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ISOLUCIN Sistemas Integrados de Gestin S.A.

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Contenido 1 INTRODUCCIN ....................................................................................................................................................3

ACCIONES CORRECTIVAS .......................................................................................................................................................... 4

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1 Introduccin
El manual de usuario es una gua prctica e ilustrada para el manejo de ISOLUCIN. Una ordenada estructura organizacional, la documentacin y definicin de los procesos junto con la especificacin de los recursos a ser utilizados, conforman el sistema de gestin de la calidad. ISOLUCIN, es una herramienta integral que facilita la planeacin, la implantacin, la administracin y el mantenimiento de Sistemas de Gestin Empresarial. Esta diseada sobre tecnologa Web y su acceso es va Internet o a travs de su red interna (intranet), permitiendo a las compaas hacer una eficiente distribucin de la informacin, los recursos y las actividades del Sistema de Gestin de Calidad. Para comprender completamente el manejo de ISOLUCIN, es necesario ubicarse en el contexto, y en los conceptos bsicos del medio en el cual se desarrolla. Por lo anterior se darn algunas aclaraciones bsicas, teniendo entre otros elementos, los conceptos de redes, Internet, URL y por supuesto Intranet, de vital importancia para acceder al sistema, incluir informacin, documentar, publicar y controlar documentos internos y externos al Sistema de Gestin de Calidad. El manual describe el recorrido por cada una de las partes que componen ISOLUCIN. En este sentido se ilustra el manejo en forma general y particular para usuarios administradores y usuarios finales con algunos requerimientos especficos que competen a cada uno segn sea el caso. ISOLUCIN, suministra las pautas para alcanzar los objetivos de calidad, a partir de las herramientas propuestas en cada mdulo.

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Acciones correctivas
Para ingresar a reportar una nueva Accin Correctiva o Preventiva, se debe hacer clic sobre el link Adicionar.

Figura 1. Adicionar

acciones correctivas.

Luego se muestra el formulario para ingresar los datos de la accin correctiva.

Figura 2. Registro

no conformidad.

Tipo: Muestra el tipo de no conformidad por donde se ingres. Por ejemplo: Producto No conforme, No conformidad, Quejas y reclamos. Recuerde que esta lista de tipos no conformidades es administrable desde el modulo de Administracin/Tablas Bsicas/Tipos de No conformidad, ver numeral 4.5 Tipos de No conformidades. Fecha: Icono que le permite seleccionar la fecha de creacin de la no conformidad. Proceso: Se debe seleccionar el Proceso relacionado con la accin correctiva Fecha de Cierre Proyectada: Se debe seleccionar del calendario la fecha lmite para la cual la no conformidad debe encontrarse cerrada. Enviar a: Se debe seleccionar de la lista el usuario al que se le enviar la accin para su respectivo tratamiento.
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Usuario/Oficina/rea: Datos del usuario que est reportando la accin correctiva Descripcin de los hechos: En este campo se deben escribir los detalles de la no conformidad detectada. Nota: Recuerde, si ingresa fecha de cierre proyectada, esta cera tomada como fecha limite para gestionar la tarea que se genera del reporte de una nueva No Conformidad. Gestin de la no conformidad: Despus de haber diligenciado los datos del formulario se debe dar clic en el botn Enviar, automticamente le llega una tarea al usuario a quien se le asigno la no conformidad, para que inicie la gestin.

Figura 3. Formato

de no conformidad.
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A. Dentro del formulario aparece en primer lugar, el nmero de la no conformidad y la informacin que ha sido ingresada cuando se creo. B. Dentro de esta seccin se presentan los Por Qu (mximo 6), en donde se incluyen las causas reales del problema. La inclusin de 6 causas es opcional, ya que pueden ser menos. C. Este campo le permite ingresar el tratamiento o correccin de una no conformidad; en el cual se determinan actividades y responsables de las mismas para eliminar la no conformidad. D. Se muestra un campo denominado Evaluacin de las Necesidades de Adoptar Acciones Correctivas en donde se puede colocar una breve explicacin del por qu existe la necesidad de recurrir a un plan de acciones ms profundo. Recuerde, la reportar una NC este campo es de obligatorio diligenciamiento, y una vez diligenciada y guardada no se podr modificar. E. A continuacin se presenta otra seccin, denominada Plan de Acciones. Dentro de esta se determinan acciones y responsables de las mismas para darle gestin a la no conformidad reportada. Para cada actividad se debe seleccionar un responsable, una fecha de compromiso y la actividad como tal. Despus de que se han ingresado los datos se podr asignar la tarea; para esto, se debe dar clic en el botn de Grabar (parte inferior derecha), en ese caso se genera una tarea que llega al listado de tareas pendientes al usuario responsable. Cuando ya se haya ingresado una actividad se pueden hacer los registros en el campo seguimiento. Este campo de Seguimiento permite dar el cierre parcial de una actividad. Nota. nicamente el usuario directamente responsable de la actividad es el encargado de dar su seguimiento.

Figura 4. Responsable

de la actividad seguimiento.

Luego de registrar todos y cada uno de los seguimientos a la actividad se puede evaluar si la misma fue eficaz o no. Nota. El campo de Eficacia y costo nicamente lo visualiza el usuario responsable de toda la accin.

Figura 5. Eficacia

de la actividad

En el campo seguimiento se pueden adjuntar archivos que sirven para evidenciar que la tarea se ejecut. Estos archivos o registros quedan almacenados en el listado maestro de registros.
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Figura 6. Anexos

de seguimiento

Para cerrar una no conformidad se debe registrar toda la informacin en todos los campos del formulario marcando la lista desplegable de eficacia ya sea siendo si o no, para este caso el campo de seguimiento se cierra y el sistema permitir cerrar la no conformidad. Al final el sistema mostrara un campo llamado eficacia global, el cual permite colocar comentarios sobre la eficacia de las acciones que se generaron para corregir la accin correctiva (parametrizables, ver manual de parmetros pblicos). Encontrara tres opciones las cuales son: Si: Al dar click en esta opcin el sistema permite cerrar completamente la no conformidad. generar una

No: Al clic en la opcin el sistema permite cerrar la no conformidad, pero se debe nueva accin, esto depende de la no conformidad generada.

Pendiente: El sistema en esta opcin no permite cerrar la no conformidad, esto aplica para cuando se puede crear una nueva actividad hasta hallar la eficacia.

Figura 7. Eficacia Global.

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