Alma Cena Mien To

Procedimiento Cdigo PR15-4-01
ALMACENAMIENTO DE
MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS
MEDICOS
Versin 4
Te miramos con el corazn! Vigencia 26/10/2010

GESTIN DE CALIDAD PGINA 1 de 10

1. OBJETIVO:
Garantizar las condiciones de almacenamiento necesarias, para asegurar la calidad de los
medicamentos y los dispositivos mdicos durante su permanencia en el servicio farmacutico
de IN CARE.

2. ALCANCE:
Inicia desde la identificacin de las condiciones ambientales y especificaciones tcnicas de
cada producto para su correcto almacenamiento, y termina con la adecuada ubicacin de
todos los medicamentos e insumos y su disposicin final (administracin o destruccin).
Aplica al servicio farmacutico de IN CARE y los servicios asistenciales (procedimientos
invasivos y no invasivos)

3. CONCEPTOS GENERALES (DEFINICIONES REFERENCIAS):
3.1. Almacenamiento: Es la conservacin fsica de los productos para garantizar su
adecuada proteccin y calidad.
3.2. BPA: Buenas prcticas de almacenamiento son normas mnimas obligatorias de
almacenamiento que deben cumplir los lugares de almacenamiento de productos
farmacuticos y afines, respecto a las instalaciones, equipamientos y procedimientos
operativos, destinados a garantizar el mantenimiento de las caractersticas y
propiedades de los productos.
3.3. Embalaje: se entiende como tal cualquier medio material destinado a proteger y
consolidar un producto para su expedicin (manipulacin, carga y descarga,
transporte interno e internacional, entre otros), y/o su conservacin en depsitos o
almacenes
3.4. Empaque primario: Es aquel recipiente o envase que contiene el producto. Ejemplo:
El frasco que contiene el jarabe.
3.5. Empaque secundario: Es aquel que contiene al empaque primario y tiene como
finalidad brindarle proteccin, servir como medio de presentacin y facilitar la
manipulacin del producto para su aprovisionamiento en los estantes. Ejemplo la caja
que contiene el frasco del jarabe.
3.6. Empaque terciario: Es aquel que puede agrupar varios empaques primarios o
secundarios y tiene como finalidad facilitar la manipulacin y el transporte de los
productos. Ejemplo la caja de cartn con varios jarabes.
3.7. Forma farmacutica: Vehculos destinados a la administracin al organismo de uno o
varios principios activos, confiriendo al principio activo un medio adecuado para la
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MEDICOS
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manipulacin la administracin y la accin, constituyendo una forma de presentacin
del o los principios activos.
3.8. Fotosensible: Que se degrada muy rpidamente en presencia de luz.
3.9. Humedad: es un factor ambiental que afecta considerablemente la estabilidad de los
medicamentos, esencialmente sus caractersticas microbiolgicas, puesto que una
humedad relativa alta propicia el crecimiento de hongos y levaduras, y adicionalmente
favorece la oxidacin de los componentes, la cual se manifiesta con el ablandamiento
de tabletas y cambios de color.
El control de la humedad relativa se lleva a cabo registrando los valores de humedad
relativa por lo menos tres veces en el da en el formato que se propone ms adelante
y que permitir identificar oportunamente cualquier tipo de anomala en el
comportamiento de este factor y de esa forma tomar los correctivos necesarios. Se
considera que una humedad relativa inferior al 67% es adecuada para el
almacenamiento de los medicamentos. Para el registro de la humedad relativa se
cuenta en el mercado con un instrumento llamado higrmetro, el cual debe ubicarse
en los lugares crticos del rea de almacenamiento.
3.10. Inventario: El inventario es una relacin detallada de las existencias, el cual debe
mostrar el nmero de unidades y la descripcin de cada uno de los artculos que se
encuentran en el total del inventario.
3.11. Termohigrometro: instrumento utilizado para medir la humedad relativa (HR) del aire
en relacin con la cantidad de temperatura dada.
3.12. Termosensible: se degrada rpidamente con la accin del calor

4. RESPONSABLE:
Coordinador del servicio farmacutico

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5.
Condiciones para iniciar el procedimiento Recursos necesarios
Medicamento y dispositivo medico recibido con las
caractersticas tcnico administrativas solicitadas
Recurso humano: Qumico farmacutico y Regente de
farmacia.
Recurso fsico: Software Servinte Gestor, internet,
computador, telfono, fax, impresora, papelera
necesaria, stiquers de colores, estanteras, estibas,
termohigrmetro, nevera, escalerilla, recipiente de
residuos y tiles de oficina. Adecuacin del servicio
farmacutico. Ficha tcnica de cada producto
Manejo de vencimiento Sistema Semforo, Primero
en Entrar, Primero en Salir PEPS
Controles ambientales (Temperatura ambiente, %
humedad relativa, Cadena de frio)
Recurso financiero: Presupuesto.
Requisitos a tener en cuenta Productos o resultados esperados
Cdigo del tica y buen gobierno (AY01-1-02)
Resolucin 1403 de 2007
Decreto 2200 de 2005
Manual de farmacovigilancia
Manual de bioseguridad (AY02-2-01)
Manual de manejo de residuos
Manual de Medicamentos y Teraputica del Sistema
General de Seguridad Social en Salud (SGSSS)
Listado nacional del POS vigente
www.invima.org.co
Manual de Medicamentos y Teraputica del Sistema
General de Seguridad Social en Salud (SGSSS)
Listado nacional del POS vigente
Decreto 4725 de 2005
Contratacin vigente
Almacenar los productos en condiciones
adecuadas.
Los medicamentos de control son almacenados en
un lugar bajo llave y de acceso restringido con el fin
de garantizar su custodia.
Normas tcnicas de sealizacin y ordenamiento.
Medicamentos y dispositivos mdicos bajo las
mejores condiciones de almacenamiento de acuerdo
a las especificaciones del fabricante.

Listado bsico de medicamento y dispositivo medico
completo y disponible

Medicamentos y dispositivos mdicos vencidos y/o
deteriorados, adecuadamente clasificados (clorado y
no clorados ), embalados segn las especificaciones
definidas por el recolector de disposicin final de
residuos peligrosos
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Control de fechas de vencimiento de los
medicamentos y de los dispositivos mdicos.
Control de condiciones ambientales.

Capacitar al personal del servicio farmacutico
Capacitacin sobre la implementacin de las
normas tcnicas de sealizacin y ordenamiento.
Capacitacin en control de fechas de vencimiento
de los medicamentos y de los dispositivos
mdicos.
Capacitacin en control de condiciones
ambientales.
Capacitacin en el sistema en el manejo de
entradas y salidas de los diferentes
medicamentos y de los insumos mdicos, con sus
respectivos informes y el movimiento en la cuenta
del usuario, para facturacin.

Sistema en el manejo de entradas y salidas de los
diferentes medicamentos y de los insumos mdicos,
con sus respectivos informes y el movimiento en la
cuenta del usuario, para facturacin.

6. ACTIVIDADES:
N Actividad / tarea Responsable Descripcin
Documento y/o
registro
1
Identificar las necesidades
de las condiciones de
iluminacin y ventilacin
para el almacenamiento
Asistente de
farmacia
Coordinador de
servicio
farmacutico
Verificar que las condiciones de
iluminacin y ventilacin son las
adecuadas, es decir, lmparas
en buen estado y flujo de aire
normal que permitan un
adecuado almacenamiento. Ver
Toma temperatura y humedad
servicio farmacutica (AY15-4-
04)
Toma temperatura
y humedad
servicio
farmacutica
(AY15-4-04)
Plan de
contingencia
cadena de frio
(AY15-4-05)
2
Identificar las necesidades
del control de plagas y de
las condiciones sanitarias
para el almacenamiento
Coordinador de
servicio
farmacutico
Velar por el cumplimiento del
plan de control de plagas de la
institucin, que tiene que ver
con fumigaciones peridicas
con el fin de eliminar el riesgo
de contaminacin por parte de
roedores, rastreros e insectos.
Cronograma de
fumigacin de la
institucin

Gua para control y
manejo integrado
de plagas
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3
Garantizar la limpieza y
orden del servicio
farmacutico
Coordinador de
servicio
farmacutico
Velar por el cumplimiento del
procedimiento de limpieza de
las paredes, techos, puertas y
pisos del servicio farmacutico
as como tambin de la limpieza
y orden de sus estanteras,
como por la limpieza de la
nevera.
Protocolos de
aseo

Protocolo de
limpieza profunda

Cronograma de
limpieza y aseo
4
Controlar las fechas de
vencimiento
Asistente de
farmacia

Para el manejo de control de
fechas de vencimiento de
medicamentos y dispositivos
mdicos se utiliza el sistema
semforo, el cual consiste en
codificar con stikers de colores
los productos que ingresan el
servicio farmacuticos, segn el
rango de fechas de vencimiento
de la siguiente forma:
- Color verde: Insumos con
rango de vencimiento mayor a
un ao.
- Color amarillo: Insumos con
rango de vencimiento de 6
meses hasta un ao.
- Color rojo: Insumos con rango
de vencimiento menor de 6
meses.

Se consigna en el momento de
la recepcin los datos de la
fechas de vencimiento en el
Acta de recepcin
medicamentos (FT15-3-01)

Sistema de alerta
para el control de
fechas de
vencimiento de
medicamentos
(AY15-4-01)

Inventario del
servicio
farmacutico
vigente

Control de fechas
de vencimiento
(FT15-4-04)

Acta de recepcin
medicamentos
(FT15-3-01)

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MEDICOS
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5
Controlar la temperatura,
humedad relativa y cadena
de frio.
Asistente de
farmacia
Coordinador de
servicio
farmacutico
La toma de los controles
ambientales (temperatura del
refrigerador, temperatura
ambiente y % de humedad) se
anotan en su respectivo formato
dos veces al da, en la maana
y en la tarde. Se verifica que
estas se encuentren dentro de
los rangos permitidos, en caso
contrario se toman las acciones
correctivas necesarias
Formato control de
temperatura

Toma de
temperatura y
humedad servicio
farmacutico
(AY15-4-04)

Plan de
contingencia
cadena de frio
(AY15-4-05)
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MEDICOS
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6
Realizar almacenamiento de
los medicamentos y los
dispositivos mdicos
Asistente de
farmacia

El almacenamiento se realiza de
acuerdo a las especificaciones
de los proveedores en cuanto a
las buenas prcticas de
almacenamiento y de acuerdo a
las fichas tcnicas de cada
producto.
Retirar el medicamento o
dispositivo mdico de su
empaque secundario y/o de
acondicionamiento.
Colocar las cajas para reciclaje,
a excepcin de aquellas que
deban ser devueltas con
elementos o materiales que son
puestos en consignacin y de
los cuales el proveedor exija la
devolucin en las cajas
originales de los mismos.
Verificar en el medicamento o
dispositivo mdico las
condiciones de
almacenamiento. Ver Toma
temperatura y humedad
servicio farmacutico (AY15-
4-04)
Ubicar en la nevera los
medicamentos que requieran
cadena de fro (ver Listado de
medicamentos que requieren
cadena de fro(AY15-4-07)).
Ubicar los medicamentos de
control (ver Listado de
medicamentos de control(AY15-
4-08)) en el lugar definido
garantizando seguridad y
restriccin (sealizado).
Ubicar los medicamentos
fotosensibles (AY15-4-09)en
gavetas que garanticen que no
reciben la luz solar directa y
conservar en sus empaques y
embalajes originales.

Fichas tcnicas de
los productos.

Toma temperatura
y humedad
servicio
farmacutico
(AY15-4-04)

Sealizacin y
ordenamiento del
servicio
farmacutico
(AY15-4-06)

Listado de
medicamentos que
requieren cadena
de frio (AY15-4-07)

Listado de
medicamentos de
control(AY15-4-08)

ALMACENAMIENTO DE
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6
Realizar almacenamiento de
los medicamentos y los
dispositivos mdicos
Asistente de
farmacia

Ubicar en los sitios ms
ventilados del rea, los
medicamentos e insumos
sensibles a la humedad
ambiental y conservar en sus
empaques y embalajes
originales para prevenir al
mximo su deterioro.

Los medicamentos son
ubicados en las estanteras del
servicio farmacutico, por forma
farmacutica y a su vez por
orden alfabtico dentro de cada
forma.

Para el caso de los lquidos se
encuentran ubicados por
separado segn su descripcin
sobre estibas.
Los dispositivos mdicos se
encuentran en estanteras
segn su rotacin.
Listado de
medicamentos
fotosensibles
(AY15-4-09)

Especificaciones
tcnicas de los
productos.

Sealizacin y
ordenamiento del
servicio
farmacutico
(AY15-4-06)

Manejo de
medicamentos de
control (AY15-4-
03)

ALMACENAMIENTO DE
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7. ANEXOS:
Cdigo Nombre
AY15-4-01
Alertas control fechas vencidos
AY15-4-02
Re-envase y re-empaque de medicamento y dispositivos
AY15-4-03
Manejo de medicamentos de control
AY15-4-04
Toma temperatura y humedad servicio farmacutico
AY15-4-05
Plan de contingencia cadena de frio
AY15-4-08
Listado de medicamentos de control
AY15-4-09
Listado de medicamentos fotosensibles

8. REVISIONES Y APROBACIONES:
Elabor: Revis: Aprob:
Hervin Botero
Coordinador de servicio
farmacutico
Comit de calidad Dra. Liliana Mara Villegas O
Gerente
Firma Firma Firma

Fecha: 10/10/2010 Fecha: 15/10/2010 Fecha: 26/10/2010

9. CONTROL DE CAMBIOS:
Versin Fecha Naturaleza del cambio
2 19/09/2010 Cambios de responsables
3 10/07/2010 Nuevos documentos de apoyo
4 26/10/2010

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DISPOSITIVOS MEDICOS
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GESTIN DE CALIDAD PGINA 10 DE 10
10. CONTROL DE REGISTROS
Identificacin Recoleccin Recuperacin
Ubicacin
Tiempo de
retencin o
conservacin
Disposicin
Cdigo Nombre Responsable Frecuencia Clasificacin Orden Acceso
FT15-4-04
Control de fechas
de vencimiento
Asistente de
servicio
farmacutico
Cada que se
requiera
Carpeta Acta
de recepcin
AAAA
Fecha
descende
nte
Publico
Archivo de servicio
farmacutico
1 ao
Escanear -
Reciclar
FT15-3-01
Acta de recepcin
medicamentos
Asistente de
servicio
farmacutico
Cada que se
requiera
Carpeta Acta
de recepcin
AAAA
Fecha
descende
nte
Publico
Archivo de servicio
farmacutico
1 ao
Escanear -
Reciclar

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