INSTITUCIN EDUCATIVA LICEO QUINDO MANEJO DE INVENTARIO DE BIENES

ELABORACIN Elaborado por:

REVISIN Revisado por:

APROBACIN Aprobado por:

Diego Fernando Gonzlez Castro Cargo: Rector

Csar Augusto Londoo Cargo: Coordinador

Diego Fernando Gonzlez Castro Cargo: Rector

PROCEDIMIENTO

Cdigo: P-GAD.IE-35

Manejo de Inventario de Bienes

Pgina 2 de 9

TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO ............................................................................................................ 3 2. ALCANCE ......................................................................................................... 3 3. DEFINICIONES ................................................................................................. 3 4. NORMATIVIDAD ............................................................................................... 3 5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 5 6. CONTENIDO ..................................................................................................... 7 7. REGISTROS DE CALIDAD ............................................................................... 9 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................. 9 9. ANEXOS ........................................................................................................... 9

PROCEDIMIENTO

Cdigo: P-GAD.IE-35

Manejo de Inventario de Bienes

Pgina 3 de 9

1. OBJETO Contar con un procedimiento que permita establecer los pasos necesarios y adecuados para el ingreso y actualizacin de los inventarios de bienes de la Institucin Educativa, as como la distribucin y entrega bajo inventarios delegados a los funcionarios.

2. ALCANCE Este procedimiento parte del ingreso de los bienes al Almacn, su registro contable, contina con su agrupacin bajo los cdigos establecidos en la clasificacin de bienes y termina con la entrega de los inventarios de delegacin a los funcionarios, acompaado de seguimiento en el uso y estado de los mismos 3. DEFINICIONES 3.1 CLASIFICACIN DE LOS BIENES: Para efectos de elaboracin de inventarios y rendicin de cuentas, los bienes que Pertenecen, al patrimonio pblico se clasifican por su clase, naturaleza, uso, destino o aplicacin en los siguientes Grupos Mayores: Grupo 1 Elementos de consumo Grupo 2 Elementos devolutivos Grupo 3 Inmuebles. 3.2 INDICE UNIVERSAL DE INVENTARIOS: El inventario es la relacin ordenada, completa y detallada de toda clase de bienes que integran el patrimonio de una Entidad.

3.3 ELEMENTOS DE CONSUMO: Son los que se consumen con el primer uso que se hace de ellos, o porque al agregarlos o aplicarlos a otros, se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de otros. Antes de ser entregados como suministro a las dependencias para ser utilizados;

PROCEDIMIENTO

Cdigo: P-GAD.IE-35

Manejo de Inventario de Bienes

Pgina 4 de 9

generalmente esta clase de elementos permanece en depsito, es decir, reposan en los almacenes o bodegas de la Entidad, una vez adquiridos. No obstante, por razones de costos, disponibilidad de espacio, estabilidad de precios en trminos contractuales y control de riesgos, la modalidad de provisin de elementos de consumo a travs de outsourcing ofrece ventajas que es conveniente aprovechar. 3.4 ELEMENTOS DEVOLUTIVOS Son los que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, aunque con el tiempo y por razn de su naturaleza se deterioren. Desde el punto de vista de uso, los elementos devolutivos pueden estar en depsito o en servicio. 3.5 ADQUISICIONES POR CAJA MENOR Son adquisiciones de bienes a travs del sistema de fondos fijos reembolsables. En toda compra de elementos por este sistema, el funcionario responsable de la Adquisicin, debe entregar la factura en original y copia debidamente tramitada al Almacn para que se produzca el respectivo comprobante de entrada y a su vez el respectivo comprobante de salida a nombre del funcionario que recib. El bien. El servidor pblico con funciones de Almacenista, enviar. Las copias de los comprobantes de entrada y salida al responsable de la caja menor para su legalizacin y trmites pertinentes.

3.6 SOBRANTES: Se entiende que hay sobrantes cuando al practicarse el inventario, se determine que el nmero de bienes es superior a los que se reflejan en los registros; esta mayor cantidad se relaciona en el acta de la diligencia, determinando la situacin que los genere, para lo cual el servidor pblico con funciones de Almacenista elabora el respectivo comprobante de entrada por sobrante y el comprobante de salida de almacn a nombre del funcionario que posee el bien; de ello se informa a la Seccin de Contabilidad para lo de su competencia. 3.7 VALORACIN DE LOS INVENTARIOS La Seccin de Contabilidad de la Entidad, debe llevar el registro permanente y valorizado de los bienes que conforman el patrimonio de la entidad de acuerdo con las normas de contabilidad prescritas para el manejo de inventarios. Para tal efecto, dentro de los primeros diez (10) d.as de cada mes, el servidor pblico con funciones de Almacenista debe reportar a Contabilidad, la cuenta correspondiente

PROCEDIMIENTO

Cdigo: P-GAD.IE-35

Manejo de Inventario de Bienes

Pgina 5 de 9

al mes inmediatamente anterior debidamente foliada, indicando la numeracin consecutiva de los comprobantes de entrada y salida utilizados en dicho perodo. Para aplicar el procedimiento contable contenido en el numeral 2.2.4.3.10 del Plan General de la Contabilidad PGCP relacionado con el registro de los activos Adquiridos por un valor inferior o igual (0.5) salario mnimo legal vigente, se tendr En cuenta las disposiciones emanadas por la Contadura General de la Nacin, respecto de los valores aplicables, actualizados para cada vigencia. Igualmente, se consultarn las normas referidas a la depreciacin de bienes, establecidas por del Plan General de Contabilidad Pblica.

4. NORMATIVIDAD Ley 80 de 1993: Ley de Contratacin Decreto 855 de 1994. Decreto 4117 de 2006, modificatorio de los artculos 14, 15 y 17 del Decreto 855 de 1994, sobre venta de bienes y avalu y enajenacin de inmuebles. Resoluciones orgnicas y reglamentarias sobre inventario, registro, responsabilidad y control de los bienes de la Nacin, expedidas por la Contralora General de la Repblica. Normas expedidas por la Contadura General de la Nacin respecto de la

5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIN PROCESO: GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SUBPROCESO: APOYO FINANCIERO Y CONTABLE 5.2 INTERRELACIONES PROVEEDOR: Contratistas, Interventores, funcionarios de la Institucin Educativa, Secretara de Educacin, Alcalda, Entidades Pblicas y Privadas CLIENTE: Comunidad Educativa

PROCEDIMIENTO

Cdigo: P-GAD.IE-35

Manejo de Inventario de Bienes

5.3 RIESGOS Y CONTROLES 5.3.1 Riesgos

Pgina 6 de 9

- Uso indebido y/o prdida de los bienes asignados a los funcionarios 5.3.2 Puntos de control - Asignacin de inventarios por delegacin. - Seguimiento al uso de los inventarios

PROCEDIMIENTO

Cdigo: P-GAD.IE-35

Manejo de Inventario de Bienes

6. CONTENIDO
No. 1 DESCRIPCIN PRODUCTOS legalizacin de la entrada de los documentos y registro en el comprobante de entrada elementos clasificados y codificados por devolutivos y de consumo Elementos de consumo registrados y controlados Elementos y equipos devolutivos registrados en el inventario Inventarios devolutivos plaqueteados Inventario por devolutivos delegados Inventario consolidado

Pgina 7 de 9

RESPONSABLE TIEMPO

Verificar las facturas de compra de elementos de consumo y devolutivos para la elaboracin del comprobante de entrada 2

2 horas Rector y Auxiliar Administrativo

2 horas Auxiliar Administrativo 3 horas

Clasificacin y codificacin contable 3 Si el elemento es de consumo se registra en el gasto y el formato de control y entrega 4 Registro en el inventario general de elementos y equipos devolutivos de manera individualizada por cada elemento y equipo 5 Plaquetear el inventario de devolutivos y su registro en el inventario general 6 Registro y asignacin del inventario devolutivos por DELEGACION 7 8 Consolidacin de los inventarios generales y por delegacin Hacer seguimiento semestral al inventario general y por delegacin para determinar estados y faltantes

Auxiliar Administrativo

5 horas Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo 3 das

1 da 10 das 5 das

10

Inventario con seguimiento Elementos y equipos Determinar los elementos y equipos que valorados para deben ser dados de baja bajas Elementos y equipos definidos de Listar con las caractersticas bsica de los baja y elementos y equipos las bajas para presentados presentar ante el Consejo Directivo para ante el Consejo definir su eliminacin o venta Directivo

Auxiliar Administrativo

3 das

1 da Rector y Auxiliar Administrativo

PROCEDIMIENTO

Cdigo: P-GAD.IE-35

Manejo de Inventario de Bienes

11 Elementos y dados de baja y/o vendidos Inventarios Registro contable y en el inventario tanto registrados general como por delegacin de las bajas contablemente y/o ventas ejecutadas con bajas Proceso de eliminacin, elaboracin de actas de baja 12 venta Realizar las depreciaciones al inventario de devolutivos Inventarios depreciados

Pgina 8 de 9

Rector y Auxiliar Administrativo

5 das

Rector y Auxiliar Administrativo Contador Auxiliar Administrativo

1 da

13 14 15

1 da 1 da

Inventario Inventarios actualizados actualizado Remitir a la Compaa aseguradora establecida por la Secretara de Educacin para el seguro de bienes de las Instituciones Educativas, el inventario actualizado y/o la relacin de los nuevos ingresos Comunicacin Archivo de gestin Archivo

1 da Rector y Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Permane nte

16

PROCEDIMIENTO

Cdigo: P-GAD.IE-35

Manejo de Inventario de Bienes

Pgina 9 de 9

7. REGISTROS DE CALIDAD
IDENTIFICACIN
Cdigo N.A. Nombre Comprobante

ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIN
Recoleccin Indizacin Clasificacin Alfabtico

ACCESO
Personal Autorizado Auxiliar Administrativo

CONSERVACIN
Tiempo de Retencin 15 Aos

DISPOSICIN FINAL
Mtodo Conservacin total

N.A.

Inventario

N.A.

Inventario

N.A.

Informes

N.A.

Ajustes

N.A.

Fichas

Auxiliar Carpeta/Co Administrativo mprobante/E ntrada Almacn Auxiliar Carpeta/Inve Administrativo ntario General Auxiliar Carpeta/Inve Administrativo ntario por delegacin Auxiliar Carpeta/Info Administrativo rmes de seguimiento inventario Contador Carpeta/Aju stes contables Auxiliar Carpeta/Fich Administrativo a/Tcnica equipos

Alfabtico

Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo

5 aos

Seleccin y eliminacin Seleccin y eliminacin Seleccin y eliminacin

Alfabtico

5 aos

Alfabtico

5 aos

Alfabtico

Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo

5 aos

Seleccin y eliminacin Seleccin y eliminacin

Alfabtico

5 aos

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 Plan General de Contabilidad Pblica

9. ANEXOS 9.1 Facturas de compra 9.2 Actas de Entrega 9.3 Actas de Baja