Acta Notarial.

Eduardo Len Mora1.

SUMARIO: Introduccin.

1. Concepto de acta notarial.

2. Instrumentos Pblicos

Notariales. 2.1. Motivo y Solicitante. 2.2. Representacin. 2.3. Identidad del posible Notificad. 2.4. Formalidades. 2.5. Presencia del Solicitante. 2.6. Unidad del Acto. 2.6.1. Oportunidad de Redaccin. 2.7. Referencias a Documentos. 2.8. Firma de requeridos y dems personas presentes. 2.9. Presencia de Peritos. 3. Clasificacin Tradicional de las Actas Notariales. 3.1. Acta de Presencia. 3.2. Acta de remisin de documentos por correo. 3.3. Actas de notificacin y requerimiento. documentos. 3.5. Actas de Referencia. 3.4. Actas de exhibicin de cosas o 3.7. Actas de

3.6. Actas de Notoriedad.

Protocolizacin. 3.8. Actas de depsito ante notario.4. Conclusin.

Introduccin.
Tradicionalmente se ha afirmado entre los notarialitas que la diferencia entre acta notarial y escritura pblica radica en el contenido: mientras el contenido de la escritura es un negocio jurdico, un consentimiento negocial, el contenido del acta notarial es un hecho.El Cdigo Notarial de Costa Rica en el artculo 101 la define de la siguiente manera:
ARTCULO 101.- Definicin Las actas notariales son instrumentos pblicos cuyas finalidades principales son comprobar, por medio del notario y a solicitud de parte interesada, hechos, sucesos o situaciones que le consten u ocurran en su presencia,

Estudiante de Derecho Universidad Panamericana.

darles carcter de autnticos, o bien hacer constar prevenciones o intimaciones procedentes segn la ley.

notificaciones,

A las actas notariales les sern aplicables, en lo pertinente, las disposiciones de las escrituras pblicas, con las salvedades resultantes de este captulo.

As que nuestra definicin de Acta Notarial es acorde a la doctrina domnate, pues es muy clara al mencionar que tratara sobre hechos y no negocios jurdicos, por lo que podremos decir sin temor a equivocarnos que el acta notarial es aquel instrumento pblico notarial, emanado de competente notario y que no tiene carcter de escritura pblica. De esta forma incluso estaremos acorde con la definicin del diccionario de la Academia de la Lengua Espaola online que la define como "relacin que extiende el notario, de uno o ms hechos que presencia o autoriza". En el transcurso de este articulo veremos la legislacin aplicable a estos documentos redactados y autorizados por el Notario en que se consignan hechos y circunstancias que presencia o le constan de propio y personal conocimiento y que, por su propia naturaleza no constituyen un contrato o negocio jurdico.

1. Concepto de Acta Notarial.

Se coment solo unas lneas atrs que las actas notariales no son lo mismo que una escritura pblica, este ltimo lo define Wikipedia de la siguiente manera Es un documento pblico en el que se hace constar ante notario pblico un determinado hecho, o un derecho, autorizado por dicho fedatario pblico, que firma con el otorgante u otorgantes, dando fe sobre la capacidad jurdica, del contenido, y de la fecha en que se realiz. La escritura pblica es un instrumento notarial que contiene una o ms declaraciones de las personas intervinientes en un acto o contrato, emitidas ante el notario que lo complementa con los requisitos legales propios y especficos de cada acto, para su incorporacin al protocolo del propio notario y, en su caso, ser susceptible de inscripcin en los registros pblicos que corresponda (http://es.wikipedia.org/wiki/Escritura_p%C3%BAblica visto

30/03/2011 18:28 PM), mientras que segn el Derecho en Costa Rica la escritura pblica es un documento pblico notarial en el que se recogen los negocios jurdicos (por ejemplo una compra-venta de vivienda, una hipoteca, una herencia, etc.) transformndola en un Instrumento Pblico el cual es la piedra angular del sistema notarial latino y tiene tanta fuerza ejecutiva que slo puede impugnarse por la va judicial.Caso contrario y ya mencionado es el concepto encontrado en la norma notarial principal, cuando recalca que el acta notarial se referida a hechos. Las actas recogen actos jurdicoso constataciones o manifestaciones de personas que comparecen ante el notario.Las actas se diferencian de las escrituras pblicas en que stas recogen negocios jurdicos y muchas se inscriben en Registros pblicos2. PELOSI considera que el aspecto ms importante que las diferencia es que ambas especies de instrumentos estn reguladas por requisitos formales distintos, ya que en las actas se introducen variantes o modificaciones a las formalidades exigidas para las escrituras pblicas, con el propsito de simplificar el rigor de las solemnidades de estas ltimas, a tono con su contenido. Sin embargo la opinin de quien escribe es que la

declaracin de voluntad de un sujeto, en cuanto sustrato material, es tan hecho como cualquier otro y por consiguiente, puede ser constatado por cualquier medio, no necesariamente solo en el instrumento pblico, pues las declaraciones no son patrimonio exclusivo de las escrituras pblicas. Algunos tratadistas que se inclinan a pensar de la manera expuesta mencionan que la diferencia entre la escritura y el acta estara dada en el modo en que cada uno de estos

ARTCULO 80.- Clases de documentos

Los documentos notariales son protocolares o extraprotocolares, segn sus originales se extiendan en el protocolo o fuera de l. Los documentos protocolares consisten en escrituras pblicas, actas notariales o protocolizaciones consignadas en el protocolo del notario. Son extraprotocolares las reproducciones de instrumentos pblicos, certificaciones de documentos, piezas de expedientes o inscripciones, traducciones, actas, diligencias y otras actuaciones que el notario pblico, autorizado por ley, extiende fuera del protocolo. (Cdigo Notarial CR).

documentos aprehende o capta la declaracin.As, el notario puede limitarse a declarar en el documento su ciencia o saber sobre la percepcin que recibe de un sujeto que expone verbalmente unas palabras y, en ese caso, estaramos en presencia de un acta.Pero, por otra parte, el notario puede declarar su ciencia o saber sobre la percepcin que recibe de una persona que otorga el documento notarial, que asume la paternidad del contenido intelectual en l reflejado, y, en este caso, estaramos en presencia de una escritura pblica. En este sentido se pronuncia RODRGUEZ ADRADOS, quien afirma: tambin las declaraciones de voluntad pueden ser objeto de acta, lo que ocurre en este caso es que las declaraciones de voluntad se producen fuera del documento y ste, entonces, s que puede decirse que no hace otra cosa que representarla...La intervencin del notario slo acreditar que las partes han declarado ste o el otro contenido, esto es, se referir a la declaracin como un mero hecho, con un eficacia muy inferior a la escritura pblica.... Podemos entonces decir con certeza que el acta notarial no constituye instrumento pblico aunque verse sobre hechos u voluntades, por ser su naturaleza distinta segn la norma a la escritura pblica.

2. Requisitos.

En el numeral 102 encontramos los requisitos que este documento pblico debe presentar, a continuacin se explican brevemente algunos de ellos:

2.1 Motivo y Solicitante.

Menciona en el prrafo a) el artculo 102 del Cdigo Notarial, que en la introduccin, deber hacerse constar a solicitud de quin se procede y el motivo por el cual interviene el notario. Es decir que antes de comenzar la diligencia, el notario debe identificarse ante el requerido y hacerle saber el motivo de la diligencia. Para identificarse le indicar su nombre y apellido y su condicin de notario, y pondr a su disposicin la credencial que lo acredita, esto preferiblemente para mantener una seguridad tanto para el como para el requirente.

2.2 Representacin.

Siguiendo el orden de la norma de cita, esta hace notar en su prrafo b) que en caso de representacin, el notario indicar la que exprese la parte interesada, sin necesidad de comprobar la personera. Esto porque en las actas no hay disposicin de derechos

subjetivos, no hay contrato, no hay negocios, no es necesario acreditar la legitimacin del requirente, ni tampoco el carcter de representante que se adjudica.Es irrelevante que el requirente acte en nombre propio o en nombre ajeno, pues el requerimiento slo tiene por objeto impulsar la actividad del notario, que no puede actuar de oficio. Por otra parte, acreditar la personera en las actas atenta contra la celeridad que las caracterizan, y muchas veces puede tornar imposible la diligencia, pues hasta que el requirente consigue la documentacin habilitante, el notario la verifica y analiza, el hecho a constatar puede haberse extinguido, o al menos modificado.

2.3 Identidad del posible Notificado.

Aun cuando no existen derechos subjetivos, la norma insta al notario a conoces la identidad de quienes deben ser informados sobre el acto, as lo expresa el prrafo c) aleccionando al notario que no conozca a quienes debe notificar, informar, intimar o prevenir, procurar identificarlos y hacerles saber por encargo de quin procede, su calidad de notario, la diligencia por efectuar y el derecho que les asiste de hacer constar las manifestaciones que tengan a bien sobre esa diligencia, siempre que sean pertinentes a juicio del profesional. Esto con el fin de no causar una posible indefensin a algn interesado en concordancia con la norma constitucional.

2.4 Formalidades.

No tratndose el acta notarial de una escritura pblica en sentido estricto, no le son aplicables las exigencias al respecto, sin embargo el pargrafo d) menciona algunas exigencias que deben estar presentes, narrndose las circunstancias necesarias para los fines jurdicos de las diligencias y los detalles o condiciones solicitados, esta estructura bsica, hade ser relatada de forma objetiva y concreta. Sin embargo, tengamos presente que si en algn momento la ley las subordine a los mismos requisitos de las escrituras, no significa que las confunda. Adems no puede desconocerse que existen requisitos o exigencias que, por la misma naturaleza de las actas, no pueden pretenderse en ellas.

2.5 Presencia del Solicitante.

No es necesaria, y nada quita o aade a la constatacin, de que bien puede hacerse con la sola presencia del notario y de los requeridos y/o de otros sujetos segn el caso. El requirente slo debe obligatoriamente suscribir el requerimiento como modo de acreditar el impulso o la iniciativa a partir de la cual acta el notario, salvo que su presencia fuera imprescindible por razones legales o fcticas (por ejemplo, para identificar al requerido, o un lugar, o un objeto, etc.). As lo establece el prrafo e) de la norma de cita al mencionar que La presencia del solicitante no es necesaria a menos que deba suscribir legalmente el acta.

2.6 Unidad del Acto.

No es una exigencia de las actas, las que pueden redactarse en etapas sucesivas, con diferencia de da y hora, sin necesidad de que todo ocurra en un mismo momento y sin interrupcin. Esto depender, indudablemente, del tipo de acta de que se trate y de las circunstancias en que las diligencias deban practicarse. Es aconsejable, para posibilitar el desdoblamiento, separar la estructura del acta en dos partes: el requerimiento y la diligencia. De este modo, ambas partes se independizan y las diligencias pueden realizarse en etapas sucesivas o distintas tendientes a cumplir y agotar el objeto del requerimiento

(principio de rogacin o instancia). En caso de iniciar una nueva diligencia, deber dejarse constancia del da y hora en que la misma se realiza.Todas las diligencias deben constar en un mismo soporte fsico, respetando la integridad del documento, en otras palabras, deben consignarse en la parte libre del folio que quede despus del requerimiento, o en los mrgenes, pero no pueden extenderse en otro folio si entre ste y el requerimiento existe otra escritura u otra acta. En el supuesto de necesitar continuar con las diligencias y no contar con espacio para consignarlas en el documento, existiendo otro documento posterior, puede realizarse la diligencia en un nuevo documento en cabeza de folio (con nuevo nmero) que remita al requerimiento. Esto sera una interpretacin extensiva de la norma que se transcribe, pero que creo en nada afecta el acto como tal:
f) No es indispensable la unidad del acto ni del texto. Por tal razn, podrn extenderse actas al mismo tiempo que se comprueban los hechos, mientras se realiza la diligencia o con posterioridad, siempre que se confeccionen dentro de las veinticuatro horas siguientes. Podrn tambin separarse en dos o ms textos, en orden cronolgico, lo cual deber advertirse.

2.6.1 Oportunidad de Redaccin.

Constituye una habitual prctica del notariado -por razones de comodidad, de tiempo y de perfeccin- redactar las actas en la notara luego de realizada la diligencia.Analicemos esta situacin. Siendo el Notario poseedor de la fe este evidencia, la solemnidad y la objetivacin en cada acto que realiza en un mismo tiempo. Lo que podemos interpretar como el hecho de que la fe pblica slo protege aquello que sucede dentro de ciertos lmites de tiempo y que est dado por los hechos que el notario percibe por sus sentidos y que, con rigor formal, refleja o representa en el papel en forma simultnea a su produccin. Por tal motivo las actas deben redactarse en tiempo presente y no en tiempo pasado, pues la fe pblica slo alcanza a lo percibido por el notario en forma inmediata y actual, pero no a los hechos percibidos con distante anterioridad respecto de su objetivacin en el papel. Esta exigencia es una consecuencia de la nota de integridad de la fe pblica que, a

manera de vlvulas de seguridad o de compuertas hermticas, no permite ir ni hacia atrs ni hacia delante del momento histrico en que los hechos ocurren. Teniendo en cuenta los recursos tecnolgicos con que cuenta el notario en la actualidad para confeccionar sus documentos (computadoras e impresoras porttiles y sin cables) no encuentro obstculo para que en las actas la labor documentadora se realice en el lugar del hecho y en el momento de la constatacin o diligencia. Y si el notario no cuenta con estos recursos, deber hacerla de puo y letra extremando los cuidados para no omitir ningn requisito formal ni ningn dato de inters. Otro de los motivos por los que es importante este punto es que existe la probabilidad de que el Notario como ser humano, olvide algunos hechos o detalles, ya que est demostrado por investigaciones psicolgicas y mdicas la relacin que existe entre la memoria y el transcurso del tiempo.De all que resulta conveniente que la documentacin sea inmediata a la realizacin de los hechos, o lo ms cercana en el tiempo posible.

2.7 Referencias a documentos exigibles.

Si al momento de estar confeccionando el acto, esta se se refiriere a un documento y legalmente fuere exigible, se dejar en l una constancia suscinta de lo actuado, indicando el nmero de tomo del protocolo, la pgina y el instrumento en que se levanta el acta, as como su fecha. Esto para guardar las solemnidades de ley segn el aparte g del artculo que se comenta.

2.8 Firma de requeridos y dems personas presentes.

No es necesaria la firma de las personas requeridas, pero s la invitacin a firmar que debe hacerle el notario y la constancia de la negativa a hacerlo y de los motivos

expresados para no hacerlo.La omisin de tales constancias hace perder al acta su eficacia probatoria y viola el derecho de defensa garantizado por la Constitucin Nacional. La firma de las dems personas presentes que no revisten el carcter de requeridos o intimados, no es necesaria sino facultativa de stos, por lo que el notario debe invitarlos a hacerlo. La explicacin de esta dispensa es la siguiente: si el acta no pudiera extenderse vlidamente sin la firma del requerido, bastara con que ste se negare a firmar para tornar imposible la preconstitucin de una prueba que pudiera perjudicarlo (pensemos por ejemplo en la negativa a firmar la diligencia de protesto por parte del obligado al pago). As lo establece el art. 102 en su prrafo que se transcribe:
h) En la conclusin, no se requiere leer el acta a los interesados; tampoco, su aprobacin, y podr llevar o no sus firmas. El notario autorizar el acta, aunque alguno no quiera o no pueda firmar, y dejar constancia del hecho.

2.9. Presencia de peritos.

Resulta conveniente la presencia de peritos o de personas entendidas en asuntos que escapan al conocimiento del notario, ya que toda declaracin que ste haga y que no provenga de la percepcin por sus sentidos o de un hecho realizado por l mismo ser tomada como una simple opinin personal, subjetiva, falible y sin presuncin de autenticidad. Es por eso que la norma en su prrafo i) seala que en las actas, podrn incluirse informes o juicios de profesionales, peritos y otros concurrentes, sobre la naturaleza, las condiciones y consecuencias de los hechos comprobados. Se indicarn sus nombres, apellidos y calidades, y ellos debern firmar el acta.

3. Clasificacin Tradicional de las Actas Notariales.

Como se ha mencionado en materia de notarios un acta es un documento escrito en el que se hace constar por el notario la relacin de lo acontecido durante la celebracin de un

acto, durante la notificacin de algo a otra persona, en un sorteo, etc. y de los acuerdos o decisiones tomadas, hechos acaecidos, etc. Existen diversos tipos, entre las cuales podemos mencionar: 3.1 Acta de presencia.

Son actas notariales de presencia las que acreditan la realidad o verdad del hecho que motiva su autorizacin. Ej. El hecho de la existencia de una persona identificada previamente por el notario. 3.2 Acta de remisin de documentos por correo Es cuando consta en acta el envo de cartas u otros documentos por correo. Slo acredita: El contenido de la carta o documento. La fecha de su entrega en la oficina postal o al funcionario de correos. La expedicin del resguardo de imposicin como certificado. La recepcin por el Notario del aviso del recibo. El notario slo debe comprobar que el contenido de la carta o del documento no es contrario a la ley penal, al orden pblico y a las buenas costumbres. En la carta o documentos remitidos quedar siempre constancia de la intervencin notarial. 3.3 Actas de notificacin y requerimiento:

En este particular estamos hablando de dos tipos diferentes: Acta de notificacin: tiene por objeto dar a conocer a la persona notificada una informacin o decisin del que solicita la intervencin notarial Acta de requerimiento: compele o intima al requerido para que adopte una determinada actitud.

Dichas actas podrn efectuarse por el notario personndose en el domicilio o lugar en que deba personarse o bien siempre que la ley no indique lo contrario podr hacerlo enviando cdula, copia o carta por correo certificado con aviso de recibo. En el acta se expresar la manera en que la notificacin o el requerimiento se haya realizado; si la persona con la que se hubiere entendido la diligencia se negare a dar su nombre, a indicar su relacin con el destinatario o a hacerse cargo de la cdula, copia o carta. El notificado tiene derecho a contestar ante el Notario dentro de la misma acta en el plazo improrrogable de los dos das laborables siguientes a aquel en que se haya practicado la diligencia o recibido el envo postal. Los derechos y gastos notariales de la contestacin sern de cargo del que solicito dicho requerimiento. 3.4Actas de exhibicin de cosas o documentos:

En las Actas de exhibicin de cosas, el notario describir o relacionar las circunstancias que las identifiquen, diferenciando lo que resulte de su percepcin de lo que manifiesten peritos u otras personas presentes en el acto, y podr completar la descripcin mediante planos, diseos, certificaciones, fotografas o fotocopias que incorporar la matriz. Actas de exhibicin de documentos:, el Notario adems transcribir o relacionar aqullos documentos o concretar su narracin a determinados extremos de los mismos, indicados por el requirente. Entre otros supuestos, este tipo de Actas sirve para dejar constancia en el protocolo de la existencia de cosas o documentos en poder de una persona o en un determinado lugar.

3.5 Actas de referencia:

Son similares a las Actas de presencia, el texto ser redactado por el Notario de la manera ms apropiada a las declaraciones de los que en ella intervengan, usando las mismas palabras en cuanto fuere posible, una vez advertido el declarante por el Notario del

valor

jurdico

de

las

mismas

en

los

caso

en

que

fuese

necesario.

3.6 Actas de notoriedad: Las actas de notoriedad tienen por objeto la comprobacin y fijacin de hechos notorios o por todos conocidos sobre los cuales puedan ser fundados y declarados derechos y legitimas situaciones personales o patrimoniales con trascendencia jurdica.Por medio de este Acta podrn legitimarse hechos y situaciones de todo orden, cuya justificacin, sin oposicin de parte interesada, pueda realizarse por medio de cualquier otro procedimiento no litigioso.La declaracin que ponga fin al acta de notoriedad ser firme y eficaz, por s sola, e inscribible donde corresponda, sin ningn trmite o aprobacin posterior (Vgr en el Registro de la Propiedad para inscribir un asiento reanudando el tracto sucesivo o cadena de transmisiones cuando la misma hubiese sido interrumpida).

3.7 Actas de protocolizacin:

En las actas de protocolizacin; el texto har relacin al hecho de haber sido examinado por el Notario el documento que deba ser protocolado, a la declaracin de voluntad del requirente para la protocolizacin o cumplimiento de la providencia que la ordene, ha de quedar unido el expediente al protocolo, expresando el nmero de folios que contenga y los reintegros que lleve unidos.

3.8 Actas de depsito ante notario:

Los Notarios pueden recibir en depsito los objetos, valores, documentos y cantidades que por particulares y corporaciones se les confen, bien como prenda de sus contratos, bien para su custodia. La admisin de depsitos es voluntaria por parte del Notario, quien podr imponer condiciones al depositante.Cuando el Notario acepte los

depsitos en metlico, valores, efectos y documentos, se extender un acta que habrn de firmar el depositante o persona a su ruego, si no supiera o no pudiera firmar, y el Notario.En dicha acta se consignarn las condiciones impuestas por el Notario al depositante para la constitucin y devolucin del depsito y todo lo que fuere preciso para la identificacin del mismo. Los depsitos en metlico y los de los objetos en que fuese necesaria su identificacin se entregarn al Notario, cerrndolos y sellndolos a su presencia en forma que ofrezca garanta de no ser abiertos.Cuando proceda la devolucin de un depsito se extender en la misma acta nota expresiva de haberlo efectuado, firmada por la persona que haya impuesto el depsito o por quien tenga de ella su derecho u ostente la representacin legal o voluntaria, o por un testigo a su ruego (si no supiere o no pudiere firmar), por un testigo de conocimiento, si el notario no conociese al depositante o a quien le represente, y por el Notario mismo. El Notario rechazar todo depsito que pretenda constituirse en garanta de un acto o contrato contrario a las leyes, a la moral o a las buenas costumbres. Siempre que el Notario lo considere conveniente para su seguridad, podr conservar los depsitos que se le confen en un Banco, y en caja de alquiler arrendada a su nombre como tal Notario, advirtindolo as al depositante y consignndolo en el acta.

4. Conclusin.

El Acta Notarial la realiza siempre un Notario que es un fedatario pblico. Da fe tanto del contenido como de la persona que la solicita y por tanto un acta Notarial requiere siempre al solicitante el desplazamiento a la Notara o viceversa.

Desde el punto de vista interno, en las actas notariales se hacen constar hechos y circunstancias que constan al Notario, por haberlos l efectuado o presenciado, esto lo diferencia de la escritura pblica pues en ella se hacen constar negocios jurdicos, declaraciones de voluntad y manifestaciones del consentimiento. La misma no est obligada a las exigencias de la escritura pblica, sin embargo si tiene algunas exigencias que el Cdigo Notarial hace de conocimiento del Notario y este por principio de diligencia debe cumplir con ellas. Podemos concluir indicando que entre el acta notarial y la escritura pblica, existentes diferencias, a saber: Con respecto a su contenido; con respecto a su estructura; y con respecto a sus efectos. Por lo que no podemos confundirlas, siendo incluso que el acta notarial tiene una subdivisin mayor que las escrituras pblicas.

Bibliografa.
FALBO, MARCELO, Naturaleza jurdica del acta notarial, en Revista Notarial n 864, pg. 1370. NUEZ LAGOS, RAFAEL, Efectos sustantivos de las actas notariales, Cuaderno n 23, serie Derecho Notarial, Ediciones Universidad Notarial Argentina. Cdigo Notarial de Costa Rica Artculos 101-107.