MONICA

INTRODUCCIN

La administracin diferentes

de

empresas en una de

un proceso de funciones bsicas las otras, tales

cada

como planificacin, organizacin, direccin, ejecucin y control. En el mbito empresarial es una herramienta que permite enfrenta, los frecuentes retos encontrados en el mismo. En la teora administrativa, el concepto de eficiencia ha sido heredado de la economa y se considera como un principio rector.

La evaluacin del desempeo organizacional es importante pues permite establecer en qu grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la direccin, adems se valora la capacidad y lo pertinente a la prctica administrativa. Sin embargo al llevar a cabo una evaluacin simplemente a partir de los criterios de eficiencia clsico, se reduce el alcance y se sectoriza la concepcin de la empresa, as como la potencialidad de la accin participativa humana, pues la evaluacin se reduce a ser un instrumento de control coercitivo de la direccin para el resto de los integrantes de la organizacin y solo mide los fines que para aqulla son relevantes. La auditora administrativa abarca una revisin de los objetivos, planes y programas de la empresa; su estructura orgnica y funciones; sus sistemas, procedimientos y controles; el personal y las instalaciones de la empresa y el medio en que se desarrolla, en funcin de la eficiencia de operacin y el ahorro en los costos.

La administracin es actualmente una ciencia de gran importancia en el mundo actual ya que se encuentra presente en todas partes y en todos los mbitos, la administracin est compuesta por una serie de funciones bsicas: planeacin, organizacin, direccin y control; dichas funciones son mejor conocidas como proceso administrativo.

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CAPITULO I PLAN DE AUDITORIA ESTRUCTURA BASICA - PROCESO 1.0. Que es una Auditoria La auditoria consistente en la revisin y verificacin de documentos contables, siempre que aquella tenga por objeto la emisin de un informe que pueda tener efectos frente a terceros. La auditora surge para garantizar la informacin financiera. La actividad de la auditora existe tanto a nivel privado como a nivel pblico, pero estas se diferencian de los personajes que intervienen en su realizacin.

Auditora es un trmino que puede hacer referencia a tres cosas diferentes pero conectadas entre s: puede referirse al trabajo que realiza un auditor, a la tarea de estudiar la economa de una empresa, o a la oficina donde se realizan estas tareas (donde trabaja el auditor). La actividad de auditar consiste en realizar un examen de los procesos y de la actividad econmica de una organizacin para confirmar si se ajustan a lo fijado por las leyes o los buenos criterios. Por lo general, el trmino se refiere a la auditora contable, que consiste en examinar las cuentas de una entidad. Es un proceso sistemtico, independiente, documentado, para obtener evidencia y evaluarla objetivamente, con el fin de determinar en qu grado se cumplen los criterios de la auditoria. o Sistemtico: No aleatorio, metdico, ordenado, las auditorias son una actividad planificada y programada. o Independiente: Puesto que los auditores deben ser independientes del rea auditara.

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o Documentado: Las actividades para la realizacin de auditoras deben ser establecidas en un deben ser documentados. 1.1. Tipos de Auditoria procedimiento y sus resultados

Interna: Es aquella que se practica como instrumento de la propia administracin encargada de la valoracin independiente de sus actividades. Externa: Es un examen estructurado de registros u otra bsqueda de evidencia, con el propsito de sustentar una evaluacin, recomendacin u opinin profesional, realizada por un ente independiente. Diferencia: En la auditora interna existe un vnculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la auditora externa la relacin es de tipo civil.

1.2.

Porque hacer Auditoria

El propsito especfico de las auditorias se basa usualmente en prioridades de gestin y con el fin de verificar si la gestin cumple con los requisitos estipulados e implantados y se cuenta con mecanismos para asegurar su mantenimiento. 1.3. Para que realizar Auditorias

Evaluar las fortalezas y debilidades del sistema de gestin. Detectar oportunidades para la mejora continua. Verificar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados.

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Ejecutar seguimiento de la eficacia de las acciones correctivas y preventivas. Identificar problemas y corregirlos o prevenirlos. DEBORA 1.4. Valores del auditor

Independencia: Los auditores deben ejercer su gestin en forma independiente y autnoma. Objetividad: El auditor debe emitir juicios veraces y objetivos sobre asuntos inherentes a sus funciones, evitando la influencia de criterios subjetivos o de terceros. Confidencialidad: Los auditores deben respetar el valor y la propiedad de la informacin que reciben y no pueden divulgar informacin sin la debida autorizacin a menos que exista una obligacin legal o profesional para hacerlo. Iniciativa: Los auditores estn en la capacidad de proponer las acciones preventivas y correctivas que sean necesarias para colaborar con la Administracin. Responsabilidad: El auditor es responsable de las acciones u omisiones relativas al ejercicio de su funcin. Integridad: El auditor debe apreciar el trabajo como un medio eficaz para realizar valores. Superacin personal: El auditor debe promover la autoestima, reconociendo su valor como ser humano y procurando la superacin personal y profesional. Transparencia: El auditor debe actuar en forma abierta y clara, permitiendo el control y el rendimiento de cuentas. Sinceridad: En el ejercicio de la funcin de auditoria debe prevalecer el criterio sincero y honesto de sus profesionales. Liderazgo: Una actitud esperada en la gestin de auditoria es el liderazgo de sus profesionales.

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1.5.

Qu resultados esperar de una Auditoria

Conocimiento acerca de cmo funciona la Entidad Una mejor comunicacin entre departamentos Confirmacin de que la Gestin funciona eficazmente. Eficiencia y productividad mejoradas de cada proceso 2.0. Plan de Auditoria Es el documento de trabajo detallado que se constituye en la gua para la ejecucin de los programas de auditora interna a desarrollar, por la oficina de control interno o quien haga sus veces quien desarrolla las funciones de elaboracin, ejecucin, evaluacin y seguimiento

significativos que se realicen durante el ejercicio debern ser conocidas y aprobadas por el comit. El Plan se ocupar normalmente de la gestin de los recursos disponibles para la auditora. Se ocupar del personal implicado, el tiempo disponible y de los medios necesarios. Una forma de considerar qu es lo que ha de incluirse en el plan es pensarlo en dos partes. Una primera parte con las cosas tangibles y otra segunda con las intangibles. Para una gestin de Auditoria enfocada en el alcance de objetivos y en el desarrollo sistemtico de evaluaciones que comprometa a los funcionarios con las metas de la institucin, es menester establecer un plan peridico de auditora que ayude a ejecutar ordenadamente esta tarea. Entre las cosas tangibles podemos encontrar: Las personas Los documentos

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Las reas, emplazamientos o instalaciones que hay que examinar Unidades tcnicas u organizativas que han de ser auditadas

Y entre las intangibles: Los horarios de la auditora Las horas de reuniones Las citas con el personal auditado Las fechas para los informes.

El Plan de auditora es una descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditora. La planificacin de una auditora debe hacerse con antelacin, y requiere bastante esfuerzo. Los puntos a considerar que deben definir una auditora son los siguientes: El objetivo de la auditora El sistema o los elementos del sistema que han de ser revisados. Las funciones y actividades que sern cubiertas. Las localizaciones implicadas Los recursos que se utilizarn

2.1.1. Preparacin del Plan de Auditoria

El plan de auditora es el documento que se elabora al final de la fase de planeamiento, en cuyo texto se resumen las decisiones ms importantes relativas a la estrategia adoptada para el desarrollo de la auditoria administrativa.

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La realizacin de un Plan de auditora es responsabilidad del auditor designado por la empresa (normalmente del equipo APPCC) y establecer los mtodos a utilizar en la realizacin de la misma. Durante el periodo de la auditora, el personal implicado debe estar disponible, por lo que los trabajadores tendrn que saberlo con antelacin. Aunque est planificado de antemano, un plan de auditora debe ser flexible y capaz de ser modificado para las diferentes necesidades del proceso de auditora.

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2.1.2. Contenido del Plan de Auditoria

El contenido de un Plan de auditora puede variar dependiendo de las circunstancias. Los contenidos de un modelo tpico de Plan de auditoras son: Tipo de auditora Objetivos de la auditora Identificacin de unidades funcionales y organizativas Identificacin de las funciones de las personas dentro de la organizacin Identificacin de los elementos del sistema Los procedimientos y diagramas de flujo Documentos de referencia La duracin prevista de las principales actividades, fechas y lugares de la realizacin de la auditora Identificacin del equipo auditor Requisitos de confidencialidad Formato y contenido del informe de auditora y su lista de distribucin

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Requisitos de mantenimiento de la documentacin Las evaluaciones sobre el plan anual de auditora deben presentarse a la autoridad competente con el objetivo de integrar los ajustes y que se apliquen las medidas correctivas que sean necesarias segn el informe presentado. 2.1.3. Plan de Auditoria (nivel gestin)

reas de interlocucin Reunin de Direccin Director de Fbrica Director de Produccin. Dpto. Recursos Humanos y Formacin. Aprovisionamiento. Puntos a tratar: a) Con Director de Fbrica y de Produccin: Poltica Revisin del SGPRL Participacin en Comits Organizacin de la Prevencin b) Con Direccin de RR.HH.: Formacin. Notificacin de accidentes Informacin. c) Aprovisionamiento. Control operacional.

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Control, manipulacin y transporte de productos. Contratacin. Seleccin de proveedores. Por su parte la Preparacin del Plan de Auditoria por parte del equipo auditor, debe ser preparado por el lder del equipo auditor para que proporcione la base para el acuerdo entre el cliente de la auditora, el equipo auditor y el auditado, respecto a la realizacin de la auditoria. Este plan debe facilitar el establecimiento de los horarios y la coordinacin de las actividades de la auditoria. El nivel de detalle proporcionado en el plan de auditora debe reflejar el alcance y la complejidad de sta. Los detalles pueden diferir, por ejemplo, entre auditorias iniciales y las posteriores y tambin entre auditoras internas y externas. El plan de auditora debe ser suficiente flexible para permitir cambios, tales como modificaciones en el alcance de la auditoria, que pueden llegar a ser necesarios a medida que se van desarrollando las actividades de auditora in situ. El plan de auditora debe contener: Los objetivos de la auditoria. Los criterios de auditora y los documentos de referencia. El alcance de la auditoria, incluyendo la identificacin de las unidades de la organizacin y unidades funcionales y los procesos que van a auditarse. Las fechas y lugares donde se van a realizar las actividades de la auditoria in situ. La hora y duracin estimadas de las actividades de la auditoria in situ, incluyendo reuniones con la direccin del auditado y las reuniones del equipo auditor. Las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor y de los acompaantes.

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La asignacin de los recursos necesarios a las reas crticas de la auditoria.

Adems, el plan de auditoras debe incluir cuando sea apropiado: La identificacin del representante del auditado en la auditoria. El idioma de trabajo y del informe de la auditoria, cuando sea diferente del idioma del auditor y/o del auditado. Los temas del informe de la auditoria. Preparativos logsticos (viajes, recursos disponibles in situ, etc). Asuntos relacionados con la confidencialidad. Cualquier accin de seguimiento de la auditoria.

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2.1.4. Proceso de Auditoria administrativa

Se facilita entender una actividad como la auditora administrativa si es descrita como una serie de partes separadas, o fases que constituyen un proceso total. Estudiantes y profesionales han venido utilizando descripciones de este tipo, conocidas corno modelos, desde hace varios decenios. Un modelo es una simplificacin del mundo real, que se utiliza para explicar relaciones complejas en trminos sencillos.

Se entiende por proceso el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad. La auditora comprende varias fases, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el mtodo, los principios y las tcnicas de esta herramienta en forma correcta.

Es necesario advertir que con el "proceso de auditora administrativa propuesto", no se pretende crear un modelo rgido de metodologa de trabajo para este tipo de auditora. Se han realizado varios enfoques por diversos autores, con el propsito de establece marcos de referencia para

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la realizacin de auditoras administrativas. El proceso que se propone

ms adelante para desarrollar este tipo de auditoras, representa un enfoque ms.

Para una auditora administrativa se deben seguir ciertas fases, las cuales deben estar perfectamente definidas e interrelacionadas, conformando una metodologa, la que es ejecutada por un profesional especializado y aplicada a cualquier tipo de organizacin (pblica o privada).

2.1.5. Etapas de ejecucin de la Auditoria Administrativa Planeacin Se refiere a los lineamientos de carcter general que regulan la aplicacin de la auditoria administrativa para garantizar que la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de informacin, investigacin preliminar, proyecto de auditora y diagnostico preliminar, sea suficiente, pertinente y

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relevante. Objetivo

El propsito de la auditoria administrativa es establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos establecidos. Factores a Revisar Como primera medida es necesario determinar los factores que se consideran fundamentales para el estudio de la organizacin en funcin de 2 vertientes:

El Proceso Administrativo Se incorporan las etapas del proceso administrativo y se definen los componentes que lo fundamentan, las cuales permiten realizar un anlisis lgico de la organizacin, ya que secuencian y relacionan todos sus componentes en forma natural y congruente.

En este orden se apega a propsitos estratgicos que concentran en forma objetiva la esencia o razn de ser de cada fase, y que son el marco de referencia para analizar a la organizacin en todos sus mbitos, niveles, procesos, funciones, sistemas, recursos, proyectos, productos y/o servicios y entorno, lo que representa una visin de conjunto de la forma en que interaccionan todos y cada uno de ellos en relacin con su objeto o atribucin sustantiva. Elementos especficos que forman parte de su funcionamiento Se incluye una relacin de los elementos especficos que complementan el proceso administrativo. Dichos elementos especficos se asocian con atributos fundamentales que enmarcan su fin y funcin, lo que permite

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determinar su contribucin particular al proceso en su conjunto y al funcionamiento de la organizacin. Proceso Administrativo. Etapa Propsito estratgico o Planeacin o Visin o Misin o Objetivos o Metas

MONIKIX 2.1.6. Proceso Administrativo Para que la administracin pueda funcionar de manera eficiente dentro de una organizacin es necesario llevar a cabo un proceso administrativo.

El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

El proceso administrativo est conformado por 4 importantes etapas: Planeacin Organizacin Direccin Control Cada etapa del proceso administrativo se rige por una serie de principios cuya aplicacin es indispensable para lograr una administracin racional. Los principios de la administracin son verdades fundamentales de aplicacin general que sirven como guas de conducta a observarse en la accin administrativa.

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Planeacin: Agustn Reyes Ponce seala que la planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinacin de tiempo y nmeros necesarios para su realizacin (Mnch y Garca, 2004, p. 63)

Para planear eficientemente, es necesario tomar en cuenta los siguientes principios: a) Factibilidad. Lo que se planee debe ser realizable; la planeacin debe adaptarse a las condiciones reales en las que se desarrolla la empresa. b) Objetividad y cuantificacin. Los planes deben basarse en datos reales, precisos y exactos, nunca en opiniones subjetivas, especulaciones, o clculos arbitrarios. c) Flexibilidad. Al elaborar un plan, es conveniente establecer mrgenes imprevistas. d) Unidad. los planes especficos de la empresa deben integrarse a un plan general, y dirigirse al logro de los mismos propsitos y objetivos generales e) Del cambio de estrategias. Cuando un plan se extiende en relacin al tiempo (largo plazo), es necesario rehacerlo de holgura que permitan afrontar situaciones

completamente, es decir modificar los cursos de accin para lograrlos. Organizacin

De acuerdo con Isaac Guzmn V. la organizacin es la coordinacin de

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las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propsito de obtener el mximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, tcnicos y humanos, en la realizacin de los fines que la propia empresa persigue.

Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una organizacin racional, se encuentran ntimamente relacionados, y son:

a) Del

objetivo.

Todas

las

actividades

establecidas

en

la

organizacin deben relacionarse con los objetivos y propsitos de la empresa. b) ) Especializacin. El trabajo debe subdividirse en actividades claramente relacionadas y delimitadas. c) Jerarqua. Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicacin, en los cuales la autoridad y la

responsabilidad fluyan en una lnea clara e ininterrumpida. d) Paridad de autoridad y responsabilidad. A cada grupo de responsabilidad corresponde un grado de autoridad necesario. e) Unidad de mando. Determinar un centro de autoridad y decisin para cada funcin, los subordinados no debern reportarse con ms de un superior. f) Difusin. Las obligaciones de cada puesto, deben publicarse y ponerse, por escrito, a disposicin de todos aquellos miembros de la empresa. g) Amplitud o tramo de control. Hay un lmite en cuanto al nmero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, esto para realizar ms eficientemente las funciones. h) De la coordinacin. Las unidades de una organizacin siempre debern mantenerse en equilibrio. i) Continuidad. Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las

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condiciones del medio ambiente. Direccin La direccin es la ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la gua de los esfuerzos del grupo social a travs de la motivacin, la comunicacin y la supervisin. Para dirigir de manera eficiente es necesario basarse en los siguientes principios:

CANALES
a) De la armona del objetivo o coordinacin de intereses: la direccin ser eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa. b) Impersonalidad de mando. Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (mando), surgen como una necesidad de la organizacin para obtener determinados resultados y evitar conflictos. c) De la supervisin directa. Se refiere al apoyo y comunicacin que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados. d) De la va jerrquica. Se refiere a la importancia de respetar los canales de comunicacin, establecidos por la organizacin formal, los cuales deben ser transmitidos a travs de los niveles jerrquicos. e) De la resolucin del conflicto. Indica la necesidad de resolver los problemas, a partir del momento en que aparezcan. f) Aprovechamiento del conflicto. Se refiere a analizar los conflictos y a establecer opciones de resolucin para que dejen de existir. Control El control es la evaluacin y la medicin de la ejecucin de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas

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correctivas necesarias. La aplicacin racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios a) Equilibrio. A Cada grupo de delegacin conferido debe

proporcionarse el grado de control correspondiente. b) De los objetivos. Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos. c) De la oportunidad. El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno. d) De las desviaciones. Las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, a fin de conocer las causas que las generaron y as tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. e) Costeabilidad. El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero. f) De excepcin. El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo. g) De la funcin controlada. La persona o funcin que realice el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

2.2.

Control y Auditoria

Los controles proporcionan marcos de referencia sencillos, pero efectivos, para evaluar y medir el funcionamiento de reas importantes en un organismo social.

Dichos controles son principalmente tiles en la administracin de una empresa y suministran comprobaciones para detectar rpidamente reas

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peligro o bien conformar que se est logrando lo planeado. De manera semejante al control aparece cada vez con mayor frecuencia la auditoria en sus diversos tipos (auditoria numrica y no numrica), entendindose por auditoria: la tcnica que tienen como propsito la comprobacin, verificacin y evaluacin de actividades, por medio de tcnicas de investigacin, aplicadas a hechos y registros.

Por tradicin, la auditoria es una apreciacin independiente de los registros financieros de la empresa, busca probar la confiabilidad y validez de los registros de las transacciones determinando el grado de exactitud y la forma en que los estados financieros reflejan de un modo fiel lo que supuestamente representa. Es posible tambin aplicar las tcnicas de auditora como un medio para ponderar la efectividad de la actuacin de la administracin, es una aplicacin denominada frecuentemente auditoria administrativa

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CONCLUSIONES

La administracin es un proceso que tiene por objeto la coordinacin eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la mxima productividad. La administracin de toda empresa abarca la aplicacin de un conjunto de funciones bsicas diferentes cada una de las otras, tales como planificacin, organizacin, direccin y control. El auditor es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizando por una persona independiente y competente acerca de la informacin cuantificable de una entidad econmica especifica, con el propsito de determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente entre la informacin cuantificable y los criterios establecidos. Su importancia es reconocida desde los tiempos ms remotos, tenindose conocimientos de su existencia ya en las lejanas pocas de la civilizacin sumeria. El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio, los servicios pblicos, entre otros. Al crecer las empresas, la

administracin se hace mas complicada, adoptando mayor importancia la comprobacin y el control interno, debido a una mayor delegacin de autoridades y responsabilidad de los funcionarios.

La auditora administrativa puede ser llevada a cabo por el licenciado en administracin de empresas y otros profesionales capacitados, incluyendo al contador pblico adiestrado en disciplinas administrativas o

respaldadas por otros especialistas. El resultado de la auditora administrativa es una opinin sobre la eficiencia administrativa de toda la empresa o parte de ella.

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