100

CAPITULO IV

PROPUESTA: DE UN MODELO DE AUDITORIA DE GESTION PARA
EVALUAR LAS OPERACIONES DEL PROGRAMA DE AGRICULTURA
PASOLAES, UBICADO EN EL DEPARTAMENTO DE LA LIBERTAD,
CON COBERTURA A NIVEL NACIONAL.


1. GENERALIDADES DE LA PROPUESTA

PASOLAES, es una entidad de apoyo a la agricultura sostenible en laderas de El
Salvador, la cual no posee un modelo de auditoria de gestin para evaluar sus
operaciones. Debido a esto, el presente captulo propone un modelo de auditoria de
gestin, por medio del cual se pueda realizar la evaluacin integral de las
operaciones en base a un anlisis funcional de todas las reas del programa.

El modelo se compone en cuatro etapas, las cuales son desarrolladas con
procedimientos tcnicos. La primera etapa comprende; el anlisis interno y externo
del entorno del programa, en la segunda etapa se efecta la planeacin del trabajo
de auditoria, la tercera etapa presenta el desarrollo de la planeacin de auditoria, y
en la cuarta etapa se elaboran los informes de auditoria y la comunicacin de
resultados. La finalizacin del modelo consiste en desarrollar el plan de
implementacin.

El modelo propuesto aporta un valor agregado al programa, en el sentido que se
sugiere a la administracin, incorporar a la actual estructura operativa, la unidad de
auditoria interna (Ver Anexo), con la cual se disminuir el riesgo que actualmente
presenta la ausencia de la unidad interna que evale de manera eficaz la gestin del
programa. La propuesta esta dirigida a la administracin de PASOLAES, por lo que
este captulo IV sugiere la implementacin del modelo de auditoria de gestin y la
creacin del perfil del auditor.

101
2. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA

2.1. Objetivo General

Proponer un modelo de auditoria de gestin que evale las operaciones del
programa PASOLAES, ubicado en el departamento de La Libertad con cobertura a
nivel nacional, que contribuya al fortalecimiento de sus controles.

2.2 Objetivos Especficos

2.2.1 Determinar la importancia, justificacin y alcance del modelo de auditoria de
gestin, para evaluar las operaciones del programa PASOLAES.

2.2.2 Disear un plan de implementacin del modelo de auditoria de gestin, como
instrumento de apoyo, al programa de agricultura PASOLAES.

2.2.3 Disear un esquema del modelo de auditoria de gestin, con procedimientos
tcnicos que permitan alcanzar los objetivos.


3. IMPORTANCIA DEL MODELO

El modelo a presentar da respuesta a la necesidad e importancia de mejorar el
control de las operaciones del programa. El modelo esta diseado de acuerdo a la
investigacin realizada en las reas de gestin del financiamiento, coordinacin y
consultora tcnica, con procedimientos y pasos a seguir que contribuyan a la toma
de decisiones.

Adems la importancia del modelo radica en la necesidad de crear una unidad de
auditoria, que evale constantemente las operaciones del programa PASOLAES. En
102
base a los resultados de las entrevistas realizadas a los responsables de la
administracin del programa PASOLAES en el captulo III, en el cual se identific
que el programa no cuenta con una unidad de auditoria.

El modelo de auditoria de gestin debe ser implementado en la organizacin del
programa, de tal manera que permita la participacin de todas las reas, por lo que
se sugiere su aplicacin como instrumento de control de la gestin, para evaluar las
operaciones del programa.

4. OBJETIVO DEL MODELO

Ser una herramienta que permita; evaluar y mejorar los controles de las operaciones
del programa, facilitando procedimientos y mtodos para alcanzar los objetivos, con
seguridad, fiabilidad y transparencia.
A nivel estratgico el modelo incrementa la capacidad de generar informacin,
consolidando prcticas eficaces, eficientes y productivas, en las operaciones del
programa PASOLAES.

5. JUSTIFICACIN DEL MODELO

Toda empresa u organizacin debe evaluar constantemente sus operaciones para
alcanzar sus objetivos y resultados trazados, por lo que es necesario implementar
tcnicas de control que tengan como fin el hacer eficiente y eficaz todas las reas.

La falta de un modelo de auditoria de gestin, as como la falta de la unidad de
auditoria en el programa PASOLAES, justifica la presente propuesta de un modelo
de auditoria de gestin. Se considera oportuno y conveniente adoptar dicho modelo,
el cual presenta tcnicas y estrategias de evaluacin de operaciones en las reas de
gestin, como el rea de administracin, coordinacin y consultora tcnica,
103
ayudando a fortalecer las operaciones con las cuales se puedan alcanzar los
objetivos del programa.

Para lo cual, el auditor deber presentar en su informe, hallazgos y conclusiones
respecto de la magnitud y calidad de la gestin y su desempeo, as como en
relacin a los procesos, mtodos y controles internos especficos, cuya eficiencia y
eficacia considere que pueden mejorarse.

6. ALCANCE DEL MODELO

El modelo de auditoria de gestin es un instrumento para ser aplicado en todas las
reas funcionales del programa PASOLAES; la utilidad del modelo radica en agilizar
el desarrollo de la evaluacin del control interno en las operaciones del rea
financiera, coordinacin y consultora tcnica.

Tambin es aplicable, en otros tipos de programas con similares caractersticas,
presentando de esta manera el alcance y la utilidad del modelo.

7. DESARROLLO DEL MODELO
7.1 Esquema del modelo
7.2 Etapas del modelo

7.1 Esquema del Modelo
El esquema del modelo es la representacin grfica, que contiene las cuatro etapas
de forma general; los conceptos y procedimientos a desarrollar del modelo de
auditoria de gestin para evaluar las operaciones del programa PASOLAES.






104
ESQUEMA DEL MODELO DE AUDITORIA DE GESTION PARA EL PROGRAMA
PASOLAES









































Etapa I
7.2.1 Anlisis situacional del
programa
7.2.1.1 Anlisis externo.
7.2.1.2 Anlisis interno
7.2.1.3 Examen preliminar
Recurso humano asignado.
Identificacin de reas criticas.
Cuestionarios de Control Interno
Memorando de la planeacin
7.2.2.1 Objetivos de la Auditoria
7.2.2.2 Evaluacin de riesgos
7.2.2.3 Alcance de la auditoria.
7.2.2.4 Administracin de la auditoria.
7.2.2.5 Programas de auditoria
7.2.3.1 Papeles de trabajo.
7.2.3.2 Matriz de papeles de trabajo.
7.2.3.3 Tipos de archivos.

7.2.4.1 Informes de auditoria.
7.2.4.2 Seguimiento a los informes de auditoria.
7.2.4.3 Seguimiento de evaluacin del control interno
8.1 Objetivos.
8.2 Importancia.
8.3 Polticas de implementacin
8.4 Responsables de la implementacin.
8.5 Recursos a utilizar en la implementacin.
8.6 Presentacin y aprobacin
8.7 Difusin y capacitacin.
8.8 Ejecucin
8.9 Presupuesto.
8.10 Cronograma
Etapa II
7.2.2 Planeacin de la
auditoria de gestin
Etapa III
7.2.3 Ejecucin de la auditoria
de gestin.
Etapa IV
7.2.4 Comunicacin de
Resultados y seguimiento.
8. Plan de implementacin.
R
E
T
R
O
A
L
I
M
E
N
T
A
C
I
O
N
Fuente: Equipo de Trabajo.
105
7.2 Etapas del modelo

ESQUEMA ETAPA I




7.2.1 Anlisis Situacional del Programa:

La etapa I, denominada: Anlisis Situacional del programa, cubre aquellos aspectos
importantes, que influyen en la creacin de un panorama general, de la ejecucin de
la auditoria de gestin, incluyendo las demandas y necesidades, que sern
conocidas por el equipo de auditoria responsable.

En esta etapa es fundamental, revisar la documentacin legal y tcnica prioritaria
para el programa, de manera que el equipo auditor se involucre con aquellos
aspectos claves de la organizacin; adems es importante la visita de campo a las
zonas de trabajo o bien a las instalaciones del programa, pues esta etapa implica un
contacto con la realidad prctica de la organizacin, de manera que se pueda crear
un marco de referencia que fundamente la necesidad de crear el modelo y su
departamento de auditoria correspondiente en caso que no existiese.

En el anlisis situacional del programa, se pretende alcanzar la totalidad de la
organizacin que ser sujeta a la auditoria de gestin, y todas las actividades y

7.2.1
ANALISIS
SITUACIONAL
DEL PROGRAMA

7.2.1.1

ANALISIS
EXTERNO


7. 2.1.2

ANALISIS
INTERNO


7.2.1.3

EXAMEN
PRELIMINAR
106
operaciones identificadas. El modelo de auditoria de gestin, medir los distintos
niveles de eficiencia y eficacia, como tambin la utilizacin de los recursos. Tambin
analiza aspectos como la misin, objetivos, polticas, controles financieros,
determinando si el organigrama de la entidad, es adecuado a las necesidades y
objetivos de la administracin.

7.2.1.1 Anlisis Externo

El anlisis externo, dentro del modelo de la auditoria de gestin, corresponde al
proceso lgico de evaluacin tcnica, de aquellos factores ajenos a las decisiones
internas del programa y la direccin que lo administra.

Antes de iniciar una auditoria, es indispensable realizar un anlisis externo referente
a la entidad. Este anlisis parte por evaluar el entorno y permite determinar;
oportunidades y amenazas que se advierten sobre el desempeo de la institucin
auditada, por ejemplo: la continuidad del programa en relacin al tiempo, su
durabilidad o extensin de acuerdo a los convenios firmados, es parte de los
razonamientos que se deben evaluar dentro de este proceso.

Existen factores que deben examinarse con detenimiento para desarrollar el modelo
de auditoria y lograr una mejor visin de las realidades del entorno del programa de
agricultura PASOLAES, por ejemplo las polticas ambientales y las polticas
relacionadas a la cooperacin.

a) Polticas ambientales

Las polticas ambientales, proporcionan lineamientos que fomentan el uso adecuado
de los recursos naturales, como: el agua, los bosques, los suelos en laderas, etc.
Esto con el objetivo de preservar los beneficios que brindan. Las polticas
ambientales tambin sirven como marco de referencia a las diferentes instituciones
cooperantes, para definir las lneas de accin sobre las cuales enmarcarn el aporte
107
financiero y tcnico para contribuir a resolver los problemas regionales y locales.
Como ejemplo de algunas lneas de accin, basadas en el marco de la poltica
ambiental, podemos mencionar:

Manejo y Conservacin de los suelos y agua (MCSA)
Implementacin de sistemas de gestin ambiental y riesgo
Participacin de la comunidad en la proteccin del medio ambiente
implementacin de medidas que eleven los indicadores ambientales.

b) Polticas Econmicas y Sociales

Las polticas econmicas y sociales, presentan elementos que deben ser
considerados para conocer la dinmica, sobre la cual realizan las operaciones de la
entidad auditada; las acciones relacionadas con el medio ambiente, estn vinculadas
a la actividad econmica de un pas, ya sea en detrimento o en aportes positivos a la
misma, como es el caso de agro turismo y el eco turismo en Costa Rica y que
actualmente, empieza a despuntar en nuestro pas.

En la medida que un estado proponga polticas y normativas de bienestar a la
sociedad, se deber garantizar la conservacin del medio ambiente, como una de las
ms importantes obligaciones y derechos de los habitantes.

Es por eso que al evaluar las medidas adoptadas por el estado, se puede referenciar
el nivel de trascendencia que la entidad auditada tendr para los interesados en
conocer el resultado de la auditoria de gestin.

Algunas condiciones puntuales que se pueden analizar son:

Relaciones y condiciones de la cooperacin en otros pases
Polticas de crecimiento econmico y su incidencia en el ambiente
Incidencia del tema ambiental en los presupuestos gubernamentales.
108
El programa PASOLAES, cuenta con apoyo de la Agencia de Cooperacin Suiza
para el Desarrollo y con iniciativas de diversas entidades relacionadas, para lograr
mejores condiciones de vida de los pequeos agricultores que cultivan las laderas,
con apoyo tcnico y financiero, para poder as fortalecer las oportunidades de
desarrollo sostenible.

Oportunidades:

Capacitaciones Tcnicas
Alianzas de Cooperacin
Actividades Agrcolas
Programas de Asistencia a los agricultores

Las polticas econmicas y sociales no adecuadas, son obstculos para realizar
convenios de cooperacin con organismos internacionales, las cuales se vuelven una
amenaza para el programa de agricultura, como a otros tipos de programas.

En los ltimos aos los procesos de reformas estructurales llevados a cabo en el
pas, como la privatizacin, la dolarizacin, el tratado de libre comercio, el ingreso de
empresas multinacionales y las polticas econmicas de los ltimos aos, han dejado
a la agricultura en laderas, en un estado de abandono y amenazando la subsistencia
de sus pobladores.

PASOLAES consciente de esta situacin, presenta ante organismos internacionales
y al gobierno local, la necesidad de contar con polticas de ejecucin definidas y
realistas, que fortalezcan el desarrollo sostenible de las laderas, garantizando la
continuidad de este tipo de programas en el tiempo.




109

Amenazas:
Polticas gubernamentales no adecuadas
Falta de alianzas de cooperacin
Retiro de entidades miembros
Falta de polticas sobre la agricultura en laderas
La falta de recurso humano y financiero


7.2.1.2 Anlisis Interno

El anlisis interno le permite al auditor tener mayor conocimiento sobre las fortalezas
y debilidades a las que se enfrenta el modelo de auditoria de gestin; entre los
elementos a considerar en el anlisis tenemos recursos financieros, personal,
activos, infraestructura interna entre otros.

El anlisis interno permite un estudio para conocer la cantidad y calidad de los
recursos con que cuenta el programa. Para realizar el anlisis interno, deber
aplicarse diferentes tcnicas que permitan identificar la eficiencia y eficacia en las
operaciones de las diferentes reas de PASOLAES.

Para el programa PASOLAES, se consideran como fortalezas para su desarrollo, los
aportes financieros sostenibles de parte de entidades internacionales para tal fin, y el
recurso humano asignado para llevar a cabo el trabajo encomendado.

El programa de agricultura sostenible en laderas de El Salvador a celebrado alianzas
de cooperacin que permitan unir ideas y reflexionar sobre las condiciones de vida
de los productores de laderas con la colaboracin del Ministerio de Agricultura y
Ganadera, desarrollando acciones en el mbito local, en donde las entidades
miembros del grupo gestor ASEL (Agricultura Sostenible en Laderas) centran sus
esfuerzos estratgicos de corto, mediano y largo plazo.
110

Entre las fortalezas podemos mencionar:
Garanta de aportes financieros Sostenibles
Capacitacin constante del Recurso Humano Asignado
Colaboracin institucional y financiera de entidades miembros
Respaldo institucional del estado salvadoreo
Recursos tecnolgicos
Alianzas de cooperacin

El programa PASOLAES presenta debilidades en el control interno, debido a la falta
de la unidad de auditoria interna y la ausencia de herramientas de control como el
manual de auditora de gestin; Es muy importante para el poseer controles internos
adecuados para el desarrollo de sus operaciones, para poder as; presentar
resultados confiables y transparentes. Podemos mencionar las siguientes
debilidades:

Ausencia de la unidad de Auditoria Interna
Vulnerabilidad de los controles internos
No cuenta con una estrategia de expansin definida
Recurso humano limitado para asignaciones de evaluacin


7.2.1.3 Examen Preliminar
La finalidad del examen preliminar es de obtener un conocimiento general del
programa, con el fin de identificar las reas crticas, cantidad de personal asignado,
tiempo de ejecucin, de tal forma que se pueda hacer una planeacin eficaz,
eficiente y econmica. El examen preliminar, esta basado en cuestionarios de
conocimiento para cada una de las reas funcionales del programa.

111
ESQUEMA DEL EXAMEN PRELIMINAR PARA EL CONOCIMIENTO DEL
PROGRAMA PASOLAES.






















a. Recurso Humano asignado

Se considera importante el perfil del personal de auditoria para realizar el
examen inicial, a fin de conocer las reas vulnerables o slidas del programa
PASOLAES.
El personal asignado para tal objetivo, sern los responsables de conducir la
ejecucin de la auditoria, con la participacin efectiva de los involucrados en el
proyecto, los cuales tendrn las herramientas necesarias para una
implementacin eficiente del modelo de auditoria de gestin.

Identificacin del personal

El personal asignado debe sentirse comprometido e identificado plenamente
con los objetivos determinados.
a) Recurso Humano
asignado para el
conocimiento
general del
programa
Identificacin del personal
idneo
Personal de auditoria
asignado para el
reconocimiento general
del programa

c) Cuestionarios del control interno
b) Identificacin de
las reas crticas
E
X
A
M
E
N


P
R
E
L
I
M
I
N
A
R


112
Este grupo de profesionales, adems de su capacidad, deben tener la
independencia necesaria con relacin a la entidad objeto de la auditoria, a fin
de obtener mayor confianza de que su trabajo ser ejecutado con total
imparcialidad.

Personal de auditoria asignado

Se debe seleccionar al jefe de grupo y al supervisor, quienes tendrn la
mxima e integra responsabilidad de la auditoria de gestin a realizar.
Se predetermina de forma estimada el tiempo a invertir en cada una de las
etapas de la auditoria; considerando el nmero de horas-hombre que se va a
emplear por cada categora, atendiendo el volumen y calidad de la informacin
a examinar, con limitantes potenciales y la influencia en la forma en que son
desarrolladas las etapas de la auditoria.

b. Identificacin de las reas crticas

En el desarrollo del estudio general se profundiza en un conocimiento global
de PASOLAES y se determinan las reas crticas. El objetivo en esta etapa, es
profundizar el estudio de cada una de las reas o actividades definidas como
crticas.

Con ese objetivo, deber obtenerse informacin acerca de las caractersticas
internas de cada una de ellas y de las externas que influyen significativamente
sobre las mismas. Con base a toda la informacin obtenida y al anlisis
efectuado, el auditor determinar en forma jerarquizada las reas o
actividades crticas, en las cuales deber profundizar el anlisis.

Los principales antecedentes a considerar para determinar las reas crticas
son:

113
1. El resultado de la evaluacin del control interno administrativo y de gestin.
2. El inters derivado de la administracin en cuanto a:

Requerimiento de la informacin de funcionarios de PASOLAES
Importancia relativa de cada rea, en cuanto a la naturaleza de sus
operaciones, su complejidad y los riesgos que involucra.
Los resultados de otras auditorias.
Las polticas adoptadas por la administracin de PASOLAES.

Entre las reas crticas se mencionan las siguientes:
Administracin
Operaciones
Coordinacin
Compras

c. Cuestionario de Control Interno

Los cuestionarios se basan en preguntas que deben ser contestadas, por los
funcionarios y personal responsable de las distintas reas de gestin a
evaluar. Las preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta
afirmativa indique un punto de debilidad, algunas preguntas probablemente no
resulten aplicables, en el caso se utilizar N/A no aplicable.

En el cuestionario no solo se limita a obtener un SI, NO NA, si no que se
trata de validar las respuestas y respaldarlas con documentacin probatoria.
Para ello se han diseado los siguientes cuestionarios de control interno de
acuerdo al programa:




114
Cuestionario de control interno.


Nombre del programa: PASOLAES

rea de Gestin: Conocimiento general de la ADMINISTRACION

N Procedimientos Si No N/A Observaciones
1. Se cuenta con visin de PASOLAES

2. Se ha establecido la misin de PASOLAES
3 Se ha tomado en cuenta la misin como base para
los objetivos del programa

4. Se encuentran documentos que respaldan los
objetivos del programa.

5. Se han establecidos polticas para orientar las
acciones del programa PASOLAES.

6. Se encuentran documentadas las polticas del
programa.

7. Considera que los procedimientos administrativos
contribuyen en la toma de decisiones.

8. Se ha establecido procedimientos de inventarios.

9. Se han establecidos niveles de autoridad.

10. Existen polticas de capacitacin en las diferentes
reas del programa.

11. Se da seguimiento a los informes de control de
deficiencias del programa.

12. Cuenta el programa PASOLAES con documentos
legales de constitucin.

13. La planeacin y la organizacin estn relacionadas.

14. Se ha diseado un organigrama de PASOLAES.

15. Se ha actualizado el organigrama.

16. Se cuenta con objetivos y metas por cada unidad



Dirigido a: ___________________________________________________

Elaborado por: __________________________________________________

Fecha de realizacin: ______________


De acuerdo a la figura del programa, quien ejerce la auditoria externa es
COSUDE y como valor agregado se propone la creacin de una unidad de
auditora interna.
115


Cuestionario de control interno.


Nombre del programa: PASOLAES

rea de Gestin: Control interno de la ADMINISTRACION.

N Procedimientos Si No N/A Observaciones
1. Existe un proceso de planeacin en funcin de los
objetivos del programa PASOLAES

2. Cuenta el programa con planes estratgicos para
todas las reas funcionales.

3 Posee presupuestos en funcin de gastos e ingresos
del programa

4. Utiliza la administracin los presupuestos para
analizar las variaciones

5. Se cuenta con polticas para desarrollar los
procedimientos.

6. Se aplican los procedimientos.

7. Tienen independencia los responsables de la toma de
decisiones.

8. Se mide el desempeo de la administracin.

9.
Existe un grupo o entidad de gestin para la
asignacin de fondos internacionales.

10. Se realiza la gestin financiera con procedimientos
establecidos.

11. Los presupuestos son preparados por personal que
tiene conocimiento de la operatividad de cada rea.

12. Existe un proceso de planeacin financiera para
medir los resultados del programa.

13. Se cuenta con un sistema contable por reas de
gestin.

14. El sistema contable est acorde a las necesidades del
programa.

15. Existen cuentas bancarias a nombre de PASOLAES
para depositar los fondos asignados.

16. Se elabora informe financiero de parte de la
administracin.

17. Existe auditoria externa para el programa

18. Se cuenta con un flujo de efectivo mensual.


Dirigido a: ____________________________________________________

Elaborado por: ___________________________________________________

Fecha de realizacin: ______________
116

Cuestionario de control interno.


Nombre del programa: PASOLAES

rea de Gestin: OPERACIONES


N Procedimientos Si No N/A Observaciones
1. Existe manual de segregacin de funciones para el
rea de operaciones.

2. Las operaciones de desarrollo se realizan de
acuerdo al nivel de autorizacin establecido.

3 Existe un manual de procedimientos para realizar
las diferentes operaciones.

4. Se efectan revisiones a las diferentes operaciones
desarrolladas.

5. Las operaciones se basan en programaciones.

6. Existen directrices para el desarrollo de las
operaciones.

7. Existen formatos de adquisicin de recursos
materiales para el desarrollo de las operaciones.

8. Se monitorean las adquisiciones de recursos
materiales.

9. Se toman en cuenta a los agricultores en las
diferentes operaciones del programa.

10. Se promueve el uso racional de los recursos
naturales en el desarrollo de las operaciones.

11. Cuenta con indicadores, metas y resultados la
ejecucin de las operaciones.

12. Existe transparencia y calidad profesional del
personal a cargo de las operaciones.

13. Existe capacitacin tcnica y motivacin a los
ejecutores de las operaciones.

14. Se implementan mtodos de participacin de las
comunidades beneficiadas en los planes de trabajo.

15. Se cuenta con enfoques territoriales para
desarrollar las operaciones del programa.



Dirigido a: ____________________________________________________

Elaborado por: ___________________________________________________

Fecha de realizacin: ______________



117

Cuestionario de control interno.


Nombre del programa: PASOLAES

rea de Gestin: COORDINACIN


N Procedimientos Si No N/A Observaciones
1. Existe manual de segregacin de funciones para el
rea de coordinacin.

2. La coordinacin se desarrolla de acuerdo al nivel de
autorizacin establecido.

3 Existe un manual de procedimientos para coordinar
las diferentes operaciones.

4. Se efectan revisiones a las diferentes operaciones
desarrolladas.

5. Las coordinaciones se basan en programaciones
quincenales o mensuales.

6. Existen directrices para el desarrollo de la
coordinacin.

7. Existen formatos de adquisicin de recursos
materiales para el desarrollo de las operaciones.

8. Se monitorean las operaciones de acuerdo a la
coordinacin establecida.

9. Se toman en cuenta a los agricultores en la
coordinacin del programa.

10. Se promueve el uso racional de los recursos
naturales en la coordinacin de las operaciones.

11. Cuenta con indicadores, metas y resultados en la
coordinacin.

12. Existe transparencia y calidad profesional del
personal a cargo de la coordinacin.

13. Existe capacitacin anlisis tcnicos antes de
coordinar las operaciones.

14. Se implementan mtodos de participacin de las
comunidades beneficiadas en la coordinacin.

15. Se cuenta con enfoques territoriales para coordinar
el programa.



Dirigido a: ______________________________________________________

Elaborado por: _____________________________________________________

Fecha de realizacin: _____________________


118


Cuestionario de control interno.


Nombre del programa: PASOLAES

rea de Gestin: COMPRAS


N Procedimientos Si No N/A Observaciones
1. Existe manual de procedimientos y funciones para
el rea de compras.

2. Las compras se realizan de acuerdo al nivel de
autorizacin establecido.

3 Se controlan y se revisan las compras efectuadas.

4. Se monitorean las rdenes de compra pendientes
de recibir.

5. Se posee lista de proveedores para efectuar
compras.

6. Las compras se realizan nicamente a proveedores
nacionales.

7. Existen formatos de rdenes de compra.

8. Las rdenes de compra estn enumeradas.

9. Los documentos que respaldan las compras son
enviadas diariamente.

10. Se compras se realizan en base a programas.

11. Se solicitan cotizaciones para realizar compras.

12. El rea de finanzas se coordina con el rea de
compras para efectuar los pagos.


Dirigido a: ____________________________________________________

Elaborado por: ___________________________________________________

Fecha de realizacin: ______________







119
ESQUEMA ETAPA II




7.2.2 Planeacin de la Auditoria de Gestin para evaluar las operaciones de
PASOLAES.

En esta etapa del modelo, se fundamenta en la recopilacin de la informacin para
determinar objetivos y estimacin de los riesgos de la auditoria de gestin a
PASOLAES; considerando para tal efecto: la recoleccin de informacin y
documentacin, de la preparacin de los programas de auditorias especficos para
cada rea a evaluar.

Adems en esta fase se determina el alcance, la administracin y los programas de
la auditoria.

Memorando de Planeacin

Es el plan diseado para alcanzar los objetivos de la auditoria en las reas de
gestin del programa PASOLAES, el cual contiene los elementos informativos y de
juicios suficientes y necesarios para fijar prioridades, establecer metas, elegir
PLANEACION DE LA AUDITORIA DE GESTION
MEMORANDO DE LA PLANEACION
7.2.2.1 Objetivos de la auditoria
7.2.2.2 Evaluacin de riesgos
7.2.2.3 Alcance de la auditoria
7.2.2.4 Administracin de la auditoria
7.2.2.5 Programa de la auditoria
120
alternativas, ordenar las acciones para alcanzar con base a la asignacin correcta de
los recursos.
Tambin coordina los esfuerzos y designa las responsabilidades precisas, para
controlar y evaluar sistemticamente los avances y resultados, permitiendo con esto
realizar oportunamente los ajustes necesarios.


7.2.2.1 Objetivos de la auditoria

Para lograr los objetivos de la auditoria que se propone al programa PASOLAES, y
los resultados sean confiables, se debe contar con una adecuada planeacin.

Uno de los objetivos de la auditoria es producir un informe integral sobre la gestin
efectuada por la administracin en trminos de eficiencia, eficacia y equidad. Al
efectuar las evaluaciones de cada rea de gestin del programa, se identifican
plenamente los objetivos del programa; para ello planteamos los siguientes:

Evaluar si los recursos se utilizan de manera econmica
Auditar el plan de organizacin y gestin.
Verificar el cumplimiento de las operaciones
Examinar las responsabilidades y funciones de los funcionarios
Evaluar las polticas establecidas y su cumplimiento
Ofrecer sugerencias y recomendaciones para solucionar los
problemas.
Detectar las debilidades de cada rea.
Establecer parmetros de seguimientos para las correcciones, de
acuerdo a los hallazgos.




121
7.2.2.2 Evaluacin de Riesgos

La auditoria de gestin propuesta para el programa PASOLAES, consistir en
evaluar las operaciones, identificando y analizando factores que determinen los
riesgos que podran afectar la consecucin de los objetivos, los factores pueden ser
internos o externos.
No existe ninguna forma prctica de reducir los riesgos, ya que el riesgo en s es
inherente a una actividad de la entidad, compete a la auditoria evaluar cual es el nivel
de riesgo aceptable para la administracin.

En este tipo de auditoria de gestin se tendr en cuenta los tres componentes del
riesgo; riesgo inherente, riesgo de control y el riego de deteccin.

En base al control interno establecido en cada una de las reas del programa se
considera lo siguiente: Si no hay control interno el riesgo es alto, si hay control con
muchas deficiencias el riego es Medio, y si existe control interno con pocas
deficiencias el riego es Bajo.


Evaluacin del Nivel de Riesgos:

reas
Crticas
Riesgo Alto Riesgo Medio Riesgo Bajo
Administracin
Operaciones
Coordinacin
Compras





122
7.2.2.3 Alcance de la Auditoria

A medida que avance el programa de trabajo, el alcance del programa puede variar,
de acuerdo a la cantidad y tipo de evidencias que el auditor necesita obtener para
llegar a emitir opiniones debidamente fundadas.

La unidad de auditoria debe contar en su fase de planeacin, una definicin
especfica del alcance de los procedimientos y perodo que cubre la auditoria.

Es necesario considerar que, si este tipo de auditoria se realiza por primera vez, el
alcance debe ser ms extenso, a fin de cubrir todo riesgo en el programa. En el caso
de auditorias recurrentes el examen preliminar y el general se desarrollarn
simultneamente, teniendo por objetivo actualizar y analizar la informacin del
conocimiento del programa, a fin de identificar nuevas reas crticas.

La documentacin a analizar corresponder al perodo de tiempo sujeto a examen,
por ejemplo un semestre anterior, al inicio de la auditoria

Para el caso de esta auditoria se considerar para la evaluacin las siguientes reas
de gestin:

Administracin
Operaciones
Coordinacin
Compras

El auditor podr determinar el alcance del conocimiento del programa a travs de la
documentacin a consultar, verificando la existencia legal del programa PASOLAES.



123
A fin de obtener el conocimiento del programa deber consultarse documentos como:

Manual de organizacin
Libro de Actas
Organigrama deL Programa
Estados Financieros
Visin, Misin, Procedimientos establecidos por la administracin
Objetivos operativos del programa
Polticas de cada rea
Presupuestos de gastos e ingresos
Informes de auditoria
Canales de Distribucin
Nivel de inventarios
Detalle de la tecnologa en uso
Manual de funciones de trabajo

Para un adecuado control es conveniente elaborar un detalle de la documentacin a
solicitar, lo cual facilitar conocer la disponibilidad en proporcionar lo solicitado y el
tiempo de respuesta.
Lo anterior tambin servir como base para reiterar la solicitud hasta su
cumplimiento, en caso de que la documentacin o la informacin no se a
proporcionada oportunamente.

7.2.2.4 Impacto Ecolgico en el programa PASOLAES

El impacto o la repercusin de la auditoria de gestin en el programa, ser a mediano
plazo en todas sus reas operacionales. El impacto como parmetro de medicin
para el entorno econmico, social y ambiental del programa, se medir a travs de
cuestionarios, encuestas, notas periodsticas, datos estadsticos o histricos, las
cuales medirn las necesidades del programa. Los pobladores beneficiados y
124
rescatados de la pobreza en laderas agrcolas, ser de mucho impacto e
importancia, como trascendental en la vida de estos pobladores. El programa
PASOLAES ha realizado grandes esfuerzos, orientados a transformar la agricultura
tradicional de subsistencia a una agricultura tcnicamente mas moderna, con
mayores rditos para el agricultor, incentivando prcticas agrcolas en armona con el
medio ambiente. La auditoria de gestin comprender en todas las actividades del
programa, que implica el establecimiento de metas y objetivos, as como la
evaluacin de su desempeo y cumplimiento; adems del desarrollo de una
estrategia operativa que garantice la supervivencia de los pobladores del sector
agrcola en laderas del El Salvador.

7.2.2.5 Administracin de la Auditoria de gestin

La administracin de la auditoria comprende los siguientes aspectos:

Contactos con personal clave

Con anticipacin debe identificarse al personal clave del programa, lo que depender
de las reas de gestin a evaluar, siendo necesario realizar las entrevistas con los
responsables del control y manejo de PASOLAES con quienes se har contacto para
obtener mayor informacin del programa.

Se deber preparar anticipadamente el plan o mtodo de entrevistas a efectuar. Se
programaran inicialmente las entrevistas a los principales ejecutivos, puesto que ser
mediante el contacto con ellos, que se definir el siguiente personal a entrevistar.

Cada una de estas entrevistas debe seguir un orden jerrquico, deber ser
planificada, dejando constancia de la planificacin (personal a entrevistar, rea de
responsabilidad, da y hora prevista a ser realizada).

125
Con el objetivo de obtener informacin adicional del rea especfica del ejecutivo
entrevistado, las preguntas debern orientarse en ese sentido, debiendo adems
revelarse en la reunin, el nombre de los responsables, dependientes del
entrevistado, con quienes se tratarn los temas con mayor detalle.

A medida que se vaya descendiendo en la pirmide, la informacin a solicitar ser de
mayor detalle. El coordinador o encargado de la auditoria en funcin de su
experiencia y grado de informacin necesaria, definir en cada oportunidad en qu
nivel se limitarn las entrevistas.

En lo posible, debern concurrir a las entrevistas dos auditores, con el objetivo que
uno de ellos sea el encargado de tomar nota y el otro efectuar las preguntas. De ser
factible, el cuestionario debe ser firmado por el entrevistado.

Asignacin de los recursos idneos de acuerdo a las reas a
avaluar

Una vez que se haya procesado y efectuado la matriz de la informacin obtenida en
el conocimiento del programa, se disearn los lineamientos generales del trabajo,
proyectando el tiempo estimado de duracin, la cantidad y caractersticas del
personal a utilizar y el costo aproximado.

Se fijarn los limites de la auditoria, es decir, qu aspectos sern incluidos en la
auditoria y cuales no. Del resultado anterior, depender el personal a seleccionar
para realizar la evaluacin, sugiriendo que el personal elegido tenga conocimiento de
las reas crticas identificadas en la investigacin inicial.

El siguiente cuadro sirve para detallar el personal asignado a la auditoria y las horas
que se proyectan utilizar para evaluacin.


126
Modelo para definir el personal asignado:
Actividad: Horas Estimadas
Auditor J efe XXXXXXX
Asistente Auditor XXXXXXX
Total XXXXXXX

Hecho por: _________________________________________

Aprobado por: ______________________________________

Elaborado por equipo de trabajo.



El presupuesto de tiempo sirve para exponer las horas que se utilizarn en cada
etapa de la planeacin de la auditoria.


Modelo para describir las horas que se invertirn en cada rea a evaluar:

Actividad o rea: Horas trabajadas Das hombre
Anlisis situacional XX XX
Examen preliminar XX XX
Planeacin XX XX
Ejecucin del trabajo de campo XX XX
Elaboracin del informe preliminar XX XX
Comunicacin de resultados XX XX
Elaboracin del informe final y
seguimiento
XX XX
127
T o t a l XX XX

Hecho por: __________________________________________

Aprobado por: _______________________________________


Elaborado por equipo de trabajo.



Fechas claves de ejecucin


La ejecucin de esta auditoria debe programarse en forma semestral, por los
siguientes aspectos:

Al inicio del perodo, para la toma de decisiones.

A mitad de ao, para medir los resultados y en caso de ser necesario, adoptar
nuevas estrategias.

Cronograma de la auditoria

128







CRONOGRAMA PARA LA REALIZACION DE LA AUDITORIA.
ACTIVIDAD Das Hbiles Responsable
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
Anlisis Situacional:
Anlisis Externo Auditor Jefe
Anlisis Interno Auditor Jefe
xamen Preliminar:
Recurso Humano para reconocimiento
General
Auditor Jefe
Identificacin de reas criticas Auditor Jefe y Asistente
Programa de evaluacin general Auditor Jefe y Asistente
Planeacin del trabajo de auditoria:
Objetivo de la auditoria Auditor Jefe
Estimacin de riesgos de reas funcionales Auditor Jefe
Alcance del trabajo Auditor Jefe
Contacto con personal clave Auditor Jefe y Asistente
Asignacin de los recursos idneos Auditor Jefe
Fechas claves de ejecucin Auditor Jefe y Asistente
Elaboracin de Cuestionarios Auditor Jefe y Asistente
Elaboracin de programas Auditor Jefe y Asistente
Ejecucin del trabajo de auditoria:
Preparacin de papeles de trabajo Auditor Jefe y Asistente
Organizacin de archivos Asistente de auditoria
Ejecucin de programas de auditoria Auditor Jefe y Asistente
Elaboracin de Informe de auditoria:
Elaboracin de informe preliminar Auditor Jefe y Asistente
Comunicacin de resultados Auditor Jefe y Asistente
Elaboracin de informe final y seguimiento Auditor Jefe

Para efectos de la programacin se consideraron 26
das hbiles


Elaborado por equipo de trabajo.
129
7.2.2.6 Programas de la auditoria de gestin

Para el programa de agricultura PASOLAES, se sugiere elaborar y especificar los
programas de auditoria a desarrollar en el transcurso de la evaluacin. La
realizacin del programa de auditoria es fundamental ya que se constituye como
evidencia del planteamiento realizado y de los procedimientos previstos.

Al desarrollar el programa de auditoria no se podr prever todas las
contingencias, razn por la cual es preciso conservar la flexibilidad y revisar la
adecuacin del programa de forma constante, por lo tanto, es conveniente iniciar
un programa en el que se resuma el enfoque de los temas de auditoria, revisarlo,
ampliarlo a medida que la auditoria se desarrolla.

A continuacin se detallan los programas de la auditoria de gestin para evaluar
las operaciones en las reas funcionales de PASOLAES.

PROGRAMA DE AUDITORIA: PARA EVALUACION DE LA SITUACION
GENERAL DE PASOLAES.

Objetivo: Verificar el cumplimiento de los planes estratgicos y operativos
establecidos del programa, su presente y futuro.

Alcance: Realizar revisin a los objetivos, procedimientos, polticas, estructura
organizativa del programa, establecida para el periodo evaluado.

No Procedimientos Hecho
por
Referencia
Pts

Observacin
1. Solicitar documentacin para ejecutar la
evaluacin; preparar lista detallada de
fecha de entrega de la documentacin.
La documentacin a solicitar es la
siguiente:
a. Manual de Organizacin
b. Libro de Actas
c. Organigrama de PASOLAES
d. Estados Financieros
e. Visin y Misin del programa
f. Objetivos de Operaciones

130
g. Polticas de cada rea
h. Presupuestos de gastos e ingresos
i. Informes de auditoria anteriores
j. Canales de distribucin
k. Clasificacin de entidades
relacionadas al programa
l. Nivel de inventarios
m. Detalle de equipo tecnolgico en uso
Manuales de reas de trabajo
2. Realice la recopilacin de antecedentes;
entre estos pueden ser: cuestionarios y
entrevistas.

3. Consultar informes de auditorias
anteriores.

4. Verificar si existe definicin de la
estructura organizativa de PASOLAES.


5. Identificar si la estructura organizativa
permite cumplir con los objetivos
establecidos.

6. Determinar si son efectivas las lneas de
autoridad desde el punto de vista
control.

7. Establecer si los objetivos y planes del
programa, son claros, reales y
alcanzables.

8. Razonar si los planes y objetivos son
explcitos en cuanto a lo que se espera
del personal.

9. Establecer si las polticas y
procedimientos operan dentro de la
organizacin.

10. Evaluar el control interno, con el
objetivo de medir el grado de eficiencia,
determinando el nivel de confianza en
los sistemas.

11. Identificar la existencia de controles de
la gestin realizada.

12. Concluir de acuerdo al trabajo
desarrollado.

13. Elaborar informe.


_______________ _______________ ________________
ELBORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
131
PROGRAMA DE AUDITORIA: PARA EVALUACION DEL CONTROL
INTERNO.


Objetivo: Identificar el adecuado control interno del programa.


Alcance: Efectuar revisin a la gestin administrativa del ltimo semestre a la
fecha de auditoria.

No.
Procedimientos
Hecho
por
Referencia
Pts
Observacin
Del control interno de gestin:
1. Determinar si la administracin se apoya en
una planificacin y en un sistema de
informacin.


2. Verificar si el programa con herramientas de
control que permitan evaluar la gestin por
reas claves de la organizacin.


3. Analizar el grado de integracin de los
elementos del control interno de gestin.

4. Analizar si el programa hace uso de
indicadores para evaluar la gestin de la
administracin.


5. Establecer controles con relacin a toda
informacin.


6. Examinar si los procedimientos
implementados son apropiados para la
integracin y coordinacin entre las distintas
unidades funcionales.


7. Investigar si existe un manual de funciones
y descripcin de puestos.


8. Determinar si el programa cuenta con un
control de costos que contribuyan a la
valuacin de inventario de equipos.


9. Evaluar si en el programa existen polticas y
programas de seleccin, capacitacin y
evaluacin de personal.


10. Revisar si en el programa se evala la
gestin administrativa.

132
Medicin del rendimiento:
11. Disear un mtodo o sistema para medir el
rendimiento (eficiencia, economa y eficacia)
considerando los componentes principales:
I.Indicadores de Eficiencia: relacin de
volumen de trabajo con recursos. Se
refiere a oportunidades para producir los
mismos servicios a un menor costo o
producir ms servicios por el mismo costo.

II. Indicadores de Economa: Como
elemento de gestin se define como el uso
oportuno de los recursos en cantidad y
calidad adecuadas y al menor costo
posible, con relacin a los programas de la
organizacin. Y a las condiciones y
opciones que presenta el mercado.

III.Indicadores de Eficacia: medir el grado
de cumplimiento de metas consideradas,
orientndose a los resultados.




12. Concluir de acuerdo al trabajo desarrollado.
13. Elaborar cdula de hallazgos.


________________ ______________ _______________
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR


133
INDICADORES: PARA EVALUAR EL REA DE COMPRAS.

Nombre del programa: PASOLAES

Fecha:

Criterio Indicadores Verificado: Cumplimiento:
Si No Si No
E
f
i
c
i
e
n
c
i
a

Se tiene control sobre el proceso de compras
Se compran materiales de mejor calidad
Las compras se reciben en el tiempo pactado
con el proveedor.
E
c
o
n
o
m

a

Las compras se realizan al ms bajo costo.
Se obtienen descuentos por compras
frecuentes.
Existen acuerdos de reposicin de materiales
por averas.
E
f
i
c
a
c
i
a

Se elaboran rdenes de compra por todas
las adquisiciones.
Las necesidades de compra se revisan
constantemente.
Los pagos a proveedores se realizan de
acuerdo a polticas del programa.
Los proveedores estn autorizados para el
programa.
Observaciones:


_________________ ________________ _________________
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR



134
INDICADORES: PARA EVALUAR EL REA DE FINANZAS

Nombre del programa: PASOLAES

Fecha:


Criterio Indicadores Verificado: Cumplimiento:
Si No Si No
E
f
i
c
i
e
n
c
i
a

Las proyecciones de finanzas son acordes a
las dems reas funcionales.
Se cumplen las proyecciones establecidas
para cada rea funcional.

E
c
o
n
o
m

a

Los gastos del programa son acordes a su
nivel de ingresos.
Los fondos obtenidos permiten cubrir los
gastos del programa.
Los recursos del programa permiten cubrir las
diferentes operaciones.
E
f
i
c
a
c
i
a

Se ha realizado una comparacin de los
objetivos establecidos.
Se compara los fondos obtenidos con
relacin a los logros obtenidos por cada rea
funcional.
Se formulan mensualmente informes de
desempeo de cada rea.
Se llevan a cabo evaluaciones del plan.
Observaciones:



_________________ _______________ _______________
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR




135
PROGRAMA DE AUDITORIA: EVALUACION DE CONTROL Y
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN
REAS FUNCIONALES DEL PROGRAMA.

NOMBRE DEL PROGRAMA: PASOLAES

Objetivo: Determinar la oportunidad y eficiencia del control interno en las
reas funcionales del programa.

Alcance: Efectuar revisin a los procedimientos administrativos del programa
por el ltimo semestre a la fecha de auditoria.

No.
Procedimientos Hecho por Referencia
Pts

Observacin

De los procedimientos administrativos:

1. Efecte un anlisis de los procedimientos
ejecutados en el programa ( Compras,
ingresos, finanzas); identificando los
aspectos siguientes:

a. Es posible reducir el nmero de veces
que ejecuta el procedimiento.
b. Es factible simplificarlo y realizar una
automatizacin.
c. La ejecucin del procedimiento
responde a las necesidades del
programa.

2. Verifique si la ejecucin de los
procedimientos administrativos; cumple
con la obtencin de los resultados
siguientes:

a. Disminucin de costos administrativos.
b. Reduccin de plazos operativos de
gestin y de respuesta.
c. Distribucin equilibrada de la
asignacin de cargas de trabajo.

3. Compruebe la periodicidad con la cual es
actualizado el manual de procedimientos.


De las formas de control interno:
4. Determine si se realizan revisiones
constantes de desempeo, comparando
el desempeo actual con los
presupuestos y pronsticos con el
desempeo de perodos anteriores.


136

5. Verifique si PASOLAES realiza conteos
fsicos peridicamente, para garantizar la
seguridad y salvaguarda de los activos.


6. Compruebe la existencia de una
adecuada segregacin de funciones para
evitar errores o fraudes en el curso
normal de las operaciones.


7. Establezca si la administracin, se inclina
ms hacia el control preventivo que el
correctivo.


8. Determine si el programa utiliza para
efecto de control los presupuestos para la
realizacin de los gastos.


9. Concluya de acuerdo al trabajo
desarrollado.


10. Elabore cdula de hallazgos.







________________ _______________ _______________
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR















137
PROGRAMA DE AUDITORIA: EVALUACION DEL AREA DE COMPRAS

NOMBRE DEL PROGRAMA: PASOLAES

Objetivo: Identificar la eficiencia en la realizacin de las compras efectuadas
por el programa, para corregir deficiencia en dicha gestin.

Alcance: Evaluar los procedimientos de compras adoptadas por este tipo de
programas.

No
.
Procedimientos Hecho
por
Referencia
Pts
Observacin
1. Verificar que los proveedores se hayan
autorizado de acuerdo a las polticas
establecidas por la administracin.

2. Determinar que el precio y condiciones de
los bienes y mercancas que se reciben de
los proveedores estn debidamente
autorizados de acuerdo a las polticas de la
administracin

3. Establecer los principales proveedores.
4. Examinar que las rdenes de compra se
realicen de acuerdo a lo establecido por el
programa.

5. Verificar que los productos que se reciban
por las compras sean los solicitados.

6. Determinar si las compras son recibidas
oportunamente.

7. Examinar que las cuentas por pagar a
proveedores por la adquisicin de bienes y
servicios se registren contablemente con
exactitud y oportunamente.

8. Verificar que los pagos a proveedores se
efecten de acuerdo a lo pactado con ellos
y las polticas del programa.

9. Comprobar que los pagos efectuados a
proveedores se aplican y se abonen en las
cuentas correctas.

10. Revisar si se estn revisando y conciliando
peridicamente los saldos de cuentas por
pagar.

11. Evaluar los procedimientos utilizados para
determinar las necesidades de compras.

12. Investigar si se efectan compras por reas
diferentes a la de compras, y determine su
justificacin.

13. Concluya de acuerdo al trabajo
desarrollado.

14. Elabore cdula de hallazgos.
________________ _______________ ________________
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
138
PROGRAMA DE AUDITORIA: EVALUACION DEL AREA DE FINANZAS

NOMBRE DEL PROGRAMA: PASOLAES

Objetivo: Verificar que existan planes y procedimientos adecuados en el rea
funcional de finanzas y que tengan relacin con los objetivos del
programa.

Alcance: Evaluar los planes, mtodos y tcnicas utilizados por el rea de
finanzas para la consecucin de los objetivos.

No.
Procedimientos Hecho
por
Referencia
Pts
Observacin
1.
Verificar que los planes del rea de
finanzas estn acorde con los objetivos
del programa y con los planes de las
otras reas funcionales.

2.
Verificar si existen procedimientos para
la elaboracin de los planes financieros.

3.
Verificar si el rea de finanzas est
cumpliendo con los planes propuestos.

4.
Determinar si se cuenta con un control
de los procesos de los costos y gastos
de las operaciones.

5.
Identificar si existe un control para
alcanzar las metas del rea.

6.
Evaluar si, el rea est cumpliendo con
las necesidades de las dems reas que
integran el programa.

7.
Evaluar si se esta emitiendo informes
mensuales de desempeo.

8.
Elabore cdula de hallazgos.



________________ ______________ ________________
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR




FUENTE DE INFORMACION: Vigencia.







139
ESQUEMA ETAPA III







7.2.3 Ejecucin de la auditoria de gestin.

Con el fin de lograr la ejecucin de la auditoria de gestin propuesta, a travs del
modelo al programa PASOLAES, se han diseado modelos de papeles de
trabajo, que servirn para documentar todo el proceso de auditoria realizada a
todas las reas funcionales del programa.

Al desarrollar la auditoria de gestin, no podrn prever todas las contingencias;
razn por la cual es preciso conservar la flexibilidad de revisar el programa de
forma constante. Por lo tanto, es conveniente iniciar el programa en el que se
resuma el enfoque de los temas de la evaluacin.

7.2.3.1 Modelo de Papeles de Trabajo (Pts)

Los papeles de trabajo son registros, donde se describen las tcnicas,
procedimientos, pruebas y conclusiones, de acuerdo al modelo propuesto de
auditoria de gestin, para evaluar las operaciones del programa PASOLAES.

EJ ECUCION DE LA AUDITORIA DE
GESTION

7.2.3.1 Papeles de trabajo


7.2.3.3 Tipos de archivos

7.2.3.2 Matriz de papeles de
trabajo
140
Los modelos de papeles de trabajo, se disearan segn normas de auditoria
establecidas, estarn a cargo de la unidad de auditoria. Estos papeles
proporcionan el soporte principal, que en su momento el auditor tendr que
incorporar en el informe final.

Para la evaluacin de las operaciones del programa PASOLAES, se sugiere
utilizar los siguientes papeles de trabajo:

7.2.3.2 MATRIZ DE PAPELES DE TRABAJO SUGERIDOS A UTILIZAR:
PROGRAMA PASOLAES


PAPELES DE
TRABAJO
UTILIDAD AREAS DE GESTION REFERENCIA
EN ANEXO
No.
ADMN.. COORD.. OPERAC. FINANZ. COMPRAS

SOLICITUD DE
DOCUMENTACION

REVISIN
XX ANEXO 1

SOLICITUD DE
INFORMACION

OBTENER
DATOS
XX XX XX XX XX ANEXO 2

PLAN DE
ENTREVISTAS

CONTROL DE
ENTREVISTAS
XX XX XX XX XX ANEXO 3

ENTREVISTAS
CONOCIMIENTO
GENERAL
XX XX XX XX XX

CUESTIONARIOS
ANLISIS Y
CONOCIMIENTO


CEDULA DE
OBSERVACION

PAPEL DE
TRABAJ O
XX XX XX XX XX ANEXO 6

CEDULAS
ASUNTOS
PENDIENTES

PAPEL DE
TRABAJ O
XX XX XX XX XX ANEXO 7

CEDULAS
SUMARIAS

PAPEL DE
TRABAJ O
XX XX ANEXO 8

CEDULAS DE
HALLAZGOS

PAPEL DE
TRABAJ O
XX XX XX XX XX ANEXO 9

CEDULAS DE
SEGUIMIENTO

PAPEL DE
TRABAJ O
XX XX XX XX XX ANEXO 10

INFORME DE
AUDITORIA

COMUNICACION
ANEXO 11


ELABORADO POR EQUIPO DE TESIS
141
Los modelos de los papeles de trabajo, deben contener evidencia de lo siguiente:

De la planeacin realizada
Evaluacin del control interno (cuestionarios)
Evidencia de los procedimientos de auditoria aplicados
Supervisin y revisin por parte del auditor
Informes emitidos
Seguimiento a los informes emitidos.


Marcas a utilizar

Es conveniente utilizar marcas de auditoria, a fin de ahorrar tiempo en explicar en
cada programa los procedimientos realizados.
Las marcas de auditoria son signos especiales creados por el auditor, las cuales
deben ser sencillas, claras y fciles de distinguir una de otra.

El auditor deber utilizar la tcnica de ndices de referencia y de cruce de la
informacin, actividad que se realiza a travs de cotejar cifras que previenen de
los registros auxiliares contra los mismos auxiliares, dejando transcritos en los
papeles de trabajo con marcas que hallan verificado las cifras correspondientes
contra el cruce del auxiliar respectivo.

Las marcas a utilizar de auditoria deben cumplir con los siguientes aspectos:

a) Que sean explicadas satisfactoriamente y que indiquen en forma clara el
trabajo realizado en los papeles de trabajo.
b) Que se resuma en una cdula de marcas a fin de evitar que en cada
cdula se repita la explicacin de la marca utilizada.
c) Debern hacerse con color rojo, para facilitar la identificacin y revisin
posterior a los papeles de trabajo.

La utilizacin de marcas no es de manera uniforme para todas las auditorias,
algunas de las sugeridas son las siguientes:


142

Trazo de Marca Explicacin de la Marca
/
Indicadores Verificados
E
Error

^
Objetivos Alcanzados

Pendiente
~
Metas Alcanzadas

Cumple con el control
interno

Documento Examinado

Hallazgos de auditoria


7.2.3.3 Tipos de Archivos.

Para respaldar la auditoria de gestin propuesta en el modelo, por cada auditoria
que se realiza en las reas de gestin, es necesario contar con toda la
documentacin de las evaluaciones realizadas, para ello se hacen necesarios los
archivos; se sugiere para esta auditoria dos tipos de archivos, archivos
permanente y archivos corrientes, los cuales son organizados en forma
sistematizada, sea preparando legajos o carpetas.

La codificacin de ndices y referencias en los papeles de trabajo pueden ser de
tres formas: alfabtica, numrica y alfanumrica.

143
Modelo tipos de archivos:
















Archivo Permanente (AP)

Contendr toda la documentacin de carcter histrico, el cual permitir tener un
conocimiento general del programa PASOLAES, polticas, procedimientos y toda
la documentacin relacionada a la organizacin.

Para la codificacin de ndices y referencias en los archivos permanentes pueden
ser de forma numricos.

Dentro de la documentacin a considerar en este archivo, se especifica lo
siguiente:

Manual de organizacin
Libro de actas
Organigrama de la entidad
Estados financieros
Visin, Misin, Procedimientos establecidos
Objetivos operativos del programa
ARCHIVOS
PERMANENTES


NUMERICOS
ARCHIVOS
CORRIENTES

ALFABETICO Y
ALFANUMERICO
144
Nombres principales de los ejecutivos
Estructura de los Sistemas de informacin
Canales de distribucin
Clasificacin y ubicacin de proveedores
Nivel de inventarios de activos
Detalle de la tecnologa en uso
Manuales de descripcin de puestos

Archivo Corriente (AC)
Recopila la documentacin que est relacionada con la administracin del trabajo
de la auditoria y de la evaluacin realizada a las diferentes reas de gestin, la
cual estar limitada al perodo sujeto a revisin. Este tipo de archivo es de mucha
importancia, debido a que ello permite tener un conocimiento especfico de la
auditoria realizada.

Para la codificacin de ndices y referencias en los archivos corrientes pueden ser
de forma alfabticos y alfanumricos.

El ndice y contenido de los archivos corrientes, deben de ser para informacin
general y para informacin relacionada a los papeles de trabajo correspondientes
a la planificacin y supervisin de las actividades administrativas de la auditoria.


ESQUEMA ETAPA IV


145





COMUNICACIN DE
RESULTADOS Y
SEGUIMIENTO


7.2.4.1 Informe de
auditoria



7.2.4.2 Seguimiento a
informes de auditoria


7.2.4.3 Seguimiento a las
evaluaciones del control
interno
146
7.2.4 Comunicacin de Resultados y Seguimiento.

Al finalizar el trabajo de auditoria de gestin al programa PASOLAES, se debe
preparar un informe, en el cual se consiguen los resultados de la auditoria;
identificando claramente el rea, sistema, programa, proyecto auditado, el objeto
de la revisin, la duracin, alcance, recursos y mtodos empleados.

Las observaciones que se producen como resultado de la auditoria deben
sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no solo se orientan a corregir las
faltas, si no tambin a evitar su concurrencia.

7.2.4.1 Informe de auditoria

La elaboracin del informe, es el punto final de un proceso de captacin y
tratamiento de informacin obtenida en el programa PASOLAES. Esta informacin
debe ser suficiente para que el auditor sea capaz de realizar un diagnstico y
recomendaciones.

Para establecer el cuerpo del informe se puede optar por dos alternativas:

1. Desarrollar el cuerpo del informe basndose en las reas auditadas, y
analizando la situacin de cada rea de gestin funcional del programa
PASOLAES.

2. Estructurarlo segn el programa PASOLAES y analizando todas las
operaciones que afectan las reas evaluadas.








147

No. Procedimientos para la elaboracin del informe

1. Preparar cdula de hallazgos

2. Revisar la cdula de puntos pendientes para verificar acciones o
decisiones tomadas, sobre los aspectos que deben completarse antes
de la preparacin del informe.

3. Analizar de forma detallada las conclusiones y evaluar el medio de
informarles a la administracin. (informe carta gerencia)

4. Programar reunin con los jefes ejecutivos de las reas evaluadas,
para dar a conocer el primer borrador del informe.

5. Convocar reunin con el Representante o Administrador para darle a
conocer los resultados finales de la auditoria.

Para una mejor ilustracin se presenta un formato de informe. Ver Formato

Anexo 11.



7.2.4.2 Seguimiento a informes de auditoria

Como parte final del trabajo de auditoria al programa PASOLAES, se debe
establecer un adecuado seguimiento a los hallazgos reportados en los informes,
mediante la revisin de las recomendaciones con los responsables de las reas
de gestin auditadas, lo anterior contribuir a corregir las deficiencias identificadas
y obtener resultados eficientes.

A continuacin se detallan procedimientos sugeridos para realizar el seguimiento
al informe:



148

No. Procedimientos para seguimiento de informe
1. Obtener el informe de auditoria emitido y seleccionar las
observaciones que requieren mejoramiento de sistemas o
procesos.

2. Reunirse con los ejecutivos de las reas evaluadas, a fin de
determinar e identificar el cumplimiento a las recomendaciones
plasmadas en el informe.

3. Solicitar la informacin a los procesos que documenten, que la
observacin ha sido subsanada.

4. Extraer las condiciones que an no se han atendido por la
administracin y que las respectivas recomendaciones se
encuentran calificadas como: en proceso, no atendidas,
parcialmente atendidas.

5. Elaborar informe con las observaciones a las cuales se les ha
dado seguimiento, con el objetivo de informar a la administracin
el grado de cumplimiento de lo recomendado en las reas
evaluadas.

Para una mejor ilustracin se presenta un formato de informe. Ver Formato
Anexo 10


7.2.4.3 Seguimiento de evaluacin del control interno


El seguimiento a las evaluaciones de control interno del programa PASOLAES,
basado en el modelo en referencia, permite realizar una revisin de las
evaluaciones identificadas. Esta revisin de seguimiento proporciona al programa,
la cobertura necesaria para el anlisis de los diferentes componentes del control
interno de la entidad.
149

Posteriormente se debern realizar acciones para fortalecer los resultados, segn
informes. Las acciones a desarrollar a los controles internos del programa,
debern garantizar la adecuada proteccin de los recursos, la eficiencia y eficacia
en las actividades, oportunidad y confiabilidad en la informacin y el cumplimiento
de las funciones y objetivos del programa PASOLAES.

A efecto de ilustrar el seguimiento a las evaluaciones de los componentes del
control interno en el programa, sealamos los siguientes:

EVALUACION DE COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO DEL PROGRAMA
COMPONENTES RESULTADOS
COMPONENTE: AMBIENTE DE CONTROL
Integridad y valores ticos:
Evaluacin y seguimiento del Cdigo de
Conducta y de polticas relacionadas.
Se espera la aceptacin de los
empleados al cdigo de conducta y sus
polticas.
Competncia:
Seguimiento a la supervisin y
descripcin de puestos, o definicin de
tareas para cada cargo.
Se obtendrn mayores resultados en
cuanto al desarrollo de las actividades y
se facilitar el nivel de supervisin.

Polticas y procedimientos de
Recursos Humanos:

Evaluacin y seguimiento, a las polticas
y procedimientos relacionados con la
bsqueda, seleccin y capacitacin de
los empleados.
Permite controlar los procedimientos
para contratar personal competente y
confiable para el desarrollo de las
operaciones del programa

Estilo de la administracin:
Revisin y seguimiento, a las
evaluaciones de las polticas referentes
al manejo y control de las operaciones
del programa
Se obtendrn parmetros para medir los
resultados, a travs de los responsables
del programa.
150
Estructura Organizacional:
La evaluacin y seguimiento a las
funciones de la organizacin del
programa, permitir establecer una
relacin adecuada entre autoridad y
responsabilidad.
Asegurar claridad en la definicin de las
responsabilidades de la administracin

Asignacin de Autoridad y
Responsabilidad:

Seguimiento y evaluacin, de los niveles
de autoridad, los cuales deben estar
acordes a las responsabilidades de
control asignadas.
Permitir encauzar las iniciativas
individuales dentro de los lmites
establecidos, conociendo el grado de
responsabilidad asumida por cada uno
de los empleados.
COMPONENTE: EVALUACIN DEL RIESGO
Evaluacin y seguimiento a los objetivos
generales del programa y los objetivos
especficos para cada actividad o rea de
gestin.
Permitir medir los riesgos a nivel del
programa y por cada rea de gestin.

COMPONENTE: ACTIVIDADES DE CONTROL
Polticas y Procedimientos:
Evaluacin de polticas y procedimientos
para cada actividad o rea del programa.
Se identificarn los objetivos, permitiendo
medir los riesgos relacionados con cada
rea, adems de verificar si lo descrito
en las polticas y procedimientos se
aplican tal como se han establecido.

COMPONENTE: INFORMACIN Y COMUNICACIN
Seguimiento a la supervisin y
evaluacin de los medios de
comunicacin que se utilizan dentro del
Se espera el uso adecuado de las
comunicaciones de manera eficiente y
eficaz, de las personas involucradas en
151
programa, los cuales deben ser
oportunos relacionada con el programa.
los objetivos del programa.

COMPONENTE: SUPERVISIN Y MONITOREO
Evaluacin y seguimiento de las
acciones del control interno, las cuales
se pueden obtener de:
Las acciones de la administracin
Informes y sugerencias
Actividades de supervisin.

Permitir validar la calidad del
desempeo del control interno, adems
de los controles que se han puesto en
prctica.



8. PLAN DE IMPLEMENTACION DEL MODELO

8.1 Objetivos.

Objetivo General

Beneficiar al programa de agricultura sostenible en laderas de El Salvador,
con la aplicacin del modelo de auditoria de gestin, para evaluar sus
operaciones.

Objetivos Especficos

Proporcionar a PASOLAES un instrumento de apoyo en la consecucin de
sus objetivos y fines por el cual fue creado.

Establecer el modelo de auditoria de gestin propuesto, que evale y
mejore las operaciones del programa utilizando con eficiencia y eficacia sus
recursos.


152
8.2. Importancia

Los resultados de toda organizacin depender de la gestin que realice la
administracin y de la optimizacin de los recursos con que cuentan.

El modelo de auditoria de gestin propuesto, es un recurso mediante el cual el
programa PASOLAES podr controlar e integrar todas sus operaciones,
alcanzando mejores resultados con eficiencia y eficaz.

8.3. Polticas de la Implementacin

La auditoria de gestin ser dirigida a la administracin y hacia todas las
reas de operaciones del programa.

Deben ser revisados los informes administrativos por lo menos cada tres
meses, con el fin de mantener el control de los resultados.

Es responsabilidad de la unidad de auditoria interna el control y uso de los
programas.

Las recomendaciones y mejora en los procesos, sern responsabilidad de
la unidad de auditoria interna.

8.4. Responsables de la Implementacin

La implementacin y ejecucin del modelo, ser responsabilidad de la
administracin o representantes del programa PASOLAES.

8.5. Recursos a utilizar en la Implementacin

Recurso humano interno, debern ser dos personas las encargadas de la
implementacin.
153
8.6. Presentacin y aprobacin

La presentacin del modelo de auditoria de gestin se har a los representantes o
a la administracin ejecutiva de PASOLAES, quienes posteriormente aprobarn la
implementacin de dicho modelo.

8.7. Difusin y capacitacin

En esta fase se har la promulgacin e integracin del modelo de auditoria de
gestin, a todos los niveles del programa, con el objetivo de facilitar la
comprensin y por consecuencia las mejoras en la eficacia y eficiencia acordes a
las demandas y necesidades. Posteriormente se capacitar a todas las personas
involucradas en las reas claves proporcionndoles el conocimiento y
herramientas necesarias para la realizacin de este tipo de auditoria.

8.8 Ejecucin

En esta fase se ejecuta el modelo de auditoria de gestin para evaluar las
operaciones de PASOLAES.
Se tendr en cuenta que las revisiones y aseguramientos de la ejecucin, estarn
dados por la calidad de los resultados obtenidos en las diferentes reas de
gestin, de acuerdo a los programas que se han establecido, considerando
adems que la supervisin es responsabilidad de la unidad de auditoria interna.

8.9 Presupuesto de Implementacin

El presupuesto de implementacin del modelo de auditoria de gestin, define el
monto de la erogacin en trminos econmicos, que corresponde a los recursos
necesarios en trminos monetarios para la ejecucin eficiente del modelo en
mencin.


154
PRESUPUESTO PARA IMPLEMENTAR EL MODELO DE LA PROPUESTA



Descripcin
I M P L E M E N T A C I O N
( Expresado en Dlares Estadounidenses )

Presentacin

Aprobacin

Difusin

Capacitacin

Ejecucin

Revisin
Posterior

Costo
Total
Recurso
Humano:

Auditor 100.00

0.00 100.00 100.00 100.00 100.00 500.00
Asistente de
auditor
25.00 25.00 250.00 100.00 250.00 25.00 675.00
Sub-total
125.00 25.00 350.00 200.00 350.00 125.00 1,175.00
Equipo-Insumos


Informtico
50.00 50.00 50.00 50.00 50.00 50.00 300.00
Mobiliario de
oficina
0.00 25.00 25.00 25.00 25.00 25.00 125.00
Papelera e
insumos de
oficina

10.00

10.00


10.00

50.00

50.00

10.00

140.00
Sub-total
60.00 85.00 85.00 125.00 125.00 85.00 565.00

Imprevistos
(10%)

18.50

11.00

83.50

72.50

87.50

21.00

294.00
Total
Implementacin
203.50 121.00 518.50 397.50 562.50 231.00 2,034.00


8.10 Cronograma de Implementacin

El cronograma contiene la programacin de las etapas que se implementarn en
el modelo de auditoria de gestin. En este proceso destacaremos el tiempo a
utilizar y los responsables de llevar a cabo las actividades correspondientes.

CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION

No.

Etapas
Mes / Semana

Responsable
1er. Mes: 2o. Mes
1 2 3 4 1 2 3 4
1 Presentacin Auditor
2 Aprobacin admn. del programa
3 Difusin Auditor y Asistente
4 Capacitacin Auditor
5 Ejecucin Auditor y Asistente
6 Revisin posterior Auditor