Documento informativo para uso exclusivo de Distribuidores Integrales ASPEL

Fecha: 17 de marzo del 2004

Nmero: 16

Ao: 2004

Cmo capturar plizas de ASPEL-COI desde Microsoft Excel?

Este proceso es muy prctico para aquellos usuarios del sistema ASPEL-COI que desean automatizar el proceso de captura de plizas, ya que ste les permitir realizar Plizas Modelo en una hoja de clculo de Microsoft Excel, -en la cual se puede manipular la informacin fcilmente- y que stas sean integradas en el sistema. POLIZA MODELO: La Pliza Modelo contiene asientos contables que se almacenan en un archivo independiente al catlogo de Plizas sin afectar los saldos de las cuentas contables, lo cual permite acceder posteriormente a este archivo para realizar modificaciones y contabilizarla, afectando as, los saldos de las cuentas contables. Estas Plizas Modelo nos ayudan a realizar algunos asientos contables que se realizan de forma repetitiva y peridica (Plizas de Depreciaciones, de provisin de Gastos etc.) Otro aspecto importante de las Plizas Modelo es poder contabilizar informacin generada desde otros sistemas que no sean de la lnea ASPEL y es justamente esta ventaja la que en esta ocasin describimos con detalle. A continuacin se ejemplifica el uso de las Plizas Modelo, desde su edicin hasta su contabilizacin en ASPEL-COI, utilizando Microsoft Excel como editor del archivo. Se recomienda que el nombre del archivo de la pliza que se generar contenga la terminacin *.Pol, de esta manera ser fcilmente identificable en ASPEL-COI. 1. Crear la Pliza Modelo en una hoja de clculo de Microsoft Excel, con una estructura como se muestra en la Fig. 1, la pliza se ver como se muestra en la Fig. 2. RE G. 1 2 3 4 5 5-A 6 7 7-A 8 NO. TIPO CARACT OBSERVACIONES . Tipo de Pliza A 2 Dr., Eg, Ig (Tipos Usados en COI) Da de la Pliza N 2 Concepto de la Pliza A Variable Mximo 60 caracteres (1er Rengln) Concepto de la Pliza A Variable Mximo 60 caracteres (2do Rengln) Numero de Cuenta Mximo 28 caracteres (Debe Incluir A Variable Contable Guiones) Numero de En la posicin 29 va una coma, en la 30 y A Variable Departamento 31 el No. de Departamento. Concepto de la Partida A Variable Mximo 30 caracteres. Valor Mximo 999,999,999,999.99 (Sin Debe (Cargo) N Variable comas ni puntos) Despus del Valor del Debe o Haber va Tipo de N Variable una coma y en la siguiente posicin el valor del tipo de cambio. Valor Mximo 999,999,999,999.99 (Sin Haber (Abono) N Variable comas ni puntos) Si deseas capturar mas registros debes repetir los pasos 5, 6 (El espacio en blanco es para indicar que el siguiente registro es un Abono) La Palabra FIN. A 3 Indica la Terminacin de la Pliza Modelo DESCRIPCIN DEL REGISTRO

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FIGURA 1

NOTA: En la parte de la descripcin del Concepto 1 y 2 se debe de capturar la descripcin que se desplegar en la Pliza como encabezado. Es importante que se cuenten con exactitud los 29 espacios para la captura del Departamento como lo muestra la estructura del archivo de Plizas en el registro 5-A. NOTA: Este ejemplo muestra como Departamento el nmero cero, debido a que las cuentas no tienen Departamento.

FIGURA 2

2. Una vez que se haya elaborado el

procedimiento de la Fig. 2 se debe guardar la informacin, utilizando la opcin Guardar como (Figura 3).

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NOTA: Es muy importante que se encierre entre comillas l titulo y que se le asigne el Tipo con el cual va a ser guardada la
informacin. No es necesario guardar el archivos en la carpeta de Ejemplos, se puede guardar en cualquier carpeta.

FIGURA 3 3. Contestar Si, en la siguiente ventana que presente Excel (Figura 4).

4.

FIGURA 4 Cerrar la hoja de clculo (ARCHIVO / Cerrar ), en esta ocasin se deber contestar No, a la pregunta de si se desean guardar los cambios efectuados, Fig. 5.

FIGURA 5

CONSULTA DE LA PLIZA MODELO EN EL SISTEMA DE ASPEL-COI.

5. Una vez que se elabor la Pliza Modelo en Excel se deber abrir ASPEL-COI. 6. Acceder a la opcin Archivos / Plizas Modelo.

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FIGURA 6

7. Acceder a la opcin Archivos / Plizas Modelo. 8. Deber localizar en la ruta correspondiente, el archivo que se guard con la extensin *.Pol (Fig. 3), seleccionarlo y presionar el botn de contabilizar plizas (Fig. 6) y automticamente el sistema abrir una pliza con los datos del archivo generado en Excel (Fig. 7). 9. Una vez que se presenta la Pliza (Fig.7) se pueden barrer los campos para verificar posibles problemas como los siguientes: Numero de cuenta incorrecto. Cuenta contable registrada como tipo Acumulativo en vez de Detalle. Totales de Debe y Haber descuadrados.

10. Una vez que verificada la pliza y aprobada se deber contabilizar presionando la tecla F3 del teclado o presionando el icono Contabilizar.

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FIGURA 7

NOTA: Al momento de guardar a pliza el sistema preguntara que si desea grabar la pliza modelo
y debers presionar el botn NO ya que en el paso de la Fig. 3 ya se guard.

A continuacin se presenta una tabla con los Sistemas ASPEL, sus respectivos Re-instalables y fechas actualizadas:

Sistema ASPEL-SAE ASPEL-NOI

No. Re-instalable Re-instalable No.8 Re-instalable No. 5

Fecha 12 de enero del 2004 09 de marzo del 2004

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ASPEL-COI ASPEL-BANCO ASPEL-CAJA ASPEL-Prod

Re-instalable No. 5 Re-instalable No. 6 Re-instalable No. 2 Re-instalable No. 3

04 de febrero del 2004 01 de marzo del 2004 23 de julio del 2003 18 de febrero del 2004

NOS ENCONTRAMOS A SUS RDENES Atentamente Departamento de Soporte Tcnico ASPEL

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