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2012 Tecnologa Aplicada a la Calidad S.A. de C.V. / +52 (55) 5754-1190 / ventas@calidad.com.mx

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Introduccin

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tecnologa aplicada a la calidad

Haga clculos de los recursos que su organizacin invierte en el mantenimiento de su sistema de gestin de la calidad:

Horas-hombre Papel Mensajera Mantenimiento y consumibles para las impresoras Retraso en la liberacin de nuevos productos o procesos.

Se dar cuenta que, visto a largo plazo, est gastando UNA FORTUNA.
Qu porcentaje de su tiempo lo dedica a labores administrativas y qu porcentaje al anlisis y la

mejora de sus procesos y productos?

Su sistema de gestin de la calidad trabaja para su organizacin o su organizacin trabaja para

mantener el sistema? Todo ese esfuerzo y dispendio se puede minimizar con una inversin que se pagara por s misma casi inmediatamente. El control de su sistema de gestin de la calidad dejar de ser un gasto y se convertir en CAPITAL INTELECTUAL.

Descripcin del Software

El software aDhOC System soluciona todos los problemas relacionados con el control de los documentos, el control de los registros, las auditoras, las acciones correctivas, las acciones preventivas, la revisin por la direccin y dems procesos del sistema de gestin de la calidad. En cualquier clase de oficina las posibilidades de mejora son prcticamente ilimitadas a travs de la reduccin del uso y abuso del papel.

Control de los documentos y control de los registros

Un sistema de control documental es eficaz si cada vez que alguien necesita consultar algn documento se cumplen las siguientes condiciones:
Siempre sabe dnde est y no tarda ms de 30 segundos en

localizarlo. Tiene una seguridad del 100% de que es la versin ms actualizada y aprobada. Una vez consultado, siempre queda disponible y sin alteraciones para otras personas.

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Beneficios de un sistema electrnico

Segn ISO/TR 10013 Directrices para la documentacin de sistemas de gestin de la calidad, los beneficios son:
El personal apropiado tiene acceso a la informacin siempre actualizada. El acceso a los documentos, as como su modificacin se llevan a cabo de manera fcil y controlada. La distribucin es inmediata y fcilmente controlada, con la opcin de

obtener o no copias impresas. Desde locaciones remotas se puede tener acceso a los documentos controlados.

El uso de Internet e Intranet permite compartir informacin dentro y fuera de cualquier organizacin. Sin embargo, por s solos estos medios no pueden cumplir los requisitos que establecen las normas internacionales de calidad como ISO 9001:2008.
Cmo asegurar que slo usuarios autorizados consulten los documentos? Quin actualizar el sitio cada vez que se aprueben cambios en los

documentos? Cmo se garantizar que esa persona realice las actualizaciones inmediatamente? El archivo que est publicado se considera como el oficial o es una copia? aDhOC System es la solucin perfecta para la administracin electrnica de los documentos, ya que permite aprovechar los recursos tecnolgicos disponibles (redes, Internet, e-mail, etctera) sin perder el control requerido por ISO.

Almacenamiento
Con aDhOC System se elimina la costumbre de tener islas de informacin. Es decir, que cada departamento o incluso cada persona guarden su informacin dnde y cmo sea, ya que sto genera que se tenga que re-inventar el hilo negro cada vez que se inicia un nuevo proyecto o cuando alguien sale de la organizacin.

Con aDhOC System tendr una base de datos centralizada para polticas, procedimientos, instructivos, formatos, normas, leyes, reglamentos, memorandums, especificaciones, registros, etctera. stos pueden ser creados en cualquier software como MS Office, AutoCAD, Lotus o Visio.

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Una vez dentro del sistema, solamente se tiene acceso a ellos a travs de aDhOC System (no por el Explorador de Windows), lo cual garantiza su integridad.

Visualizacin de documentos
Cada usuario tendr una ID y una contrasea que le permitirn consultar solamente los documentos que le correspondan. Para ver un documento basta con dar clic en el nombre para poder visualizarlo. aDhOC System evita los cambios no autorizados, ya que a los usuarios solamente les permite ver los documentos sin alterarlos. Para modificarlos deben seguir un proceso de actualizacin que describiremos ms adelante. La interfaz WEB facilita el acceso a los documentos, ya que hoy en da la gente est ms acostumbrada al Internet para buscar informacin. Esto motivar su uso. Los documentos se pueden publicar en su formato original (p.e. MS Word) o indicarle al software que los transforme de manera automtica a formato PDF y con ello podr bloquear las funciones de imprimir, copiar y pegar.

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Alta de documentos
Para que los documentos sean consultados obviamente primero tienen que ser elaborados (en cualquier software) y luego dados de alta en aDhOC System. Se llena una ficha que contiene cdigo, ttulo, fecha de aprobacin, autor, etctera. Las relaciones entre documentos estn a la vista, lo cual es muy til durante la actualizacin de versiones y ahorrar problemas en sus auditoras.

Ciclo de vida de los documentos

Ahora bien, todo lo anterior ser de gran ayuda para su organizacin, pero lo MAS IMPORTANTE es automatizar el ciclo de vida de sus documentos. Es decir, que tanto los nuevos documentos como las propuestas de cambio a los ya existentes sean enviados a revisar y aprobar electrnicamente. Los responsables debern ver y firmar con su contrasea, y el solicitante ser capaz de consultar en todo momento el avance de su propuesta y los comentarios de los participantes. Adems, para eliminar cuellos de botella, aDhOC System permite la revisin y aprobacin de documentos va remota, as como la programacin de tiempos lmite para cada respuesta. Tras completarse todas las aprobaciones, aDhOC System publica automticamente el documento en el sitio WEB, lo cual elimina la necesidad de que alguien se dedique a ello. As, la informacin estar disponible AUTOMTICAMENTE para los usuarios, quienes tambin tendrn que confirmar electrnicamente que estn enterados del cambio, y si existiera una versin anterior sta ser almacenada en el historial de documentos. Recapitulando:
Ofrece un repositorio nico y seguro para todos los archivos fuente de manuales, procedimientos,

formatos, especificaciones, planos y cualquier otro documento.

Controla el acceso a los documentos de acuerdo con el perfil de cada usuario. Los documentos se pueden enviar a aprobar electrnicamente. Cada emisor podr consultar en lnea el avance de sus propuestas, y una vez aprobados, los

documentos se distribuyen inmediatamente. La lista maestra estar actualizada automticamente, as como todos los reportes necesarios para las auditoras (consulta, aprobacin, etctera).

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Auditoras y Revisiones por la Direccin

aDhOC System ayuda a administrar eficientemente los procesos de auditoras y revisiones por la direccin, desde su planificacin hasta su conclusin y posterior seguimiento de observaciones y no conformidades. Las actividades se programan en el aDhOC System de acuerdo a calendarios y se asignan responsables. El software se encarga de mandar recordatorios por email, as como de presentar las acciones que se deben realizar (por ejemplo las preguntas o puntos especficos a evaluar). El seguimiento de las actividades es sencillo y rpido: usted puede hacer bsquedas por criterios tales como rea, proceso, responsable, solicitante, prioridad, etctera.

Las no conformidades, observaciones o simplemente las tareas generadas a raz de las auditoras y de las revisiones por la direccin se dan de alta en el mdulo de Acciones Correctivas del aDhOC System. Su organizacin almacenar en una sola base de datos todos los documentos y registros relacionados con las auditoras y las revisiones por la direccin como listas de verificacin, evidencias y resmenes. Adems podr generar reportes de manera automtica. De esta manera, tendr la capacidad de consultar, en cualquier momento y de manera rpida, qu pas en cada caso y propiciar la mejora continua.

Acciones Correctivas y Preventivas

Deje a un lado todos los papeles generados en la administracin de acciones correctivas, acciones preventivas, quejas de clientes y reportes de producto no conforme. aDhOC System permite dar de alta estos procesos en fichas de informacin, las cuales pueden contener todos los campos que sean necesarios: problema, fecha de apertura y de cierre, tipo, severidad, responsable, etctera.

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Una vez registrada, la solicitud es enviada a travs del correo electrnico a los responsables de solucionar el problema. Los participantes son avisados del plazo mximo para ejecutar sus tareas y deben confirmar que estn enterados. Si las actividades no se realizan en el tiempo lmite previamente establecido, aDhOC System avisa al emisor, al responsable del sistema de gestin de la calidad o a alguna otra autoridad. Conforme se vayan cumpliendo las tareas, cada usuario puede poner sus comentarios, as como adjuntar los archivos que evidencian el cumplimiento de las mismas. Simultneamente, el software le va avisando a la persona que registr el problema y/o al responsable del sistema de gestin de la calidad. aDhOC System permite tener evidencia objetiva de que cada accin correctiva fue comunicada y ejecutada ya que los involucrados deben ingresar su ID y su NIP. Finalmente, al darse por concluido el proceso queda toda la bitcora en un archivo histrico. Esto ltimo ayuda a que se solucionen ms rpidamente los nuevos problemas ya que, al quedar registrada en la base de datos la descripcin completa de cada accin correctiva, es posible encontrar soluciones a problemas similares. El ser una aplicacin 100% WEB le permitir integar, si lo desea, a sus clientes y proveedores en el ciclo de mejora continua.

Resumen

El cmulo de conocimientos dentro de cada organizacin debera representar una importante fuente de competitividad, ya que los activos intangibles tienen tanto o incluso mayor valor que los tangibles. Sin embargo, muchas veces la informacin relevante no est identificada, estructurada ni compartida. Un sistema de gestin del conocimiento permite compartir la informacin de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba para poder responder rpidamente a las necesidades del mercado y generar grandes ahorros, ya que no se tiene que reinventar la rueda constantemente.

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Bibliografa

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Honeycutt, Jerry, As es la gestin del conocimiento, McGraw-Hill Interamericana, Espaa. Ichijo, Kazuo / Nonaka, Ikujiro / Von Krogh, George, Facilitar la creacin de conocimiento. Cmo desentraar el misterio del conocimiento tcito y liberar el poder de la innovacin, Ed. Oxford. Nonaka, Ikujiro / Takeuchi, Hirotaka, La organizacin creadora de conocimiento. Cmo las compaas japonesas crean la dinmica de la innovacin, Ed. Oxford Robitaille, Denisse, Document Control, A Simple Guide to Managing Documentation, Paton Press. Wei Choo, Chun, La organizacin inteligente. El empleo de la informacin para dar significado, crear conocimiento y tomar decisiones, Ed. Oxford.

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