Provincia de Tierra del Fuego, Antrtida e Islas del Atlntico Sur Repblica Argentina

Prof. Julin Jos Godoy

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Ministerio de Educacin, Cultura, Ciencia y

contacto@conversacionesparatodos.com
ga Subsecretara de Educacin Superior

Plataforma Virtual

Tecnicatura Superior: Administracin Pblica Orientada al Desarrollo Local

Espacio Curricular: Sociologa de las Organizaciones Profesora: Lic. Nadia Finck Clase: 23 Unidad N 4: Organizaciones pblicas Contenidos: Durante esta semana se profundizara en los procesos comunicacionales como un eje central de las organizaciones, los tipos de comunicacin, los conflictos inherentes a ella y mecanismos para su optimizacin y perfeccionamiento. Objetivos: Se espera que los y las estudiantes reconozcan la importancia central de los procesos comunicacionales en las organizaciones, identifiquen los tipos de comunicacin existente y logren reconocer los tipos de documentos escritos existentes que cooperan, entre otras instancias, con el desarrollo de procesos comunicacionales mas perfectos. Bibliografa obligatoria:

Material Ctedra Sociologa de las Organizaciones. Documento digitalizado. Comunicacin. Normativa jurdica inherente a la temtica de la clase

Bibliografa Complementaria:

Hola a todos y todas! Espero que hayan tenido una buena semana y se estn preparando para los segundos parciales, solo un poco ms de esfuerzo y ya estarn en tercero. Adelante!! Durante esta semana revisaremos algunas cuestiones que se relacionan con los contenidos de la ltima clase y nos permiten avanzar en algunos aspectos centrales en lo que hace a las organizaciones, en particular las organizaciones pblicas que es el tema que nos convoca. En ese sentido, destacaremos la cuestin comunicacional como un proceso organizacional fundamental. Para definir la comunicacin tomaremos la definicin propuesta en el texto obligatorio que enuncia que la comunicacin humana ocurre cuando una persona responde un mensaje y le asigna un significado, es decir, una imagen mental que ayuda a interpretar fenmenos y desarrollar el sentido del entendimiento. Kreps, 1986. El proceso de comunicacin en las organizaciones contiene elementos estructurales (de la propia organizacin) y elementos personales. Los primeros remiten a los canales establecidos y los lugares que cada miembro ocupa dentro de la organizacin, en esto se juegan niveles de acceso, permisos para la emisin de mensajes e informacin, etc. La comunicacin es estructurada y en ese caso, descendente (un jefe le habla a una persona que depende inmediatamente de l). La interpretacin o lectura que se haga del mensaje estar influenciada por el lugar que se ocupa all dentro, a la vez que tendr una segunda variable de influencia, esta vez personal, relacionada con las competencias culturales, las herramientas comprensivas, adquiridas en las trayectorias de formacin educativa, etc. Como vimos, tanto el poder, la comunicacin como la toma de decisiones se apoyan necesariamente en este proceso, es ms, si no existiera comunicacin aquellos no tendran sentido. La comunicacin es un proceso relacional por lo cual se afectado por cuestiones como ser el sentirse intimado o sentirse receptivo. Asimismo, variables como las diferencias entre status o clases sociales, ligadas a una interpretacin del lugar que uno ocupa en una estructura social, o bien cuestiones idiomticas o culturales como ser tener una cosmovisin diferente, pensemos en las personas que pertenecen a las comunidades de pueblos originarios, bilinges pero cuya interpretacin del mundo es bien diferente a nuestra visin occidental, muchas veces internalizada como eurocntrica, la interpretacin sobre el mundo es bien distinta y el lenguaje para interpretar la realidad tambin es diferente. Esto es fundamental para entender que en las organizaciones, las cuestiones comunicacionales no se remiten exclusivamente a temas estructurales, ni se solucionan con ms y mejor comunicacin (una comunicacin para todos los miembros para que todos interpreten de la misma manera, haciendo desaparecer los problemas organizacionales), sino que se trata de procesos complejos donde esos factores sociales, culturales e interpersonales (necesidades personales, valores, intereses) necesariamente estn involucrados en el proceso comunicacional generando perturbaciones. Los factores personales o subjetivos son centrales a la hora de entender que los procesos comunicacionales difcilmente sean perfectos, en la comunicacin no solo se juegan valores y percepciones, sino tambin una interpretacin (impresin) del otro, no solo de la corporalidad, la entonacin, etc. sino los atributos que le asignamos al otro, por ejemplo, la confianza o credibilidad (o mas bien todo lo contrario) que le otorgamos a nuestro interlocutor. Al tratarse de transacciones entre individuos , donde se juegan los papeles que ya sabemos todos interpretamos y el escenario donde ello sucede, en ello
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influye la edad, la posicin de jerarqua o no, los estereotipos en los cuales encasillamos a los otros y a nosotros mismos. Dentro de los factores organizacionales, sabemos que existe una cultura organizacional con valores, ritos, etc. y que las organizaciones intentan socializar para disminuir los conflictos y la incertidumbre, por ejemplo respecto de un lenguaje especfico. Aun as, las organizaciones poseen en s misma las semillas de los conflictos cuando toman en cuenta sus componentes verticales y horizontales. Respecto de esta primera, sta implica las comunicaciones tanto ascendentes como descendentes. Las comunicaciones descendentes involucran elementos como las indicaciones comunes respecto de lo que hay que hacer, donde se pretende transmi tir lo que la organizacin desea/espera, basndose en el objetivo de que el desempeo sea confiable. Respecto de la complejidad se anota lo siguiente: cuanto ms compleja e incierta es la tarea, mas generales son las instrucciones y mientras ms capacitados son los subordinados menos especficas son las instrucciones. Por otro lado, entre los elementos de la comunicacin descendente es la justificacin de la tarea y sus relaciones con el resto de la organizacin, donde se juega las creencias de la organizacin como ser si se considera que todos los miembros pueden entender la informacin, manejarla y hacer buen uso de ella. Un tercer elemento complementario del que acabo de mencionar, es la informacin de procedimientos y prcticas dentro de la organizacin. Un cuarto elemento es la retroalimentacin a los individuos respecto de su desempeo, que lo vimos respecto de la evaluacin por desempeo. Segn los autores, la comunicacin ascendente , refiere a todo lo que se dice de uno mismo, de su desempeo y problemas, de otras personas y sus problemas, de las prcticas y polticas organizacionales, de lo que necesita hacer y llevar a cabo. Esta comunicacin se ve afectada por la jerarqua y supone un resguardo de si mismo y de los pares, porque se comunica con la superioridad. Es limitada por los filtros que sufre en los canales intermedios que debe atravesar. La comunicacin se ve afectada por la jerarqua tambin en lo que respecta al contenido, lo bueno, avances, etc. se comunica hacia arriba, lo malo, lo que no es posible de resolverse o los problemas, se comunican hacia los pares (los costados). La jerarqua asimismo produce disfunciones en el proceso de comunicacin, respecto de las diferencias de jerarquas inhiben las comunicaciones, existe una tendencia a comunicarse ms con los pares antes que con quienes pertenecen a diferente status, a excepcin de las personas de niveles inferiores que pretenden desarrollar amistad con las de mayor status. Existe un desfase respecto de la bsqueda del respeto de los pares en cuanto ello queda en un segundo plano por buscarse la aprobacin de los superiores. Por otra parte, la interaccin entre colegas tiende a eliminar los errores, hecho que no tiende a suceder en la comunicacin ascendente puesto que se no se suele contradecir con fundamentos algo errneo por temor a perder su posicin. Respecto de la comunicacin horizontal o lateral, diremos que esta se caracteriza por producirse entre miembros de un mismo mbito, es decir colegas aunque tambin se produce entre miembros de diferentes unidades. Existen en una mayor proporcin comunicaciones cara a cara sin necesidad de atravesar una organizacin. Ciertos autores (Hall y Mayntz) destacan la existencia de redes de comunicacin: el patrn de rueda, donde todas las personas en la periferia de la rueda envan sus comunicaciones al centro, es este quien efecta las comunicaciones entre aquellos que estn en la periferia. El segundo patrn reconocido como de crculo, que se caracteriza por no haber jerarqua alguna, las comunicaciones se producen con quienes se tiene a ambos lados. El tercer sistema de todos los canales, posibilita que todos se
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comuniquen con todos. La conclusin de ciertos estudios radica en que a mayor complejidad de la tarea, mayor tiempo se emplea en estructurar la red de comunicaciones. El ltimo sistema es el de rbol, que parte de un jefe y tiene lneas intermedias con descendencia hacia lneas inferiores. En todas las comunicaciones se juegan patrones jerrquicos que perfilan el carcter de las mismas, sean estas horizontales o verticales. Respecto de los problemas que puede tener la comunicacin estos radican en presentar rasgos de omisin, distorsin o sobrecarga, que conduce a la omisin y contribuye a la distorsin. Como mecanismos para reducir las distorsiones y otros problemas puede duplicarse los reportes para su verificacin, se pregunta o emite (y se espera respuesta del) el mismo mensaje a mas de una persona para corroborar. Tambin puede promoverse un proceso de convocatoria de especialistas en comunicacin, coordinacin y control que faciliten el proceso de retroalimentacin y el desarrollo de la socializacin. Asimismo es posible reducir los conflictos a partir de reuniones donde se asignen significados comunes entre los participantes . Una de las claves quizs esta en los propios receptores, es decir que estos sean los correctos y que reciban la informacin correcta en cantidad y calidad en el momento correcto. Seguramente las herramientas tecnolgicas posibilitan mejorar estos procesos aunque no los eliminan, pensemos en el uso de mailing grupales, intranet en las pginas web de las organizaciones o bien sistemas operativos especialmente diseados para los fines de esa organizacin. Contar con nubes o espacios virtuales comunes donde se compartan los mismos documentos o se generen nicos documentos en base a procesos participativos aportara a la apropiacin de los contenidos por parte de los miembros. Las herramientas que se ofrecen en el universo virtual y que son avaladas por leyes copyleft implican la universalizacin y democratizacin del acceso a estas herramientas por parte de las organizaciones, posibilitando con ello el mejoramiento de los procesos. En las organizaciones pblicas el establecimiento de normativas que definan la tipificacin de los documentos comunicacionales se presenta como una i nstancia necesaria en pos de la sistematizacin y unificacin de los procesos comunicaciones. Los manuales de comunicacin escrita ratificados por norma (decreto, resolucin, etc.) resultan una herramienta central. Los tipos de documentos que existen en las organizaciones pblicas varan de acuerdo a las realidades y necesidades locales, an as tomaremos como referencia los siguientes documentos con sus respectivas definiciones tomado de un decreto del Gobierno de la Provincia de Buenos Aires (Nro. 300/06), donde discrimina segn tipos de documentos: que promueven una decisin, de decisin, administrativos y tcnicos. Aqu citaremos los documentos administrativos que son las diversas comunicaciones propias de la dinmica administrativa. DOCUMENTOS DE JUICIO: Textos que contienen una declaracin de un rgano administrativo, entidad pblica o persona fsica o jurdica, sobre asuntos de hecho o de derecho, cuyo objetivo es proporcionar a los rganos competentes datos, valoraciones y opiniones necesarias para la formacin de un juicio y la adopcin de decisiones. Se clasifican, a su vez, en dictmenes e informes tcnicos. Dictamen: Documento que contiene la opinin de un rgano de consulta interno o externo a la dependencia, que orienta a la autoridad que debe resolver un asunto de carcter legal o contable, basndose en las normas jurdicas de aplicacin y en la jurisprudencia o antecedentes que pudieran existir.

Informe tcnico: Texto de ndole tcnico-profesional producido por un funcionario/a o un equipo de un rea determinada y que ofrece datos y opiniones fundadas sobre un asunto de su competencia. Se elabora a pedido de una autoridad competente. CONVENIO: Acto de declaracin de un acuerdo de voluntades entre un organismo estatal en ejercicio de la funcin administrativa y otro/s organismo/s estatal/es o tercero/s, para satisfacer necesidades pblicas. Debe ser suscripto o firmado por las partes. Segn su naturaleza y efectos, en la Administracin Pblica podr recibir las siguientes denominaciones: convenio, contrato administrativo, acuerdo, acuerdo marco, acta acuerdo, protocolo, etc. CIRCULAR: Documento suscripto por personal jerrquico hasta el rango de Director o equivalente dentro del mbito de su competencia, mediante el cual se comunica, a todos o gran parte de los agentes del rea o dependencia, una decisin propia o bien de un rgano superior, disposicin, resolucin o decreto. NOTA: Comunicacin escrita, referente a asuntos del servicio de carcter general, que se dirige de persona a persona. Segn el mbito de aplicacin o modalidad, se denominar nota externa, nota interna, nota con copia (c/c) o nota mltiple. Esta ltima se caracteriza por tener ms de un/a destinatario/a. MEMORANDO: Texto sinttico, de uso interno, que se dirige a uno o varios destinatarios con jerarqua igual o inferior, con el objeto de informar una situacin especfica o una decisin o exponer elementos de juicio. ESQUELA: Comunicacin escrita, breve, personal y de ndole protocolar. PARTE DE NOVEDADES: Comunicacin sinttica que se efecta a diario o peridicamente, para informar sobre un asunto determinado. PROVIDENCIA: Texto sinttico mediante el cual se da traslado a las actuaciones administrativas a efectos de continuar con su diligenciamiento. No resulta necesario emitir opinin, pero se debe aclarar el objetivo del traslado (consulta, produccin de informe o dictamen, elaboracin del acto administrativo aprobatorio, etc.). FORMULARIOS: Son formatos estandarizados que se adoptan para facilitar la realizacin prctica de las comunicaciones. TARJETA: Medio de presentacin que identifica a los funcionarios pblicos en el ejercicio de su gestin oficial. Se establecen dos categoras: a) Tarjetas institucionales. Podrn utilizarla los/las funcionarios/as de mayor jerarqua institucional hasta el rango de director/a o equivalente. b) Tarjetas personales. Para uso de los/las funcionarios/as con rango inferior a director/a de lnea. DOCUMENTOS DE CONSTANCIA: Textos que contienen una declaracin de conocimiento de un rgano administrativo, cuyo objetivo es la acreditacin de actos, hechos o efectos. Pueden estar prediseados o no. Acta: Texto mediante el cual dos o ms personas fsicas o jurdicas dan testimonio u opinin de lo tratado, sucedido o acordado. Certificado: Documento provisto por la Administracin Pblica, a peticin de parte interesada, en el que consta la existencia de antecedentes obrantes en los archivos de su dependencia. Muy bien, hemos llegado al fin de nuestra clase nmero 23, acercndonos al final del espacio curricular de sociologa de las organizaciones. Continan abiertos los espacios para elevar dudas, consultas o lo que necesiten para la instancia de parcial, la compresin de las lecturas, o lo que vaya surgiendo. Muy buena semana para todos y todas. Adelante!!
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