BASE DE DATOS

Una Base de Datos es una serie de registros de datos, organizados en filas y columnas. Es una serie de filas rotuladas que contienen datos relacionados; por ejemplo, los nombres, direcciones y nmeros de telfono de los clientes de una empresa, o bien, la relacin de alumnos de un instituto, de un colegio, una planilla de sueldos, etc. En Microsoft Excel, una tabla puede utilizarse como una Base de Datos, donde las filas corresponden a los registros y las columnas a los campos. Registro Es la unidad bsica en que se encuentra dividida una base de datos y contiene informacin particular o individual. En Excel un registro equivale a una fila. Campo Es la unidad elemental en la que se divide un registro y contiene informacin de un mismo tipo. A cada campo le corresponde un nombre que lo identifica, denominado Nombre de Campo. En Excel un campo equivale a una columna.

En una base de datos, para trabajar en forma efectiva, debe tener estas caractersticas: Cada campo o columna debe contener la misma clase de informacin. Por ejemplo, en una base de datos de proveedores, debemos utilizar un campo para los nmeros de RUC, otra para la razn social, otra para la direccin, etc. La primera fila de la base de datos deben ser rtulos, describiendo cada uno de ellos el contenido del campo. Es recomendable que la base de datos ocupe una pgina en forma individual.

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USO DE FILTROS PARA ANALIZAR UNA BASE DE DATOS

El filtrado de una base de datos es el proceso de ocultar todos los registros salvo aquellos que cumplen unos criterios especficos. Excel proporciona dos rdenes de filtrado: Autofiltro, para criterios simples, y Filtro avanzado, para criterios complejos. AUTOFILTRO: 1. Seleccionar una nica celda dentro de nuestra base de datos personal. 2. Luego seleccionemos la opcin Filtro del men Datos. 3. Finalmente seleccionemos la opcin Autofiltro. Excel responde mostrando flechas desplegables al lado de cada nombre de campo. Pulsando la flecha situada junto a cada cualquier nombre de campo, aparece una lista de valores nicos de ese campo, que podemos usar para especificar criterios de filtrado. Ejercicio 01: Mostrar todos los empleados que pertenecen al Departamento de Contabilidad. Para generar este subconjunto, pulsar la flecha del campo Departamento y seleccionar Contabilidad de la lista desplegable. El resultado ser el siguiente:

ELIMINACIN DE FILTROS AUTOMTICOS: Para eliminar un filtro automtico de un campo en particular, abrimos la lista desplegable de dicho campo y seleccionamos (Todas). Para eliminar todos los filtros automticos aplicados a diferentes campos, elegimos la orden Filtro desde el men Datos, y luego seleccionamos Mostrar todo. Para eliminar todos los filtros automticos y flechas desplegables, elegimos de nuevo la orden Autofiltro (eliminando por consiguiente la marca de verificacin que hay junto a su nombre en el submen Filtro del men Datos).

Ejercicio 02: Mostrar todos los empleados que tienen un sueldo mayor que 1500. Pulsar la flecha del campo Sueldo y seleccionar Personalizar.

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Seleccione

Escriba

FUNCIN: SUBTOTALES
Devuelve un subtotal en una lista o base de datos. Generalmente es ms fcil crear una lista con subtotales utilizando el comando Subtotales del men Datos. Una vez creada la lista de subtotales, puede cambiarse modificando la frmula SUBTOTALES.

Sintaxis SUBTOTALES(nm_funcin, ref1, ref2, ...)

Nm_funcin es un nmero de 1 a 11 que indica qu funcin debe ser utilizada para calcular los subtotales dentro de una lista. Funcin PROMEDIO CONTAR CONTARA MAX MIN PRODUCTO Nm_Funcin 7 8 9 10 11 Funcin DESVEST DESVESTP SUMA VAR VARP

Nm_Funcin 1 2 3 4 5 6 Ref1, Ref2

es el rango o referencia para el cual desea calcular los subtotales.

Observaciones Si hay otros subtotales dentro de ref1 (o subtotales anidados), estos subtotales anidados se pasarn por alto para no repetir los clculos. La funcin SUBTOTALES pasa por alto las filas ocultas. Esto es importante cuando slo desea obtener el subtotal de los datos visibles que resulta de una lista filtrada.

Ejercicio 01: Calcular el Total de Sueldos de los empleados. Use la funcin SUBTOTALES y la funcin SUMA, para obtener lo solicitado. Solucin: En la celda G31: =subtotales (9, G9:G28).

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Nota: El mismo proceso puede aplicarse a los otros datos solicitados, lo nico que cambiara es el nmero de la funcin a usar.

USO DE SUBTOTALES PARA ANALIZAR UNA LISTA O BASE DE DATOS

La orden Subtotales permite obtener varios tipos de informacin de resumen. Puede hacer lo que su nombre indica, aadir lneas de subtotal a cada grupo de datos de nuestra lista. Tambin puede proporcionar otros clculos de agregacin a nivel de grupo. Por ejemplo, podemos usar la orden Subtotales para calcular el promedio de los valores de una columna en particular para cada grupo de filas, el nmero de filas de cada grupo, etc. Ejercicio 01: Para mostrar cmo funciona la orden Subtotales, usaremos la base de datos Personal. Supongamos que queremos conocer el Sueldo Total por cada Departamento. Esta informacin la obtendremos siguiendo estos pasos: 1. Seleccionamos una celda del campo Departamento y lo ordenamos (ascendente o descendentemente) 2. Clic en el men Datos 3. Clic en la opcin Subtotal

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4. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo. Seleccione las opciones indicadas y haga clic en el botn Aceptar. 5. A continuacin se muestra la base de datos de Personal con Subtotales para cada Departamento. Tambin observar unos smbolos de nivel de fila en el lado izquierdo. Este esquema podemos usarlo como sigue: Para ver el total general, pulsamos el smbolo de nivel de fila 1. Para ver nicamente los subtotales y el total general, pulsamos el smbolo de nivel de fila 2. Para ver la lista con todos los detalles, pulsamos el smbolo de nivel de fila 3.

FUNCIONES DE BASE DE DATOS:

Son similares a las funciones estadsticas, con la diferencia en que las funciones BD operan slo en aquellos miembros de un rango que cumplen un criterio determinado. Sintaxis: Funcin_BD(Rango_BD, Nombre_Campo, Criterio) El nombre de campo debe estar entre comillas.

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Las funciones BD son: BDCONTAR, BDCONTARA, BDSUMA, BDPROMEDIO, BDMIN, BDMAX, etc. Ejercicio 01: Hallar el sueldo promedio de todos los empleados que pertenecen al Dpto. de Ventas. Solucin: 1. Crear la tabla de criterios: pertenezcan al departamento de Ventas

2. En la celda F31, inserte la funcin: =BDPROMEDIO (A8:H28,SUELDO, C40:C41) Dnde: A8:H28, es el rango de la base de datos SUELDO, es el nombre del campo donde se ejecutar la funcin BD C40:C41, es el rango que contiene al criterio.

Nota: Lo mismo se aplica al resto de ejercicios, lo que cambiara sera la tabla de criterios.

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