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UNIDAD

ESTE LIBRO TIENE VARIAS HOJAS...

Tan pronto como termines esta Unidad, vas a poder trabajar con las distintas hojas de un libro de trabajo.

Informacin til
Duplicar: Accin de Copiar y Pegar usando el men o los botones de la Barra de herramientas Estndar. Mover: Accin de Cortar y Pegar usando el men o los botones de la Barra de herramientas Estndar. Comando deshacer (undo) Se utiliza para deshacer las acciones realizadas recientemente. Comando rehacer (redo) Se utiliza para rehacer las acciones eliminadas recientemente. Flechas de desplazamiento: Son cuatro flechas que se usan para desplazarse a travs de la hoja de trabajo.
Celda izquierda: Flecha izquierda Celda arriba: Flecha arriba

Celda abajo: Flecha abajo

Celda derecha: Flecha derecha

Actividades
Actividad 1. Trabaja con hojas de trabajo extensas
Ahora que ya conoces el funcionamiento bsico de una hoja de trabajo, veamos cmo se manejan varias hojas de trabajo al interior de un mismo libro de trabajo. Comencemos

Contenidos basados en ICDL www.icdl.cl

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Abre el libro de trabajo Mi Curso desde la carpeta Biblioteca de Recursos Selecciona la hoja de trabajo Telfonos y correos. Ah encontrars los nombres y apellidos de todos los alumnos de tu curso (hipotticamente), junto con sus telfonos y direcciones electrnicas. Te dars cuenta que al recorrer la lista hacia abajo, en algn momento perders de vista la fila de ttulos, lo que te impedir saber a qu corresponde la informacin que ests mirando. Para que puedas recorrer los nombres teniendo a la vista la fila de ttulos, la vamos a fijar mediante un procedimiento que se llama Congelar ttulo de fila o columna. a. Selecciona la celda A2 haciendo un clic en ella. Anda al men Ventana y selecciona Inmovilizar paneles.

Ventana

Inmovilizar paneles

b. Vers que aparece una lnea bajo la Fila 1, que contiene la fila de ttulos. Comprueba que la Fila 1 est congelada usando las flechas de desplazamiento. Se mantienen los ttulos fijos mientras te desplazas por las filas?.
Ventana

Fila

Movilizar paneles

c. Descongela el ttulo de columna. Anda al men Ventana y elige Movilizar paneles.

Actividad 2. Imprime la fila de ttulos en todas las pginas

En la actividad anterior, aprendiste a congelar la fila de ttulos, para tenerla a la vista mientras recorras los datos de la larga lista de los alumnos de tu curso; ahora vas a aprender a imprimir la fila o columna de ttulos en todas las pginas impresas de un documento, para que puedas identificar los datos en cada una de las hojas. Veamos cmo se hace.

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Para realizar esta actividad vamos a utilizar el libro de trabajo Ttulos, que se encuentra en la carpeta Biblioteca de Recursos. Abre el archivo para comenzar a trabajar. Selecciona la hoja de trabajo Base de datos, anda al men Archivo y selecciona Configurar pgina.

Archivo

Configurar pgina

En la ficha Hoja, haz clic en el botn Contraer dilogo de Repetir filas en extremo superior.
Contraer dilogo

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Selecciona la fila de ttulos completa, haciendo clic en su encabezado. Ahora, haz clic en el botn Contraer dilogo. Luego, en la ficha Hoja, presiona Aceptar.

Contraer dilogo

Haz clic en Vista preliminar para visualizar la fila de ttulos en la parte superior de las pginas. Cmo puedes apreciar, en la hoja 2 del documento tienes la fila de ttulos. Si no estuviera, tendras que mirar la hoja 1 para saber a quin corresponden los nmeros telefnicos.

Guarda los cambios y cierra el documento.

Actividad 3.

Duplica y mueve contenidos entre hojas de trabajo

Como tesorero del curso, has anotado las cuotas pagadas por tus compaeros en un cuaderno. El problema es que la informacin no est muy ordenada, y adems necesitas hacer una serie de clculos con ella. Lo mejor ser que ingreses los datos a una hoja de trabajo no te parece?. Vuelve al archivo Mi Curso. Para aprovechar el listado que figura en la hoja de trabajo Telfonos y correos, lo vamos a duplicar en la hoja de trabajo Pago de cuotas. Para ello,

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En la hoja de trabajo Telfonos y correos selecciona las columnas N, Nombre y Apellido.

Anda al men Edicin y selecciona Copiar. Cmbiate a la hoja de trabajo Pago de cuotas, selecciona la celda A1 y en el men Edicin elige Pegar. La hoja de trabajo se ver as:

Al revisar el listado, te das cuenta de que faltan algunos compaeros, que por error quedaron registrados en la Hoja 3 del mismo libro de trabajo. Agrega a los estudiantes que faltan al listado, moviendo la informacin. Para ello,
Edicin Cortar

a. Selecciona las filas que se encuentran en la Hoja 3. Anda al men Edicin y selecciona Cortar.

b. Vuelve a la hoja Pago de cuotas y ubcate en la celda A43. Anda al men Edicin y selecciona Pegar. La hoja de trabajo Pago de cuotas quedar as:

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Actividad 4. Busca y reemplaza contenidos en una hoja de trabajo

Cuando las hojas de trabajo tienen una gran cantidad de datos, la informacin no siempre se encuentra a simple vista. No te acuerdas del telfono de tu amigo Joaqun Garca? El Programa te ofrece una manera sencilla y rpida para buscar informacin.

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Asegrate de estar en la hoja de trabajo Telfonos y correos. En el men Edicin elige Buscar. Se desplegar el siguiente cuadro de dilogo. En Buscar, escribe Joaqun. Presiona Buscar siguiente y luego Cerrar. Se seleccionar en la hoja de trabajo el contenido buscado.
Buscar siguiente Cerrar

Buscar

Efectivamente, el telfono de Joaqun es el 3354563. Adems de la opcin Buscar, en el men Edicin encontrars Reemplazar, opcin que es particularmente til cuando deseas corregir datos. Y eso es precisamente lo que vas a hacer ahora, porque el apellido de Nelson es Puentes, no Fuentes.

En el men Edicin elige Reemplazar. Se desplegar el cuadro de dilogo. En Buscar escribe Fuentes y en Reemplazar con: escribe Puentes. Presiona Reemplazar y luego Cerrar.
Buscar Reemplazar con: Cerrar

Reemplazar

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El apellido de Nelson en la hoja de trabajo Telfonos y correos se ver as:

Guarda los cambios.

Actividad 5. Inserta comentarios en tus hojas de trabajo

Antes de realizar esta actividad, completa la hoja de trabajo Pago de cuotas con los montos pagados por tus compaeros a la fecha ($ 700 por persona), como vez a continuacin.

Te das cuenta de que tres alumnos Esteban Cataln, Ramona Illanes y Vernica Marambio deben las cuotas de agosto y septiembre. Cmo puedes hacerte un ayuda memoria en la hoja de trabajo, para que no se te olvide? Fcil. Inserta un comentario en las celdas donde figuran sus montos ($500). Hagamos juntos el de Esteban Cataln y t realizas los otros dos, para que practiques. Te parece?

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Ubcate en la celda donde anotaste el monto pagado por Esteban Cataln. Anda al men Insertar y elige Comentario.
Insertar

Comentario

Se desplegar un cuadro de texto en el que escribirs Debe agosto y septiembre.

Haz clic en cualquier lugar de la hoja. Quedar slo un tringulo rojo en el extremo superior derecho de la celda. No obstante, cada vez que te posiciones sobre esa celda, se desplegar el comentario recordatorio.

Actividad 6. Cambia el nombre a una hoja de trabajo

Todo libro de trabajo nuevo trae creadas tres hojas de trabajo, que por defecto se llaman Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Cuando se ingresan datos, lo ms conveniente es cambiar los nombres de las hojas de trabajo por otros que hagan directa referencia al contenido. Practiquemos cambindole el nombre a la Hoja3 del libro de trabajo Mi Curso.

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Ubcate en la Hoja3. Anda al men Formato, selecciona Hoja y elige Cambiar nombre.
Formato

Hoja

Cambiar nombre

Notars que la etiqueta se selecciona, lo que te permite digitar un nuevo nombre. Escribe Varios.

Guarda los cambios realizados en el documento.

TIP: Tambin puedes hacer clic con el botn derecho del mouse sobre una hoja de trabajo y elegir la opcin Cambiar nombre.

tip

Actividad 7. Duplica una hoja de trabajo

A estas alturas, tu hoja de trabajo Pago de cuotas incluye el nombre y apellido de los 45 alumnos del curso, junto con los montos pagados por cada uno. Desde marzo a la fecha, todos han pagado $ 700, excepto Esteban Cataln, Ramona Illanes y Vernica Marambio, que slo han pagado $ 500. Es esto efectivo? Si no tienes toda la informacin, compltala rpidamente en tu hoja de trabajo usando los botones Copiar y Pegar. Ahora vamos a duplicar la hoja de trabajo Pago de cuotas, para crear una donde puedas registrar los pagos de octubre. Para ello:

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Selecciona la hoja Pago de cuotas, anda al men Edicin y selecciona Mover o copiar hoja. En el cuadro de dilogo que se despliega, en Antes de la hoja haz clic sobre Mover al final y luego activa la opcin Crear una copia. Presiona Aceptar.
Mover o copiar

Antes de la hoja

Crear una copia

Aceptar

La nueva hoja de trabajo se llamar Pago de cuotas (2), e incluir todos los datos contenidos en la hoja de trabajo Pago de cuotas. Cambia Pago de cuotas (2) por Octubre usando el botn derecho del mouse.

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Guarda los cambios realizados en el libro de trabajo Mi Curso. Tambin se puede duplicar una hoja de trabajo desde un libro de trabajo a otro que est abierto. Supongamos que debes copiar la hoja de trabajo Octubre del libro de trabajo Mi Curso al libro de trabajo Respaldo que est en la Biblioteca de recursos. Para ello: a. Abre el libro de trabajo Respaldo que se encuentra en la Biblioteca de recursos. b. Activa el libro de trabajo Mi Curso sin cerrar el documento recin abierto. c. Repite los pasos anteriores, pero en el cuadro de dilogo Mover o copiar, en Al libro: selecciona el nombre del otro libro, es decir, Respaldo. Presiona Aceptar. d. Activa el libro de trabajo Respaldo y comprueba que tenga la nueva hoja.
Aceptar

Al libro

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Actividad 8. Elimina e inserta una hoja de trabajo

Cuando la informacin contenida en una hoja de trabajo ya no te sea til, elimnala. Practica eliminando la hoja de trabajo Varios del libro de trabajo Mi Curso.

Selecciona la hoja de trabajo Varios. Anda al men Edicin y selecciona Eliminar hoja.

Edicin

Eliminar hoja

Ante el mensaje de advertencia, debes presionar Aceptar.

Aceptar

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Si necesitas una nueva hoja de trabajo para reemplazar la que eliminaste, anda al men Insertar y elige Hoja de clculo. Para que no se te olvide registrar las cuotas de noviembre, inserta en el libro de trabajo Mi Curso una nueva hoja de trabajo con el nombre Noviembre, y ubcala despus de la hoja de trabajo Octubre. Guarda los cambios realizados en el libro de trabajo Mi Curso.

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Actividad 9. Copia rtulos en forma simultnea

En muchas ocasiones, vas a necesitar copiar el mismo texto en la misma celda en la totalidad de las hojas de un determinado libro. Esta funcin es particularmente til cuando las hojas de trabajo son idnticas. Veamos como funciona.

Del libro de trabajo Mi Curso, selecciona la hoja de trabajo Telfonos y correos y duplcala dos veces. Para que te queden ordenadas de la 1 a la 3, en el cuadro de dilogo Mover o copiar, en la seccin Antes de la hoja:, indica Pago de cuotas, en ambos casos.

TIP: Tambin puedes ordenar las hojas seleccionando la etiqueta con el puntero del mouse y arrastrndola a la nueva posicin.

tip

Nuevamente selecciona la hoja de trabajo Telfonos y correos y haz clic en la celda F1.

Con la celda F1 seleccionada, presiona la tecla Shift y mientras la mantienes presionada, selecciona con el puntero del mouse las hojas de trabajo Telfonos y correos (2) y Telfonos y correos (3).

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Suelta la tecla Shift y escribe Cuotas en la celda F1. Si revisas las hojas de trabajo Telfonos y correos (2) y Telfonos y correos (3), vers que ambas tienen el ttulo Cuotas en la celda F1. Guarda los cambios realizados en el libro de trabajo Mi Curso.

Actividad 10. Ordena los datos de tu hoja de trabajo

Una de las ventajas de trabajar con la aplicacin Hojas de clculo es que puedes ordenar la informacin contenida en las hojas de trabajo de diversas maneras.

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Selecciona la hoja de trabajo Pago de cuotas. En la celda D1 escribe Cuotas y luego haz clic en cualquier celda que tenga datos.
Ordenar por

Anda al men Datos y selecciona Ordenar. Se desplegar el siguiente cuadro de dilogo. Para ordenar la informacin alfabticamente por nombre, En Ordenar por selecciona Nombre, y activa la opcin Ascendente (que significa que ordenar de la A a la Z). Presiona Aceptar.

Aceptar

La primera seccin de la hoja de trabajo Pago de cuotas debera verse as:

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Ahora, ordena los datos por Cuotas, y activa la opcin Ascendente. Debera verse as:

Usa la funcin de llenado para corregir la numeracin de la columna A de la hoja de trabajo Pago de cuotas. Para ello: a. Ingresa el 1 en la celda A1 y el 2 en la celda A2. Luego seleccinalos y arrastra el control de llenado hasta que llegues a la celda A46. b. La columna A debera quedar as:

Actividad 11. Calcula el total de los ingresos a la fecha

Ahora que ya tienes ingresados y ordenados los pagos de tus compaeros, necesitas saber cunto es el monto total recaudado a la fecha por el curso. Para ello, vas a utilizar la funcin Autosuma.

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Asegrate de estar en la hoja de trabajo Pago de cuotas del libro de trabajo Mi Curso. Digita la palabra Total en la celda C47. Activa la celda D47. Presiona el botn Autosuma de la Barra de Herramientas Estndar.

Automticamente, se ingresar en la celda la funcin Suma =SUMA(D2:D46). En ella, la aplicacin Hojas de clculo ha incluido el rango de datos que se supone quieres sumar.

Revsalo y confirma, presionando la tecla Enter. La celda D47 se ver as:

Guarda los cambios realizados y cierra la aplicacin

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Ejercicio
Tu eres el encargado de tu fila y te correspondera juntar el dinero correspondiente a una cuota semanal de $200. Con todo lo que haz aprendido de hojas de clculo decides llevar esta informacin en un libro de trabajo. Entonces organizars la informacin por semanas registrando en hojas distintas cada semana del mes. Para ello: a) Luego de abrir un nuevo libro de trabajo inserta una nueva hoja para contar con las 4 que necesitas. b) Escribe en la primera hoja el listado de tus compaeros de filas identificando al lado de las columnas para ingresar la informacin qie necesitas, por ejemplo: da de pago, monto pagado. c) Copia este listado en cada hoja. d) Nombra las hojas de trabajo como Semana 1, Semana 2, Semana 3, Semana 4 respectivamente. e) Guarda el libro de trabajo con el nombre Cuotas Semanales y mustralo al profesor. Si tienes dudas para realizar esta actividad revisa nuevamente esta unidad y pide ayuda a tu profesor.

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