FASES DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Nosotros comenzaremos a cavar desde este lado de la montaa. Usted y su grupo comenzarn a cavar desde el otro lado. Cuando nos encontremos en el centro, habremos hecho un tnel. Y si no nos encontramos, !Habremos hechos dos tneles!

La administracin de proyectos es el proceso de combinar sistemas, tcnicas y personas para completar un proyecto dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad. (Baker, 1999).

Fases de la Administracin de Proyectos

Inicio

Conclusin

Planeacin

Control

Ejecucin

Fase 1: Inicio
Mecanismos de seleccin de proyecto Carta del proyecto Determinar la meta global del proyecto

Precisar el alcance general del proyecto Seleccionar los miembros iniciales del equipo Definir las expectativas generales de los clientes, de la administracin o de los interesados

*El alcance es el tamao del proyecto y determina cuntos recursos y tiempo se requieren.

Necesidades del sector o de la industria

Avances tecnolgicos

Proyecto

Requerimientos del cliente

Requerimientos legales

Necesidades de la institucin

Carta de Proyecto
Formaliza el inicio del proyecto

Permite identificar el proyecto por parte de los

involucrados

Proporciona informacin general

CARTA DEL PROYECTO
NOMBRE DEL PROYECTO: RESPONSABLE DEL PROYECTO:: OBJETIVO: BENEFICIOS: DESCRIPCIN: PRIORIDAD: JUSTIFICACIN:

PRODUCTOS: APROBACIN:

Fase 2: Planeacin
Identificacin de actividades o tareas Secuenciacin de actividades

Estimacin de la duracin/esfuerzo de las actividades

Estimacin de las necesidades de recursos

Estimacin de los costes de las actividades Representacin grfica del flujo de actividades
Optimizacin de la planificacin Estructura de Descomposicin del Trabajo

En un EDT(Estructura de Descomposicin del Trabajo) las tareas se definen con claridad y pueden emplearse con fines de seleccin de personal, calendarizacin, presupuestacin, etc.
La idea fundamental es descomponer las tareas ms grandes en sus componentes individuales.

Tabla de precedencias
Elabor: Fecha: Octubre 2002

Contiene todas las actividades del proyecto en el orden en que se ejecutarn. Eduardo Dvila Turcios
PROYECTO: Plan 2003 - 2005
Clave de la actividad

Actividad

Duracin

Actividades precedentes

Responsable

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Inicio Diagnstico y pronstico realizado Normas y criterios establecidos Estrategia definida Programas de desarrollo realizados Plan instrumentado Edicin realizada Pblico consultado Proyecto definido Plan aprobado por ejecutivo Publicacin y difusin efectuadas Fin

---4 meses 2.5 meses 1 mes 1 mes 1 mes 2 meses 2.5 meses 1.5 meses 0.5 meses 0.5 meses ----

---1,2 3 4 4 4 5,6,7 8 9 ?

-----Director de Planificacin Director Jurdico Subsecretario Director de Planificacin Director de Planificacin Director Administrativo Director de Control Director de Planificacin Subsecretario Director Administrativo ------

Diagrama de Gantt
1. Programar las actividades del Proyecto

considerando tiempo y responsables.

2. Permite registrar avances de acuerdo con lo

planeado.

PERT (Tcnica de Revisin y Evaluacin de Programas)

Es una tcnica para el Planeamiento y Control; Su fundamento lo constituye el grfico de redes, que representa el trabajo necesario para alcanzar un objetivo. Es la representacin grfica de las relaciones entre todos los acontecimientos y tareas necesarias para realizar un proyecto.

Fase 3: Ejecucin
Dirigir el equipo Reunirse con los miembros del equipo Comunicarse con los terceros involucrados Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir

Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo)

Reportes de avances
Las metas intermedias son resultados parciales que se van logrando a lo largo del proyecto. Las metas intermedias:
Describen un resultado tcnico o un evento Se programan en fechas determinadas

Su duracin es cero (hito)

*Hito (milestones)

Es una tarea de duracin cero que simboliza el haber conseguido un logro importante en el proyecto

Fase 4: Control
Vigilar las desviaciones del plan Emprender acciones correctivas Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados
Cambiar los calendarios del proyecto

Adaptar los niveles de recursos Cambiar el alcance del proyecto Regresar a la etapa de planeacin para hacer ajustes

Para asegurar la eficacia de la ejecucin es necesario que el director de proyecto realice un buen seguimiento:
Tcnico.- Controlando el avance de las tareas. Econmico.- De las horas invertidas, compras o pedidos realizados, subcontrataciones, viajes y otros gastos de forma que la suma de todo ello no supere el crdito asignado para completar el proyecto.

Para realizar un adecuado Proceso de Control y Seguimiento de un Proyecto:

Recoger datos Analizar Datos referentes al esfuerzo, costes, plazos y avances intermedios. Sacar conclusiones comparando los datos reales con los planificados.

Informar Tomar medidas asegurndose de que la decisin se puede justificar con datos
Replanificacin

Fase 5: Conclusin

Reconocimiento de logros y resultados

Cierre de las operaciones y dispersin del equipo Aprendizaje de la experiencia del proyecto

Revisin del proceso y resultados Redaccin del informe final

Reporte final: Presupuesto, Programa,

Cierre Administrativo

Evidencias, Lecciones aprendidas, Reporte de control de cambios.

Cierre del Contrato

-Archivos de contrato, Manuales, planos, Bitcoras, Comunicados, Lecciones aprendidas

Producto, Servicio Resultado final

Todos los proyectos son trabajo pero no todo trabajo es un proyecto