PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

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1. OBJETIVO Y ALCANCE

Adquirir productos / servicios que cumplan con los requisitos especificados por la
organizacin y ejercer un control sobre el proveedor de productos / servicios crticos. Este
procedimiento aplica desde la evaluacin, seleccin y reevaluacin de los proveedores
crticos para las compras nacionales e importaciones.

2. DEFINICIONES:

PROVEEDOR: Persona o empresa que abastece de artculos necesarios.
IMPORTACION: Introduccin de productos extranjeros en un pas.
PROVEEDORES CRITICOS: Aquellos proveedores de artculos y servicios de alto
impacto para la organizacin.
SIA: Sociedad de Intermediacin Aduanera
FLETE: Valor a pagarse por el transporte de cualquier tipo de carga en cualquier medio
de transporte.

3. RESPONSABLE

El Coordinador de Compras es responsable de efectuar el proceso de compras nacionales e
importaciones de equipos ortopdicos y biomdicos.
El Administrador de cada sucursal es el responsable de comprar y controlar los insumos de
tiles y papelera y repuestos para el mantenimiento de equipos ortopdicos.
El Coordinador de Logstica es el responsable de consolidar la informacin de los equipos
importados y brindar la informacin oportuna.

4. CONTENIDO

4.1. Identificacin de Compras en Sucursales

Los administradores de sucursal identifican la necesidad de compra de papelera e insumos
y repuestos de acuerdo con el inventario, histrico de consumo y requerimiento del proceso
de mantenimiento.

Despus de identificadas las compras el administrador de sucursal deja registro en el
formato de Orden de Compra FO-CO-02 y solicita va telefnica, fax o Internet al
proveedor dicho requerimiento.

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Nota: para la adquisicin de repuestos, se debe enviar al mensajero u otra persona
disponible.

- Cuando llegue el pedido, el responsable de la solicitud debe verificar si el producto o
servicio cumple con las condiciones establecidas; si el producto o servicio no cumple
con lo requerido, se debe manejar como producto no conforme y dejar registro en el
formato de Reevaluacin de Proveedores FO-CO- 04
-
NOTA: el administrador de cada sucursal debe realizar las actividades plasmadas en este
documento de evaluacin, seleccin y reevaluacin de proveedores de productos crticos.

4.2. IDENTIFICACION DE COMPRAS NACIONALES E IMPORTACIONES

Los administradores de sucursal deben enviar diligenciado el Formato de Pedido FO-CO-
01 al Coordinador de Compras quien se encarga de reunir dicha informacin en el formato
Consolidado de Pedidos FO-CO-03; Una vez realizado, debe solicitar al Coordinador de
Logstica el consolidado de inventarios de los artculos a adquirir, para analizar la rotacin
teniendo en cuenta el proveedor seleccionado y preparar los pedidos en el formato Orden
de Compra FO-CO- 02.

Nota: La aprobacin de las rdenes de compra las realizar el Gerente y/o Subgerente.

4.3. EVALUACION, SELECCIN Y REEVALUACION

La evaluacin, seleccin y reevaluacin la realiza el Coordinador de Compras teniendo en
cuenta la criticidad e impacto del producto o servicio en la prestacin del servicio.
Ver documento de productos crticos.

Nota: El encargado de mantenimiento debe supervisar que el servicio de mantenimiento
externo cumpla con los requisitos especificados.

Los Administradores de cada sucursal se deben encargar de verificar la ejecucin de
mantenimientos preventivos y correctivos de los equipos de cmputo y del software en
conjunto con el proveedor del servicio.

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4.3.1. EVALUACION Y SELECCIN

La evaluacin de proveedores la realiza el Coordinador de Compras de acuerdo a una
necesidad identificada de nuevos productos o servicios, para el cual debe tener en cuenta
los criterios establecidos por la organizacin para seleccionar al proveedor mas adecuado,
aplicando el formato Criterios de Evaluacin FO-CO-05.

La seleccin de proveedores se har teniendo en cuenta la calificacin y los criterios de
mayor peso para la organizacin. La calificacin ser la siguiente:
(13 a 15) Aprobado: Cumple con todas las condiciones establecidas y se compra sin
dificultad
(9 a 12) Aprobado con condiciones: No cumple con todas las condiciones pero se puede
trabajar con l en los puntos dbiles. Se le comprar ejerciendo un mayor control sobre la
compra.
(5 a 8) Rechazado: No cumple con lo esperado por la organizacin y no se tendr en cuenta
para la adquisicin de bienes o servicios

Nota: Los proveedores aprobados y aprobados con condicin deben incluirse en el Formato
Listado de Proveedores FO-CO-06

Al proveedor se le debe enviar el Formato de Registro de Proveedores FO-CO-07 en el
cual se le solicita informacin y documentacin para su carpeta.

4.3.2. REEVALUACION

El Coordinador de Compras anualmente debe realizar la reevaluacin de proveedores
teniendo en cuenta los criterios de reevaluacin:

Entrega oportuna
Soporte tcnico
Sostenimiento de precios
Entrega oportuna de documentacin
Calidad
Atencin de quejas y reclamos
Atencin en situaciones de urgencia
Servicio post-venta

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4.4. IMPORTACIONES
Las importaciones se realizarn teniendo en cuenta el Instructivo de importaciones IN-CO-
01.

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Formato de Pedido FO-CO-01
Orden de Compra FO-CO- 02
Consolidado de Pedidos FO-CO-03
Reevaluacin de Proveedores FO-CO- 04
Criterios de Evaluacin FO-CO-05
Listado de Proveedores FO-CO-06
Formato de Registro de Proveedores FO-CO-07
Instructivo de importaciones IN-CO-01

6. ANEXOS
N/A

ELABORO REVIS

APROBO

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Cargo:
Fecha:
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Fecha:
Nombre:
Cargo:
Fecha.
FECHA
DESCRIPCION DEL
CAMBIO
RESPONSABLE
FECHA REVISION
RESPONSABLE
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