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Como organizar un congreso

Muy buenas, encantada de echarte una mano en lo posible. La cosa está complicada,
no te creas. Yo estoy organizando uno y no es fácil, pero lo principal es saber a qué
organismos, empresas, particulares, socios, colaboradores etc. te quieres dirigir.
Según sea el sector de mercado a donde te dirijas y en el que estés, es donde tienes
que encontrar a los participantes, ya sabes, si tu sector es el farmacéutico por ejemplo,
tendrás que "invitar" a laboratorios, almacenes, farmacéuticos, marcas de cosmética,
mobiliario de farmacias, auditorías, marketing para farmacias, empresas de consultoría
y entidades financieras que estén enfocadas a ese sector etc. Seguro que tienes una
base de datos con clientes, proveedores y colaboradores posibles. Lo segundo es
asegurarte de que en la fecha que lo quieres hacer, toda esa gente tendrá
disponibilidad y no pondrá pegas para asistir. Piensa en sus necesidades y envíales
una invitación formal. Tendrás que ponerte en contacto con el palacio de congresos o
el salón de exposiciones que elijas y proponerles el proyecto, hacerles la reserva y
hacer un primer pago y ya lo demás es cuestión de ir amarrando e improvisando a la
vez. Lo importante es que lo publicites por medio de mailing, email, campañas de
publicidad de algún tipo y utilizando en lo posible el boca a boca con los contactos que
tengas. Si vais a organizar alguna ponencia, mesa redonda o conferencia, tendrás que
asegurarte que en centro donde lo organices haya infraestructura para ello: cañón,
pantalla, sillas en teatro o en U, cabinas de traductores si es un congreso
internacional, azafatas, catering para las pausas etc. Las inscripciones las deberás ir
gestionando al mismo tiempo que todo esto, ya que se supone que quien quiera
inscribirse tendrá que pagar, no? Tendrás que facilitar algún medio de pago para que
te hagan el ingreso del importe y tendrás que ir previendo si habrá presupuesto o no
para lo que organices. Evidentemente, el tema del diseño es importante. Busca a
algún profesional que te asesore si no tienes mucha idea de diseño de stands,
marketing etc. Si va a haber expositores, necesitarás saber qué quieren exponer, el
lugar y dimensiones del stand disponible y si el diseño será libre o modular.
Normalmente en los congresos grandes e importantes suele haber un comité científico
que es el que suele proponer y supervisar los temas a tratar y suele presidir las
asambleas. Elige a los personajes más importantes del sector. En cuanto a la
secretaría técnica, esa se supone que serías tú, ya que te encargas de toda la
documentación que les debes entregar a los congresistas e inscritos, así como de las
inscripciones en sí, de la reserva de alojamientos y hoteles, folletos, presentaciones,
algún CD con información general... así como de cualquier ayuda que puedan
necesitar. En los palacios de congresos hay personal especializado para el
mantenimiento, limpieza, catering, protocolos etc. Tendrás que enterarte bien del
transporte y de la infraestructura necesaria en los alrededores del sitio porque tendrán
que comer y dormir durante esos días y se supone que tú debes ponérselo todo bien
masticadito por delante. Facilitarles el trabajo en una palabra, para eso lo organizas tú.
La broma os va a salir bastante cara, pero luego se amortiza bastante bien, y no hay
nada como un congreso para darte a conocer y que des una imagen impecable de tu
empresa si se organiza en condiciones. En fin hija, que me siento solidarizada contigo
porque esto no puede ser más complicado. Pero con tiempo suficiente y con un poco
de previsión, puede ser un reto importante y por supuesto, es un trabajo precioso.
Espero haberte servido de un poco de ayuda. Besos.

6.- Publicidad: Ponte en contacto con la radio de tu localidad y con los periódicos y
pregunta cuanto te cuesta poner el anuncio del congreso que se va a celebrar y ellos
mismos te asesoran de más o menos como hacerlo en tamaño y diseño. Por supuesto
aunque no lo pongas porque te resulte caro asegúrate de informar a los medios de
comunicación que creas conveniente la celebración del evento para que algún
periodista se pase por allí y lo recoja, así saldrá en los periódicos.

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