Administracin de Proyectos

Justo Prez S.
Project Manager Information Technology 23 July 2012

Administracin de Proyectos

Technology Advice. Business Results.

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Integracin

Adquisiciones Alcance Calidad Riesgos Tiempo

Recursos Humanos

Costos

Comunicaciones

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9.0 La Gestin de Recursos Humanos

La gestin de los recursos humanos del proyecto incluye los procesos necesarios para realizar el uso ms efectivo de las personas involucradas en el Proyecto El equipo del proyecto esta conformado por personas y cada una de ellas tiene un rol definido y por ello tiene una funcin y responsabilidad

La gente determina el xito fracaso de las organizaciones y proyectos

Inicio

Planificacin

Ejecucin

Control

Cierre

Integracin

Alcance

Tiempo

Costos

Calidad

RRHH

Comunicaciones

Riesgos

Adquisiciones

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9.0 La Gestin de Recursos Humanos

Es de suma importancia la participacin del equipo en la toma de decisiones. A medida que el proyecto avance se puede requerir recursos con diferentes habilidades y puede variar en cantidad dependiendo del proyecto La temprana participacin de los miembros del equipo aporta su experiencia profesional durante el proceso de la planificacin y fortalecen en gran medida su compromiso con el proyecto.
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9.0 La Gestin de Recursos Humanos

El Patrocinador del proyecto trabaja con el Equipo Ejecutivo del Proyecto viendo la parte del financiamiento, aclarando temas del alcance, haciendo seguimiento al proyecto y manteniendo la influencia sobre otros interesados para beneficio del proyecto.

Inicio

Planificacin

Ejecucin

Control

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Costos

Calidad

RRHH

Comunicaciones

Riesgos

Adquisiciones

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9.0 La Gestin de Recursos Humanos

Actividades previas para establecer el plan de gestin del personal

Identificar a todos los Interesados

Identificar sus Necesidades, Expectativas y Deseos Determinar roles y responsabilidades de cada Interesado

Determinar habilidades y conocimiento de cada Interesado

Determinar administrados como los Interesados deberan ser

Tambin describe cundo y cmo los recursos humanos se incorporarn y se desvincularn del proyecto. Este plan incluye a menudo histogramas de recursos
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Areas de Conocimiento

Grupo de Procesos de la Direccin de Proyectos Iniciacin

4.1 Desarrollar el acta de constitucin del Proyecto

Planificacin
4. 2 Desarrollar el plan para la Direccin del Proyecto

Ejecucin
4. 3 Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto

Seguimiento y control
4.4 Monitorear y controlar el trabajo del proyecto 4.5 Realizar el control integrado de cambios 5.4 Verificar el alcance 5.5 Controlar el Alcance

Cierre
4.6 Cerrar proyecto o Fase

Integracin

Alcance

5.1 Recopilar Requisitos 5.2 Definir el alcance 5.3 Crear la EDT 6.1 Definir las actividades 6.2 Secuenciar las actividades 6.3 Estimar los recursos de las actividades 6.4 Estimar la duracin de las actividades 6.5 Desarrollar el cronograma 7.1 Estimar los costos 7.2 Determinar el presupuesto 8.1 Planificar la calidad 9.1Desarrollar Plan de RRHH 8.2 Realizar el aseguramiento de la calidad 9.2 Adquirir el Equipo del proyecto 9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto 9.4 Dirigir el Equipo del Proyecto 10.3 Distribuir la Informacin 10.4 Gestionar las expectativas de los interesados

6.6 Controlar el cronograma

Tiempo

7.3 Controlar los costos

Costos Calidad

8.3 Realizar el control de calidad

RRHH

10.1 Identificar a los Interesados Comunicaciones

10.2 Panificar las comunicaciones

10.5 Informar el Desempeo

Riesgos

11.1 Planificar la gestin de riesgos 11.2 Identificar los riesgos 11.3 Realizar el Anlisis cualitativo de riesgos 11.4 Realizar el Anlisis cuantitativo de riesgos 11.5 Planificar la respuesta a los riesgos

11.6 Monitorear y Controlar los Riesgos

12.1 Planificar las adquisiciones Adquiciones

12.2 Efectuar las adquisiciones

12.3 Administrar las Adquisiciones

12.4 Cerrar las Adquisiciones

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Grupo de procesos: PLANIFICACION

Procesos de Seguimiento y control

Procesos de Planificacin

T Plan de Gestin de RRHH T RAM T - Organigrama

Procesos de Inicio

Procesos de Cierre

Procesos de Ejecucin

Inicio

Planificacin

Ejecucin

Control

Cierre

Integracin

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Tiempo

Costos

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RRHH

Comunicaciones

Riesgos

Adquisiciones

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9.1 Desarrollar Plan Recursos Humanos

Son los procesos en el cual se identifican los roles, funciones y responsabilidades de los interesados en el proyecto. Organigrama del proyecto, liberacin de los recursos, identificar necesidades de capacitacin, estrategia para fomentar el espritu de equipo, plan de reconocimiento y programa de recompensa, asuntos relacionados a la seguridad, disponibilidad de los recursos.
Entradas
. 1 Requisitos de Recursos de la actividad

Herramientas y Tcnicas
. 1 Organigramas y Descripciones de Puestos . 2 Creacin de Relaciones de Trabajo

Salidas
. 1 Plan de Recursos Humanos

. 2 Factores ambientales de la empresa

. 3 Activos procesos de la organizacin

. 3 Teoria de la Organizacin

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Control

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Costos

Calidad

RRHH

Comunicaciones

Riesgos

Adquisiciones

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9.1 Desarrollar Plan Recursos Humanos

Entradas
. 1 Requisitos de Recursos de la actividad . 2 Factores ambientales de la empresa . 3 Activos procesos de la organizacin

Nmero de recursos y habilidades requeridas

Inicio Planificacin Ejecucin Control Cierre

Los requisitos preliminares relativos a las personas necesarias y las competencias para los miembros de los equipos de proyecto se elaboran de forma gradual. Identifica los tipos y la cantidad de recursos necesarios para cada actividad de un paquete de trabajo. Las caractersticas de cada recurso puede variar dependiendo del rea de aplicacin.
Integracin Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones

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9.1 Desarrollar Plan Recursos Humanos

Entradas
. 1 Requisitos de Recursos de la actividad . 2 Factores ambientales de la empresa . 3 Activos procesos de la organizacin
Qu organizaciones estarn involucradas en el Proyecto? Hay algunos planes ocultos? Hay alguien que no quiera el proyecto? Qu disponibilidad hay para contratar ayuda? Cul es la disponibilidad de capacitacin para los miembros del equipo del proyecto?
Inicio Planificacin Ejecucin Control Cierre

Procesos, estructura y cultura de la organizacin Los recursos humanos existentes (pej habilidades, disciplinas y conocimientos) Polticas de administracin de personal (pej pautas de retencin y manejo de personal, revisin del desempeo de los empleados, registros de capacitacin, poltica de horas extras, procedimientos de recompensas). Las condiciones de mercado.
Integracin Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones

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9.1 Desarrollar Plan Recursos Humanos

Entradas
. 1 Requisitos de Recursos de la actividad . 2 Factores ambientales de la empresa . 3 Activos procesos de la organizacin

Qu tal tener informacin histrica de proyectos pasados? Estos activos pueden ayudar a aumentar la eficiencia del proceso Desarrollar el Plan de RRHH, as como la eficacia del Plan resultante.

Procesos y polticas estndar de la organizacin (pej poltica de gestin de proyectos, ciclo estndar de vida del producto y del proyecto, polticas y procedimientos de calidad, Descripcin de roles estandarizados Plantillas para organigramas Descripciones de puestos Informacin histrica sobre procesos, estructuras de organizacin. En el Plan del proyecto, en los planes de Riesgos, Calidad y Comunicaciones se indicar quienes son los responsables.
Cierre Integracin Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones

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9.1 Desarrollar Plan Recursos Humanos

Herramientas y Tcnicas
. 1 Organigramas y Descripciones de Puestos . 2 Creacin de Relaciones de Trabajo . 3 Teoria de la Organizacin

El objetivo es asegurar que cada paquete de trabajo tenga un nico responsable y que todos comprendan claramente sus roles. Hay 3 tipos de formatos para documentar los roles y responsabilidades: Organigrama Jerrquico Diagrama Matricial de Asignacin de Responsabilidad Formato tipo Texto (Descripcin de puestos)

Inicio

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Ejecucin

Control

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Integracin

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Tiempo

Costos

Calidad

RRHH

Comunicaciones

Riesgos

Adquisiciones

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9.1 Desarrollar Plan Recursos Humanos

Herramientas y Tcnicas
. 1 Organigramas y Descripciones de Puestos . 2 Creacin de Relaciones de Trabajo . 3 Teoria de la Organizacin
Proyecto

Diagrama Jerrquico. Estructura tradicional de arriba hacia abajo. Tenemos ODE y EDR. La estructura de desglose de la organizacin (EDO) esta estructurado segn los departamentos, unidades o equipos de la organizacin, y en cada uno de ellos se refleja cuales son sus roles en el proyecto.

Los roles y responsabilidades que se esperan de los miembros del equipo tales como TAREAS asignadas al equipo de direccin del proyecto, informar a acerca de REQUISITOS o asistencia a reuniones, adems las Actividades que se esperan se complete.
Inicio Planificacin Ejecucin Control Cierre Integracin

Departamento de Materiales

Departamento de TI

Depatamento de Logstica

3. 4.7.1 A Proveer las necesidades del cliente 7.4. 5. 2 A Dirigir las Comunicaciones

2.4.6.1 A Proveer Diseo Inicial

5.4.1.1 A Proveer Diseo de infraestructura

1.1.2.4 A Proveer Calidad 2.3. 4. 1 Proveer Informacin Histrica

Alcance

Tiempo

Costos

Calidad

RRHH

Comunicaciones

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9.1 Desarrollar Plan Recursos Humanos

Herramientas y Tcnicas
. 1 Organigramas y Descripciones de Puestos . 2 Creacin de Relaciones de Trabajo . 3 Teoria de la Organizacin
Los roles y responsabilidades que se esperan de los miembros del equipo tales como TAREAS asignadas al equipo de direccin del proyecto, informar a acerca de REQUISITOS o asistencia a reuniones, adems las Actividades que se esperan se complete.
Inicio Planificacin Ejecucin Control Cierre

La estructura de desglose de Recursos (EDR) es otro tipo de Diagrama Jerrquico porque descompone segn los tipos de recursos, es til para realizar el seguimiento de los costos del proyecto.
Proyecto

Programadores

Analista Funcional

Arquitecto

1. 1.4.1 Documento de Anlis 5.4. 3. 2 Documento de Diseo

2.4.1.1 Propuesta de Solucin 1.1.2.3 Casos de Uso 5.3. 4. 1 Plan de pruebas

5.4.3.2 Documento de arquitectura

Integracin

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Costos

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9.1 Desarrollar Plan Recursos Humanos

Delegar es una de las acciones primarias de un gerente de proyecto y para hacerlo de forma adecuada, es importante identificar los roles y responsabilidades del proyecto lo antes posible. Para ello, se utiliza la matriz RAM. Hay otros como RACI (responsable, Aprobador), RASCI (soporte), RACIVS (verifica, firma), RACIO (Omitido)
Cierre Integracin Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones

Herramientas y Tcnicas
. 1 Organigramas y Descripciones de Puestos . 2 Creacin de Relaciones de Trabajo . 3 Teoria de la Organizacin

Un RAM no muestra cundo llevarn a cabo el trabajo las personas (tiempo)

Inicio

Planificacin

Ejecucin

Control

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9.1 Desarrollar Plan Recursos Humanos

Diagrama Matriciales. Se utiliza para ilustrar las relaciones entre las actividades o paquetes de trabajo y los miembros del proyecto. RAM de alto nivel. Define que equipo del proyecto es responsable de cada paquete de trabajo. RAM menor nivel. Designa roles, responsabilidad y niveles de autoridad para las actividades especficas.
Cierre Integracin Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones

Herramientas y Tcnicas
. 1 Organigramas y Descripciones de Puestos . 2 Creacin de Relaciones de Trabajo . 3 Teoria de la Organizacin

Un RAM no muestra cundo llevarn a cabo el trabajo las personas (tiempo)

Inicio

Planificacin

Ejecucin

Control

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9.1 Desarrollar Plan Recursos Humanos

Diagrama Matriciales. RACI es simplemente una RAM y tiene mucha relevancia cuando el equipo esta conformado por recursos internos y externos, a fin de asegurarnos una diferenciacin clara de sus roles y expectativas en el proyecto.

Herramientas y Tcnicas
. 1 Organigramas y Descripciones de Puestos . 2 Creacin de Relaciones de Trabajo . 3 Teoria de la Organizacin

Define las asignaciones de Roles con mayor Claridad.

Inicio

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Ejecucin

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Alcance

Tiempo

Costos

Calidad

RRHH

Comunicaciones

Riesgos

Adquisiciones

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9.1 Desarrollar Plan Recursos Humanos

Damian Andrea Steve
A P A A P A P P P P A P P P A A P A P A A A A P

Rose

Chris

Keith

Partida de EDT

Partida del Trabajo

Festival 1.0. 1.1. 1.2 1.3 2.0. 3.0. 3.1 3.2 3.3 4 4.1 4.2 5.0. 5.1 5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 Publicidad Anuncios en los peridicos Carteles Boletos Relacin de voluntarios Juegos Puestos Juegos Premios Juegos Mecnicos Contratista de Juegos Mecanicos Permisos Espectaculos Actores Tribunas Escenario Sonido e iluminacin Asientos P A

A A

P P P P

A P A A A A P

A A

Responsabilidad principal Responsabilidad de apoyo

Inicio Planificacin Ejecucin Control Cierre Integracin Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos

Tyler

Lynn

Jack

Beth

Neil

Jeff

Joe

Jim

Pat

Bill

P A

Adquisiciones

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9.1 Desarrollar Plan Recursos Humanos

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Ejecucin

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Calidad

RRHH

Comunicaciones

Riesgos

Adquisiciones

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9.1 Desarrollar Plan Recursos Humanos

EDO

Relacin entre EDT, EDO y RAM

Es importante adems consultar el Calendario de la Organizacin para certificarse de que los recursos de la EDO estarn disponibles para el Proyecto

EDT

RAM

Definida la EDT y la RAM y conociendo cules sern los recursos disponibles, es posible combinar sus datos y entonces, empezar el desarrollo del diagrama de red del proyecto que servir como base para confeccionar el cronograma del proyecto.
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9.1 Desarrollar Plan Recursos Humanos

Herramientas y Tcnicas
. 1 Organigramas y Descripciones de Puestos . 2 Creacin de Relaciones de Trabajo . 3 Teoria de la Organizacin

Es la participacin formal e informal con otras personas dentro de la organizacin. Manera eficaz de mejorar el desarrollo profesional de la gestin del proyecto durante todo el ciclo de vida del proyecto. Las actividades incluyen: Almuerzos de negocio Conferencias Simposios Correspondencias.
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9.1 Desarrollar Plan Recursos Humanos

Las respuestas individuales, el desempeo del equipo y las caractersticas de las relaciones personales varan en funcin de las diferentes estructuras de la organizacin. Esta tcnica suministra informacin relativa a la manera en como se comportan las personas, los equipos y las unidades de la organizacin. El uso eficaz de esta informacin disminuye la cantidad de tiempo, costos y esfuerzos necesarios para crear la Planificacin de los recursos humanos.
Cierre Integracin Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones

Herramientas y Tcnicas
. 1 Organigramas y Descripciones de Puestos . 2 Creacin de Relaciones de Trabajo . 3 Teoria de la Organizacin

Inicio

Planificacin

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9.1 Desarrollar Plan Recursos Humanos

Salidas
. 1 Plan de Recursos Humanos

Forma parte del Plan subsidiario, proporciona una gua Cmo los RRHH deben ser definidos, adquiridos, dirigidos, supervisados y liberados. Debe incluir: Roles y responsabilidades Diagramas de organizacin Plan de asignacin del personal
Inicio Planificacin Ejecucin Control

Plan de asignacin de personal incluye: . Tu plan para la adquisicin de personal de donde vendrn? . Calendario de recursos Cundo habr personas disponibles? Cundo sern utilizados? . Plan de liberacin de personal Cundo se liberaran los recursos y dejaran de ser cobrados al proyecto? . Necesidades de capacitacin Qu tipo de capacitacin necesitan? . Reconocimiento y recompensas Qu son? Cules son sus criterios de utilizacin? . Cumplimiento Cmo cumplir el proyecto con las reglas seleccionadas? . Seguridad Qu polticas protegen a los recursos?
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9.1 Desarrollar Plan Recursos Humanos

Salidas
. 1 Plan de Recursos Humanos

Tambin debe incluir:

Roles, responsabilidades, Autoridad y competencia Organigrama del proyecto Adquisicin de personal Calendario de recursos Contratacin de personal Histograma de recursos Plan de liberar al personal Necesidad de capacitacin Reconocimiento y recompensas
Cierre Integracin Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH Comunicaciones Riesgos Adquisiciones

Debe incluir: Roles y responsabilidades Diagramas de organizacin

Plan de asignacin del personal

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9.1 Desarrollar Plan Recursos Humanos

Todos los roles y responsabilidades Sobre el proyecto deben ser claramente Asignados y estrechamente enlazados Con la definicin del alcance del proyecto
Sponsor del proyecto: . Proporciona el recurso financiero . Junto con el cliente, acepta formalmente el producto del Proyecto, define eventos claves, fechas de entrega, umbral del riesgo,

Roles
Equipo del Proyecto: .Crea el EDT .Estima costos y tiempos . Ejecuta el plan . Identifica restricciones, supuestos, riesgos .Revisa informes de desempeo del Proyecto

Gerente del Proyecto: . Es responsable del xito fracaso del proyecto . Esta a cargo del proyecto pero NO necesariamente de los recursos . Integrador de todos los elementos del Proyecto . Lidera y dirige los esfuerzos de planeacin . Asiste al equipo e interesados en la ejecucin del Proyecto . Controla desempeo del Proyecto y toma acciones correctivas
Cierre Integracin Alcance Tiempo Costos Calidad RRHH

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Ejecucin

Control

Comunicaciones

Riesgos

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9.1 Desarrollar Plan Recursos Humanos

Roles y responsabilidades. Un Gerente de Proyecto debe mostrar claramente los Funciones y responsabilidades de gestin, de los miembros del equipo y otros interesados, y puede usar la Matriz de Asignacin de Responsabilidad (RAM) para hacerlo. Debemos de conocer en detalle el ROL del: Patrocinador Equipo del Proyecto Interesados Gerente Funcional Gerente de Proyectos
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Roles y responsabilidades: Project Sponsor

Durante o antes de iniciar un proyecto: Tiene requisitos que debe cumplirse
Proporciona el recurso financiero Proporcionar el enunciado de trabajo Proporciona informacin para el Acta de constitucin del proyecto Puede imponer HITOS, eventos principales o fechas de finalizacin del proyecto (junto con el cliente) Emite el Acta de constitucin del proyecto Tiene la autoridad sealado en el acta de constitucin Ayuda a organizar el trabajo en los proyectos

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Roles y responsabilidades: Project Sponsor

Establecer las prioridades entre los proyectos. Determina las prioridades entre los componentes de la triple restriccin. Anima a la finalizacin de los requerimientos y el alcance por los interesados. Durante la Planificacin. Proporciona el equipo del proyecto con tiempo para la planificacin. Puede revisar el WBS Proporciona la lista de los RISK Determinar los informes requeridos por la gestin para supervisar el proyecto proporciona juicio de expertos.
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Roles y responsabilidades: Project Sponsor

Ayuda a evaluar las compensaciones durante el Crashing, Fast Tracking y Restimaciones. Aprueba el plan final del Project Management Durante la ejecucin y Control. Aprueba los cambios al Project Charter. Protege al proyecto de las influencias externas y de cambios. Hace cumplir las polticas de calidad Proporciona Juicio de expertos Ayuda a evaluar las compensaciones durante el Crashing, Fast Tracking y Restimaciones. Resuelve conflictos que se extienden ms all del control del gerente del proyecto.
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Roles y responsabilidades: Project Sponsor

Aprueba o rechaza los cambios Puede ordenar que QA revise y ejecute Aclarar el alcance de preguntas. Junto con el cliente, acepta formalmente el producto del Proyecto, define eventos claves, fechas de entrega, umbral del riesgo

Durante Cierre Proporciona aceptacin formal de los resultados (si es

el cliente) Apoya a la recoleccin de registros histricos de los ltimos proyectos.

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Roles y responsabilidades: Equipo

El TEAM es un grupo de personas que concluirn los trabajos sobre el proyecto. Los miembros del TEAM pueden cambiar a lo largo del proyecto como la gente se adiciona y se eliminan del proyecto. Es generalmente el rol del equipo que puede ayudar a planificar que hay por hacer (WBS) y crear las estimaciones para los work packages o actividades. Identificar e involucrar a los stakeholders Ejecutar el project management para lograr el trabajo definido en el project scope statement. Asistir a las reuniones del equipo del proyecto Mejorar los procesos Cumplir con los planes de calidad y de comunicaciones. Hacer cumplir las normas.
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Roles y responsabilidades: Equipo

Dependiendo del tamao y complejidad del proyecto, el rol del equipo podra ayudar al gerente del proyecto haciendo lo siguiente: Definir el producto del proyecto Identificar y analizar las restricciones y asunciones Definir los requerimientos Determinar la definicin de calidad sobre el proyecto y de debemos conseguirlo Crear el WBS Descomponer en work packages y considerar el cronograma de actividades Identificar dependencias y crear el diagrama de red Proporcionar las estimaciones de tiempo y costos Identificar riesgos.
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Roles y responsabilidades: Equipo

Ejecutar el anlisis del riesgo, cualitativa y cuantitativa y planificar la respuesta del riesgo. determinar las reservas para el tiempo y costos para el proyecto elaborar el reporte de rendimiento del proyecto medir el rendimiento del proyecto determinar las necesidades para las acciones correctivas

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Roles y responsabilidades: Equipo

Actividades realizadas por el equipo de gerencia de proyectos: Analizar y comprender el alcance. Esto incluye los requisitos del proyecto y del producto, los criterios, las asunciones, las restricciones y dems influencias relacionadas con un proyecto y la forma en que cada uno gestionara dentro del proyecto Documentar los criterios especficos de los requisitos del producto. Comprender como tomar la informacin y transformarla en un plan de gestin del proyecto usando el grupo de procesos de planificacin.
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Roles y responsabilidades: Equipo

Preparar el EDT Adoptar las acciones apropiadas para que el proyecto se lleve a cabo de acuerdo con el plan de gestin del proyecto, el conjunto planificado de procesos integrados y el alcance planificado

Medir y supervisar el estado, los procesos y los productos del proyecto.

Analizar los riesgos del proyecto.

Inicio

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Ejecucin

Control

Cierre

Integracin

Alcance

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Costos

Calidad

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9.1 Desarrollar Plan Recursos Humanos

Organigrama del Proyecto

Inicio

Planificacin

Ejecucin

Control

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Integracin

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Costos

Calidad

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Comunicaciones

Riesgos

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Preguntas?

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