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Mayo 2008
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INDICE
1. OBJETIVO 3
2. CONCEPTO DE AUDITORÍA 3
3. ¿CÓMO GENERAR VALOR AGREGADO EN LA AUDITORÍA?
4
4. PROPÓSITO DE LAS AUDITORIAS 6
5. TIPOS DE AUDITORIAS 7
6. ALCANCE DE LA AUDITORIA 7
7. ESTRUCTURA DEL PROGRAMA DE AUDITORIAS 9
8. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA 10
9. RECOLECCION DE EVIDENCIAS 11
10. LISTA DE VERIFICACIÓN 14
11. EL PROCESO DE ENTREVISTA 14
12. ANÁLISIS DE DOCUMENTOS 15
13. ANÁLISIS DE REGISTROS 16
14. OBSERVACIONES EN EL TERRENO 16
15. OBSERVACIONES DE LA AUDITORIA 17
16. REUNION DE CIERRE CON LOS AUDITADOS 17
17. INFORME DE LA AUDITORIA 17
18. EL CONCEPTO DE NO CONFORMIDAD 19
19. AUDITOR LIDER (AUDITOR PRINCIPAL) 19
20. LA CALIFICACIÓN DE LOS AUDITORES 20
GLOSARIO 21
BIBLIOGRAFÍA 21
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AUDITORÍAS INTERNAS EN LOS SISTEMAS DE GESTIÓN
1. OBJETIVO
2. CONCEPTO DE AUDITORIA
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características fisicoquímicas y de desempeño del mismo contra una
norma.
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Se debe presentar la auditoria como un proceso sistemático, indepen-
diente y documentado, que está garantizando el dinamismo y el mante-
nimiento de los sistemas de gestión.
La auditoria interna es quizás la principal herramienta que tienen las
organizaciones para retroalimentar el desempeño de sus Sistemas de
Gestión, así mismo, las normas de referencia por ser normas genéri-
cas son difícil de auditar.
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• Identifica oportunidades de mejora que orienta el aumento del
desempeño
• Identifica posibles áreas de riesgo.
• Recolectar evidencias durante la auditoría.
• Auditar los procesos de la alta dirección.
• Auditar de la competencia del personal y de las acciones adop-
tadas.
• Definición del alcance del Sistema.
• Organismos de acreditación.
• Auditores.
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• Consultores.
• Entidades Gubernamentales.
• Laboratorios.
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6. TIPOS DE AUDITORÍA
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Se debe instituir un programa efectivo de seguimiento mediante el cual
se garantice que todas las acciones correctivas se implementen
efectivamente.
Un ciclo de auditoría interna cubre el 100% del sistema de gestión. Sin
embargo, se puede hacer por segmentos, programándolas con base en
la categoría y la importancia de la actividad a auditar.
La frecuencia de la auditoría interna debe ser regular. Sin embargo, esta
frecuencia se puede alterar en ocasiones especiales; por ejemplo: si un
producto es retirado del mercado o rechazado repetidas veces, o para
prepararse para una visita (inspección) de las autoridades oficiales de
salud.
7. ALCANCE DE LA AUDITORIA
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importante, antes de ejecutar la auditoría, definir el alcance de la
misma. Este se puede establecer de acuerdo a distintos criterios.
8.1 Alcance
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que ejecute la empresa, hay áreas más sensibles en el sistema de
gestión de calidad, que merecen, por lo tanto, una mayor atención y
una auditoría más frecuente o de mayor profundidad. Por ejemplo, en
una empresa manufacturera el control de los procesos de producción
será un elemento clave cuya frecuencia de auditoría deberá ser mayor
que la de otros aspectos del sistema de gestión de calidad. En cambio,
en un proceso de cirugía, el entrenamiento y calificación de los médicos
y enfermeras será el elemento fundamental para asegurar la calidad del
proceso.
8.5 Responsables
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auditor). Por ello es importante disponer de un equipo de auditores
suficientemente amplio (entre un 10 y un 15% del total de personas que
laboren en la empresa).
9. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
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9.2 Preparación de la Auditoría
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9.3.3 Metodología
Tanto para los auditores como para los auditados es necesario conocer
la forma de comunicar cualquier inquietud o mal entendido durante la
auditoría.
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Para hacer una evaluación sistemática de la evidencias, el auditor
podría recurrir al uso de una lista de verificación que le dé pautas para
indagar sobre los requisitos del sistema de gestión que va a auditar.
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Inicio de la entrevista: Las preguntas no se comienzan al iniciar. Hay
que allanar el terreno brevemente para ganar la tranquilidad y
confianza del auditado antes de comenzar a preguntar. Se
recomienda aclarar nuevamente el objetivo de la auditoría, el
alcance y recordar que es una oportunidad de mejoramiento para el
sistema y que no tiene fines punitivos.
El trato con el auditado deber ser cordial, sin rayar en la excesiva
confianza o camaradería.
El lenguaje utilizado debe ser claro, sencillo y concreto. Hay que
asegurarse de que el auditado entiende lo que el auditor le está
preguntando.
La escucha. El auditor debe saber escuchar, prestando atención no
sólo a las respuestas del auditado sino también a la forma como las
da (tono de la voz, inflexiones, acentos, ritmos). Hay que dejar
hablar al auditado, pero manteniendo siempre el control sobre el
tema del que se está tratando y el tiempo destinado para la
actividad de entrevista.
Las preguntas deben ser breves y claras, sin el ánimo de confundir o
“hacer resbalar” al auditado. Las preguntas no deben sugerir
respuestas al auditado.
Los silencios. El auditor debe permanecer atento, interesado, en
actitud de escucha, tomando notas, evitando hablar al mismo tiempo
que el auditado.
No es conveniente cortar abruptamente al auditado cuando está
hablando. Si el auditado es muy conversador y le gusta “quemar
tiempo”, se le controla pidiéndole los registros que soporten la
información que está suministrando por ejemplo.
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otros documentos del sistema, la secuencia adecuada, la coherencia,
la actualización y que la lectura sea comprensible.
Lo vivido: Es lo más importante respecto a la implementación del
sistema de gestión. Se debe observar si el documento ha sido
adecuadamente difundido al personal que lo requiere, si se está
aplicando efectivamente, si existen diferencias entre lo documentado
y lo que se hace, si hay correcciones hechas a mano sobre el
documento.
La probabilidad es de si se revisan
50% 1 documento
75% 2 documentos
87.5% 3 documentos
93.75% 4 documentos
96.87% 5 documentos
98.44% 6 documentos
99% 7 documentos
De acuerdo con esta tabla, el auditor debe revisar mínimo tres y
máximo siete documentos o registros de cada clase para tener una
confiabilidad alta en el proceso de revisión.
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15. OBSERVACIONES EN EL TERRENO
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•Agradecimientos a los auditados por la cooperación.
•Explicación de las conclusiones.
•Información positiva.
•Descripción clara de las no conformidades.
•Fijación del plazo para la toma de acciones correctivas y preventivas.
•Definición de las acciones de seguimiento.
•Presentación del informe o fecha de entrega del mismo.
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La empresa no posee un procedimiento exigido por la norma.
Un procedimiento no es seguido por el responsable de su aplicación.
El representante de la Gerencia no tiene autoridad suficiente (no es
un miembro del equipo directivo).
Los productos no conformes no son identificados.
El programa de auditoría interna no es seguido.
Las no conformidades detectadas no son corregidas en un plazo
razonable.
La empresa no evalúa a sus proveedores.
Los equipos de medición no están calibrados con relación a patrones
reconocidos.
Se utilizan copias no controladas u obsoletas de los documentos.
La norma ISO 19011 exige que las auditorías internas sean conducidas
por personal calificado. Tal calificación debe establecerse como mínimo
con base en los criterios de entrenamiento, educación y experiencia.
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Aunque la organización es autónoma para establecer los niveles de
calificación requeridos según estos tres criterios, la norma ISO 10011-2
sugiere algunas recomendaciones que podrían ser consideradas:
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GLOSARIO
AUDITORIA
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de
determinar el grado en que se cumplen los criterios acordados.
EVIDENCIAS DE LA AUDITORÍA
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información
pertinente para el criterio acordado y que pueden relacionarse entre sí.
SISTEMA DE GESTIÓN
Sistema para establecer políticas y objetivos y para el logro de dichos
objetivos para dirigir y controlar una organización con respecto a la
gestión de referencia.
AUDITOR CALIFICADO
Persona que ha superado con éxito un proceso de calificación de
auditores.
AUDITADO
Organización que es auditada.
EVIDENCIA OBJETIVA
Datos que apoyan la existencia o veracidad de algo
NO CONFORMIDAD
Incumplimiento de un requisito
BIBLIOGRAFIA
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JURAN y GRYNA. Análisis y Planeación de la Calidad. Tercera edición. Mc
Graw Hill.
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