante para el trabajo. Esto es especialmente til si la lista o biblioteca contiene muchos elementos. Columnas de Gantt Seleccione las columnas que aparecern en la vista de Gantt. Ttulo es un campo de texto obligatorio. Fecha de inicio y Fecha de vencimiento son campos de fecha obligatorios. Cuando selecciona una columna, como Ttulo, si no aparece ninguna opcin en la lista desplegable, debe crear la columna para admitir esta vista. Ordenar Establezca el orden en el que se muestran los elementos en la vista. Puede tener hasta dos criterios. Por ejemplo, puede mostrar los elementos en una lista de tareas ordenados por prioridad y despus por fecha de vencimiento.

Filtrar Configure una vista para que muestre un subconjunto de los elementos en la lista o biblioteca filtrando los elementos con la informacin en las columnas de la lista o biblioteca. Por ejemplo, una vista puede mostrar los documentos de una biblioteca que son para un proyecto especfico. Edicin incluida Habilite la edicin de elementos de listas y bibliotecas en la vista sin tener que abrir cada elemento para modificarlo. Esto puede ayudarlo a ahorrar mucho tiempo si debe modificar muchos elementos de la lista o biblioteca. Esto no se aplica a los archivos en una biblioteca. Estos se deben modificar en el programa correspondiente, por ejemplo, Microsoft Word. Vista tabular Proporciona casillas de verificacin para cada elemento de manera que los usuarios puedan seleccionar varios elementos de la lista o biblioteca para llevar a cabo operaciones masivas. Esto puede ayudarlo a ahorrar mucho tiempo cuando es necesario modificar muchos elementos de la lista o biblioteca. Por ejemplo, un usuario puede seleccionar y desproteger varios documentos. Agrupar por Agrupa los elementos de la lista o biblioteca por informacin en las columnas. Por ejemplo, agrupe los elementos en una lista de tareas por prioridad y despus por porcentaje completado. Totales Muestra clculos de resumen para las columnas de la vista, por ejemplo: recuento, promedio, mximo, mnimo. Por ejemplo, al establecer la columna de ttulo en Recuento en una biblioteca de documentos, la vista mostrar la cantidad de documentos en la vista y en los grupos de la vista. Las columnas que estn disponibles para los totales y las opciones de configuracin disponibles para cada columna varan segn el tipo de columna, por ejemplo nmero, y el tipo de lista o biblioteca para la cual se crea la vista.

Estilo Determina el diseo de la vista, por ejemplo boletn. No todos los estilos estn disponibles para todos los tipos de vista.

Tabla bsica

Muestra los elementos en filas.

Encuadrado Muestra los elementos de la lista con un diseo similar al de las tarjetas de presentacin. Este estilo solo est disponible para listas.

Predeterminada La vista predeterminada vara segn el tipo y la configuracin de la lista o biblioteca. Detalles del documento Muestra los archivos de una biblioteca con un diseo similar al de las tarjetas de presentacin. Este estilo est disponible para la mayora de las bibliotecas, pero no para listas. Encuadrado, sin etiquetas Similar al estilo encuadrado, pero las etiquetas para las columnas no estn en la vista. Este estilo solo est disponible para listas.

Boletn

Muestra los elementos en filas con lneas entre las filas.

Boletn, sin lneas Muestra los elementos en filas con sombras alternativas, sin las lneas entre las filas.

Detalles de la biblioteca de imgenes Muestra miniaturas de las imgenes de una biblioteca de imgenes.

Panel de vista previa Muestra el nombre de los elementos a la izquierda de la pgina. Cuando se seala el nombre del elemento, las columnas seleccionadas para la vista se muestran a la derecha de la pgina.

Sombreado

Muestra los elementos en filas con sombras alternativas.

Carpetas Seleccione Mostrar elementos en las carpetas para mostrar en la vista las carpetas de la lista o biblioteca con los elementos. Seleccione Mostrar todos los elementos sin carpetas para mostrar en la vista solo los elementos de la lista o biblioteca, tambin conocida como vista plana. Es posible que tambin pueda seleccionar si la vista que est creando se puede aplicar a todas las carpetas, solo en la carpeta del nivel superior o en las carpetas de un tipo de contenido especfico. Lmite de elementos Puede especificar la cantidad de elementos que se muestran al mismo tiempo (lotes) en cada vista o la cantidad total de elementos que mostrar la vista. Cuanto ms grande sea el lote de elementos en una vista, ms tiempo tomar descargarlo en el explorador.

Mvil Puede especificar que esta vista es para dispositivos mviles, la vista mvil predeterminada para dispositivos mviles y el nmero de elementos para mostrar en el elemento web de la vista de lista para esta vista. Esta opcin no est disponible para todas las listas y bibliotecas. La vista debe ser pblica.
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Crear una vista

Cuando mira una lista o biblioteca, puede ordenarla o filtrarla temporalmente. Para ello, seleccione el nombre de una columna y despus haga clic en la flecha situada junto al nombre. Esto es de utilidad si a menudo desea ver la lista o biblioteca de esta manera porque debe repetir estos pasos la prxima vez que desee ver la lista o biblioteca de esta manera.

Si frecuentemente necesita ver la informacin en una lista o biblioteca de una manera determinada, puede crear una vista. Cuando crea una vista, esta se agrega al men Ver de la lista o biblioteca.

Para crear una vista:

1. En el Inicio rpido, haga clic en el nombre de la lista o biblioteca para la cual desea crear una vista. Si la lista o biblioteca no se encuentra en el Inicio rpido, haga clic en Acciones del sitio, seleccione Ver todo el contenido del sitio y despus haga clic en el nombre de la lista o biblioteca. 2. En la cinta, haga clic en la pestaa Lista o en la pestaa Biblioteca y, a continuacin, haga clic en Crear vista.

NOTA

Si la opcin Crear vista no est habilitada, es posible que no tenga los permisos necesarios para crear

una vista personal o pblica. Para obtener ms informacin acerca de las vistas personales y pblicas, vea el tema Configuracin de las vistas en este artculo. 3. Haga clic en una opcin, por ejemplo en Vista Estndar o en una vista existente que desee usar para crear la vista. 4. En el cuadro Nombre de vista, escriba el nombre para la vista. Seleccione Establecer esta vista como predeterminada si desea que esta sea la vista predeterminada de la lista o biblioteca. Solamente una vista pblica puede ser la vista predeterminada de una lista o biblioteca. 5. En Audiencia de la vista en la seccin Audiencia, seleccione Crear una vista personal o Crear una vista pblica.
NOTA

Si la opcin Crear una vista pblica no est habilitada, probablemente no cuente con los permisos

necesarios para crear una vista pblica para esta lista o biblioteca. 6. En la seccin Columnas, seleccione las columnas que desea para la vista y borre las columnas que no desea. En las listas desplegables junto a las columnas seleccionadas, elija el orden de las columnas en la vista. 7. Configure las dems opciones para la vista, como Ordenar y Filtrar y haga clic en Aceptar. Para obtener ms informacin acerca de las opciones de configuracin de las vistas, vea el tema Configuracin de las vistasen este artculo.
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Modificar una vista

Use el procedimiento que se describe a continuacin para modificar una vista; por ejemplo, para establecer una vista como predeterminada, agregar columnas y cambiar el orden de los elementos en la vista. 1. En el Inicio rpido, haga clic en el nombre de la lista o biblioteca que contiene la vista que desea modificar.

Si la lista o biblioteca no se encuentra en el Inicio rpido, haga clic en Acciones del sitio, seleccione Ver todo el contenido del sitio y luego haga clic en el nombre de la lista o biblioteca. 2. En la cinta, haga clic en la pestaa Lista o en la pestaa Biblioteca. 3. Seleccione la vista que desea modificar en la lista desplegable Vista actual.

4. Haga clic en Modificar esta vista. Para aprovechar la funcionalidad avanzada que ofrece SharePoint Designer para modificar una vista, seleccioneModificar esta vista, seleccione la flecha hacia abajo y luego haga clic en Modificar en DesignSharePoint Designer (avanzado). Para usar esta opcin, SharePoint Designer 2010 debe estar instalado en el equipo local. Si selecciona esta opcin y la aplicacin no est instalada, se le solicitar que lo haga. Puede descargar SharePoint Designer 2010 de forma gratuita.

NOTA

Si la opcin Modificar esta vista no est habilitada, es posible que no cuente con los permisos

necesarios para modificar la vista actual. Sin embargo, puede modificar sus vistas personales. Tambin puede modificar las vistas pblicas si tiene el nivel de permisos Diseo para la lista o biblioteca.
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Eliminar una vista

Use el siguiente procedimiento para eliminar una vista de una lista o biblioteca.
NOTA

Si Eliminar no aparece como una opcin, quizs esta sea la vista predeterminada para una lista o

biblioteca. Primero deber modificar otra vista y establecerla como predeterminada. Para obtener ms informacin para modificar vistas, vea Modificar una vista en este artculo. 1. En el Inicio rpido, haga clic en el nombre de la lista o biblioteca que contiene la vista que desea eliminar. Si la lista o biblioteca no se encuentra en el Inicio rpido, haga clic en Acciones del sitio, seleccione Ver todo el contenido del sitio y luego haga clic en el nombre de la lista o biblioteca. 2. En la cinta, haga clic en la pestaa Lista o en la pestaa Biblioteca. 3. Seleccione la vista que desea eliminar en la lista desplegable Vista actual.

4. Haga clic en Modificar esta vista.

NOTA

Si la opcin Modificar esta vista no est habilitada, no cuenta con los permisos necesarios para

modificar la vista actual. Sin embargo, puede modificar sus vistas personales. Tambin puede modificar las vistas pblicas si tiene el nivel de permisos Diseo para la lista o biblioteca. 5. En la parte superior de la vista, haga clic en Eliminar. 6. Cuando se le pida, haga clic en Aceptar.

Administrar listas y bibliotecas con muchos elementos

Independientemente de su tamao, las listas y bibliotecas son fundamentales para usar SharePoint 2010 de varias formas. Pero cuando una lista o biblioteca tiene un gran nmero de elementos, debe tener cuidado al planear, organizar y justificar cmo se tiene acceso a los datos. Mediante la planeacin y el uso de caractersticas de biblioteca y listas clave, puede asegurarse de que todos los usuarios encuentren rpidamente la informacin sin afectar negativamente al rendimiento del resto del sitio.
NOTA

El rendimiento de cualquier sitio de SharePoint, sobre todo el que contiene listas y bibliotecas con

muchos elementos, se ve directamente afectado por las decisiones que se toman al configurar y planear un sitio de SharePoint. Puede encontrar ms informacin sobre la capacidad de planeacin y el rendimiento de SharePoint en Microsoft TechNet.

En este artculo
Informacin general acerca de listas y bibliotecas con muchos elementos o Por qu 5.000 es un nmero mgico? o Qu sucede en segundo plano cuando se tiene acceso a muchos elementos de una lista o biblioteca? o Lmites de recursos Formas de administrar listas y bibliotecas con muchos elementos o Crear columnas indizadas de SharePoint o Crear vistas filtradas a partir de ndices de columna o Organizar elementos en carpetas o Controlar la presentacin de datos en una pgina o Usar el intervalo diario de horas o Usar la sincronizacin sin conexin o Usar la bsqueda para buscar elementos de lista o biblioteca o Acerca de las caractersticas de SharePoint que se usan con frecuencia o Usar Servicios de Access o Usar consultas indizadas y de reserva o Usar el sitio del Centro de documentacin Procedimiento para indizar y filtrar vistas o Crear un ndice simple o compuesto o Crear o modificar una vista filtrada basada en ndices de columna

Informacin general acerca de listas y bibliotecas con muchos elementos

SharePoint 2010 admite bibliotecas y listas muy grandes. En la siguiente tabla se resumen las especificaciones y lmites de las bibliotecas y listas que contienen muchos elementos.

CARACTERSTICA Nmero de elementos en una lista o biblioteca Tamao de un elemento de archivo o de los datos adjuntos de un elemento

LMITE MXIMO 50 millones 2 gigabytes

Como ver, se puede almacenar una gran cantidad de datos y archivos en las listas y bibliotecas. Pero si una operacin de base de datos o consulta supera un lmite de recursos, es posible que se bloquee la operacin ya que tener acceso a tantos elementos podra afectar negativamente a otros usuarios del sitio. Afortunadamente, hay una serie de estrategias sencillas y caractersticas bsicas que se pueden usar para conseguir los resultados deseados a fin de impedir que se supere este lmite. Todos los usuarios pueden sortear el lmite durante una ventana de tiempo dedicada y, con los permisos adecuados, tambin se puede usar un lmite ms alto a travs del cdigo.
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Por qu 5.000 es un nmero mgico?

Para minimizar la contencin de la base de datos, el servidor SQL Server usa a menudo el bloqueo por filas como estrategia para garantizar actualizaciones correctas sin afectar negativamente a otros usuarios que tienen acceso a otras filas. Sin embargo, si una operacin de lectura o escritura de base de datos, como una consulta, provoca que ms de 5.000 filas se bloqueen a la vez, entonces resulta ms eficaz que el servidor SQL Server extienda temporalmente el bloqueo a toda la tabla hasta que se haya completado la operacin de base de datos. Tenga en cuenta que el nmero real no es siempre 5.000 y puede variar segn el sitio, la actividad de la base de datos y la configuracin del sitio. Cuando se produce esta extensin de bloqueo, se evita que otros usuarios tengan acceso a la tabla. Si esto sucede con mucha frecuencia, todos los usuarios notarn una degradacin del rendimiento del sistema. Por lo tanto, los umbrales y los lmites son esenciales para ayudar a minimizar el impacto de las operaciones de base de datos con uso intensivo de recursos y para encontrar un equilibrio entre las necesidades de todos los usuarios.

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Qu sucede en segundo plano cuando se tiene acceso a muchos elementos de una lista o biblioteca?
En el diagrama siguiente, se resumen los puntos clave sobre lo que sucede en segundo plano cuando se tiene acceso a muchos elementos de una lista o biblioteca.

Los profesionales de la informacin pueden usar vistas, estilos y lmites de pgina adecuados para mostrar los datos en la pgina ms rpidamente. Las vistas filtradas con ndices de columna (y otras operaciones) crean consultas de base de datos que identifican un subconjunto de columnas y filas, y lo devuelven al equipo. Los administradores del conjunto de servidores pueden especificar intervalos de horas dedicados para que todos los usuarios puedan realizar operaciones ilimitadas durante las horas de menor actividad. Los desarrolladores con privilegios pueden usar invalidaciones del modelo de objetos para aumentar temporalmente los umbrales y lmites de las aplicaciones personalizadas. Los umbrales y los lmites ayudan a limitar las operaciones y equilibrar los recursos para varios usuarios simultneos. Los datos de lista o biblioteca de una coleccin de sitios se almacenan en una tabla de base de datos de SQL Server, que usa consultas, ndices y bloqueos para mantener globalmente el rendimiento, el uso compartido y la precisin.
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Lmites de recursos
En la tabla siguiente se resume la informacin acerca de los lmites de recursos que necesita conocer. Estos lmites se definen en la pgina Lmite de recursos de la Administracin central. Pngase en contacto con el administrador para obtener ms informacin acerca de solicitudes y lmites especficos para el sitio.

NOTA

Para facilitar la administracin central, el administrador del equipo front-end y el propietario del sitio del

administrador central que tienen acceso a una lista o biblioteca con muchos elementos no estn sujetos a los siguientes lmites de recursos.

UMBRAL O LMITE

VALOR DESCRIPCIN PREDETERMINADO Especifica el nmero mximo de elementos de biblioteca o lista que una operacin de base de datos, como una consulta, puede procesar a la vez. Se bloquean las operaciones que superan este lmite. Para darle tiempo de hacer planes alternativos, SharePoint 2010 le advierte en la pgina Configuracin de lista cuando la lista ha superado los 3.000 elementos. La advertencia contiene un vnculo de ayuda a este tema. Especifica el nmero mximo de permisos exclusivos permitidos para una lista o biblioteca. Cada vez que interrumpe la herencia de permisos de un elemento o carpeta, se cuenta como un

Umbral de la vista 5.000 Lista

Lmite de Permisos exclusivos

50.000

permiso exclusivo para con este lmite. Si intenta agregar un elemento que podra provocar que se supere el lmite, se le impide hacerlo. Lmite de tamao de fila 6 Especifica el nmero mximo de filas de tabla internas a la base de datos que se usan en un elemento de biblioteca o de lista. Para que quepan listas extensas con muchas columnas, cada elemento se ajusta en varias filas internas de la tabla, hasta 6 filas y un total de 8.000 bytes (quedan excluidos los datos adjuntos). Por ejemplo, si tiene una lista con muchas columnas pequeas, una que contenga cientos de columnas S/No, podra superar este lmite, en cuyo caso no le sera posible agregar ms columnas S/No a la lista, pero s podra agregar columnas de otro tipo. NOTA Los administradores de

conjuntos de servidores solo pueden establecer este lmite mediante el modelo de objetos, y no a travs de la interfaz de usuario. Umbral de bsqueda en la vista Lista 8 Especifica el nmero mximo de operaciones de unin, como las que se basan en columnas de bsqueda, de persona o grupo, o de estado del flujo de trabajo. Si la consulta usa ms de ocho columnas, se bloquea la operacin. Sin embargo, es posible seleccionar mediante programacin las columnas que se van a usar con la vista mxima, que se puede establecer a travs del modelo de objetos. Especifica el nmero mximo de elementos de biblioteca o lista que una operacin de base de datos, como una consulta, puede procesar a la vez cuando la realiza un

20.000 Tamao del Umbral de la vista Lista para auditores y administradores

auditor o administrador con los permisos adecuados. Esta opcin funciona junto con Permitir invalidacin de modelos de objetos. Permitir invalidacin de modelos de objetos S Especifica si los desarrolladores pueden realizar operaciones de base de datos, como consultas, que solicitan la invalidacin delUmbral de la vista Lista para el lmite superior especificado por el Umbral de la vista Lista para auditores y administradores. Un administrador de conjunto de servidores debe habilitar la invalidacin de modelos de objetos para que los desarrolladores con permisos adecuados puedan solicitar mediante programacin que su consulta use el Umbral de la vista Lista ms alto para aprovecharlo.

Intervalo diario de horas

Ninguno

Especifica un perodo de tiempo durante el cual se omiten los lmites y umbrales de recursos. Un administrador de conjunto de servidores puede configurar una ventana de tiempo durante las horas de menor actividad en incrementos de 15 minutos y hasta 24 horas, como 6:00 p. m. a 10:00 p. m. o 1:30 a. m. a 5:15 a. m. NOTA Una consulta u operacin de base de datos iniciada dentro del intervalo diario de horas sigue hasta su finalizacin (o error) aunque no se termine en el intervalo de horas especificado.

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Formas de administrar listas y bibliotecas con muchos elementos

En las siguientes secciones se proporcionan recomendaciones, tcnicas y sugerencias para garantizar que todos los usuarios puedan obtener acceso rpidamente a muchos elementos de una lista o biblioteca y para ayudar a mantener el sitio funcionando correctamente.

Crear columnas indizadas de SharePoint

Para ayudar a mejorar el rendimiento de una biblioteca o lista grande, puede indizar hasta 20 columnas. En general, el ndice de una columna le permite encontrar rpidamente las filas que desea en funcin de los valores

de esa columna, incluso cuando est trabajando con millones de elementos. Cuando combina ndices con vistas filtradas, puede recuperar rpidamente los elementos que desee. Es importante tener en cuenta lo siguiente al crear y usar columnas indizadas. Cada ndice de columna adicional consume recursos extras de la base de datos y agrega alguna sobrecarga a cada operacin para mantener el ndice. Por lo tanto, debe agregar ndices nicamente a las columnas que se usarn activamente para filtrar en vistas de la lista o biblioteca. Una buena idea es analizar todas las vistas y ver qu columnas se usan con ms frecuencia en las diversas vistas para filtrar a fin de elegir las columnas correctas que se indizarn. Tenga en cuenta que las columnas que defina para que tengan un valor nico requieren un ndice. En la tabla siguiente, se resume qu columnas se pueden indizar y cules no.

TIPOS DE COLUMNA ADMITIDOS

TIPOS DE COLUMNA NO ADMITIDOS Varias lneas de texto Opcin (multivalor) Calculado Hipervnculo o imagen Columnas personalizadas Bsqueda (valor mltiple)

Una lnea de texto Opcin (valor nico) Nmero Moneda Fecha y hora

Bsqueda (valor nico) NOTA Indizar la columna en la otra lista o biblioteca no mejora el rendimiento de la operacin de bsqueda. Persona o grupo (valor nico)

Persona o grupo (valor

mltiple) S o No Metadatos administrados

Para conocer los pasos para crear una columna indizada, vea la seccin Crear un ndice simple o compuesto en este tema.
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Crear vistas filtradas a partir de ndices de columna

Para que una vista filtre rpidamente a travs de un gran nmero de elementos, la primera columna especificada en el filtro debe estar indizada. Otras columnas especificadas en el filtro de vista pueden o no estar indizadas, pero la vista no usa dichos ndices. Tambin necesita asegurarse de que la primera columna del filtro no devuelve ms elementos que el Umbral de la vista Lista, aun cuando el resultado final de la vista filtrada devuelva menos que el Umbral de la vista Lista. Si la primera columna del filtro devuelve ms elementos que el Umbral de la vista Lista, puede usar un filtro con dos o ms columnas. Cuando define una vista filtrada que usa dos o ms columnas, si se usa un operador Ynormalmente se limitar el nmero total de elementos devueltos. Pero aun en ese caso, debe especificar como primera columna del filtro la columna que ms probablemente devuelva la menor cantidad de datos. Tenga en cuenta que cuando se usa un filtro O casi siempre aumenta el nmero de elementos devueltos, lo que no sera eficaz en estas circunstancias.
IMPORTANTE

Si filtra una lista por un campo indexado, compruebe si hay elementos eliminados en la papelera

de reciclaje. Los elementos de la papelera de reciclaje no se eliminan completamente de la base de datos backend hasta que se quitan de la papelera de reciclaje. Si la cantidad total de elementos filtrados en la lista y en la papelera de reciclaje es superior al lmite Umbral de la lista, es posible que obtenga un conjunto incompleto de resultados o ningn resultado.
NOTA

Si es desarrollador, puede usar mediante programacin un ndice compuesto en la primera columna. Un

ndice compuesto se basa en dos columnas, principal y secundaria, y puede usar cualquiera de las dos para obtener acceso a los datos rpidamente. A continuacin, se incluyen algunas sugerencias para las vistas tpicas que funcionaran bien con columnas indizadas:

PARA FILTRAR POR: Elementos modificados recientemente

INDIZAR:

POR EJEMPLO:

ColumnaModificado

Para ver nicamente los elementos que cambiaron en la ltima semana, aplique el filtro Modificado es mayor que [Hoy]-7. Para crear una vista nicamente con los elementos que se agregaron en la ltima semana, aplique el filtro Creado es mayor que [Hoy]-7. Para crear una vista nicamente con los elementos que haya agregado personalmente, aplique el filtro Creado por es igual a [Yo]. Para crear una vista nicamente con los elementos que vencen hoy, aplique el filtro Fecha de vencimiento es igual a [Hoy]. Para crear una vista nicamente de las discusiones actualizadas en el ltimo mes, aplique el filtro ltima

Nuevos elementos

Columna Creado

Mis elementos

Columna Creado por

Elementos que vencen hoy

Columna Fecha de vencimiento (creada personalmente en una lista o biblioteca)

Actualizaciones del panel de discusin

Columna ltima actualizacin

actualizacin es mayor que [Hoy]-30. Almacenar archivos en una biblioteca de documentos Fecha de modificacin Para crear una vista de los documentos que no han cambiado desde el ao 2006 (que desea archivar despus), aplique el filtroLa fecha de modificacin es menor que el 31 de diciembre de 2006 Para crear una vista de los datos financieros para la regin Noreste en 2008, aplique el filtro Regin es igual a "NE" AND Ao es igual a 2008 porque es probable que la columna Regin tenga menos valores que la columna Ao

Buscar un subconjunto de datos financieros

Regin, Ao (como dos ndices simples)

En la seccin Vea tambin, encontrar vnculos a ms informacin acerca de la creacin o el cambio de vistas y acerca de las frmulas y funciones que se pueden usar para filtrar vistas.
NOTA

Incluso cuando se crea una vista filtrada en funcin de los ndices de columna, determinadas operaciones

adicionales an podran bloquearse porque requieren tener acceso a toda la lista o biblioteca. Estas operaciones incluyen: agregar o eliminar un ndice, crear una ordenacin en la definicin de vista; mostrar un total de columna; y agregar, actualizar o eliminar campos calculados.
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Organizar elementos en carpetas

Aunque las carpetas (denominadas tambin contenedores) no son necesarias para usar listas y bibliotecas grandes, aun as puede usarlas para facilitar la organizacin de los datos y mejorar la eficacia del acceso a los datos. Cuando crea una carpeta, est creando un ndice interno en segundo plano. Este ndice interno tambin se crea para la carpeta raz o de nivel superior de una lista o biblioteca. Al obtener acceso a los elementos de una

carpeta, est usando de forma eficaz este ndice interno para obtener acceso a los datos. Tenga presente que si una carpeta contiene subcarpetas, cada subcarpeta se cuenta como un elemento (pero no los elementos de esa subcarpeta). Incluso si el nmero total de elementos de una lista o biblioteca es muy grande, la vista de una sola carpeta es al menos tan rpida como una vista que filtra el nmero total de elementos mediante una columna indizada. En algunos escenarios, sera posible distribuir todos los elementos de una lista o biblioteca en varias carpetas de forma que ninguna carpeta tenga ms de 5.000 elementos. Es importante tener en cuenta lo siguiente cuando se usan carpetas para organizar una lista o biblioteca grande:

Una carpeta puede tener ms elementos que el Umbral de la vista Lista pero, para evitar que SharePoint 2010 lo bloquee, puede que todava necesite usar una vista filtrada basada en ndices de columna. Si elige la opcin Mostrar todos los elementos sin carpetas en la seccin Carpetas al crear o modificar una vista en esta lista o biblioteca, debe usar un filtro que se base en un ndice simple para asegurarse de no alcanzar el Umbral de la vista Lista. Generalmente, resulta til configurar la vista predeterminada de modo que muestre todas las carpetas disponibles sin filtros para que los usuarios puedan elegir la carpeta apropiada al insertar nuevos elementos. Adems, al mostrar todas las carpetas, es menos probable que los elementos se agreguen fuera de las carpetas de la lista o biblioteca de manera incorrecta. Tenga en cuenta que no hay una forma automtica de mover los elementos entre las carpetas de una lista.
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Controlar la presentacin de datos en una pgina

Una vez que el subconjunto de datos ha sido transferido a su equipo, existen otras estrategias que se pueden usar para acelerar la presentacin de los datos en el explorador. A medida que se incrementa el tamao del cdigo fuente HTML en el que est basada la pgina, por lo general hay un correspondiente incremento en el tiempo de presentacin de la pgina. Cuanto ms grande la pgina, ms tiempo demora en mostrarse. Por ejemplo, el estilo predeterminado para una vista de lista o biblioteca es el estilo de tabla que muestra todos los datos, un elemento por cada fila de la tabla en una pgina. En consecuencia, cuantas ms filas se muestren, ms tiempo habr de demora para mostrar los datos. Establecer el lmite de elementos en una pgina Cuando se establece el lmite de elementos en una pgina, se puede controlar directamente la cantidad de elementos que se muestran al mismo tiempo mediante el uso de un nmero especfico; el predeterminado es 30. Al establecer el lmite de elementos en una pgina, hay dos opciones:

Si selecciona Mostrar los elementos en lotes del tamao especificado (para la paginacin), estar creando una presentacin de los datos pgina por pgina que es de utilidad cuando se examinan los elementos de un modo no interactivo. Si selecciona Limitar el nmero total de elementos mostrados a la cantidad especificada, estar creando un lmite rgido que quizs devuelva o no los resultados completos de la operacin de filtrado pero que puede ser til al probar la vista, crear un prototipo o cuando solo desea recuperar los valores principales en una lista. Usar el estilo de vista Panel de vista previa Para ver toda la informacin de los elementos de la lista en un panel con formato vertical, use el estilo Panel de vista previa. Puede desplazarse por los datos ms rpidamente manteniendo el mouse sobre el ttulo del elemento en un rea a la izquierda de la pgina que permite el desplazamiento y as ver todos los valores de la columna del elemento actual en una lista vertical a la derecha de la pgina. Se muestran menos datos iniciales y esto ayuda a mostrar la vista ms rpidamente. Este estilo tambin es muy til cuando la lista es extensa o tiene muchas columnas y es necesario desplazarse horizontalmente para ver los datos. Usar el estilo de vista Agrupar por El estilo de vista Agrupar por agrupa los datos con base en una categora (hasta dos niveles) que el usuario elige al definir la vista. Esto hace que la presentacin inicial de la vista de lista sea ms pequea. Se hace clic en un botn ms o menos para expandir o contraer un grupo de datos especfico y solamente cargar el subconjunto de datos necesario en la pgina actual. Este estilo de vista no solo limita la presentacin de los datos sino que adems limita su recuperacin. Asegrese de que la opcin predeterminadaMostrar agrupacin est establecida en Contrada. Tambin puede controlar la paginacin de los datos agrupados al igual que la de los datos no agrupados. En algunos casos, como en la creacin de informes simples o del rastreo desagrupando datos o agrupando datos para buscar y actualizar datos, el uso de este estilo de vista puede resultar mucho ms eficaz para los usuarios. Usar la vista Hoja de datos La vista Hoja de datos est basada en un control ActiveX especficamente diseado para cargar los datos ms rpidamente al recuperar y actualizar los datos de manera asincrnica. Esta vista permite desplazarse, modificar y trabajar con muchos datos de manera ms eficaz, y resulta especialmente til para agregar, actualizar y comparar datos con frecuencia. Sin interrumpir el trabajo, los cambios se envan al servidor, el estado se comunica con usted mediante iconos, los cambios se sincronizan de manera eficaz con el servidor y usted puede resolver rpidamente conflictos ocasionales. La vista Hoja de datos respeta la configuracin del filtro, de las ordenaciones y de las carpetas de la vista pero no est diseada para funcionar con lmites de pgina, filtros y ordenaciones dinmicas en vista Estndar y otros estilos de vistas no tabulares como Agrupar por y Panel de vista previa. Si la caracterstica Servicios de Access est activada, puede trabajar con muchsimos ms datos que el Umbral de la vista Lista, hasta 50.000 elementos de forma predeterminada. Puede obtener ms informacin en la seccinUsar Servicios de Access.

SUGERENCIA

Si la lista est organizada por carpetas y desea ver todos los datos en la vista Hoja de datos sin las

carpetas (una vista "plana"), puede establecer la vista en ver todos los elementos sin carpetas. Sin embargo, quizs deba usar un filtro basado en columnas indizadas para evitar alcanzar el Umbral de la vista Lista.
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Usar el intervalo diario de horas

El intervalo diario de horas es una forma para que los administradores del conjunto de servidores especifiquen un perodo de tiempo dedicado para que todos los usuarios puedan realizar operaciones ilimitadas durante las horas de poca actividad, por ejemplo entre las 6:00 p. m. y las 10:00 p. m. Si bien las vistas son la manera principal de recuperar elementos de una lista o biblioteca, otros comandos y otras operaciones de SharePoint tambin requieren obtener acceso a los elementos en una lista o biblioteca, por ejemplo, agregar y eliminar un ndice, agregar y modificar una columna de la lista, eliminar y copiar carpetas, cambiar la configuracin de seguridad para una lista o biblioteca, guardar una lista con su contenido como una plantilla, eliminar una pgina o un sitio web, y restaurar o eliminar elementos de la papelera de reciclaje. Estos comandos y operaciones tambin podran producir un error si excedieran los umbrales y lmites del sitio al recuperar datos de una lista. Si no es un desarrollador o no tiene acceso conveniente a desarrolladores para que realicen estas operaciones en su lugar, puede diferir estos tipos de operaciones al intervalo diario de horas. Si el perodo del intervalo diario de horas regular se configura durante el horario normal de inactividad, puede solicitarle al administrador del conjunto de servidores que mueva el perodo de tiempo a una hora temprano por la maana o tarde por la noche.
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Usar la sincronizacin sin conexin

Usar los datos sin conexin es ms prctico y eficaz para el usuario. Puede realizar cambios en su equipo de escritorio o porttil y, a continuacin, cuando vuelva a colocar los datos en lnea, sincronice los cambios y resuelva conflictos de un modo simple y eficaz. El trabajo con largas listas con la sincronizacin sin conexin para "depurar", analizar o notificar datos ayuda en la actividad de descarga y minimiza el uso de los recursos de SharePoint. Puede trabajar con datos de lista sin conexin y sincronizar los cambios cuando vuelva a conectarse utilizando cuatro productos de Microsoft Office. Dos de estos productos, Microsoft Office Access 2010 y Microsoft SharePoint Workspace 2010, procesan automticamente datos de lista o biblioteca en pequeos lotes y, a continuacin, vuelven a ensamblar los datos, una tcnica que permite trabajar con muchos ms datos que el Umbral de la vista Lista, y sin afectar negativamente a otros usuarios del sitio de SharePoint. Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 Con Office SharePoint Workspace 2010, puede desconectar de

forma eficaz las listas y las bibliotecas, sincronizar automticamente los cambios cuando se producen en el cliente o en el servidor, y aprovechar una interfaz de usuario ms completa, ms flexible y con mayor capacidad de respuesta en el equipo porttil o cliente. En segundo plano, Office SharePoint Workspace 2010 procesa automticamente los datos en lotes de 100 elementos a la vez y, a continuacin, los ensambla, lo que significa que puede trabajar con muchos ms elementos que el Umbral de la vista Lista del sitio, hasta un mximo absoluto de 30.000 elementos. Si una lista o biblioteca contiene ms de 30.000 elementos, el equipo cliente detiene la sincronizacin. Microsoft Office Access 2010 Puede leer y escribir la mayora de las listas nativas desde Office Access 2010 al

vincularse a ellas. Office Access 2010 funciona bien con prcticamente todos los tipos de datos de SharePoint. La vinculacin permite conectarse a los datos de una lista de SharePoint, de modo que pueda crear una conexin bidireccional para ver y editar los datos ms recientes tanto en la lista de SharePoint como en la base de datos de Access. Access crea una copia de la lista de SharePoint (la replica) en una tabla de Access. Una vez que se cree la tabla de Access, puede trabajar con los datos de lista en Access hasta el lmite de Access de dos gigabytes (quedan excluidos los datos adjuntos que no estn almacenados localmente). Adems, Office Access 2010 almacena en cach los datos de lista en el cliente, usa una memoria cach de escritura a travs en memoria eficaz y solo transfiere los elementos modificados de la lista, lo que hace que las consultas y las actualizaciones se realicen mucho ms rpido. Un cuadro de dilogo de resolucin de conflictos tambin permite administrar las actualizaciones conflictivas sin problemas. Si la caracterstica Servicios de Access est activada, puede trabajar con muchsimos ms datos que el Umbral de la vista Lista, hasta 50.000 elementos de forma predeterminada. Puede obtener ms informacin en la seccinUsar Servicios de Access. Microsoft Office Excel 2010 Puede exportar listas de SharePoint a una tabla de Excel, que crea una conexin

de datos unidireccional entre una tabla de Excel y la lista de SharePoint. Cuando actualiza los datos desde la lista de SharePoint y actualiza la tabla de Excel, Office Excel 2010 reemplaza los datos de Excel con los datos ms recientes de la lista de SharePoint al sobrescribir los cambios efectuados en la tabla de Excel. Una vez que los datos estn en la tabla de Excel, puede aprovechar muchas de las caractersticas de anlisis de datos de

Office Excel 2010, como hojas de clculo eficaces y flexibles, informes de tabla dinmica, grficos y minigrficos de aspecto profesional, formato condicional con iconos, barras de datos y escalas de color, y operaciones de anlisis de hiptesis sofisticadas. Si la caracterstica Servicios de Access est activada, puede trabajar con muchsimos ms datos que el Umbral de la vista Lista, hasta 50.000 elementos de forma predeterminada. Puede obtener ms informacin en la seccinUsar Servicios de Access. Microsoft Office Outlook 2010 Desde Office Outlook 2010, puede leer y escribir contactos, tareas,

calendarios y listas de discusin, as como sincronizar las bibliotecas de documentos. Por ejemplo, puede trabajar tanto con listas de tareas estndar como con listas de tareas de proyecto sin conexin; ver, actualizar y asignar tareas nuevas, conectarlas nuevamente y sincronizarlas sin salir de Office Outlook 2010. Adems, puede almacenar, compartir y administrar contactos de SharePoint ms eficazmente en Office Outlook 2010.
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Usar la bsqueda para buscar elementos de lista o biblioteca

Una forma alternativa de buscar documentos o elementos en una lista o biblioteca de gran tamao es usar la bsqueda. Debido a que la bsqueda posee sus propios mecanismos de indizacin, no est sujeta al Umbral de la vista Lista o a otros lmites relacionados. Cuando use la bsqueda, puede restringir (o limitar) la bsqueda a una lista o biblioteca determinada. Puede buscar por una frase o palabra clave y restringir an ms los resultados mediante el uso de propiedades de elemento, como el autor de un documento o la fecha de creacin de un elemento de lista. Incluso puede usar operadores lgicos o sintaxis booleana para formular consultas ms elaboradas. Una vez que identific los resultados con los que desea trabajar, puede usar el panel de refinamiento para, por ejemplo, ordenar y filtrar los resultados de acuerdo con sus necesidades. Encuentre ms informacin acerca de la bsqueda en la seccin Vea tambin.
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Acerca de las caractersticas de SharePoint que se usan con frecuencia

Para contribuir a mejorar el rendimiento general del sistema y evitar alcanzar un umbral o lmite de recursos, considere las siguientes caractersticas de SharePoint que se usan frecuentemente: Vistas personales Como la creacin correcta de vistas que usan un ndice de columna es ms complicado para

listas y bibliotecas grandes, es posible que desee quitar el permiso Administrar vistas personales de los colaboradores de una biblioteca o lista grande. Al quitar este permiso, puede evitar que los usuarios creen una vista que abarque todos los elementos y que pueda afectar negativamente al rendimiento del resto del sitio.

Listas relacionales

Cuando crea relaciones de lista mediante el uso de columnas de bsqueda, columnas

nicas y comportamiento relacional obligatorio (llamado tambin integridad referencial), puede alcanzar el Umbral de la vista Lista y sufrir bloqueos en las siguientes circunstancias:

Si crea una columna nica en una lista existente que contiene ms elementos que el Umbral de la vista Lista (aunque tenga en cuenta que agregar un elemento a una lista que hace que la lista supere el Umbral de la vista Lista, por lo general, no es una operacin que se bloquee). Si una lista tiene ms elementos que el Umbral de la vista Lista y, a continuacin, activa Eliminacin en cascada o Eliminacin restringida para un campo de bsqueda en esa lista. Fuentes RSS Despus de habilitar la compatibilidad con RSS en Administracin central y en el nivel de la

coleccin de sitios, puede habilitar y configurar la compatibilidad con RSS para los distintos tipos de listas y bibliotecas. Cuando los usuarios obtienen acceso a la fuente RSS para una lista o biblioteca, los datos se recuperan de esa lista. La vista RSS predeterminada limita la cantidad de elementos que se devuelven en funcin de la fecha en que el elemento se modific por ltima vez mediante el uso de un filtro en la columnaModificado. Si la lista o biblioteca tiene muchos elementos y los usuarios tienen acceso a la fuente RSS, es una buena idea indizar la columna Modificado. Para reducir la cantidad de elementos recuperados, puede cambiar el nmero de elementos y el nmero de das para los cuales se incluyen cambios en una fuente RSS. Encuentre ms informacin acerca de la administracin de fuentes RSS en la seccin Vea tambin.
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Usar Servicios de Access

Puede crear una base de datos web mediante Office Access 2010 y Office SharePoint Services con Servicios de Access configurado. Office Access 2010 facilita la creacin de tablas en funcin de listas nativas, consultas, formularios, informes y macros vinculados, publica estos objetos en un sitio de SharePoint, convierte estos objetos automticamente con las pginas y funciones de SharePoint, y crea una aplicacin slida basada en Web. Mediante Servicios de Access, puede trabajar con muchsimos ms datos que el Umbral de la vista Lista sin que se le bloquee. Los Servicios de Access procesan automticamente los datos en lotes de 2.000 elementos cada vez y luego vuelven a ensamblarlos. El lmite predeterminado es de 50.000 elementos, aunque un administrador del conjunto de servidores puede cambiarlo. Tenga en cuenta que los Servicios de Access tienen su propio conjunto de lmites y umbrales. En la seccin Vea tambin encontrar ms informacin acerca de los Servicios de Access.
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Usar consultas indizadas y de reserva

La caracterstica Filtrado y navegacin por metadatos est habilitada de forma predeterminada en la mayora de los sitios creados en SharePoint Server 2010. Incluso si la navegacin por metadatos no se ha configurado para

una lista o biblioteca especfica, la caracterstica Filtrado y navegacin por metadatos igualmente est en funcionamiento en segundo plano para mejorar el rendimiento de las vistas en las listas y bibliotecas. La caracterstica Filtrado y navegacin por metadatos puede seleccionar automticamente el mejor ndice para trabajar cada vez que se carga una vista. Al cargar vistas nuevas, aplicar filtros a las vistas, desactivar filtros o aplicar una ordenacin en un campo, la optimizacin de consultas determina la mejor forma en la que se realizarn consultas en la base de datos. Si un usuario crea o carga una vista que no puede usar un ndice para realizar consultas en la lista, la caracterstica Filtrado y navegacin por metadatos construir y ejecutar una consulta de reserva. Una consulta de reserva es una versin modificada de la consulta de usuario original que muestra un conjunto parcial de los elementos solicitados, debido a que realiza consultas solo en una parte de la lista en lugar de la lista completa. Est diseada para proporcionar algunos resultados tiles en circunstancias en las que la consulta original est bloqueada debido a una limitacin de listas grandes. Se mostrarn hasta 1.250 de los elementos ms recientes en funcin de cundo se agregaron esos elementos a la lista. En algunas ocasiones, las consultas de reserva devolvern 0 resultados si ninguno de los elementos de la parte de la lista en la que se realiz la bsqueda contiene resultados que coincidan con la consulta de usuario original. En la seccin Vea tambin encontrar ms informacin acerca del filtrado y la navegacin por metadatos.

Usar el sitio del Centro de documentacin

Puede usar un sitio del Centro de documentacin cuando desee crear, administrar y almacenar grandes cantidades de documentos. El Centro de documentacin se basa en una plantilla de sitio y est diseado para que pueda funcionar como repositorio centralizado para administrar varios documentos. Sus diferentes caractersticas, como la navegacin de vista de rbol y metadatos, los tipos de contenido y los componentes web, ayudan a organizar y recuperar documentos de una forma eficaz y significativa para los usuarios. Los administradores de contenido pueden configurar en poco tiempo la navegacin controlada por metadatos para que tenga un buen rendimiento en la mayora de las bibliotecas sin tener que crear explcitamente los ndices, pero tambin pueden obtener ayuda al crear ndices adicionales para mejorar el rendimiento sobre un mayor rango de filtros y vistas. Puede usar un sitio del Centro de documentacin como entorno de creacin o como archivo de contenido:

En un entorno de creacin, los usuarios protegen y desprotegen activamente los archivos y crean estructuras de carpetas para los archivos. El control de versiones est habilitado y puede haber 10 versiones o ms de cada documento. Los usuarios protegen y desprotegen los documentos con frecuencia y los flujos de trabajo ayudan a automatizar las acciones en los documentos. Por el contrario, hay muy poca creacin en un archivo de contenido (o de base de conocimiento). Los usuarios solo ven o cargan documentos. Normalmente, los archivos de contenido contienen versiones nicas de los documentos y un sitio puede escalar a millones de archivos. En un escenario tpico, como un centro de soporte tcnico de una organizacin grande, es posible que 10.000 usuarios tengan acceso al contenido, principalmente para leerlo. Un subconjunto de 3.000 a 4.000 usuarios podra cargar contenido nuevo en el sitio.

La seccin Vea tambin incluye vnculos a ms informacin acerca de la administracin de documentos.

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Procedimiento para indizar y filtrar vistas

Las siguientes secciones proporcionan procedimientos paso a paso para crear ndices y usarlos en vistas filtradas.
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Crear un ndice simple o compuesto

Para mejorar el rendimiento de una lista o biblioteca de gran tamao, puede crear un ndice. Luego, puede usar la columna indizada al crear o modificar una vista filtrada a partir de ndices de columna de esa lista o biblioteca.
IMPORTANTE

Debido a que la creacin de un ndice requiere el acceso a todos los elementos de la lista, es

posible que no pueda crear un ndice de una columna si toda la lista supera el Umbral de la vista Lista. Si esto ocurre, realice la operacin durante el intervalo diario de horas o pngase en contacto con el administrador. Para obtener ms informacin, vea Crear columnas indizadas de SharePoint. 1. Navegue al sitio que contiene la lista o biblioteca para la cual desea crear el ndice. 2. Si la lista o biblioteca an no est abierta, haga clic en su nombre en Inicio rpido. Si no aparece el nombre de la lista o biblioteca, haga clic en Acciones del sitio enVer todo el contenido del sitio y luego seleccione el nombre de la lista o biblioteca. 3. En la cinta, en Herramientas de listas o Herramientas de bibliotecas, haga clic en la pestaa Lista oBiblioteca y, a continuacin, en el grupo Configuracin, haga clic en Configuracin de lista oConfiguracin de biblioteca. 4. En la seccin Columnas, haga clic en Columnas indizadas. 5. En la pgina Columnas indizadas, haga clic en Crear ndice nuevo. 6. Realice una de las siguientes acciones: Para crear un ndice simple: 1. En la seccin Columna principal, seleccione una columna en Columna principal para este ndice. 2. Haga clic en Crear. Para crear un ndice compuesto: 1. En la seccin Columna principal, seleccione la columna en Columna principal para este ndice. , haga clic

2. En la seccin Columna secundaria, seleccione una columna diferente en Columna secundaria para este ndice. 3. Haga clic en Crear.
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Crear o modificar una vista filtrada basada en ndices de columna

Despus de indizar una columna, puede agregarla a una vista cuando cree o modifique una vista y, a continuacin, usar la columna indizada para filtrar la vista. Antes de crear una vista, es posible que desee agregar ms columnas a la lista para permitir mayor flexibilidad al ordenar, agrupar y filtrar. Encuentre ms informacin para crear columnas y vistas en la seccin Vea tambin. 1. Navegue al sitio que contiene la lista o biblioteca para la cual desea crear el ndice. 2. Si la lista o la biblioteca an no est abierta, haga clic en su nombre en Inicio rpido. Si no aparece el nombre de la lista o biblioteca, haga clic en Acciones del sitio enVer todo el contenido del sitio y luego seleccione el nombre de la lista o biblioteca. 3. En la cinta, en Herramientas de listas o Herramientas de bibliotecas, haga clic en la pestaa Lista oBiblioteca. 4. Realice una de las siguientes acciones: Para crear una vista: 1. En el grupo Vistas administradas, haga clic en Crear vista. 2. Haga clic en la opcin que desea usar para crear la vista; por ejemplo, Vista estndar o una vista existente. 3. En el cuadro Nombre de vista, escriba el nombre para la vista. Si desea que esta vista sea la predeterminada para la lista o biblioteca, seleccione Establecer como vista predeterminada. Solo una vista pblica puede ser la predeterminada para una lista o biblioteca. Para modificar una vista: 4. En el grupo Vistas administradas, seleccione la vista que desea modificar en la lista desplegable Vista actual. 5. En el grupo Vistas administradas, haga clic en Modificar esta vista. 5. En la seccin Filtro, haga clic en Mostrar elementos solo cuando se cumpla lo siguiente: y, a continuacin, elija la forma en que desea filtrar los elementos a partir de una de las columnas indizadas. Por ejemplo, para crear una vista nicamente de elementos que cambiaron hoy, elija la columna Modificado (Indizado) y la condicin es igual a y, a continuacin, escriba [Hoy]. , haga clic

NOTA

Si no ve ninguna columna que muestre (Indizado) despus del nombre, significa que no tiene ninguna

columna indizada disponible para esa lista o biblioteca. Primero deber crear un ndice simple o compuesto. 6. Elija las dems opciones que desee para la vista, como qu columnas desea ocultar o mostrar y cmo desea ordenar los elementos. 7. Haga clic en Aceptar. En la seccin Vea tambin encontrar ms informacin acerca de la creacin de vistas.

Caractersticas de accesibilidad
Mostrar todo

Cuando trabaja con un sitio, puede realizar la mayora de las tareas mediante las caractersticas de accesibilidad como los mtodos abreviados de teclado. Adems de las caractersticas de accesibilidad y utilidades de Microsoft Windows, las caractersticas descritas en este artculo hacen que los sitios sean ms accesibles para los usuarios con discapacidades.
NOTA

La informacin de este tema solo se aplica a los usuarios con licencias de productos de Microsoft en

Estados Unidos. Si adquiri este producto fuera de Estados Unidos, el paquete contiene una tarjeta de informacin de subsidiarias con una lista de direcciones y nmeros de telfono de los servicios de soporte tcnico de Microsoft. Puede ponerse en contacto con su subsidiaria para averiguar si los tipos de productos y servicios aqu descritos estn disponibles en su regin. Para obtener ms informacin disponible en otros idiomas, incluidos japons y francs, vea http://www.microsoft.com/enable/worldwide/.

En este artculo

Modo de accesibilidad Mtodos abreviados de teclado Navegacin Encabezados Imgenes, texto alternativo y configuracin de pantalla Usar tecnologas de asistencia Usar la Ayuda Caractersticas proporcionadas por el explorador web Obtener ms informacin sobre accesibilidad

Modo de accesibilidad
En un sitio, la mayora de los elementos de la interfaz de usuario (UI), como vnculos, controles de formulario y botones, estn diseados para usar Microsoft Active Accessibility (MSAA). MSAA permite a las personas con discapacidades interactuar con el contenido mediante tecnologas de asistencia. Los lectores de pantalla, por ejemplo, son dispositivos que ofrecen una lectura sintetizada o una descripcin en Braille de aquello que una

persona ciega o con discapacidad visual no puede ver en la pantalla de un equipo o en un sitio web. Debido a que algunos elementos de la UI personalizados no usan las propiedades de MSAA, se puede activar el modo de accesibilidad. Este modo representa controles personalizados como los controles HTML estndar equivalentes. Esta representacin garantiza que los usuarios de las tecnologas de asistencia puedan interactuar con los controles personalizados.
NOTA

El modo de accesibilidad no permite habilitar las versiones alternativas de todos los elementos de la UI.

Por ejemplo, si un usuario de la organizacin agrega un control personalizado para personalizar un sitio, al habilitar el modo de accesibilidad, no se crear automticamente una versin alternativa de dicho control. Para activar o desactivar el modo de accesibilidad, presione la tecla TAB inmediatamente despus de colocar el foco en la pgina en un explorador. Presione la tecla TAB hasta llegar al vnculo Activar el modo de accesibilidad o Desactivar el modo de accesibilidad y, a continuacin, presione ENTRAR. Aunque el vnculo para activar el modo de accesibilidad es el primer elemento en el orden de tabulacin, lo que significa que es la primera opcin con la que interactuar en la pgina, es posible que deba presionar la tecla TAB ms de una vez para activar la caracterstica. Esto se debe a que, inicialmente, los mens o las barras de herramientas del explorador pueden tener el foco activo. El modo de accesibilidad cambia la forma en la que se representa la pgina solo para usted y no para otros usuarios del sitio. Debido a que es una configuracin local, nadie ms que usted sabe que la habilit. El modo de accesibilidad permanece activado hasta que lo desactive o cierre el explorador. El modo de accesibilidad permite representar los siguientes elementos de forma optimizada para que funcionen mejor con las tecnologas de asistencia, como los lectores de pantalla:

Mens En lugar de mostrar un men desplegable de opciones para los archivos de una biblioteca de documentos, se abre una nueva ventana del explorador que contiene todos los elementos de men como hipervnculos. Es ms fcil para las tecnologas de asistencia interpretar este formato. Campos optimizados Algunos campos son difciles de interpretar para las tecnologas de asistencia. Cuando el modo de accesibilidad est habilitado, estos campos se reemplazan por campos optimizados para las tecnologas de asistencia. Por ejemplo, algunas listas admiten campos de texto mejorado que permiten a los usuarios agregar texto con formato, imgenes, tablas e hipervnculos. Debido a la forma en la que se representan estos campos en un explorador, algunas tecnologas de asistencia no pueden leerlos. Cuando el modo de accesibilidad est habilitado, dichos campos se reemplazan por campos de texto sin formato estndar compatibles con las tecnologas de asistencia. Adems de los campos de texto mejorado, en el modo de accesibilidad se sustituyen otros tipos de campos por campos alternativos. Lista de campos y campos alternativos en el modo de accesibilidad
NOTA

El modo de accesibilidad no limita la funcionalidad; en cambio, habilita mtodos de representacin

alternativos para los elementos de la pgina para que sean compatibles con las tecnologas de asistencia.
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Mtodos abreviados de teclado

Muchas de las caractersticas y comandos estn disponibles directamente mediante el teclado. Puede presionar la tecla TAB y MAYS+TAB para avanzar y retroceder entre los elementos de cualquier pgina. Adems, encontrar mtodos abreviados de teclado para muchos comandos.
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Navegacin
Los elementos de pgina y navegacin de un sitio, incluida la cinta, siguen un orden de tabulacin lgico e intuitivo. El orden de tabulacin es el que se sigue cuando se mueve el foco desde un elemento de IU a otro al presionar la tecla TAB. Adems, tres opciones importantes, los vnculosActivar el modo de accesibilidad,Omitir los comandos de cinta y Saltar al contenido principal, son las primeras tres opciones en el orden de tabulacin. Si desea activar el modo de accesibilidad, presione la tecla TAB cuando la pgina del explorador tenga el foco activo y, a continuacin, presione ENTRAR para activar el comando. Adems, si desea omitir la cinta e ir directamente a los vnculos de navegacin, u omitir los vnculos de navegacin e ir directamente al rea de contenido principal de la pgina, presione la tecla TAB hasta llegar a los vnculos Omitir los comandos de cinta o Saltar al contenido principal respectivamente y, a continuacin, presione ENTRAR para activar cualquiera de los comandos. Las pginas de un sitio tienen adems un men de ubicacin de pgina, que se activa al hacer clic en el botnSubir de la cinta, para mostrar dnde est situado en la jerarqua del sitio o la coleccin de sitios. El botn Subirse muestra cerca de la parte superior en la mayora de las pginas, junto al men Acciones del sitio. Por ejemplo, si va a una carpeta denominada Informes en la biblioteca Documentos compartidos del sitio Contoso, el men de ubicacin puede mostrar Contoso en la parte superior, Documentos compartidos en la lnea siguiente e Informes en la siguiente.
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Encabezados
Encabezados de tabla Para las tablas de datos tabulares, se usan celdas de encabezado de tabla (etiquetas TH). Por ejemplo, en la pgina Anuncios, en la vista predeterminada Todos los elementos, los encabezados de columna Ttulo y Modificado estn incluidos en celdas de encabezado de tabla. Las celdas de encabezado de tabla ayudan a los usuarios a comprender la estructura de una tabla y mejoran la experiencia de lectura para las personas que usan tecnologas de asistencia. Etiquetas de encabezado Las etiquetas se usan en los sitios para ayudar a comunicar la estructura de la pgina

a los usuarios de tecnologas de asistencia. Las etiquetas de encabezado (H1, H2, H3 y H4) crean un esquema lgico del contenido de una pgina. Si usa una herramienta de accesibilidad, como un lector de pantalla, puede configurarla para que lea nicamente las etiquetas de encabezado de una pgina. Este esquema virtual de las etiquetas de encabezado aumenta la claridad del contenido de la pgina. Por ejemplo, la pgina principal de un

sitio incluye una etiqueta H1 que contiene el ttulo del sitio, una etiqueta H2 que contiene el ttulo de la pgina, una etiqueta H3 para el vnculo Ver todo el contenido del sitio y etiquetas H3 para el ttulo de cada elemento web. Los usuarios de determinadas tecnologas de asistencia pueden obtener un esquema de estas etiquetas y usarlo para comprender fcilmente el diseo de la pgina e ir al encabezado que deseen.
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Imgenes, texto alternativo y configuracin de pantalla

Texto alternativo y ttulos para imgenes Los usuarios con discapacidades visuales no pueden ver imgenes (como archivos con formato JPEG, GIF o PNG) y dependen del uso del texto alternativo de las imgenes de un sitio. El texto alternativo de las imgenes se establece con el atributo ALT en una etiqueta IMG. Si el texto alternativo no est escrito correctamente o no es informativo, los usuarios con discapacidades visuales no pueden conocer el significado de las imgenes de una pgina. El texto alternativo tambin se muestra en los exploradores visuales si la imagen no se carga o si la representacin de imgenes no est habilitada en un explorador. Los sitios usan texto alternativo descriptivo para las imgenes que comunican un significado o informacin importantes a los usuarios. En el caso de las imgenes que se consideran imgenes de separador o que no tienen valor informativo, se incluye ALT="", lo que indica a las tecnologas de asistencia que las imgenes no comunican contenido ni informacin. Adems, cuando se carga un archivo de imagen en un sitio, se puede agregar texto alternativo a la imagen, lo cual es fundamental para crear un sitio accesible. Por ejemplo, el elemento web de imagen del sitio contiene un campo en el que puede escribir texto alternativo personalizado al agregar una imagen. Puede definir el texto alternativo personalizado para las imgenes que agregue a una biblioteca de imgenes. En ocasiones, al hacer clic en un elemento, se abre una nueva ventana del explorador. El texto alternativo de las imgenes que abren nuevas ventanas y los atributos de ttulo de los hipervnculos que tambin lo hacen contienen informacin adicional para indicar al usuario que se abrir una ventana nueva. Por ejemplo, el atributo de ttulo de un hipervnculo que abre una nueva ventana contiene (nueva ventana). Compatibilidad para combinaciones de colores de contraste alto Las pginas de un sitio estn diseadas

para mostrarse correctamente si se aplica una combinacin de colores de contraste alto en el equipo.
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Usar tecnologas de asistencia

Es posible que algunas tecnologas de asistencia no funcionen correctamente con determinados elementos de las pginas de un sitio. Si tiene problemas, vea la informacin y los recursos siguientes para obtener posibles soluciones.

NOTA

Se recomienda que los usuarios con tecnologas de asistencia activen el modo de accesibilidad. Este

modo permite a los usuarios interactuar con los elementos de un sitio mediante tecnologas de asistencia como los lectores de pantalla.

Trabajar con reconocimiento de voz de Windows en Windows Vista y Windows 7

El reconocimiento de voz de Windows es una herramienta de accesibilidad basada en voz que est disponible en Windows Vista. Permite a los usuarios realizar acciones con la voz en lugar de usar el teclado o el mouse. Existen problemas conocidos relacionados con el uso del reconocimiento de voz de Windows con determinados mens de una pgina, incluidos los mens Nuevo, Cargar, usuario y el men desplegable de opciones disponibles para los archivos de una biblioteca de documentos. Para obtener acceso a estos mens mediante el reconocimiento de voz de Windows, active el modo de accesibilidad de la siguiente manera: 1. Abra la pgina principal del sitio en un explorador y, a continuacin, diga "Presionar TAB" hasta que aparezca el vnculoActivar el modo de accesibilidad. 2. Diga "Presionar ENTRAR". 3. Para usar un botn de expansin como el botn Nuevo o Cargar en una barra de herramientas o, para usar el men de opciones para un documento de una biblioteca de documentos, diga "Presionar TAB" para activar primero el foco en el elemento y, a continuacin, diga "Presionar ALT FLECHA ABAJO". Se abrir una nueva ventana del explorador que contiene los vnculos del men.
NOTA

Para los mens que tienen ms de un comando, diga "Presionar ALT FLECHA ABAJO".

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Usar la Ayuda
Algunas tecnologas de asistencia, como los lectores de pantalla, no funcionan con los vnculos ampliables de la Ayuda en pantalla. Si tiene problemas, intente instalar Microsoft Internet Explorer 7 o Internet Explorer 8. Para obtener ms informacin, visite el sitio web de Internet Explorer.
NOTA

Los hipervnculos de este tema abren una pgina web. Puede volver a la Ayuda en cualquier momento.

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Caractersticas proporcionadas por el explorador web

El explorador web tiene caractersticas que mejoran la legibilidad de las pginas. Para obtener informacin acerca de las caractersticas de accesibilidad proporcionadas por el explorador web, busque informacin en la Ayuda de

su explorador acerca de cmo personalizarlo para mostrar las fuentes y los colores que prefiera. Si su explorador es Internet Explorer, busque Accesibilidad en la tabla de contenido de la Ayuda.
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Obtener ms informacin sobre accesibilidad

El sitio web de accesibilidad de Microsoft, descrito en el tema acerca de accesibilidad de Microsoft, ofrece informacin acerca de tecnologa de asistencia para mejorar la calidad de vida de las personas con discapacidades. La informacin de este sitio se dirige a personas con discapacidades, a sus familiares y amigos, y a usuarios de organizaciones de servicios sociales, educadores y abogados. Hay disponible un boletn electrnico mensual gratuito para obtener informacin actualizada acerca de temas de accesibilidad para los productos de Microsoft. Para suscribirse, visite la seccin de suscripcin gratuita al boletn de actualizacin de accesibilidad. Para obtener ms informacin acerca de cmo crear contenido accesible en las pginas web, vea los estndares de accesibilidad desarrollados por World Wide Web Consortium.

Usar tipos de contenido para administrar el contenido de un sitio de manera coherente

En este artculo, se presenta el concepto de uso de tipos de contenido para administrar contenido.
NOTA

Para crear o administrar un tipo de contenido en un sitio, debe contar como mnimo con permisos

dediseo en ese sitio.

En este artculo:

Qu es un tipo de contenido? Atributos de los tipos de contenido Clases de tipos de contenido Acerca de la herencia de atributos Compatibilidad de los tipos de contenido con la administracin de contenido

Qu es un tipo de contenido?
En el transcurso de un solo proyecto, una empresa puede generar varios tipos de contenido, por ejemplo, propuestas, contratos legales, declaraciones de trabajo y especificaciones de diseo de productos. Una empresa puede desear recopilar y mantener diferentes tipos de metadatos acerca de cada clase de contenido. Los

metadatos pueden incluir un nmero de cuenta, un nmero de proyecto o un jefe de proyecto, por ejemplo. Si bien los documentos pueden almacenarse juntos porque estn relacionados con un solo proyecto, se pueden crear, usar, compartir y conservar de diferentes formas. Los tipos de contenido permiten a las organizaciones administrar, organizar y controlar el contenido de forma coherente en toda una coleccin de sitios. Al definir los tipos de contenido para clases especficas de documentos o productos de informacin, una organizacin puede asegurarse de que el contenido se administre de forma coherente. Los tipos de contenido pueden considerarse plantillas que se pueden aplicar a una lista o biblioteca. Incluso es posible aplicar varias plantillas a una lista o biblioteca con el fin de incluir varios tipos de documentos o elementos.
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Atributos de los tipos de contenido

Es posible definir tipos de contenido para documentos, elementos de lista o carpetas. Cada tipo de contenido puede especificar lo siguiente:

Las columnas (metadatos) que desea asignar a los elementos de este tipo. La plantilla de documento que desea aplicar a los nuevos elementos (disponible solo para tipos de contenido de documentos). Los formularios personalizados Nuevo, Editar y Mostrar. Los flujos de trabajo para los elementos del tipo de contenido. Las soluciones o caractersticas personalizadas.

Clases de tipos de contenido

Existen dos clases de tipos de contenido que se pueden crear o usar para dos fines distintos; para usarlas en listas y bibliotecas de varios sitios en una coleccin de sitios o bien, en una lista o biblioteca especfica de un solo sitio.

Tipos de contenido de sitio Los tipos de contenido se definen primero para un sitio en la Galera de tipos de contenido de sitio. Los tipos de contenido que se definen en el nivel del sitio se denominan tipos de contenido de sitio. Los tipos de contenido de sitio estn disponibles para usarlos en cualquier subsitio del sitio para el que se hayan definido. Por ejemplo, si se define un tipo de contenido de sitio para el sitio de nivel superior de una coleccin de sitios, est disponible para su uso en las listas y bibliotecas de todos los sitios de esa coleccin. Tipos de contenido de lista Los tipos de contenido de sitio se pueden agregar individualmente a listas o bibliotecas y personalizarse para usarlos en dichas listas o bibliotecas. Cuando se agrega un tipo de contenido de sitio a una lista o biblioteca, se denomina tipo de contenido de lista. Los tipos de contenido de lista son elementos secundarios de los tipos de contenido de sitio a partir de los cuales se han creado. Los tipos de contenido de lista pueden ampliar la flexibilidad de las listas y bibliotecas de documentos, ya que una sola lista o biblioteca puede incluir varios tipos de elementos o documentos, cada uno con metadatos, directivas o comportamientos exclusivos. Para que una lista o biblioteca incluya varios tipos de elementos o documentos, es necesario configurarla de modo que admita varios tipos de contenido. El comando Nuevo de la lista o biblioteca enumera los tipos disponibles para dicha lista o biblioteca.
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Acerca de la herencia de atributos

Los tipos de contenido nunca se crean desde cero. En su lugar, se proporciona un conjunto predeterminado de tipos de contenido que se pueden personalizar o usar tal cual. Los tipos de contenido estn organizados en una jerarqua que permite a un tipo de contenido heredar las caractersticas de otro. Esta estructura permite controlar categoras completas de documentos de forma coherente en toda la organizacin. En las tablas siguientes se describe cada tipo de contenido base, as como el grupo y el tipo de contenido primario relacionado.

TIPO DE CONTENIDO Sistema

DESCRIPCIN

TIPO DE CONTENIDO PRIMARIO

Todos los tipos de contenido heredados del tipo de contenido Sistema. Este tipo de contenido se encuentra sellado y no se puede modificar. DESCRIPCIN TIPO DE CONTENIDO PRIMARIO Elemento

Grupo: Tipos de contenido de documento

TIPO DE CONTENIDO Documento

Cree un documento.

Estilo XLS Imagen

Cree un estilo XSL. Cargue una imagen o fotografa.

Documento Documento Documento Documento Documento Documento Documento Documento

Pgina principal Cree una pgina maestra. Pgina bsica Pgina de elementos web Formulario Vincular a un documento Columnas de Dublin Core Cree una pgina bsica. Cree una pgina de elementos web. Cree un formulario que se pueda rellenar. Cree un vnculo a un documento de otra ubicacin. Se usan para el conjunto de elementos de metadatos de Dublin Core. Las columnas de Dublin Core son una definicin de metadatos estndar de la industria para documentos. Para obtener ms informacin, vea el tema sobre la iniciativa de metadatos de Dublin Core. DESCRIPCIN

Grupo: Tipos de contenido de lista

TIPOS DE CONTENIDO Evento Programacin+Recurso

TIPO DE CONTENIDO PRIMARIO Elemento Evento

Cree una nueva reunin, fecha lmite u otro evento. Programe y reserve un

recurso. Reservas Reserve un recurso como, por ejemplo, una sala de reunin. Cree una nueva cita. Realice el seguimiento de un problema. Cree un nuevo comentario de blog. Elemento

Programacin Problema Comentario Elemento Contacto de Asia Oriental Contacto

Elemento Elemento Elemento

Cree un nuevo elemento de Sistema lista. Almacene informacin sobre un contacto personal o un negocio. Almacene informacin sobre un contacto personal o un negocio. Cree un mensaje nuevo. Elemento

Elemento

Mensaje Tarea

Elemento

Realice un seguimiento de Elemento un elemento de trabajo que usted o su grupo deben completar. Cree una nueva entrada de blog. Elemento

Entrada Anuncio

Cree un nuevo elemento de Elemento

noticias, de estado u de informacin breve. Vnculo Cree un nuevo vnculo a una pgina web u otro recurso. DESCRIPCIN Elemento

Grupo: Tipos de contenido de grupo de trabajo

TIPO DE CONTENIDO Circular Da festivo Palabra Aviso oficial Memo de llamada telefnica Recurso Grupo de recursos Tarjeta de horas trabajadas Usuarios

TIPO DE CONTENIDO PRIMARIO Elemento Elemento Elemento Elemento Elemento Elemento Elemento Elemento Elemento

Agregue una circular. Agregue un nuevo da festivo. Agregue una nueva palabra a la lista. Agregue un nuevo aviso oficial. Agregue un nuevo memo de llamada telefnica. Agregue un nuevo recurso. Agregue un nuevo grupo de recursos. Agregue nuevos datos a la tarjeta de horas trabajadas. Agregue nuevos usuarios a la lista.

Notificacin de novedades TIPO DE CONTENIDO Discusin Carpeta

Agregue una nueva notificacin de novedades. DESCRIPCIN

Elemento

Grupo: Tipos de contenido de carpeta

TIPO DE CONTENIDO PRIMARIO Carpeta Elemento Carpeta

Cree un nuevo tema de discusin. Cree una carpeta nueva.

Tarea de resumen Agrupe y describa las tareas relacionadas que usted o su grupo deben completar.

Cuando se define un nuevo tipo de contenido de sitio personalizado en la Galera de tipo de contenido de sitio para un sitio, se empieza por seleccionar un tipo de contenido de sitio primario existente en la Galera de tipo de contenido de sitio como punto de partida. El nuevo tipo de contenido de sitio que se crea hereda todos los atributos del tipo de contenido de sitio primario, como la plantilla de documento, la configuracin de solo lectura, los flujos de trabajo y las columnas. Despus de crear el nuevo tipo de contenido de sitio, puede modificar cualquiera de los atributos. En el siguiente diagrama se muestra la forma en que los tipos de contenido heredan atributos de sus tipos de contenido primarios. Este tipo de contenido de sitio se deriva del tipo de contenido Sistema. Estos tipos de contenido de sitio se basan en el tipo de contenido Documento. Todos los cambios que se realicen en estos tipos de contenido no afectan el tipo de contenido primario (Documento). Este tipo de contenido de sitio se basa en el tipo de contenido Plan de proyecto. Todos los cambios que se realicen en este tipo de contenido no afectan el tipo de contenido primario (Plan de proyecto). Estos tipos de contenido de lista se basan en los tipos de contenido Proyecto X y Hoja de firma. Todos los cambios que se realicen en un tipo de contenido de lista se aplican nicamente a la copia de dicho tipo de contenido que se agreg a la lista o biblioteca. Si se personaliza un tipo secundario con atributos que el tipo primario no posee como, por ejemplo, columnas adicionales, dichas personalizaciones no se escriben en el tipo primario. Es decir, los cambios realizados en los atributos heredados se transfieren hacia abajo de elementos primarios a secundarios, pero nunca hacia arriba.

Se aplican las mismas reglas en la creacin de un tipo de contenido de lista. Por ejemplo, si se personaliza un tipo de lista con atributos que el tipo primario no posee como, por ejemplo, columnas adicionales, dichas personalizaciones no afectan al tipo primario. Adems, vale la pena recordar que la personalizacin de un tipo de lista se puede realizar nicamente en la lista o biblioteca a la que fue agregado y que al modificar los atributos del tipo primario, los cambios pueden sobrescribir los atributos del tipo de lista secundario.
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Compatibilidad de los tipos de contenido con la administracin de contenido

Al definir tipos de contenido de sitio, se garantiza que todas las categoras de documentos se manejen de forma coherente en toda la organizacin. Por ejemplo, todos los documentos que se entregan a los clientes de una organizacin pueden requerir un conjunto especfico de metadatos, como un nmero de cuenta, un nmero de proyecto y un jefe de proyecto. Esto puede ayudar a garantizar que los nmeros de cuenta y nmeros de proyecto se asocien a todos los documentos que se entregan al cliente de la organizacin con el fin de crear un tipo de contenido de sitio Entrega a clientes que contenga las columnas necesarias para cada uno de los elementos de metadatos. Como un ejemplo de la forma en que los tipos de contenido pueden ayudar a administrar contenido, se ofrece la siguiente imagen en la que se muestra el nuevo tipo de contenido Entrega a clientes como una opcin disponible a la hora de crear un nuevo documento en la biblioteca de documentos Entrega a clientes.

Todos los tipos de documento de entrega a clientes de la coleccin de sitios que heredan de este tipo de contenido de sitio requieren que los usuarios especifiquen informacin en esas columnas. Si necesita realizar el seguimiento de metadatos adicionales relacionados con los documentos de entrega a clientes, puede agregar otra columna obligatoria al tipo de contenido de sitio Entrega a clientes. A continuacin, puede actualizar todos los tipos de contenido de lista secundarios que heredan de este tipo de contenido de sitio y agregar la nueva columna a todos los documentos de entrega a clientes.

La aplicacin coherente de metadatos en varias bibliotecas de documentos es solo uno de los beneficios que proporciona el uso de tipos de contenido para administrar el contenido. Los tipos de contenido tambin permiten asociar las mismas capacidades o los mismos atributos al contenido de todo un sitio. Si dispone de una lista o biblioteca configurada para permitir varios tipos de contenido, puede agregar tipos de contenido a esta lista o biblioteca desde el grupo de tipos de contenido de sitio disponibles para su sitio. Una de las ventajas principales de los tipos de contenido para las listas y las bibliotecas es que hacen posible que una sola biblioteca o lista contenga varios tipos de documentos o elementos, cada uno de los cuales puede tener comportamientos, directivas o metadatos exclusivos.