2013

I.U.CESMAG Ing.Esp. Gustavo Snchez Rodrguez

[EXCEL AVANZADO OFFICE 2013]

Tabla de contenido
Novedades de Excel 2013.................................................................................................................... 3 Principales caractersticas para explorar ......................................................................................... 3 Inicio rpido ................................................................................................................................ 3 Anlisis de datos instantneos ................................................................................................... 3 Rellenar una columna completa de datos en un abrir y cerrar de ojos .................................... 4 Crear un grfico adecuado para los datos.................................................................................. 4 Filtrar datos de tabla usando segmentaciones de datos ........................................................... 5 Un libro, una ventana ................................................................................................................. 5 Nuevas funciones de Excel ......................................................................................................... 5 Guardar y compartir archivos en lnea....................................................................................... 6 Incrustar datos de hoja de clculo en una pgina web ............................................................. 6 Compartir una hoja de clculo de Excel en una reunin en lnea ............................................. 6 Guardar en un nuevo formato de archivo ................................................................................. 6 Nuevas caractersticas de grficos ................................................................................................... 7 Cambios en la cinta de opciones para grficos ........................................................................... 7 Ajustar grficos con rapidez ....................................................................................................... 7 Etiquetas de datos ms enriquecidos ........................................................................................ 7 Ver animacin en grficos .......................................................................................................... 8 Eficaz anlisis de datos .................................................................................................................... 8 Crear una tabla dinmica que se adapte a sus datos ................................................................ 8 Usar una lista de campos para crear diferentes tipos de tablas dinmicas .............................. 9 Usar varias tablas en su anlisis de datos .................................................................................. 9 Conectarse a nuevos orgenes de datos ..................................................................................... 9 Crear relaciones entre tablas ..................................................................................................... 9 Use las opciones para rastrear agrupando datos, rastrear desagrupando datos y rastrear cruzado para tener acceso a diferentes niveles de detalles .................................................... 10 Tareas bsicas en Excel 2013............................................................................................................ 10 Crear un nuevo libro ..................................................................................................................... 10 Introducir los datos ...................................................................................................................... 11 Usar Autosuma para sumar los datos .......................................................................................... 11 Crear una frmula simple ............................................................................................................. 11 Aplicar un formato de nmero .................................................................................................... 12

Escribir los datos en una tabla ..................................................................................................... 13 Mostrar los totales de los nmeros ............................................................................................. 15 Mostrar los datos en un grfico ................................................................................................... 16 Guarde el trabajo .......................................................................................................................... 17 Imprimir ........................................................................................................................................ 17 Crear una frmula usando una funcin ............................................................................................ 18 Ejemplos .................................................................................................................................... 19 Crear un grfico ................................................................................................................................ 19 Presentar un libro en lnea ............................................................................................................... 21 Guardar un documento en SkyDrive................................................................................................ 22

Novedades de Excel 2013

Lo primero que ver cuando abra Excel es un aspecto totalmente nuevo. Es ms limpio pero tambin est diseado para ayudarle a lograr resultados profesionales con rapidez. Encontrar muchas caractersticas nuevas que le permiten olvidarse de barreras de nmeros y dibujar imgenes ms persuasivas de sus datos, guindole hacia decisiones mejores y ms fundamentadas.

Principales caractersticas para explorar

Inicio rpido

Las plantillas realizan la mayora del trabajo de diseo y configuracin por usted, por lo que se puede centrar en sus datos. Al abrir Excel 2013, ver plantillas para presupuestos, calendarios, formularios, informes. etc. Anlisis de datos instantneos

La nueva herramienta Anlisis rpido permite convertir los datos en un grfico o tabla en dos pasos o menos. Obtenga una vista previa de los datos con formato condicional, minigrficos o grficos, y haga que su eleccin se mantenga con solo un clic del ratn. Rellenar una columna completa de datos en un abrir y cerrar de ojos

Relleno rpido es como un asistente de datos que termina el trabajo por usted. Tan pronto como detecta lo que desea hacer, Relleno rpido introduce el resto de los datos de una sola vez, siguiendo el patrn que reconoce en los datos. Crear un grfico adecuado para los datos

Con las Recomendaciones de grficos, Excel recomienda los grficos ms adecuados para los datos. Eche un vistazo rpido para ver el aspecto de los datos en los distintos grficos y elija aquel en el que se muestren mejor las ideas que desea presentar.

Filtrar datos de tabla usando segmentaciones de datos

Introducida por primera vez en Excel 2010 como una manera interactiva de filtrar datos de tabla dinmica, la segmentacin de datos puede filtrar datos en tablas de Excel, tablas de consultas y otras tablas de datos. Ms sencilla de configurar y de usar, la segmentacin de datos muestra el filtro actual para que pueda saber exactamente qu datos est mirando. Un libro, una ventana

En Excel 2013 cada libro tiene dentro su propia ventana, facilitando el trabajo en dos libros a la vez. Hace la vida ms sencilla cuando trabaja en dos monitores. Nuevas funciones de Excel

Encontrar varias funciones nuevas en las categoras de funcin de matemticas, trigonometra, estadstica, ingeniera, fecha y hora, bsqueda y referencia, lgica y texto. Tambin son novedades algunas funciones de servicio web para hacer referencia a servicios web compatibles con la Transferencia de estado de representacin (REST) existente. Guardar y compartir archivos en lnea

Excel hace ms sencilla la accin de guardar sus libros en su propia ubicacin en lnea, como su SkyDrive gratuito o el servicio de Office 365 de su organizacin. Tambin resulta ms sencillo compartir sus hojas de clculo con otros usuarios. No importa qu dispositivo estn usando o dnde se encuentren, todo el mundo trabaja con la versin ms reciente de una hoja de clculo e incluso pueden trabajar juntos en tiempo real. Incrustar datos de hoja de clculo en una pgina web Para compartir parte de la hoja de clculo en la web, basta con incrustarla en su pgina web. Otros usuarios podrn trabajar con los datos de Excel Web App o abrir los datos incrustados en Excel. Compartir una hoja de clculo de Excel en una reunin en lnea Independientemente del lugar donde se encuentre o de en qu dispositivo est su smartphone, tableta o equipo siempre que tenga Lync instalado, puede conectarse a un libro y compartirlo en una reunin en lnea. Guardar en un nuevo formato de archivo Ahora puede guardar archivos y guardarlos en el nuevo formato de archivo Hoja de clculo Open XML (*.xlsx). Este formato de archivo le permite leer y escribir fechas ISO8601 para resolver un asunto de ao bisiesto para el ao 1900.

Nuevas caractersticas de grficos

Cambios en la cinta de opciones para grficos

El nuevo botn Grficos recomendados de la pestaa Insertar le permite elegir entre una gama de grficos adecuados para sus datos. Los tipos relacionados de grficos, como los grficos de dispersin y de burbujas, se encuentran en un paraguas. Adems, hay un nuevo botn para grficos combinados, un grfico favorito entre las demandas de los usuarios. Al hacer clic en un grfico, tambin ver una cinta Herramientas de grficos ms sencilla. Con solo una pestaa Diseo y Formato, debera ser ms fcil encontrar lo que necesita. Ajustar grficos con rapidez

Tres nuevos botones le permiten elegir rpidamente y obtener una vista previa de los cambios en los elementos de grfico (como ttulos o etiquetas), el aspecto del grfico o en los datos que se muestran. Para ms informacin, vea Aplicar formato a grficos. Etiquetas de datos ms enriquecidos

Ahora puede incluir texto actualizable y enriquecido desde puntos de datos o cualquier otro texto en sus etiquetas de datos, mejorarlos con formato y texto de forma libre adicional, y mostrarlos casi en cualquier forma. Las etiquetas de datos permanecen en su lugar, incluso cuando cambia a un tipo de grfico diferente. Puede conectarlos a sus puntos de datos con lneas gua en todos los grficos, no solo los circulares. Ver animacin en grficos Vea cmo se anima un grfico al realizar cambios en los datos de origen. No solo resulta divertido ver el movimiento del grfico, sino que hace que los cambios de los datos sean ms claros.

Eficaz anlisis de datos

Crear una tabla dinmica que se adapte a sus datos

La seleccin de los campos adecuados para resumir sus datos en un informe de tabla dinmica puede resultar una ardua tarea. Ahora puede recibir ayuda. Cuando crea una tabla dinmica, Excel recomienda varias maneras de resumir sus datos y le muestra una vista previa rpida de los diseos de campo para que pueda elegir las impresiones que est buscando.

Usar una lista de campos para crear diferentes tipos de tablas dinmicas

Cree el diseo de una tabla dinmica que usa una o varias tablas mediante la misma lista de campos. Renovada para alojar tablas dinmicas de una o varias tablas, la lista de campos facilita la bsqueda de los campos que desea en su diseo de tabla dinmica, el cambio al nuevo modelo de datos de Excel agregando ms tablas, y la exploracin y navegacin a todas las tablas. Usar varias tablas en su anlisis de datos El nuevo modelo de datos de Excel le permite aprovechar eficaces caractersticas de anlisis que solo estaban disponibles anteriormente instalando el completo PowerPivot. Adems de crear tablas dinmicas tradicionales, ahora puede crear tablas dinmicas basadas en varias tablas en Excel. Importando diferentes tablas, y creando relaciones entre ellas, podr analizar sus datos con resultados que no podr obtener de datos de tablas dinmicas tradicionales. Conectarse a nuevos orgenes de datos Para usar varias tablas en el modelo de datos de Excel, ahora puede conectarse a datos, e importarlos, desde orgenes de datos adicionales en Excel como tablas o tablas dinmicas. Por ejemplo, conctese a fuentes de datos como OData, Windows Azure DataMarket y SharePoint. Tambin puede conectarse a orgenes de datos de proveedores de OLE DB. Crear relaciones entre tablas Cuando tiene datos de diferentes orgenes de datos en varias tablas en el modelo de datos de Excel, la creacin de relaciones entre dichas tablas facilita el anlisis de sus datos sin tener que consolidarlos en una tabla. Usando las consultas de MDX, puede aprovechar ms las relaciones de tabla para crear informes de tablas dinmicas significativas.

Use las opciones para rastrear agrupando datos, rastrear desagrupando datos y rastrear cruzado para tener acceso a diferentes niveles de detalles Rastrear agrupando datos en diferentes niveles de detalle en un conjunto completo de datos no es una tarea sencilla. Los conjuntos personalizados son tiles, pero encontrarlos entre un gran nmero de campos en la Lista de campos lleva tiempo. En el nuevo modelo de datos de Excel, podr navegar a diferentes niveles con mayor facilidad. Use Rastrear desagrupando en una jerarqua de tabla dinmica o grfico dinmico para ver niveles pormenorizados de detalle y Rastrear agrupando datos para obtener una mayor perspectiva.

Tareas bsicas en Excel 2013

Tocar

Gua
Excel es una herramienta muy eficaz para obtener informacin con significado a partir de grandes cantidades de datos. Tambin funciona muy bien con clculos sencillos y para realizar el seguimiento de casi cualquier tipo de informacin. La clave para desbloquear todo este potencial es la cuadrcula de las celdas. Las celdas pueden contener nmeros, texto o frmulas. Los datos se escriben en las celdas y se agrupan en filas y columnas. Esto permite sumar datos, ordenarlos y filtrarlos, ponerlos en tablas y crear grficos muy visuales. Veamos los pasos bsicos para empezar.

Crear un nuevo libro

Los documentos de Excel se denominan libros. Cada libro tiene hojas, que normalmente se denominan hojas de clculo. Puede agregar tantas hojas como desee a un libro o puede crear libros nuevos para separar los datos. 1. Haga clic en Archivo > Nuevo. 2. En Nuevo, haga clic en Libro en blanco.

Introducir los datos

1. Haga clic en una celda vaca. Por ejemplo, la celda A1 de una hoja nueva. Se hace referencia a las celdas segn su ubicacin en la fila y la columna de la hoja, de modo que la celda A1 es la primera fila de la columna A. 2. Escriba texto o un nmero en la celda. 3. Presione ENTRAR o TAB para pasar a la celda siguiente.

Usar Autosuma para sumar los datos

Una vez escritos los nmeros en la hoja, es posible que desee sumarlos. Un modo rpido de hacerlo es mediante Autosuma. 1. Seleccione la celda a la derecha o debajo de los nmeros que desea agregar. 2. Haga clic en Inicio > Autosuma o presione Alt+=.

La Autosuma suma los nmeros y muestra el resultado en la celda que seleccione.

Crear una frmula simple

Sumar nmeros solo es una de las cosas que puede hacer, pero Excel puede hacer tambin otros clculos. Pruebe algunas frmulas sencillas para sumar, restar, multiplicar o dividir los nmeros. 1. Seleccione una celda y escriba un signo igual (=). Esto indica a Excel que la celda contendr una frmula. 2. Escriba una combinacin de nmeros y operadores de clculo, como el signo ms (+) para la suma, el signo menos (-) para la resta, el asterisco (*) para la multiplicacin o la barra invertida (/) para la divisin. Por ejemplo, escriba =2+4, =4-2, =2*4 o =4/2. 3. Presione Entrar. De este modo se ejecuta el clculo. Tambin puede presionar Ctrl+Entrar si desea que el cursor permanezca en la celda activa.

Aplicar un formato de nmero

Para distinguir entre los distintos tipos de nmeros, agregue un formato, como moneda, porcentajes o fechas. 1. Seleccione las celdas que contienen nmeros a las que desea cambiar el formato. 2. Haga clic en Inicio > la flecha que se encuentra junto a General.

3. Seleccione un formato de nmero.

Si no ve el formato de nmero que est buscando, haga clic en Ms formatos de nmero.

Escribir los datos en una tabla

Un modo sencillo de acceder a gran parte del potencial de Excel es poner los datos en una tabla. Esto permite filtrar u ordenar rpidamente los datos para empezar. 1. Seleccione los datos haciendo clic en la primera celda y arrastrndola a la ltima celda de los datos. Para usar el teclado, mantenga pulsada la tecla Mays a la vez que presiona las teclas de flecha para seleccionar los datos. 2. Haga clic en el botn Anlisis rpido seleccin. de la esquina inferior derecha de la

3. Haga clic en Tablas, mueva el cursor al botn Tabla para poder ver el aspecto que tendrn los datos. Si le gusta, haga clic en el botn.

4. Ahora puede jugar con los datos: fltrelos para ver solo los datos que desee u ordnelos para que vayan, por ejemplo, del mayor al menor. Haga clic en la flecha del encabezado de tabla de una columna. 5. Para filtrar los datos, desactive el cuadro Seleccionar todo para borrar todas las marcas de verificacin y active los cuadros de los datos que desee mostrar en la tabla.

6. Para ordenar todos los datos, haga clic en Ordenar de la A a la Z u Ordenar de la Z a la A.

Mostrar los totales de los nmeros

Las herramientas de anlisis rpido permiten obtener el total de los nmeros rpidamente. Tanto si se trata de una suma, un promedio o un recuento, Excel muestra los resultados del clculo debajo o junto a los nmeros. 1. Seleccione las celdas que contienen los nmeros que desea agregar o contar. 2. Haga clic en el botn Anlisis rpido de la esquina inferior derecha de la seleccin. 3. Haga clic en Totales, mueva el cursor por los botones para ver los resultados del clculo de los datos y haga clic en el botn para aplicar los totales.

Dar significado a los datos

El formato condicional o los minigrficos pueden resaltar los datos ms importantes o mostrar las tendencias de los datos. Use la herramienta Anlisis rpido para obtener una vista previa activa y probarlo. 1. Seleccione los datos que desea examinar ms de cerca. 2. Haga clic en el botn Anlisis rpido que aparece en la esquina inferior derecha de la seleccin. 3. Examine las opciones de las pestaas Formato y Minigrficos para ver cmo afectan a los datos.

Por ejemplo, seleccione una escala de color de la galera Formato para diferenciar las temperaturas altas, medias o bajas.

4. Cuando le guste lo que ve, haga clic en esa opcin.

Mostrar los datos en un grfico

La herramienta Anlisis rpido recomienda el grfico adecuado para los datos y le ofrece una presentacin visual con unos pocos clics del ratn. 1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea mostrar en un grfico. 2. Haga clic en el botn Anlisis rpido que aparece en la esquina inferior derecha de la seleccin. 3. Haga clic en Grficos, muvase por los grficos recomendados para ver cul se adapta mejor a sus datos y haga clic en el que desee.

Nota Excel muestra distintos grficos en esta galera en funcin de lo recomendado para sus datos.

Guarde el trabajo
1. Haga clic en el botn Guardar o en la barra de herramientas de acceso rpido o bien, presione Ctrl+G.

Si ha guardado el trabajo antes, ha acabado. 2. Si esta es la primera vez, contine completando los siguientes pasos: 1. En Guardar como, elija dnde desea guardar el libro y desplcese a una carpeta. 2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el libro. 3. Para finalizar, haga clic en Guardar.

Imprimir
1. Haga clic en Archivo > Imprimir o presione Ctrl+P. 2. Obtenga una vista previa de las pginas haciendo clic en las flechas Pgina siguiente y Pgina anterior.

La ventana de vista previa muestra las pginas en blanco y negro o en color, en funcin de la configuracin de su impresora. Si no le gusta la manera en que se imprimirn las pginas, puede cambiar mrgenes de pgina o agregar saltos de pgina. 3. Haga clic en Imprimir.

Crear una frmula usando una funcin

Importante Los resultados calculados de las frmulas y algunas funciones de hoja de clculo de Excel pueden diferir entre un PC de Windows con arquitectura x86 o x86-64 y un PC de Windows RT con arquitectura ARM. Puede crear una frmula para calcular valores en una hoja de clculo usando una funcin. Por ejemplo, las frmulas =SUMA(A1:A2) y SUMA(A1;A2) usan la funcin SUMA para sumar los valores de las celdas A1 y A2. Las frmulas siempre comienzan con un signo igual (=).
1. Haga clic en la celda en la que desee escribir la frmula. 2. Para iniciar la frmula con la funcin, haga clic en Insertar funcin frmulas . en la barra de

Excel se encarga de insertar el signo igual (=).

3. En el cuadro O seleccionar una categora, seleccione Todo.

Si est familiarizado con las categoras de la funcin, tambin puede seleccionar una categora. Si no est seguro de qu funcin usar, puede escribir una pregunta que describa lo que desea hacer en el cuadro Buscar una funcin (por ejemplo, "sumar nmeros" devuelve la funcin SUMA).
4. En el cuadro de dilogo Seleccionar una funcin, seleccione la funcin que desee utilizar y despus haga clic en Aceptar. 5. En los cuadros de argumento que se muestran para la funcin seleccionada, escriba los valores, las cadenas de texto o las referencias de celda que desee.

En lugar de escribir referencias de celda, tambin puede seleccionar las celdas a las que desea hacer referencia. Haga clic en para minimizar el cuadro de dilogo, seleccione las para expandir el cuadro celdas a las que desea hacer referencia y despus haga clic en de dilogo de nuevo.

6. Tras completar los argumentos de la frmula, haga clic en Aceptar.

Sugerencia Si usa funciones a menudo, puede escribirlas directamente en la hoja de clculo. Despus de escribir el signo igual (=) y el nombre de la funcin, puede presionar F1 para obtener informacin sobre la sintaxis de la frmula y los argumentos de la funcin.

Ejemplos Copie la tabla a la celda A1 en una hoja de clculo en blanco de Excel para trabajar con estos ejemplos de frmulas que utilizan funciones.
A 5 2 3 7 Frmula =SUMA(A:A) B 4 6 8 1 Descripcin Suma todos los nmeros de la columna A Resultado =SUMA(A:A)
C

=PROMEDIO(A1:B4) Halla el promedio de todos los nmeros del rango A1:B4

Crear un grfico
Tocar Gua La exploracin de grficos en Excel y averiguar que el que elige no funciona bien para sus datos es cosa del pasado. Pruebe el comando Grficos recomendados de la pestaa Insertar para crear con rapidez un grfico que sea justo el adecuado para sus datos. 1. Seleccione los datos para los que desea crear un grfico. 2. Haga clic en Insertar > Grficos recomendados.

3. En la pestaa Grficos recomendados, desplcese por la lista de grficos que Excel recomienda para sus datos y haga clic en cualquier grfico para ver el aspecto que tendrn sus datos.

Sugerencia Si no encuentra ningn grfico que le guste, haga clic en Todos los grficos para ver todos los tipos de grficos disponibles. 4. Cuando encuentre el grfico que desea, haga clic en l > Aceptar. 5. Use los botones Elementos de grfico, Estilos de grfico y de filtros de grfico que se encuentran junto a la esquina superior derecha del grfico para agregar elementos de grfico como ttulos de ejes o etiquetas de datos, personalizar el aspecto del grfico o cambiar los datos que se muestran en el grfico.

6. Para obtener acceso a las caractersticas de formato y diseo adicionales, haga clic en cualquier lugar del grfico para agregar las Herramientas de grfico a la cinta de grfico y, a continuacin, haga clic en las opciones que desea en las pestaas Diseo y Formato.

Presentar un libro en lnea

Importante Esta caracterstica no est disponible para Office en un PC con Windows RT. Si tiene Lync instalado y ha iniciado sesin, puede presentar un libro en una reunin o conversacin en lnea, trabajar con otras personas en l en tiempo real e incluso permitir que otro usuario tome el control del mismo. 1. En Excel, cierre los libros abiertos que no desee compartir. 2. Haga clic en Archivo > Compartir. 3. Debajo de Compartir, haga clic en Presentar en lnea.

4. Debajo de Presentar en lnea, haga clic en Presentar.

Si Lync no est iniciado, puede iniciar sesin para continuar. 5. En el cuadro Compartir ventana del libro, elija una reunin programada o haga clic en Iniciar una nueva reunin de Lync y, a continuacin, en Aceptar. 6. En Lync, siga uno de los procedimientos siguientes:

Comience su reunin programada. Comience una nueva reunin invitando a sus asistentes. Haga clic en el botn Participantes, en Invitar a varias personas, seleccione o escriba los nombres de sus asistentes.

Para dejar de compartir, haga clic en Dejar de compartir en la parte superior de la pantalla.

Guardar un documento en SkyDrive

SkyDrive, el servicio de almacenamiento gratuito en lnea de Windows Live, le permite obtener acceso a documentos desde casi cualquier lugar y compartirlos fcilmente con cualquier persona a la que le conceda permisos. Si guarda los documentos de Word, Excel y PowerPoint en SkyDrive , usted y a otros podrn ver y editar los documentos en un explorador web con Office Web Apps. De esta forma, podr compartir los documentos con otras personas sin preocuparse de las aplicaciones que tengan instaladas, ya que vern y editarn los documentos en sus exploradores. Siga uno de estos procedimientos: Guardar un documento en SkyDrive Al guardar un documento en SkyDrive, el documento se almacena en una ubicacin central que pueda acceder desde casi cualquier lugar. Aunque est lejos del equipo, cada vez que tenga una conexin a Internet podr trabajar con el documento. Si guarda un documento en SkyDrive tambin ser ms fcil compartirlo con otras personas.Puede enviar un vnculo en vez de enviar un dato adjunto. De esta forma, conservar slo una copia del documento. Si las personas realizan revisiones, lo hacen en la misma copia. No tendr que conciliar varias versiones y copias del documento. 1. En el men Archivo, elija Compartir y, a continuacin, haga clic en Guardar en SkyDrive. 2. Si es la primera vez que intenta acceder a SkyDrive, escriba su Windows Live ID y Contrasea y, a continuacin, haga clic en Iniciar sesin. Si usa Hotmail, Messenger o Xbox Live, ya tiene Windows Live ID. En caso contrario, haga clic en Obtener un Live ID para crear un nuevo Windows Live ID. 3. En el cuadro Guardar como, escriba el nombre del documento. 4. En Carpetas personales o Carpetas compartidas, haga clic en la carpeta donde se guardar el documento y, a continuacin, haga clic en Guardar.