TEMA: LIBROS CONTABLES

LIBROS CONTABLES

En el Sistema Manual, es una disciplina que nos ensea el ARTE de registrar las diversas operaciones en forma ordenada, clara, precisa y cronolgica, con la finalidad de tener una mejor presentacin de los libros contables y ver el proceso contable de acuerdo transcurra el tiempo. En el sistema manual, conjunto de registros especiales donde se registran las operaciones que realiza una empresa, en forma cronolgica y ordenada. En el sistema computarizado, es un conjunto de listados en forma de reporte en hojas continuas, luego segn importancia son o no legalizados.

En ambos casos la finalidad es de mostrar la situacin en que se encuentra una empresa, en meses o perodos distintos, sujetndose a las disposiciones legales y a una tcnica contable. Importancia: Mediante ellos seremos justos, ante la ley. Nos permite registrar y/o procesar todos los movimientos operacionales. Nos da garanta a segundas, terceras personas y a quienes tienen inters en el resultado de las operaciones. Constituyen elementos de prueba, sustentando con los documentos que existen. (Dejar constancia de las operaciones que se realiza) Nos obtiene una informacin e cualquier momento, de acuerdo a la necesidad de la empresa. Permite la divisin del trabajo con grandes beneficios para la funcin de la empresa. Nos permite conocer nuestras deudas y obligaciones, as como las que nos adeudan. Muestra el estado financiero de la empresa en un tiempo determinado.

FOLIACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Se denomina folio a la numeracin correlativa de cada una de las pginas de los libros de contabilidad. Existen dos clases de Folio: 1. Foliacin simple; consiste en cada una de las pginas de los libros contables que tienen numeracin correlativa y van de uno en uno. 2. Foliacin doble; consiste en que la numeracin correlativa de las pginas de los libros contables van de dos en dos. CLASIFICACION DE LOS LIBROS CONTABLES 1. Aspecto Legal; Libros principales y obligatorios: Estos libros tienen que ser legalizados obligatoriamente para dar su justo valor de todas las operaciones que se registran.

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TEMA: LIBROS CONTABLES Libro de Inventario y Balances. Libros Caja Tabular e italiana. Libro Diario. Libro mayor. 2. Aspecto tcnico; libros auxiliares y voluntarios: Estos libros son llevados de acuerdo a la necesidad y capacidad de la empresa, los libros auxiliares obligatorios tienen que ser legalizados y los libros auxiliares voluntarios no necesitan ser legalizados sirve para el control interno, y para determinar las informaciones con mayor exactitud y facilidad.

Registro de Ventas
Registro de Compras Planilla de remuneraciones

Obligatorios

Libro de actas Registro de Activos Registro de ingresos Registro de retenciones Registro de retenciones a proveedores

Auxiliares
Libros bancos - Conciliaciones Libro Krdex de Existencias Libro caja chica Cuentas Corrientes Registro de Letras por cobrar

Voluntarios

Registro de letras por pagar Registro de importacin y de exportacin Registro de control de inventarios

Registro de Krdex de proveedores

Registro de Krdex de clientes

1. LIBRO DE INVENTARIO Y BALANCES; es un libro principal y obligatorio de foliacin simple, su finalidad principal es de mostrar la situacin econmica de la empresa. En este libro se registran todos los activos, pasivos y patrimonio que tiene la empresa. Este libro se utiliza dos veces al ao, no al inicio de las operaciones ( cualquier mes del ao llamado inventario

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TEMA: LIBROS CONTABLES inicial) y otro al finalizar el perodo econmico ( al 31 de diciembre, llamado inventario fina o de Cierre) El libro de inventario y balances, empezara por el inventario que deber formar el comerciante al tiempo de dar principio a sus operaciones, y contendr: La relacin exacta del dinero, valores, crditos, efectos al cobro, bienes muebles a inmuebles, mercaderas y efectos de todas clases, apreciados en su valor real y que constituyen su activo. La relacin exacta de las deudas y toda clase de obligaciones pendientes, si las tuviere, y que formen su pasivo. Fijar en su caso, la diferencia exacta entre el activo y el pasivo, que ser el capital con que principia sus operaciones. INVENTARIO; es una relacin detallada, valorada, ordenada, clara y precisa de cada uno de los activos y pasivos que tiene una empresa. Esta relacin se detalla es el Libro de Inventario y Balances, con la finalidad de determinar los bienes y derechos que posee una empresa y tambin sus deudas. Clases de inventario por su naturaleza: Fsico: conteo e inspeccin de los activos. Contable: Registro de las informaciones previa documentacin.

Fases de la preparacin del inventario; para preparar el inventario debe realizarse una cuidadosa labor administrativa, que comprende las siguientes fases: Determinacin de todos los elementos, activos, pasivos, y patrimonio. Descripcin de dichos elementos, caracterizando su individualidad. Valoracin de cada elemento. Agrupacin conveniente de las partidas, atendiendo a unos criterios de homogeneidad contable. Suma de valores por grupos homogneos y totalizacin separada del activo y del pasivo. Diferencia entre el activo y el pasivo, determinando el patrimonio neto. Comparacin con el neto anterior para conocer las variaciones globales experimentadas durante el perodo.

Partes del inventario: Activo Pasivo Resumen Balance de inventario

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TEMA: LIBROS CONTABLES 2. LIBRO CAJA TABULAR E ITALIANA; es un libro principal y obligatorio de foliacin doble, para que tenga validez ante la ley se legaliza en la primera pgina en un notario pblico o ante un juez de paz letrado. Este libro es obligatorio, en el cual se registran todas las operaciones que realiza la empresa al contado (efectivo o en cheque), los registros son diariamente en forma ordenada y cronolgica con los documentos que con los cuales se hayan efectuado las operaciones. El objetivo de este libro es de controlar y administrar todas las operaciones cuyo origen es el movimiento del dinero ya sea en ingresos y/o egresos. Cada fin de mes se centraliza al libro diario. Clases: Libro Simple o italiana; para este tipo de caja se utiliza el rayado del libro diario, dos hojas de este hacen un rayado, para que sea de foliacin doble, debe estar legalizado en la primera pgina para su utilizacin. Es un libro el cual los registros que se efectan generalmente pertenecen a pequeos negocios, empresas individuales, unipersonales o asociaciones, con los que sus movimientos operacionales efectan en dos o tres cuentas. Se conoce tambin con el nombre de caja simple. Se denomina Caja italiana porque en Italia se dio el uso por primera vez, su caractersticas es de anotar las operaciones econmicas en forma cronolgica, sin importar un ordenamiento segn las cuentas que se utilicen. Cada fin de mes se centraliza al libro diario. Libro caja tabular o americana; para la utilizacin de este libro se legaliza en la primera pgina ante el notario pblico. En este libro se registran todas las operaciones que realiza la empresa exclusivamente al contado (movimientos de dinero en efectivo o con cheque por ingresos y/o egresos). Es un libro obligatorio de foliacin doble, su caracterstica principal es de clasificar por divisionarias en forma analtica y luego analizarlas, cada divisionaria ocupa una columna y se detalla el concepto de cada una de las operaciones y se distribuyen tanto en el Debe como en el haber segn el concepto de cada una de las operaciones y se disribuyen tanto en el debe como en el haber segn correspondan, la utilizacin de este libro es en empresas que tienen mayor movimiento de cuentas, tales como empresas comprendidas en el Rgimen Especial y renta y Rgimen General. Cada fin de mes se centraliza al libro diario.

3. LIBRO DIARIO; Es un documento numerado, que le permite registrar en forma cronolgica todas las transacciones realizadas por la empresa. El libro diario es el registro contable principal en cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las operaciones.

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TEMA: LIBROS CONTABLES El primer registro de una operacin se hace en el diario. Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la cooperativa, en el orden que se vaya realizando durante el perodo (compra, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). ste libro consta de dos columnas: la del Debe y la del Haber. Para que los registros sean vlidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado. A esta operacin se le llama asentar en el diario. El diario es un libro de registro original o de primera anotacin. El asiento de cada transaccin indica qu cuentas deben cargarse y cules deben acreditarse posteriormente en el mayor. En el libro diario se registran todos los hechos y operaciones contables (que vimos en el captulo anterior). Este registro se realiza mediante los asientos contables, los cuales se ordenan por fecha de creacin. Importancia y finalidad Es un libro que debe ser llevado obligatoriamente por todo comerciante, segn lo seala el Cdigo de Comercio en el Art. 32, adems de ser sellado y presentado en el Registro Mercantil antes de ser utilizado (Art. 33 C.C.); deber ser un libro empastado, foliado y deber quedar completamente sellado en todas sus pginas. El Libro Diario es conocido como libro de Entrada Original, porque en l se registran por primera vez las operaciones de la empresa. En el quedarn registradas todas las transacciones que se dan lugar en una empresa y en orden cronolgico; se registrar indicando el nombre de las cuentas que han de cargarse y abonarse, as como los importes de los dbitos y crditos. El libro Diario puede ser: El Diario de Dos Columnas. (Este libro es el ms utilizado) al momento de llevarlo al Registro Mercantil para registrarlo y sellarlo, en su primera pgina ir la Nota del Tribunal. El Diario Multicolumnar. Diario Columnar. Importancia; Esta es otra forma de Libro Diario. Como su nombre lo indica, su contenido incluye una serie de columnas que se destinan a aquellas cuentas que tienen mucho movimiento, las otras cuentas de poco movimiento que pueden afectarse en una determinada transaccin, se llevan en una columna especial que denominamos Cuentas Varias. Este Diario Multicolumnar hace las veces del Diario General y por lo tanto debe ser sellado y registrado antes de utilizarse, generalmente es utilizado por empresas pequeas, su manejo es sencillo y reduce el trabajo contable. No existe un modelo nico de Diario Multicolumnar, cada empresa lo disea de acuerdo a sus necesidades. El manejo del Diario Multicolumnar es sencillo, asentamos la operacin cargndole y abonndole a las cuentas respectivas, operacin por operacin, destinndole una lnea para cada operacin, si se necesita otras lneas las utilizamos; pero se debe tener cuidado de no dejar espacios en blanco, no borrar, no tachar, etc., si se comete un error u omisin

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TEMA: LIBROS CONTABLES al formular el asiento, lo corregimos con otro asiento, cuando notamos la diferencia (artculos 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38 del Cdigo de Comercio). Una vez registradas las operaciones de un determinado perodo generalmente en forma mensual totalizamos las columnas; verificamos el total de los cargos que deben ser igual al total de los abonos y luego se transfieren estos totales al Mayor General. Ventajas del Diario. El diario cumple tres tiles funciones. En primer lugar reduce la posibilidad de errores, pues si las operaciones se registrasen directamente en el mayor, existiera el serio peligro de omitir el dbito o el crdito de un asiento, o de asentar dos veces un mismo dbito o crdito. Este peligro se reduce al mnimo con el uso del diario. Aqu, los dbitos y crditos de cada operacin se registran juntos, lo cual permite descubrir fcilmente esta clase de errores. En segundo lugar los dbitos y crditos de cada transaccin se asientan en el diario guardando perfecto balance, logrndose as el registro completo de la operacin en un solo lugar. Adems, el diario ofrece amplio espacio para describir la operacin con el detalle que se desee. En tercer lugar todos los datos relativos a las operaciones aparecen en el diario en su orden cronolgico. 4. LIBRO MAYOR; es donde se registran las cuentas de activos, pasivos y patrimonio de la cooperativa. Es el libro de contabilidad en donde se organizan y clasifican las diferentes cuentas que moviliza la cooperativa de sus activos, pasivos y patrimonio. Para que los registros sean vlidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado. Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro diario, con el propsito de conocer su movimiento y saldo en forma particular. Los cargos y crditos a las distintas cuentas, segn se muestra en los asientos de diario, se registran en las cuentas mediante el proceso llamado pasar al mayor. Cuenta es una ficha individual que registra las cantidades de una cuenta en el debe y en el haber, as como el saldo de la misma. El libro mayor precisamente lo que hace es eso; anotar las cantidades que intervienen en los asientos en su correspondiente cuenta del libro mayor, representada por una T. En estas dos cuentas (libro mayor) del asiento anterior, se tiene un saldo deudor en caja (positivo) y un saldo acreedor en la cuenta de clientes. Dado que cualquier empresa efecta mltiples operaciones, la valoracin de sus elementos ser objeto de continuas variaciones. El Mayor contiene todas las cuentas que se han ido registrando en el Diario hasta cierta fecha, en stas se habrn ido anotando las alteraciones producidas. A travs de estos registros ser posible conocer el valor por el que figuran las distintas cuentas a esa data, siendo ste el cometido del Mayor.

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TEMA: LIBROS CONTABLES Al valor que presenta una cuenta en una fecha dada se le conoce con el nombre de saldo. ste viene dado por la diferencia entre la suma del Debe y la suma del Haber de la correspondiente cuenta. El saldo puede ser: Deudor, si la suma del Debe es mayor que la del Haber. Acreedor, si la suma del Debe es inferior a la suma del Haber. Nulo, si el valor de ambas sumas coincide. En cualquier fecha, en el libro Mayor se cumplir que la suma de los saldos deudores coincidir con la suma de los saldos acreedores y, adems, el valor total de las sumas del Debe ser igual al importe total de las sumas del Haber. Tipos de Libros Mayor Se reconoce que hay dos tipos: Libro Mayor principal.- Para las cuentas de control general Libro Mayor Auxiliar.- Para las sub. Cuentas y auxiliares.

Importancia y Finalidad. Cuando se habla de la cuenta, en el medio contable permite clasificar el Activo, el Pasivo y el Capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas caractersticas de afinidad; permitiendo controlar los aumentos y disminuciones que experimentan las diferentes partidas reales y nominales. El Libro Mayor constituye un libro obligatorio que debe llevar toda empresa (Art. 32 del C.C.), este libro agrupa todas las cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos que son utilizadas en una organizacin para llevar la contabilidad

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