Qualidade no atendimento ao pblico: comunicabilidade; apresentao; ateno; cortesia;

RELAES PBLICAS Relaes Pblicas so, conforme o prprio nome, relaes com o pblico. a administrao deste relacionamento com o objetivo de causar uma imagem favorvel da organizao para maior eficincia e aceitao de seus produtos ou servios pela sociedade. ATENDIMENTO AO PBLICO Ao realizar um atendimento, seja pessoalmente ou por telefone, voc est oferecendo a sua imagem (vendendo sua imagem) ou a imagem de quem voc est representando. Sua voz, sua postura, suas aes, representam a sua empresa. COMUNICAO NO VERBAL Muito mais que seus produtos, suas instalaes ou suas propagandas, a forma de atendimento se constitui o fator mais importante para a formao de uma boa imagem da empresa, porque atua diretamente sobre o pblico. Voc pode no saber quem est lhe procurando, mas sabe quem est atendendo: a sua EMPRESA. Em muitos momentos voc a imagem que as pessoas faro da sua empresa, do seu rgo de lotao, ou de voc mesmo, enquanto algum que desempenha determinada funo ou responsvel por determinadas tarefas. Toda tarefa tem princpio, meio e fim, numa relao direta de que ela a parte para a realizao do todo. Conhecer o fluxo da tarefa conhecer o trabalho que cada um realiza e a possibilidade de refletir, analisar sua forma de realizao, buscando a melhor maneira de executa-lo, evitando o esforo repetitivo ou detectando o que ajuda a fluir ou o ofensor, os entraves, que podem provocar interrupes, atrasos, demora, enfim, falhas na execuo. E no caso que nos interessa detectar com clareza o momento em que o atendimento acontece ( interno ou externo, ativo ou passivo ) e os fatores que podem estar atuando como ofensores. Para isto importante observar e considerar, que o fluxo da Tarefa acompanhado pelo Fluxo da Comunicao. Muitas vezes o ofensor pode estar na Comunicao. A Comunicao pode ser verbal ( telefonemas, reunies, encontros, etc.) ou escrita ( Memorandos, Cartas, Editais, etc.) Toda vez que na realizao do nosso trabalho precisamos nos comunicar como emissor ou como receptor -, entramos numa relao de atendimento. Aqui esto alguns aspectos fundamentais que sintetizam as condies para se realizar um Atendimento eficiente e chegar a um Padro de Qualidade no Atendimento. Conhecer a organizao - estado atual, perspectivas futuras. Conhecer os aspectos relativos ao processo de Comunicao, buscando minimizar rudos. Conhecer seu papel enquanto representante da empresa. Conhecer a importncia do seu trabalho na realizao do TODO (objetivos da empresa) Visualizar, no contexto geral, o momento do atendimento. SABER OUVIR No se distrair durante o atendimento. Concentre toda sua ateno no que a pessoa est dizendo. No ficar pensando em sua resposta na hora em que o interlocutor estiver falando. No interromper o interlocutor quando duas pessoas falam ao mesmo tempo, nenhuma ouve corretamente o que a outra est dizendo. No se sentir como se estivesse sendo atacado. Tomar nota das informaes essenciais. No se inibir de fazer perguntas, ao sentir necessidade de algum esclarecimento. Confirmar que voc entendeu o que a pessoa est dizendo repita as informaes importantes, confirme as informaes anotadas. RESPONDER: Aspectos essenciais. Para que voc possa responder adequadamente, importante: Observar as cortesias comuns no atendimento, tais como por favor, muito obrigado, infelizmente. Falar claramente e pausadamente, sem ser montono, evitando ainda o uso de grias; falar com voz clara e expressiva ( boa dico). Evitar falar com chicletes ou balas na boca. Estabelecer empatia ( Rapport) Ser amistoso e aberto, mantendo ao mesmo tempo, uma atitude profissional e objetiva. Criar uma boa imagem. importante o que voc diz e como diz. Chame sempre a pessoa pelo nome, dando o tratamento adequado: Sr., Sr. Outros fatores e cuidados necessrios. Fazer perguntas apropriadas esclarecer e confirmar a sua compreenso sobre o que est sendo dito. Fornecer informaes apropriadas - responder s perguntas diretamente, quando souber as respostas, mas, jamais ter receio de dizer No tenho certeza mas me informarei e lhe direi. Tolerar o silncio evite falar somente para preencher o silncio. Tal comportamento distrai o cliente e torna mais difcil manter a eficincia do atendimento. Mantenha sempre ao seu alcance e de maneira organizada, os materiais necessrios ao bom desempenho do seu trabalho catlogo telefnico; agenda dos telefones mais chamados; bloco e lpis ou caneta.

No se refira a siglas ou cdigos internos da empresa. A pessoa que voc est atendendo no tem obrigao de conhece-los. Procure sempre terminar uma conversa de maneira corts e profissional. Demonstre confiana. Mostre que voc acredita em si mesmo, em seu produto e gosta da sua empresa. Lembre-se que SIMPATIA gera SIMPATIA e CONFIANA gera CONFIANA. ATENDIMENTO POR TELEFONE O Atendimento distncia se d, normalmente, atravs do telefone e tem a especialidade de se efetuar entre vozes. No telefone, a informao passada apenas pela palavra e pela voz, atravs de duas aes: ouvir e falar. A partir da, as aes podem transformar o atendimento em monlogo, em dilogo ou em puro rudo. Para falar bem ao telefone procure: utilizar a tonalidade adequada; usar a velocidade certa; usar o volume adequado; dar nfase aos pontos mais importantes; Alguns cuidados que devem ser tomados quanto ao atendimento por telefone: Evite dizer Al. Inicie o atendimento identificando sua empresa, identificando-se e por fim fazendo o cumprimento. Ex. nome da empresa, seu nome, bom dia! Nunca atenda o telefone de forma rspida, ou de forma inversa, chamando a pessoa de meu bem ou meu amor. No diga Ele no pode atender agora ou Ele est muito ocupado; diga ele est atendendo uma outra ligao ou, ele est em uma reunio, o senhor quer que ele ligue em seguida ? Outro vcio horrvel dizer: quem deseja? Substitua pelo simptico e objetivo: quem quer falar? Prof. Clber Dutra(Guia dos concurseiros.net)

Qualidade no atendimento ao pblico: comunicabilidade; apresentao; ateno; cortesia;

RELAES PBLICAS Relaes Pblicas so, conforme o prprio nome, relaes com o pblico. a administrao deste relacionamento com o objetivo de causar uma imagem favorvel da organizao para maior eficincia e aceitao de seus produtos ou servios pela sociedade. ATENDIMENTO AO PBLICO Ao realizar um atendimento, seja pessoalmente ou por telefone, voc est oferecendo a sua imagem (vendendo sua imagem) ou a imagem de quem voc est representando. Sua voz, sua postura, suas aes, representam a sua empresa. COMUNICAO NO VERBAL Muito mais que seus produtos, suas instalaes ou suas propagandas, a forma de atendimento se constitui o fator mais importante para a formao de uma boa imagem da empresa, porque atua diretamente sobre o pblico. Voc pode no saber quem est lhe procurando, mas sabe quem est atendendo: a sua EMPRESA. Em muitos momentos voc a imagem que as pessoas faro da sua empresa, do seu rgo de lotao, ou de voc mesmo, enquanto algum que desempenha determinada funo ou responsvel por determinadas tarefas. Toda tarefa tem princpio, meio e fim, numa relao direta de que ela a parte para a realizao do todo. Conhecer o fluxo da tarefa conhecer o trabalho que cada um realiza e a possibilidade de refletir, analisar sua forma de realizao, buscando a melhor maneira de executa-lo, evitando o esforo repetitivo ou detectando o que ajuda a fluir ou o ofensor, os entraves, que podem provocar interrupes, atrasos, demora, enfim, falhas na execuo. E no caso que nos interessa detectar com clareza o momento em que o atendimento acontece ( interno ou externo, ativo ou passivo ) e os fatores que podem estar atuando como ofensores. Para isto importante observar e considerar, que o fluxo da Tarefa acompanhado pelo Fluxo da Comunicao. Muitas vezes o ofensor pode estar na Comunicao. A Comunicao pode ser verbal ( telefonemas, reunies, encontros, etc.) ou escrita ( Memorandos, Cartas, Editais, etc.) Toda vez que na realizao do nosso trabalho precisamos nos comunicar como emissor ou como receptor -, entramos numa relao de atendimento. Aqui esto alguns aspectos fundamentais que sintetizam as condies para se realizar um Atendimento eficiente e chegar a um Padro de Qualidade no Atendimento. Conhecer a organizao - estado atual, perspectivas futuras. Conhecer os aspectos relativos ao processo de Comunicao, buscando minimizar rudos. Conhecer seu papel enquanto representante da empresa. Conhecer a importncia do seu trabalho na realizao do TODO (objetivos da empresa) Visualizar, no contexto geral, o momento do atendimento. SABER OUVIR No se distrair durante o atendimento. Concentre toda sua ateno no que a pessoa est dizendo. No ficar pensando em sua resposta na hora em que o interlocutor estiver falando. No interromper o interlocutor quando duas pessoas falam ao mesmo tempo, nenhuma ouve corretamente o que a outra est dizendo. No se sentir como se estivesse sendo atacado. Tomar nota das informaes essenciais. No se inibir de fazer perguntas, ao sentir necessidade de algum esclarecimento. Confirmar que voc entendeu o que a pessoa est dizendo repita as informaes

importantes, confirme as informaes anotadas. RESPONDER: Aspectos essenciais. Para que voc possa responder adequadamente, importante: Observar as cortesias comuns no atendimento, tais como por favor, muito obrigado, infelizmente. Falar claramente e pausadamente, sem ser montono, evitando ainda o uso de grias; falar com voz clara e expressiva ( boa dico). Evitar falar com chicletes ou balas na boca. Estabelecer empatia ( Rapport) Ser amistoso e aberto, mantendo ao mesmo tempo, uma atitude profissional e objetiva. Criar uma boa imagem. importante o que voc diz e como diz. Chame sempre a pessoa pelo nome, dando o tratamento adequado: Sr., Sr. Outros fatores e cuidados necessrios. Fazer perguntas apropriadas esclarecer e confirmar a sua compreenso sobre o que est sendo dito. Fornecer informaes apropriadas - responder s perguntas diretamente, quando souber as respostas, mas, jamais ter receio de dizer No tenho certeza mas me informarei e lhe direi. Tolerar o silncio evite falar somente para preencher o silncio. Tal comportamento distrai o cliente e torna mais difcil manter a eficincia do atendimento. Mantenha sempre ao seu alcance e de maneira organizada, os materiais necessrios ao bom desempenho do seu trabalho catlogo telefnico; agenda dos telefones mais chamados; bloco e lpis ou caneta. No se refira a siglas ou cdigos internos da empresa. A pessoa que voc est atendendo no tem obrigao de conhece-los. Procure sempre terminar uma conversa de maneira corts e profissional. Demonstre confiana. Mostre que voc acredita em si mesmo, em seu produto e gosta da sua empresa. Lembre-se que SIMPATIA gera SIMPATIA e CONFIANA gera CONFIANA. ATENDIMENTO POR TELEFONE O Atendimento distncia se d, normalmente, atravs do telefone e tem a especialidade de se efetuar entre vozes. No telefone, a informao passada apenas pela palavra e pela voz, atravs de duas aes: ouvir e falar. A partir da, as aes podem transformar o atendimento em monlogo, em dilogo ou em puro rudo. Para falar bem ao telefone procure: utilizar a tonalidade adequada; usar a velocidade certa; usar o volume adequado; dar nfase aos pontos mais importantes; Alguns cuidados que devem ser tomados quanto ao atendimento por telefone: Evite dizer Al. Inicie o atendimento identificando sua empresa, identificando-se e por fim fazendo o cumprimento. Ex. nome da empresa, seu nome, bom dia! Nunca atenda o telefone de forma rspida, ou de forma inversa, chamando a pessoa de meu bem ou meu amor. No diga Ele no pode atender agora ou Ele est muito ocupado; diga ele est atendendo uma outra ligao ou, ele est em uma reunio, o senhor quer que ele ligue em seguida ? Outro vcio horrvel dizer: quem deseja? Substitua pelo simptico e objetivo: quem quer falar? Prof. Clber Dutra(Guia dos concurseiros.net)
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Padres de Atendimento
O que so Padres ? Padres de qualidade do atendimento so compromissos pblicos assumidos pela organizao para com o cidado, no que se refere aos servios que ela presta. O conjunto de padres estabelecido por uma organizao deve ser compreendido como uma carta de obrigaes da organizao ou uma carta de direitos do cidado. O estabelecimento de padres de qualidade do atendimento uma experincia exitosa em diversos pases da Europa , tais como Frana, Espanha e Inglaterra. Ele deriva da premissa bsica de que o controle social, ou seja, a disponibilizao de condies para que os cidados possam avaliar os servios de atendimento que lhes so oferecidos e cobrar do Estado a melhoria desses servios, constitui-se em fator decisivo para a evoluo da administrao pblica. Quem est obrigado a estabelecer padres? O Decreto n 3.507 de 13.06.2000 definiu a obrigatoriedade do estabelecimento de padres de qualidade do atendimento a todos os rgos e entidades da Administrao Pblica Federal direta, indireta e fundacional que atendem diretamente aos cidados. Como devem ser os padres? Os padres devem ser uma descrio sucinta, objetiva e de fcil entendimento das caractersticas do atendimento que o usurio dever receber da organizao. Esses compromissos assumidos pela organizao precisam ser factveis e realistas, adequados situao de cada organizao, no devendo gerar nos usurios expectativas que no possam de fato ser atendidas. Como estimular a participao do cidado? A participao do cidado uma estratgia essencial na busca da melhoria do atendimento prestado pelo setor pblico ao cidado. necessrio que as organizaes pblicas federais estabeleam canais de comunicao com os usurios, para que estes possam manifestar-se quando os padres de qualidade estabelecidos no forem cumpridos, bem como que as organizaes definam procedimentos para o atendimento das reclamaes e sugestes feitas por seus usurios. Exemplos desses canais so as ouvidorias, call-center, caixas de sugestes/reclamaes, etc.

Avaliao da satisfao do cidado necessrio, ainda, que as organizaes pblicas federais realizem consultas aos cidados a respeito de sua satisfao com o atendimento recebido, por meio de pesquisa, pelo menos anualmente, e divulguem o resultado dessa consulta sociedade, conforme determina o Decreto Presidencial. Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto
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Qualidade do Atendimento - Decreto n 3.507/00

Dispe sobre o estabelecimento de padres de qualidade do atendimento prestado aos cidados pelos rgos e pelas entidades da Administrao Pblica Federal direta, indireta e fundacional,e d outras providncias. O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso VI, da Constituio, DECRETA: Art. 1o Ficam definidas as diretrizes normativas para o estabelecimento de padres de qualidade do atendimento prestado pelos rgos e pelas entidades da Administrao Pblica Federal direta, indireta e fundacional que atendem diretamente aos cidados. Art. 2o Os padres de qualidade do atendimento a que se refere o artigo anterior devero ser:I - observados na prestao de todo e qualquer servio aos cidados-usurios;II - avaliados e revistos periodicamente;III - mensurveis;IV - de fcil compreenso; eV - divulgados ao pblico. Art. 3o Os rgos e as entidades pblicas federais devero estabelecer padres de qualidade sobre: I - a ateno, o respeito e a cortesia no tratamento a ser dispensado aos usurios;II - as prioridades a serem consideradas no atendimento;III - o tempo de espera para o atendimento;IV - os prazos para o cumprimento dos servios;V - os mecanismos de comunicao com os usurios;VI - os procedimentos para atender a reclamaes;VII - as formas de identificao dos servidores;VIII - o sistema de sinalizao visual; eIX - as condies de limpeza e conforto de suas dependncias. Art. 4o Fica institudo o Sistema Nacional de Avaliao da Satisfao do Usurio dos Servios Pblicos, a ser implantado sob a coordenao da Secretaria de Gesto do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto. 1o Os critrios, as metodologias e os procedimentos a serem utilizados no Sistema sero estabelecidos pela Secretaria de Gesto, no prazo de um ano, a contar da data de publicao deste Decreto. 2o Os rgos e as entidades pblicas federais devero aferir o grau de satisfao dos seus usurios com o atendimento recebido, pelo menos anualmente. 3o As metodologias a serem utilizadas para avaliar a satisfao dos usurios devero ser homologadas por um comit de certificao, a ser constitudo no mbito do Sistema. Art. 5o Os rgos e as entidades pblicas federais devero divulgar, pelo menos uma vez por ano, os resultados da avaliao de seu desempenho, em relao aos padres de qualidade do atendimento fixados. Art. 6o Os rgos e as entidades pblicas federais devero implementar os padres de qualidade do atendimento, de acordo com as diretrizes estabelecidas neste Decreto, no prazo de um ano, a contar da data de sua publicao, bem como divulgar amplamente esses padres de qualidade junto aos cidados-usurios. Art. 7o Secretaria de Gesto compete fornecer as orientaes para o cumprimento das diretrizes estabelecidas neste Decreto e realizar o controle de seu atendimento. Art. 8o Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao. Braslia, 13 de junho de 2000; 179o da Independncia e 112o da Repblica. FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
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Cdigo de tica Profissional do Servidor Pblico Civildo Poder Executivo Federal

O Decreto n 1.171, de 22 de junho de 1994 Captulo I Seo I Das Regras Deontolgicas I - A dignidade, o decoro, o zelo, a eficcia e a conscincia dos princpios morais so primados maiores que devem nortear o servidor pblico, seja no exerccio do cargo ou funo ou fora dele, j que refletir o exerccio da vocao do prprio poder estatal. Seus atos, comportamentos e atitudes sero direcionados para a preservao da honra e da tradio dos servios pblicos. II - O servidor pblico no poder jamais desprezar o elemento tico de sua conduta. Assim, no ter que decidir somente entre o legal e o ilegal, o justo e o injusto, o conveniente e o inconveni???? ?ente, o oportuno e o inoportuno, mas principalmente entre o honesto e o desonesto, consoante as regras contidas no art. 37, "caput" e 4, da Constituio Federal. III - A moralidade da Administrao Pblica no se limita distino entre o bem e o mal, devendo ser acrescida da idia de que o fim sempre o bem comum. O equilbrio entre a legalidade e a finalidade, na conduta do servidor pblico, que poder consolidar a moralidade do ato admimstrativo. IV - A remunerao do servidor pblico custeada pelos tributos pagos direta ou indiretamente por todos, at por ele prprio, e por isso se exige, como contrapartida, que a moralidade administrativa se integre no Direito, como elemento indissocivel de sua aplicao e de sua finalidade, erigindo-se, como consequncia, em fator de legalidade. V - O trabalho desenvolvido pelo servidor pblico perante a comunidade deve ser entendido como acrscimo ao seu prprio bem-estar, j que, como cidado, integrante da sociedade, o xito desse trabalho pode ser considerado como seu maior patrimnio. VI - A funo pblica deve ser tida como exerccio profissional e, portanto, se integra na vida particular de cada servidor pblico. Assim, os fatos e atos verificados na conduta do dia-a-dia em sua vida privada podero acrescer ou diminuir o seu bom conceito ???? ?na vida funcional. VII - Salvo os casos de segurana nacional, investigaes policiais ou interesse superior do Estado e da Administrao Pblica, a serem preservados em processo previamente declarado sigiloso, nos termos da lei, a publicidade de qualquer ato adiminstrativo constitui requisito de eficcia e moralidade, ensejando sua omisso comprometimento tico contra o bem comum, imputvel a quem a negar.

VIII - Toda pessoa tem direito verdade. O servidor no pode omiti-la ou false-la, ainda que contrria aos interesses da prpria pessoa interessada ou da Adiminstrao Pblica. Nenhum Estado pode crescer ou estabilizar-se sobre o poder corruptivo do hbito do erro, da opresso ou da mentira, que sempre aniquilam at mesmo a dignidade humana quanto mais a de uma Nao. IX - A cortesia, a boa vontade, o cuidado e o tempo dedicados ao servio pblico caracterizam o esforo pela disciplina. Tratar mal uma pessoa que paga seus tributos direta ou indiretamente significa causar-lhe dano moral. Da mesma forma, causar dano a qualquer bem pertencente ao patrimnio pblico, deteriorando-o, por descuido ou m vontade, no constitui apenas uma ofensa ao equipamento e s instalaes ou ao Estado, mas a todos os homens de boa vontade que dedicaram sua inteligncia, seu tempo, suas esperanas e seus esforos para constru-los. X - Deixar o servidor pblico qualquer pessoa espera de soluo que compete ao setor em que exera suas funes, permitindo a formao de longas filas ou qualquer outra espcie de atraso na prestao do servio, no caracteriza apenas atitude contra a tica ou ato de desumanidade, mas principalmente grave dano moral aos usurios dos servios pblicos. XI - O servidor deve prestar toda a sua ateno s ordens legais de seus superiores, velando atentamente por seu cumprimento e, assim, evitando a conduta negligente. Os repetidos erros, o descaso e o acumulo de desvios tornam-se, s vezes, difceis de corrigir e caracterizam at mesmo imprudncia no desempenho da funo pblica. XII - Toda ausncia injustificada do servidor de seu local de trabalho fator de desmoralizao do servio pblico, o que quase sempre conduz desordem nas relaes humanas. XIII - O servidor que trabalha em harmonia com a estrutura organizacional, respeitando seus colegas e cada concidado, colabora e de todos pode receber colaborao, pois sua atividade pblica a grande oportunidade para o crescimento e o engrandecimento da Nao. Seo II Dos Principais Deveres do Servidor Pblico XIV - So deveres fundamentais do servidor pblico:a) desempenhar, a tempo, as atribuies do cargo, funo ou emprego pblico de que seja titular;b) exercer suas atribuies com rapidez, perfeio e rendimento, pondo fim ou procurando prioritariamente resolver situaes procrastinatrias, principalmente diante de filas ou de qualquer outra espcie de atraso na prestao dos servios pelo setor em que exera suas atribuies, com o fim de evitar dano moral ao usurio;c) ser probo, reto, leal e justo, demonstrando toda a integridade do seu carter, escolhendo sempre, quando estiver diante de duas opes, a melhor e a mais vantajosa para o bem comum;d) jamais retardar qualquer prestao de contas, condio essencial da gesto dos bens, direitos e servios da coletividade a seu cargo;e) tratar cuidadosamente os usurios dos servios aperfeioando o processo de comunicao e contato com o pblico;f) ter conscincia de que seu trabalho regido por princpios ticos que se materializam na adequada prestao dos servios pblicos;g) ser corts, ter urbanidade, disponibilidade e aten???? ?o, respeitando a capacidade e as limitaes individuais de todos os usurios do servio pblico, sem qualquer espcie de preconceito ou distino de raa, sexo, nacionalidade, cor, idade, religio, cunho poltico e posio social, abstendo-se, dessa forma, de causar-lhes dano moral;h) ter respeito hierarquia, porm sem nenhum temor de representar contra qualquer comprometimento ndevido da estrutura em que se funda o Poder Estatal;i) resistir a todas as presses de superiores hierrquicos, de contratantes, interessados e outros que visem obter quaisquer favores, benesses ou vantagens indevidas em decorrncia de aes imorais, ilegais ou aticas e denunci-las;j) zelar, no exerccio do direito de greve, pelas exigncias especficas da defesa da vida e da segurana coletiva;1) ser assduo e frequente ao servio, na certeza de que sua ausncia provoca danos ao trabalho ordenado, refletindo negativamente em todo o sistema;m) comunicar imediatamente a seus superiores todo e qualquer ato ou fato contrrio ao interesse pblico, exigindo as providncias cabveis;n) manter limpo e em perfeita ordem o local de trabalho, seguindo os mtodos mais adequados sua organizao e distribuio;o) participar dos movimentos e estudos que se relacionem com a melhoria do exerccio de suas funes, tendo por escopo a realizao do bem comum;p) apresentar-se ao trabalho com vestimentas adequadas ao exerccio da funo;q) manter-se atualizado com as instrues, as normas de servio e a legislao pertinentes ao rgo onde exerce suas funes;r) cumprir, de acordo com as normas do servio e as instrues superiores, as tarefas de seu cargo ou funo, tanto quanto possvel, com critrio, segurana e rapidez, mantendo tudo sempre em boa ordem;s) facilitar a fiscalizao de todos atos ou servios por quem de direito;t) exercer com estrita moderao as prerrogativas funcionais que lhe sejam atribudas, abstendo-se de faz-lo contrariamente aos legtimos interesses dos usurios do servio pblico e dos jurisdicionados administrativos;u) abster-se, de forma absoluta, de exercer sua funo, poder ou autoridade com finalidade estranha ao interesse pblico, mesmo que observando as formalidades legais e no cometendo qualquer violao expressa lei;v) divulgar e informar a todos os integrantes da sua classe sobre a existncia deste Cdigo de tica, estimulando o seu integral cumprimento. Seo III Das Vedaes ao Servidor Pblico XV - vedado ao servidor pblico:a) o uso do cargo ou funo, facilidades, amizades, tempo, posio e influncias, para obter qualquer favorecimento, para si ou para outrem; b) prejudicar deliberadamente a reputao de outros servidores ou de cidados que deles dependam; c) ser, em funo de seu esprito de solidariedade conivente com erro ou infrao a este Cdigo de tica ou ao Cdigo de tica de sua profisso; d) usar de artifcios para procrastinar ou dificultar o exerccio regular de direito por qualquer pessoa, causando-lhe dano moral ou material; e) deixar de utilizar os avanos tcnicos e cientficos ao seu alcance ou do seu conhecimento para atendimento do seu mister; f) permitir que perseguies, simpatias, antipatias, caprichos, paixes ou interesses de ordem pessoal interfiram no trato com o pblico, com os jurisdicionados administrativos ou com colegas hierarquicamente superiores ou inferiores; g) pleitear, solicitar, provocar, sugerir ou receber qualquer tipo de ajuda financeira, gratificao, prmio, comisso, doao ou vantagem de qualquer espcie, para si, familiares ou qualquer pessoa, para o cumprimento da sua misso ou para influenciar outro servidor para o mesmo fim; h) alterar ou deturpar o teor de documentos que deva encaminhar para providncias; i) iludir ou tentar iludir qualquer pessoa que necessite do atendimento em servios pblicos;i) desviar servidor pblico para atendimento a interesse particular; 1) retirar da repartio pblica, sem estar legalmente autorizado, qualquer documento, livro ou bem pertencente ao patrimnio pblico; m) fazer uso de informaes privilegiadas obtidas no mbito interno de seu servio, em benefcio prprio, de parentes, de amigos ou de terceiros; n) apresentar-se embriagado no servio ou fora dele habitualmente;o) dar o seu concurso a qualquer instituio que atente contra a moral, a honestidade ou a dignidade da pessoa humana;p) exercer atividade profissional a tica ou ligar o seu nome a emprendimentos de cunho duvidoso. Captulo II Das Comisses de tica XVI - Em todos os rgos e entidades da Administrao Pblica Federal direta, indireta autrquica e fundacional, ou em qualquer rgo ou entidade que exera atribuies delegadas pelo poder pblico, dever ser criada uma Comisso de tica, encarregada de orientar e aconselhar

sobre a tica profissional do servidor, no tratamento com as pessoas e com o patrimnio pblico, competindo-lhe conhecer concretamente de imputao ou de procedimento susceptvel de censura. XVII - Cada Comisso de tica, integrada por trs servidores pblicos e respectivos suplentes, poder instaurar, de ofcio, processo sobre ato, fato ou conduta que considerar passvel de infringncia a princpio ou norma tico-profissional, podendo ainda conhecer de consultas, denncias ou representaes formuladas contra o servidor pblico, a repartio ou o setor em que haja ocorrido a falta, cuja anlise e deliberao forem recomendveis para atender ou resguardar o exerccio do cargo ou funo pblica, desde que formuladas por autoridade, servidor, jurisdicionados administrativos, qualquer cidado que se identifique ou quaisquer entidades associativas regularmente constitudas. XVIII - Comisso de tica incumbe fornecer, aos organismos encarregados da execuo do quadro de carreira dos servidores, os registros sobre sua conduta tica, para o efeito de instruir e fundamentar promoes e para todos os demais procedimentos prprios da carreira do servidor pblico. XIX - Os procedimentos a serem adotados pela Comisso de tica, para a apurao de fato ou ato que, em princpio, se apresente contrrio tica, em conformidade com este Cdigo, tero o rito sumrio, ouvidos apenas o queixoso e o servidor, ou apenas este, se a apurao decorrer de conhecimento de ofcio, cabendo sempre recurso ao respectivo Ministro de Estado. XX - Dada a eventual gravidade da conduta do servidor ou sua reincidncia, poder a Comisso de tica encaminhar a sua deciso e respectivo expediente para a Comisso Permanente de Processo Disciplinar do respectivo rgo, se houver, e, cumulativamente, se for o caso, entidade em que, por exerccio profissional, o servidor pblico esteja inscrito, para as providncias disciplinares cabveis. O retardamento dos procedimentos aqui prescritos implicar comprometimento tico da prpria Comisso, cabendo Comisso de tica do rgo hieraquicamente superior o seu conhecimento e providncias. XXI - As decises da Comisso de tica, na anlise de qualquer fato ou ato submetido sua apreciao ou por ela levantado, sero resumidas em ementa e, com a omisso dos nomes dos interessados, divulgadas no prprio rgo, bem como remetidas s demais Comisses de tica, criadas com o fito de formao da conscincia tica na prestao de servios pblicos. Uma cpia completa de todo o expediente dever ser remetida Secretaria da Administrao Federal da Presidncia da Repblica. XXII - A pena aplicvel ao servidor pblico pela Comisso de tica a de censura e sua fundamentao constar do respectivo parecer, assinado por todos os seus integrantes, com cincia do faltoso. XXIII - A Comisso de tica no poder se eximir de fundamentar o julgamento da falta de tica do servidor pblico ou do prestador de servios contratado, alegando a falta de previso neste Cdigo, cabendo-lhe recorrer analogia, aos costumes e aos princpios ticos e morais conhecidos em outras profisses. XXIV - Para fins de apurao do comprometimento tico, entende-se por servidor pblico todo aquele que, por fora de lei, contrato ou de qual???? ?quer ato jurdico, preste servios de natureza permanente, temporria ou excepcional, ainda que sem retribuno financeira, desde que ligado direta ou indiretamente a qualquer rgo do poder estatal, como as autarquias, as fundaes pblicas, as entidades paraestatais, as empresas pblicas e as sociedades de economia mista, ou em qualquer setor onde prevalea o interesse do Estado. XXV - Em cada rgo do Poder Executivo Federal em que qualquer cidado houver de tomar posse ou ser investido em funo pblica, dever ser prestado, perante a respectiva Comisso de tica, um compromisso solene de acatamento e observncia das regras estabelecidas por este Cdigo de tica e de todos os princpios ticos e morais estabelecidos pela tradiao e pelos bons costumes.
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Trabalho em Equipe
A equipe um grupo primrio, em que seus participantes se conhecem, relacionam-se diretamente, havendo ainda uma unidade de esprito e de ao. necessrio que uma equipe possua objetivos, para que consiga se manter e se desenvolver. Os objetivos so de suma importncia para o trabalho em equipe, pois guiam as aes dos participantes do grupo, que coordenam e planejam seus esforos. Servem ainda para delimitar critrios para resolver conflitos interpessoais e para a melhoria do trabalho, que passa a ser constantemente avaliado, analisado e revisado. possvel classificar equipes em trs tipos especficos, cada qual com as suas caractersticas: A equipe funcional formada por um chefe e seus subordinados diretos e tem sido a marca da empresa moderna. Questes como autoridade, relaes, tomada de deciso, liderana e gerenciamento demarcado so simples e claras. A equipe autogerencivel um grupo ntegro de colaboradores responsveis por todo um processo ou segmento de trabalho, que oferece um produto ou servio a um cliente interno ou externo. Em diferentes instncias, os membros da equipe trabalham em conjunto para melhorar as suas operaes, lidar com os problemas do dia-a-dia e planejar e controlar as suas atividades. E a equipe interfuncional, s vezes chamada equipe multidisciplinar: formada por trabalhadores de diferentes especialidades que se reunem para realizar uma tarefa. A curva de desempenho da equipe permite classific-la de acordo com o modo de funcionamento em uma das cinco posies: Pseudo-equipe: neste grupo, pode-se definir um trabalho, mas no h preocupao com o desempenho coletivo aprecivel. Prevalece a individualidade. Grupos de trabalho: no existe estmulo para transformar-se em equipe. Partilham informaes entre si, porm mantm-se, de forma individual, as responsabilidades e objetivos. No se produz desempenho coletivo. Equipe potencial: existe inteno de produzir desempenho coletivo. Necessita assumir compromisso quanto ao resultado de grupo e requer esclarecimentos das finalidades, objetivos e abordagem de tarefa. Equipe real: composta de pessoas que, alm de possurem habilidades que se complementam, se comprometem umas com as outras, atravs da misso e objetivos comuns e da abordagem de trabalho bem definida. Existe confiana entre os membros do grupo, assumindo responsabilidade plena sobre o desempenho. Equipe de elevado desempenho: equipe com membros profundamente comprometidos com o crescimento pessoal de cada indivduo e com o sucesso deles mesmos e dos outros. Possuem resultados muito alm das expectativas. Empresas sem chefes, instalando equipes de elevado desempenho, tem-se: a) aumento na produtividade; b) melhora na qualidade; c) melhora na qualidade de vida profissional dos funcionrios; d) reduo no nvel de rotatividade de pessoal e absentesmo;

e) reduo no nvel de conflito; f) aumento na inovao; g) aumento na flexibilidade; e h) obteno de economia de custos da ordem de 30% a 70%. Uma equipe no comea a funcionar eficientemente no momento em que criada. necessrio um tempo para que a equipe se alinhe. Podemos identificar quatro estgios de desenvolvimento de equipes que visam ao sucesso: a) formao: neste estgio, as pessoas ainda esto aprendendo a lidar umas com as outras, pouco trabalho feito; b) tormenta: tem-se uma poca de difcil negociao das condies sob as quais a equipe vai trabalhar; c) aquiescncia: a poca na qual os papis so aceitos (posse do problema) e as informaes circulam livremente; d) realizao: quando a execuo do trabalho atinge nveis timos (no h mais problema). As competncias para um bom desempenho no trabalho em equipe diferem das competncias necessrias ao trabalho individual: a) cooperar: participar voluntariamente, apoiar as decises da equipe, fazer a sua parte do trabalho; b) compartilhar informaes: manter as pessoas informadas e atualizadas sobre o processo do grupo; c) expressar expectativas positivas: esperar o melhor das capacidades dos outros membros do grupo, falando dos membros da equipe para os outros com aprovao. Apelar para a racionalidade em situaes de conflito e no assumir posio polmica nesses casos; d) estar disposto a aprender com os companheiros: valorizar a experincia dos outros, solicitar dados e interagir pedindo e valorizando idias; e) encorajar os outros: dar crdito aos colegas que tiveram bom desempenho tanto dentro como fora da equipe; f) construir um esprito de equipe: tomar atitudes especiais para promover um clima amigvel, moral alta e cooperao entre os membros da equipe; g) resolver conflitos: trazer tona o conflito dentro da equipe e encorajar ou facilitar uma soluo construtiva para a equipe. No esconder ou evitar o problema, mas tentar resolv-lo da forma nas rpida possvel.
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Trabalho em Equipe : Tipos de Personalidade

O estudo da personalidade fator fundamental na conduo de trabalhos de formao de equipes. Sem a escolha das pessoas adequadas para tal composio, pode-se estar fadado ao insucesso. Nelson Marinz de Lyra, define os tipos de personalidades da seguinte maneira: O perfeccionista ou empreendedor Este tipo tem um grande objetivo de vida: no errar. De preferncia, nunca. fixado na ordem e na perfeio, mas, geralmente, sente-se preso na imperfeio. Acumula inmeros projetos ao mesmo tempo e, quando finaliza um deles com uma qualidade desejvel, acaba no se perdoando. Dificilmente o perfeccionista vai relaxar. Ao contrrio, seu alto grau de exigncia com relao a ele mesmo e aos outros o faz permanecer em constante estado de alerta. Este tipo tem um carter inabalvel: norteado pelo pensamento correto e pela tica. Por outro lado, comum sentir-se moralmente superior e no direito de censurar os outros. Os verbos preferidos de pessoas com este tipo de personalidade so dever, precisar e ter de. Focos de ateno a) Na busca da perfeio, esquiva-se do erro e do mal. b) impulsivo e seu impulso tem pouca durao. c) Enfatiza virtudes prticas como trabalho, economia, honestidade e esforo. d) Por ser empreendedor, pode chegar a ser um workaholic contumaz, tendo dificuldade de harmonizar famlia com o trabalho, o que o leva a bloquear sentimentos inaceitveis. e) Quando suas necessidades no so satisfeitas, pode, inconscientemente, sentir raiva e ressentimento. f) No raro, o perfeccionista pode assumir pensamentos maniquestas, levando-o a uma postura intransigente, em que no h meio-termo. Deixa de ser professor, que uma de suas caractersticas, e passa a ser pregador, por vezes irritando o ouvinte. g) Quando criticado, por mais que assuma uma nova postura, pode ficar ressentido por anos. O dador ou prestimoso/prestativo Pessoas com este tipo de personalidade concentram-se nas necessidades dos outros o que no quer dizer que toda essa disposio em ajudar seja totalmente desinteressada. Ainda que seja sob a forma de afeio e aprovao. Serem amadas e apreciadas uma questo fundamental para pessoas com essa personalidade. Para isso, do apoio, agradam, so conselheiras e prestativas. Obviamente, tm facilidade extrema para atrair pessoas para prximo de si, possuindo um excelente poder de relacionamento. Dessa forma, seu empenho acaba por torn-las presena indispensvel em vrios crculos de relacionamentos. Tm uma coleo de eus, que vai mostrando conforme a pessoa com quem se relaciona. Possuem dificuldades no processo de tomada de deciso e no gostam de assumir lideranas, por isso apiam as pessoas que as tm. Focos de ateno a) Para agradar aos outros, muitas vezes, abre mo de suas prprias necessidades. Alis, nem sempre as v. b) Ao mesmo tempo, sente-se confinado pelo apoio que d aos outros. c) V como nica forma de ganhar ou reter o amor de algum adaptar-se aos seus desejos. d) No raro, manipula atravs da empatia que cria por sua postura solcita. e) Como recompensa, por satisfazer as necessidades alheias, exige sua afeio e aprovao e, caso no as tenha, pode entrar em processo de hostilidade e de mrtir. O desempenhador ou bem-sucedido No h outro tipo de pessoa mais dedicada ao trabalho do que esta. De acordo com HURLEY e DOBSON (1995) pessoas com este tipo de personalidade (...) reprimem o seu desejo por relacionamentos de maneira que possam sustentar uma relao harmoniosa com o mundo. Para elas, o amor vem atravs de suas realizaes e da imagem. Vem o mundo como desafio, por isso, destacam- se em tudo o que fazem e no h obstculo que as impea de seguir adiante em seus objetivos. O esprito competitivo faz do desempenhador um lder eficiente o que vem a coincidir com seus anseios, pois quer ser o primeiro, liderar, aparecer. organizado e eficiente. Esse verdadeiro mestre em aparncia confunde o eu real com a identidade profissional e pode perder de vista seus sentimentos, j que o trabalho se torna um subterfgio para tudo. Focos de ateno

a) Empreendimento: produtividade e desempenho. Objetivos: tarefas e resultados. b) Buscam a eficincia com fator de vida e temem o fracasso, pensando que este far com que percam o respeito e a reputao. c) Pouco contato com a vida emocional. O corao dos desempenhadores est no trabalho; d) So mestres na arte de disfarar, mudando de postura, imagem ou papel to rpida e perfeitamente como um camaleo. e) O bem-sucedido corre o risco permanente de iludir-se sobre si mesmo, acreditando passar uma boa imagem. O romntico ou individualista ou original O individualista emotivo e focaliza a sensibilidade nas prprias necessidades e sentimentos. Tudo que se refere ao romntico remete introspeco, ao mundo interior. O sentimento de utopia acompanha sua trajetria, que almeja sempre o inatingvel. Fica espremido em sentimentos superalimentados e mal-podados, o que d, ento, para entender porque sua vida se torna montona, quando as coisas acontecem conforme o previsto num script. No lugar do convencional, prefere o criativo. Nessa busca, encontra-se, freqentemente, com o sofrimento sentimento que exerce fascnio sobre esse tipo romntico, mas tambm trgico. Quando em grupos, age como sugador de energia. Focos de ateno a) Desprezo pelo lugar-comum e pela superficialidade de sentimentos. b) A forma que encontra para enaltecer o lado comum da vida por meio da perda, da fantasia, dos vnculos com a arte e dos atos dramticos. c) Os relacionamentos dos romnticos seguem o ritmo instvel do ata-desata-reata, j que quer sempre o melhor daquilo que est ausente. d) Esse tipo extremamente sensvel tambm um grande apoio para pessoas em processo de dor ou crise. O observador O observador um tipo que se protege das emoes fortes, principalmente quando envolvem outras pessoas. Ele tem como meta a objetividade, possui facilidade em produzir anlises mentalmente claras e confiveis e, diante de novas situaes, capta as informaes necessrias, compilando-as de forma isolada e reconstruindo a situao de acordo com a sua tica. Pessoas com este tipo de personalidade, decididamente, so individualistas e preocupadas em manter intacta a sua privacidade e evitar o contato mais estreito. Ao se verem em pblico, sentem-se afastados das pessoas, permitindo- se s emoes somente quando est sozinho. Sua postura distanciada faz dele o prprio observador. Focos de ateno a) Valoriza o domnio emocional. Prefere eventos estruturados, nos quais sabe, antecipadamente, todos os passos e a direo a seguir, evitando expor-se. b) Organiza os vrios aspectos da vida em compartimentos separados, pois, na sua viso, no h ligao entre eles. c) Assiste vida do ponto de vista do espectador. Alm da noo dos acontecimentos, essa postura pode trazer-lhe uma sensao de isolamento. d) Minimiza o contato para evitar o medo e a paixo.

O patrulheiro ou protetor ou legista As dvidas so a sombra deste tipo, que passa a vida questionando se o amor e a felicidade existem. Um medo de acreditar e ser trado coloca o patrulheiro sempre em estado de alerta, razo pela qual a entrega no encontra espao em nenhuma circunstncia. Suas aes esto sempre dentro das leis, normas e regulamentos, o que faz com que, muitas vezes, seja moroso no processo decisrio. Alm disso, ao invs de agir, pensa e, por vezes, perde oportunidades. Isso explica o fato de ter seu crescimento pessoal truncado. O lado positivo que, quando bem empregada, a mente questionadora produz clareza de propsitos. Tambm identifica-se com as injustias sociais e coloca-se com disposio para trabalhar por uma causa em que acredita. Quando erra, passa todo o tempo seguinte tentando justificar o erro. Focos de ateno a) Mentalmente, o legista funciona com um Sim, mas... ou Isso pode no dar certo. b) Ele tem medo de admitir a prpria raiva e tem medo de enfrentar a raiva dos outros. c) O patrulheiro no convive bem com a autoridade, podendo, algumas vezes, rebelar-se contra ela. d) Para o protetor, o mundo repleto de ameaas. e) Sua natureza questionadora leva-o a ver adiante do que normalmente as pessoas vem: ele capaz de identificar as verdadeiras motivaes e as intenes ocultas que influenciam os relacionamentos. O epicurista ou sonhador ou generalista Esse verdadeiro gourmet da vida tem o poder de reunir em torno de si o lado voltil das coisas. Ele quer ser um eterno jovem, possui elevado grau de energia e motivao e intuitivo. um amante volvel que evita responsabilidades. Sua grande dificuldade est em finalizar coisas que, por sinal, inicia com a maior desenvoltura e entusiasmo. Compromissos tambm representam um problema para o epicurista, assim procura neutraliz-lo deixando sua disposio vrias opes em aberto. A atrao ao prazer uma forma de escapar ao sofrimento. Focos de ateno a) Sempre aberto a coisas novas, busca projetos interessantes para se envolver, porm tem dificuldade de lev-los adiante. b) O prazer o seu refgio contra o lado da vida que considera negro (responsabilidades, sofrimento, compromissos, envolvimentos mais profundos...). c) Usa seu charme e talento para criar um clima amistoso com as pessoas. Mas, no fundo, um medroso. d) O sonhador d o seu reino para evitar confrontos, mas, quando eles acontecem, d um jeito de sair pela tangente. e) O epicurista tem uma capacidade incrvel de achar conexes, paralelismos e ajustes que ningum v e um talento para a sntese no-linear das informaes. O patro ou confrontador Aquele tipo paizo, superprotetor e controlador o retrato do confrontador, no por acaso, tambm denominado o patro. Ao contrrio do patrulheiro, esse tipo adora uma briga. No ambiente de trabalho, certamente ser aquele que luta pelos companheiros. Aproxima-se do lder de um grupo com facilidade e, caso deseja estar nessa posio, inicia o combate. Se no a quer, respeita a pessoa que a tem. comum ver confrontadores em postos de comando e, em geral, revelam-se lderes capazes de usar o prprio poder com sabedoria. No amor, porm, usa o argumento da proteo para manter o poder e o controle da situao. Focos de ateno a) Os confrontadores se preocupam com a justia, mas desprezam a fraqueza, nem conseguem encarar as prprias. b) O patro um exagerado no estilo pessoal. c) Para ele, tudo ou nada. Isso leva-o a perceber as situaes em pontos extremos. d) Como tem dificuldade de controlar os impulsos, necessita estabelecer limites. O mediador ou preservacionista ou pacificador Os dois lados de uma mesma questo esto sempre presentes na vida de pessoas com este tipo de personalidade. Deseja possuir uma relao harmnica com o mundo, sendo, dessa forma, grandes pacifistas. Sua capacidade de ver sob um ngulo de 360 graus, torna-o precioso, um sbio na arte de apontar solues. Uma forte necessidade de agradar as outras pessoas leva o mediador, muitas vezes, a esquecer seus prprios desejos. No exagero dizer que este tipo conhece melhor desejos e necessidades dos outros do que os prprios. Se solicitado para ajudar, est ali presente prontamente desde que no exijam dele uma postura. Equilibra-se em cima do muro. Sim, talvez, muito pelo contrrio so expresses que fazem parte do seu repertrio.

Focos da ateno a) Facilmente substitui necessidades essenciais por coisas desnecessrias. b) A pessoa com esta personalidade enfrenta dificuldades nas mudanas. Para ela, mais fcil saber o que no quer do que o que quer. c) O preservacionista no consegue dizer no. Tomar iniciativas quanto separao tambm motivo de angstia para ele. d) Perde o senso com facilidade e,para amortecer a energia fsica e a raiva,desvia-se para trivialidades. e) A dificuldade de assumir uma posio pessoal tambm desenvolve a capacidade de identificar o que essencial para a vida de outras pessoas, podendo, assim, ajud-las.
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Trabalho em equipe: personalidade e relacionamento.

Os tipos de personalidade podem contribuir ou no para o desempenho das equipes. Cada personalidade possui caractersticas definidas com seus respectivos focos de ateno, que, todavia, se interagem, definindo indivduos com certas caractersticas mais salientes e que incorporam caractersticas de um outro estilo. Vistos de maneira objetiva, nenhum dos tipos de personalidade bom ou mau, certo ou errado. Cada um uma combinao distinta de fora e fraqueza, beleza e feiura. Nenhum padro melhor ou o melhor, pior ou o pior. s vezes, determinada pessoa pode achar que o seu padro o melhor, outra vezes, que o pior. Mas possvel, num momento, encontrar fora em um padro e, num outro, encontrar uma fraqueza. O que se observa que as pessoas acabam ficando perplexas umas com as outras quando comeam a perceber os segredos que as outras pessoas ocultam das suas personalidades. Na anlise das personalidades, nada estanque e tudo pode se ajustar, desde que se esteja disposto a faz-lo. Nunca um protetor, por exemplo, carrega somente as caractersticas da sua tipologia. Uma pessoa com o centro emocional predominante no ser necessariamente uma boa artista. Talvez brilhe mais como administradora, quem sabe? Todos os tipos so interligados e se movimentam fazendo contrapontos e complementos. Cada tipo de personalidade formado por trs aspectos: o predominante, que vigora na maior parte do tempo, quando as coisas transcorrem normalmente e que chamado de seu tipo; o aspecto que vigora quando se colocado em ao, gerando situaes de estresse; e o terceiro, que surge nos momentos em que no se sente em plena segurana. Exemplificando, ao ver-se numa situao de estresse, o observador (em geral, quieto e retrado) torna-se repentinamente extrovertido e amistoso, caractersticas tpicas do epicurista, num esforo de reduzir o estresse. Sentindo-se em segurana, o observador tende a se tornar o patro, direcionando os outros e controlando o espao pessoal. Todos tm virtudes e aspectos negativos. Ento, vivem-se os aspectos mais positivos de cada tipo. Essas qualidades pode se somar a outras de outro tipo, promovendo integrao. Se o tipo empreendedor se integra com o sonhador, ele pode passar a ter auto-estima apurada e a saber levar a vida sem dramas. Ficar mais otimista, espontneo e criativo tambm. No se prende a fazer coisas que no satisfazem seus desejos e os dos outros. Se o tipo individualista integra-se com o empreendedor, provavelmente ele poder ser capaz de agir no presente e com objetividade, aceitando a realidade e vivendo suas emoes como so, sem tentar ampli-las. J se o sonhador integrar-se com o observador, sua capacidade de introspeco ser imensa e saber como ningum apreciar o silncio e a reflexo. Para o sucesso das equipes, se faz necessrio que os seus integrantes utilizem-se de empatia, coloquem-se no lugar dos outros, estejam receptivos ao processo de integrao e, dessa forma, permitam-se amoldar. Se no houver esse tipo de abertura, em que cada um dos elementos ceda, a equipe ser composta de pessoas que competem entre si, o que traz o retrocesso da equipe ao conceito simplista de grupo, ou seja, apenas um agrupamento de indivduos que dividem o mesmo espao fsico, mas que possuem objetivos e metas diferentes, bem como no buscam o aprimoramento e crescimento dos outros.
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Comportamento receptivo e defensivo

Muitas vezes, diante de uma situao real ou imaginria de perigo, as pessoas normalmente mobilizam suas energias de auto-defesa para enfrentar tal situao. A pessoa passa ento, a adotar um comportamento defensivo. Isto , olhar as pessoas com desconfiana, procurar ver no comportamento dos outros fatos, palavras ou situaes que possam reforar suas defesas. Estas coisas impedem a pessoa de se concentrar na mensagem que ela est de fato recebendo e faz com que ela distora o significado real da comunicao. Quanto mais uma pessoa se mostra defensiva, menos capaz ela ser de perceber os objetivos, valores e emoes que o emissor est tentando transmitir. Por outro lado, quanto mais um clima for receptivo ou ausente de defesa, menos o receptor distorcer o contedo da comunicao. Isso possvel, porque o clima receptivo permite que o receptor da mensagem seja capaz de se concentrar no contedo e no significado real da mensagem. Comportamento defensivo: As pessoas defendem-se inconscientemente da ansiedade que sentem numa situao perturbadora. Podem faz-lo distorcendo a realidade e enganando a si mesmas. Esses so dois processos subjacentes que Freud denominou mecanismos de defesa. Todos ns usamos desses mecanismos para proteger nossa auto-imagem, o que bastante comum em nossa vida diria. Temos necessidade de uma auto-imagem positiva, de aprovar nosso comportamento, e justific-lo quando necessrio. s vezes, a nica maneira de conseguir isto atravs de processos inconscientes, iludindo-nos e alterando os fatos reais, de modo a preservar a nossa auto-imagem. Comportamento receptivo: significa perceber e aceitar possibilidades que a maioria das pessoas ignora ou rejeita prematuramente . caracterstica de pessoa de mente aberta e sem preconceitos novas idias. A curiosidade inerente a este tipo de comportamento.Uma pessoa reduz a defesa do ouvinte quando parece estar querendo experimentar e explorar novas situaes. Se a expresso, modo de falar, tom de voz ou contedo verbal do emissor parece estar avaliando ou julgando o ouvinte, ele se coloca em guarda. Quando tentamos mudar a atitude de uma pessoa ou influenciar o seu comportamento isso pode ser sentido como uma desaprovao a sua conduta. Empatia transmite respeito aos problemas do ouvinte e confiana, sem qualquer esforo para mud-la. Tentar colaborar na soluo de um problema permitindo ao receptor designar seus prprios objetivos, tomar suas prprias decises cria no ouvinte um clima receptivo. Tentar ocultar seus objetivos ou no deixa-los claro, pode deixar no receptor um clima defensivo. Se o emissor visto tendo intenes claras, franco, honesto e se comportando espontaneamente em funo da situao, est propenso a gerar uma defesa mnima. Aqueles que se consideram sabedores de tudo, que no necessitam de informaes adicionais tendem a colocar as pessoas em estado de guarda. Escute atenta e ativamente o outro.

Demonstre respeito e considerao. Compreenda com empatia o seu interlocutor. Formule perguntas sem exagerar no interrogatrio. Faa comentrios descritivos e no avaliativos.
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Gesto do Atendimento
Desde 1991, o Programa Nacional de Gesto Pblica e Desburocratizao GESPBLICA, vm se destacando como uma ao efetiva na induo da melhoria da qualidade da gesto das organizaes pblicas brasileiras. Ao mesmo tempo, vem continuamente acompanhando as transformaes ocorridas na administrao pblica moderna, e com isso, aperfeioando e incorporando aes para atender satisfatoriamente as demandas do Estado. A partir de 1999, com a nfase cada vez maior na transparncia, controle social e participao cidad, o GESPBLICA introduziu em seu escopo de ao, a mobilizao das organizaes pblicas para a melhoria da qualidade de atendimento direto ao cidado. Nesse sentido, a rea de Gesto do Atendimento oferece trs produtos s organizaes para incentivar a melhoria da prestao de seus servios: Carta de Servios ao Cidado : A Carta de Servios um documento elaborado por uma organizao pblica que visa informar aos cidados como acessar e obter um ou mais servios prestados, bem como conhecer os compromissos de qualidade de atendimento assumidos por ela. Ao elaborar a Carta de Servios a organizao ir facilitar e ampliar o acesso do cidado aos seus servios e estimular sua participao no monitoramento do setor pblico, induzindo-o ao controle social e promovendo a melhoria da qualidade do atendimento prestado. Centrais de Atendimento Integrado: Configura-se pela reunio de representaes de rgos pblicos das esferas federal, estadual e municipal, para funcionarem de forma articulada em um nico espao fsico, cujo objetivo principal a prestao de diversos tipos de servios, de forma eficiente, segura, rpida e atenta s necessidades da comunidade. uma forma renovada de prestao de servios pblicos, que obedece a determinados princpios de funcionamento e apresenta particularidades que o distinguem do padro habitualmente encontrado em organizaes tradicionais. Por essa razo, vem se consolidando no mais como uma experincia alternativa de prestao de servios a populao, mas como um modelo de gesto por resultados focado no cidado. No Brasil, est presente em 24 estados, totalizando cerca de 150 unidades de atendimento, com ndices de aprovao pela populao sempre superiores a 90% O IPPS- Instrumento Padro de Pesquisa de Opinio;
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rgo e Opinio Pblica

Desde 1991, o Programa Nacional de Gesto Pblica e Desburocratizao GESPBLICA, vm se destacando como uma ao efetiva na induo da melhoria da qualidade da gesto das organizaes pblicas brasileiras.

Ao mesmo tempo, vem continuamente acompanhando as transformaes ocorridas na administrao pblica moderna, e com isso, aperfeioando e incorporando aes para atender satisfatoriamente as demandas do Estado. A partir de 1999, com a nfase cada vez maior na transparncia, controle social e participao cidad, o GESPBLICA introduziu em seu escopo de ao, a mobilizao das organizaes pblicas para a melhoria da qualidade de atendimento direto ao cidado. Nesse sentido, um dos produtos que a rea de Gesto do Atendimento oferece s organizaes para incentivar a melhoria da prestao de seus servios o Instrumento Padro de Pesquisa de Satisfao IPPS. uma metodologia de pesquisa de opinio padronizada que investiga o nvel de satisfao dos usurios de um servio pblico, e foi desenvolvido para se adequar a qualquer organizao pblica prestadora de servio direto ao cidado, e tambm, gerar informaes consolidadas entre essas diferentes organizaes. Desde seu lanamento em 2002, o IPPS j foi utilizado repetidas vezes por mais de 100 organizaes pblicas de todo o pas, como INSS, Delegacias Regionais de Trabalho, Supertintendncias de Agricultura, Delegacias da Receita Federal, hospitais federais, hemocentros, rgos estaduais, Centrais de Atendimento Integrado entre outros. Com o IPPS possvel elaborar questionrios, calcular amostras, tabular dados e emitir tabelas e grficos de anlise pr-formatados. Os objetivos do IPPS: 01. Gerar informaes relevantes para a melhoria da gesto das organizaes pblicas. Para tanto, o IPPS prov um conjunto de perguntas de avaliao de satisfao que possam interessar a uma organizao pblica. Cada organizao pode escolher, entre os itens disponveis, aqueles que contemplem a natureza do seu servio, os seus interesses gerenciais e os recursos disponveis para a pesquisa. Dessa forma, utilizando-se dos das baterias de avaliao e do mdulo temtico, cada organizao poder desenvolver um questionrio que atenda a suas particularidades. 02. Gerar um diagnstico permanente sobre a qualidade geral do servio pblico brasileiro na tica do cidado. Para tanto, o IPPS apresenta um mdulo, denominado Mdulo Geral, que apresenta perguntas que podem ser aplicadas a qualquer tipo de organizao pblica que presta servio ao cidado. Com o mdulo geral ser possvel mensurar o ndice Nacional de Satisfao das organizaes pblicas que utilizarem o IPPS. A pesquisa de satisfao perfeitamente aplicvel a rgos que prestam servio diretamente ao cidado. Benefcios do IPPS: Permitir a organizaes com poucos recursos implementarem uma avaliao de satisfao caseira, mas, mesmo assim, metodologicamente rigorosa e, por isso, til. Com o IPPS poder reduzir custos de pesquisa, gerar informaes relevantes para tomada de deciso e gerar ndices de satisfao consolidados entre rgos diferentes. Desse modo, organizaes com poucos recursos no precisam desenvolver o seu prprio questionrio, podem simplesmente adaptar o IPPS para suas necessidades. Com o IPPS possvel:desenvolver o questionrio de acordo com as necessidades de cada organizao;calcula a amostra necessria para

alcanar um ndice confivel dos resultados;facilita a entrada de dados;assisti a anlise dos resultados, onde conta com relatrios automatizados que exploram os principais dados de maneira a gerar grficos, tabelas e ndices de satisfao.

Administrao de Materiais- Noes

Funes Bsicas de um Sistema de Administrao de Material: -Programao -Aquisio -Estocagem -Distribuio Classificao de Materiais: Classificar um material agrup-lo de acordo com suas caractersticas, peso, tipo, utilizao etc. Cada gnero de material deve ocupar um local especfico facilitando sua identificao e localizao no almoxarifado. Sistemas de Classificao: -Alfabtico -Alfanumrico: -Numrico Codificao do Material: Cada item recebe um cdigo com as informaes necessrias e suficientes. Utiliza nmeros e letras. facilita a localizao do material no almoxarifado quando a quantidade de itens muito grande. Etapas de Classificao: - Catalogao - Simplificao ( reduz a diversidade de itens) - Especificao (descrio do item: de medidas, tamanho, peso, formato) - Normalizao ( a maneira que o material utilizado ( Pra que serve??) - Padronizao (estabelece padres de peso e de medida e formato) - Codificao (substitui o nome do material em todos os documentos da empresa) - Classificao de Estoques: - Matrias -primas: insumos e materiais bsicos adquiridos de fornecedores - Materias em processamento: os que esto sendo processados - Materiais semi-acabados: em estgio mais avanados que os processados.Quase acabados. - Materiais acabados ou componentes: peas isoladas ou componentes prontos para formarem produto acabado - Produtos acabados: produtos j prontos que passaram pelas etapas anteriores - Poltica de estoques.

Postado por Rosilda Nenhum comentrio: 27/12/08

Administrao de Material: Noes

A administrao compreende trs campos bsicos: pessoal, material e financeiro. A administrao de material a ramificao da Administrao Geral, constituindo-se um importante fator no seu conjunto. A administrao de material uma atividade que abrange a execuo e gesto de todas as tarefas de suprimento, transporte e manuteno do material de uma organizao. Corresponde, portanto, no seu todo, ao planejamento, organizao, direo, coordenao e controle de toda as tarefas necessrias definio de qualidade, aquisio, guarda, controle e aplicao dos materiais destinados s atividades operacionais de uma organizao, seja de natureza militar, industrial, comercial ou de servios. A Administrao de Material tem por objetivo: Preos baixos; Alto giro de estoques; Baixo custo de aquisio e posses; Continuidade de suprimento; Consistncia de qualidade; Pouca despesa com pessoal; Relaes favorveis com os fornecedores; Aperfeioamento do pessoal; Bons registros. A Administrao de Material a parte da administrao geral que trata da rea especfica dos materiais. Nas empresas uma atividade integrada da Logstica Empresarial que abrange a execuo e gesto de todas as tarefas de suprimento, transporte e manuteno. Os materiais podem ser classificados conforme a necessidade e cultura de cada empresa. Assim existem classificaes segundo diversos critrios. Quanto utilizao podem se classificar em: equipamentos, material de consumo, matrias primas e insumos. Quanto ao valor econmico os materiais podem ser classificados segundo diversos aspectos, tais como facilidade de obteno, produo nacional ou estrangeira, possibilidade de substitutivos, multiplicidade de emprego, etc. Quanto ao valor estratgico, pode ser classificada diferentemente se sua utilizao est ligada a segurana nacional, se sua existncia est ligada a escassez ou abundncia de jazidas minerais ou vegetais. A poltica de material de cada empresa varia conforme esto classificados os seus materiais e conforme seu ramo de atividade. Uma tcnica bsica da poltica de materiais a padronizao dos materiais em uso na organizao. Esta padronizao se d pela aplicao de especificaes tcnicas e pela existncia de um programa de classificao e catalogao de materiais. Outra poltica bsica o acompanhamento do ciclo dos materiais. Este programa visa preparar e programar a introduo dos materiais na organizao. Com isso evita-se dispndio excessivo de recursos, paralisao da empresa pela falta do referido material alm da eliminao de estoques mortos e sucatas excessivas ao fim da vida til do material Deve-se ter especial ateno ao processo de procura e obteno dos materiais. Atualmente com a tendncia de globalizao da economia as fontes fornecedoras multiplicaram-se em nmero, fazendo com que as equipes encarregadas destas atividades tenham uma crescente complexidade no seu trabalho. O transporte faz parte das preocupaes bsicas do administrador de materiais. Seja ele interno ou externo, um baixo desempenho na sua execuo pode comprometer a atividade fim da organizao. Deve-se estar sempre atento s

modernas tcnicas e equipamentos de transporte, alm da evoluo das relaes comerciais com aquelas empresas prestadoras de servio nesta rea, que podem vir a ser empregadas como uma importante maneira de economia de tempo e recursos. A armazenagem de materiais tambm uma preocupao constante do administrador. A armazenagem, embora no se aperceba disso facilmente tm um custo (posse e conservao da rea, conservao dos prprios materiais, custo de pessoal, etc), alm do prprio custo do estoque imobilizado. Assim pela padronizao e pelo planejamento deve-se procurar reduzir a quantidade de material armazenado e aumentar a velocidade com que ele entra e sai dos locais de armazenagem. Deve-se tambm estar atento s modernas tcnicas e equipamentos de armazenagem e embalagem, para aumento da eficincia e reduo de custos. A administrao de estoques tambm uma tarefa da qual o administrador de materiais no deve se descuidar. Sua eficincia leva reduo de materiais armazenados, citada acima, permite uma previso de consumo e aquisies, alm de permitir todo o planejamento do ciclo de materiais da empresa. Por fim, pouco adianta a ateno a todas as tcnicas da administrao de materiais numa empresa, caso ela esteja desorganizada, caso estejam descoordenados seus rgos internos e caso ela no consiga processar adequadamente seus dados, suas estatsticas e no consiga motivar suficientemente seu pessoal para a realizao de um bom trabalho.

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Noes de Administrao Financeira: Plano de Contas.

Plano de Contas o conjunto de contas, previamente estabelecido, que norteia os trabalhos contbeis de registro de fatos e atos inerentes entidade, alm de servir de parmetro para a elaborao das demonstraes contbeis. A montagem de um Plano de Contas deve ser personalizada, por empresa, j que os usurios de informaes podem necessitar detalhamentos especficos, que um modelo de Plano de Contas geral pode no compreender. Plano de Contas, genericamente tido como um simples elenco de contas, constitu na verdade um conjunto de normas do qual deve fazer parte, ainda, a descrio do funcionamento de cada conta - o chamado "Manual de Contas", que contm comentrios e indicaes gerais sobre a aplicao e o uso de cada uma das contas (para que serve, o que deve conter e outras informaes sobre critrios gerais de contabilizao). Como exemplo, temos a conta "Caixa", que registrar o dinheiro em espcie (papel-moeda) disponvel na tesouraria da empresa. Qualquer que seja a atividade de uma instituio, todos os atos e todos os fatos necessitam ser registrados, quer seja para atender a legislao vigente quer seja para atender um princpio tico individual ou de um grupo. E justamente esta a finalidade mpar da Contabilidade: Registrar os atos e fatos de uma entidade. Para tal, se faz necessrio um arquivamento ordenado dos documentos que iro apoiar os lanamentos contbeis, principalmente para atender questes legais como Receita Federal, Ministrio do Trabalho ou outros rgos e, principalmente, a adoo de um plano de contas contbil eficiente e que demonstre com propriedade a real situao da instituio quando da apurao dos balancetes mensais e do balano patrimonial anual. Um plano de contas eficiente deve apresentar dados contbeis que reflitam com clareza a natureza operacional, administrativa e legal da instituio. Deve, tambm, ser subdividido em centros de custo, cujos balancetes serviro de base para a comparao entre os custos orados e o custo Real. Outro aspecto relevante o conceito de informao precisa e em tempo hbil. "Como tomar decises se as informaes que necessito s as terei trs ou quatro meses aps? Ou como tomar decises se as informaes que recebo em tempo real no so confiveis ?"

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Noes de Administrao Financeira: Fluxo de Caixa

O fluxo de caixa uma ferramenta que demonstra de forma antecipada as entradas e sadas de recursos, porm com a finalidade de permitir ao Administrador, em tempo real, a tomada de decises referentes a disponibilidade de caixa. Na elaborao de um fluxo de caixa deve ser considerado: Perodo a ser coberto pelo fluxo de caixa: A projeo pode ser realizada ms a ms, trimestre a trimestre ano a ano ou at mesmo em bases dirias. Alm de permitir analisar a forma como uma empresa desenvolve sua poltica de captao e aplicao de recursos, o acompanhamento entre o fluxo projetado e o efetivamente realizado, permite identificar as variaes ocorridas e as causas dessas variaes Na projeo do fluxo de caixa, indicamos no apenas o valor dos financiamentos que a empresa necessitar para desenvolver as suas atividades, mas tambm quando ele ser utilizado. Percebemos at agora que o fluxo de caixa olha para o futuro retratando a situao real do caixa na empresa, no podendo ser confundido com os registros contbeis que se ocupam do passado e incorporam categorias relacionadas ao patrimnio fsico da empresa, como por exemplo, o Ativo Imobilizado

Agilidade nas possveis alteraes No momento em que se toma conhecimento que a entrada de um recurso no mais se efetuar ou que o pagamento a um fornecedor foi postergado, o fluxo de caixa dever ser retificado de imediato, visto que o reflexo desse acontecimento atingir os demais eventos atravs do efeito cascata. Da a necessidade imperativa de se retificar o fluxo de caixa em tempo real. Periodicidade na emisso do relatrio A confeco do relatrio de fluxo de caixa dever ser uma rotina normal da instituio e, em datas pr-determinadas, ele dever estar disponibilizado para os administradores tomadores de deciso. Para a elaborao do fluxo de caixa, a empresa precisa dispor internamente de informaes organizadas que permitam a visualizao das contas a receber, contas a pagar e de todos os desembolsos geradores dos custos fixos. A forma de obteno e organizao dessas informaes auxiliares, passam pela utilizao de ferramentas de gesto, cuja forma depender do tipo da empresa, do seu porte e disponibilidade financeira. O fluxo de caixa um grande sistema de informaes para o qual convergem os dados financeiros gerados em diversas reas da empresa. A maior dificuldade para se ter um fluxo de caixa realmente eficaz gerenciar adequadamente este sistema de informaes. Na grande maioria das Micro e Pequenas Empresas tudo pode ser resolvido com a utilizao de simples planilhas.

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Noes de Administrao Financeira

Na administrao financeira de uma instituio so trs os conceitos bsicos que determinam o sucesso ou fracasso de uma gesto financeira: 1- O planejamento financeiro das operaes; 2- O acompanhamento dos eventos que resultem em entrada ou desembolso de recursos; 3- A transparncia nas operaes visando a legitimidade dos atos. Oramento o plano financeiro estratgico de uma administrao para determinado exerccio. O oramento a ferramenta administrativa mais adequada para se planejar financeiramente - e com segurana - as atividades operacionais rotineiras ou peridicas de uma instituio. Os oramentos devem ser confeccionados, preferencialmente, subdivididos em centros de custos, os quais refletiro as necessidades de controle de cada conjunto de tarefas, grupos de pessoas ou eventos. Orar no s significa estimar a real necessidade de recursos de um centro de custo durante um determinado perodo como tambm avaliar com preciso a entrada dos recursos para sustentar a operacionalidade da instituio. O acompanhamento dos eventos financeiros efetuado em tempo hbil e mediante nmeros precisos atravs do fluxo de caixa. FLUXO DE CAIXA a demonstrao visual das receitas e despesas distribudas pela linha do tempo futuro. Esta ferramenta administrativa permite o acompanhamento peridico - de acordo com as necessidades da instituio - e em tempo real das origens e aplicaes dos recursos, o que possibilita decises em tempo hbil. O fluxo de caixa permite responder de imediato perguntas tais como: Nas prximas X semanas teremos disponibilidade para pagar os desembolsos que iro ocorrer? Caso negativo, que desembolsos podero ser remanejados? Ou que entradas de recursos podero ser antecipadas? Caso positivo e havendo disponibilidade de caixa, que investimentos podero ser efetuados? A transparncia das operaes assegurada no momento em que a instituio apresenta suaescriturao contbil de forma clara e apoiada por documentao legal, no s para atender legislao vigente mas tambm para proporcionar fidedignidade aos atos de seus gestores. Assim como o oramento, o plano de contas contbil de uma instituio tambm dever ser composto por centros de custo, de acordo com as tarefas, grupos de pessoas ou eventos. Os nmeros apresentados nos balancetes mensais refletiro o resultado real da instituio - supervit / dficit ou lucro / prejuzo - e sua situao patrimonial - ativo / passivo. Os balancetes serviro tambm de base para a comparao entre os valores orados - conforme item 1 - e os valores reais, adotando-se ento medidas corretivas para os prximos oramentos, tendo como objetivo minimizar as distores porventura existentes. Desta forma, a adequada combinao das trs ferramentas - oramento, fluxo de caixa econtabilidade - permitir que os trs princpios bsicos da administrao financeira - planejamento, acompanhamento e transparncia - sejam alcanados, o que resultar numa gesto tecnicamente correta, transparente e adequada ao bom desempenho da instituio como um todo.

Postado por Rosilda Nenhum comentrio: 07/12/08

Servidor e Opinio Pblica

A opinio pblica tem uma viso estereotipada do funcionrio pblico. Nesta viso, so realados os aspectos negativos: menor empenho no trabalho, descaso na prestao de servios e acomodao nas rotinas do emprego etc. Esta uma viso muito antiga. H uma msica tocada nos bailes de Carnaval na dcada de 50 que fala de uma servidora pblica: "Maria Candelria, alta funcionria. Saltou de Para-quedas, caiu na letra "O". Comea o dia, coitada da Maria, Trabalha, trabalha, trabalha de fazer d; A uma vai ao dentista, s duas vai ao caf, s trs vai modista, s quatro assina o ponto e d no p. Que grande vigarista que ela ." Era assim, de pra-quedas, que se caa num cargo pblico e nas classificaes funcionais. Barnab outro termo que consagrou na gria a viso do funcionalismo pblico mediano, sem grandes aspiraes ou conquistas . O tpico servidor cujo palet vive na cadeira para dar a impresso de que ele est no ambiente de trabalho. Desmistificar um esteretipo social sabidamente uma tarefa de pacincia e que demanda tempo. necessria uma estratgia, permanente e progressiva de esclarecimento da sociedade civil, a fim de mostrar o porqu da existncia do servidor pblico e sua necessidade. O porqu de sua necessria e constante valorizao. A Constituio de 1988 estabelece que a nica maneira de provimento de cargos pblicos efetivo atravs de concurso. Atualmente, a maior parte do funcionalismo pblico de cargos efetivos formada por servidores concursados, aprovados em certames que exigem muito preparo. Mas, uma boa parte dos cargos comissionados, a maioria cargos de gesto, so ocupados por servidores nomeados segundo critrios de interresses polticos. Isso gera um quadro onde o servidor tem uma boa formao, mas os chefes so amadores. Alm disso, h uma gama de outros funcionrios selecionados pelo critrio "quem indica", contratados temporariamente, ou terceirizados, ou para Consultoria e cujos contratos so renovados inmeras vezes equivalendo na prtica a quase um cargo permanente. Infelizmente h ainda esses que caem de para-quedas no servio pblico. Entretanto, o que se percebe que a cena da repartio cheia de mquinas de datilografia e cadeiras com palets sobre elas repousando, hoje to pitoresca quanto rara. O Barnab est em extino. claro que exames rigorosos para admisso de novos servidores aumentam a qualidade do funcionalismo , mas no s isso. preciso estruturar carreiras no servio pblico com cursos obrigatrios e especficos para o setor pblico. Os cidados esto cada vez mais conscientes de que o servio pblico que lhe prestado no gratuito: muito caro. Pagam-se tributos de vrias espcies, numa complexa configurao fiscal (cumulatividade, bi-tributao, efeito cascata, guerra fiscal, etc...) que precisam arcar, inclusive, com os custos da burocracia excessiva e da proviso para fraudes. A sociedade est ciente de que o servio pblico deve ser eficiente e de que o servidor pblico est ali para servir a sociedade.

O emprego pblico deve explorar as habilidades que fizeram o candidato ser empossado. A remunerao, a depender da carreira, deve ser mantida em nveis competitivos ao da esfera privada. Mas, nada disso visa a efemeridade do "status" que alguns servidores pblicos apreciam.Tudo visa o fim pblico, objetiva a satisfao das necessidades coletivas. Uma nova poltica de recursos humanos necessria. Dever ser permanente e estar em constante aperfeioamento, produzindo, na ponta, servidores mais crticos, competentes, inovadores e cientes de sua misso pblica. Essa a nica forma de se resgatar, perante a sociedade, a dignidade da funo, e se ganhar do pblico, o reconhecimento devido. Perante a sociedade, maus servidores no tm direitos - nem de grevar, porque so dispensveis. Bons servidores, ao contrrio, competentes e atenciosos, tornam-se mais fortes e reconhecidos, porque imprescindveis. No adianta simplesmente lutar pelo salrio sem ter postura e tica na hora de servir. A boa greve aquela que encampada por quem de fato trabalha , serve com competncia e d atendimento de qualidade ao pblico.

Postado por Rosilda Um comentrio: 04/11/08

Questes da prova Noes de Arquivo- Ministrio da Sade-2008- CESPE UNB

No que se refere conservao preventiva de documentos em arquivos, julgue os itens a seguir: 97. A higienizao de documentos um procedimento em que documentos quebradios e ressecados so colocados em uma atmosfera mida para readquirirem flexibilidade. 98. A higienizao e o acondicionamento so aes de conservao dos documentos. 99. O ar seco e a umidade so fatores de enfraquecimento do papel 100. A ao antrpica no interfere na degradao dos arquivos.

GABARITO 97-E; 98-C; 99 C; 100-E.

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Noes de Arquivo- Teoria das trs idades

A teoria das trs idades, sistematizadas pelos norte americanos nos anos 70 do sculo vinte, um ponto de chegada natural dos estudos arquivsticos que, desde o sculo dezenove, tentavam estabelecer uma ponte entre a documentao de gesto e a documentao destinada a ser preservada para fins de pesquisa. A teoria das trs idades corresponde sistematizao do ciclo vital dos documentos de arquivo. uma denominao que corresponde ao uso dos documentos. ARQUIVOS CORRENTES: A primeira idade corresponde produo do documento, sua tramitao , a finalizao de seu objetivo, conforme o caso, e a sua primeira guarda. O contedo desse documento, o chamado valor primrio, coincide com as razes de sua criao. As funes ou tarefas arquivsticas dessa fase so o apoio produo e tramitao, a classificao o servir consulta administrativa (que freqente), a primeira guarda, a conexo do documento com seus prazos de destinao, estabelecidos pelas Tabelas de Temporalidade e as atividades de Protocolo: Conjunto de operaes visando o controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar a imediata localizao e recuperao dos mesmos, garantindo, assim, o acesso a informao: Recebendo e classificando o documento: efetuando a separao dos documentos recebidos em oficial ostensivo ou sigiloso e particular; Documentos de natureza sigilosa e particular devero ser encaminhados aos respectivos destinatrios; Os documentos de natureza ostensiva devero ser abertos e analisados, verificando-se a existncia ou no de antecedentes. Em caso afirmativo, providenciar a juntada e em caso negativo, classific-lo de acordo com o assunto tratado.

ARQUIVOS INTERMEDIROS: A passagem do documento da primeira segunda idade denomina-se transferncia e indica o fim de seu valor primrio; quando j terminaram os direitos produzidos por sua criao. Os documentos passam, ento, a semi-ativos, podendo, entretanto, ser usados dentro de seu valor primrio, mas, por razes mais jurdicas que administrativas. Vantagens para implantao de depsitos de arquivamento intermedirio: Devem ser simples e funcionais, permitindo a guarda de grandes volumes de documentos, proporcionando: Economia de espao, pessoal, equipamento e tempo; Maior e melhor colaborao entre arquivistas e administradores; Racionalizao da guarda e preservao dos acervos documentais; Resposta imediata e precisa s questes impostas pela administrao; Garantia de recolhimento aos arquivos permanentes dos documentos que devem ser conservados definitivamente. Tabela de Temporalidade: o registro esquemtico do ciclo de vida documental do rgo, sendo elaborada aps anlise da documentao e aprovada pela autoridade competente. A tabela determina o prazo de guarda dos documentos no arquivo corrente, sua transferncia ao arquivo intermedirio, os critrios para a microfilmagem, a eliminao ou o recolhimento ao arquivo permanente. ARQUIVOS PERMANENTES:

A passagem de documentos do arquivo intermedirio para o arquivo permanente denomina-se recolhimento. Arquivos Permanentes so o conjunto de documentos custodiados em carter definitivo, em funo do seu valor secundrio. Valor Secundrio: refere-se possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados.

http://arquivoememoria.wordpress.com/tag/arquivo/

O documento passa a ser considerado fonte de pesquisa e informao para terceiros e para a prpria administrao. So conjuntos documentais produzidos/recolhidos por unidades administrativas e/ou pessoas fsicas. Passam a conviver uns co m outros: constituindo-se em fundos. Fundo: conjunto de documentos produzidos e/ou acumulados por determinada entidade pblica ou privada, pessoa ou famlia no exerccio de suas funes e atividades, guardando entre si relaes orgnicas e que so preservados como prova ou testemunho legal e/ou cultural, no devendo ser mesclados a documentos de outro conjunto gerado por outra instituio, mesmo que este, por quaisquer razes, lhe seja afim. Principais atividades dos Arquivos Permanentes: Arranjo: a operao resume-se na reordenao dos conjuntos documentais remanescentes das eliminaes ditadas pela Tabela de Temporalidade, obedecendo a critrios que respeitam o carter orgnico dos conjuntos documentais. Hierarquia da atividade de arranjo: Fundo; Seo; Subseo; Srie; Subsries. Descrio: Conjuntos de procedimentos que, a partir de elementos formais e de contedo, permitem a identificao de documentos e a elaborao de instrumentos de pesquisa. Instrumentos de Pesquisa: Obra de referncia, publicada ou no, que identifica, localiza, resume ou transcreve, em diferentes graus e amplitudes, fundos, seo, subseo, sries, subsries e peas documentais existentes em um arquivo permanente com a finalidade de controle e acesso ao acervo. A norma Isad(g) International Standard Archival Description (General). Trata-se de normas de descrio estabelecidas pelo Conselho Internacional de Arquivos, e divulgada em 2000 no XIV Congresso Internacional de Arquivos, realizado em Sevilha. Elementos recomendados pela Isad(g): rea de identificao (nome e nvel da unidade que est sendo descrita; suas datas de produo ou datas-limite, segundo o caso; sua dimenso e sua codificao, se houver); rea de contexto de produo (nome da entidade/pessoa fsica, histria administrativa/biografia, histria custodial (ou arquivstica) e origem do recolhimento/aquisio); rea de contedo e estrutura (os assuntos tratados e as espcies documentais componentes, de modo a demonstrar as potencialidades de pesquisa; o arranjo interno e informaes sobre alteraes na dimenso do conjunto); rea de acesso e uso (condies legais, estado fsico do suporte, idiomas, outras descries j publicadas); rea de fontes relacionadas (documentos de interesse relacionados aos descritos) rea de notas (outras informaes importantes que no se acham nas outras reas). BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivstica: objetos, princpios e rumos.So Paulo, Associao de Arquivistas de So Paulo, 2002. (Scripta textos de interesse para os profissionais de arquivo e reas afins). BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. 2.ed. rev.e ampliada.- Rio de Janeiro: Editora Fundao Getlio Vargas, 2004. CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. Norma internacional de descrio arquivstica. 2. ed.rev. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2000. Gesto de Documentos: conceitos e procedimentos bsicos. Ana Celeste Indolfo, Ana Maria Valria Cascardo Campos, Maria Izabel de Oliveira, Mnica Medrado da Costa, Verone Gonalves Cauville. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1993. GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado/ Imprensa Oficial do Estado, 1998.

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Questes da prova- Noes de Arquivo- Ministrio da Sade-2008- CESPE UNB

As atribuies da unidade administrativa de um grande rgo pblico tm gerado, em relao ao arquivo, duas situaes distintas, mas intimamente vinculadas. A primeira a necessidade de arquivamento de um volume sempre crescente de documentos, que so mantidos em dossis. O arquivo recebe para guarda,mensalmente, cerca de trinta novas caixas - arquivo ou 135 pastas suspensas. A segunda situao que surge das atribuies dessa unidade a intensa demanda de consulta aos documentos. H uma demanda interna (estagirios, servidores, outras unidades) e uma demanda externa (representaes e escritrios regionais). Segundo informaescoletadas no local, so atendidas, diariamente, cerca de vinte solicitaes de consulta ao acervo.

Acerca da situao hipottica acima apresentada e das tcnicas de arquivo, julgue os itens de 81 a 96.

81. Os documentos acumulados por rgos pblicos e entidades pblicas, em decorrncia de suas funes e atividades, so considerados arquivos pblicos.

82 Na situao apresentada, a aplicao da teoria das trs idades documentais permitiria melhor fluxo documental na unidade, melhorando as condies de seus arquivos.

83. A gesto de documentos tem como fases bsicas a produo, a conservao e utilizao a destinao.

84. A legislao arquivstica brasileira, apesar do grande avano, no considera os arquivos como instrumento de apoio administrao. 85. A unidade em questo poderia, anualmente, eliminar os documentos sem uso, independentemente de autorizao; 86. Na situao considerada, devido quantidade de consultas recebidas pelo arquivo da unidade, pode-se consider-lo como um arquivo corrente. 87. O arquivo setorial aquele estabelecido junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente. 88. Na situao em apreo, o acesso aos documentos contidos no arquivo da unidade pblico, embora exista restrio de acesso apenas para os documentos considerados permanentes. 89. O registro dos documentos que chegam ao setor uma atividade conhecida como de arquivo especializado. 90. As atividades de protocolo so de responsabilidade dos arquivos centrais ou gerais. 91. Os documentos pouco usados na mencionada unidade poderiam ser transferidos para o arquivo permanente, onde aguardariam o trmino do seu prazo de guarda. 92. O recebimento e a expedio dos documentos em um rgo pblico so tarefas realizadas pelo protocolo. 93. O curso do documento desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo administrativa conhecido como termo de recolhimento. 94. O dossi um conjunto de documentos relacionados entre si por assunto(ao,evento,pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento. 95. O doss um documento do gnero iconogrfico. 96. O conjunto de operaes tcnicas referentes produo, tramitao, ao uso avaliao e ao arquivamento em fase corrente e intermediria conhecido por gesto de documentos. GABARITO: 81- C; 82 -C ; 83-C; 84 - E; 85- E; 86-C; 87 - C; 88- E; 89- E; 90 -E; 91-E; 92 - C ; 93 -E; 94-C ; 95-E ; 96-C.

Postado por Rosilda Um comentrio: 14/10/08

Conservao preventiva de documentos em arquivos

Uma poltica de preservao eficaz a longo prazo pressupe uma gesto integrada de riscos. Tero de se considerar vrias questes, desde a localizao e construo/ou manuteno do edifcio onde se encontra o Arquivo e respectivo esplio documental, at s questes de segurana e de organizao interna da Instituio. H que saber antecipar os problemas e identificar os principais factores de risco que podem levar perda total ou parcial de um esplio/coleco. Tm que se identificar e avaliar os riscos possveis: Identificar os agentes de deteriorao Reunir dados concretos diagnsticos actualizados. Imaginar situaes, contando com imponderveis. Ser preciso ao especificar o risco, o agente de deteriorao e o possvel dano causado.Fazer relatrios sempre apoiados no registo fotogrfico exaustivo, que Inclua localizao, estrutura/edifcio, sala, armazenamento, acondicionamento, etc. Fazer uma gesto correcta dos riscos implica poder antecipar e minimizar os problemas, permitindo responder a algumas perguntas: Quando podem ocorrer situaes de risco? Percentagem de itens afectados na coleco? Quais os itens em maior risco de deteriorao? Qual o real valor dos itens a preservar? Quais as prioridades? Preciso levar em conta os seguintes aspectos: Manuteno do Edifcio Manuteno dos telhados, janelas e portas para que protejam e assegurem a manuteno das condies ideais de preservao e segurana, permitindo a salvaguarda dos esplios. Providenciar a sensibilizao dos funcionrios para a deteco e alerta de situaes anmalas ao nvel da manuteno do edifcio. Limpeza e vigilncia na zona de depsitos e armazenamento de coleces ; Assegurar a limpeza e inspeces regulares aos depsitos, contribuindo desta forma, no s para a higiene das zonas de armazenamento, mas tambm para a vigilncia e controle de pragas. Providenciar a sensibilizao dos funcionrios para identificar e alertar para situaes de risco desta natureza. Manuseamento das peas

Executar uma listagem das coleces, a mais completa possvel, que permita tambm saber a localizao das obras, facilitando deste modo a deteco de qualquer desaparecimento ou arrumao incorrecta das peas. Providenciar para a sensibilizao do pessoal interveniente nestes processos, desde a limpeza regular, inspeco ou manuseamento correcto das espcies arquivsticas, promovendo assim a sua preservao. Sensibilizar o cidado usurio nas salas de leitura, dando formao aos funcionrios de forma a estes poderem dar o correspondente apoio nesta rea. Implementar o armazenamento adequado e o correcto acondicionamento das espcies, contemplando as caractersticas prprias das peas o que facilitar o seu manuseamento em segurana. Segurana contra roubo/vandalismo Implementar a utilizao de fechaduras de alta segurana em todas as portas e janelas. Implementao de sistemas de deteco contra roubo (sistema electrnico) Assegurar a vigilncia nas salas de leitura (vdeo vigilncia ou por pessoal especializado) Fogo Implementao de um plano de emergncia efectivo contra o fogo, catstrofes naturais ou outro tipo de ameaas. Articulao com os servios de Bombeiros locais no s na resposta rpida em situaes de emergncia, mas tambm no apoio tcnico necessrio incluindo no s a vistoria regular das instalaes, mas tambm formao/sensibilizao sobre comportamentos e controlo de pequenos incndios. Colocao de detectores de fumo e sprinklers com protectores, ou em alternativa, a utilizao do mist sistem (que debita me nor quantidade de gua sada). Ponderar alternativas utilizao de gua para extino de incndios. Utilizar de preferncia acondicionamentos que sejam resistentes ao fogo (polipropileno) Inundaes/danos causados por gua As zonas de depsito/armazenamento de documentao devem preferencialmente ser colocadas nos pisos superiores. Evitar sempre que possvel divises por onde passem as canalizaes do edifcio. A verificao e substituio de canalizaes antigas devem ser habituais. O pessoal de limpeza deve ser alertado para o uso de gua nas lavagens a efectuar, uma vez que a sua utilizao em excesso pode ser prejudicial (aumenta a HR). Para responder prontamente a situaes de inundao dever estar disponvel um Kit de emergncia preferencialmente composto por: 1 carrinho, aspirador de gua, baldes e esfregonas, rolos de material absorvente, botas de borracha, luvas, aventais, lanternas, tesouras, cestos e sacos de plstico, ventiladores, desumificadores. Todos os funcionrios devem estar preparados para agir nesta eventualidade, efectuando-se a sensibilizao dos tcnicos que se encontram a trabalhar em zonas com documentao. Existncia de alarmes para deteco da subida do nvel da gua. Utilizar de preferncia acondicionamentos que sejam resistentes gua (polipropileno). A presena de gua e a humidade relativa associadas so uma fonte de degradao muitas vezes presente. A HR um agente rpido e agressivo, propiciando o aparecimento de fungos e alteraes qumicas nos materiais arquivsticos. Ao contrrio de outros riscos como o fogo, inundaes ou surtos de pragas, o facto que a humidade est muitas vezes presente e demasiadamente tolerada, entre outras, na forma de pequenas infiltraes que produzem uma HR elevada nos edifcios. Desastres Naturais Utilizao de sistemas de ancoragem que sustentem a estantaria em caso de ocorrncia de sismo. Controle integrado de pragas e/ou infeces Quando se fala de pragas, sejam elas de insectos, pssaros ou outros animais, e infeces por fungos ou bactrias, h que ter em considerao o elevado grau de degradao que provocam nos materiais de arquivo. Uma gesto integrada de pragas pressupe evitar a criao de fontes e atrativos para este tipo de problemas ou seja, cuidadosamente estudar a localizao do arquivo. Evitar ter por perto jardins, uma vez que estes so o habitat natural de muitas das referidas pragas. Evitar proporcionar as condies ideais para a propagao das referidas pragas, eliminando a presena de lixo, nomeadamente de resduos alimentares; Evitar luzes exteriores que atraiam insectos. No permetro exterior contratar empresas especializadas em controle de pestes e que tambm identifiquem as espcies existentes. A nvel interno bloquear, tornar estanques portas e janelas, impedindo a entrada de insectos, gua, poluio e outros factores de risco. Utilizar de preferncia acondicionamentos o mais estanques possvel, executados com materiais no consumveis por insectos ou roedores (polipropileno). Colocar armadilhas em zonas estratgicas e inspeciona-las uma vez por ms, efetuando o estudo dos insectos encontrados para identificao e atuao. Implementar um programa de desinfestao recorrendo ao uso de gases inertes, em cmaras prprias ou atravs da execuo de bolhas. A opo pelo mtodo do Cold Storage, implica a manuteno de valores prximos dos 10/12C para os depsitos, reduzindo drasticamente a degradao das espcies arquivsticas e ajudando no combate propagao das pragas. Controle ambiental Conseguir atingir valores ideais de temperatura e humidade relativa num edifcio ou em parte dele, pode depender de um sistema de ar condicionado bem calibrado, ou do prprio clima local, pode ainda beneficiar da ausncia de infiltraes ou da existncia de uma ventilao adequada. Relativamente temperatura, os valores no devem ser demasiado elevados, sob pena de aumentarem a possibilidade de deteriorao qumica dos materiais presentes. No que diz respeito humidade relativa ser de realar que os valores elevados e as oscilaes da HR so ainda mais prejudiciais do que as variaes verificadas na temperatura e esto directamente relacionadas com o aparecimento de fungos. Devemos pois alertar para o perigo que representam as flutuaes nos valores da temperatura e da HR, que so susceptveis de provocar reaes qumicas, aumentando a deteriorao das obras. Devemos tambm salientar a necessidade de obteno de baixas temperaturas e valores de humidade relativa controlados, uma vez que se sabe que duplica a longevidade dos bens arquivsticos por cada 5 C de temperatura mais baixa que se obtiver. Luz/Foto degradao Os efeitos das radiaes ultravioletas e da luz (radiaes visveis), em materiais de arquivo, provocam a desintegrao dos polmeros de celulose, desvanecimento de tintas e pigmentos, escurecimento ou amarelecimento dos suportes. A foto degradao tem efeitos cumulativos, verifica-se assim a necessidade de proteger os bens arquivsticos, utilizando acondicionamentos protectores, filtros U.V. em janelas, lmpadas ou vitrinas.

Para materiais hipersensveis luz, o uso de filtros no suficiente, devendo nesses casos providenciar-se um acondicionamento que os proteja deste factor de degradao e efectuar uma vigilncia constante, devendo ainda em caso de solicitao dos mesmos para exposio ou consulta/acesso ser muito ponderada a sua disponibilizao ao pblico. Ateno com a iluminao de depsitos, locais de trabalho, incluindo Sala de Leitura, de forma a reduzir a intensidade, o tempo de exposio e a proximidade das fontes de luz. Poluio/contaminantes fundamental providenciar a proteco das espcies arquivsticas contra os efeitos nocivos da poluio urbana, bem como dos contaminantes provenientes dos materiais comumente utilizados no dia-a-dia. Proteger todos os itens da ao de deteriorao produzida pela poluio urbana e tambm pela poeira, atravs da utilizao de acondicionamentos protectores. Providenciar a limpeza regular das salas e depsitos, tendo sempre em ateno a utilizao de produtos que no contenham aditivos nocivos aos materiais arquivsticos presentes, nomeadamente amoniacais e cloros. Implementao do uso de materiais estveis, que contribuam para a preservao das obras em todas as circunstncias, nomeadamente os utilizados nos depsitos, em exposies temporrias ou na embalagem de obras para transporte.

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Tipologia Documental
Em se tratando da tipologia documental dos arquivos empresariais, possvel afirmar que no existem normas para o estabelecimento de tipos de documentos de empresas. A partir da anlise do trabalho de Pazin (2005) pode-se apresentar os seguintes tipos: Documentos de constituio : so os que do origem a qualquer instituio e permitem sua existncia enquanto organismo social como, Contrato Social: acordo entre duas ou mais pessoas que transferem entre si algum direito ou se sujeitam a alguma obrigao; Estatuto: lei orgnica que expressa formalmente os princpios que regem a organizao; Regimento: conjunto de normas que regem o funcionamento de uma instituio. Documentos de direo : so os documentos produzidos normalmente pela alta direo, que apresentam a definio de rumos e a trajetria da instituio, tendo como objetivo o seu crescimento e desenvolvimento: Planejamento estratgico: o processo que leva ao estabelecimento de um conjunto coordenado de aes, visando consecuo de determinados objetivos; Organograma: representao grfica de uma organizao ou de um servio, indicando os arranjos e as inter-relaes de suas unidades constitutivas; Polticas e normas: atribuio da direo das instituies o estabelecimento de polticas que regulamentem sua atuao e funcionamento; Relatrio anual: exposio das atividades de uma administrao ou de uma sociedade. Contribui para a formao de uma imagem positiva da empresa; Relatrios gerenciais: so documentos no-oficiais, produzidos e utilizados por cada instituio de acordo com suas caractersticas de trabalho e com o sistema de gesto adotado. Documentos de reunio: so documentos que apresentam os encaminhamentos e resultados de deliberaes para tomada de deciso: Edital de convocao: aviso pblico a mando de autoridade competente em rgo de imprensa; Ata: registro resumido das ocorrncias de uma reunio, assemblia ou sesso; Resolues: so atos emanados de rgo colegiado, registrando decises ou ordens no mbito de sua rea de atuao. Documentos de gesto de recursos humanos. Pode ser divido em trs atividades: rea de administrao de pessoal; rea de sade e segurana do trabalho; rea de treinamento e desenvolvimento de pessoas. Documentos de comunicao e marketing: conjunto de meios e procedimentos utilizados pela instituio em sua interao com pblico. Comunicao e circulares; Boletim interno ou jornal interno; Dossi de eventos; Manual de utilizao de marca; Folder; Clipping. PAZIN, Mrcia. Arquivos de empresas: tipologia documental. So Paulo: Associao de arquivistas de So Paulo, 2005.

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CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO- Cdigo Conarq

O cdigo de classificao de documentos de arquivo um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades. A classificao por assuntos utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com a avaliao, seleo, eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivstico realizado com base no contedo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informao nele contida. A classificao define, portanto, a organizao fsica dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial bsico para sua recuperao. No cdigo de classificao, as funes, atividades, espcies e tipos documentais genericamente denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribudos de acordo com as funes e atividades desempenhadas pelo rgo. Em outras palavras, os assuntos recebem cdigos numricos, os quais refletem a hierarquia funcional do rgo, definida atravs de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular. Para este instrumento adotou-se o modelo de cdigo de classificao decimal. Como o prprio nome indica, o sistema decimal de classificao por assuntos constitui-se num cdigo numrico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente. As dez classes principais so representadas por um nmero inteiro, composto de trs algarismos, como se segue: Classe 000;Classe 100;Classe 200; Classe 300; Classe 400;Classe 500;Classe 600; Classe 700; Classe 800;Classe 900. As classes principais correspondem s grandes funes desempenhadas pelo rgo. Elas so divididas em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem cdigos numricos, seguindo-se o mtodo decimal. Desta forma, tomando-se como exemplo a classe 000, tem-se:

CLASSE 000 ADMINISTRAO GERAL SUBCLASSE 010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO GRUPO 012 COMUNICAO SOCIAL SUBGRUPOS 012.1 RELAES COM A IMPRENSA 012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS Note-se que os cdigos numricos refletem a subordinao dos subgrupos ao grupo, do grupo subclasse e desta, classe. Esta subordinao representada por margens, as quais espelham a hierarquia dos assuntos tratados. O Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica: atividades-meio, possui duas classes comuns a todos os seus rgos: a classe 000, referente aos assuntos de ADMINISTRAO GERAL e a classe 900, correspondente a ASSUNTOS DIVERSOS. As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos s atividades- fim do rgo. Estas classes no so comuns, cabendo aos respectivos rgos sua elaborao, seguindo orientaes da instituio arquivstica na sua esfera especfica de competncia. Compe ainda este cdigo o ndice, instrumento auxiliar classificao, no qual os assuntos so ordenados alfabeticamente e remetidos ao cdigo numrico correspondente.

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Classificao de Documentos - Conarq

A classificao uma das atividades do processo de gesto de documentos arquivsticos, o qual inclui procedimentos e rotinas especficas que possibilitam maior eficincia e agilidade no gerenciamento e controle das informaes. A classificao deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operaes. a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto dever ser classificado e quais as referncias cruzadas que lhe correspondero. A referncia cruzada um mecanismo adotado quando o contedo do documento se refere a dois ou mais assuntos. b) CODIFICAO: consiste na atribuio do cdigo correspondente ao assunto de que trata o documento. ROTINAS CORRESPONDENTES S OPERAES DE CLASSIFICAO 1. Receber o documento para classificao; 2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundrio(s) de acordo com seu contedo; 3. Localizar o(s) assunto(s) no Cdigo de classificao de documentos de arquivo, utilizando o ndice, quando necessrio; 4. Anotar o cdigo na primeira folha do documento; 5. Preencher a(s) folha(s) de referncia para os assuntos secundrios. OBS: Quando o documento possuir anexo(s), este(s) dever(o) receber a anotao do(s) cdigo(s) correspondente(s).

Postado por Rosilda Nenhum comentrio: 02/10/08

PROCEDIMENTOS GERAIS PARA UTILIZAO DOS SERVIOS DE PROTOCOLO

RECEBIMENTO, REGISTRO E DISTRIBUIO DE DOCUMENTOS Ao receber a correspondncia e proceder abertura do envelope, a pessoa responsvel pelo servio de protocolo dever observar:

Se est assinado pelo prprio remetente, por seu representante legal ou procurador, caso em que dever ser anexado o instrumento de procurao; Se est acompanhado dos respectivos anexos, se for o caso; Se contm o comprovante de recebimento, e providenciar a respectiva devoluo; Se a correspondncia ser autuada ou no; Toda correspondncia oficial deve conter, para sua identificao , a espcie do documento e o rgo emissor, seguido da sigla da unidade, do nmero de ordem, destinatrio, assunto e da data da emisso. A correspondncia oficial expedida encaminhada por intermdio do protocolo central do rgo ou entidade, por meio dos servios da empresa de correios, ou utilizando-se de meios prprios para efetuar a entrega. A correspondncia oficial interna encaminhada por intermdio do protocolo setorial; Toda correspondncia oficial deve ser acondicionada em envelope, contendo, no canto superior esquerdo, o nome, cargo, endereo do destinatrio, a espcie e nmero da correspondncia, bem como nome e endereo do remetente, a fim de, em caso de devoluo, a empresa de correios poder localizar Ressalta-se que o documento oficial faz referncia ao cargo do destinatrio e no pessoa que o ocupa; portanto, quando um documento oficial encaminhado para um destinatrio que no ocupa mais um determinado cargo, dever ser aberto, para as providncias cabveis. A correspondncia particular no expedida pelas unidades de protocolo central ou setorial do rgo ou entidade. A correspondncia de carter particular recebida pelas unidades de protocolo central ou setorial dever ser encaminhada diretamente ao destinatrio. O protocolo central receber a correspondncia e verificar se o destinatrio ou a unidade pertencem ou no ao rgo ou entidade; em caso negativo, devolver a correspondncia ao remetente, apondo o carimbo, e identificando o motivo da devoluo.

PROCEDIMENTOS COM RELAO A PROCESSOS

A autuao, tambm chamada formao de processo, obedece em geral a seguinte rotina: Prende-se a capa, juntamente com toda a documentao, com colchetes, obedecendo a ordem cronolgica do mais antigo para o mais recente, isto , os mais antigos sero os primeiros do conjunto; Coloca-se na capa do processo, a etiqueta com o respectivo nmero de protocolo; Coloca-se, na primeira folha do processo, outra etiqueta com o mesmo nmero de protocolo; Numera-se as folhas, pe o respectivo carimbo (rgo, nmero da folha e rubrica do servidor que estiver numerando o processo); L-se o documento, a fim de extrair o assunto, de forma sucinta, clara e objetiva; Coloca-se, na capa, a identificao da unidade para a qual o processo ser encaminhado; Registrar-se em sistema prprio do rgo , identificando as principais caractersticas do documento, a fim de permitir sua recuperao. Ex.: espcie, n, data, procedncia, interessado, assunto e outras informaes julgadas importantes, respeitando as peculiaridades de cada rgo ou entidade; Confere-se o registro e a numerao das folhas; Encaminha-se, fisicamente, o processo autuado e registrado para a unidade especfica correspondente, do rgo ou entidade; O envelope no qual veio a correspondncia no ser pea do processo, deve ser descartado, mas, antes, anota-se as informaes necessrias, referentes ao endereo do remetente. A autuao de documentos classificados como SECRETO, CONFIDENCIAL ou RESERVADO em geral processada por servidor com competncia para tal, da mesma forma que os demais documentos, devendo, no entanto, as unidades de protocolo central ou setorial, aps a autuao, lacrarem o envelope do processo, apondo o nmero do processo, o rgo de destino e o carimbo correspondente ao grau de sigilo. As mensagens e documentos resultantes de transmisso via fax no se constituem peas de processo. No se autua documentos que no devem sofrer tramitao, tais como convites para festividades, comunicao de posse, remessa para publicao, pedido de cpia de processo, desarquivamento de processo e outros que, por sua natureza, no devam constituir processo. A prioridade na autuao e movimentao de processos deve contemplar documentos caracterizados como urgentes. O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original; no entanto, pode ser autuado utilizando-se uma cpia de documento, considerando-se que o servidor tem f pblica para autenticar documentos e fazer reconhecimento de firmas.

NUMERAO DE FOLHAS E DE PEAS As folhas dos processos sero numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo prprio para colocao do nmero, aposto no canto superior direito da pgina, recebendo, a primeira folha, o nmero 1. O documento no encadernado receber numerao em seqncia cronolgica e individual para cada pea que o constituir. Nenhum processo poder ter duas peas com a mesma numerao.] Nos casos em que a pea do processo estiver em tamanho reduzido, cola-se em folha de papel branco, apondo-se o carimbo da numerao de peas de tal forma que o canto superior direito do documento seja atingido pelo referido carimbo. Qualquer solicitao ou informao inerente ao processo faz-se por intermdio de despacho no prprio documento ou, caso seja possvel, em folha de despacho, a ser includa ao final do processo, utilizando-se tantas folhas quanto necessrio. Utiliza-se somente a frente da folha de despacho, no permitido-se a incluso de novas folhas at seu total aproveitamento. No caso de insero de novos documentos no processo, inutiliza-se o espao em branco da ltima folha de despacho, apondo o carimbo Em branco. Quando, por falha ou omisso, for constatada a necessidade da correo de numerao de qualquer folha dos autos, inutiliza-se a anterior, apondo um X sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas seguintes, sem rasuras, certificando-se da ocorrncia. JUNTADA POR ANEXAO A juntada por anexao feita quando h dependncia entre os processos a serem anexados. A dependncia ser caracterizada quando for possvel definir um processo como principal e um ou mais como acessrios. Na juntada por anexao, as peas do conjunto processado so renumeradas a partir do processo acessrio. Se, na juntada por anexao, o processo acessrio contiver TERMO DE RETIRADA DE PEA, na renumerao do conjunto processado , permanecer vago o lugar correspondente pea desentranhada, devendo, no entanto, esta providncia ser consignada expressamente no TERMO DE RESSALVA a ser lavrado imediatamente aps o TERMO DE JUNTADA. Coloca-se em primeiro lugar a capa e o contedo do processo principal; Retira-se a capa do processo acessrio, sobrepondo-a capa do processo principal e mantem-se os processos sobre as duas capas, formando um nico conjunto; Renumera-se e rubrica-se as peas do processo acessrio, obedecendo a numerao j existente no principal; Lavra-se o TERMO DE JUNTADA POR ANEXAO na ltima folha do processo mais antigo; Anota-se, na capa do processo principal, o nmero do processo acessrio que foi juntado; Registra-se, em sistema prprio, a juntada. JUNTADA POR APENSAO Observa-se, na juntada por apensao, a seguinte metodologia: mantem-se superposto um processo ao outro, presos por colchetes ou barbante, conforme o nmero de pginas, ficando em segundo lugar o processo que contenha o pedido de juntada; mantem-se as folhas de cada processo com sua numerao original;

lavra-se o TERMO DE JUNTADA POR APENSAO na ltima folha do processo mais antigo, o qual, no ato da apensao, ficar em primeiro lugar; anota-se na capa do processo que ficar em primeiro lugar o nmero do processo apensado; Registra-se, em sistema prprio, a juntada por apensao. DESAPENSAO Aps a deciso final, os processos podero ser desapensados no protocolo setorial da unidade onde se encontrarem. A desapensao ocorre antes do arquivamento. A metodologia para a desapensao : separa-se os processos; lavra-se o TERMO DE DESAPENSAO no processo que solicitou a juntada; torna-se sem efeito a anotao da capa do processo feita poca da apensao; Coloca o despacho de encaminhamento em cada processo a ser desapensado; Registra-se em sistema prprio, a desapensao. DESENTRANHAMENTO DE PEAS A retirada de folhas ou peas ocorrer onde se encontrar o processo, mediante despacho prvio da autoridade competente. Sempre que houver retirada de folhas ou peas, lavra-se, aps o ltimo despacho, o TERMO DEDESENTRANHAMENTO. Quando a retirada de folhas ou peas for a pedido de terceiros, usa-se o carimbo de desentranhamento de pea, onde consta o recibo da parte interessada. O processo que tiver folha ou pea retirada conservar a numerao original de suas folhas ou peas, permanecendo vago o nmero de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento, apondo-se o carimbo de desentranhamento. vedada a retirada da folha ou pea inicial do processo. DESMEMBRAMENTO DE PEAS A separao de parte da documentao de um processo, para formar outro, ocorrer mediante despacho da autoridade competente, utilizando-se o TERMO DE DESMEMBRAMENTO, conforme segue:: Retira-se os documentos que constituiro outro processo; Coloca-se o TERMO DE DESMEMBRAMENTO no local onde foram retirado os documentos; Procede-se autuao dos documentos retirados, renumerando suas pginas. DILIGNCIA Quando o processo envolver pessoas ou instituies estranhas Administrao Pblica Municipal, Estadual e Federal, o protocolo geral encarregado de convocar o interessado afim de cumprir a exigncia. A convocao do interessado para cumprir diligncia no pertencente Administrao Pblica Municipal, Estadual e Federal ser feita atravs de correspondncia expedida pelo setor de comunicao do rgo ou entidade que a solicitar. Vencido o prazo, sem o cumprimento da exigncia, o rgo responsvel anexar ao processo cpia da convocao expedida e o remeter instituio que determinou a diligncia. TERMO DE REMESSA DE PROCESSO Dever ser aposta na ltima folha informando a quantidade final de folhas, com o objetivo de prevenir eventual retirada ou incluso de peas processuais. ENCERRAMENTO DO PROCESSO E ABERTURA DE VOLUME SUBSEQNTE O encerramento dos processos d-se: Por indeferimento do pleito; Pelo atendimento da solicitao e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes; Pela expressa desistncia do interessado; Quando seu desenvolvimento for interrompido por perodo superior a um ano, por omisso da parte interessada. TERMO DE ARQUIVAMENTO OU DESARQUIVAMENTO O despacho que determina o arquivamento de processos dever ser motivado e contem a expresso ARQUIVE-SE. RECONSTITUIO DE PROCESSOS Havendo desaparecimento ou extravio de processo, o servidor que primeiro tomar conhecimento do fato comunicar, deve comunicar a o ocorrido. A autoridade administrativa que tiver cincia do fato promove sua apurao imediata, mediante sindicncia ou processo administrativo disciplinar. Independentemente das aes adotadas anteriormente, o servidor responsvel pela reconstituio do processo observa o seguinte procedimento: Ordena a documentao que caracteriza a busca de localizao do processo dentro de uma capa, juntamente com o documento, pelo qual foi dado conhecimento chefia, do desaparecimento ou extravio do processo; Faz representao ao chefe da unidade a que estiver jurisdicionado, a quem compete autorizar a reconstituio do processo; Reconstitui o processo, resgatando as suas informaes e obtendo cpias de documentos que o constituam; Informa na folha inicial que aquele processo est sendo reconstitudo, constando o nmero do processo, procedncia, interessado e assunto e outras informaes julgadas necessrias; Atribui nova numerao ao processo reconstitudo; Registra, no sistema prprio, a ocorrncia, citando o nmero do processo extraviado e o atual.

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01/10/08

Protocolo - Conceitos bsicos.

Portaria n 592/GAB, DE 30 DE MAIO DE 2008 O trabalho de arquivo e protocolo tem sistemticas prprias e termos especficos que designam atos ou tarefas. Por isso, importante que todos os servidores tenham conhecimento dos conceitos e dos trmites de processos, correspondncias e documentos. Sobre Processos Anexar: unio definitiva a um processo. Apensar: unio temporria a um processo, mediante determinao de uma autoridade competente. Assunto: descrio sumria do assunto a ser objeto de decises e providncias por meio da tramitao do processo ou expediente. Atividade: ao, encargo ou servio decorrente do exerccio de uma funo, que pode ser identificada como atividade-meio ou atividade-fim. Atividade-fim: ao, encargo ou servio de um rgo para atribuies especficas que resulta na produo e acumulao de documentos de carter substantivo e essencial para o seu funcionamento. Atividade-meio: ao, encargo ou servio de um rgo para atribuies especficas que resulta na produo e acumulao de documentos de carter instrumental e acessrio. Autuar/formao de processo: ato de reunir em uma s pasta, para trmite generalizado, a coleo inicial de documentos e registros de atos e fatos de natureza administrativo-jurdica relacionados ao mesmo assunto. Devero ser observados os documentos cujo contedo esteja relacionado a aes e operaes contbil-financeiras, ou requeira anlises, informaes, despachos e decises de diversas unidades organizacionais de uma instituio. Avaliao de documentos: identifica valores dos documentos para definio de seus prazos de guarda e de sua destinao. Capa: emitida pelo SIGA quando da abertura de um novo nmero, um invlucro utilizado para proteger o conjunto de folhas que compem um processo e, tambm, utilizada para formalizar juntada de documentos. Carto de protocolo: papel encorpado (tipo papel carto) para registro dos seguintes dados: nome do solicitante, data do protocolo, local para fixar a etiqueta, resumo do assunto, e rubrica do protocolista. Correspondncia: a CDA responsvel pelo encaminhamento das correspondncias aos Correios, bem como pelo recebimento, guarda, triagem e distribuio interna. Desapensao - a separao fsica de processos apensados por j terem se encerrado as aes pelas quais foram apensados. Despacho: ordem de autoridade administrativa em caso que lhe submetida apreciao. O despacho pode ser favorvel ou desfavorvel pretenso solicitada pelo administrador, servidor pblico. Distribuio: remessa do processo s Diretorias, Gerncias e/ou Coordenadorias para deciso sobre o assunto. Documento: toda informao registrada em um suporte material suscetvel de ser utilizado para consulta, estudo, prova e pesquisa. So fontes: livros, revistas, jornais, manuscrito, fotografia, selo, medalha, filme, disco e fita magntica etc. Documento de arquivo: produzido e/ou recebido por uma pessoa fsica, jurdica ou privada, no exerccio de suas atividades, constitui elemento de prova ou de informao. Forma um conjunto orgnico, refletindo as atividades a que se vincula, expressando os atos de seus produtores no exerccio de suas funes. Assim, a razo de sua origem ou a funo pela qual produzido determina a sua condio de arquivo, natureza do suporte ou formato. Documentos pblicos: documentos de qualquer suporte ou formato, produzidos e/ou recebidos por um rgo governamental na conduo de suas atividades. Tambm so aqueles produzidos e/ou recebidos por instituies de carter pblico e por entidades privadas responsveis pela execuo de servios pblicos. De acordo com seus diversos elementos, formas e contedos, os documentos podem ser caracterizados segundo o gnero e a espcie. Gnero: define a representao nos diferentes suportes, como textuais, cartogrficos, iconogrficos, filmogrficos, sonoros, micro grficos, informticos. Espcie: define a razo da natureza dos atos que lhes deram origem quanto forma de registro de fatos. Tomando por base os atos administrativos mais comuns em nossas estruturas de governo, temos: a) Atos Normativos: so as regras e normas expedidas por autoridades administrativas. b) Atos Enunciativos: so os opinativos que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma soluo. c) Atos de Assentamento: so os configurados por registros, consubstanciado assentamento sobre fatos ou ocorrncias. d) Atos Comprobatrios: so os que comprovam assentamentos, decises etc. e) Atos de Ajuste: so representados por acordos em que a administrao pblica parte. f) Atos de Correspondncia: objetivam a execuo dos atos normativos em sentido amplo, como aviso, ofcio, carta, memorando, mensagem, edital, intimao, exposio de motivos, notificao, telegrama, telex, telefax, alvar, circular. Folha de despacho/informao: onde se fazem despachos, informaes, pareceres, que incorporada ao processo para dar prosseguimento. Interessado/solicitante/procedncia: pessoa fsica ou instituio, unidade administrativa ou acadmica expectante da deciso acerca do assunto que originou o processo. Juntada: unio de um processo a outro, ou de um documento a um processo. Realiza-se por anexao ou apensao. Juntada por anexao: unio definitiva e irreversvel de um ou mais processo(s)/documento(s) a outro processo (considerado principal) de mesmo interessado e assunto. Juntada por apensao: unio provisria de um ou mais processos a um mais antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes. Ex.: um processo de solicitao de aposentadoria de servidor pblico federal, apensado ao outro referente solicitao de reviso de percepo para subsidi-lo, caracterizando a apensao do processo acessrio ao processo principal. Livro de encaminhamento: registra para onde se enviar ou remeter o processo. Os campos em branco devero ser preenchidos pelo protocolista, devendo constar do recebimento a data, assunto, interessado, nmero do processo e sigla do setor de destino. Livro de entrega de postagens: onde se registra todo material a ser enviado aos Correios. Livro de envio de documentao para malote: livro onde se registra todo material a ser enviado s Unidades. Livro de distribuio de nmero dos atos de correspondncia da Unidade: onde se gera e controla os atos de correspondncia (ofcios, editais, contratos, convnios) Numerao de peas: a numerao atribuda s partes integrantes do processo. Numerao nica de processo: identifica ou caracteriza um processo, conforme Portaria n. 3, de 16.05.2003, da Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao do Ministrio do Planejamento, e atribui valor perante a Administrao Pblica Federal. formada por 15 dgitos, devendo ser acrescido de mais dois dgitos de verificao (DV), resultando em 17 dgitos, conforme a seguinte descrio: I - o primeiro grupo constitudo de cinco dgitos, referentes ao cdigo numrico atribudo a

cada unidade protocolizadora que identifica o rgo de origem do processo, mantendo-se inalterado, de acordo com as faixas numricas determinadas no art. 3; 23000 a 23999 - MINISTRIO DA EDUCAO 23059.000000 - CEFET-SP II - o segundo grupo constitudo de seis dgitos, separados do primeiro por um ponto e determina o registro seqencial dos processos autuados, devendo nmero ser reiniciado a cada ano; III - o terceiro grupo, constitudo de quatro dgitos, separado do segundo grupo por uma barra, indica o ano de formao do processo; IV - o quarto grupo, constitudo de dois dgitos, separado do terceiro grupo por hfen, indica os Dgitos Verificadores (DV), utilizados pelos rgos que faam uso de rotinas automatizadas. Pgina do processo: cada uma das faces de uma folha de papel do processo. Pea do processo: o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex: folha, folha de talo de cheque, passagem area, brochura, termo de convnio, contrato, fita de vdeo, nota fiscal, entre outros. Procedncia - instituio que originou o documento. Processo: um conjunto de documentos que implica responsabilidade tcnica, financeira ou administrativa, necessrio ao esclarecimento de um mesmo assunto, originado por um documento que, durante a sua tramitao, vai sendo instrudo por despachos ou por anexaes de outros documentos, com a finalidade de anlise, informaes e decises. Protocolo central: unidade junto ao rgo ou entidade encarregada dos procedimentos com relao s rotinas de recebimento e expedio de documentos e de correspondncias. Protocolo setorial ou registro: reproduo dos dados do documento feita em sistema prprio, destinada a controlar a movimentao da correspondncia e do processo e fornecer dados de suas caractersticas fundamentais aos interessados. Termo de abertura de volume de processo: nota utilizada para informar a abertura de um volume de processo. Termo de apensamento: nota utilizada para indicar o que se apensou ao processo/expediente principal. Termo de desapensao: registra a separao fsica de dois ou mais processos apensados. Pode ser por intermdio de carimbo especfico. Termo de encerramento: registra o encerramento do processo. Pode ser por intermdio de carimbo especfico. Termo de encerramento de volume de processo: registra o encerramento de um volume de processo. Termo de juntada de folha ou pea: registra a juntada de folha(s) ou pea(s) ao processo pode ser por meio de carimbo especfico. Termo de reabertura de processo: informa a reabertura de um processo. Termo de ressalva: informa que uma pea foi retirada do processo quando do ato da anexao, isto , ao proceder a anexao foi constatada a ausncia de uma pea. Pode ser por meio de carimbo especfico. Termo de retirada de folha ou pea: registra a retirada de folha(s) ou pea(s) do processo. Pode ser por meio de carimbo especfico. Tramitao: movimentao do processo de uma unidade a outra, interna ou externa, por meio de sistema prprio. Unidade protocolizadora: encarregada de dar suporte s atividades de recebimento e expedio de documentos no mbito da Unidade a qual se pertence. Romaneio: mscara de identificao que vai anexada aos envelopes contendo a documentao a ser enviados s Unidades. Possui a mesma caracterstica do AR (Aviso de Recebimento) dos Correios. Suporte: material sobre o qual as informaes so registradas (disco, disco magntico, disco tico, filme, fita magntica, papel, papiro, pergaminho, vdeo disco e outros). Trmite: seqncia de diligncia e aes prescritas para o andamento de documentos de natureza administrativa at seu julgamento ou soluo. Unidade de procedncia: local de origem do documento. Volume: abertura de nova pasta para processo/expediente quando a anterior atingir em mdia 300 folhas.

Postado por Rosilda Nenhum comentrio: 25/09/08

Gesto de documentos aplicadas aos arquivos governamentais- SIGA

O SIGA (Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo da Administrao Pblica Federal ) tem por finalidade: Garantir ao cidado e aos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal, de forma gil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e s informaes neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restries administrativas ou legais; Integrar e coordenar as atividades de gesto de documentos de arquivo desenvolvidas pelos rgos setoriais e seccionais que integram o SIGA; Disseminar normas relativas gesto de documentos de arquivo; Racionalizar a produo da documentao arquivstica pblica; Racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentao arquivstica pblica; Preservar o patrimnio documental arquivstico da Administrao Pblica Federal; articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gesto da informao pblica federal. Integram o SIGA: I- como rgo central: o Arquivo Nacional; II- como rgos setoriais: as unidades responsveis pela coordenao das atividades de gesto de documentos de arquivo nos Ministrios e rgos equivalentes; III- como rgos seccionais: as unidades vinculadas aos Ministrios e rgos equivalentes. Compete ao rgo central do SIGA: I- acompanhar e orientar, junto aos rgos setoriais do SIGA, a aplicao das normas relacionadas gesto de documentos de arquivos aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica; II- orientar a implementao, coordenao e controle das atividades e rotinas de trabalho relacionadas gesto de documentos nos rgos setoriais; III- promover a disseminao de normas tcnicas e informaes de interesse para o aperfeioamento do sistema junto aos rgos setoriais do SIGA; IV- promover e manter intercmbio de cooperao tcnica com instituies e sistemas afins, nacionais e internacionais; V- estimular e promover a capacitao, o aperfeioamento, o treinamento e a reciclagem dos servidores que atuam na rea de gesto de documentos de arquivo. Compete aos rgos setoriais do SIGA: I- implantar, coordenar e controlar as atividades de gesto de documentos de arquivo, em seu mbito de atuao e de seus seccionais, em conformidade com as normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica;

II- implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no seu mbito de atuao e de seus seccionais, visando padronizao dos procedimentos tcnicos relativos s atividades de produo, classificao, registro, tramitao, arquivamento, preservao, emprstimo, consulta, expedio, avaliao, transferncia e recolhimento ou eliminao de documentos de arquivo e ao acesso aos mesmos e s informaes neles contidas; III- coordenar a elaborao de cdigo de classificao de documentos de arquivo, com base nas funes e atividades desempenhadas pelo rgo ou entidade, e acompanhar a sua aplicao no seu mbito de atuao e de seus seccionais; IV- coordenar a aplicao do cdigo de classificao e da tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos as atividadesmeio, instituda para a Administrao Pblica Federal, no seu mbito de atuao e de seus seccionais; V- elaborar, por intermdio da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos, e aplicar, aps aprovao do Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-fim; VI- promover e manter intercmbio de cooperao tcnica com instituies e sistemas afins, nacionais e internacionais; VII- proporcionar aos servidores que atuam na rea de gesto de documentos de arquivo a capacitao, o aperfeioamento, o treinamento e a reciclagem garantindo constante atualizao. Comisso de Coordenao do SIGA: competncias I- assessorar o rgo central no cumprimento de suas atribuies; II- propor polticas, diretrizes e normas relativas gesto de documentos de arquivo, a serem implantadas nos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal, aps aprovao do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica; III- propor aos rgos integrantes do Sistema as alteraes e/ou adaptaes necessrias ao aperfeioamento dos mecanismos de gesto de documentos de arquivo; IV- avaliar os resultados da aplicao das normas e propor os ajustamentos que se fizerem necessrios, visando modernizao e ao aprimoramento do Sistema. Comisso de Coordenao do SIGA: composio I- o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a presidir; II- um representante do rgo central, responsvel pela coordenao do Sistema, designado pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional; III- um representante do Sistema de Administrao dos Recursos de Informao e Informtica SISP, indicado pelo Ministro do Planejamento, Oramento e Gesto; IV um representante do Sistema de Servios Gerais SISG, indicado pelo Ministro do Planejamento, Oramento e Gesto; V- os coordenadores das subcomisses dos Ministrios e rgos equivalentes.

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Gesto de documentos aplicadas aos arquivos governamentais

A Lei de Arquivos: 8.159, de 8 de janeiro de 1991 Marco jurdico de importncia para o pas, viabilizando a implementao de polticas arquivsticas Cria o Conselho Nacional de Arquivos CONARQ Reafirma princpios constitucionais no que tange obrigao do Estado de promover a gesto de documentos e a publicizao da informao governamental. Poltica Nacional de Arquivos As aes desenvolvidas pelo Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, vinculado ao Arquivo Nacional, visam modernizao dos arquivos pblicos do pas, integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR, ao definir diretrizes da Poltica Nacional de Arquivos por meio de seu Plenrio, Cmaras Tcnicas, Cmaras Setoriais, Comisses Especiais e Grupos de Trabalho. O CONARQ tem sido responsvel pela sano presidencial e aprovao de importantes decretos e resolues, regulando matrias arquivsticas, dentre outras, sobre microfilmagem, classificao e acesso a documentos sigilosos, seleo, avaliao e eliminao de documentos. A Gesto de Documentos A realidade arquivstica brasileira aponta, cada vez mais, para a necessidade de sistematizao dos processos de tratamento, controle, guarda e acesso aos documentos. A despeito das tentativas empreendidas no setor pblico, em todos os nveis, fato que as dificuldades para implantao de sistemas de arquivo nos rgos pblicos so inmeras. A gesto de documentos, vale dizer, significa o gerenciamento de todo o ciclo de vida dos documentos de arquivo, desde a sua produo, organizao, tramitao e uso at a sua destinao final, assegurando, assim, a eliminao criteriosa dos documentos destitudos de valor para guarda permanente e a preservao daqueles de valor informativo, probatrio ou histrico. O Arquivo Nacional, dentre outras atividades, atua junto aos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal em todo pas, assumindo a orientao, a fiscalizao e o acompanhamento da poltica de gesto dos documentos federais. Os atos normativos aprovados e disseminados pelo Conselho vm preencher graves lacunas que dificultavam a adequada gesto dos arquivos da administrao pblica. A legislao existente impe obrigaes aos gestores pblicos e co-responsabilizam todos os rgos e entidades do Poder Pblico com o trato dos acervos arquivsticos governamentais. O Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002 co-responsabiliza os rgos e entidades da Administrao Pblica Federal no processo de preservao dos documentos de valor permanente. Evidencia a necessria organizao dos arquivos correntes, nos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal, considerando a necessidade de avaliao e seleo da massa documental produzida. Determina que todos os rgos e entidades da Administrao Pblica constituam suas Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos, com a responsabilidade de orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu mbito de atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a eliminao dos destitudos de valor. Define que a transferncia ou recolhimento de qualquer documento ao Arquivo Nacional exigir prvia avaliao, organizao e acondicionamento, possibilitando, assim, agilizar a recuperao das informaes nele contidas. O pargrafo 2 do artigo 216 da Constituio da Repblica Federativa do Brasil determina que Cabem administrao pblica, na forma da

lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. A Lei n 8.159, 8 de janeiro de 1991, regulamentadora deste princpio constitucional, identifica o Arquivo Nacional como o rgo competente, na esfera do Poder Executivo Federal, para exercer no s a gesto documental como tambm para acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. O Arquivo Nacional exerce, portanto, uma funo constitucional como rgo singular na estrutura do Estado brasileiro. O SIGA Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo da Administrao Pblica Federal - Decreto n 4.915, de 12 de dezembro de 2003 . A criao do SIGA representa um passo importante e indispensvel para se promover necessria articulao dos arquivos federais nos moldes legais e tecnicamente corretos, garantindo o desenvolvimento integrado das atividades arquivsticas nas fases corrente, intermediria e permanente.

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ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIRIOS

ARQUIVO CORRENTE - conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-meio e atividades-fim e que se conservam junto aos rgos produtores em razo de sua vigncia e da freqncia com que so por eles consultados. ARQUIVO INTERMEDIRIO - conjunto de documentos originrios de arquivos correntes, com uso pouco freqente, que aguardam, em depsito de armazenamento temporrio, sua destinao final. Para poder desempenhar satisfatoriamente as suas funes, o Arquivo necessita de uma estrutura bsica que pode ser composto dos seguintes elementos: Recursos Humanos Instalaes Recursos Materiais RECURSOS HUMANOS A responsabilidade da execuo das operaes de arquivo dever ser confiada a pessoal competente e responsvel para executar as operaes de: a) Selecionar documentos b) Registrar documentos c) Estabelecer o mtodo de classificao adequado d) Codificar documentos e) Ordenar documentos f) Arquivar documentos de acordo com o mtodo adotado g) Conservar os documentos mantendo o arquivo organizado e atualizado h) Localizar documentos i) Controlar a sada de documentos do arquivo j) Transferir e descartar documentos k) Orientar e treinar usurios. Para desenvolver estas atividades, o tcnico em arquivos deve possuir alguns requisitos indispensveis, dentre os quais : a) Estar ao par de todas as atividades e interesses da Instituio e da sua rea de atuao; b) Conhecer as principais regras para classificar documentos; c) Conhecer abreviaturas importantes; d) Possuir habilidade para ler e destacar as funes (aes) principais dos documentos; e) Ser leal e discreto; f) Ser metdico; g) Possuir boa memria INSTALAES A instalao dos arquivos requer anlise do seguintes aspectos: Localizao: acessvel (se for volumoso prefervel que seja no andar trreo devido ao peso) e que tenha capacidade de expandir-se; Iluminao: ampla, mas, difusa, isto sem que tenha incidncia direta do sol; Arejamento: ventilao natural, constante e regulvel; Higienizao: limpo, bem cuidado. Com dedetizao peridica; Disposio: (lay out): espao livre para locomoo; fcil consulta e conservao do acervo; Segurana: contra incndio, roubo, infiltraes etc. RECURSOS MATERIAIS Mobilirio: ideal para os formatos e gneros dos documentos produzidos que economize espao, que permita arrumao racional dos documentos e que apresente capacidade de expanso, seguro e resistente; Acessrios: pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas intercaladoras, pastas A/Z ou outras. As caixas devem ser resistentes e especficas para cada tipo de arquivo, dependendo do formato/gnero dos documentos. Observar tambm as etiquetas e projees para que sejam ideais. Obs.: para os Arquivos Intermedirios que so instalados em depsitos centralizados, o ideal o uso de Caixas para o armazenamento de documentos.

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Noes de Tcnicas de Arquivo- Idade dos arquivos

Idade dos Arquivos O ciclo de vida de um arquivo contado a partir da produo do documento e do encerramento do ato, ao ou fato que motivou a sua produo e da sua frequncia de uso. Essa fase se diz na Arquivstica que tem relao com a VIGNCIA do documento (a razo de ser do documento). Depois de destitudo dessa vigncia o documento pode ser guardado em funo da importncia das informaes nele contidas, para a histria da administrao ou mesmo para tomadas de decises pautadas nas aes do passado. Ento o ciclo pode ser categorizado em trs fases ou arquivos:

Arquivo Corrente ou de Gesto tambm conhecido como de Primeira Idade ou Ativo. So conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos rgos produtores em razo de sua vigncia e frequncia de uso. So muito usados pela administrao. Arquivo Intermedirio tambm conhecido como de Segunda Idade ou SemiAtivo. So Arquivos que aguardam em depsito de armazenamento temporrio, sua destinao final. Apresenta pequena frequncia de uso pela administrao. Arquivo Permanente tambm conhecido como de Terceira Idade ou Histrico. So os conjuntos documentais custodiados em carter definitivo, em funo do seu valor. O acesso pblico. Ateno: Por descuido e desinformao, muitas vezes o Arquivo considerado morto ou inativo. Lembre-se importante saber estes conceitos porque os mtodos de organizao em cada fase do ciclo poder sofrer algumas diferenas, devido a frequncia de uso e mesmo pelo perfil do usurio.

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Noes de Tcnicas de Arquivo- Documentos

Documento a unidade constituda pela INFORMAO (elemento referencial ou dado) e seu SUPORTE (material, base), produzida em decorrncia do cumprimento de uma ATIVIDADE. O documento pode ser : Simples (ofcio, relatrio, ficha de atendimento) ou Composto (Processo) Natureza dos Documentos Sabemos que as organizaes desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuies e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos. Portanto, so variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como so diferentes os formatos, as espcies, e os gneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. 1. Formato: a configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa etc. 2. Espcie: a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nesse contidas. Exemplos: ata, relatrio, carta, ofcio, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma) 3. Gnero: configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Exemplos: audiovisual (filmes); fonogrfico (discos, fitas); iconogrfico (obras de arte, fotografias, negativos, slides, microformas; textual(documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais (esculturas, objetos, roupas);magnticos/informticos (disquetes, cd-rom,) 4.Tipo de documento: a configurao que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequncia de Alunos, Regimento de Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgncia, Pronturio Mdico, Tabela Salarial

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NOES BSICAS DE ARQUIVOS

A Associao de Arquivistas Brasileiros adota a seguinte definio: Arquivo o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, so reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas. Os conjuntos de atas de reunies da Diretoria, de projetos de pesquisa e de relatrios de atividades, mais os conjuntos de pronturios mdicos, de boletins de notas, de fotografias etc., constituem-se o Arquivo de uma Unidade por exemplo, e devem naturalmente refletir as suas atividades. Arquivo tambm pode ser definido como a entidade ou rgo administrativo responsvel pela custdia, pelo tratamento documental e pela utilizao dos arquivos sob sua jurisdio. Ex. Arquivo Central da Unicamp Ex.DAME do Hospital de Clnicas Tipos de Arquivos Arquivos podem ser classificados em: Pblicos (federal, estadual, municipal); Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associaes); Comerciais (empresas, corporaes, companhias) ;e Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos etc) Temos tambm os Arquivos que guardam e organizam documentos cujas informaes so registradas em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas e so chamados de Especiais. Estes podem fazer parte de um Arquivo mais completo. Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito especializadas como os Arquivos Mdicos, de Imprensa, de Engenharia, Literrios e que muitas vezes precisam ser organizados com tcnicas e com materiais especficos. So conhecidos como Arquivos especializados Sistema de Arquivos Sistema um conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma entidade, pblica ou privada, que independentemente da posio que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecuo de objetivos tcnicos comuns. Exemplo: Sistema de Arquivos da Unicamp

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23/09/08

Noes de Tcnicas de Arquivo- LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.

O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei: CAPTULO I Disposies Gerais Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5 A Administrao Pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma desta lei. Art. 6 Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa. CAPTULO II Dos Arquivos Pblicos Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. 2 A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora. Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. 1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam de consultas freqentes. 2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9 A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Art. 10. Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis. CAPTULO III Dos Arquivos Privados Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional. Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio. Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor. Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas. Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social. CAPTULO IV Da Organizao e Administrao de Instituies Arquivsticas Pblicas Art. 17. A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 1 So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica. 2 So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 3 So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio. 4 So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. 5 Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura polticojurdica. Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. Pargrafo nico. Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades

regionais. Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio das suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21. Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e nesta lei. CAPTULO V Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos Art. 22. assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. 1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos. 2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. 3 O acesso aos documentos sigilosos referente honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo. Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. Disposies Finais Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). 1 O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas. 2 A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento. Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 28. Revogam-se as disposies em contrrio. FERNANDO COLLOR Jarbas Passarinho [Dirio Oficial da Unio, de 09 janeiro de 1991, e pub. ret. em 28 de janeiro de 1991]