INDICE

Elementos de Word 2007 Desplazarse por un documento Deshacer y rehacer Ver varios documentos a la vez Formatos Cambio maysculas/minsculas Panel de formato Creacin de formatos Diseo de pgina Introduccin a Excel 2007 Empezando a trabajar con Excel 2007 Plantillas Operaciones con archivos Abrir un trabajo existente Formulas y funciones Conceptos bsicos PowerPoint 2007 Crear una tabla en PowerPoint 2007 Insertar sonido en una presentacin

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WORD 2007
Elementos de Word2007

Elementos de la pantalla inicial

Al arrancar Word aparece una pantalla como esta, para que conozcas los nombres de los diferentes elementos los hemos sealado con lneas y texto en color rojo. As podrs saber, en el resto del curso, a qu nos referimos cuando hablemos de la Barra de estado. Banda de opciones. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento.

La banda de opciones. Desde las pestaas de esta barra se pueden ejecutar todos los comandos de Word2007. En Word2007 la banda de opciones tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, bsicamente, en mostrar slo los comandos ms importantes y los que el usuario va utilizando.

La pestaa Inicio contiene las operaciones ms comunes sobre copiar, cortar y pegar, adems de las operaciones de Fuente, Prrafo, Estilo y Edicin.

En Word2007 la pestaa Inicio se encuentra dividida en 5 secciones que contienen las operaciones correspondientes al Portapapeles, Fuente (tamao de letra, tipo de letra, etc.), Prrafo (alineacin de texto, separacin entre lneas, sangra, etc.), Estilo y Edicin (buscar texto, reemplazar, etc.), no como en anteriores versiones de Word donde cada parte de las recin nombradas, ocupaban una barra de herramientas aparte. Cada una de las secciones, se ha creado con botones de acceso rpido a la tarea que se desea realizar. Una forma ms fcil e intuitiva de utilizar las herramientas. Ya no existe el men que al hacer clic, abre una lista de herramientas u opciones. Ahora todo est diseado con iconos de acceso rpido. La barra de herramientas de acceso rpido contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos ms habituales, como Guardar, Deshacer. En la imagen ves la barra de herramientas de acceso rpido y el Botn Office, lo que antes era el men Archivo, que en esta nueva versin de Word, aparece como un botn redondo de color naranja con el logo de office. Personalizar. Podemos decidir qu iconos deben aparecer y cules no en la barra de acceso rpido, es lo que se suele llamar "personalizar". A lo largo de este curso vers imgenes con iconos que no estn en las barra por defecto, para saber cmo agregar y quitar iconos es importante que veas este tema avanzado donde te lo explicamos. Estos elementos que acabamos de explicar son los ms importantes de Word2007, si no conoces el resto de los elementos que aparecen sealados en color rojo en la imagen de ms arriba puedes verlos aqu.

Desplazarse por un documento Una de las ventajas que han aportado los procesadores de texto es la facilidad para modificar y corregir. El primer paso en ese proceso es colocarnos en el lugar donde vamos a efectuar la modificacin. Por otra parte, cuando estamos viendo un documento Word que no cabe en una pantalla, necesitaremos movernos por el documento para colocarnos en la parte que nos interese. Tanto en un caso como en otro ser interesante conocer todas las formas que existen para desplazarse por el documento, y as poder elegir la ms til en cada momento. Recordar que el elemento que define la posicin dentro de un documento Word es el punto de insercin una lnea vertical parpadeante y nos indica dnde se va a escribir la prxima letra que tecleemos. Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla: , que es

Con el ratn. Desplazar el cursor del ratn hasta el punto elegido y hacer clic, el punto de insercin se colocar en ese lugar. Con las teclas de direccin. Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto de insercin una posicin a la izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo desplazan el punto de insercin una lnea arriba/abajo. La tecla Fin nos lleva al final de la lnea y la tecla Inicio al principio de la lnea. Combinacin de teclas. Para desplazarse Una palabra a la izquierda Una palabra a la derecha Un prrafo arriba Un prrafo abajo Presione las teclas Crtl + flecha izquierda Crtl + flecha derecha Crtl + flecha arriba Crtl + flecha abajo

Desplazamientos a lo largo de todo el documento: Teclas AvPg y RePg. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla completa. Observen que no es lo mismo una pantalla que una pgina. El tamao de la pantalla lo limita el monitor mientras que la longitud de la pgina la definimos nosotros. Combinacin de teclas. Para desplazarse Una pgina adelante Una pgina atrs Al principio del documento Al final del documento Presione las teclas Crtl + AvPg. Crtl + RePg. Crtl + Inicio Crtl + Fin

Nota: En los teclados en ingles las teclas tienen otros nombres: Inicio=Home, Fin=End, AvPg=Pup, RePg=Pdn Mediante las Barras de desplazamiento. Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma grfica. La longitud de barra de desplazamiento vertical representa la longitud del documento y el cuadrado pequeo que hay en su interior representa la posicin actual del punto de insercin. Podemos desplazarnos de las siguientes formas: - Haciendo clic en cualquier posicin por encima/debajo del cuadro nos desplazaremos una pantalla hacia arriba/debajo del documento. - Arrastrando el cuadro nos desplazaremos proporcionalmente a la posicin en la que lo movamos, por ejemplo, en un documento de 20 pginas si arrastramos el cuadro hacia la mitad de la barra nos colocaremos en la pgina 10 aproximadamente. - Mediante las flechas. Si hacemos clic en la fecha o tringulo de la parte superior/inferior nos desplazaremos una lnea hacia arriba/abajo. Si mantenemos pulsada la flecha nos desplazaremos lnea a lnea de forma rpida hasta que la soltemos. - Mediante objetos de bsqueda. Las dobles flechas de la parte inferior de la barra de desplazamiento nos permiten desplazarnos de acuerdo con el objeto que hayamos seleccionado, este objeto por defecto es la pgina, de forma que al hacer clic en la doble flecha superior/inferior nos desplazaremos una pgina arriba/abajo. podemos cambiar el objeto pgina por otros, como por ejemplo,

Haciendo clic en el botn central del crculo notas al pie, comentarios, palabras, etc.

Mapa del documento. En el men Vista tenemos la opcin Mapa del documento que nos muestra una especie de ndice en la parte izquierda de la pgina. Haciendo clic en las lneas de ese ndice nos

desplazaremos a la parte del documento que contiene dicha lnea. Las barras de desplazamiento horizontal. Permiten movernos de forma similar a como acabamos de ver con la barra vertical pero en sentido horizontal, es decir, permiten desplazar el documento hacia la derecha y hacia la izquierda . Se utilizan menos porque es menos frecuente que el documento sea ms ancho de lo que cabe en una pantalla.

Deshacer y rehacer Afortunadamente Word nos permite corregir los errores fcilmente. Si acabamos de borrar un prrafo completo y nos damos cuenta que no era ese el prrafo que queramos borrar, no es necesario que nos llevemos las manos a la cabeza lamentando el error. Con un solo clic podemos deshacer la accin errnea y recuperar el prrafo. Veamos cmo deshacer acciones: La ltima accin realizada. Para deshacer la ltima accin realizada, pulsar el icono Deshacer, Otra forma ms de deshacer es pulsar CTRL + Z. Las ltimas acciones realizadas. Si hacemos clic en el tringulo que hay a la derecha del icono deshacer , aparecer una lista con ltimas acciones para deshacer, colocando el cursor en esa lista podremos deshacer varias acciones a la vez. Por ejemplo, al colocar el cursor en la tercera lnea de la lista desharemos tres acciones. La lista nos indica de forma abreviada cuales son las diferentes acciones que podemos deshacer, por ejemplo, Escritura "Desplazamientos cortos de " nos dice que podemos deshacer la escritura de la frase que empieza por Desplazamientos cortos de Rehacer. Utilizando el de la barra de acceso rpido.

icono

Rehacer , de la misma forma, podemos rehacer las acciones que acabamos de deshacer. Por ejemplo, si ponemos en cursiva un prrafo y deshacemos la accin porque pensamos que no queda bien en cursiva pero al cabo de un momento pensamos que s queda mejor en cursiva podemos rehacer la accin y volver a dejarlo en cursiva.

Copiar, cortar y pegar Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar; mientras que cuando hablamos de cortar queremos decir quitar algo de un lugar para llevarlo a otro lugar. Se pueden utilizar varios mtodos. Mediante el ratn y los iconos en la barra de herramientas Portapapeles, que se encuentra en la pestaa Inicio:

Seleccionar el elemento ( carcter, palabra, prrafo,..) a copiar o cortar, hacer clic en el icono copiar o cortar,

, colocar el cursor en el punto de destino y hacer clic en el icono pegar. Mediante ratn: Vamos a ver varios mtodos: 1) Normal. Seleccionar con doble clic, presionar el botn derecho, elegir copiar o cortar, en el men contextual ir a la posicin donde vamos a copiar o pegar, presionar botn derecho y elegir pegar. 2) Rpido. Seleccionar con doble clic, presionar el botn derecho, cuando aparezca un pequeo cuadrado debajo del cursor, sin soltar, ir a la posicin donde vamos a copiar, soltar el botn y aparecer un men: elegir la opcin copiar aqu. Slo con el teclado: Primero, seleccionar el texto: con MAY + flechas, seleccionamos letras, (con MAY + Ctrl + flechas, seleccionamos palabras). Segundo, copiar con Ctrl + C. Y por ltimo, ir a la posicin donde vamos a pegar, pulsar Ctrl + V. Es aconsejable practicar todos los mtodos y elegir el que nos sea ms cmodo. Tener en cuenta que el mtodo Slo con el teclado, no requiere coger el ratn y, aunque parece engorroso, para las personas que teclean rpido, puede ser muy eficaz. Cuando copiamos o cortamos, Word2007 se lo guarda en el portapapeles, de esta forma disponemos de las ltimas 24 "cosas" que hemos copiado y en cualquier momento podemos volver a copiar una de ellas. Si quieres ver ms sobre el manejo del portapapeles.

Distintas formas de ver un documento

Con los botones de presentacin en la esquina inferior izquierda, o en la pestaa Vista, podemos visualizar de distinta forma un mismo documento. Diseo de impresin. En esta vista se pueden aplicar formatos y realizar la mayora de las tareas habituales. Es la vista predeterminada. En esta vista no se ven los grficos ni los encabezados y pies de pgina. Lectura de pantalla completa. Esta vista permite visualizar la pgina tal y como se imprimir, con grficos, imgenes, encabezados y pies de pgina, etc. En esta vista desaparecen todas las barras, reglas, etc. y el documento se visualiza en dos pginas por pantalla en forma de libro. Adems de esto se modifican las barras de botones y se aade una barra en la parte superior con botones para desplazarnos ms cmodamente por el documento. Al hacer clic sobre el botn central que indica la pgina en la que se encuentra, se abre un men que permite seleccionar las opciones de Ir a la ltima pgina de lectura, ir a la primera pgina o seleccionar exactamente el nmero de pgina al que se desea ir. Tambin podr utilizar el botn Buscar, ver miniaturas de las pginas del lado izquierdo y habilitar la opcin Mapa del documento. Diseo Web. Se utiliza para ver el aspecto de un documento Web tal y como si se estuviera viendo en Internet con un navegador como Explorer o Netscape. Esquema. En esta vista se puede observar las herramientas de documento maestro, con los niveles esquemticos del documento. En esta vista aparece un marco en la parte izquierda del documento que contiene un esquema del documento. Haciendo clic en los elementos del esquema nos desplazamos a esa parte del documento. Con esta vista se puede trabajar y examinar la estructura del documento. Se puede ver el documento en diferentes niveles, es til para documentos largos que estn bien estructurados.

Para sacar utilidad a esta vista hay que utilizar la caracterstica Nivel de esquema, que consiste en asignar a los ttulos de cada tema, captulo, apartados,... de nuestro documento un nivel jerrquico. Se puede hacer de dos formas: la ms cmoda es utilizar un estilo predefinido (Ttulo 1, Ttulo2, ...) cada vez que escribamos un ttulo en nuestro documento. Borrador. En esta vista se optimiza el tamao de la hoja y de las fuentes, para facilitar la lectura en pantalla. Ver varios documentos a la vez En el men Vista encontramos el botn Cambiar ventanas, que es til cuando tenemos varios documentos abiertos. En la parte inferior nos muestra una lista con

todos los documentos que tenemos abiertos. Basta hacer clic en un elemento de la lista para que este pase a ser el documento activo. El men Vista tambin permite ver varios documentos a la vez, cada uno ocupando una zona de la pantalla, As como ver un mismo documento en dos ventanas independientes. Organizar todo, si abrimos dos, o ms documentos y utilizamos este comando, veremos cmo aparecen dos o ms ventanas en la pantalla, una para cada documento. Solo una de las ventanas es la ventana activa: la que tiene la barra de ttulo de color ms oscuro. Para hacer que una ventana se convierta en la ventana activa basta con hacer clic dentro del rea de la ventana. Podemos variar el tamao y la forma de cada ventana a nuestro gusto. Basta con situar el cursor en las esquinas de las ventanas y, cuando ste cambie de forma, arrastrarlo a la posicin elegida. A continuacin se muestran una forma de organizar las ventanas en horizontal.

Dividir, si utilizamos este comando, del men Vista, aparecer una lnea horizontal con una doble flecha, para que la movamos con el cursor y dividamos la pantalla en dos ventanas, con el mismo documento en ambas. Guardar y abrir documentos (II)

Otros comandos y opciones de Guardar. Haciendo clic en este icono se elimina el archivo o carpeta seleccionada.

Herramientas. Se abre una ventana como la que ves aqu para que elijas una de las opciones disponibles que permiten eliminar, cambiar de nombre y agregar a Favoritos el archivo seleccionado. Si tu ordenador forma parte de una red puedes conectar un archivo remoto a una unidad de red. Puedes ver las propiedades del archivo. Tambin puedes acceder a las Opciones al guardar, Opciones generales, Opciones Web y Comprimir imgenes. Haciendo clic en el icono se abre este men en el que puedes seleccionar el formato con el que vers la lista de documentos. Hay ocho posibilidades: 1) Vistas en miniatura. Veremos una miniatura del archivo (si es de un tipo grfico) o un icono que indica el tipo de archivo en otro caso. 2) Mosaicos. Veremos el nombre del archivo y un icono grande que indica el tipo de archivo. 3) Iconos. Veremos el nombre del archivo y un icono pequeo que indica el tipo de archivo. 4) Lista. Solo vemos el nombre del archivo, es la opcin por defecto. 5) Detalles. Se muestra el nombre, el tamao, el tipo de documento y la fecha de la ltima modificacin. Se puede ordenar la lista por estas caractersticas haciendo clic en la cabecera de una de ellas. 6) Propiedades. Se divide la ventana en dos partes, en la izquierda se ve una lista con los nombres de los archivos y en la parte derecha toda la informacin con las propiedades del archivo seleccionado, ttulo, autor, plantilla, nmero de palabras, nmero de lneas, etc. 7) Vista Previa. Tambin se divide la pantalla en dos partes, pero en este caso, en la parte derecha se muestran las primeras lneas del contenido del archivo. 8) Vista Web. Veremos una miniatura de la pgina web.

Formatos
Formato de un texto Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con el aspecto del texto, con la forma de presentar el texto. Por ejemplo: poner una palabra en cursiva, alinear un prrafo a la izquierda o colocar un borde sombreado a una tabla son operaciones tpicas de formato que slo afectan a la forma en cmo vemos el texto, pero no al propio contenido del texto. Aunque lo fundamental cuando escribimos un texto es lo que se dice en l, la forma en la que lo vemos tambin tiene mucha importancia. Un texto con un buen contenido pero mal formateado pierde mucha calidad. Afortunadamente, es muy fcil dar un formato atractivo con Word2007. Con un poco de trabajo adicional para formatear un texto se consiguen resultados espectaculares, incluso puedes dar tu toque de diseo de forma que tus documentos se diferencien del resto. En Word podemos clasificar las acciones que tienen que ver con el formato en tres grandes grupos. 1. Formato carcter. Afectan a los caracteres en s mismos como el tipo de letra o fuente, tamao, color, etc. 2. Formato prrafo. Afecta a grupos de caracteres como lneas y prrafos, por ejemplo alineacin y sangras. 3. Otros formatos. Aqu incluimos el resto de acciones que se pueden hacer sobre el formato como tabulaciones, cambio a maysculas, numeracin y vietas, bordes y sombreados, etc. Ahora vamos a ir viendo cada uno de estos tipos de formato. Adems de las tcnicas que vamos a ver en esta unidad, existen otras posibilidades para dar formato al texto: los estilos y las plantillas. Como veremos ms adelante, los estilos y plantillas son adecuados para dar un formato definido previamente. Por ejemplo, en una empresa suele existir una plantilla para escribir cartas, de esa forma todas las cartas tienen un aspecto caracterstico de esa empresa. No siempre es necesario utilizar plantillas y estilos. Cuando queremos dar un determinado formato a una lnea del documento no hace falta definir un estilo, lo haremos con los comandos bsicos que vamos a ver ahora. Los estilos y plantillas no son ms que una agrupacin de formatos bsicos. As que lo primero que hay que aprender es a manejar esos formatos bsicos, que es lo que vamos a hacer en esta unidad. Formato carcter. Fuentes Los caracteres son todas las letras, nmeros, signos de puntuacin y smbolos que se escriben como texto. Las letras incluidas en imgenes, no se consideran caracteres a estos efectos y no se les pueden aplicar los formatos que vamos a estudiar. Vamos a ver las posibilidades ms comunes para variar el aspecto de los caracteres que estn disponibles en la pestaa Inicio dentro del grupo de herramientas Fuente. Tambin aparecen las herramientas de formato automticamente al seleccionar una palabra o frase para tamao y estilo de fuente, etc.

poder

modificar,

fuente,

Fuente Un apartado a elegir con cuidado es la fuente del texto ya que determinar en gran medida el aspecto del texto. Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que tenemos que hacer es seleccionar los caracteres, palabras o lneas sobre los que queremos realizar el cambio. A continuacin hacer clic sobre el pequeo tringulo que hay al lado de la fuente actual, esto har que se abra una ventana con las fuentes disponibles.

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Observa que el propio nombre de la fuente est representado en ese tipo de fuente, de forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo. El men despegable tiene dos zonas separadas por una doble lnea horizontal, en la parte superior estn las ltimas fuentes utilizadas y en la parte inferior todas las disponibles. Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la derecha para que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles, tambin podemos desplazar el botn central para movernos ms rpidamente. Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para aplicarla. En lugar de desplazarnos por el men despegable para buscar la fuente podemos, si conocemos el nombre, hacer clic sobre el recuadro y teclearlo directamente. Las fuentes TrueType aparecen con una doble T delante. Este tipo de fuente se ver igual en la pantalla que en la impresora. Tamao De forma parecida podemos cambiar el tamao de la fuente. Seleccionar el texto y hacer clic en el tringulo escribirlo directamente. La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 utilizados son 10 y 12 puntos. Estilo Una vez fijada la fuente y el tamao podemos cambiar

para buscar el tamao que deseemos, o pulgada = 2,54 cm), los tamaos ms

el estilo a uno de los tres disponibles:

negrita, cursiva y subrayado . Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botn correspondiente. Observar como al aplicar un estilo, el botn correspondiente queda presionado (se ve en un tono anaranjado). Para quitar un estilo que hemos aplicado previamente, seleccionar el texto y volver a hacer clic sobre el estilo. Tambin se pueden aplicar varios estilos a la vez, por ejemplo, negrita y cursiva. aplicar los estilos consecutivamente. Simplemente hay que

Formato prrafo En Word2007, un prrafo es el texto comprendido entre dos marcas de prrafo , normalmente las marcas de

prrafo no se ven, para hacerlas visibles, hacer clic en el icono marca de prrafo de la pestaa Inicio. Se inserta una marca de prrafo cuando se pulsa la tecla de retorno de carro o INTRO. Cuando estamos introduciendo texto y llegamos al final de la lnea automticamente el texto contina en la siguiente lnea, pero no se inserta marca de prrafo. Al insertar un prrafo, este toma las mismas caractersticas de formato del prrafo anterior. Para cambiar las caractersticas de formato de un prrafo, basta con seleccionar su marca de prrafo y modificar las caractersticas que queramos. Los prrafos son unidades dentro del documento Word que tienen sus propias caractersticas de formato, pudiendo ser diferentes de un prrafo a otro. Otras unidades ms amplias son las secciones, que veremos ms adelante. Las marcas de prrafo contienen los cdigos que definen el formato del prrafo en el que se encuentran. Manipular una marca de prrafo tiene consecuencias sobre el formato de ese prrafo. Antes de borrar texto, es conveniente hacer visibles las marcas de prrafo para evitar borrar una marca de prrafo accidentalmente. Si queremos borrar todo el prrafo tambin debemos borrar su marca de prrafo.

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Las caractersticas ms importantes de formato de prrafo son la alineacin y la sangra, ambas estn disponibles en la pestaa Inicio.

Alineacin. Estos son los botones Izquierda Este prrafo tiene establecida alineacin izquierda. para fijar la alineacin. Hay cuatro tipos de alineacin: Centrada Este prrafo tiene establecida la alineacin centrada. Derecha Justificada

Este prrafo tiene Este prrafo tiene una establecida alineacin alineacin justificada. derecha.

Cuando hablamos de alinear un prrafo nos referimos, normalmente, a su alineacin respecto de los mrgenes de la pgina, pero tambin podemos alinear el texto respecto de los bordes de las celdas, si es que estamos dentro de una tabla. La forma de fijar los mrgenes de la pgina se ver en el captulo correspondiente. Sangra. Aplicar una sangra a un prrafo es desplazar un poco el prrafo hacia la derecha o izquierda. Se realiza seleccionando el prrafo y haciendo clic en uno de estos botones de la pestaa Inicio en el grupo de herramientas Prrafo, segn queramos desplazar hacia la izquierda o hacia la derecha. As desplazamos el prrafo 1,25 cm. cada vez que hacemos clic en el botn, pero tambin se puede desplazar otro valor que deseemos Relacin entre Saltos de pgina y prrafos. Word2007 inserta automticamente los saltos de pgina cuando llega al final de la pgina. Tambin se pueden

Insertar saltos de pgina manualmente desde la pestaa Insertar, haciendo clic en el botn , como veremos en el punto correspondiente. Al insertar un salto de pgina automticamente puede ocurrir que un prrafo quede dividido entre dos pginas, normalmente esto no supone ningn problema, pero en determinadas ocasiones puede interesarnos que un prrafo no sea partido por un salto de pgina. Para conseguir esto debemos activar la casilla Conservar lneas juntas que se encuentra en el iniciador del cuadro de dilogo Prrafo, pestaa Lneas y saltos de pgina. Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla de tabulacin TAB. Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy tiles las tabulaciones. Word2007 tiene por defecto definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero se pueden establecer tabulaciones en las posiciones que deseemos. Adems podemos definir la alineacin para cada tabulacin. Vamos a ver cmo establecer tabulaciones utilizando la regla horizontal. Tener en cuenta que las tabulaciones afectan solo al prrafo en el que se definen. Para establecer cada tabulacin repetir estos dos pasos, luego de habilitar la regla, haciendo clic en el botn para activar la regla (se encuentra sobre la barra de desplazamiento vertical): 1. Hacer clic en el extremo izquierdo de la regla horizontal para seleccionar la alineacin de la tabulacin que vamos a insertar. Por cada clic que hagamos irn apareciendo rotativamente las siguientes alineaciones: izquierda, centrada, derecha, decimal, lnea de separacin, sangra de primera lnea y sangra francesa.

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2. Colocar el cursor en la regla horizontal en la posicin en la que deseemos establecer la tabulacin y hacer clic, veremos cmo se inserta el icono con la tabulacin seleccionada. Si queremos modificar la posicin de una tabulacin basta colocar el cursor en el icono de esa tabulacin y hacer clic y arrastrarlo a la nueva posicin. Por ejemplo, en la regla de la imagen se han establecido las siguientes tabulaciones: Izquierda en la posicin 2,5 Centrada en la posicin 4,7 Derecha en la posicin 6,7 Lnea vertical de separacin en la posicin 8,2 Decimal en la posicin 9,2 Tambin podemos hacer doble clic sobre la regla horizontal para que aparezca el dilogo de tabulaciones que vemos en la imagen de la derecha donde podemos fijar todas las tabulaciones de una vez o eliminarlas. Teniendo en cuenta que la escala varia un poco las proporciones quedara una tabla parecida a la que vemos en la imagen inferior.

Observar la alineacin de cada tabulacin, la alineacin decimal coloca la coma decimal en la misma columna .Tambin se pueden las Tabulaciones, dando la posicin exacta en cm. y especificando un carcter de relleno, como puntos o guiones, entre las tabulaciones.

CAMBIO A MAYSCULAS En la pestaa Inicio, dentro del grupo de herramientas Fuente, se encuentra la opcin Cambiar a maysculas y minsculas. , nos ofrece cinco posibilidades para cambiar las maysculas del texto seleccionado:

Tipo oracin. La primera letra despus de cada punto en maysculas el resto en minsculas. minsculas. Todas las letras en minsculas. MAYSCULAS. Todas las letras en maysculas. Poner en maysculas cada palabra. La primera letra de cada palabra en mayscula y el resto de la palabra en minsculas. Alternar MAY/min. Cambia las maysculas por minsculas y viceversa. Tambin podemos manejar las maysculas mediante el teclado presionando Maysculas + F3, las palabras del texto seleccionado cambian alternativamente a las tres formas, siguientes:

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MAYSCULAS. minsculas. Tipo oracin. Copiar formato En la pestaa Inicio, dentro del grupo de herramientas Portapapeles, tenemos disponible el icono para copiar formato Este icono permite copiar las caractersticas de formato de un texto para aplicarlas a otros textos, solo copia el formato dejando el propio texto igual que estaba. Este icono se puede utilizar para copiar un formato una vez o para copiar un formato varias veces. Una vez: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, ir a la barra de herramientas y hacer clic en el icono de copiar formato , el cursor tomar la forma de brocha, colocarlo sobre la palabra en la que queremos copiar el formato, y hacer clic sobre ella. Varias: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, hacer doble clic en el icono de copiar formato, , el cursor tomar la forma de brocha, a continuacin hacer clic sobre tantas palabras como se desee, y para acabar volver a hacer clic en el icono de copiar formato. En ambos casos, si queremos copiar el formato sobre un conjunto de palabras o lneas, una vez el cursor tome la forma de brocha, seleccionar las palabras o lneas y el nuevo formato se copiar sobre ellas. Copiar formato, copia tanto el formato carcter como el formato prrafo. Puede ser til copiar formato, por ejemplo, en el caso que tengamos un documento con varios ttulos de puntos o apartados, si decidimos cambiar el formato de esos ttulos bastara con hacerlo en el primer ttulo y luego copiar el formato a los dems ttulos del documento.

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paneles de formato

Al trabajar con un documento puede surgirnos esta pregunta Cmo podemos saber que formatos tiene aplicado un determinado texto? Hay varias formas de responder a esta pregunta. El panel Estilos muestra de forma muy sencilla y visual los formatos existentes y que se pueden utilizar en el documento. Vamos a verlos ahora. Para acceder al panel Estilos, ir a la pestaa Inicio, y dentro del grupo de herramientas Estilo, hacer clic en el inicializador del cuadro de dilogo Estilo. Panel Estilos. En la parte superior tenemos un elemento que permite Borrar todo. Debajo se encuentra la lista de estilos disponible. Debajo vers 3 botones que corresponden a: Nuevo Estilo , Inspector de Estilos , Administrar Estilos

. Estos botones permiten crear nuevos estilos a gusto del usuario o que se puedan ver los estilos utilizados en el documento con el Inspector de Estilos. Con este panel se pueden hacer muchas cosas, como veremos en el tema 9 al hablar de estilos, ahora vamos a hablar de una forma sencilla, pero potente, de utilizar este panel. Aplicar formatos. Para aplicar uno de los formatos que aparecen en el panel nicamente hay que seleccionar el texto al que queremos aplicarle el formato y hacer clic en la lnea del panel que contenga el formato que queremos aplicar. Si desea borrar el formato, hacer clic en el botn superior que dice Borrar todo.

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Crear formatos. Para crear un formato haz clic en el botn Nuevo estilo y rellena los campos que se te mostrarn en el siguiente cuadro de dilogo.

Una vez hayas terminado pulsa Aceptar y el estilo estar listo para utilizarse. Inspector de estilos. En esta zona podemos ver las caractersticas del texto que tenemos seleccionado (si no hay texto seleccionado, del texto donde tenemos el punto de insercin). Su funcionamiento es muy sencillo, en la parte superior Formato de prrafo se nos muestra el nombre y el ejemplo del estilo aplicado sobre el prafo completo. Ms abajo encontrars un rea llamada Formato de nivel de texto, aqu se mostrar el nombre del estilo y su ejemplo aplicado sobre el texto seleccionado o en su defecto el del punto de insercin. La explicacin para la diferencia de esta clasificacin es sencilla. Un estilo se aplica sobre un prrafo completo, aunque siempre es posible aplicar un segundo estilo sobre una parte de ese prrafo. De este modo, el Inspector de estilo nos informa del estilo del prrafo y del texto seleccionado dentro de ese prrafo. Haciendo clic en el botn Mostrar panel. Panel Mostrar Formato. formato vemos el siguiente

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Este panel muestra el detalle del formato del texto. En la zona Formato del texto seleccionado tenemos descrito con todo detalle el formato, tanto a nivel de formato fuente, como a nivel de formato prrafo e incluso a nivel de seccin. Por ejemplo, en esta imagen vemos que se ha seleccionado el texto Se puede insertar un... y que tiene un formato fuente Cuerpo de 11 puntos; tambin vemos que tiene un formato prrafo con alineacin izquierda, con sangra a la izquierda. Como puedes comprobar el texto seleccionado tiene aplicado su propio formato. Vamos a ver las dos forma bsicas de utilizar este panel. 1. Ver el formato. En este caso slo podemos ver el formato de la parte del documento que tenemos seleccionado, mientras que en el panel anterior podamos ver los distintos formatos que contena el documento. Sin embargo en este panel el formato est descrito de una forma mucho ms amplia. 2. Modificar el formato. Al hacer clic en uno de los elementos del formato que aparecen en color azul, se abrir el cuadro de dilogo correspondiente para que cambiemos el formato. Por ejemplo al hacer clic en Fuente se abrir el cuadro de dilogo para modificar la fuente. De la misma forma que se abrira si hicisemos clic en la pestaa Inicio, Fuente. De esta manera tenemos un acceso ms directo a los diferentes cuadros de dilogo del men Formato. Es decir, podemos modificar todos los elementos desde el propio panel, lo cual es una gran ventaja. Diseo de pgina (I) Configurar pgina Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un rea en la cual podemos escribir y unos mrgenes los cuales no podemos sobrepasar.

Estos mrgenes se definen en la pestaa Diseo de pgina, en el grupo de herramientas Configurar pgina, se nos muestra las herramientas con las que se puede modificar Mrgenes, Orientacin, Saltos de pgina, Tamao, Nmeros de lnea, Columnas y Guiones. Al hacer clic sobre el botn Mrgenes, aparecen unos mrgenes predeterminados que se pueden utilizar para agilizar la tarea. Si ninguno de esos mrgenes es correcto para el documento que est realizando, entonces se puede personalizar haciendo clic en la opcin Mrgenes Personalizados.

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Tambin se puede modificar el tamao de la hoja, en la cual saldr impreso el documento. Al hacer clic en el botn Tamao, se abre una lista de Tamaos predeterminados. Pero, al igual que en los mrgenes, aqu tambin se puede personalizar el tamao de la hoja, haciendo clic en la opcin Ms tamaos de papel.

En la pgina siguiente explicamos esta ventana con ms detalle. Diseo de pgina En el cuadro de dilogo de la pestaa Mrgenes podemos fijar los mrgenes tecleando los cm. deseados en cada campo. Superior: debemos indicar la distancia entre el borde superior de la pgina y la primera lnea del documento. Inferior: indicaremos la distancia entre la ltima lnea del documento y el borde inferior de la pgina. Izquierdo: introduciremos la distancia entre el borde izquierdo de la pgina y el principio de las lneas del documento. Derecho: indicaremos la distancia entre el borde derecho de la pgina y el final de las lneas del documento. Encuadernacin. Es un espacio adicional para cuando vamos a utilizar las pginas para encuadernar un libro. Posicin del margen interno. Posicin del margen interno, normalmente se refiere al margen de encuadernacin. Orientacin. Aqu indicamos si la pgina tiene orientacin vertical (la ms usual) o horizontal (tambin llamada apaisada). Pginas. Podemos establecer varias pginas, en ese caso tenemos varias opciones: Mrgenes simtricos, Dos pginas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostrar claramente en qu consisten.

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En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dar una idea bastante aproximada de cmo afectan los cambios que hemos introducido al diseo de la pgina. Si pulsamos el botn Predeterminar, los valores actuales sern los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos. En la pestaa Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar para la impresora, A4, Carta, etc. y tambin la bandeja de la que tomar el papel la impresora, en caso de que tenga ms de una. En la pestaa Diseo fijaremos la posicin de Encabezados y pies de pgina. Hemos dicho que fuera de los mrgenes no se puede escribir, pero hay una excepcin, los encabezados y pies de pgina se escriben en la zona de los mrgenes. Si vamos a utilizar encabezados o pies de pgina, debemos tenerlo en cuenta a la hora de fijar la amplitud de los mrgenes. Los encabezados y pies de pgina son un texto, generalmente de una o dos lneas, que se repite en todas las pginas, donde se suele indicar cosas como el ttulo del documento, el autor, etc. Los veremos con detalle en el punto correspondiente de esta unidad. Si vamos a utilizar encabezados o pies de pgina deberemos ir a la pestaa Diseo y en ese cuadro de dilogo rellenaremos los campos correspondientes: Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el borde superior del papel y la primera lnea del encabezado. Pie de pgina: diremos los cm. que deben quedar entre la ltima lnea del pie de pgina y el borde inferior de la pgina. Una vez fijados todos los parmetros que acabamos de ver para apreciar el efecto global de los mrgenes en nuestro documento debemos pasar a vista de Diseo de impresin. Esta imagen es un ejemplo de vista Diseo de impresin de una pgina con encabezado y pie de pgina. Podemos observar como en las reglas horizontal y vertical hay una zona ms oscura que indica el tamao de los mrgenes. Tambin se puede ver como la lnea del encabezado queda dentro de la zona del margen superior, y la lnea del pie de pgina queda dentro del margen inferior. Desde esta vista tambin se pueden modificar los mrgenes. Para modificar el margen superior basta colocar el cursor en la regla vertical justo donde acaba la zona ms oscura que identifica el margen, y cuando el cursor tome la forma de una doble flecha, hacer clic y arrastrar hasta la nueva posicin del margen. Para el resto de los mrgenes repetir la operacin, pero poner especial cuidado en el margen izquierdo para no mover los iconos de sangras que estn tambin en la misma zona.

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Encabezados y pies de pagina

Un encabezado es un texto que se insertar automticamente al principio de cada pgina. Esto es til para escribir textos como, por ejemplo, el ttulo del trabajo que se est escribiendo, el autor, la fecha, etc. El pie de pgina tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la pgina, y suele contener los nmeros de pgina. Para modificarlos vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en alguno de los dos botones ( Pie de pgina o Encabezado) y seleccionamos la opcin Editar. Se mostrar una nueva pestaa:

Observa cmo ha aparecido una lnea punteada con el rtulo Encabezado, el cursor se ha situado dentro, y tambin se ha abierto la pestaa Herramientas para encabezado y pie de pgina, que contiene los iconos con todas las opciones disponibles.

Ahora podemos teclear el encabezado arriba del cuadro punteado y, si lo creemos conveniente, insertar nmeros de pgina, fecha, etc., mediante los iconos de la barra de herramientas, como vamos a ver a continuacin. Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de pgina finalizaremos haciendo clic en el botn Cerrar encabezado y pie de pgina, a la derecha de la ventana. Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa.

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Veamos ms botones de esta barra. Insertar Propiedades. Al hacer clic en Elementos rpidos y luego en Propiedad, se abre una lista despegable con los autotextos disponibles. Elegir uno de ellos haciendo clic sobre l. En ocasiones esta opcin ahorra tiempo ya que permite, por ejemplo, insertar con un slo clic el autor, la pgina y la fecha.

Insertar una imagen guardada en el disco (foto). Insertar imgenes prediseadas.

Inserta la fecha y/o la hora en el formato que se seleccione. En la pestaa Diseo tambin encontraremos el siguiente grupo de opciones:

Primera pgina diferente. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para la primera pgina. Esta opcin est pensada por ejemplo, para cuando la primera pgina es la portada del documento y no conviene que aparezca el mismo encabezado o pie con el nmero de la pgina. Pginas pares e impares diferentes. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para las pginas pares e impares. Por ejemplo para imprimir el nmero de pgina se imprime a la izquierda en las pginas impares y en las pginas pares imprimirlo a la derecha. Nmeros de pgina Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las pginas para poder referenciarlas, ese nmero es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero este nmero de pgina no aparece en el documento

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Si queremos que los nmeros de pgina aparezcan en nuestro documento cuando lo imprimamos deberemos insertarlos desde la pestaa Insertar, desplegando la opcin Nmero de pgina y eligiendo dnde queremos que aparezca el nmero.

Al seleccionar una ubicacin se despliega una lista de formatos prediseados para que elijamos el que ms nos guste. Tambin podemos insertar el nmero de pgina editando el encabezado o pie (segn dnde queremos colocar el nmero de pgina) y seleccionar la opcin Nmero de pgina de la pestaa Diseo:

Y seguir los mismos pasos que antes, para seleccionar la ubicacin y formato del nmero de pgina. Existe una gran cantidad de formatos prediseados asociados a cada ubicacin, estos estn organizados por secciones para facilitarnos la localizacin del formato que buscamos. En la seccin Simple tenemos nmeros simples con diferentes alineaciones.

En la seccin Con formas, los nmeros se escriben dentro de una forma, por ejemplo con cinta: . En la seccin Nmero sin formato, tenemos los nmeros de pgina a los cuales se les aplica algn tipo de

formato . En la seccin Pgina X, el nmero de pgina viene acompaado de la palabra Pgina o Pag, por ejemplo . En la seccin Pagina X de Y, se aade adems el nmero total de pginas del documento, por ejemplo . Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable asociada a cada ubicacin pueden variar de una ubicacin a otra, la ubicacin Final de pgina dispone de ms formatos. Para ver los encabezados y pies de pgina en la pantalla de nuestro ordenador tenemos que estar en modo vista Diseo de Impresin donde se ven en un tono ms claro que el texto normal.

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Una vez insertado el nmero de pgina podemos variar su formato con la opcin Formato del nmero de pgina. Al seleccionarla, se abre una ventana como la que se encuentra a continuacin.

Al hacer clic sobre el tringulo del campo Formato de nmero se despliega una lista con para que seleccionemos el Tenemos dos nmero empezar la 1.Continuar (o empezar desde seccin). 2.- Iniciar en el en la opcin Iniciar

posibles formatos predeterminados formato que ms nos guste. alternativas para indicar en qu numeracin de las pginas: desde la seccin anterior uno, si sta es la primera nmero que especifiquemos en:

Si tenemos estructurado nuestro documento en captulos, tambin podemos incluir el nmero del captulo junto con el de la pgina, marcando la casilla Incluir nmero de captulo y seleccionando un formato.

Tablas Las tablas permiten organizar la informacin en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor medio de los datos de una columna o para ordenar una lista de nombres. Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseo de los documentos ya que facilitan la distribucin de los textos y grficos contenidos en sus casillas. Esta caracterstica se emplea sobre todo en la construccin de pginas Web para Internet. Vemos, pues, que esta forma de organizar los datos es mucho ms potente que utilizando las tabulaciones u otros mtodos. Una tabla est formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede insertar texto, nmeros o grficos.

EXCEL 2007
INTRODUCCION Y ELEMENTOS DE EXCEL Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios. Ahora vamos a ver cules son los elementos bsicos de Excel 2007, la pantalla, las barras, etc., para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenders cmo se llaman, dnde estn y para qu sirven. Tambin cmo obtener ayuda, por si en algn momento no sabes cmo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estars en disposicin de empezar a crear hojas de clculo en el siguiente tema.

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La pantalla inicial Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales, as conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.

EMPEZANDO A TRABAJAR CON EXCEL Veremos cmo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, as como manejar las distintas tcnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creacin de hojas de clculo. Movimiento rpido en la hoja Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es necesario moverse por el documento rpidamente. Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja son: MOVIMIENTO Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo Pantalla Arriba TECLADO FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG

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Celda A1 Primera celda de la columna activa ltima celda de la columna activa Primera celda de la fila activa ltima celda de la fila activa

CTRL+INICIO FIN FIN FIN FIN FLECHA ARRIBA FLECHA ABAJO FLECHA IZQUIERDA o INICIO FLECHA DERECHA

Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de frmulas: Por ejemplo, para ir a la celda DF15 debers escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO. Aunque siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta.

Objetivo. Utilizar los mtodos de desplazamiento dentro de una hoja de clculo, para poder situarnos de forma ms sencilla y rpida en cualquier lugar dentro de sta. OPERACIONES CON ARCHIVOS Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel. Guardar un libro de trabajo Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasin para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operacin posterior sobre ste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operacin se denomina Guardar. Tambin cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar. Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios mtodos. Un mtodo consiste en almacenar el archivo asignndole un nombre: Haz clic el Botn Office y elige la opcin Guardar como... Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

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Si el fichero ya exista, es decir ya tena un nombre, aparecer en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botn Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrs que seguir estos pasos: En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad dnde vas a grabar tu trabajo. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada. Haz doble clic sobre la carpeta donde guardars el archivo. En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo. y por ltimo haz clic sobre el botn Guardar. Otro mtodo consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tena antes de la modificacin. Para ello: Selecciona la opcin Guardar del Botn Office.

O bien, haz clic sobre el botn Guardar de la Barra de Acceso Rpido, se guardar con el mismo nombre que tena. Tambin puedes utilizar la combinacin de teclas Ctrl + G. Si el archivo era nuevo, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como... que nos permitir darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar. Avanzado. Ms opciones al guardar libros de trabajo. Vamos a ver con ms detalle las opciones disponibles en Excel2007 a la hora de guardar un libro de trabajo, como puede ser la creacin de copias de seguridad, o la proteccin de libros de trabajo.

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Botones del cuadro de dilogo Guardar Cuando se abre el cuadro de dilogo Guardar como aparecen varios botones en la parte superior. A continuacin te los explicamos:

Este botn slo estar disponible en caso de haber cambiado de carpeta, y nos permitir volver atrs, es decir, a la carpeta abierta anteriormente. Nos permite ir al nivel anterior. Por ejemplo si estamos en la carpeta Mis documentos, como sta se encuentra en el disco duro C:, ir directamente a ste. Permite borrar el archivo seleccionado de la lista. Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta. A continuacin habr que especificarle un nombre. Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha, elegiremos entre: Iconos pequeos: para ver nicamente los nombres de los archivos con su icono de tamao pequeo. Iconos grandes: para ver nicamente los nombres de los archivos con su icono de tamao grande. Lista: para ver nicamente los nombres de los archivos. Detalles: para ver adems del nombre, el tamao, el tipo y la fecha de modificacin. Propiedades: para que aparezca una serie de propiedades del archivo en la parte derecha del recuadro, dependiendo del archivo seleccionado. Vista previa: para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista del archivo seleccionado.

Crear automticamente copias de seguridad Podemos tener siempre una copia de los archivos por si le pasara algo al archivo original. Para ello: Seleccionar el Botn Office y elegir la opcin Guardar como...

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Despus hacer clic sobre la flecha de la derecha del botn . Elegir la opcin Opciones generales... Aparecer el cuadro de dilogo Opciones para guardar de la derecha. Activar la casilla Crear siempre una copia de seguridad. Hacer clic sobre el botn Aceptar para cerrar el cuadro de opciones, vuelve a hacer clic sobre el botn Aceptar para cerrar ahora el cuadro de dilogo Guardar como. Avanzado. Ms opciones al guardar libros de trabajo. Vamos a ver con ms detalle las opciones disponibles en Excel2007 a la hora de guardar un libro de trabajo, como puede ser la creacin de copias de seguridad, o la proteccin de libros de trabajo. Botones del cuadro de dilogo Guardar Cuando se abre el cuadro de dilogo Guardar como aparecen varios botones en la parte superior. A continuacin te los explicamos:

Este botn slo estar disponible en caso de haber cambiado de carpeta, y nos permitir volver atrs, es decir, a la carpeta abierta anteriormente. Nos permite ir al nivel anterior. Por ejemplo si estamos en la carpeta Mis documentos, como sta se encuentra en el disco duro C:, ir directamente a ste. Permite borrar el archivo seleccionado de la lista. Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta. A continuacin habr que especificarle un nombre. Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha, elegiremos entre: Iconos pequeos: para ver nicamente los nombres de los archivos con su icono de tamao pequeo. iconos grandes: para ver nicamente los nombres de los archivos con su icono de tamao grande. Lista: para ver nicamente los nombres de los archivos. Detalles: para ver adems del nombre, el tamao, el tipo y la fecha de modificacin. Propiedades: para que aparezca una serie de propiedades del archivo en la parte derecha del recuadro, dependiendo del archivo seleccionado. Vista previa: para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista del archivo seleccionado. Crear automticamente copias de seguridad

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Podemos tener siempre una copia de los archivos por si le pasara algo al archivo original. Para ello: Seleccionar el Botn Office y elegir la opcin Guardar como... Despus hacer clic sobre la flecha de la derecha del botn . Elegir la opcin Opciones generales... Aparecer el cuadro de dilogo Opciones para guardar de la derecha. Activar la casilla Crear siempre una copia de seguridad. Hacer clic sobre el botn Aceptar para cerrar el cuadro de opciones, vuelve a hacer clic sobre el botn Aceptar para cerrar ahora el cuadro de dilogo Guardar como. Avanzado. Ms opciones al crear libros de trabajo Vamos a conocer y manejar con ms precisin las opciones disponibles en Excel2007 a la hora de empezar un libro de trabajo, como puede ser el uso de plantillas como modelos que usaremos para la creacin de libros de trabajo. Usar plantillas. Una plantilla es un modelo que puede servir como base para muchas hojas de clculo. Puede incluir tanto datos como formatos. Para crear un libro de trabajo utilizando plantillas: Seleccionar el Botn Office. Elegir la opcin Nuevo... Hacer clic sobre la categora Plantillas instaladas en el cuadro de dilogo Nuevo Libro.

Aparecern las plantillas instaladas, si no lo estuviesen habra que volver a instalar Excel2007 con las opciones de plantillas activadas.

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Seleccionar el tipo de plantilla deseada, como Factura o Informe de Gastos. Hacer clic sobre el botn Crear. Posiblemente nos avise de la habilitacin de macros junto con la plantilla, y al final aparecer una copia de nuestro modelo elegido. Rellenar la plantilla. Al guardar nuestro modelo, nos aparecer el cuadro Guardar como para tener siempre la plantilla original. Crear plantillas. Para crear una plantilla, seguir los siguientes pasos: Crear un libro de trabajo con todos los datos y los formatos que sern comunes a todos los libros de trabajo creados a partir de esta plantilla. Seleccionar el Botn Office. Elegir la opcin Guardar como... Escribir el nombre de la plantilla en el recuadro Nombre de archivo. En el recuadro Guardar como tipo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para que se abra la lista desplegable y elegir la opcin Plantilla de Excel.

Hacer clic sobre el botn Aceptar. Excel2007 cambia automticamente a la carpeta de plantillas, para que tu nueva plantilla est siempre disponible al seleccionar la opcin Nuevo del Botn Office. Abrir un libro de trabajo ya existente Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin se denomina Abrir. Para abrir un archivo ya existente selecciona la opcin Abrir del Botn Office.

Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:

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Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en. Se desplegar una lista con las unidades disponibles del ordenador.

Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre sta. En el recuadro inferior, aparecern las distintas carpetas de la unidad elegida. Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar. Al abrir una carpeta, sta se sita en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta. Haz clic sobre el archivo deseado. y despus sobre el botn Abrir. Nota: En el entorno de Windows Vista, este dalogo no es igual, aunque las opciones son prcticamente las mismas Otra forma disponible tambin para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de documento abiertos anteriormente. Selecciona el men Botn Office. A la derecha de la ventana del men, Excel presenta una lista con los ltimos documentos abiertos. El primer documento de la lista es el ltimo que se abri. Si quieres que un documento se muestre siempre en la lista de Documentos recientes haz clic sobre el icono que se encuentra a su derecha que lo fijar en la lista hasta que lo vuelvas a desactivar.

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FRMULAS Y FUNCIONES Esta unidad es la unidad una de las ms importantes del curso , pues en su comprensin y manejo est la base de Excel. Qu es una hoja de clculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de frmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilizacin de Excel. Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar la creacin de hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como el uso del asistente para funciones, herramienta muy til cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de stas. Introducir Frmulas y Funciones Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene. La sintaxis de cualquier funcin es: nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Siguen las siguientes reglas: - Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. - Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. - Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ; Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador " :" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+ C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin. Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la frmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin. Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =. FRMULAS Y FUNCIONES Esta unidad es la unidad una de las ms importantes del curso , pues en su comprensin y manejo est la base de Excel. Qu es una hoja de clculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de frmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilizacin de Excel. Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar la creacin de hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como el uso del asistente para funciones, herramienta muy til cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de stas. Introducir Frmulas y Funciones Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene. La sintaxis de cualquier funcin es: nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Siguen las siguientes reglas: - Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. - Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones.

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- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;. Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador " :" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+ C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin. Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la frmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

POWER POINT 2007

Introduccin. Conceptos Bsicos PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles hoy en da ya que permiten comunicar informacin e ideas de forma visual y atractiva. Se pueden utilizar presentaciones en la enseanza como apoyo al profesor para desarrollar un determinado tema, para exponer resultados de una investigacin, en la empresa para preparar reuniones, para presentar los resultados de un trabajo o los resultados de la empresa, para presentar un nuevo producto, etc. En definitiva siempre que se quiera exponer informacin de forma visual y agradable para captar la atencin del interlocutor. Con PowerPoint podemos crear presentaciones de forma fcil y rpida pero con gran calidad ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar hasta el ltimo detalle, por ejemplo podemos controlar el estilo de los textos y de los parrafos, podemos insertar grficos, dibujos, imgenes, e incluso texto WordArt. Tambin podemos insertar efectos animados, pelculas y sonidos. Podemos revisar la ortografa de los textos e incluso insertar notas para que el locutor pueda tener unas pequeas aclaraciones para su exposicin y muchas ms cosas que veremos a lo largo del curso. Para empezar veremos la forma de arrancar el programa y cules son los elementos bsicos de PowerPoint, la pantalla, las barras, etc, para familiarizarnos con el entorno. Aprenders cmo se llaman, donde estn y para qu sirven. Cuando conozcas todo esto estars en disposicin de empezar a crear presentaciones en el siguiente tema. Iniciar PowerPoint Vamos a ver las dos formas bsicas de iniciar PowerPoint. 1) Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; buscar Microsoft PowerPoint, y al hacer clic sobre l e arrancar el programa. 2) Desde el icono de PowerPoint del escritorio haciendo doble clic sobre l. Ahora inicia el PowerPoint para ir probando lo que vayamos explicando, de esta forma aprenders mejor el manejo de este programa. La pantalla inicial Al iniciar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la que a continuacin te mostramos. Ahora conoceremos los nombres de los diferentes elementos de esta pantalla y as ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.

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La parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas que formarn la presentacin. Una diapositiva no es ms que una de las muchas pantallas que forman parte de una presentacin, es como una pgina de un libro.

PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles hoy en da ya que permiten comunicar informacin e ideas de forma visual y atractiva. Se pueden utilizar presentaciones en la enseanza como apoyo al profesor para desarrollar un determinado tema, para exponer resultados de una investigacin, en la empresa para preparar reuniones, para presentar los resultados de un trabajo o los resultados de la empresa, para presentar un nuevo producto, etc. En definitiva siempre que se quiera exponer informacin de forma visual y agradable para captar la atencin del interlocutor. Con PowerPoint podemos crear presentaciones de forma fcil y rpida pero con gran calidad ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar hasta el ltimo detalle, por ejemplo podemos controlar el estilo de los textos y de los prrafos, podemos insertar grficos, dibujos, imgenes, e incluso texto WordArt. Tambin podemos insertar efectos animados, pelculas y sonidos. Podemos revisar la ortografa de los textos e incluso insertar notas para que el locutor pueda tener unas pequeas aclaraciones para su exposicin y muchas ms cosas que veremos a lo largo del curso. Para empezar veremos la forma de arrancar el programa y cules son los elementos bsicos de PowerPoint, la pantalla, las barras, etc, para familiarizarnos con el entorno. Aprenders cmo se llaman, donde estn y para qu sirven. Cuando conozcas todo esto estars en disposicin de empezar a crear presentaciones en el siguiente tema.

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Al iniciar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la que a continuacin te mostramos. Ahora conoceremos los nombres de los diferentes elementos de esta pantalla y as ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.

La parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas que formarn la presentacin. Una diapositiva no es ms que una de las muchas pantallas que forman parte de una presentacin, es como una pgina de un libro.

La pantalla inicial Al iniciar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la que a continuacin te mostramos. Ahora conoceremos los nombres de los diferentes elementos de esta pantalla y as ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.

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La parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas que formarn la presentacin. Una diapositiva no es ms que una de las muchas pantallas que forman parte de una presentacin, es como una pgina de un libro.

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Esto solo es un ejemplo de lo que se puede hacer con esta plantilla, a partir de aqu deberemos ir aadiendo nuevas diapositivas predefinidas donde colocaremos nuestro propio contenido utilizando la apariencia de esta plantilla. Siempre podrs buscar ms plantillas desde la caja de texto del cuadro de dilogo Nueva presentacin:

Las plantillas que descarges se almacenarn en la categora Plantillas instaladas. Tambin podrs encontrar ms plantillas en la pgina oficial de Office o buscndolas en Internet. Para guardar una presentacin podemos ir al Botn Office y seleccionar la opcin Guardar o tambin se puede hacer con el botn . Si es la primera vez que guardamos la presentacin nos aparecer una ventana similar a la que mostramos a continuacin. Si por algn motivo queremos guardar la presentacin con otro formato para que pueda ser abierta por otra aplicacin, como por ejemplo PowerPoint 97-2003, desplegaremos la lista de Guardar como tipo: y seleccionaremos el formato adecuado de la lista desplegable. Si el tipo de formato que seleccionamos es Presentacin se guardar la presentacin con la extensin pptx. Si no es la primera vez que guardamos la presentacin y pulsamos en el botn de guardar de la barra de acceso rpido o seleccionamos la opcin Guardar del Botn Office no nos aparecer la ventana que hemos mostrado anteriormente, guardar los cambios sin preguntar. Para guardar una presentacin como pgina Web y as poder verla con un navegador, despliega el Botn Office y haz clic en la opcin Guardar como. Al seleccionar esta opcin nos aparecer la misma ventana que hemos estado viendo hasta ahora. La diferencia en esta caso reside en que deberemos seleccionar el tipo Pgina Web o Pgina Web de un solo archivo para poder guardar nuestra presentacin como un archivo que pueda ser visualizado con un navegador.

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Crear una tabla espliega el men Tabla de la pestaa Insertar. Si lo haces a travs de la opcin Insertar tabla te aparecer una ventana en la que podrs indicar el nmero de columnas y filas.

Una vez determinado el tamao de la tabla pulsa Aceptar y aparecer una tabla en la diapositiva junto con una nueva barra de herramientas que te permitir personalizar la tabla. Otra opcin para crear la tablaes desplegar el men y establacer su estructura utilizando la rejilla. Los cuadros naranjas delimitan el tamao de la tabla que aparece indicado en la cabecera del listado. En nuestra imagen vamos a crear una tabla con 7 filas y 4 columnas. Para insertar texto en la tabla unicamente sitate en el recuadro (celda) donde quieras escribir, el cursor se convertir en un punto de insercin y podrs empezar a escribir. Puedes aplicar al texto de las celdas las mismas opciones de formato que hemos visto en el tema 9. Por ejemplo se puede subrayar, cambiar su tamao, el color de la fuente, justificar al centro, etc... Para cambiar de celda puedes hacerlo con las flechas o con la tecla de Tabulador. Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio crear una tabla Eliminar una tabla, fila o columna Para eliminar una tabla tienes que hacer clic sobre uno de los bordes de la tabla para seleccionarla y pulsar SUPR. Para eliminar una fila sitate en alguna de las celdas de la fila a eliminar y en la pestaa Presentacin selecciona la opcin Eliminar filas.

Para eliminar una columna sitate en una de las celdas que pertenezcan a la columna que quieras eliminar y en la pestaa Presentacin selecciona la opcin Eliminar columnas. Si quieres eliminar dos o ms columnas o filas al mismo tiempo solo tienes que seleccionar varias celdas utilizando la tecla SHIFT (Mayus) y despus elegir Eliminar filas o Eliminar columnas. Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio Eliminar tablas, columnas o filas Insertar filas o columnas Al igual que podemos eliminar filas y columnas tambin podemos insertar nuevas filas o columnas en una tabla que ya tenemos creada y que por cualquier motivo tenemos que ampliar. Para insertar una nueva fila primero tenemos que saber a qu altura de la tabla queremos insertarla, despus nos situaremos en alguna celda de la fila ms proxima al lugar donde queremos insertar la nueva fila, a continuacin utilizaremos las opciones Insertar filas en la parte inferior (por debajo de la fila en la que nos

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encontramos) o Insertar filas en la parte superior (por encima de la fila en la que nos encontramos). Para insertar una nueva columna el proceso es similar. Sitate en la columna ms cercana al lugar donde quieras insertar la nueva columna, despus selecciona una opcin de la pestaa Presentacin: Insertar columnas a la izquierda o Insertar columnas a la derecha segn donde quieras situar la nueva columna.

Insertar sonidos y pelculas Otro elemento muy til a la hora de disear presentaciones son elementos multimedia como sonido y pelculas. En PowerPoint podemos insertar en nuestras presentaciones sonidos e incluso pelculas. Insertar sonidos en una presentacin Para insertar un sonido en una presentacin despliega la pestaa Insertar y elige Sonido. Despus aparecer una lista donde podrs insertar un sonido que ya tengas almacenado en tu ordenador (con la opcin Sonido de archivo), o grabar t mismo el sonido e incluso insertar como sonido una pista de un CD de audio.

Cuando la banda de opciones sea de un tamao reducido, este icono aparecer en el desplegable Clip multimedia. Insertar sonidos de la galera multimedia Despliega la pestaa Insertar y elige Sonido. Despus selecciona Sonido de la Galera multimedia.... En el panel de tareas aparecer la lista de sonidos que incorpora la galera multimedia de PowerPoint. Para insertar el sonido, haz doble clic sobre l, despus te preguntar si quieres que se reproduzca automticamente el sonido o cuando hagas clic sobre l. Una vez hayas elegido el sonido, en la diapositiva vers que aparece un altavoz que representa al sonido.

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