Interesante Pero Antiguo - Pasos Basicos en Excel

Escuela Politcnica Superior de Zamora Dpto. de Informtica y Automtica.
USAL
Arquitectura Tcnica_ Informtica 1
Introduccin a Microsoft Excel 1
Introduccin a
Microsoft Excel
Informtica
Arquitectura Tcnica
AnaGil, Dpto.InformticayAutomtica. USAL
Informtica
Contenidos
INTRODUCCIN
OBJ ETIVOS
Unidad 1. Elementos bsicos de Excel
Unidad 2. Empezando a trabajar con Excel
Unidad 3. Frmulas y Funciones
Unidad 4. Trabajar con grficos
Unidad 5. Compartir datos con otras aplicaciones
Escuela Politcnica Superior de Zamora Dpto. de Informtica y Automtica. USAL
Informtica
INTRODUCCIN
Excel es una hoja de clculo
Una hoja de clculo: Es una herramienta software que permite
analizar informacin numrica de una forma rpida, eficaz y
automtica.
Clculos y presentaciones amplias
Utilidades de frmulas y funciones
Creacin de grficos
Permite trabajar con bases de datos...
No es ms que una tabla o cuadrcula, esto significa que los
datos se organizan en filas y columnas, denominndose
celda a la interseccin de una fila y una columna
Cada una de las filas de esta cuadrcula viene representada
por un nmero, mientras que cada columna se representa por
una letra
Informtica
OBJETIVOS
Brindar los conocimientos necesarios para el
manejo adecuado del programa Microsoft Excel:
Brindar diversas opciones, y trucos para la realizacin
de aplicaciones en el manejo de Microsoft Excel
Explicar la terminologa bsica utilizada en Microsoft
Excel
Explicar el uso adecuado de las frmulas, funciones,
grficas en el programa Microsoft Excel
Definir los pasos necesarios para la manipulacin de
fuente, bordes, sombreados, y dems aplicaciones de
Microsoft Excel
Informtica
Unidad 1. Elementos bsicos de Excel
1.1. Descripcin general de los elementos de la pantalla
1.2. Moverse y desplazarse por Excel
1.3. Seleccionar filas y columnas
Movimiento rpido en la hoja
Informtica
1. Elementos bsicos de Excel
Al ejecutar Excel aparecen dos ventanas en la pantalla, una
de las cuales se encuentra dentro de la otra.
ventana de aplicacin o ventana de programa, es la
verdadera ventana de Excel y permite comunicarnos con el
programa. sta permanecer igual independientemente de
la hoja de clculo que se haya creado.
La ventana de documento: su misin es mostrar la hoja de
clculo activa actualmente, as como el nombre del libro en
la que est contenida. La ventana de documento no puede
salir de los lmites de la ventana de aplicacin.
Los documentos de Excel se llaman libros de trabajo, y cada
uno de ellos se compone de varias hojas de clculo.
Una celda va a ser el lugar donde reside un dato, pero en
concreto la celda en la que se introducir la informacin se
denomina celda activa o celda actual
Informtica
1. Elementos bsicos de Excel (II)
Informtica
1.1. Descripcin de la pantalla
1. Barra de ttulo:
2. Barra de men:
3. La barra de herramientas estndar:
4. La barra de formato
5. La barra de frmulas
6. La barra de etiquetas
7. Las barras de desplazamiento
Informtica
1.2. Moverse y desplazarse por Excel
Se entiende por moverse la accin de
cambiar de lugar el puntero de la celda activa.
Se entiende por desplazarse la accin de
cambiar la parte de la hoja de clculo que se
ve en pantalla, pero sin cambiar la celda
activa (utilizando las barras de
desplazamiento horizontal y vertical).
Informtica
1.3. Seleccionar filas y columnas
Un grupo de dos o ms celdas contiguas reciben el
nombre de rango de celdas o simplemente rango
Excel utiliza el formato SI:ID para definir un rango,
donde SI representa la celda del extremo superior
izquierdo, e ID representa la celda del extremo
inferior derecho.
Para seleccionar una fila o una columna se sita
el ratn encima de la cabecera de la fila o de la
columna. El puntero tiene que ser una cruz ancha.
Luego hacemos clic y la columna o la fila queda
seleccionada. Si se quieren seleccionar otras filas o
columnas contiguas a la seleccionada, se arrastra el
ratn.
Informtica
Movimiento rpido en la hoja
CTRL +INICIO Celda A1
REPAG Pantalla Arriba
AVPAG Pantalla Abajo
, SHIFT+TAB Celda Izquierda
, TAB Celda Derecha
Celda Abajo
Celda Abajo
TECLADO MOVIMIENTO Otra forma de moverse por la hoja:
Men Edicin/Ir a...
Pulsando F5
Aparecer un cuadro de dilogo.
Escribe en el recuadro
Referencia la direccin de la
celda a la que quieres desplazarte
y Acepta
Informtica
Movimiento rpido en la hoja (II)
Excel dispone de un mtodo alternativo para
agilizar la ejecucin de ciertas rdenes. Este
mtodo se conoce como men emergente o
contextual pulsando el botn dcho. del ratn.
Informtica
Unidad 2. Empezando a trabajar con
Excel
2.1. Introducir y modificar datos
2.2. Autollenado
2.3. Formato de las hojas de clculo
Ancho de celdas
Eliminar filas y columnas
Formatos numricos
Alinear el contenido de una celda
Fuentes de letra
Bordes
Otras opciones: lneas de divisin
Ocultar el contenido de algunas celdas
Informtica
2. Empezando a trabajar con
Excel
Excel es un programa que permite la
manipulacin de libros y hojas de calculo
En Excel, un libro es el archivo en que se
trabaja y donde se almacenan los datos
Como cada libro puede contener varias hojas,
pueden organizarse varios tipos de
informacin relacionada en un nico archivo.
Informtica
Abrir un libro de trabajo
Para trabajar con algn libro de trabajo almacenado
en un archivo se debe recuperar dicho archivo
mediante la orden Abrir del men Archivo o bien
haciendo clic en el botn Abrir de la barra de
herramientas estndar .
Para guardar un libro de trabajo se debe recurrir a la
orden Guardar del men Archivo o bien hacer clic
en el botn Guardar de la barra de herramientas
estndar . Si el libro de trabajo no tiene nombre,
aparecer el cuadro de dilogo Guardar como para
dar nombre al libro.Tambin existe la posibilidad de
utilizar a la orden Guardar como del men Archivo.
Informtica
Ejercicios
1. Arrancar Excel. Distinguir la ventana de aplicacin de la ventana de
documento
2. Comprobar la diferencia entre libro de trabajo y hoja de clculo
3. Determinar cul es la celda activa
4. Moverse a la celda A5 utilizando exclusivamente las flechas
5. Moverse a la celda D8 utilizando exclusivamente las flechas
6. Moverse a la celda H27
7. Selecciona la celda a la derecha de la actual de varias formas diferentes
8. Selecciona el rango B6:F12
9. Seleccionar el rango D4:D10, y darle el nombre de Prueba. Comprobar
que sucede si se utiliza la orden Ir a.
10. Probar las opciones del comando Zoom del men Ver
11. Guardar la hoja de clculo en la carpeta Mis Documentos con el nombre
Primera.xls (teclear slo el nombre, la extensin la coloca la aplicacin
por defecto)
12. Salir de Excel.
Informtica
Las celdas de una hoja de clculo pueden contener dos tipos
de datos:
valores constantes: nmeros, texto o fechas que, una vez
introducidos, no se modifican de forma automtica por Excel
Frmulas: tienen como objetivo llevar a cabo clculos concretos
utilizando los datos contenidos en determinadas celdas
Para introducir datos en una celda se siguen los siguientes
pasos:
1. Se selecciona la celda.
2. Se escribe el dato
3. Se hace clic en el botn Validar de la barra de frmulas o bien se
pulsa la tecla <Intro>, <Tab> o cualquier otra que cambie el
puntero de celda activa. Si no se quiere validar el dato se puede
hacer clic sobre el botn Cancelar , o bien pulsar la tecla <Esc>.
Informtica
2.1. Introducir y modificar datos (II)
1. Introducir texto: Los datos de tipo texto pueden ser cualquier
combinacin de letras, nmeros y smbolos especiales. Este tipo de datos
se alinea por defecto a la izquierda de la celda.
2. Introducir fechas: Excel permite realizar operaciones con fechas,
siempre y cuando las reconozca como tales. Algunos formatos tpicos para
introducir fechas son: dd-mm-aa, dd/mm/aa, dd-mmm-aaa donde mmm
es la abreviatura del mes.
3. Introducir nmeros: Para que Excel reconozca los datos como
nmeros se debe tener presente que slo se deben introducir nmeros y si
es preciso los siguientes smbolos:
La coma decimal.
El punto de millar.
El smbolo referente a la moneda (Pts, , ...)
El signo menos, o el nmero encerrado entre parntesis, para los nmeros
negativos
El porcentaje %
El signo de divisin para introducir nmeros fraccionarios, as 8 1/3 es lo mismo
que 8.333333.
Informtica
(III)
En ocasiones se necesita borrar el contenido de una
celda, esto se puede realizar de dos formas diferentes:
1. Se selecciona la celda y se pulsa la tecla <Retroceso>.
2. Se selecciona la celda y se elige la orden Borrar del men
Edicin. Tras esto aparece un submen, y de las opciones
que en el se presentan se elige Todo.
La orden Deshacer se encuentra en el men
Edicin, pero es mucho ms prctico utilizar el botn
Deshacer de la barra de herramientas estndar .
Tambin en esta barra de herramientas estndar est
el botn Repetir para deshacer la orden Deshacer, .
Informtica
Ejemplo
Crear la siguiente hoja de clculo, guardarla como PEDIDO
Informtica
2.2. Autollenado
El autollenado es una potente herramienta de
Excel para repetir datos o crear series de
nmeros, das...
Para aplicar el autollenado se debe recurrir al
puntero de celda. En el extremo inferior
derecho de ste hay un cuadradito que recibe
el nombre de gestor de llenado. (Ejemplo)
Gestor de llenado
Informtica
2.2. Autollenado (II)
Una aplicacin realmente interesante del autollenado es para
la creacin de series
Ejemplo: crear una hoja de clculo para crear un horario de
clases
Es posible crear series personalizadas recurriendo al men
Herramientas/ Opciones, eligiendo la pestaa Listas.
Informtica
2.2. Autollenado (III)
Donde se le puede sacar partido al autollenado es en la serie
de nmeros, pero en este caso adems del nmero que da
comienzo a la serie se debe indicar el intervalo entre dos
nmeros consecutivos.
El proceso es como sigue:
1. Se introduce en la primera celda el nmero que da comienzo a la
serie.
2. Se introduce en otra celda el siguiente nmero de la serie. Excel
de forma automtica calcula el incremento restando ambos
nmeros.
3. Seleccionan la primera y segunda celda.
4. Ahora se procede a arrastrar el gestor de llenado como en los
ejemplos anteriores.
Informtica
2.2. Autollenado (IV)
Ejemplo: numerar los pedidos del libro PEDIDO.XLS
Informtica
2.3. Formato de las hojas
Ancho de las celdas Ancho de las celdas
1. Orden de men Formato/Columna Formato/Fil a. Se establece tamao fijo o autoajustar la
seleccin
2. Cambio manual mediante el ratn
Eliminar filas y columnas Eliminar filas y columnas
Se selecciona la fila o la columna y mediante la orden de men Edi cin/Elimi nar
Formatos numricos Formatos numricos
Si se quiere modificar el formato de los nmeros de una celda se ha de recurrir a la opcin de
men Formato/Celdas. Tambin aparecen botones adecuados mediante la barra de
herramientas de formato.
Informtica
2.3. Formato de las hojas (II)
Alinear el contenido de una celda Alinear el contenido de una celda
El contenido de las celdas se alinea por defecto, en funcin de si
ese contenido es un nmero(dcha.), es una fecha(dcha.) o es
texto(Izq.)
Botones destinados de la barra de herramientas de formato
Otro modo pulsando la pestaa Alineacin del men
Formato/Celda
Informtica
2.3. Formato de las hojas (III)
Fuentes de letra Fuentes de letra
Excel permite cambiar el tipo de letra de los datos adems
de otras caractersticas como el tamao, el estilo y el color
Una opcin es pulsando la pestaa Fuentes del men
Formato/Celda
La otra opcin mediante los botones destinados de la barra de
herramientas de formato
Informtica
2.3. Formato de las hojas (IV)
Bordes Bordes
A las celdas se les puede aadir bordes, para esto se
recurre a la Paleta porttil de bordes de la barra de
herramientas de formato.
Otra opcin es pulsando la pestaa Bordes del men
Formato/Celdas
Informtica
2.3. Formato de las hojas (V)
Otras opciones: las lneas de divisin Otras opciones: las lneas de divisin
Para activar o eliminar de pantalla las lneas de divisin de filas y
columnas, consiguiendo una mayor claridad en la presentacin de la hoja.
Para eliminarlas:
1. Se elige la orden Opciones del men Herramientas.
2. selecciona la pestaa Ver.
3. Se deselecciona la casilla Lneas de divisin
Ocultar el contenido de algunas celdas Ocultar el contenido de algunas celdas
En ciertas ocasiones resulta conveniente ocultar el contenido de algunas
celdas (o incluso de una fila o de una columna completa), para no mostrar
en la hoja final ciertos clculos intermedios.
Para ocultar una fila/columna se deben seguir los siguientes pasos:
1. Se selecciona la fila/columna a ocultar.
2. Se elige el submen Fila/Columna del menFormato
3. Se selecciona la opcin Ocultar.
Informtica
Ejercicio
Dar formato (segn los pasos vistos) a la hoja
Stock.xsl hasta convertirla en:
Informtica
Ejercicios
Se pide crear una hoja de clculo para apuntar las llamadas que se hacen desde una
casa. Se pide grabarla en un fichero que se llame LLAMADAS.XLS
Informtica
Ejercicios
Realizar una hoja de clculo en la que se tengan almacenadas las
ventas de los vendedores de la empresa de los tres ltimos
trimestres
Informtica
Unidad 3. Frmulas y Funciones
3.1. Orden de las operaciones
3.2. Referencias relativas y absolutas
3.3. Funciones
Informtica
3. Frmulas y Funciones
Una frmula es la representacin de una operacin en una
hoja de clculo con el contenido de una o varias celdas
Las frmulas necesitan una celda en la que alojar los
resultados, denominada celda dependiente
Introducir una frmula:
1. Se introduce en la celda deseada en primer lugar el signo =
2. Se introduce un valor, una referencia a una celda, un rango o
nombre de rango, o el nombre de una funcin
3. Se teclea el operador que se requiera
4. Se repiten los pasos anteriores hasta completar la frmula
5. Se pulsa <Intro>o se hace clic en el botn Validar de la barra de
frmulas
Informtica
3. Frmulas y Funciones (II)
Ejemplo: 8+10
Haciendo referencia al contenido de otras celdas:
Informtica
3. Frmulas y Funciones (III)
Tipos de frmulas:
Microsoft Excel trabaja con los siguientes tipos de frmulas:
Aritmticas, Lgicas, Texto, Referencia
1. Frmulas aritmticas: Son las ms habituales. Combinan
direcciones de celdas, nmeros y funciones con operadores
matemticos. Estos operadores son:
+ (Suma)
- (Resta)
- (Nmero negativo)
* (Multiplicacin)
/ (Divisin)
% (Porcentaje)
^ (Exponente)
Informtica
3. Frmulas y Funciones (IV)
2. Frmulas lgicas:
Permiten comparar dos o ms nmeros contenidos en diferentes celdas,
resultados de funciones o cadenas de texto
Si el resultado de la comparacin es verdad, la celda muestra el valor 1
VERDADERO; en caso contrario mostrar el valor 0 FALSO
Los operadores lgicos son:
= (Igual a)
> (Mayor que)
< (Menor que)
>= (Mayor o igual que)
<= (Menor o igual que)
<> (No igual)
Informtica
3. Frmulas y Funciones (V)
3. Frmulas de texto:
Uno de los principales usos de este tipo de frmulas es unir diferentes
cadenas mediante el operador & con el fin de generar un valor de texto
continuo
Ejemplo: unir nombre y apellidos
Informtica
3. Frmulas y Funciones (VI)
4. Frmulas de referencia:
Combinan rangos de celdas para los clculos
Los operadores de referencia son:
: (dos puntos)- operador de rango que genera una referencia a todas
las celdas entre dos referencias, stas incluidas. Ejemplo: B5: B15
; (punto y coma)- operador de unin que combina varias referencias
en una sola. Ejemplo: SUMA(B5:B15;D5:D15)
(un espacio)- operador de interseccin, que genera una referencia a
las celdas comunes a dos referencias. Ejemplo: (B5:B15 A7:D7)
Informtica
3.1. Orden de las operaciones
El orden de las operaciones altera el resultado
Para evitar situaciones errneas resulta conveniente saber en que
orden se van a realizar los diferentes clculos de una frmula, as el
orden de precedencia de los operadores de Excel es:
Operador dos puntos :
Operador espacio
Operador indicativo de nmeros negativos -
Operador porcentaje %
Operador exponente ^
Operadores de multiplicacin y divisin * y /
Operadores de suma y resta + y -
Operador de concatenacin &
Operadores lgicos =, <, >, <=, >= y <>
En operadores con igual precedencia se evalan de izquierda a
derecha
imprescindible el uso de parntesis para eliminar ambigedades,
Informtica
El autollenado tambin se puede utilizar cuando el contenido de una
celda sea una frmula
Segn la tarea que se desee ejecutar en Excel, pueden utilizarse:
referencias relativas de celda: son referencias a celdas
relacionadas con la posicin de la frmula
referencias absolutas: son referencias de celda que siempre
hacen referencia a las celdas ubicadas en una posicin
especfica
Si un signo de dlar ($) precede a la letra o al nmero, por ejemplo,
$A$1, la referencia de la fila o la columna es absoluta. Las
referencias pueden ser absolutas, relativas o mixtas
Las referencias relativas se ajustan automticamente cuando se
copian, pero las referencias absolutas no
Informtica
(II)
Una referencia absoluta se puede insertar de dos formas
diferentes:
1. Conforme se introduce la frmula, se teclea el carcter $ delante del
ndice de fila y/o de columna que se quiere mantener constante
2. Colocando el punto de insercin en la barra de referencias de
manera que est dentro de la referencia a la celda, pulsando la tecla
F4 se pasa cclicamente por referencias relativas, absolutas y por los
dos casos mixtos
Informtica
(III)
Ejemplo de referencia relativa:Se quiere realizar el
promedio de cada una de las columnas, y situar el
resultado en la fila 4
Informtica
3.2. Referencias relativas y absolutas (IV)
Ejemplo de referencia absoluta: crear una hoja que
calcule las tablas de multiplicar de los n nmeros
Informtica
3.3. Funciones
Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan
clculos utilizando valores especficos, denominados
argumentos, en un orden determinado o estructura:
La estructura de una funcin comienza por el nombre de
la funcin, seguido de un parntesis de apertura, los
argumentos de la funcin separados por comas y un
parntesis de cierre
Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores
lgicos como VERDADERO o FALSO, referencias de
celdas,...
Informtica
3.3. Funciones (II)
Tipos de funciones para hojas de clculo agrupadas por
categoras:
Funciones ms recientemente utilizadas
Todas las funciones disponibles
De bsqueda y referencia
De fecha y hora
De informacin
De ingeniera
De texto
Estadstica
Lgicas
Matemticas y trigonomtricas
...
Informtica
3.3. Funciones (III)
Asistente de funciones:
Excel incorpora una herramienta que permite buscar la funcin
ms adecuada para realizar un clculo sin necesidad de recordar
su definicin y su sintaxis. Esta herramienta recibe el nombre de
Asistente de funciones
Para introducir una funcin utilizando el Asistente de funciones
se deben seguir los siguientes pasos:
1. Se selecciona la celda en la que se va a introducir la funcin
2. Se ejecuta la opcin Funci n del men Insertar. Otra opcin es
utilizar el botn Asistente para funciones de la barra de
herramientas estndar
3. Excel muestra el cuadro de dilogo Pegar funcin
4. Para seleccionar la funcin se debe seleccionar en primer lugar
el grupo al que pertenezca la funcin a introducir. Esto se realiza
en el cuadro Categora de la funcin.
Informtica
3.3. Funciones (IV)
5. Una vez que se haya seleccionado
una categora, en el cuadro Nombre
de la funcin, el Asistente de
funciones muestra el nombre de
todas las funciones pertenecientes
al grupo seleccionado. Entonces se
selecciona la funcin buscada
haciendo clic sobre su nombre.
6. Posteriormente pulsamos el botn Aceptar para pasar al cuadro de
dilogo Asistente para los argumentos de la funcin
7. En este cuadro se deben introducir los argumentos. Algunas funciones
requieren un solo argumento, mientras que otras admiten varios
8. Cuando se hayan introducido todos los argumentos, se hace clic en el
botn Aceptar
Informtica
3.3. Funciones (V)
Ejercicios:
Informtica
Unidad 4. Trabajar con grficos
4.1. Terminologa de los grficos
4.2. Tipos y formatos grficos
4.3. Crear un grfico
4.4. Cambiar el tipo y el formato de un grfico
4.5. Aadir texto al grfico
4.6. Otras mejoras que se pueden realizar a los grficos
4.7. El asistente para grficos
4.8. Aadir datos a un grfico
Informtica
4.1. Terminologa de los grficos
Grfico: Representacin grfica de una informacin numrica
contenida en una hoja de clculo
Ttulo del grfico: Texto que encabeza el grfico
Marca de dato: Smbolo que representa el valor del dato en el
grfico. Esta marca cambia con el tipo de grfico
Lneas de divisin: Lneas que se extienden a travs del rea de
dibujo verticalmente y/o horizontalmente para que sean ms fciles
de ver los valores de los datos
Texto del grfico: Texto que describe los datos o los objetos del
grfico. El texto asignado est unido a un objeto del grfico, el texto
no asignado no est unido a ningn objeto del grfico
Leyenda: Un cuadro que identifica las marcas de datos del grfico
Informtica
4.1. Terminologa de los grficos (II)
Ejes: Lneas de referencia a lo largo de las cuales se
dibujan los datos del grfico
Marcas de graduacin: Marcas que aparecen en
los ejes y que determinan el valor del eje en cada
punto del mismo
rea de dibujo: El rea en la que se dibujan los
datos, incluyendo los ejes y las marcas de datos
Series de datos: Conjuntos de datos que se
representan en un grfico
Informtica
4.2. Tipos y formatos grficos
Microsoft Excel dispone de varios tipos de grficos diferentes. Cada
tipo de grfico se diferencia del resto por la clase de marcas de
datos que emplea
1. reas
2. Columnas
3. Barras
4. Lneas
5. Circular
6. Anillos
7. Cotizaciones
8. XY(Dispersin)
9. Burbujas
10. Radial
11. Superficie
12. Cnico, cilndrico y piramidal
Informtica
4.2. Tipos y formatos grficos (II)
1. Grfico de rea
destacan la magnitud de los cambios en el transcurso del tiempo
Al presentar la suma de los valores trazados, un grfico de rea tambin
muestra la relacin de las partes con un todo
0
2000
4000
6000
8000
10000
12000
1 2 3 4
FRUTA
PESCADO
CARNE
Informtica
4.2. Tipos y formatos grficos (III)
2. Grfico de Columnas:
muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de un
perodo de tiempo determinado, o bien refleja las comparaciones entre
elementos
Las categoras se organizan horizontalmente y los valores verticalmente,
para resaltar la variacin producida con el transcurso del tiempo
El grfico de columnas en perspectiva 3D compara puntos de datos a
lo largo de dos ejes
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
ASIGNATURAS
PORCENTAJE DE APROBADOS
BIOLOGA Y MICROBIOLOGA
CARTOGRAFA Y TOPOGRAFA
FISICA
MATEMATICA APLICADA
QUIMICA
DIBUJ O TCNICO
INFORMTICA
NUTRICIN
Informtica
4.2. Tipos y formatos grficos (IV)
3. Grfico de Barras:
ilustran las comparacin entre elementos individuales
La categoras aparecen organizadas verticalmente y los valores horizontalmente, a fin de
concentrarse en la comparacin de los valores y hacer menos hincapi en el tiempo transcurrido
4. Grfico de Lneas:
muestra las tendencias a intervalos equivalentes
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%
ASIGNATURAS
PORCENTAJE DE APROBADOS
BIOLOGA Y MICROBIOLOGA CARTOGRAFA Y TOPOGRAFA FISICA
MATEMATICA APLICADA QUIMICA DIBUJ O TCNICO
INFORMTICA NUTRICIN
Ventas anuales
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 4
Trimestres
v
e
n
t
a
s
(
E
u
r
o
s
)
CARNE
PESCADO
FRUTA
Informtica
4.2. Tipos y formatos grficos IV)
5. Grfico Circular:
muestra el tamao proporcional de los elementos que conforman una serie de datos
en funcin de la suma de los elementos
Siempre mostrar una nica serie de datos
es til cuando se desea destacar un elemento significativo
6. Grfico de Anillos:
muestra la relacin de las partes con un todo (como en grfico circular)
puede contener ms de una nica serie de datos
Cada anillo de un grfico de este tipo representa una serie de datos
VENTAS ANUALES
42%
33%
25%
CARNE
PESCADO
FRUTA
Ventas anuales
CARNE
PESCADO
FRUTA
Informtica
4.2. Tipos y formatos grficos (VI)
7. Grfico de Cotizaciones:
El grfico Mximo, mnimo, cierre suele utilizarse para ilustrar la cotizacin de acciones.
Este tipo de grficos puede utilizarse para datos cientficos
8. Grfico de XY(Dispersin):
muestran la relacin entre los valores numricos de varias series de datos o trazan dos grupos
de nmeros como una serie de coordenadas XY
Este tipo de grficos muestra los intervalos, o agrupaciones, desiguales de datos y suele
utilizarse para los datos cientficos.
Variacin de temperaturas
35
25
28
8
5
15
20
12
22
0
5
10
15
20
25
30
35
40
mar-
03
abr-
03
may-
03
jun-
03
jul-03 ago-
03
sep-
03
C
Mxima
Mnima
a 17:00 horas
Temperaturas comparativa
0
10
20
30
40
13-feb-
02
24-
may-02
01-sep-
02
10-dic-
02
fechas
C
a 17:00 horas
Tao anterior
Informtica
4.2. Tipos y formatos grficos (VII)
9. Grfico de Burbujas:
Es un tipo de grfico XY (Dispersin)
El tamao del marcador de datos indica el valor de una tercera variable
10. Grfico de Radial:
Cada categora tiene su propio eje de valores con epicentro en el punto central. Las lneas
conectan todos los valores de las mismas series
El grfico radial compara los valores agregados de muchas series de datos
Estudio de marketing
-200000
0
200000
400000
600000
800000
1000000
1200000
0 5000 10000
n de clientes
E
u
r
o
s
Firma A
Firma C
Firma B
Porcentaje de personas que intentan
adelgazar
0%
50%
100%
Adultos
Sobrepeso
Peso normal
Peso bajo
Varones
Mujeres
Informtica
4.2. Tipos y formatos grficos (VIII)
11. Grficos de Superficie:
tiles cuando se desea buscar las combinaciones ptimas entre dos conjuntos de datos
Como en un mapa topogrfico, los colores y los diseos indican las reas que se encuentran
dentro del mismo rango de valores
1
4
7
1
0
x/2n
0,00000000
0,50000000
1,00000000
1,50000000
Informtica
4.2. Tipos y formatos grficos (IX)
12. Marcadores de datos en forma de cono, cilindro y pirmide :
pueden realizar y mejorar la presentacin de grficos de columnas y barras 3D
0
100
200
300
400
500
Gominolas: relacin carbohidratos/valor calrico
Valor calrico (kcal/100 g)
Carbohidratos (%)
0
100
200
300
400
Carbohidratos
(%)
Gominolas: relacin carbohidratos/valor calrico
Carbohidratos (%)
Valor calrico (kcal/100 g)
Informtica
4.2. Tipos y formatos grficos (X)
Formato de grficos:
1. Colores, texturas y rellenos degradados
2. Formatos numricos, escala de los ejes y marcas de
graduacin:
1. Puede especificar el intervalo de valores mostrados en el ejede valores y
cambiar el intervalo entre ellos a lo largo del eje
2. Puede dar formato a los nmeros de un grfico de la misma forma que lo
hara con los de una hoja de clculo. Para aplicar los formatos numricos
ms habituales, haga clic en el eje o en el rtulo de datos que tenga el
nmero cuyo formato desea asignar y, a continuacin, aplique el formato
3. Fuentes y texto girado: Puede dar formato al texto de un
grfico de la misma forma que lo hara con cualquier otro texto
4. Opciones especiales para cada tipo de grfico
Informtica
4.3. Crear un grfico
1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea presentar en el
grfico. Si desea que los rtulos de fila o columna aparezcan en el grfico,
incluya en la seleccin las celdas que los contienen.
2. Pulse <F11>Grfico Bsico
Ejemplo:
Informtica
4.4. Cambiar el tipo y el formato de un
grfico
1. Seleccionar el grfico a modificar haciendo clic en la pestaa de su hoja
2. Del men Grfico seleccionar Tipo de grfico, y la ficha Tipos estndar
Ejemplo: modificar el grfico anterior a tipo lneas
Informtica
4.5. Aadir texto al grfico
1. Texto asignado
1. Los ttulos del grfico y de los ejes: men Grfico / Opci ones de grfico, y a la
ficha Ttul os
2. Los rtulos de los ejes: men Grfico / Opciones de grfi co, y a la ficha Eje. Aparece
a lo l argo de l os ejes y sirve para sealizar las categoras (en el ej e X), o los valores (en
el eje Y)
3. Los rtulos de las marcas de datos: men Grfico / Opciones de grfico, y a la
ficha Rtulos de datos. Este texto aparece j unto a las marcas de datos y sirve, bien
para i dentificarlas, bi en para sealar su valor exacto
Informtica
4.5. Aadir texto al grfico (II)
1. Texto asignado (cont.)
4. La leyenda: men Grfico / Opci ones de grfico, y a la ficha Leyenda. Es un recuadro
que aparece en el grfico y que contiene la indicacin del significado de las marcas de datos
2. Texto no asignado:
no est unido a ningn objeto del grfico. Se suele emplear para resaltar algn aspecto
concreto del grfico
Para insertarlo:
1. Se pulsa la tecla <Esc> para eliminar la seleccin de cualquier objeto del grfico que se
tenga seleccionado
2. Se escribe el texto en la barra de frmulas
3. Se pulsa <Intro> para crear un cuadro de texto en el centro del grfico, cuyo contenido
es el texto escrito
4. Se mueve el cuadro de texto y se cambia de tamao
Informtica
4.6. Otras mejoras que se pueden
realizar a los grficos
1. Cambios de formato:
a) Seleccionando el elemento a modificar y a travs del menFormato/opcin
correspondiente a modificar
b) Haciendo doble clic en el elemento a modificar
Cambiar formato al texto
Cambiar formato de la leyenda
Cambiar colores al grfico y al fondo del rea
2. Lneas de divisin: men Grfico/Opciones de grfico, y a la ficha Lneas de divisin
Las lneas de divisin pueden ser horizontales o verticales, y su misin es facilitar
la interpretacin de un grfico
Tipos de lneas de divisin:
Principales : aparecen junto a los valores
de las marcas del eje
secundarias : aparecen entre las anteriores
Informtica
4.6. Otras mejoras que se pueden
realizar a los grficos (II)
3. Cambios de las opciones de los ejes:
Si se hace doble clic sobre un eje se llega al cuadro de dilogo Formato de
ejes
Diferentes opciones
Modificar las tramas
Variar la escala de un eje
Cambiar fuentes
Variar el formato de datos
Variar Alineacin de los rtulos
Informtica
4.7. El asistente para grficos
1. Seleccionar la hoja de clculo que contiene los datos
2. Haga clic en
Men Insertar/Grficos
Asistente para grficos
3. En el cuadro de dialogo Paso 1 de 4 - Tipo de grfico escogemos el tipo
y subtipo de grfico
4. Se hace clic en Siguiente
5. En el cuadro de dilogo Paso 2 de 4 Datos de origen se podr
especificar tanto el rango de celdas donde se tomarn las series de datos
a representar, como de donde se tomarn los rtulos para las categoras
6. En el cuadro de dilogo Paso 3 de 4 Opciones de grfico se podrn
modificar algunas caractersticas del grfico ya vistas (el ttulo, ejes, lneas
de divisin, leyenda, etc)
7. En el ltimo cuadro de dilogo Paso 4 de 4 Ubicacin del grfico se
podr elegir entre que el grfico se cree en una hoja de clculo
independiente, o bien en la propia hoja donde estn los datos que lo
originan
Informtica
4.8. Aadir datos a un grfico
Despus de haber creado un grfico, ya sea incrustado o en su propia
hoja, se puede recurrir al Asistente de grficos para aadir datos
Los datos se pueden aadir de dos formas:
aadiendo una nueva serie de datos
aadiendo datos nuevos a las series existentes
Pasos para aadir datos:
1. Se selecciona el grfico incrustado, o se activa la hoja que contiene el grfico, al
cual se le quieren aadir datos
2. Se hace clic en el botn Asistente para grficos de la barra de herramientas
estndar
3. En el Paso 2 de 4 Origen de los datos, se especifica el rango de celdas que
constituyen los datos, incluyendo las celdas de los datos que se quieran aadir
4. Se hace clic en Aceptar
Informtica
Unidad 5. Compartir datos con otras
aplicaciones
5.1. Copiar datos de Microsoft Excel en un documento de
Word
5.2. Integracin de un libro de Microsoft Excel
5.3. Insertar una hoja de clculo nueva de Microsoft
Excel en Word
5.4. Vinculacin de un libro de Excel en un documento de
Word
Informtica
5.1. Copiar datos de Microsoft Excel
en un documento de Word
Word y Excel son dos aplicaciones entre las que puede ser
especialmente interesante compartir datos, por ejemplo para
completar un informe con datos numricos y grficos calculados
desde Excel
Una forma sencilla de copiar informacin un libro de Excel en un documento
que se est realizando con Word consiste en copiar y pegar la informacin.
Pasos:
1. Se selecciona la informacin de la hoja que se desea copiar en el documento
Word.
2. Se hace clic en el botn Copiar de la barra de herramientas estndar.
3. Se cambia a Microsoft Word y nos situamos en la parte del documento en la
que se quieren pegar los datos de Excel
4. Se hace clic en el botn Pegar de la barra de herramientas estndar de
Word
5. Se pegan los datos en forma de tabla, ahora se pueden editar y dar formato
como si se tratase de una tabla normal de Word
Informtica
5.1. Copiar datos de Microsoft Excel
en un documento de Word (II)
Ejercicio:
Informtica
5.2. Integracin de un libro de
Microsoft Excel
Permite insertar informacin de Excel en un documento
de Word, conservando toda la potencia y funcionalidad
de Excel.
Esto se consigue integrando la informacin como un
objeto.
Al hacer doble clic sobre el objeto, se pueden utilizar
todas las herramientas de Microsoft Excel con la
informacin integrada, sin abandonar el documento de
Word, los mens y las barras de herramientas de Excel
sustituyen a las de Word. Al hacer clic fuera del objeto,
se recupera el entorno de Word.
Cuando se integra la informacin de Excel en Word se
inserta todo el libro
Informtica
Microsoft Excel (II)
Pasos:
1. Situarse en la parte del documento Word dnde se quiere integrar el libro
correspondiente
2. Se elige la orden Objeto del men Insertarcuadro de dilogo Objeto.
3. Se hace clic en la ficha Crear desde un archivo.
Se busca el archivo XLS, que queremos integrar. Para ello se hace clic en
el botn Examinar
Informtica
Microsoft Excel (II)
Ejercicio: Insertar el libro INFORME.XSL
Haciendo doble clic en el grfico:
Obtendrs el men de Excel
Podrs realizar todas las
modificaciones necesarias
Datos del libro
Grfico
Etc.
Varones Mujeres
Adultos 25% 44%
Sobrepeso 47% 63%
Peso normal 20% 47%
Peso bajo 2% 16%
Porcentaj e de personas que i ntentan
Porcentaj e de personas que
i ntentan adel gazar
0%
50%
100%
Adultos
Sobrepeso
Peso normal
Peso bajo
Varones
Mujeres
Informtica
5.3. Insertar una hoja de clculo
nueva de Microsoft Excel en Word
Pasos:
1. Colocar el punto de insercin en el lugar dnde se quiera integrar la hoja de clculo.
2. Se elige la orden Objeto del men Insertarcuadro de dilogo Objeto
3. Se hace clic en la ficha Crear nuevo/ hoja de Microsoft Excel.
4. Como resultado se obtiene una hoja de clculo dentro del documento Word, y cuando
se encuentre activa, los mens y las barras de herramientas sern las de Excel, de forma
que se podr operar con ella como si se tratase de una hoja de clculo
Informtica
5.4. Vinculacin de un libro de Excel
La vinculacin se va a utilizar para crear documentos de Word
que incluyan informacin de Excel que se actualice de forma
automtica
Con un objeto vinculado, la informacin slo se actualiza si se
modifica el archivo Excel de origen.
Los datos vinculados se almacenan en el archivo de origen.
En el archivo Word de destino solamente se almacena la ubicacin
del archivo de origen y se muestra una representacin de los datos
vinculados.
Informtica
Pasos utilizando pegado especial:
1. Se abre en Excel el libro XLS correspondiente
2. Se selecciona el rango que queremos introducir en el informe en word
3. Se hace clic en el botn Copiar de la barra de herramientas estndar
4. Se cambia a Word, y se sita el punto de insercin en el lugar del
documento de Word dnde se quiera vincular la seleccin
5. En el men Edicin se elige la orden Pegado especial
6. En el cuadro de dilogo Pegado especial, se selecciona Objeto de Hoja
de clculo de Microsoft Excel y se activa la opcin Pegar con vnculo
Informtica
en un documento de Word (II)
Ejercicio 5 del cuaderno de prcticas: vincular como archivo y modificar
CUADRADOS Y RAICES HASTA 25
N N^ 2 RAIZ(N)
1 1 1,00000000
2 4 1,41421356
3 9 1,73205081
4 16 2,00000000
5 25 2,23606798
6 36 2,44948974
7 49 2,64575131
8 64 2,82842712
9 81 3,00000000
10 100 3,16227766

Interesante Pero Antiguo - Pasos Basicos en Excel

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