Diagnstico de las Unidades de

Recursos Humanos
de los Servicios Pblicos
I N F O R M E E J E C U T I V O
Direccin Nacional del Servicio Civil Subdireccin de Desarrollo de las Personas

Diagnstico de las Unidades de

Recursos Humanos
de los Servicios Pblicos
I N F O R M E E J E C U T I V O
Direccin Nacional del Servicio Civil Subdireccin de Desarrollo de las Personas

Indice
Presentacin 04 Antecedentes 05

Primera Parte Conceptos y Resultados del Diagnstico de las Unidades de Recursos Humanos I. Componentes del Modelo de Unidad de Recursos Humanos II. Descripcin de los Niveles Idneos y ptimos del Modelo III. Metodologa Utilizada en el Estudio IV. Anlisis de los Resultados del Estudio Diagnstico V. Conclusiones y Recomendaciones

06

08 12 13 17 27

Segunda Parte Perfil de La Unidad de Recursos Humanos Idnea

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Presentacin
La Direccin Nacional del Servicio Civil - DNSC - presenta en este informe los resultados del primer diagnstico de las Unidades de Recursos Humanos - URH - de los servicios pblicos, que estuvo a cargo de la Subdireccin de Desarrollo de las Personas. El principal objetivo de este estudio era contar con una base de informacin actualizada y consistente para facilitar la tarea de asesora de la DNSC en la definicin de estrategias, programas de accin, profesionalizacin y modernizacin de estas Unidades. El diagnstico se realiz entre los meses de octubre de 2005 y febrero de 2006, por lo tanto, sus resultados y conclusiones se circunscriben a este momento determinado, durante el cual, se recogi la informacin, pudiendo a la fecha, en cada servicio, haber ocurrido cambios en sus respectivas URH. Este informe consta de dos partes. En la primera, se exponen los resultados del diagnstico realizado a ciento sesenta (160) URH de servicios pblicos regidos por el Estatuto Administrativo; los conceptos y la metodologa que orientaron la recoleccin de los datos; y el anlisis de los mismos recopilados para estos efectos. En la segunda parte, se presenta un Modelo o perfil idneo de las URH - de aqu en adelante el Modelo - que incorpora los principales aspectos a ser alcanzados por las URH en trminos de recursos, subsistemas de gestin de las personas, y de posicin y jerarqua de las mismas. Como ya fue sealado anteriormente, con este primer diagnstico la DNSC dispone de una lnea base que describe el estado de ciento sesenta (160) URH de servicios pblicos, a partir de la cual, podr evaluar en el tiempo, el impacto de polticas y acciones tendientes a una mayor modernizacin y profesionalizacin en la gestin de las personas en los servicios pblicos, especialmente impulsadas por la DNSC. Por otra parte, la metodologa utilizada en este diagnstico permitir que cada Servicio pueda analizar y evaluar sus propios avances y brechas, sus fortalezas y debilidades en esta rea, en la perspectiva de avanzar hacia niveles ptimos de desarrollo en cada una de las URH. No obstante, es importante consignar que el Modelo aqu utilizado no pretende realizar un anlisis comparado entre las URH, ya que los resultados son vlidos para las instituciones estudiadas y debe enmarcarse en las caractersticas de cada una de stas, considerando por ejemplo, el tamao de sus dotaciones; tiempo de existencia, carcter cualitativamente diferente de sus prestaciones, servicios o productos, nmero de personas que atiende, entre otros aspectos, todo lo cual impacta en el nivel y caractersticas que las URH tenan al momento de realizar el diagnstico1. De esta forma, la DNSC pone a disposicin de cada uno de los servicios pblicos los resultados obtenidos en este diagnstico, con el propsito de aportar al fortalecimiento y gestin de personas en el sector pblico. Finalmente, quiero agradecer a las jefaturas de Unidades de Recursos Humanos y sus integrantes, quienes, con su colaboracin y activa participacin en el proceso de recoleccin de datos, han hecho posible la realizacin de este diagnstico.

04

ROSSANA PREZ FUENTES DIRECTORA NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL

1 En efecto, el nivel de desarrollo de los componentes y elementos vara dependiendo de las caractersticas de la institucin, su tamao y antigedad, entre otros aspectos.

Antecedentes
Junto a una serie de medidas polticas y legislativas destinadas a modernizar la institucionalidad y la gestin pblica, los distintos gobiernos democrticos - desde la dcada de los noventa - han dado impulso tambin a una serie de iniciativas tendientes especficamente a fortalecer y profesionalizar la gestin de las personas en el Sector Pblico. En este contexto se promulga en Chile la Ley N 19.882, en junio del ao 2003, que encomienda a la DNSC, especialmente las siguientes funciones: Participar en el diseo de las polticas de administracin de personal del sector pblico y colaborar con los servicios pblicos en la aplicacin descentralizada de las mismas, en el marco del proceso de Modernizacin del Estado; Promover reformas y medidas tendientes al mejoramiento de la gestin del personal del sector pblico; Realizar las acciones necesarias para asegurar el eficiente y eficaz funcionamiento del Sistema de Alta Direccin Pblica; Fomentar y apoyar la profesionalizacin y desarrollo de las unidades de personal o recursos humanos de los ministerios y servicios; Realizar diagnsticos y estudios acerca de temas propios de sus funciones.
Diagnstico de las Unidades de Recursos Humanos de los Servicios Pblicos

Reconociendo la importancia de estas funciones la DNSC realiza este primer Diagnstico de las Unidades de Recursos Humanos de los Servicios Pblicos pertenecientes a la Administracin Civil del Estado, con el objetivo de identificar las fortalezas y debilidades de las mismas, como punto de partida para disear e implementar estrategias y acciones para fortalecer la modernizacin y profesionalizacin de la Administracin Civil del Estado. Este estudio fue desarrollado con financiamiento del Banco Interamericano del Desarrollo, como parte del Programa de Fortalecimiento Institucional de la DNSC y se realiz entre los meses de octubre del 2005 y febrero del 2006, por las empresas consultoras Deloitte y CDO Consulting Group. Los objetivos centrales de este estudio fueron: a) Elaborar un diagnstico de las Unidades de Recursos Humanos de cada uno de los servicios de la Administracin Civil del Estado, segn sus grados de desarrollo. b) Establecer un Modelo de URH de referencia para los servicios pblicos, que permitiera hacer evaluaciones en el tiempo de los estndares deseables de desempeo de sus subsistemas de recursos humanos, las metas, plazos y recursos necesarios. c) Formar una base inicial de datos de cada servicio y de sus Subsistemas de Recursos Humanos, que permitiera sustentar con informacin rigurosa, las tareas de asesora de la DNSC en el mbito de la definicin de estrategias, programas de accin, profesionalizacin y modernizacin de las URH.

05

Primera Parte
Conceptos y Resultados del Diagnstico de las Unidades de Recursos Humanos

Cada vez con ms fuerza, existe amplio consenso respecto a que - tanto en el mbito pblico como privado - el comportamiento humano es la variable determinante de la eficiencia y calidad de los servicios que se entregan a las personas. Asumir esta conviccin, obliga a considerar precisamente a las personas que trabajan en una organizacin, en el centro de cualquier estrategia integral de gestin y desarrollo para mejorar los servicios que se otorgan a usuarios/clientes. Visto as, el diseo de una estrategia integral, va mucho ms all de adecuar a las personas a determinados estndares de calidad profesional o de buenas prcticas laborales, su real contribucin se mide en funcin de la capacidad de esta estrategia para provocar impactos sobre los resultados de la organizacin. De acuerdo a lo sealado por Francisco Longo2, la Gestin de Recursos Humanos requiere, en especfico, de polticas, subsistemas y prcticas, que para contribuir estratgicamente al logro de resultados, necesitan presentar un grado razonable de activacin, interaccin y sinergia. Se requiere, por ejemplo, un Subsistema de Planificacin que permita alinear las polticas y prcticas de recursos humanos con la estrategia de los servicios y subsistemas de organizacin del trabajo, de gestin del empleo, del rendimiento, de compensacin, y tambin un subsistema transversal de relaciones humanas y sociales.
06

En virtud de estas consideraciones, la DNSC estim necesario realizar el primer diagnstico de las URH en el sector pblico, ya que son estas unidades las responsables de gestionar las polticas, procesos y procedimientos de personal en cada uno de los Servicios Pblicos de la Administracin Civil del Estado, y de ellas depende - en gran medida - el xito de la poltica modernizadora que se ha impulsado a travs de la creacin de la DNSC. Para efectos de este diagnstico, esta Direccin elabor un Modelo, el cual, considera y define los principales aspectos que debieran presentar - en algn momento de su desarrollo - las URH, en trminos de recursos disponibles, subsistemas de administracin y gestin, e incidencia y posicin dentro de la jerarqua de cada Servicio. De esta forma, este Modelo aporta una lnea base para cada URH en los servicios pblicos, a partir de la cual, es posible definir su nivel de desarrollo, describir y evaluar los avances de cada Unidad en el tiempo, y establecer - en cada caso - las distancias respecto de un horizonte ptimo.

2 Consultor internacional, Licenciado en Derecho de la Universidad de Barcelona. Es Profesor del Departamento de Direccin de Recursos Humanos, Director del Instituto de Direccin y Gestin Pblica, y Director del Master en Direccin Pblica (EMPA) de la Escuela Superior de Administracin de Negocios, ESADE, en Barcelona (Espaa).

Primera Parte

Analticamente, lo sealado implica oponer el estado actual de cada Unidad a un conjunto coherente de subsistemas bsicos de administracin y gestin de personas, a cuya contraluz se puedan advertir, respecto de cada subsistema real, sus for talezas y debilidades, avances y brechas. El Modelo de URH propuesto considera tres (3) componentes bsicos: Recursos de la Unidad, Subsistemas de Recursos Humanos y Posicin e Influencia de la Unidad, los cuales se detallan ms adelante. A su vez, cada Componente posee un conjunto de Elementos internos, ms all de cualquier nivel particular de desarrollo. As, este Modelo se estructura como indica el siguiente diagrama:

FIGURA N 1 Modelo de Unidad de Recursos Humanos

Planificacin de RRHH Remuneraciones Dotacin de la URH Recursos Tecnolgicos Infraestructura Presupuesto Propio Servicios y Prestaciones al Personal Capacitacin y Formacin Prevencin de Riesgos Administracin del Personal Comunicaciones Internas

07
Posicin jerrquica de la URH Perfil del Directivo Influencia de la URH

Ciclo de Vida Laboral

Gestin del Desempeo

RECURSOS

SUBSISTEMAS DE RRHH

POSICIN E INFLUENCIA

Diagnstico de las Unidades de Recursos Humanos de los Servicios Pblicos

I.COMPONENTES DEL MODELO DE UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS

Tal como fue sealado, este Modelo esta constituido por tres (3) Componentes, y que a continuacin se detallan: Componente 1. Recursos de la URH: Corresponde a insumos bsicos para el nivel de desarrollo alcanzado por los Subsistemas de Recursos Humanos, que condicionan el nivel de desarrollo de la Unidad.

TABLA N1 Elementos del Componente Recursos de la URH ELEMENTOS Recursos Tecnolgicos VARIABLES Equipamiento TICs disponible en la URH. Grado de apoyo ofrecido por las TICs a las funciones de la URH. Competencia de la URH en el uso del apoyo TICs (computadores, herramientas de software, sistemas computacionales, Internet, etc.). Dotacin de la Unidad Expertiz de los funcionarios de la URH en los Subsistemas de RRHH. Formacin de los funcionarios de la URH. Infraestructura Equipamiento propio. Espacios propios para reuniones. Proporcin de metros cuadrados por persona. Presupuesto Propio3 Presupuesto ejecutado de libre disposicin de la URH. Presupuesto ejecutado de la URH destinado a capacitacin interna en el ltimo ao.

08

3 El elemento presupuesto propio, present dificultades en la evaluacin, no logrndose obtener informacin precisa sobre el particular. Por lo tanto, se ha optado por omitir del anlisis e integracin diagnstica este dato, dejndolo constatado slo conceptualmente en el reporte.

Primera Parte

Componente 2. Subsistemas de Recursos Humanos: Los Subsistemas son los procesos que permiten administrar y gestionar las personas del servicio. Los Subsistemas identificados como relevantes para este estudio, son los que se muestran en la siguiente Tabla.

TABLA N2 Elementos del Componente Susbsistemas de Recursos Humanos

SUBSISTEMAS Planificacin de RRHH

VARIABLES Planificacin de RRHH para el Servicio. Perfiles de cargo. Planificacin de la dotacin del Servicio. Participacin en la formulacin del presupuesto del Servicio en recursos humanos. Gestin presupuestaria. Reclutamiento. Seleccin. Induccin para personas ingresadas por concurso o traslado. Desarrollo de carrera y promocin (caso contratas y plantas). Desvinculacin. Planificacin del desempeo. Evaluacin del desempeo. Gestin del desempeo institucional. Calificacin del desempeo individual. Administracin de las remuneraciones. Gestin de beneficios. Servicios a los funcionarios. Deteccin de necesidades y formulacin del Plan Anual de Capacitacin. Comit Bipartito de Capacitacin. Compra de servicios de capacitacin. Seleccin de beneficiarios de la capacitacin. Evaluacin de la capacitacin (medicin de impacto por parte del Comit Bipartito de Capacitacin con la asesora de la URH) Control presencial de personal (ausencias, licencias mdicas, vacaciones, das administrativos, permisos especiales). Expedientes del funcionario. Servicios de gestiones internas. Relacin de la URH con asociaciones gremiales. Relacin de la URH con los funcionarios Implementacin de directrices de la Direccin aplicada a los funcionarios. Higiene, Seguridad y Mejoramiento de Ambientes de Trabajo.

Ciclo de Vida Laboral

Gestin del Desempeo

09 Diagnstico de las Unidades de Recursos Humanos de los Servicios Pblicos

Remuneraciones Servicios y Prestaciones al Personal

Capacitacin y Formacin

Administracin del Personal

Comunicaciones Internas

Prevencin de Riesgos

Componente 3. Posicin e Influencia: Se refiere al grado de incidencia relativa de la URH al interior del servicio, lo que se traduce en la posicin jerrquica que la URH ocupa en la organizacin, y en el acceso a la toma de decisiones, en especial, de su directivo. Los aspectos que se consideraron fueron los siguientes:

TABLA N3 Elementos Componente Posicin e Influencia

ELEMENTOS Posicin jerrquica de la Unidad de Recursos Humanos (en el organigrama del servicio) 10 Perfil del Directivo

VARIABLES Cargo del Directivo de la URH. Dependencia de la URH. Cantidad de niveles jerrquicos que existen entre la jefatura del servicio y la URH. Estilo de negociacin predominante. Complejidad de la toma de decisiones. Conciencia organizacional.

Influencia de la Unidad de Recursos Humanos (al interior del servicio y entre pares)

Influencia del Directivo de la URH

Este Modelo as concebido, es la herramienta metodolgica que permite contrastar y describir cuantitativa y cualitativamente los actuales niveles de desarrollo de las URH diagnosticadas. Para tal efecto, el Modelo considera una escala ascendente compuesta por cinco (5) niveles de desarrollo, a fin de establecer la distancia estadstica y cualitativa en que se encuentra cada URH, respecto de cada una de las etapas del Modelo.

Primera Parte

Ejes Transversales El Modelo consider adems ejes de anlisis que cruzan transversalmente los componentes y elementos del mismo. Para medirlos, se generaron tres (3) ndices que dan cuentan de los avances y brechas en la modernizacin y profesionalizacin de las URH. Estos ndices son: Productividad (eficacia y eficiencia), Transparencia (meritocracia y no discriminacin), y Flexibilidad de la gestin (innovacin). A continuacin se describen detalladamente cada uno de ellos. Productividad: Da cuenta de la medida en que la URH es capaz de desarrollar las tareas que le permitan cumplir sus objetivos, utilizando los recursos disponibles. Considera la eficacia (capacidad de generar los resultados esperados y por sobre el estndar) y la eficiencia (capacidad de gestionar adecuadamente los recursos asegurando la calidad del producto final). Transparencia: Describe en qu medida las decisiones que se toman en la URH estn fundamentadas en criterios tcnicos, asegurando la probidad y la igualdad de acceso a las oportunidades. Est compuesto por competencias - las decisiones basadas en la adecuacin del cargo - capacidades del personal, y no discriminacin. Flexibilidad de la Gestin: Da cuenta de la medida en que la Unidad es capaz de tomar decisiones de manera relativamente autnoma, descentralizada, creando soluciones a la medida de los desafos internos y externos que enfrenta, y realizando innovaciones.
11 Diagnstico de las Unidades de Recursos Humanos de los Servicios Pblicos

Recursos de la URH

Subsistemas de RR.HH.

Posicin e Influencia Productividad Transparencia Flexibilidad de Gestin

Desde un punto de vista prctico, para cada categora de servicios, las brechas tambin se pueden establecer respecto de un horizonte concreto real, considerando los sistemas y las prcticas de las URH, que hoy presentan los niveles de mayor complejidad e incidencia. Este diagnstico permite - dentro de cada categora de servicios - identificar las prcticas que se deben desarrollar, aquellas que hay que reformular y mejorar, y por ltimo, las que hay que reforzar y socializar, y que, adaptadas a la realidad concreta de cada servicio y su entorno, pueden ser replicadas, transmitidas o asumidas - total o parcialmente - como modelo concreto de referencia por los dems servicios.

II. DESCRIPCIN DE LOS NIVELES IDNEOS Y PTIMOS DEL MODELO

Este Modelo de URH describe, tal como se ha sealado, etapas superiores de desarrollo, que tomadas en conjunto constituyen un horizonte o estndar ptimo de desarrollo. Se entender por ptimo, aquel nivel de desarrollo, que permite a la URH promover y alinear las competencias de las personas con los objetivos estratgicos del servicio. Este nivel superior implica la sinergia entre recursos, subsistemas de gestin y efectivos niveles de incidencia, de las URH en la gestin de resultados de cada servicio. El Modelo, contiene adems etapas de desarrollo cuyas variables o puntos crticos representan un funcionamiento operativo y de gestin de procesos de RRHH en sintona con las exigencias de la modernizacin del Estado, y fija un horizonte o estndar idneo de desarrollo de las URH posible de alcanzar al mediano plazo. Se entender por idneo, aquel nivel que fija un estndar necesario que las URH deben alcanzar, para iniciar un desarrollo ms estratgico, liderando la gestin de los distintos procesos de RRHH contenidos en el Modelo, para impactar en los resultados de los servicios a mediano plazo4. Este nivel de idoneidad estar dado por aquellos grados de desarrollo en la gestin de las personas que son posibles y necesarios de alcanzar, haciendo uso de las Tecnologas de Informacin y Comunicaciones (TICs) disponibles en la mayora de las URH diagnosticadas. Asimismo, haciendo uso eficiente del actual instrumental de gestin gubernamental (Programas de Mejoramiento de la Gestin, Convenios de Desempeo Colectivo, Programas de Compromisos Gubernamentales, Balances de Gestin Integral, entre otros); y a partir de la normativa legal existente, en especial de la Ley N 19.882 (sistemas de concursos, transparentes y meritocrticos, nueva carrera funcionaria, poltica de remuneraciones vinculadas al cumplimiento de compromisos, entre otros aspectos).
12

El nivel ms bsico de evaluacin de un Elemento, es el Punto Crtico (PC), que corresponde a una variable relevante del componente. Su estado de desarrollo es evaluado a travs de tems o alternativas de respuestas, con una escala de cero (0) a cinco (5). El Modelo consider un nivel superior de agregacin y evaluacin, que corresponde a la puntuacin de cada uno de los tres (3) Componentes, a partir de las evaluaciones de cada uno de los Elementos que lo integran, los cuales tambin tienen una valoracin que vara entre cero (0) y cinco (5). Este nivel de agregacin corresponde al Nivel de Desarrollo Observado para cada URH evaluada, y que es a la suma ponderada de las calificaciones de los diecisis (16) Elementos que integran el Modelo y que se describen en las Tablas 1, 2 y 3. Finalmente, el Nivel de Desarrollo Observado tambin considera tres subniveles: uno incipiente: que se encuentra entre los valores inferiores y los valores medios. Un subnivel intermedio, que se encuentra en torno a los valores de idoneidad, pero con un potencial de evolucin creciente, y por ltimo, un subnivel ascendente, cuyos elementos alcanzan un promedio global sobre los niveles de idoneidad, presentando, a la vez, un potencial de desarrollo hacia valores ptimos. Lo anterior se describe en la Tabla 4.
TABLA N4 Subniveles de Desarrollo de la URH

SUB NIVEL Incipiente Intermedio Ascendente

RANGO Niveles 0 1 2 Nivel 3 Niveles 4 5

4 El detalle completo del Perfil de la URH Idnea se encuentra desarrollado en la segunda parte del documento.

Primera Parte

III. METODOLOGA UTILIZADA EN EL ESTUDIO

La metodologa utilizada en el estudio combin un enfoque cualitativo y cuantitativo, desarrollado sobre la base de cuestionarios estructurados auto suministrados y entrevistas semiestructuradas aplicadas a las jefaturas de las URH. Por otro lado, con el propsito de ordenar y clasificar la informacin obtenida, se utiliz el Modelo definido para el diagnstico, mediante el cual, se ordenaron las dimensiones que el estudio consider relevantes al momento de observar y recolectar la informacin de las URH. As, la recoleccin de informacin se realiz por medio de tres (3) instrumentos: 1. Un Cuestionario aplicado a los Jefes de Recursos Humanos de los 160 servicios diagnosticados. 2. Una Entrevista a cada uno de esos directivos. 3. Un Panel de expertos, conformado por directivos destacados en su gestin de recursos humanos, con el objetivo de obtener sus apreciaciones sobre la informacin obtenida, para su posterior anlisis. En el siguiente cuadro se exponen las etapas del estudio y las tcnicas de recoleccin de la informacin utilizadas.
FIGURA N 3 Fases del Estudio 13 Diagnstico de las Unidades de Recursos Humanos de los Servicios Pblicos
ETAPA 1
Diseo Modelo URH Formulacin Modelo URH

ETAPA 2
Diseo de Instrumentos Diseo Instrumentos de Levantamiento de Datos Cuestionario Pauta Entrevista

ETAPA 3
Obtencin de Datos Lanzamiento del Estudio

ETAPA 4
Codificacin y Categorizacin Codificacin y Registro de Repuestas en Sistema de Categorizacin Panel de Expertos Identificacin de Puntos Crticos para el anlisis

ETAPA 5
Anlisis de Datos Procesamiento de Respuestas Nivel de Desarrollo Evaluacin de Brechas respecto a Nivel Idneos y ptimos

Envo Cuestionario a Jefes de las 160 URH

Prueba Piloto aplicada sobre muestra de URH

Recepcin y Anlisis Preliminar de Cuestionarios Contestados

Confeccin Informes Individuales por URH Anlisis Sustantivo

Ajuste de Instrumentos Acciones de Difusin del Proyecto

Entrevistas con Jefes de URH

Diseo Sistema Categorizacin

Poblamiento Sistema Categorizacin

Puesta en Marcha Sistema Categorizacin

Por otro lado, se realiz un anlisis a partir de fuentes secundarias, especficamente de los Balances de Gestin Integral (BGI) de todos los servicios que fueron considerados por el estudio. Esta revisin permiti, por un lado, construir las categoras mediante las cuales se ordenaron los servicios, y por otra parte, validar la informacin entregada por los encuestados y entrevistados otorgndole mayor confiabilidad a los datos recolectados. Para la etapa cuatro (4), correspondiente al procesamiento de la informacin, operacionalizacin de las variables y posterior ordenamiento de los resultados, se utiliz el siguiente procedimiento: 1. 2. 3. 4. Se identific cada variable dentro de los tres (3) componentes definidos en el Modelo. Para cada variable se defini un nmero determinado de tems. Para cada tem un nmero de preguntas cerradas contenidas en el cuestionario estructurado. Luego se procedi a generar un puntaje promedio a partir del resultado del cuestionario y las mediciones cualitativas que permitieron diagnosticar los tres (3) componentes y ordenar a los servicios de acuerdo a ello.

Universo del Estudio Para efectos del Estudio se consideraron todos los servicios pblicos que integran la Administracin Central del Estado, es decir, al conjunto de organismos dependientes de los Ministerios del Sector Pblico, independiente del sistema de remuneraciones por el que se rija cada uno de ellos. El conjunto de organismos que forman parte de los 18 ministerios, incluida la Presidencia de la Repblica, suman en total 170 servicios pblicos de los cuales el Estudio consider a 160 5. En consecuencia, el diagnstico tuvo una cobertura aproximada al 100%, al considerar las unidades responsables de la gestin de las personas en cada una de estas reparticiones. Se exceptuaron aquellas instituciones que son autnomas respecto del poder Ejecutivo, tales como, la Contralora General de la Repblica, el Poder Judicial, el Congreso Nacional y el Ministerio Pblico. Operacionalizacin de las Variables Contenidas en el Modelo Tal como ya fuera indicado precedentemente, el Modelo de este estudio, consider las siguientes dimensiones: Componente 1: La disponibilidad y el uso de Recursos de la URH. Componente 2: Los Subsistemas de RRHH, referidos a los procesos que permiten administrar y gestionar los Recursos Humanos. Componente 3: La Posicin e Influencia alcanzada por la URH en el contexto del servicio al que pertenece. A su vez, cada Componente se desglosa en Elementos, que corresponden a los principales conceptos o atributos de cada Componente, llegando a un total de diecisis (16) elementos en el Modelo completo. Tal cual se detalla en la tabla siguiente.

14

5 Tanto los criterios como los servicios no considerados se detallan a continuacin; servicios no regidos por el Estatuto Administrativo, servicios regidos por el Estatuto Administrativo con una dotacin menor a diez personas, servicios cuyas funciones son reservadas. Los servicios excluidos fueron el Fondo Nacional de la Discapacidad; Superintendencia de Valores y Seguros; Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras; Consejo Superior de Educacin; Consejo de Rectores; Subsecretaria de Carabineros; Subsecretara de Redes Asistenciales; Consejo Nacional de Televisin; Agencia Nacional de Inteligencia y la Direccin Nacional del Servicio Civil, que no fue parte de la investigacin, no obstante, con posterioridad este Servicio utiliz la metodologa del presente estudio para diagnosticar su URH.

Primera Parte

TABLA N5 Componentes del Modelo

COMPONENTE RECURSOS Recursos Tecnolgicos Dotacin de la URH Infraestructura Presupuesto Propio

COMPONENTE SUBSISTEMAS DE RECURSOS HUMANOS Planificacin de RRHH Ciclo de Vida Laboral Gestin del Desempeo Remuneraciones Servicios y Prestaciones al Personal Capacitacin y Formacin Prevencin de Riesgos Administracin del Personal Comunicaciones Internas

COMPONENTE POSICION E INFLUENCIA Posicin Jerrquica de la URH Perfil del Directivo Influencia de la URH

Para cada Punto Crtico se defini un valor idneo y un valor ptimo: Valor Idneo: Calificacin esperada de idoneidad de un atributo relevante (punto crtico) del modelo, con valores entre dos coma cuatro (2,4) y tres coma siete (3,7) puntos, dependiendo de la actividad, subsistema o elemento a evaluar. Valor ptimo: Calificacin mxima de cinco (5) puntos para la variable de acuerdo al Modelo. Se refiere a un estado superior respecto al atributo evaluado.
TABLA N6 Niveles Idneos por Componente y por Elemento 15 Diagnstico de las Unidades de Recursos Humanos de los Servicios Pblicos

COMPONENTE Recursos

NIVEL IDNEO POR COMPONENTE 3,2

ELEMENTO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Recursos Tecnolgicos Dotacin de la URH Infraestructura Presupuesto Propio Planificacin de Recursos Humanos Ciclo de Vida Laboral Gestin del Desempeo Remuneraciones Servicios y Prestaciones al Personal Capacitacin y Formacin Prevencin de Riesgos Administracin del Personal Comunicaciones Internas

NIVEL IDNEO POR ELEMENTO 3,7 3,0 3,0 3,0 2,4 3,0 3,0 3,0 3,0 3,2 3,0 3,0 2,7 3,0 3,0 3,0

Subsistemas de RRHH

2,9

Posicin e Influencia

3,0

14 Posicin Jerrquica de la URH 15 Perfil del Directivo 16 Influencia de la URH

En suma, si bien en promedio el nivel de idoneidad corresponde a tres (3) puntos en una escala de cero (0) a cinco (5) el perfil de idoneidad, no es una lnea plana y uniforme respecto de todos los puntos crticos del Modelo. Un supuesto del estudio fue que el nivel de desarrollo de las URH, es dependiente de algunas caractersticas de los Servicios Pblicos, en particular, de la magnitud de su dotacin. Por ello, el diagnstico distingue cuatro categoras:

TABLA N7 Categoras de Servicios segn Dotacin

CATEGORA 16 A B C D

DOTACIN DEL SERVICIO 100 o menos personas 101 a 500 personas 501 a 3.000 personas Ms de 3.000 personas

TAMAO Pequeo Mediano Grande Muy Grande

N DE SERVICIOS EN LA CATEGORA 45 61 36 18

% 28,1 38,1 22,5 11,3

Finalmente, se utiliz un instrumento adicional para los procesos de almacenamiento, procesamiento y entrega de reportes, el cual correspondi a un Sistema de Informacin de las URH, consistente en una aplicacin Web para el almacenamiento de la informacin de cada Unidad diagnosticada, para la realizacin de los clculos que permitieran determinar el nivel de desarrollo de las mismas y para consultas y elaboracin de informes. Esta aplicacin facilitar nuevos procesos de diagnstico a futuro.

Primera Parte

IV . ANLISIS DE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO DIAGNSTICO

El nivel promedio de desarrollo obtenido por las URH de la Administracin Civil del Estado fue de dos coma ochenta y cinco (2,85) puntos. Es importante considerar que de acuerdo a los estndares definidos por el estudio el valor promedio de idoneidad fue tres (3). A partir del anlisis se obtuvieron los siguientes resultados segn componentes: Tal como se aprecia en el Grfico 1, el Componente Recursos de la URH obtuvo un promedio de tres coma uno (3,1), siendo el ms desarrollado de todos. En segundo lugar, se ubic el Componente Posicin e Influencia de la URH, con un promedio de dos coma ochenta y cuatro (2,84) que, en general, presenta una menor brecha respecto al nivel idneo. En tercer lugar, se aprecia al Componente Subsistemas de RRHH, con un promedio de dos coma sesenta y tres (2,63), obteniendo la brecha global ms significativa respecto del nivel idneo.

GRFICO N 1

Nivel de Desarrollo de los Componentes del Modelo de URH

5

17 Diagnstico de las Unidades de Recursos Humanos de los Servicios Pblicos

Nivel de Desarrollo

Recursos de la URH Promedio de Desarrollo Nivel Idneo 3,10 3,17

Subsistemas de RR.HH. 2,63 2,92

Posicin e Influencia 2,84 3,00

Componentes del Modelo de URH

A partir de lo anterior, se podra advertir que la dimensin sobre la cual se deben concentrar y focalizar las polticas y programas de fortalecimiento a las URH se relacionan con el componente subsistema de recursos humanos, en ste por lo dems, estn contenidos los procesos bsicos de la gestin de las personas en los Servicios de la Administracin Civil del Estado.

Segn la segmentacin por dotacin de personal de los servicios a las que pertenecen las URH realizadas en el estudio, se observa una diferencia clara entre los servicios de menos de quinientas (500) personas y los de ms de quinientas (500), siendo stos ltimos, los que presentan un mayor nivel de desarrollo. Ver Grfico 2.

GRFICO N 2

Nivel de Desarrollo de la URH segn Categoria de Tamao de Servicio

5

Nivel de Desarrollo

18

Pequeo 1 a 100 Nivel de Desarrollo URH Nivel Idneo 2,47

Mediano 101 a 500 2,63

Grande 501a 3000 3,18

Muy Grande ms de 3.000 3,09 3,03

3,03 3,03 3,03 Tamao del Servicio (Dotacin total)

A continuacin se expone el anlisis detallado de cada componte: Componente: Recursos de la Unidad de Recursos Humanos Las URH presentaron, en general, un nivel de desarrollo idneo de sus Recursos Tecnolgicos y de su Infraestructura, pero un nivel insatisfactorio de su Dotacin, presentando un desarrollo por debajo del nivel de idoneidad definido (Grfico 3).

Primera Parte

GRFICO N 3

Nivel de Desarrollo de los Elementos del Componente Recursos de la URH

5

Nivel de Desarrollo

Recursos Tecnolgicos 3,49 3,67

Dotacin de la URH 2,50 3,00

Infraestructura 3,30 3,00

Presupuesto Propio 0,00 3,00

Promedio de Desarrollo Nivel Idneo

Elementos del Componente Recursos de la URH

GRFICO N 4 Porcentaje de servicios que cuentan con Intranet institucional

Porcentaje de Servicios SIN INTRANET 25%

Porcentaje de Servicios CON INTRANET 75%

Diagnstico de las Unidades de Recursos Humanos de los Servicios Pblicos

El resultado obtenido en el rea de tecnologa e infraestructura es consistente con los esfuerzos realizados por el Proyecto de Modernizacin del Estado, especficamente en el proyecto de Gobierno Electrnico, destinados a la incorporacin de TICs. En efecto, el 75% de los servicios al momento del diagnstico, contaban con Intranet, segn se puede apreciar en el Grfico 4.

19

El 64% de las URH entregan informacin y otorgan servicios a travs de Intranet. De acuerdo al marco general utilizado por el Gobierno para el desarrollo de las TICs, intranet se constituye en una herramienta clave para la entrega de informacin, la oferta de trmites internos en lnea y el contacto o relacin con los usuarios del sistema, en este caso, los propios funcionarios de la institucin. Se complementa el diagnstico con el dato referido a los niveles de preparacin que poseen los funcionarios de las URH en el uso de las nuevas tecnologas, donde el 46% de ellos presentaron un nivel medio, un 18% avanzado y el 36% un nivel bsico en el uso de las TICs (Grfico 5).

GRFICO N 5 Categorias de Usuarios de las URH en TICs

Usuarios Avanzados 18% Usuarios Bsicos 36%

Usuarios Medios 46% 20

Considerando la variable gnero, los datos sealan que casi dos tercios de la dotacin de las URH son mujeres (Grfico 6).

GRFICO N 6 Dotacin de las URH segn Gnero

Hombres 34,38%

Mujeres 65,62%

Primera Parte

Contrasta con el alto porcentaje de mujeres que son parte de las dotaciones en las URH, el que slo un 3% de ellas ocupen al momento del diagnstico, cargos directivos en estas Unidades, tal como se aprecia en el Grfico 7. Este dato seala la necesidad de profundizar acciones que colaboren con la promocin y formacin de mujeres al interior de las URH aumentando con ello su posibilidad de acceso a cargos directivos.

GRFICO N 7 Porcentaje de Mujeres en Cargos Directivos / No Directivos en las URH

Mujeres en Cargos No Directivos 97%

Mujeres en Cargos Directivos 3%

GRFICO N 8 Dotacin de las URH Segn Nivel de Educacin

Escolaridad Bsica y Media 39,49% Universitarios 39,33%

EstudiosTcnicos 21,18%

Diagnstico de las Unidades de Recursos Humanos de los Servicios Pblicos

Se observa en el Grfico 8, que aproximadamente el 40% de las dotaciones de las URH tiene estudios universitarios y poco ms del 20% estudios tcnicos. Este dato en particular, puede ser considerado relevante al momento de analizar la situacin de las unidades estudiadas, ya que una alta profesionalizacin contribuir con las posibilidades de desarrollo estratgico de la gestin al interior de las URH.

21

De acuerdo a los datos obtenidos, el personal que compone las URH, segn su tipo de contrato (calidad jurdica), se distribuye de la siguiente manera: un 56% estn a contrata, un 38% corresponde a la planta del servicio y casi un 6% son honorarios (Grfico 9).

GRFICO N 9 Dotacin de las URH segn Tipo de Contrato

Honorarios 5,77% Planta 38,19%

Contrata 56,04%

22

Segn se muestra en el Grfico 10, los mayores niveles de expertiz de las URH se concentran en los Subsistemas de Remuneraciones, Servicios y Prestaciones al Personal y Administracin de Personal. Los subsistemas que presentan los ms bajos niveles de desarrollo son Planificacin de RRHH, Comunicaciones Internas, Capacitacin y Formacin, y Prevencin de Riesgos. Conforme a estos antecedentes, podemos proyectar que uno de los desafos que debern enfrentar las URH es, cmo asumir nuevos enfoques de gestin de personas, con equipos especializados en aspectos procedimentales y administrativos.

GRFICO N 10

Grado de Expertiz de los Funcionarios segn Subsistemas

60%

Bajo Medio Alto

Porcentaje

40%

20%

Servicio y Prestaciones al Personal

Planificacin de la URH

Administracin de Personal

Ciclo de Vida Laboral

Gestin del Desempeo

Capacitacin y Formacin

Prevencin de Riesgos

Remuneraciones

Subsistemas de Recursos Humanos

Comunicaciones Internas

0%

Primera Parte

En resumen, considerando la informacin presentada respecto al Componente Recursos, el elemento Recursos Tecnolgicos presenta el mayor nivel de desarrollo, superando el nivel idneo, mientras que el elemento Dotacin de la Unidad, es el que presenta menor evaluacin y, en consecuencia, presenta la mayor brecha. Esto implica que la principal rea de mejora en este Componente est referida a incrementar la calidad de las dotaciones de las URH en especial lo referido a formacin y experiencia, aspecto fundamental para que stas puedan realizar aportes de mayor valor a los Servicios de los que forman parte. Componente: Subsistemas de Recursos Humanos En este Componente, los elementos que presentan mayor nivel de desarrollo corresponden a los Subsistemas Prevencin de Riesgos, Capacitacin y Formacin y Remuneraciones (Grfico 11). El subsistema que presenta un menor nivel de desarrollo a nivel general, es Ciclo de Vida Laboral, no obstante, su fuerte vinculacin con la gestin y desarrollo de la carrera funcionaria: Reclutamiento, Seleccin, Induccin, Desarrollo de Carrera y Desvinculacin. Le siguen el Subsistema de Planificacin de Recursos Humanos, siendo sus puntos crticos: Planificacin de la Dotacin, Participacin en la Formulacin del Presupuesto del servicio, y Gestin Presupuestaria; y el Subsistema de Gestin del Desempeo: Planificacin del Desempeo, Evaluacin del Desempeo, Gestin del Desempeo Institucional y Calificacin del Desempeo Individual.

GRFICO N 11

Nivel de Desarrollo de Elementos del Componente Subsistemas de RRHH

5

23 Diagnstico de las Unidades de Recursos Humanos de los Servicios Pblicos

4

Nivel de Desarrollo

Promedio de Desarrollo 2,20 Nivel Idneo 2,40

Planificacin de la URH

1,87
Ciclo de Vida Laboral

2,21
Gestin del Desempeo

2,95

2,66

3,30

3,39

2,83

2,22

3,00 3,00

3,00
Remuneraciones

3,00
Servicio y Prestaciones al Personal

3,20
Capacitacin y Formacin

3,00
Prevencin de Riesgos

3,00
Administracin de Personal

2,67
Comunicaciones Internas

Subsistemas de Recursos Humanos

El Grfico 11, nos indica adems que el perfil predominante de las URH, se relaciona con aspectos procedimentales y rutinarios, ms que con acciones orientadas hacia una dimensin de desarrollo estratgico de la gestin de personas. Considerando que el Componente Subsistemas de RRHH presenta mayor brecha en relacin al nivel idneo definido, resulta fundamental que se generen polticas y programas orientados a potenciar el desarrollo de los Subsistemas de RRHH, con especial nfasis en los elementos ms dbiles (Ciclo de Vida Laboral, Gestin del Desempeo y Planificacin de RRHH). En tal sentido, es relevante generar directrices para que el elemento Planificacin de RRHH sea el encargado de promover el desarrollo de los elementos deficitarios logrando con esto, una visin sistmica e integrada entre los subsistemas.

Componente: Posicin e Influencia de las Unidades de Recursos Humanos Respecto a este Componente, el elemento que destaca con un mayor nivel de desarrollo es la Posicin Jerrquica de la URH, es decir, la ubicacin formal y efectiva de la URH dentro de la estructura orgnica de cada servicio, ubicndose sobre el nivel bsico de idoneidad. El elemento que presenta un menor nivel de desarrollo relativo es el Perfil del Directivo (Grfico 12).

GRFICO N 12

Nivel de Desarrollo de Elementos del Componente Posicin e Influencia

5

24 Nivel de Desarrollo

Posicin Jerrquica de la URH Promedio de Desarrollo Nivel Idneo

3,64

Perfil del Directivo

2,42

Influencia de la URH
2,46

3,00

3,20

3,00

Elementos del Componente Posicin e Influencia

Por otra parte, segn se muestra en el Grfico 13, un 56% de las URH posee la categora de Gerencia, Divisin, Subdireccin o Departamento, dependiendo directamente de la jefatura del servicio. Cabe sealar que en un 40% de los casos mencionados anteriormente, al momento del diagnstico, correspondieron a jefaturas de Administracin y/o Finanzas, cuyas funciones principales estn orientadas a desarrollar las reas de finanzas, contabilidad y servicios. Casi la mitad de las URH estn en una relacin de dependencia, respecto de su organigrama, de tres (3) o ms niveles por debajo del Jefe de Servicio, lo que implica una distancia considerable de la cspide de la institucin, y por lo tanto, lejano a las decisiones estratgicas de la misma.

Primera Parte

GRFICO N13 Posicin Jerrquica de la URH en el servicio

Direccin / Gerencia 3% Otra 8% Unidad 18%

Subdireccin /Subgerencia 16% Divisin 4%

Departamento 33%

Seccin 9%

Subdepto. 9%

GRFICO N 14 Aos de Experiencia de las Jefaturas de URH en temas de RRHH

Menos de 5 aos 48,13%

Ms de 5 aos 51,87 %

Diagnstico de las Unidades de Recursos Humanos de los Servicios Pblicos

En cuanto a la experiencia profesional de la Jefatura a cargo de la Unidad, el Grfico 14 muestra que prcticamente la mitad de ellos tiene menos de cinco (5) aos de experiencia en RRHH. Esto se debe, por una parte, al ingreso de profesionales jvenes a las URH, pero tambin, a que muchas de las jefaturas ocuparon cargos en otras reas de los Servicios, antes de trabajar en RRHH o de asumir como directivos de estas Unidades. En virtud de esto, es posible pensar en el diseo de una lnea de desarrollo y fortalecimiento en formacin, entrenamiento y acompaamiento para las jefaturas de las URH.

25

Por otra parte, los datos sealan que no obstante el promedio obtenido en Posicin Jerrquica de la URH, cualitativamente se observ la diversidad de formas y niveles jerrquicos que asumen, lo que impone ciertas restricciones de tipo estructural a la participacin de las jefaturas de las Unidades en las instancias formales de toma de decisiones. En general, se aprecia como rea de mejora el reforzamiento de la Posicin e Influencia de la URH para que pueda asumir un rol ms estratgico y modernizador dentro de cada servicio. Junto con ello, se requiere difundir el Perfil de Competencias Idneo para la jefatura de esta Unidad, de manera que no slo oriente los procesos de seleccin, sino que su gestin sea proactiva y se constituya en un facilitador de todos los Subsistemas de Recursos Humanos. Ejes Transversales En trminos generales los ndices construidos para medir los ejes transversales, presentaron el siguiente resultado. El ndice para medir Productividad, es decir, la eficacia y eficiencia de los procesos, mostr valores por sobre el nivel idneo, mientras que el ndice de Transparencia resulta evaluado con un bajo puntaje en el subndice competencia (Grfico 15). El diagnstico indica que tanto el nmero de cargos con perfiles de competencias como las decisiones de recursos humanos basadas en este modelo son todava escasas. La gestin por competencias, si bien est definida en las polticas de gestin de recursos humanos del Estado, todava es incipiente, probablemente porque es un tema tcnico nuevo sobre el cual las URH requieren mayor formacin.

26

GRFICO N 15

Nivel de Desarrollo de los Ejes Transversales

5 4

Nivel de Desarrollo

2 1 0

Productividad
Eficacia

Transparencia
No Discriminacin 3,08 0,54

Flexibilidad
Innovacin 1,59

Eficiencia Competencia 3,75

Promedio de Desarrollo Nivel Idneo

4,31

3,00

3,00

3,00

Subndices que componen los Ejes Transversales

De acuerdo con el grfico y los resultados obtenidos en los ejes transversales, el subndice No Discriminacin se presenta como desarrollado en las Unidades, ajustando el resultado final del eje Transparencia observado por el estudio, lo que permite proyectar condiciones favorables para el despliegue de buenas prcticas laborales en los servicios pblicos que fueron parte del estudio.

Primera Parte

V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

En esta seccin se presentan las principales conclusiones que se obtienen a partir del estudio diagnstico realizado. En este sentido, el nimo de la Direccin Nacional del Servicio Civil es contribuir a generar reflexiones colectivas en esta materia y a canalizar nuevos aportes y propuestas concretas en cada servicio en particular. 1. La mayora de las URH presentaron en general niveles de desarrollo relativamente bajos respecto al nivel idneo establecido. Por ende, la prioridad respecto al desarrollo de estas Unidades a nivel pas se encuentra en asegurar que la gran mayora de ellas reduzca sus brechas y alcance el nivel idneo requerido. De los datos se infiere la necesidad de generar una red de apoyo, vinculacin y sinergia entre las URH, con la finalidad de compartir informacin y colaborar en su mejoramiento y fortalecimiento. Un segundo mbito, se refiere a la identificacin de mejores prcticas, conocimiento crtico y de recursos susceptibles de ser compartidos, que pudieran acelerar los procesos de mejora y avance en las mismas. 2. Actualmente los roles de la mayora de las URH de los servicios pblicos diagnosticados estn ms bien centradas en procesos administrativos y operativos. Expertos y directivos coinciden en la necesidad de transitar hacia un rol ms estratgico, lo que implica una mayor comprensin y alineacin con el giro del negocio de la institucin por parte de quienes se desempean en las Unidades. Opera a favor el que los directivos de estas Unidades en general poseen trayectoria en el servicio pblico y manejan los cdigos y lenguaje del Estado. La formacin especfica en el rea de recursos humanos constituye, una necesidad y oportunidad de mejora. 3. El Componente de Recursos de la URH es el que presenta los mejores niveles de desarrollo. Le sigue el Componente Posicin e Influencia de la URH, que, en general, presenta una leve brecha respecto al nivel idneo. En tercer lugar, y como principal mbito de mejora, se aprecia al Componente Subsistemas de RRHH el ms complejo y de mayor peso en el modelo, con la brecha global ms significativa respecto del nivel idneo. 4. Falta de interaccin y sinergia entre los Subsistemas de RRHH, en particular, Ciclo de Vida Laboral, Capacitacin y Formacin, Gestin del Desempeo y Comunicaciones Internas. Se asume que los resultados del Subsistema de Evaluacin de Desempeo deberan ser insumo para Capacitacin y Formacin, pero esto no se da en la prctica. Consistente con los datos obtenidos, los expertos sealan que el proceso de evaluacin del desempeo no funciona correctamente, y se muestran en general muy crticos sobre el proceso de calificacin, que, a juicio de ellos, no logra facilitar la Gestin del Desempeo. Se mencionan los beneficios de contar con procesos de evaluacin integrales, y mayormente centrados en la mejora del desempeo a travs de la retroalimentacin efectiva, medicin de brechas, y compromisos de desempeo. Al respecto, es especialmente necesario formar y desarrollar liderazgos facilitadores de este proceso. 5. Relevancia del Subsistema Comunicaciones Internas en la conformacin del clima interno del servicio. Sin embargo, el tema no forma parte de las atribuciones de la URH y, en la mayora de los casos, tampoco hay en el servicio otra Unidad a cargo de gestionar las comunicaciones. En el caso de los servicios que tienen ms desarrollo en Tecnologas de Informacin, se descansa principalmente en la Intranet del servicio como medio de comunicacin, pero no se reporta una gestin estratgica del Subsistema que facilite la articulacin de los cambios institucionales y la interlocucin entre los distintos grupos de inters del servicio.

27 Diagnstico de las Unidades de Recursos Humanos de los Servicios Pblicos

6. El Subsistema de Remuneraciones evidencia una adecuada integracin con los Subsistemas de servicios y Prestaciones al Personal y Gestin del Desempeo. 7. Bajo desarrollo del Subsistema Planificacin de RRHH. En el caso de las URH que s cuentan con un sistema formal de planificacin, el nivel de desarrollo observado de los subsistemas restantes es mayor. Muchos entrevistados sealan contar con perfiles de cargos por competencias; sin embargo, es poco lo que se los utiliza para gestionar, no integrndolos a los otros subsistemas de gestin de personas. En consecuencia, el no contar con un proceso de planificacin formal, limita la articulacin de la informacin de los diversos subsistemas. 8. El desempeo exitoso de las URH incide fuertemente en el posicionamiento de la jefatura de estas Unidades, y el lugar que la misma ocupa en la jerarqua institucional, pero adems, la conviccin del jefe superior del servicio respecto del rol estratgico que debe jugar la Unidad en el desempeo del servicio. La visin poltica de la jefatura se vuelve fundamental para colocar los temas de gestin de personas entre los objetivos centrales de la Institucin. La jefatura de estas Unidades, en suma, deben compatibilizar el rol tcnico con el rol poltico-estratgico. 9. Dentro del perfil del jefe de Recursos Humanos se debiera considerar las competencias para impactar en el mejoramiento de algunos subsistemas, tales como, habilidades para comunicarse y negociar, y capacidad para desarrollar e instalar una visin estratgica de la gestin de personas en sintona con el giro principal del servicio. Otra competencia destacada como muy necesaria es la capacidad de las jefaturas de estas Unidades de desplegar iniciativas que les permitan superar obstculos de tipo normativo que existen en la Administracin Pblica, y generar acciones innovadoras tendientes al logro de un salto cualitativo en la gestin de sus URH. 10. Las jefaturas de las URH sealan que existe escaso nivel de interaccin entre s y que la rotacin de Directivos en los servicios pblicos, dificulta el desempeo de su gestin. Respecto al escaso nivel de interaccin que tienen con jefaturas de Recursos Humanos de otros servicios, sealan que incluso ste se produce a nivel del mismo Ministerio. En este sentido, plantean la importancia de que las Subsecretaras asuman un mayor rol de coordinacin. En relacin a la rotacin de los Directivos de los servicios, indican podra generar falta de continuidad y cambio en las prioridades, con un impacto que puede afectar negativamente en el desempeo de la gestin de recursos humanos. 11. Impacto de los Directivos de los servicios pblicos en el desarrollo de las URH bajo su dependencia. En el diagnstico se determin cualitativamente la presencia de jefes de servicios que no tienen objetivos estratgicos directamente asociados a RRHH, que adems, mantienen distancia con el jefe de la URH, y no los incorporan a instancias formales de las decisiones estratgicas del servicio (slo se les consulta temas administrativos). Es necesario fortalecer las nuevas concepciones de la gerencia pblica, donde el accionar de la Gestin de Personas es un factor clave para el xito en los resultados de la organizacin. De esta forma, los jefes de servicios que demuestran un compromiso activo y eficiente en la promocin y desarrollo de las personas, han incorporado entre los objetivos estratgicos de la institucin, metas especficas en el terreno de la Gestin de Recursos Humanos. La jefatura de la Unidad es integrante de los comits en que se discuten o toman decisiones concernientes al servicio en general, y se mantiene una lnea directa y frecuente con l, lo que significa que la Gestin de Recursos Humanos puede asumir roles estratgicos de apoyo que implican un mayor desarrollo global de la gestin de la Institucin.

28

Segunda Parte
Perfil de la Unidad de Recursos Humanos Idnea

El Modelo Idneo de las URH que a continuacin se presenta, orienta a las mismas respecto de un horizonte de cambios necesarios y posibles de alcanzar en trminos de Recursos, Subsistemas de Gestin, y de Posicin y Jerarqua dentro del servicio, a fin de que pueda al mediano plazo, avanzar hacia roles de socio estratgico y de agente de la modernizacin y profesionalizacin de la gestin de las personas de la Administracin Civil del Estado. La DNSC, propone un modelo idneo o perfil de URH posible de alcanzar al mediano plazo. Considera los tres (3) Componentes sealados: Recursos, Subsistemas de RRHH y Posicin e Influencia, sus respectivos elementos constitutivos y sus variables especficas o puntos crticos, que presenten un funcionamiento operativo y de una gestin de procesos de RRHH en sintona con el proceso de modernizacin del Estado en marcha, influyente y posicionada en la estructura jerrquica de la institucin. A continuacin se describen los niveles idneos de cada uno de los elementos de los tres (3) Componentes del Modelo de URH:
29 Diagnstico de las Unidades de Recursos Humanos de los Servicios Pblicos

Componente 1: Recursos Recursos de Tecnologas de Informacin y Comunicaciones (TIC) Definido como el conjunto de equipamiento, herramientas de software, sistemas de informacin, bases de datos y comunicaciones utilizados en el desarrollo de las tareas operativas y de gestin en la URH. Equipamiento TICs disponible en la URH: El nivel idneo est dado por la existencia de un nmero suficiente de computadores conectados a una red local (LAN) de la URH, que aseguren el 100% de funcionarios de la URH utilizando software y programas pertinentes para desarrollar su funcin. Grado de apoyo ofrecido por las TICs a las funciones de la URH: Su nivel de idoneidad lo da la utilizacin de sistemas computacionales integrados con interfaces automticas (incluyendo al sistema de contabilidad) que apoyan las funciones relevantes y contienen datos coherentes y no redundantes. Los funcionarios de la URH pueden acceder a herramientas computacionales integradas, y trabajan con datos consistentes y confiables. Competencia de la URH en el uso del apoyo TICs (PC, servidores, software, sistemas computacionales, Internet, etc.): El nivel idneo de este subelemento considera que las personas de la URH utilizan con destreza la totalidad de las funcionalidades ofrecidas por el apoyo TICs disponible. Por lo tanto, se cuenta con personal capacitado en el uso eficaz y eficiente de los recursos computacionales disponibles.

Dotacin de la URH Personas que forman parte del equipo de la Unidad de RRHH con grado de expertiz medio-alto en los subsistemas de RRHH que se atienden. Infraestructura: Salas, equipamiento y espacios para el uso preferencial de la URH. Componente 2: Subsistemas de RRHH. Subsistema de Planificacin de Recursos Humanos: Mediante la planificacin la URH identifica, evala y prioriza las necesidades de RRHH y la correspondiente gestin presupuestaria a corto, mediano y largo plazo del servicio, asegurando el alineamiento a la estrategia institucional; contrastando necesidades detectadas con capacidades internas y disponibles e identificando las acciones que deben tenerse en cuenta para cubrir las diferencias. Planificacin de RRHH para el servicio (PRH): El nivel idneo considera la existencia de un proceso de planificacin de RRHH activo, a corto, mediano y largo plazo, que priorice las necesidades de RRHH cuantitativas y cualitativas, basado en herramientas de diagnstico que incorporen de forma central las prioridades y orientaciones estratgicas del servicio con una correcta gestin presupuestaria. Se cuenta con un sistema de gestin por competencias, con levantamiento de perfiles para la mayora de los cargos. Perfiles de cargo: La URH lleva un registro con perfiles de competencia, el cual se actualiza peridicamente. Planificacin de la dotacin: Se genera un plan del servicio, anual o bianual, formal, basado en informacin cuantitativa y cualitativa de la dotacin planta y contrata, que permite acercar las caractersticas de ella a las necesidades del servicio, presentes y futuras. Participacin en la formulacin del presupuesto del servicio en Recursos Humanos: La URH, en consulta con las otras Unidades del servicio, formula propuesta de plan presupuestario del gasto en RRHH para toda la institucin, como producto final de la participacin formal en las instancias correspondientes a la formulacin de presupuesto, como son las reuniones peridicas de revisin de ejecucin presupuestaria, entre otras. Gestin presupuestaria: El nivel idneo considera la existencia de un registro sistemtico de los gastos de personal y de las lneas de gastos relacionadas, con reportes y anlisis que son utilizados por la URH, Directivos y jefe de servicio como apoyo a la toma de dediciones, cumplindose y optimizndose, entre otros, el gasto anual en personal del servicio.

30

Segunda Parte

Subsistema Ciclo de Vida Laboral: Se hace cargo de la gestin de los eventos asociados a personas del servicio, desde su ingreso, hasta su egreso de la institucin. Reclutamiento: Atiende los procesos de reclutamiento, con uso de medios de comunicacin escritos, segn normativa (Diario Oficial/diario de circulacin nacional), va WEB y va intranet, segn sea el caso, aplicando control y anlisis de resultados. Seleccin: En los procesos de seleccin, para los cargos de planta, contrata y honorarios, las personas contratadas pasan de manera exitosa por un proceso de seleccin formal, quedando los informes de los contratados y no contratados en una base de datos para futuros procesos. Se incorpora perfiles de competencias como criterio para el proceso de seleccin, y son aplicadas pruebas psicomtricas y/o tcnicas, con participacin de las reas demandantes. Induccin para personas que ingresan al servicio: La URH genera un proceso de induccin formal y estructurado, que toca aspectos generales del servicio, por el que pasan todos los nuevos funcionarios(as), y con un responsable que lo ejecuta. Desarrollo de Carrera: La URH genera las condiciones para que la movilidad dentro de la organizacin sea ejecutada velando por la no discriminacin e inters de los involucrados. Las decisiones de promocin se toman en base a los factores de seleccin establecidos en el Decreto 69 (H) y a los aspectos que incluye la Ley N 19.882, con un procedimiento claro y conocido por todos los funcionarios. Desvinculacin: Existe un proceso de desvinculacin que sistematiza las conductas o desempeo funcionario por debajo de lo esperado. Se contemplan procesos sistemticos de difusin de la aplicabilidad del bono de incentivo al retiro, para aquellos funcionarios que bordean la edad para aplicar dicho sistema, disminuyendo as el porcentaje de personas mayores a la edad de retiro.
31 Diagnstico de las Unidades de Recursos Humanos de los Servicios Pblicos

Subsistema de Gestin del Desempeo: Permite planificar, medir y gestionar el desempeo de los miembros del servicio, asegurando su aporte para el cumplimiento de los objetivos institucionales. Planificacin del Desempeo: La URH genera condiciones que permiten alinear a los funcionarios en la definicin de compromisos de gestin individual, para ello se realizan programas de capacitacin que entregan herramientas tiles a directivos y funcionarios para concretar compromisos de gestin individual acordes a las necesidades del servicio. Gestin del Desempeo Institucional: La URH colabora en el alineamiento de los compromisos de desempeo institucional y metas de desempeo individual, contribuyendo a que existan canales de comunicacin entre ambos, en la formulacin, monitoreo y evaluacin de ellos. Evaluacin del Desempeo: La URH genera condiciones e instrumentos de dilogo formales en los procesos de evaluacin, que permiten la entrega de retroalimentacin al funcionario, por parte del evaluador, en torno al cumplimiento de sus compromisos, con el fin de potenciar sus fortalezas y superar sus deficiencias, y contribuir al desarrollo de la organizacin en el mbito del mejoramiento de la gestin interna. Calificacin del Desempeo Individual: La URH genera condiciones para un proceso de calificacin que incorpora, entre otros, como base de su criterio de evaluacin algunas competencias transversales definidas previamente. Subsistema Remuneraciones: Encargado de administrar los componentes fijos y variables de las remuneraciones, de acuerdo con la legislacin vigente. Administracin de las remuneraciones: La URH maneja informacin relacionada con remuneraciones a travs de una herramienta computacional especializada, la cual genera y rescata informacin del sistema de pago de remuneraciones.

32

Subsistema de Servicios y Prestaciones al Personal: Encargado de administrar las prestaciones que la institucin otorga a sus funcionarios para contribuir a solventar los gastos por contingencias personales y de su grupo familiar. Gestin de Beneficios: La URH planifica acciones tendientes a conseguir servicios y prestaciones que no se escapen del presupuesto y que no estn prohibidos por la ley. A nivel informal, la URH gestiona actividades de desarrollo personal para los funcionarios, apoyando en el servicio de actividades extra laborales. Hay una administracin eficiente de las prestaciones y beneficios que contemplan los sistemas de previsin y bienestar social en conformidad a la ley y de proteccin a la maternidad de acuerdo a las disposiciones del Cdigo del Trabajo (Art.83 del Estatuto Administrativo).

Segunda Parte

Servicios a los Funcionarios: La URH cuenta con personal especializado para la atencin y respuesta de las consultas que realizan los funcionarios respecto de temas relacionados con los beneficios de bienestar que otorga el Servicio, con un procedimiento que cuenta con un protocolo de atencin.

Subsistema Capacitacin y Formacin: Da cuenta de los esfuerzos realizados en materia de capacitacin y desarrollo de habilidades, para el mejor desempeo del cargo actual o de las aptitudes de las personas que desempean en el ser vicio, as como para preparar a las personas para ascensos y promociones. Formulacin del Plan Anual de Capacitacin: La URH colabora para que el Plan Anual de Capacitacin est orientado en una visin de mediano plazo y corresponda a una deteccin de necesidades. Comit Bipartito de Capacitacin: La URH a travs del responsable de capacitacin forma parte del Comit Bipartito de Capacitacin. El Comit permite la participacin activa de los funcionarios, y constituye una instancia tcnica y de apoyo a la direccin del servicio. Compra de servicios de capacitacin: La URH elabora metodologas especficas para la compra servicios de capacitacin y seleccin de proveedores. Seleccin de beneficiarios de capacitacin: La URH desarrolla un sistema depurado para la seleccin de beneficiarios de capacitacin que contiene criterios difundidos y socializados en el servicio (a travs de la Web, guas informativas, charlas, entre otros), esta seleccin de beneficiarios se encuentra alineada con los otros Subsistemas de Recursos Humanos, como con los resultados de la evaluacin del desempeo, los perfiles de seleccin, etc. Evaluacin de la capacitacin: La URH desarrolla un sistema de evaluacin de la capacitacin en base a la medicin del grado de satisfaccin del participante con el programa (reaccin) y de los cambios en los conocimientos, habilidades y actitudes del participante (aprendizaje).
33 Diagnstico de las Unidades de Recursos Humanos de los Servicios Pblicos

Subsistema Prevencin de Riesgos: Tiene como rol principal, prevenir los accidentes laborales y enfermedades profesionales, contribuyendo a mejorar la calidad de vida laboral del personal. PMG de Higiene, Seguridad y Mejoramiento de Ambientes de Trabajo: La URH participa en el sistema de monitoreo de Higiene, Seguridad y Mejoramiento de Ambientes de Trabajo, con un responsable del tema, aportando con informes peridicos, no slo a la direccin del servicio sino tambin a los funcionarios, comprometindolos a travs de diversos medios de comunicacin, con el logro de resultados.

Subsistema Administracin de Personal: Vela por el sistema de informacin que sustenta las decisiones de recursos humanos, manteniendo actualizados los registros de personal. Tambin brinda informacin relevante al personal respecto a la situacin administrativa de cada uno. Sustenta todos los procesos administrativos del rea de recursos humanos, incluyendo el control de presencia, feriados y vacaciones. Control presencial del personal (ausencias, licencias mdicas, vacaciones, das administrativos, permisos especiales): La URH cuenta con procesos de control que entregan informacin oportuna para la toma de decisiones, de las cuales son un insumo, como por ejemplo: Subsistema Remuneraciones. Expediente del Funcionario: La URH cuenta con un procedimiento formal de registro de la informacin de los funcionarios, a cargo de un responsable de administrarla y de otorgar informacin en la medida que se demande. Servicios de gestiones internas (resoluciones, contratos, cometidos funcionarios, licencias, vacaciones): La URH cuenta con estndares de respuesta de las gestiones internas, y controla su cumplimiento coordinando las reas que participan en el proceso. Existe un responsable para cada categora de las gestiones internas.

34

Subsistema de Comunicaciones Internas: Encargado de velar por la calidad y gestin de las relaciones entre la URH, los funcionarios y las asociaciones gremiales. Relacin de la URH con las asociaciones gremiales: La URH colabora para que el jefe del servicio se rena con las distintas asociaciones gremiales para tratar, atender y negociar las distintas demandas que se generen. As mismo, genera las condiciones para que las asociaciones gremiales puedan solicitar reuniones extraordinarias para tratar temas puntuales. Estas reuniones son de carcter formal, con registro de acuerdos y compromisos. Relacin de la URH con los funcionarios: La URH genera un canal formal, a travs del cual, los funcionarios puedan expresar sus opiniones, inquietudes, sugerencias y reclamos, y se les de respuesta a sus requerimientos. Se instalan canales de comunicacin a travs de revistas, boletines, intranet, etc. Implementacin de directrices de la direccin del servicio aplicada a funcionarios: La URH genera canales que permiten la circulacin fluida y precisa a todos los involucrados de las decisiones que adopta la direccin del servicio, en sus diferentes niveles (directrices institucionales).

Segunda Parte

Componente 3: Posicin e Influencia de la Unidad de Recursos Humanos. Posicin Jerrquica de la URH: Sus puntos crticos consideran Cargo del jefe de RRHH, Categora de la URH (Divisin, Departamento, Seccin, Oficina), y cantidad de niveles jerrquicos que existen entre la jefatura del servicio y la URH.

Perfil del Directivo de la URH Estilo de Negociacin Predominante: El jefe de la URH, considera, prepara y emplea datos y/o argumentos en una negociacin, incorporando una visin de experto y estableciendo acuerdos de beneficio mutuo; priorizando los intereses y necesidades ms relevantes de la propia institucin; identificando los intereses de la contraparte para elaborar propuestas; con competencias en planificacin, conocimiento acabado de los objetivos estratgicos de la organizacin, y generacin de una adecuada relacin con la contraparte, que le permiten compatibilizar los intereses individuales en pro de la misin institucional. Complejidad de la Toma de Decisiones: El jefe de la URH toma decisiones considerando una oportunidad o problema en forma anticipada. Realiza acciones proactivas para crear oportunidades o evitar crisis futuras en el corto plazo (3 a 12 meses). La capacidad de diagnstico organizacional, de visualizacin de escenarios, le permite generar planes de contingencia en beneficio de la institucin.
Diagnstico de las Unidades de Recursos Humanos de los Servicios Pblicos

Conciencia Organizacional: El jefe de la URH comprende el clima y la cultura organizacional. Reconoce las restricciones organizacionales tcitas, qu es y qu no es posible en ciertos momentos o en ciertas posiciones. Reconoce y usa la cultura corporativa y el lenguaje para ser escuchado. Por lo tanto, este directivo es un conocedor de los rasgos culturales de su servicio, en cuanto a sus valores y creencias, a la claridad institucional que tienen los distintos actores, particularmente el personal y las asociaciones gremiales, al grado de satisfaccin que siente el personal por su institucin, la comunicacin formal e informal existente, lo que le permite plantearse como un facilitador y comunicador creble.

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Influencia de la URH: El jefe de la URH participa en el comit de la direccin, en lo que respecta a decisiones de corto plazo que involucran a todo el servicio; la organizacin lo reconoce por su capacidad de propuesta tcnica y acciones concretas.

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