Evernote: Metodologa GTD para el profesorado organizado

Escrit per Jos Luis Redrejo dilluns, 10 de desembre de 2012 10:47

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Cuando somos nios nos mandan hacer pequeas tareas en casa. Cuando vamos al colegio, aparecen los deberes como una nueva obligacin. En el instituto e, incrementndose ms en la universidad, vamos aadiendo poco a poco nuestras aficiones. Con la aparicin de nuestra vida social adolescente surgen citas y nuevas formas de llenar nuestro tiempo. De manera inevitable, empezamos a acumular cosas pendientes con la intencin de organizarlas de alguna manera.

As, todos vamos creando alguna manera de poner orden en la selva que es nuestra vida diaria, desde las pequeas cosas que tenemos que hacer hoy: encuentros, compras pendientes; a proyectos de envergadura para los prximos meses o incluso aquellos grandes sueos que queremos conseguir hacer algn da.

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1Adam Portada del libro original de David Allen. Fotografa de Kuban. Licencia CC (reconocimiento, no comercial, compartir igual) Para nuestro familia, eres para un las hacerlo tenemos colegio vacaciones profesor ms o tareas instituto, complicado, o una del que ao madre. colaborador abarcan que adems, viene Eres un u alguien en todos amplio ordenar una tenemos ONG, que espectro el tiene trastero. hasta mltiples que algo responsabilidades. estar tan roles. en delicado forma, Desde como aprender profesor Adems, padre ingls en no de En Organzate en sintieron mtodo pocos 2002 GTD David liberadas aos con Allen eficacia). convirti al public aplicarla. En casi el este Debido libro en un libro Getting culto al elaboraba ttulo para things del millares libro, toda done esta una de (publicado personas metodologa metodologa en de Espaa todo de se organizacin conoce el bajo mundo como el ttulo que que el se .se GTD se basa en una premisa muy simple: recordar debemos liberar la mente de todo aquello que hay momento que organizacin no tenemos al 100% ya se que a encarga la preocuparnos tarea de que ello. estemos de Este ninguna sistema haciendo, otra debe cosa con estar .de la porque Esto libertad nos nuestro permite y tranquilidad mtodo dedicarnos de que da en saber cada fuera de nuestra cabeza y cosas ms trabajo importantes pendientes, importante. de una vez que que con hacer estamos el cosquilleo o que, haciendo simplemente, de estmago alguna se tarea nos que cuando puede se siente olvidar puede al saber que una que tengamos obligacin tenemos cosas o un mil Comenzar en mbitos empresas general, se y a ha para el usar tan desarrollado todo GTD de moda tipo se ha de toda convertido personas una cultura con casi una impulsada en agenda una obligacin por de especialistas, actividades para profesionales, recargada. asesores En de directivos esos y, coaching o acabar (avalada distintas por herramientas innumerables para testimonios incentivar . crebles) la Internet adopcin de est de inundada esta te cambiar metodologa de tutoriales, la vida. ante vdeos, la casi garanta manuales

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El mtodo

El mtodo GTD se basa en una serie de pasos de aplicacin estricta. Para tener xito en su uso es imprescindible ser constante y realizar un trabajo de adquisicin de hbitos en la realizacin de estos pasos. Sin embargo, el mtodo es flexible en cuanto a la forma de realizar cada uno de ellos, que normalmente deben adaptarse a la personalidad y forma de trabajo del usuario.

Para aquellos que deseen conocer el mtodo en profundidad, incluyendo la justificacin de sus normas y la filosofa detrs de esta forma de organizarse, la principal fuente de consulta sigue siendo el libro original de David Allen. Adems, existen en Internet varios blogs en espaol especializados en el tema, entre los que destacan los de David Torn 3 y Jos Miguel Bolivar 4 .

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El mtodo consiste en un flujo de trabajo continuo para consignar, procesar, almacenar y realizar todas las tareas que la persona debe llevar a cabo. Para ello es necesario seguir estos cinco pasos: Recolectar , Procesar , Organizar , Revisar y Hacer .

Recolectar
Recolectar o recopilar debe ser una tarea muy sencilla, en la que no se debe pensar en qu hay que hacer, simplemente se almacena la tarea nueva que nos ha llegado en una Bandeja de Entrada y nos olvidamos para seguir con lo que estamos haciendo en este momento. En el libro de David Allen se habla de bandejas de entrada fsicas, donde vamos dejando los papeles con notas pequeas. Muchas personas siguen este mtodo, pero actualmente se impone la recoleccin digital. En este caso se pueden usar distintas herramientas, entre las que destaca por su facilidad de uso Evernote, tal y como se explica ms adelante. Se pueden tener varias bandejas de entrada, dependiendo del lugar en el que nos encontremos, como una libreta, el correo electrnico o un telfono mvil. Si contamos con un telfono mvil inteligente o smartphone, Evernote puede sustituir a todos estos mtodos ya que nos facilita realizar anotaciones tanto escritas, como de voz, aadir una foto o enviar un correo electrnico.

Es necesario desarrollar el hbito de la recopilacin en todo lugar y de forma constante, y es necesario entender que en la prctica esto significa que si, por ejemplo, un compaero te pide que le enves unos exmenes del curso anterior, lo anotas en algn sitio que puedas revisar y sigues con lo que estabas haciendo, sin perder un segundo en pensar dnde tenas guardados esos exmenes o cundo se los vas a enviar.

Procesar
Este paso es uno de los ms importantes del mtodo. Hay muchas personas que por falta de perseverancia han intentado usar GTD y no han llegado a ponerlo en marcha, pero han mantenido en su hbito el uso de los dos primeros pasos: recopilar y procesar, porque slo con estos dos pasos ya han conseguido poner mucho orden en su vida diaria.

Procesar consiste en revisar la bandeja de entrada para decidir qu hacer con las cosas que estn ah esperando y, de ese modo, vaciarla. Se debe procesar siempre que se pueda durante el da, para intentar tener nuestra bandeja de entrada limpia y reluciente. Si nuestra acumulacin de tareas no es exagerada se puede procesar slo una o dos veces por semana, pero se considera una regla de oro que la bandeja de entrada debe estar totalmente vaca al menos una vez por semana.

Para procesar la bandeja de entrada se deben seguir las siguientes reglas (ver tambin el diagrama de la Figura 1 ): 1. La regla de los dos minutos: si es una accin que debemos realizar y creemos que nos llevar menos de 2 minutos, la hacemos inmediatamente 2. Aquello que sale no vuelve a entrar. Se trata de evitar la procrastinacin: una vez que empezamos a procesar una tarea se debe concluir su proceso. 3. Si puedo tirarlo o borrarlo sin hacer nada, se borra inmediatamente. 4. Si es algo que debo delegar en alguien, se lo envo inmediatamente y lo pongo en la carpeta En espera para hacer su seguimiento. 5. Si es informacin que debemos guardar como referencia, se archiva inmediatamente. 6. Si es una tarea que me llevar ms de dos minutos, la archivo en la carpeta Prximo o Prximas acciones 7. Si es una tarea para realizar en una fecha concreta la pasamos a la agenda.

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Figura 1cortesa : Flujo de trabajo GTD. Imagen de Jinho de Jung, con licencia CC (reconocimiento, no comercial, compartir igual)

Organizar

Este paso se debe realizar una o dos veces al da. Consiste en revisar las acciones que hemos incluido en la carpeta Prximo y analizar todas ellas para decidir cules son los siguientes pasos que debemos realizar. Para ello nos hacemos la pregunta es una tarea que se hace de una sola vez o requiere varias acciones? En el primer caso se tratar de una tarea simple y en el segundo de una tarea compleja. Segn sea el caso procederemos de forma distinta: - Tarea simple : anotamos cul es la prxima accin que esa tarea necesita, se le asigna contexto, tiempo, energa requerida y prioridad . - Tarea compleja (se puede subdividir en varias tareas simples): se considera en el lenguaje GTD como un Proyecto, lo que requiere tres pasos: aadir el nombre del proyecto a la lista de proyectos, crear una carpeta para el proyecto, y anotar la prxima accin tal y como se hace para una tarea simple. La prxima accin en este caso ser definir proyecto.

El contexto de la tarea puede variar segn la persona, aunque habitualmente se refiere al lugar donde la tarea se hace: en el departamento, en el aula, en casa, en la calle, en el gimnasio, etc. Tambin pueden influir en el contexto los recursos que tengamos disponibles. Por ejemplo, puedo estar en clase y necesitar que el carrito de porttiles est disponible para que los alumnos realicen alguna actividad.

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El tiempo previsto para realizarla, la prioridad o la energa que nos llevar es algo totalmente subjetivo y cada persona lo realizar de acuerdo a su conocimiento de cada situacin.

El proceso de organizacin es uno de los ms variables en funcin de las necesidades de la persona, sus hbitos o su propia forma de ser. Es posible encontrar en Internet todo tipo de consejos, sistemas de carpetas o archivos. En el libro original se habla de las 43 carpetas (12 para los meses y 31 para los das de cada mes). En este artculo usaremos Evernote para organizar las tareas y proyectos.

La organizacin tambin puede requerir hacer anotaciones en la agenda cuando las tareas que hay que realizar deben ser en una fecha u hora especfica. En nuestro caso recomendamos el uso de Google Calendar, que puede ser enlazado con Evernote para seguir manteniendo toda nuestra informacin centralizada.

Ms adelante veremos un ejemplo de uso para un profesor usando Evernote, donde se ver claramente en qu consisten las prioridades, contexto y dems elementos que podemos consignar para cada accin.

Revisar
La revisin se debe realizar tan a menudo como sea necesario para mantener nuestra mente vaca. Si alguna preocupacin o intranquilidad sobre las tareas pendientes empieza a distraernos de lo que estemos haciendo en este momento, significa que debemos revisar nuestra organizacin. Hay distintos niveles de revisin. Habr proyectos que no necesitan revisarse todos los das (como la intencin de aprender alemn si ni siquiera nos hemos matriculado en la academia) y otros que afectan a nuestro quehacer diario que es conveniente revisar todos los das.

Como regla general se recomienda: - Al menos una vez por semana revisar las listas de acciones pendientes y sealar aquellas que deben hacerse pronto. - Una vez por semana o cada menos tiempo, revisar las carpetas de Proyectos, En espera y Algn da para ver si algo de lo que contiene debe hacerse pronto. Esta revisin puede generar nuevas entradas en la carpeta de Prxima Accin . - Al menos una vez al ao revisar todo el contenido de la carpeta de Referencia y tirar todo aquello que ya no es relevante.

Hacer
Este es el ltimo paso del mtodo GTD y el ms obvio: hacer lo que tengamos que hacer. Cada vez que acabamos una tarea debemos elegir cul es la siguiente en la que debemos poner nuestra atencin. Para ello miramos en la carpeta Prxima Accin y escogemos segn el siguiente criterio: 1. Considerar slo acciones que puedan ser llevadas a cabo en tu contexto actual (definido por el lugar en el que te encuentras y los recursos disponibles). 2. Considerar slo acciones que puedan ser acabadas en el tiempo que tengas disponible. Las acciones deberan estar definidas tan pequeas como sea posible y no deben necesitar mltiples pasos (en ese caso deberan considerarse un proyecto, no una accin). 3. Slo considerar acciones que puedas hacer con las fuerzas que tengas en ese momento. 4. De las acciones que queden despus de tener en cuenta los puntos anteriores, elegir la que tenga mayor prioridad.

Aplicando GTD en la vida docente

Entrando ya en una aplicacin prctica de GTD existe la posibilidad de usarlo para facilitar la vida del profesor y tambin para acostumbrar a los alumnos a ser organizados y ayudarles a mejorar la capacidad de concentracin. En este apartado vamos a centrarnos en el uso por parte del docente, y ms adelante tambin daremos indicaciones de por qu ensear a usarlo a los alumnos.

A la hora de comenzar a usar GTD, la mejor decisin es comenzar con la estructura de carpetas o listas ms sencilla que podamos. Pasados un par de meses se puede ajustar. Hay tantas lecturas sobre el tema, con tantos detalles que se deben tener en cuenta que, a menudo, hacen tirar la toalla al principiante. Es ms importante empezar de alguna manera que elegir un camino detallado y complejo. En cualquier caso, al empezar no se tiene experiencia con el mtodo y ni siquiera se sabe qu cosas vamos a necesitar. Por tanto, empieza, y pasado el tiempo vers que ajustes necesitas.

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En el caso de tratarse de un profesor, una opcin de organizacin de carpetas puede ser esta: una carpeta para cada da de la semana. Cada una contendra una lista con las cosas que deben estar hechas para el da siguiente. Por tanto, la lista del lunes contiene todas las lecciones que hay que preparar y deberes que debe corregir para el martes. Si se debe entregar una hoja con las faltas de los alumnos rellenas en secretara el mircoles, la lista del martes incluir rellenar la hoja de faltas. Antes de salir del instituto todos los das, la lista de cosas que se han de hacer debe estar terminada.

Si, como suele pasar, aparece algo que tiene que ser hecho en el mismo da, se aade a la carpeta de ese da. Si hay un trabajo que no tiene que estar hecho hasta dentro de cierto tiempo, se puede aadir a la carpeta de Prximo y cuando se haga la organizacin ya se ver dnde se pasa o si se aade una entrada en la agenda.

Al final de la semana se deben revisar todas las listas para asegurarse de que todo est al da. Entonces debemos terminar con la Bandeja de Entrada vaca y realizar el paso de Organizar para colocar cada una de las cosas pendientes en su sitio adecuado.

Reunin de profesores . Fotografa de Josie Holford. Licencia CC (reconocimiento, no comercial, compartir igual)

Un profesor tambin necesitar una carpeta por cada una de los grupos a los que da clase. As cada da puede anotar, si fuera necesario, la leccin que ha impartido en cada clase, lo que qued pendiente de esa leccin y los deberes que puso.

El problema mayor viene con la gran cantidad de papeles que hay que manejar: deberes, exmenes, documentos del instituto o documentos oficiales, etc. En este caso volvemos a usar las carpetas de los grupos de alumnos. Si estamos usando un sistema fsico lo mejor es usar

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fundas de plstico para separar cada uno de los grupos de documentos. De este modo, cuando se necesite consultar cualquier cosa relacionada con la clase, se puede tomar su carpeta con la seguridad de que ah est todo lo que se necesita.

Veamos un caso prctico:

A lo largo de un da se han recopilado las siguientes cosas en la bandeja de entrada: Nota con la fecha del prximo concierto de Dire Straits en mi ciudad. Hora del partido del domingo de la seleccin espaola. Cita con el oftalmlogo el prximo jueves a las 18:00. Sesin final de evaluacin del grupo del que soy tutor el 14 de junio a las 18:00. Trabajo individual de los alumnos de 1 C. Empezar a pensar la memoria de fin de curso. Preguntar al jefe de estudios cundo tienen que estar puestas las notas. Los de 2 C han dicho que quieren el examen final el martes prximo. Acabado el ltimo tema en 3 B, preparar ejercicios para maana.

Despus de cenar tengo un hueco de tranquilidad y hago el primer paso del mtodo GTD: proceso de la bandeja de entrada: - El concierto: Esto lleva varias acciones: comprar entradas, avisar a los amigos para ir juntos, etc. Creo un proyecto nuevo llamado Concierto Dire Straits. - El partido requiere una accin, de menos de dos minutos. Por tanto, pongo un aviso en la agenda para que el mvil me avise una hora antes del partido, no vaya a ser que me lo pierda por estar por ah y se me vaya el santo al cielo. - Pongo un aviso en la agenda para que me avise el jueves a las 17:30. Adems pongo una nota en la carpeta del mircoles para acordarme de que tengo la tarde del da siguiente ocupada - Requiere una accin que me lleva unos dos minutos: Envo un correo electrnico a los dems profesores de mi grupo avisndoles de la fecha y hora de la evaluacin. - El trabajo de 1 C, requiere una accin que me lleva ms de 2 minutos, hay que hacerlo antes del examen, con lo que lo paso a la carpeta de Prximo . - La memoria me llevar ms de 2, a la carpeta de Prximo . - Ya me ha dicho lo de las notas cuando me encontr al jefe de estudios por el pasillo: accin desechada. - El examen de 2 C, a la carpeta de Prximo . - Ejercicios para maana: est claro que esto no puede esperar. Como no me quedan ms cosas que revisar de la bandeja de entrada y en mi contexto actual (en casa, tranquilo) puedo hacerlo, me pongo con ello ahora mismo. Si quedaran cosas por revisar en la bandeja de entrada, lo pondra en la carpeta de prximo y seguira revisando la bandeja.

Si al final del da me queda un rato para hacer el paso de organizacin , me pongo a ello, si no es as, lo dejo para el prximo hueco que tenga disponible. Cuando lo haga me encuentro con que: - Tengo una carpeta nueva con el Concierto, la prxima accin ser llamar a los amigos, la anoto en la carpeta, le pongo como contexto casa, tiempo 15 minutos, prioridad baja y energa media. Paso esta accin a la carpeta de Prximo. - Veo en la carpeta de Prximo el trabajo de 1 C, le doy como contexto casa y colegio, prioridad media, energa media, tiempo 2 horas. - Veo en la carpeta de Prximo la memoria de fin de curso. Le doy como contexto casa y colegio, prioridad baja, energa alta y tiempo 6 horas. - Veo en la carpeta de prximo el examen de 2 C, le doy como contexto colegio, prioridad alta, energa media y tiempo 45 minutos.

Cuando llegue el fin de semana revisar todo esto para ver si est correcto o hay cosas a las que ya hay que cambiarles la prioridad.

Durante el da, cada vez que acabe una tarea, ir a la carpeta de prximo, y dependiendo del contexto, y el tiempo de que disponga en ese momento, coger la accin pendiente que quede con ms prioridad y me pondr a hacerla. Mi cabeza estar limpia de preocupaciones: s que no se me olvida nada, que todo lo que tengo que hacer est controlado en mi sistema y me centro en realizar esa tarea.

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Este es un ejemplo de implementacin que se puede realizar perfectamente alejado de cualquier dispositivo digital, mediante el uso de libretas de notas como bandeja de entrada y distintas carpetas fsicas para cada cosa. Sin embargo tiene algunas deficiencias evidentes. Por ejemplo, respecto al examen de 2C, sera bueno que yo pudiera meterlo a la vez en la carpeta de prximo y en la carpeta de 2C. As, si necesito consultar algo de ese grupo estara esta informacin disponible ah tambin.

Incluso si estos inconvenientes no fueran patentes, es obvio que estamos en la era digital y que el profesor no es ajeno a ello. Todos usamos Internet, al menos el correo electrnico y el navegador, y no son pocos los que cuentan con porttil, telfono inteligente o incluso un tablet. Vamos a ver ahora cmo podemos deshacernos del papel. Los que consideren adecuado la entrega de trabajos y exmenes manuscritos todava tendrn que conservar alguna carpeta, pero los que pasen a pedir los trabajos o hacer los exmenes de forma digital pueden ahorrar espacio en su escritorio 5 .

El escritorio perfecto GTD Imagen cortesa de Bill Meade

Evernote
Ya en anteriores artculos de este Observatorio Tecnolgico 6 se han tratado las herramientas de recopilacin y gestin de la informacin, entre las que se describi Evernote . Se trata de una aplicacin que ha sido diseada especialmente para almacenar y buscar informacin. Presenta algunas caractersticas que lo hacen especialmente indicado para un uso general por el profesorado, y para la adopcin de GTD en particular.

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Entorno de EverNote Entre sus principales caractersticas estn: Muy fcil de sus funcionalidades estn a la vista desde el primer momento ydesde su interfaz prcticamente no necesita de ningn men. Firefox) Multiplataforma: , mviles yusar, tabletas con versiones Android, iPhone, para usar Linux desde (mediante el navegador el cliente de Internet Nevernote), (Funciona Blackberry, con Google Windows Chrome yse OS y X. versiones modernas de - conexin Se consigue mantener toda la informacin importante en un nico sitio, accesible mltiples dispositivos y plataformas. una Aunque disponible, se sincroniza y se mediante sincronizarn Internet, las con notas las al aplicaciones recuperar la de conectividad. escritorio o de mvil se puede usar para tomar notas cuando no haya puede Su subir cualquier es gratuito, tipo de permite documento subir documentos con un mximo pdf de e imgenes 1 Gbyte de con datos un mximo al mes. de 60 Mb al mes. Si paga una cuenta Premium se el mvil Se y uso sincroniza lo tendremos entre disponible todos los en dispositivos la aplicacin que del estemos ordenador usando: cuando podemos conectemos tomar a una Internet. foto de un documento o grabar una nota de voz con contenido Potente en las sistema fotografas de bsqueda que hayamos en las hecho. notas, incluyendo dentro de los documentos PDF que subamos o incluso en texto que est desde Las un mvil notas o pueden tablet. ser texto mecanografiado, grabaciones propias de voz, vdeos hechos con la cmara mvil o notas manuscritas proporciona Un estupendo ms de un sistema criterio de de libretas agrupacin para agrupar para cada nota. Adems dispone de la opcin de aadir una o ms etiquetas a cada nota, lo que guardar nuestras bsquedas ms habituales. partes Si oinsertar se prrafos usa el navegador las pginas Firefox web o que Google estemos Chrome, visitando dispone y agregarlos de necesidad excelentes inmediatamente extensiones como que permiten, una nota a entre nuestro otras Evernote. muchas cosas, capturar - Posibilidad mostrar puedan Posibilidad la libreta. ah de Si sus se compartir paga trabajos una alguna o cuenta documentos. libreta Premium, con otros senotas. puede usuarios compartir sin para que de sea que editada tengan por Evernote. otras personas, Con ladel cuenta de modo gratuita que se los puede alumnos

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busca texto incluso de fotografas Para comenzar a usar Evernote hay que acceder a la pgina web www.evernote.com Evernote slo puede es optar necesario directamente por descargar proporcionar desde la aplicacin un un navegador nombre desde de web usuario, la moderno misma contrasea pgina web ay la una para direccin direccin nuestro sistema de correo y darse operativo, electrnico de alta mvil como vlida. o tablet. usuario. Una Tambin vez Para creada lapodremos cuenta la cuenta gratuita usar se https://www.evernote.com/Home.action Si al arrancar Evernote no ha identificado nuestro idioma y yendo aparece en ingls, se puede cambiar a espaol mediante los mens Personal Settings >y Display Language Settings > . El men Settings aparece aldentro hacer clic sobre la flecha que hay junto a nuestro nombre de usuario, en la esquina superior derecha. Una las etiquetas notas vez en que y empezar Evernote queramos, a el introducir primer con lo paso que informacin. podemos es crear las tambin libretas asimilarla que vayamos como a si usar. fuera En una la carpeta terminologa de notas. de esta Tambin aplicacin podemos una libreta crear nuestras contiene propias todas Evernote es una herramienta de gran potencial para uso del profesor. Estos son algunos ejemplos de uso: La ms usada ms evidente: tomar notas en clase o cuando se asista a una reunin, charla, conferencia, etc. fin como Usarlo para almacenar tus marcadores o favoritos. Son muchos los profesores que lo usan como reemplazo de otros servicios con este delicio.us o diigo.com . mltiples un sitio Si con se est Internet. haciendo un blog de clase con los alumnos, se puede usar Evernote para escribir el borrador y preparamos publicarlo cuando se llegue a libretas Compartir compartidas libretas pueden con informacin, usarse para enunciados fines. de ejercicios Por ejemplo, o incluso en los deberes diarios con los alumnos e incluso con los padres. Las na https://www.evernote.com/pub/cbravoreyes/lecturasdelasema cada semana, o en un profesor espaol comparte sus lecturas tecnolgicas n/evernotetutorials https://www.evernote.com/pub/mguhli estadounidense muestra la actualidad del uso de Evernote en educacin. un profesor Primer tengamos Podremos instituto Organizar trimestre y seguir una buscar leccin nuestros luego o de Tercera forma introducida en apuntes casa. rpida semana, en mediante la informacin Evernote, etc. e etiquetas. ir actualizando la que tenemos necesitemos, Si pasamos accesible estas etiquetas nuestras o desde comenzar cualquier para notas a tenerlas escribir a Evernote, lugar las corregidas en notas el podemos que con para tengamos las etiquetarlas el que curso una siguiente. conexin con palabras una Adems, a Internet. clase clave en una como el vez aliado Aprendizaje estupendo para permanente: centralizar Cundo ah las el nuevas profesor ideas, usa lecciones su tiempo aprendidas, libre para reciclarse notas, recursos, y seguir etc. aprendiendo, Evernote se convierte en un 7 8 hechos, Usar etc. Evernote Esto es de como gran almacn valor si de disponemos recursos donde de un tenemos ordenador siempre o un dispositivo muy a mano con nuestras acceso a guas, Internet plantillas, durante hojas la clase. de datos, ejercicios modo Si que disponemos tengamos de de forma un telfono inmediata mvil constancia inteligente, de podemos dnde dejamos tomar fotos la clase de la el pizarra da anterior. al final de la clase y enviarlas a nuestro Evernote de crear aplicaciones cada Crear curso. una para libreta Las componerlas por cada no curso existen con como la informacin opcin directamente de los alumnos, en Evernote, sus notas, pero etc. hay Se puede crear en una Internet plantilla plantillas general hechas, y usarla para o usuario incluso instrucciones de cmo hacerlo a almacena mano . disponibles MUY IMPORTANTE en involucrados encripta necesaria servidores si en se menores. algunos est externos, usando casos, :plantillas Para ninguna una sincronizar evitar secuenta debe informacin posibles usar de la informacin una problemas que cuenta pudiera gratuita. de entre legales violar pago Para dispositivos no o la poder Premium. se necesaria debe enviar Evernote introducir, confidencialidad los datos usando encriptados nuestros una de datos aplicacin y, por datos en tanto, los que en que sus respetar almacene normalmente servidores la confidencialidad datos y estn NO sin los encriptar

Y al fin: configurar Evernote para usar GTD

La bandeja de entrada

El uso ms obvio de Evernote para GTD es el de convertirlo en nuestra bandeja de entrada digital. Para ello debemos crear la libreta que almacenar todas las notas que vayamos archivando. Esta libreta tendr el nombre: "Bandeja de entrada" . Tambin es comn usar como nombre para esta libreta Inbox . Para que sea la primera que se vea al abrir nuestro Evernote se usa el truco de nombrarla comenzando por 01. Por ejemplo 01.Inbox o 01.Bandeja de Entrada .

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Creacin de la bandeja de entrada Una vez creada la libreta hay que hacer rpidamente clic con el botn derecho del ratn sobre el nombre, elegir el men Propiedades , y marcarla como lib reta predeterminada , para que todas las notas que creemos vayan a parar ah.

9 el Una pdf sala vdeo que vez de de profesores, nos hemos algn ha momento llamado creado crear nuestra la que notas atencin. queremos con bandeja Si audio lo recordar de tenemos entrada grabado en instalado podemos, detalle. de una en cancin por el mvil, ejemplo, que podremos nos aadir gust una tambin en nota un momento insertar escrita, una arrastrar dado foto o del yal soltar horario nuestras una que foto han grabaciones o un colgado documento en en la Aplicaciones como CamScanner archivar de forma rpida en convierten los documentos nuestro que tablet pasan oCuando telfono por nuestras en un escner manos diariamente. que, aunque con limitaciones, nos permiten Finalmente, se forma aplicaciones crea instantnea automticamente para de calendario recopilar a nuestro una informacin para Evernote. direccin aadir De Evernote nuevas de este correo notas modo tiene electrnico. a podemos una nuestra funcionalidad bandeja usar tambin se de muy enve entrada. dos importante, un herramientas correo aunque a esa fundamentales: direccin algo oculta: contenido el crearnos correo del electrnico la correo cuenta pasa de y notas las acceso de Para (disponible ver cul haciendo es la direccin clic la de flecha correo que electrnico aparece a que la derecha est asociada de nuestro a nuestro nombre Evernote de usuario). es necesario En el apartado ir algunas a el laincluso configuracin de de Evernote resumen de la cuenta puede ver, bajo el epgrafe Evernote se Enviar notas por correo electrnico a , nuestra la direccin libreta asignada. de bandeja A partir de entrada. de ese momento se puede usar para enviar directamente correos electrnicos que aparecern como en

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10 Resumen de nuestra cuenta En lleguen el caso avisos de usar a va nuestra Google libreta Calendar de entrada para anotar Evernote nuestros cuando avisos corresponda. en agenda, Hay algunas existen varias extensiones maneras o servicios de web hacer de que pago desde para la hacerlo agenda nos tambin se puede hacer de manera manual mediante varias configuraciones y , 11 aunque el modo ms sencillo de hacerlo es usando el servicio gratuito que proporciona el excelente sitio www.ifttt.com en https://ifttt.com/recipes/29227 . Tan slo hay que darse de alta en IFTTT y hacer clic en el botn la Use recipe margen usen SMS del enlace si habitualmente maana hay anterior, que decir a Internet, que llover que pedir IFTTT en del mi permiso tipo ciudad. (siglas enva de para if automticamente acceder this then a that, tu Evernote o correos si esto, yde hacer entonces agradecimiento las configuraciones aquello) cuando contiene necesarias medecenas mencionen de deforma recetas en Twitter automtica. muy o tiles mndame Como para los nota unque al

Las carpetas (libretas en la nomenclatura de Evernote)

Una vez que disponemos de la bandeja de entrada, tenemos que crear las carpetas necesarias para los pasos de organizar y revisar. Antes de crear muchas libretas (al estilo de las 43 carpetas) hay que recordar que Evernote permite el uso de etiquetas en las notas. Esto significa que puedo usar etiquetas para asignar una nota a un grupo de aula, o a una prioridad, sin necesidad de crear una libreta por cada grupo en el que demos clase.

En cualquier caso hay algunas carpetas que, por razones de organizacin, es muy recomendable crear. Siguiendo la descripcin dada en los apartados anteriores dedicados a GTD son necesarias: Prxima accin , Proyectos y Referencia . Adems, si seguimos las recomendaciones de los expertos y de profesores con experiencia en el uso diario de GTD, es conveniente tener al menos una carpeta para almacenar los proyectos hechos, objetivos generales de vida e incluso nuestros sueos o proyectos de futuro en una carpeta que llamaremos Algn da. Este es un esquema de uso habitual:

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Se usarn asignar categora: etiquetas etiquetas con para el nombre asignar de el las contexto, personas prioridad, en las que tiempo solemos estimado delegar y energa algunas necesaria acciones. para Unhacer ejemplo las de tareas. etiquetas Tambin agrupadas es costumbre por

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Se salgan que puede se ordenadas. muestra, apreciar lo en que En este el ocurrira caso ejemplo de al las estar de que etiquetas ordenadas se han como colocado con en un algunos bajo criterio el epgrafe casos alfabtico. se .when usa el truco se consigue de nombrarlas as que empezando no sea el Jueves por un la dgito primera para etiqueta que Una correspondientes las principio, libretas. dos vez opciones definidas si seguimos y a las ms nuestros libretas el adelante smil grupos fsico y etiquetas, la prctica de carpeta, alumnos. para dir crear si Se conviene puede libretas de completar hacer cambiar parece bien ms a el mediante la esquema otra. lgico Depende y libretas as de GTD es mucho como o propuesto bien aparece mediante del uso para en diario etiquetas. el la profesor imagen que se Lo anterior le faltara mejor d a esa crear es con probar carpeta. el las listado carpetas una En de de u infinito Ya pasos inicial organizar, se de en tenemos adquieren GTD el se que hagan con configurada tenemos Evernote. los de hbitos forma todo nuestra Al casi necesarios lo principio que automtica bandeja necesitamos la para regla de eterminar que, instintiva. ms entrada para en importante poco nuestra y Se creada convierte tiempo, labor a la recordar estructura algunos profesional GTD es as pasos no de en e libretas hagas una incluso que costumbre pueden ms y personal. carpetas, de parecer una liberadora cosa podemos algo a la y tediosos, Evernote vez. empezar Con como en a algo ejecutar nuestro los de de constancia archivo los procesar cinco Para en dejar constancia de que, dentro de su estructura rgida de pasos, el mtodo se adapta a las necesidades y costumbres de cada persona, http://blog.davidtorne.com/es/2011/07/como-implemento-mi-gtd-con-evernote/ , td/ que http://thameera.wordpress.com/2012/07/17/evernote-for-g y http://ruudhein.com/evernote-gtd otros lectores ejemplos se sientan de estructuras ms identificados de carpetas en su y forma etiquetas de trabajar para la que gestin con de la estructura GTD con Evernote. que se ha Puede expuesto ser en que este viendo artculo. estos ejemplos se pueden algunos ver

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En clase de Bob Cotter. Licencia CC (reconocimiento, no comercial, compartir igual) Fotografa

GTD con los alumnos?

Como ya se ha anticipado antes, hay en Espaa, pero sobre todo en pases anglosajones, muchos ejemplos de centros educativos que han enseado GTD a sus alumnos para que adquieran hbitos de orden. En muchos centros de nuestro pas se est intentando que los estudiantes usen una agenda con el mismo fin, pero la agenda no vale de nada si luego no se comprueba o las notas no estn apuntadas donde o cuando deben estar.

Dado que GTD no es un mtodo sencillo de empezar a usar, est claro que no est indicado para los estudiantes de primaria, pero s que se puede ensear a los estudiantes de secundaria y universitarios.

De los cinco pasos de GTD hay dos que los alumnos necesitan aprender bien y que, al explicarles poco a poco GTD, se ve con claridad que suelen ser nuevos para ellos: procesar y organizar.

Procesar requiere filtrar y almacenar referencias, organizar hace recordar notas. Los estudiantes suelen trabajar al da. Muchos llegan apurados porque no se acuerdan de empezar a estudiar hasta pocos das antes del examen o del lmite para entregar un trabajo. Cuando se les ensea la forma de trabajar con GTD no es raro or decir Nunca he tenido que filtrar, organizar o guardar referencias antes, por qu tengo que hacerlo ahora? . La respuesta clara es: porque usando los mtodos de GTD se evitan los sudores finales para acabar los trabajos incrementando su calidad, se ahorra tiempo (que puedes gastar en tus cosas) y elimina la tentacin de perder el tiempo por ah cuando sabes que tienes un plan claro de lo que hay que hacer.

Si no disponen de los recursos digitales necesarios, es fcil usar una carpeta o una libreta como bandeja de entrada. Ensearles a procesar requiere insistirles en la pregunta de lo que me dice esta nota de la bandeja de entrada requiere una accin? y actuar en consecuencia.

Es evidente que si GTD no es algo fcil de explicar a adultos, menos an a adolescentes. Sin embargo, es bien sabido que si a nuestros

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alumnos les ayudamos a adquirir buenos hbitos de organizacin es muy posible que los conserven para toda su vida, algo que no se puede decir con mucha seguridad si estamos formando a un adulto.

Conclusin
En el mundo actual todos estamos con frecuencia sobrepasados por nuestro da a da. Tenemos mltiples proyectos aparcados eternamente, tareas que se nos atrasan por falta de tiempo u organizacin, y andamos a menudo con la cabeza puesta en una cosa mientras hacemos otra. Eso nos provoca si no estrs, al menos falta de concentracin y nos hace emplear ms tiempo del necesario y/o disminuir la calidad de lo que hacemos.

Desde el ao 2002 el mtodo GTD se est usando con mucho xito en ambientes corporativos y docentes. Quizs ha llegado el momento de pasarlo a nuestras aulas y qu mejor oportunidad ahora que los dispositivos mviles inteligentes y los ordenadores inundan los centros educativos?. Con aplicaciones como Evernote podemos disminuir a su mnima expresin la clsica cartera de profesor y tener toda nuestra informacin a mano, bien organizada y con una potente herramienta de bsqueda que nos permite encontrar enseguida todo lo que necesitamos.

Quiero terminar este artculo con una recomendacin. Para los que se defiendan con la lengua de Shakespeare, en http://blog.crankingwidget s.com/2007/11/14/gtd-failure-roadmap/ hay una divertida pero totalmente realista descripcin de qu hacer para fracasar en la puesta en marcha de GTD. Es una lista detallada de las cosas que, por fuerza de nuestras malas costumbres o nuestra pereza, harn con toda seguridad que no seamos capaces de triunfar en la reorganizacin de nuestro trabajo.

Ojal todos los que se animen a intentar lo expuesto en este artculo tomen buena nota para que su intento se convierta en todo un xito.

Referencias

http://es.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done

http://www.slideshare.net/iesgrancapitan.org/gtd-jess-losada

http://blog.davidtorne.com/es/

http://www.optimainfinito.com/

http://restartgtd.com/2011/12/31/meades-theory-of-the-perfect-gtd-desk/

http://recursostic.educacion.es/observatorio/web/es/software/software-general/1009-gestion-de-la-informacion

http://www.princeton.edu/~cmayo/template.html

http://neseco.com/sw/evernote-templates/

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https://play.google.com/store/apps/details?id=com.intsig.camscanner

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https://www.cloudhq.net/evernote

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http://blog.davidtorne.com/es/2011/04/tareas-periodicas-con-evernote-y-google-calendar/

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