Plan de comunicaciones Para [Nombre del proyecto]

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Contenido
GUA DE LA PLANTILLA 1. REQUERIMIENTOS DE COMUNICACIN
1.1. LISTADO DE RECEPTORES DE COMUNICACIONES 1.2. REQUERIMIENTOS DE LOS RECEPTORES

2. PLAN DE COMUNICACIONES 3. PROCESO DE COMUNICACIONES

3.1. ACTIVIDADES 3.2. ROLES 3.3. DOCUMENTOS

4. APNDICE
4.1. DOCUMENTACIN SUPLEMENTARIA

Gua de la plantilla
Qu es un plan de comunicaciones? Una causa comn de fracaso de los proyectos es la ausencia de comunicaciones claras. Un plan de comunicaciones es un documento que describe los pasos y actividades necesarios para asegurar que las comunicaciones entre los participantes del proyecto sean claras, concisas, relevantes y oportunas. En este plan se describe la informacin que debe distribuirse entre las partes interesadas del proyecto para mantenerlos informados de los avances del proyecto. Ms especficamente, el plan incluye: Una lista completa de todos los receptores de comunicaciones durante el proyecto Una identificacin de los requerimientos de informacin de cada una de las partes interesadas Un programa de comunicaciones estableciendo frecuencias y medios a utilizar Un proceso para gestionar las comunicaciones a lo largo del proyecto.

Cundo se usa un plan de comunicaciones Un plan de comunicaciones se debe documentar desde el comienzo del proyecto, durante la fase del planeamiento. El plan se emprende antes de la fase de ejecucin para asegurarse de que las comunicaciones entre los interesados y afectados por el proyecto se adelantes en forma fluida y son contratiempos, para evitar malos entendidos, desde el comienzo del proyecto. Inmediatamente despus que se haya documentado el plan, el proceso de gestin de comunicaciones ser empleado para supervisar y para controlar las comunicaciones en el proyecto. El proceso de gerencia de comunicaciones se termina solamente cuando concluya el proyecto.

Cmo utilizar esta plantilla Este documento proporciona una gua acerca de los temas incluidos que generalmente se incluyen en un plan de comunicaciones. Se pueden agregar, quitar o redefinir secciones a su juicio para resolver sus circunstancias particulares. Se han agregado tablas, diagramas y grficos de ejemplo (donde sea conveniente) para proporcionar direccin adicional sobre cmo completar cada seccin relevante.

1. Requerimientos de comunicaciones
El primer paso en la elaboracin de un plan de comunicaciones es identificar los receptores de informacin y de comunicaciones del proyecto. Luego se identifican las necesidades de comunicacin del proyecto, junto con las frecuencias, los medios a emplearse y los tipos de comunicacin (formales, verbales, informales) y los formatos que se usarn. De este modo, los participantes del proyecto sabrn cmo se llevarn a cabo las comunicaciones del proyecto.

Definicin
Proporcione una definicin formal para el trmino comunicaciones para este proyecto. Por ejemplo: La comunicacin se define como cualquier intercambio de informacin entre una o varias personas que participan en forma activa o pasiva en el desarrollo del proyecto y, por lo tanto, requieren estar oportuna y adecuadamente informadas acerca de los avances y pormenores del proyecto durante su vigencia.

Las comunicaciones se pueden producir de diferente manera; entre otras: Documentos del proyecto (ej. planes, cronogramas) Informes de avance Reuniones formales de discusin de avances y problemas Reuniones de definicin de procesos, procedimientos, estndares, criterios, etc. Reuniones de toma de decisiones Reuniones de revisiones (ej. Calidad de procesos, calidad de entregables) Comunicados pblicos

1.1

Listado de receptores de comunicaciones

La comunicacin efectiva se logra al diseminar la informacin necesaria a la audiencia correcta en el momento oportuno a travs de los medios adecuados. Para identificar la audiencia correcta con quienes se deben establecer las comunicaciones es necesario elaborar un listado de las partes interesadas (stakeholders) del proyecto. Un stakeholder de comunicaciones puede ser una persona interna o externa al proyecto, quien requiere informacin peridica acerca del estado del proyecto. Las personas internas son aquellas que trabajan directamente en el desarrollo del proyecto. Las personas externas son aquellas que se ven afectadas en alguna forma por los resultados del proyecto. Por ejemplo, un patrocinador del proyecto requiere ser informado acerca del estado general de avance del proyecto, mientras que un cuerpo o comisin externo podra necesitar estar informado acerca de la conformidad legal o regulatoria del proyecto. A continuacin se presenta una lista de ejemplo de posibles stakeholders o receptores de comunicaciones: Patrocinador del proyecto / cliente Comit directivo Gerente del proyecto Lder temtico Miembro del equipo de trabajo Gerente de calidad Gerente de compras Gerente de comunicaciones

Comunidad de usuarios Proveedores y contratistas Organizaciones externas pblicas y privadas (bancos, oficina de impuestos, etc.)

1.2

Identificacin de los requerimientos de comunicaciones

Identifique los requerimientos de comunicaciones probables para cada receptor completando la tabla siguiente:

Nombre del receptor

Rol del receptor

Organizacin Requerimiento del receptor de informacin

Enuncie el equipo, grupo u organizacin a la cual pertenece el receptor Describa la informacin del proyecto que cada receptor requiere. Por ejemplo: informe de avance, niveles de recursos, problemas, riesgos, conformidad y entregas.

Nombre de cada receptor

Enuncie el rol del receptor

2. Plan de comunicaciones
Conociendo la informacin adecuada y los receptores correctos, el paso siguiente es elaborar el programa de comunicaciones para asegurar comunicaciones oportunas. En este paso se identifican las actividades de comunicacin. Estas actividades son un grupo de tareas que se deben llevar a cabo para diseminar la informacin entre los receptores en forma regular o peridica. A manera de ejemplo, estas actividades pueden incluir la publicacin de boletines, comunicados de prensa, informes de avance, materiales de presentacin, documentos, pginas web, memorandos internos, actas de reuniones, etc. Se puede usar la siguiente tabla para programar las actividades de comunicaciones. Actividades de comunicaciones
ID Actividad Informacin (qu) Receptores (quines) Liste los receptores de informacin para cada actividad Rangos de tiempo (cuando) Identifique los rangos de tiempo y frecuencias para la distribucin de la informacin Mtodos (cmo) Seleccione los mtodos de distribucin (ej. Informes, presentaciones, reuniones, email, memos, pagina web)

Asigne un identificador nico a cada actividad

Enuncie la informacin que se distribuir a cada receptor durante cada actividad

Documente cualesquier supuestos y restricciones tenidas en cuenta en la elaboracin de la tabla anterior.

3 Proceso de comunicaciones
(NOTA refirase al proceso de gestin de riesgo por un ejemplo completo)

3.1 Propsito
Describa el propsito de la gerencia de comunicaciones y el proceso general para la identificacin de receptores e informacin a ser distribuida, las frecuencias y periodicidad de las comunicaciones y los mtodos de comunicacin dentro del proyecto.

3.2 Actividades
Proporcione una representacin diagramtica de las actividades de comunicaciones que se llevarn a cabo para satisfacer los requerimientos de comunicaciones de los receptores dentro del proyecto.

3.3 Roles y Responsabilidades

Defina los roles y las responsabilidades de todos los recursos implicados con el proceso de comunicaciones dentro del proyecto.

4 Apndice
Adjunte cualquier documentacin que usted crea es relevante al plan de comunicaciones. Por ejemplo:

 Otra documentacin del proyecto (caso del negocio, estudio de viabilidad, trminos de referencia, plan del proyecto, plan de recursos, plan financiero, plan de calidad) Polticas de gerencia de riesgo, estndares, pautas o procedimientos de organizacin Documentacin de comunicaciones de otros proyectos relacionados Otra informacin o correspondencia relevante.