Versin Imprimible Mdulo 3: Planeacin del Catering

INTRODUCCION

El servicio de catering ocupa un lugar central en la organizacin de eventos, ya que el xito del evento en gran medida depende de la creatividad y eficiencia con que se despliegue el servicio gastronmico a lo largo de la jornada. Con el tiempo, el Catering ha pasado de ser un simple servicio de comida y bebida para pasar a incluir otros elementos como son la decoracin, ambientacin, contratacin de personal, e incluso animacin.

En el Mdulo 3 Planeacin del Catering estudiaremos los diferentes aspectos a tener en cuenta en la planeacin de eventos, de acuerdo con el tipo de servicio de catering que el cliente requiere, satisfaciendo siempre sus expectativas en cuanto al men, servicio de bebidas, menaje, decoracin, costo e intereses particulares. Durante el desarrollo del mdulo encontraremos los temas explicados en forma agradable mediante actividades interactivas, para estudiar los conceptos desde el anlisis y la comprensin. Al finalizar cada leccin, realizaremos una actividad de aprendizaje como preparacin para la evaluacin final. Visitemos todos los enlaces, ellos tienen informacin importante y complementaria para el logro de los objetivos de aprendizaje. Mantengamos a la mano una libreta de notas para escribir las conclusiones, resumen e inquietudes.

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TABLA DE CONTENIDO

1. Planeacin del Catering 1.1. Aspectos para la planeacin del evento 1.1.1. Organizacin Administrativa 1.1.2. El personal 1.1.3. El tipo de catering 1.1.4. El menaje 1.1.5. El servicio de Bebidas 1.1.5.1 Tipo de servicio de bebidas 1.1.5.2 El Vino 1.1.7. La confeccin de mens

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Objetivos

1. Identificar los diferentes aspectos que se deben tener en cuenta al planear un servicio catering. 2. Identificar los diferentes tipos de servicio de catering que se ofrecen. 3. Identificar los distintos tipos de menaje que componen un servicio de catering. 4. Identificar los componentes de un servicio de bebidas 5. Aplicar los conocimientos en la organizacin de mens.

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Planeacin del Catering

Una empresa especializada en el Servicio de Catering, debe ser capaz de transformar un simple catering (evento) en algo especial, de acuerdo con las expectativas de los clientes. El evento debe reflejar la personalidad el cliente o la identidad corporativa de la empresa. La velocidad en la respuesta, ajuste a presupuesto, presentacin de propuestas creativas que logren que el evento se destaque por su originalidad, que todo se desarrolle de manera impecable y que muchos das despus se siga hablando del evento. El Servicio de Catering debe ir ms all de ofrecer solo el servicio de comida y bebidas, debe incluir otros elementos como son la decoracin, la ambientacin, el menaje, la contratacin de personal e incluso la animacin. En un servicio gastronmico el men se adapta realmente al gusto del cliente. Cada servicio ser nuevo, distinto y sobre todo personalizado. Nos debemos esforzar por hacer lo que el cliente dice que quiere, lo que le gustara ver y brindar a sus invitados, y nosotros desarrollar un plan o proyecto gastronmico a su medida. Los detalles, las texturas, las sensaciones y por supuesto los sabores hacen de cualquier evento o celebracin una experiencia nica y nueva.

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1.1. Aspectos para la planeacin del evento 1.1.1. Organizacin Administrativa Para la realizacin perfecta de un Servicio de Catering vamos a presentar una Organizacin Administrativa, cuyo engranaje debe montarse con el fin de que, en su momento se pueda hacer frente a todo tipo de servicios o banquetes, de forma que estos se lleven a cabo sin una sola falta de organizacin y hagan que su cliente encuentre todo, segn sus deseos. La Organizacin Administrativa de un Servicio de Catering es un sistema de archivos e impresos, que requiere una especial atencin ya que estos facilita el control exacto de todo cuanto deba hacerse alrededor del evento. Reservas: Se trata de un formulario diligenciado a lpiz, donde consta el nombre de cada evento, con la fecha, sitio, hora, cantidad de personas, nombre y datos del cliente. Finalizada la visita del cliente bien haya sido personal o telefnica, tentativa o definitiva, se anotar la reserva en el libro de reservas que tiene como objetivo tener constancia de las fechas ocupadas. Ver poltica de reservas. Orden de Servicio: La organizacin de servicios confirmados deber llevarse a cabo mnimo con dos (2) das antes de su realizacin con el fin de coordinar con tiempo, todos los departamentos que tengan que ver algo con el servicio, y que queden enterados y puedan preparar con antelacin lo que les corresponda hacer Facturacin Al finalizar un servicio de catering se debe de confeccionar la factura, haciendo constar en ella el nmero de invitados, precio por cubierto y los conceptos extras que se hayan contratado o producido durante el servicio. El jefe de banquetes debe de supervisar las facturas antes de presentarlas al cliente, para ver si estn

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correctamente hechas y si han cargado todos los conceptos contratados. El cliente debe firmar la factura, dando su visto bueno. Carta de Evaluacin Al da siguiente de haber dado el servicio, el departamento de Alimentos y Bebidas, remitir una carta de Evaluacin de servicio al Cliente o a la Empresa responsable del evento, en la cual debern figurar todas las incidencias y pormenores que pueden haber tenido durante el servicio. Es importante conocer a travs de esta carta lo bien o mal que haya salido el servicio; pues ello servir de crtica constructiva, que ayudar en el futuro a mejorar el servicio

Carta de evaluacin Es importante conocer a travs de esta carta lo bien o mal que haya salido el servicio; pues ello servir de crtica constructiva, que ayudar en el futuro a mejorar el servicio Los conceptos mnimos que deben figurar en esta carta son: -Nombre del Cliente u Organizacin. -Tipo de Banquete. -Nmero de Personas, contratada real y servicio. -Fecha de su realizacin -Preguntarle su opinin o evaluacin de los siguientes servicios: a. Funcionamiento de servicios tcnicos, luces, sonido, aire acondicionado. b. Presentacin de la comida c. Prontitud del servicio d. Cortesa e Higiene del personal

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e. Exactitud con las horas del servicio

Poltica de Reservaciones Regularmente las reservaciones se producen a travs de llamada telefnica o por escrito (cartas, fax, correos) , se proceden a asentarlas en el Libro de Reservaciones de Banquetes, bloqueando tentativamente una fecha y el saln. Para bloquear tentativamente se requiere, que con anticipacin se haya solicitado verbal y por escrito el 50% de anticipo del costo total solicitado. Solo se entiende por confirmado cuando el cliente haya dado el anticipo requerido. En caso de cancelacin antes de las 48 horas se retendr el 50% del anticipo, de ah la importancia llevar un sistema de archivos, que en todo momento se pueda localizar cualquier servicio ya realizado y los datos que se precisen de el. Departamentos La comunicacin efectiva es imprescindible, las ordenes de servicios con sus apndices y observaciones debern hacerse llegar a todos los departamentos, que tienen responsabilidades en el desarrollo del evento, y que son los que usualmente colaboran de una forma ms directa con el departamento de banquetes (alimentos y bebidas

Recepcin y Conserjera Para que informe a sus empleados y se encargue de poner los carteles o pizarra con la informacin bsica del evento indicado; que estn pendientes a la llegada de los invitados y puedan indicarles a su entrada por la puerta principal, al lugar a donde deben dirigirse. Servicios Varios Para que se encargue de la limpieza de los salones y zonas prximas, antes y despus de cada servicio, con especial atencin a los baos y reas comunes.

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Servicio Tcnico Departamento de Mantenimiento Para indicarle la necesidad de luces, sonidos, aire acondicionado, colocacin de carteles o decoraciones, tarimas, pistas de bailes, etc. Avisar sobre la forma de pago en que se realiza el banquete, y si es preciso algn cajero para el mismo.

Compras Si se requiere comprar algo especial para el servicio de los invitados que pueden asistir especialmente si son personalidades.

IMPORTANTE: Al confeccionar la orden de servicios se tendr especial cuidado en que figuren bien claramente todos los detalles del servicio, aadiendo los apndices necesarios que puedan concernir a cada departamentoEs importante tener controlados los ms mnimos detalles de un servicio, desde el primer contacto con el cliente hasta la realizacin del mismo

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1.1.2. El Personal

La necesidad de personal de servicio varia en relacin al tipo de servicio que se vaya a ofrecer. El Gerente de Banquetes, deber prever, para el nmero de invitados que concurrirn al evento, el personal que se precise para el mismo, supervisando en principio todos los detalles que figuran en la orden de servicio o presupuesto de banquetes. Tipo de Comida Necesidades de personal

Para una comida tipo Buffet, se Un Camarero por cada 25 personas. necesita Un Bar tender hasta 150 personas, de ah en adelante (2) Un Supervisor personas. para ms de 50

Para una necesita

comida

Emplatada,

se Un Camarero y un ayudante por cada 25 personas Un Bar tender hasta 150 personas, de ah en adelante (2) Un Supervisor por mas de 40 personas

En qu consiste un banquete? Un banquete se considera como una comida esplndida a la que concurren muchas personas para celebrar algn acontecimiento especial. Dado el gran incremento que debido a la vida moderna y el progreso que ha tomado el turismo, la extensin de contactos internacionales y de mbito

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nacional, por la facilidad que representa el viajar de un lado del mundo a otro, han trado como consecuencia el poder celebrar en los Hoteles, en los centros de convenciones un sin nmero de congresos, conferencias y reuniones de negocios; encaminadas a fomentar los contactos culturales y comerciales. 1.1.3 El Tipo de Catering Hoy en da los Eventos son actos muy generalizados que se producen por diversos motivos, debido a la necesidad de contactos entre las personas. Aunque las costumbres y los mens han sufrido una gran transformacin, su finalidad en lneas generales, deja en segundo plano el factor comida; ya que el motivo principal en la mayora de los casos salvo los eventos tradicionales, es reunir a un determinado nmero de personas para un fin determinado; encaminadas a fomentar los contactos culturales y comerciales. Al momento de seleccionar el tipo de Servicio de Catering que se ofrecer al cliente, recuerde que cada uno de los servicios tiene unas caractersticas que le dan el nombre a cada servicio, dependiendo del tipo de celebracin, la hora, el nmero y tipo de invitados. Veamos cuales son algunos de los servicios gastronmicos mas relevantes: Cocktail Buffet Banquete Desayuno de trabajo Brunch Vermisagge Vino de honor Coffe break Servicio infantil

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1.1.4 El Menaje

El montaje de un evento requiere suficiente tiempo, para ir ejecutando debidamente todos los detalles que exige la planificacin que previamente se ha convenido con el cliente. La forma de efectuar el montaje depender de la forma del local, dimensiones, etc., as como del nmero de comensales a los que haya que dar servicio y del tipo de este.

Es conveniente hacer un pequeo croquis con la distribucin de las mesas; facilitando de esa manera el trabajo.

Tener una lista del material (inventario), ya sea de la casa o de alquiler, todo lo que comprende vajilla, cristalera y cubertera, as como material para el servicio de cocina, fuentes, salseras, cafetera, teteras, etc.

Se debe de chequear que todo el material que se necesite para el montaje est preparado, en perfectas condiciones y verificar si la cantidad que se necesita est disponible y a la mano.

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Lista del Material Materiales -Sillas Limpias y en buenas condiciones. -Mesas limpias y en buenas condiciones. -Manteles limpios, planchados y sin huecos. -Servilletas limpias, planchadas y sin huecos. -Cubertera Limpias y brilladas. -Lozas limpias y brilladas que no estn rotas. -Saleros y pimenteros limpios y llenos. -Ceniceros limpios. -Cristalera Limpia y brillada -Decoracin adecuada. -Carros transportadores de comida caliente y fra -Jarras para servir agua -Jarras para servir leche y caf -Bandejas de servir comidas -Bandejas de servir bebidas -Cubos para enfriar vino o champagne -Equipos auxiliares (Proyector, pantalla, Pizarrn, rota folio, podium, pedestales, y micrfonos, equipos de transmisin simultanea). -Utensilios de servir (hieleras y pinzas) -Suministro de papelera (Servilletas, removedores, fsforos

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1.1.4.1. Clase de Mobiliario

La clase de mobiliario que se utiliza en estos servicios tienen unas dimensiones mayores que las normales con patas plegables o de roscas. Dependiendo del carcter de la manifestacin y de la disposicin prevista por el organizador, las alternativas que se pueden utilizar son: Tableros de 1.80 m por 90cm o bien mesa redondas de 1.20 1.40 m de di metro. Mesas entre dos, tres y medio o cuatro metros de largo y 0.80 metros de ancho (para comer) Tableros con los cantos ovalados para mesas imperiales o de gran prestigio. Mesas entre dos, tres y medio o cuatro metros de largo y 0.40 metros de ancho como apoyo de material. Recuerda que: Todo este mobiliario debe estar almacenado, si no se dispone de suficientes se pueden alquilar. En el medio existen empresas especializadas en el alquiler de

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menaje para banquetes, y en ocasiones incluyen el transporte. Consulte el directorio de su ciudad. En relacin con las sillas, cada invitado debe disponer de espacio de 60 cms para cada silla y de 70 cms si es un silln Los manteles son fciles de escoger pero segn el tipo de mesa o buffet se necesitan de medidas especiales que tambin se pueden alquilar cuando no se dispone de ellos

Los muletones se adaptan mejor a las mesas excepto los de las mesas redondas que suelen adaptarse por medio de chinchetas fciles de despegar al desmontaje; hay que tener en cuenta cuando se utilizan muletones varios, de no sobreponerlos; podran crear arrugas en el mantel.

Las servilletas de mesa, se prev una por cada cliente, pero debe tenerse en cuenta una reserva de un 10% para hacer frente a cualquier accidente.

Los litos, uno por camarero. Tambin se debe proveer de guantes camareros, sobre todo si el banquete es una mesa de gran prestigio.

a los

Los seca vasos o paos de repasar se puede calcular uno por cada 20 30 vasos o copas

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1.1.5. El Servicio de Bebidas

Las bebidas resultan en los servicios gastronmicos un motivo imprescindible y en aquellas pasadas en bandejas se debe ampliar su variedad y calidad. En los " servicios gastronmicos " , la bebida se puede servir desde lo ms sencillo y conocido hasta lo ms complejo, extico y extrao. Reglas de un Barman 1. Deber presentarse aseado, peinado y uniformado. 2. El barman es responsable de la barra y contra barra con el stock adecuado para mantener la demanda del servicio. 3. El barman es responsable del ayudante, indicar las cantidades que deber sacar del almacn as como la preparacin previa de garnituras. 4. Se deber tener cuidado en la forma de tomar los vasos y utensilios, nicamente de la base para evitar manchas o huellas. 5. Se debe prestar atencin en la cantidad de los ingredientes especialmente cuando se preparan bebidas de perfume fuerte, gotas de ms alteraran la bebida. 6. Antes de iniciar la preparacin de un coctel en el vaso mezclador, es necesario enfriarlo con cubos de hielo que se movern en sentido rotatorio por espacio de unos segundos. 7. La coctelera y el mezclador no debern llenarse ms de de su capacidad, entre hielo e ingredientes. El hielo tendr que utilizarse siempre en trozos o en cubos, nunca triturado en la coctelera porque aguara la bebida. 8. La coctelera de dos contenedores, llamada Boston, se utilizar para preparar cocteles de capacidad superior a una dosis. 9. La coctelera se agita enrgicamente y slo por espacio de 6 a 8

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segundos. 10. En ningn caso introducir en el vaso mezclador los siguientes productos: jugos de fruta, tomate, consom, nata lquida, huevos, especies. Estos productos se preparan en la coctelera o directamente 11. La copa de coctel o cualquier recipiente donde la bebida vaya sin hielo, deber colocarse con anterioridad en el refrigerador o congelador, o enfriarse por medio de cubos de hielo triturados. 12. Algunos licores blancos que deben mantenerse en refrigeracin son: vodka, campari, kirsch, tequila, etc. 13. La fruta, los ctricos, y la verdura deben lavarse y secarse perfectamente. Cuando van adornados con una flor, se envuelve el tallo con papel aluminio 14. Todos los espumosos: agua con gas, agua tnica, Giner ale, coca cola, refrescos, etc. no debern agitarse y se aaden al final. 15. Todas las bebidas tienen que prepararse sobre la barra, nunca se vierten las bebidas con el vaso en la mano. 16. Para preparar bebidas iguales debern de alinearse los vasos hasta que se toquen los bordes, se llenan los vasos a la mitad, repitiendo la operacin igualando el contenido de cada una. 17. Los jugos se exprimirn cuando se prepara el coctel con exprimidor manual y pasarlo por un colador. Para obtener jugos de frutas que no se pueden exprimir, se emplea la licuadora. 18. Slo se utilizarn vasos y copas perfectamente limpios y sin olor. Nunca se debe lavar un vaso mezclador que ha contenido hielo, con agua caliente, ya que se rompera.

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1.1.5.1 Tipo de Servicio de Bebidas

Al igual que en la entrega del servicio de alimentos, la entrega de las bebidas se debe coordinar con el cliente, pues de acuerdo al evento que se vaya a realizar se deben de seguir ciertos parmetros para la entrega de las bebidas.

Situados en mesa: Comenzar con ccteles de aperitivo, jerez, vermouth y otras bebidas aperitivas; continuar con vino tinto y blanco (en algunos casos, cervezas y sangras) y terminar con ccteles y bebidas digestivas.

Servidos en platos: Jaiboles, daiquir, cervezas, y sangra.

Pasados En Fuentes: Cocteleria en general, jaiboles, vino blanco y en ocasiones vino tinto

Empacado en cajitas: Cervezas, maltas, refrescos embotellados, jugos enlatados, leche en envases parafinados

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Pasadas En Bandejas: Se emplean bandejas medianas a las cuales se les cubre el fondo con un pao o servilleta de papel que absorba los lquidos que se derraman. En cada bandeja se pueden situar varios tipos de bebidas. En bares: Se montan la cantidad de bares que se estimen necesarios, donde una parte o la totalidad de los usuarios se acercan a hacer sus pedidos.

Mesa Rodante Se Brinda el servicio sobre una mesa de servicio o mesa con ruedas, cubiertas con un mantel sencillo, se sitan las botellas de bebidas, refrescos, agua, vasos, bolos de hielo, pinzas, servilletas de papel y mezcladores, se le asigna un rea a la que pueda acercarse rodando para ofrecerles las bebidas a los distintos grupos

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1.1.5.2 Eleccin del vino

Para El catering de bebidas es uno de los pilares sobre los cuales se apoya el xito de cualquier evento. Al momento de escoger un vino, se debe tener en cuenta varios factores, cmo el plato que acompaa, la poca del ao y el tipo de evento, entre otros. Analicemos algunas recomendaciones a tener en cuenta en el momento de elegir el vino que ha de acompaar nuestra comida. Para esto haz clic en cada botella de vino:

Alimentos con altos niveles de yodo y que son consumidos con limn como mariscos crudos, cebiche, entre otros, requieren ser acompaados con un vino ctrico como el Sauvignon Blanc, caracterizado por su aroma frutal y una acidez que le otorga frescura.

Para acompaar aquellos mariscos ms finos, se recomienda el Chardonnay, ste es un vino ms elegante y fino.

Los pescados y los mariscos suaves o cocidos que no necesitan limn, pueden ser acompaados con un PinotNoir, un vino suave y frutoso, bajo en taninos.

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Pescados grasos como el salmn pueden ser acompaados por un Merlot, vino de taninos suaves que le dan una textura aterciopelada y un delicado dulzor, tambin es ideal para acompaar carnes blancas pastas con salsas suaves.

En la medida que los alimentos son ms condimentados se debe aumentar el nivel de taninos de los vinos; as pasamos por el Malbec y el Syrah hasta llegar al Cabernet Sauvignon, la ms clsica e importante de las cepas, caracterizada por su alto nivel de taninos y por su potencia aromtica y gustativa.

Para los aperitivos o entrantes, debes elegir vinos rosados o vinos tintos como el Jerez, la Manzanilla, el Ros.

Importante Es muy importante que exista una armona entre el vino y la comida seleccionada para el evento.

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Cmo servir el vino? Servir el vino a la temperatura adecuada te permitir desplegar todo su encanto. Bsicamente es conveniente saber que el vino blanco necesita estar lo suficientemente fro como para que resulte refrescante y el tinto debe servirse a una temperatura ligeramente ms alta.

Coloque la botella sobre una mesa y retire el extremo superior de la cpsula que recubre el corcho. Esta operacin puede hacerse con un cortacpsulas, aunque la manera correcta de hacerlo es con la cuchilla que viene incorporada dentro de los sacacorchos llamados de camarero, que permiten hacer el corte por debajo del segundo gollete. Limpiar el gollete antes y despus del descorche.

Introduce la punta del tirabuzn en el centro del corcho y comienza a girar el sacacorchos. Es el sacacorchos el que debe girar y no la botella.

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Comienza a retirar lentamente el corcho y cuando a ste le falte muy poco para salir, haz unos movimientos circulares, para permitir la entrada de aire y que el corcho salga haciendo el menor ruido posible.

Cmo seleccionar la copa? El vino que elegiste puedes servirlo en una copa que resalte sus virtudes. Lo ms importante es elegir una copa que sea estrecha en la parte superior, para que el vino pueda desplegar sus aromas.

Para apreciar el color, elige una copa de cristal lo ms fino posible, liso y transparente cuyo pie sea lo suficientemente largo como para que se la pueda sostener sin tocar el cliz. En la actualidad, existe un tipo de copa para cada estilo de vino y la razn de esto, es que dirige el flujo de lquido a una determinada parte de la lengua para exaltar sus cualidades. Lo recomendable es disponer de dos o tres copas: una para espumantes, otra para vinos tintos y otra para vinos blancos. Las copas para vinos tintos y vinos blancos, pueden reemplazarse por una copa de degustacin, cuya forma y medidas son aptas para degustar cualquier estilo de vino.

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Al momento de servir el vino, si ste es tinto, debes de tener en cuenta que la copa slo se llena dos tercios de su capacidad y si es blanco, un poco menos, para que no aumente la temperatura del vino en la copa.

1.1.6. La Confeccin del Men El Gerente de Banquetes pre-selecciona los mens que se ofrecen a los clientes, en sus diferentes renglones, de otra forma, el cliente selecciona y disea conjuntamente con el encargado de Banquete el men que desea. Los mens seleccionados, se envan al jefe de cocina para que este proceda a elaborar las Recetas Standar de los platos que componen los mens elegidos y luego se calculan sus costos unitarios. Receta Standar Una receta estndar es una formula escrita para producir un plato o artculo alimenticio de una calidad especifica y cantidad deseada. La receta estndar muestra la cantidad exacta de cada ingrediente usado en la preparacin del plato o artculo y la secuencia del paso a seguir en su preparacin. Se debe tener un gran cuidado al utilizar los ingredientes precisos en los procedimientos de cocinar de modo que el standard producir el producto deseado. La receta standard ayuda a obtener el valor preciso de los platos o de los artculos alimenticios, controla el costo unitario de los alimentos y asegura consistencia en la calidad y en la preparacin de los alimentos Precios del servicio: Del precio del banquete depende gran parte del xito de la contratacin y venta de los servicios de Banquetes, para ello es muy importante tener precios de ventas, que se ajusten a la necesidad del cliente. Prevaleciendo el criterio de tener buena calidad y precios altos, en lugar de precios bajos y poca calidad

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1.1.6.1. Definicin costo del Men Los costos de banquetes usualmente se representan en porcentajes, los cuales se obtienen dividiendo los costos unitarios de los componentes del men entre el precio de venta al Cliente. Aspectos para definir el costo Para sacar el precio unitario de un men debes de tener en cuenta el precio de la materia prima, tambin los costos fijos y variables como: Transporte . Gasto en servicios pblicos Arriendos Costos de mano de obra Gastos extras compras de ltimo momento. Materia Prima e insumos necesarios. Ejemplo: Men para 10 unidades de un churrasco de 200 gr. acompaado de papa cocida, ensalada verde, arepa y salsa chimichurri. La bebida ser una cerveza 200 gr. X 10 = 2000 gr. = $ 44.000 / 10 = $4.400 3 kl. De papa = $5.000 / 10 = $500 Ingredientes ensalada $12.000 / 10 = $1.200 Salsas $6.000 / 10 = $ 600 Bebidas $15.000 / 10 = $1.500 Transporte= $ 30.000 / 10 = $3.000 Mano de obra $ 100.000/ 10 = $10.000 Extras $ 20.000 / 10 = 2.000 Total: $23.200 precio unitario.