eBook 10 INDICADORES PARA LA GESTIN DE MI CENTRO DEPORTIVO

INDICE 1. Introduccin 2. 10 indicadores para la gestin de mi centro deportivo 3. Y ahora qu? 4. Se puede hacer algo ms? Si, se puede Pg. 3 Pg. 5 Pg. 10 Pg. 11

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1. INTRODUCCIN
El control del centro deportivo es una de las preocupaciones ms importantes despus de la obtencin y atencin de clientes para los gestores deportivos. Pero para poder hablar de este contexto de control del centro deberamos remitirnos al plan estratgico del centro deportivo, porque al final lo que realmente estamos controlando es si realmente estamos yendo por el camino adecuado para poder llegar a nuestra meta que esta descrita en nuestra planificacin estratgica. Como en el relato de Alicia en el pas de las maravillas, cuando Alicia le pregunta a gato de Cheshire podras decirme, por favor, qu camino debo seguir para salir de aqu? Esto depende en gran parte del sitio al que quieras llegar, le dijo el Gato. No me importa mucho el sitio..., dijo Alicia. Entonces tampoco importa mucho el camino que tomes, dijo Gato La importancia de tener unas metas de forma escrita, ayuda a orientar a la empresa a la consecucin de dichos objetivos y se traza un camino adecuado para poder llegar a esa meta de una manera rpida y eficaz. Un esquema bsico para la creacin de una planificacin estrategia es la siguiente

Se define una misin, visin y unos valores corporativos a los cuales se quiere llegar, que acompaado de un anlisis del entorno de la propia empresa en el momento actual, (se ha de saber desde que punto se parte para llegar a la meta) y se concretan una serie de objetivos generales alineados con la misin, visin y valores. Estos objetivos son medibles y se desglosan en varios objetivos estratgicos concretos.

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El camino, con las acciones concretas para poder cumplir los objetivos estratgicos se contemplan en el plan Anual, es decir, que acciones tengo que realizar este ao para poder cumplir con los objetivos estratgicos (algunos ejemplos son: objetivos econmicos: obtener xx anuales de facturacin. Objetivos Atencin al cliente: obtener una valoracin de 8 sobre 10 en la encuesta anual de satisfaccin. Etc.). Para saber si se estn cumpliendo o no, esta serie de objetivos, se fijan los indicadores de gestin. Estos nos sirven de referencia y nos aportan informacin para comprobar si nos estamos desviando sobre los resultados esperados, detectarlo a tiempo, y aplicar las correcciones adecuadas en el cumplimiento de los objetivos estratgicos. Para dar validez a los indicadores y poder estudiarlos se realizar un seguimiento anual continuo de los mismos. Realizando as un ciclo en el cual se estudia el entorno y se miden el cumplimento de los planes anuales. Los indicadores es una parte del control de esta planificacin estratgica y deben estar integrados en ella. Los indicadores por s mismos no tienen sentido, solo es una herramienta de control y comparacin con los resultados propios y los de otros centros.

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2. 10 INDICADORES PARA LA GESTIN DE MI CENTRO DEPORTIVO

Como decamos en la introduccin, en la direccin de instalaciones deportivas es necesario analizar diferentes elementos para controlar y medir el resultado de la gestin. La recogida de informacin es bsica para poder tomar decisiones que ayuden a mejorar los resultados. Ya adelantamos que la informacin que arrojan los resultados econmicos es fundamental pero no es suficiente para poder gestionar de una forma eficiente. Por parte del Club Gestin Tiempod, teniendo presente que no se puede gestionar lo que nos se puede medir hemos seleccionado 10 indicadores de gestin que te aportarn una fotografa del estado de tu centro deportivo. Estos indicadores se compararan con los mismos del ao anterior y con las referencias fijadas en plan anual. En caso de no tener un histrico de referencia, nuestra recomendacin es que se inicie lo ms rpido posible la toma de datos, o se busque una alternativa como es el Club de Gestin en el que profesionales del sector comparan mensualmente su evolucin con su propio plan y con la evolucin de otros profesionales. Hemos seleccionado estos 10 indicadores ya que nos van a aportar informacin sobre: Evolucin sobre el modelo de negocio escogido. 1. Relacin socio por m2. Resultados de las campaas de marketing y comunicacin. 5. Solicitudes de informacin de potenciales clientes. Evolucin del proceso comercial. 3. % de altas sobre las visitas de los potenciales clientes. Evolucin de las segundas ventas (ingresos no procedentes de las cuotas). 4. % de cuotas en la facturacin. 5. % de la facturacin mensual correspondiente a otros servicios. Evolucin y ocupacin de la prestacin del servicio. 6. Media de asistencia semanal por abonado. 7. % asistencia diaria (sobre el total de abonados). 8. % de asistencia a las clases colectivas (sobre las asistencias totales). Capacidad de fidelizacin. 9. Tasa de abandono y tasa de retencin. 10. Media de meses de permanencia.

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Si eres gestor deportivo probablemente te preguntes si, estos son los ms importantes, nosotros consideramos que son los mnimos que se deben controlar, ahora bien, es importante que como profesional de la gestin escojas los que le aporten la informacin necesaria para alcanzar tus objetivos conforme a tu modelo de negocio, bien sean estos u otros. Probablemente te hagan falta ms de 10 para tener el control total de todos los departamentos de tu instalacin. Librando esta salvedad nos centraremos en la descripcin y la forma de calcular los seleccionados por el Club de Gestin para la comparativa de los centros. EVOLUCIN SOBRE EL MODELO DE NEGOCIO ESCOGIDO 1. Relacin socio por metro cuadrado: indicador que aporta informacin sobre la rentabilidad del centro. Relaciona dimensin de la instalacin, ocupacin y modelo de negocio.

Ejemplo: Socios por m2 = 1500 / 750 = 2 socios / m2 Para este clculo se computarn los m2 tiles de instalacin, (reas de actividades, circulaciones, zonas comunes, etc.), Exceptuando parking en caso de disponer de l. *Indicador con referencia en IHRSA

RESULTADOS DE LAS CAMPAAS DE MARKETING Y COMUNICACIN 2. Solicitudes de informacin de potenciales clientes: indicador que aporta informacin sobre el efecto de la comunicacin en el pblico potencial y sobre las posibilidades de facturacin. Para este clculo se contabilizarn todas las personas que vengan a solicitar informacin en cada mes, independientemente de si han sido socios anteriormente o si se dan de alta el mismo da de la visita. Ejemplo: Enero 75

Febrero 65

Marzo 60

Abril 45

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EVOLUCIN DEL PROCESO COMERCIAL 3. % de altas sobre las visitas de los potenciales clientes : indicador que aporta informacin sobre la calidad del cierre comercial.

Ejemplo:

Para que el clculo sea vlido se debe haber contabilizado todas las solicitudes de informacin, estas siempre tendrn un valor superior al de altas realizadas.

EVOLUCIN DE LAS SEGUNDAS VENTAS (INGRESOS NO PROCEDENTES DE LAS CUOTAS). 4. % de cuotas en la facturacin: indicador que aporta informacin sobre el peso que tiene la venta de cuotas en la cuenta de explotacin y la posibilidad de crecimiento de otros servicios.

Ejemplo:

*Indicador con referencia en IHRSA para algunos modelos de negocio

5. % de la facturacin mensual correspondiente a otros servicios: indicador que aporta informacin sobre el peso que tiene la venta de otros servicios y productos en la cuenta explotacin y la posibilidad de crecimiento de estos servicios.

Ejemplo:

*Indicador con referencia en IHRSA para algunos modelos de negocio

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EVOLUCIN Y OCUPACIN DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO. 6. Media de asistencia semanal por abonado: indicador que aporta informacin sobre las veces que los abonados utilizan las instalaciones. Est relacionado con la fidelizacin, a mayor ratio de uso, mayor fidelizacin, dado que se entiende que hay una mayor adherencia a la prctica deportiva o al uso de los servicios de la instalacin. Este indicador se puede concretar todava ms relacionndolo con la parrilla de actividades.

Ejemplo: *Indicador con referencia en IHRSA

7. % asistencia diaria de abonados: indicador que aporta informacin sobre el dimensionamiento y capacidad tanto de la propia instalacin como de los servicios ofrecidos

Ejemplo:

*Indicador con referencia en ACSM

8. % de asistencia a las clases colectivas (sobre las asistencias totales): indicador que aporta informacin sobre el uso de las actividades colectivas. Valorando de este modo si el nmero de clases, el tipo y recursos invertidos est acorde con la asistencia al centro y por tanto con la demanda de este tipo de actividades

Ejemplo:

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CAPACIDAD DE FIDELIZACIN. 9. Tasa de abandono: indicador que aporta informacin sobre la fidelizacin y retencin de los abonados, y por ende de la calidad en la prestacin del servicio.

Ejemplo:

Para calcular el ratio de ratio de bajas (rotacin anual) se sumarn los ratios mensuales en tantos por ciento. Este dato aportar otro por diferencia, es la tasa de retencin: se calcular restando al 100% el % correspondiente a la tasa de abandono. Tasa de retencin
*Indicador con referencia en IHRSA

10. Media de meses de permanencia: indicador que aporta informacin sobre el nmero de meses que los socios estn como activos. Es interesante vincular este parmetro a las diferentes cuotas para poder observar cual es en la que ms tiempo estn los socios. Para su clculo hay aplicaciones de programas de gestin que lo calculan directamente, en caso de no disponer de ella se realizar haciendo un anlisis de las bajas de cada mes y anotando la permanencia de cada abonado que ha causado baja.

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3. Y ahora qu?
Estos, o los indicadores que selecciones para el control de tu centro deportivo en funcin del modelo de negocio, se deben medir como mnimo mensualmente, de este modo te aportarn la informacin necesaria para la toma de decisiones sobre: sustitucin de un servicio, potenciacin de un rea o departamento, formacin o reciclaje de tu equipo, etc. en definitiva de ayudarn a conseguir tus objetivos empresariales. Para crear el histrico correspondiente puedes utilizar una hoja de clculo que te permita hacer una grfica y analizarlos de un vistazo.
mes 1 mes 2 mes 3 mes 12

Relacin socio por m2. Solicitudes de informacin de potenciales clientes. % de altas sobre las visitas de los potenciales clientes. % de cuotas en la facturacin. % de la facturacin mensual correspondiente a otros servicios. Media de asistencia semanal por abonado. % asistencia diaria (sobre el total de abonados). % de asistencia a las clases colectivas (sobre las asistencias totales). Tasa de abandono y tasa de retencin. Media de meses de permanencia.

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4. Se puede hacer algo ms? Si, se puede

Una vez que tienes controlados los indicadores de tu centro deportivo y ponindonos en el mejor de los casos, habiendo alcanzando tus objetivos, probablemente como buen empresario querrs saber si se puede mejorar, si ests evolucionando a la vez que el sector, si puede ser ms rentable todava. Para ello es necesario, por un lado que desarrolles nuevos planes de accin despus de revisar los actuales de forma individual o de la mano de un profesional, y que te compares con otros centros deportivos, de diferentes ciudades, que estn en el camino del CD Altamente Rentable y no en el camino de la precariedad y la emergencia diaria. Que sistematices los procesos que funcionan y elimines los que no, que aprendas de los errores de otros y descubras que ha funcionado en otras instalaciones deportivas, sin caer en el juego del ensayo error, tan costoso econmicamente y ver crecer a tu empresa de forma slida. Si ests dispuesto a ir un poco ms all en la atencin al cliente, a hacer lo que hay que hacer para ser rentable, sin excusas, ponte en contacto con el Club de Gestin by Tiempod y smate al club de los profesionales del fitness. Ms informacin sobre el Club de Gestion en www.tiempod.es Escribiendo a: info@tiempod.es Miguel ngel Martnez: mamferrer@tiempod.es Alfredo Bastida: abastida@tiempod.es O llamando al 911124976

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