Manual Completo

MANUAL PARA LA UTILIZACION DE MS PROJECT 2000 y 2002 COMO HERRAMIENTA DE PLANEACION DE PROYECTOS
Preparado por: Ing. Ana Mara Rodrguez Ingeniera Civil Pontificia Universidad Javeriana Colombia Master en Gerencia de Proyectos de Ingeniera y Construccin Universidad de Texas en Austin USA Email: arodriguezdev@yahoo.com Rosario, Marzo de 2005
El contenido total o parcial de este manual no podr ser reproducido sin autorizacin de la autora.
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MANUAL PARA LA UTILIZACION DE MS Project 2000 y 2002 COMO HERRAMIENTA DE PLANEACION DE PROYECTOS
Objetivo del Uso de MS Project MS Project es un software diseado para la administracin de proyectos de cualquier naturaleza o industria. Se basa en un la utilizacin de la metodologa del Camino Crtico mediante un entorno grfico a travs del cual el usuario va ingresando informacin sobre las tareas a realizar en su proyecto. El software organiza y almacena esta informacin y la utiliza para generar informacin sobre el proyecto, adems de permitir visualizarla de diversas formas segn las necesidades del usuario. La metodologa del Camino Crtico se basa en la vinculacin de tareas en una red que representa la secuencia lgica de un proyecto, la cual permite calcular las fechas de ejecucin de las tareas y la duracin total del proyecto. Esta metodologa ha adquirido gran vigencia a nivel mundial debido a la posibilidad que ofrece de analizar los diferentes escenarios que surgen del avance de los proyectos. Frente a un plan de trabajo inicia se introduce la informacin real del proyecto y se analiza las consecuencias de esta informacin, principalmente en lo referente a las fecha de ejecucin de las tareas y la fecha actualizada de finalizacin del proyecto. El camino crtico permite comparar el plan de trabajo inicial contra el plan de trabajo real, lo cual permite identificar demoras, adelantos, y en general entender con claridad la ejecucin real del proyecto. Adicionalmente permite analizar el escenario real de requerimiento de recursos por parte del proyecto, segn las duraciones actualizadas de las tareas. Ms an, permite proyectar una curva de inversin actualizada, teniendo presente los planes de trabajo reales. La utilizacin de MS Project 2000 hace posible realizar todo esto de manera rpida y dinmica. Este manual pretende ser una gua base para conocer las principales funciones de MS Project . Se plantea como el texto base en el aprendizaje del software. El contenido total o parcial de este manual no podr ser reproducido sin autorizacin de la autora.
CAPITULO 1: CREAR UN PROYECTO 1.1. Entorno de MS Project 2000
En el presente manual nos referiremos al entorno de MS Project 2000 segn las siguientes expresiones:
Zoom para modificar escala temporal
Menes Desplegables
Listado de Vistas
Este icono (dedo sobre barra) mostrar rpidamente la barra de la tarea cuyo nombre est seleccionado Vista (en este caso, Diagrama de Gantt)
Columnas Barra para desplazamiento entre columnas
Divisin entre columnas y grafico; puede desplazarla para variar el ancho de cada sector
Sector Grfico en Diagrama de Gantt
Antes de comenzar a ingresar informacin, aconsejamos que se familiarice con el entorno de MS Project 2000 . Ensaye: - Desplazarse entre vistas, seleccionando la que le interese del listado de Vistas o del men desplegable Ver - Desplazarse entre columnas, con la barra de desplazamiento inferior - Cambiar la escala temporal: Utilice los iconos zoom + y zoom para variar la escala temporal. Estos zoom no cambiarn el tamao de la ventana; cambiarn la escala de tiempo que se muestra en la parte grfica de cualquier vista. Podr variar la escala reducindola de escala diaria a escala cada tres das, escala semanal, escala mensual, trimestral, semestral. O ampliarla hasta llegar a un detalle de 15 minutos.
1.2.
1.2.1.
Creacin del Proyecto definicin de su entorno

Iniciar un archivo nuevo
Es posible programar a partir de la fecha de comienzo del proyecto o fecha de fin: Programar a partir de la fecha de comienzo del proyecto es til si desea que Microsoft Project calcule la fecha de fin del proyecto. Los proyectos se suelen programar de este modo. Al introducir informacin relativa al proyecto, como duraciones y dependencias de tareas, Microsoft Project programa el trabajo y calcula la fecha ms temprana de fin del proyecto. La accin de programar a partir de la fecha de fin del proyecto permite a Microsoft Project programar desde una fecha concreta hacia atrs, terminando cada tarea lo ms tarde posible sin retrasar la fecha de fin. Este mtodo se utiliza si el proyecto tiene una fecha de fin fija y desea que Microsoft Project calcule la fecha de comienzo ms tarda.
En nuestro caso programaremos a partir de la fecha de comienzo: 1. Haga clic en Nuevo (icono de hoja en blanco) o ir a Archivo, Nuevo 2. En el cuadro Fecha de comienzo, escriba o seleccione la fecha en que desee comenzar el proyecto y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 3. Haga clic en Guardar (icono de diskette) 4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el proyecto y, a continuacin, haga clic en Guardar. Sugerencia: Si los planes del proyecto cambian, puede modificar la informacin inicial en cualquier momento haciendo clic en Informacin del proyecto en el men Proyecto. Una vez el proyecto contenga informacin, la casilla Estadsticas de este men resumir las condiciones del proyecto. Importante: El men Informacin del Proyecto menciona unos campos personalizados de empresa. Estos campos hacen referencia a la informacin global que una empresa ha incluido en la plantilla personalizada de Microsoft Project Server. ESTE TEMA NO ESTA INCLUIDO EN ESTE CURSO. En el caso de tener instalada esta opcin, slo alguien con privilegios administrativos para el servidor (por ejemplo, el administrador del proyecto) podr acceder a este tipo de informacin. 1.2.2. Especificar propiedades del proyecto Puede especificar una variedad de propiedades de archivo para el proyecto, incluyendo un ttulo descriptivo, el asunto, el administrador y comentarios. Tambin puede utilizar estas propiedades para organizar los archivos o buscar un archivo: 1. En el men Archivo, haga clic en Propiedades y, a continuacin, en la ficha Resumen. 2. Escriba la informacin de proyecto correspondiente en los cuadros de propiedades del archivo. 1.2.3. Definir el calendario laboral
MS Project 2000 calcula las fechas reales de comienzo de todas las tareas, teniendo presente la duracin de la tarea (la cual representa los das hbiles que se requieren para terminar la tarea), asignando trabajo a los das y horas que se designen como laborables. Para modificar los das laborables y las jornadas laborables vaya a Herramientas, Cambiar Calendario Laboral. Obtendr el siguiente cuadro de dilogo: 4
De clic aqu para cambiar la jornada laboral de los sbados Tipo de jornada
Convenciones del calendario Horario de trabajo
Da a modificar
Presione esta flecha para ir al mes siguiente
Siga las convenciones de la parte izquierda de la tabla para identificar los das que se han marcado como laborables en este archivo. Si desea perfeccionar esta modelacin, coloque el cursor sobre el da que desea modificar. En la parte derecha de la pantalla elija si el da ser un perodo no laborable o laborable no predeterminado. Para los das laborables no predeterminado deber incluir el horario de trabajo. Para modificar el calendario del mes siguiente presione la flecha inferior del calendario. Para modificar el horario de trabajo: No es necesario que modifique el horario da a da. Si desea modificar la jornada laboral de todos los das lunes, martes, mircoles, jueves y viernes, seleccione las letras L, M, M, J, V y escriba el horario de trabajo en la parte derecha de la pantalla. Estar modificando el horario para todos los meses. Si desea modificar el horario de los sbados, de clic sobre la letra S del calendario. En la parte derecha de la pantalla elija perodo laborable no predeterminado y escriba el calendario de trabajo para los sbados. En Microsoft Project, los calendarios se utilizan para programar tareas durante el perodo laborable. Pero la programacin de tareas tambin se ve afectada por las horas predeterminadas de comienzo y fin y por las horas predeterminadas por da y por semana. Adems, es importante aclarar las equivalencias que debe realizar Microsoft Project entre das, horas, semanas y meses. Es decir, se debe aclarar la cantidad de horas que debe suponer Project que se trabaja cada da, la cantidad de das por semana, y la cantidad de das por mes. De esta forma, usted podr introducir las duraciones en das, semanas o meses, y Microsoft Project har una equivalencia horaria de estas duraciones, de acuerdo a las opciones elegidas a continuacin: Si ha personalizado el perodo laborable en el calendario del proyecto a ms o menos de 8 horas de perodo laborable por da, las tareas se programan durante el perodo laborable que introduzca, pero Microsoft Project seguir utilizando 8 horas para calcular la longitud del da. De forma predeterminada, Microsoft Project programa 8 horas de trabajo por da, empezando a las 8:00 a.m. y terminando a las 5:00 p.m., y 40 horas de trabajo por semana (especificadas en la ficha Calendario del cuadro de dilogo Opciones).
Si cambia las horas de trabajo en el calendario del proyecto para que sean menos de 8 horas de perodo laborable por da, las fechas y horas de comienzo y fin para una tarea se programan de manera que la tarea termine cuando la cantidad de trabajo, en funcin de la duracin y de los recursos asignados, est terminada, no cuando haya transcurrido la duracin. Por ejemplo, si cambia el calendario del proyecto a un total de 6 horas diarias, de las 10:00 a.m. a las 4:00 p.m., e introduce una duracin de un da para una tarea que comienza el 1 de mayo (se interpreta que la duracin es de 8 horas), se programan 6 horas para el primer da (1 de mayo, de 10:00 a.m. a 4 p.m.) y las restantes dos horas para el da siguiente (2 de mayo, de 10 a.m. a 12 p.m.). A fin de realizar la programacin, si desea que la duracin de una tarea coincida con las fechas para las que est programada la tarea, debe cambiar la cantidad predeterminada de trabajo por da para que coincida con el perodo laborable del calendario del proyecto: 1. Para cambiar el nmero predeterminado de horas de trabajo diarias, en el men Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral. 2. En las horas de trabajo modificadas del calendario Estndar, tome nota de la hora de comienzo ms temprana y de la hora de fin ms tarda en los cuadros Desde y Hasta. 3. Calcule el total diario de horas de trabajo. Por ejemplo, la configuracin predeterminada es de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m., con un total de 8 horas de trabajo. 4. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la ficha Calendario. 5. En el cuadro Hora predeterminada de entrada, escriba la hora de comienzo ms temprana del calendario del proyecto. 6. En el cuadro Hora predeterminada de salida, escriba la hora de fin ms tarda del calendario del proyecto. 7. En el cuadro Jornada laboral, escriba o seleccione el nmero total de horas de trabajo por da a partir del calendario del proyecto. 1.2.4. Crear Calendarios de Recursos y Tareas
Qu son los calendarios? Los calendarios determinan la manera en que se programan los recursos asignados a las tareas y las propias tareas. Los calendarios base son conjuntos de das y perodos laborables y no laborables que utilizan los otros tres tipos de calendarios: Calendario del proyecto Calendario de recursos Calendario de tareas Los calendarios base pueden utilizarse para el calendario del proyecto y los calendarios de tareas, y proporcionan la base para los calendarios de recursos. Los calendarios del proyecto y de recursos identifican cundo puede tener lugar el trabajo en las tareas, asegurndose de que los recursos estn programados slo cuando estn disponibles para trabajar. El calendario del proyecto afecta por defecto a todas las tareas y recursos del proyecto, si no se elige otro calendario especfico. Los calendarios de recursos afectan a un recurso especfico o a una categora de recursos especfica. Los calendarios de tareas hacen posible que ciertas tareas tengan un calendario diferente del calendario del proyecto.
1.2.4.1. Crear un calendario para una tarea De manera predeterminada, las tareas se programan con el calendario del proyecto. Los calendarios de tareas definen excepciones nicas o especficas para programar tareas individuales, como la maquinaria que funciona durante el perodo no laborable. 1. En el men Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral. 6
2. Haga clic en Nuevo. 3. En el cuadro Nombre, escriba el nombre del nuevo calendario. 4. Para comenzar con un calendario predeterminado, haga clic en Crear nuevo calendario base. 5. Para crear un nuevo calendario base a partir de un calendario existente, haga clic en Hacer una copia del y, a continuacin, en el nombre del calendario que aparece en el cuadro. 6. Haga clic en Aceptar. 7. Haga los cambios necesarios en el calendario: Para cambiar el calendario en das especficos, seleccione los das que desee cambiar en el calendario. Para seleccionar das no adyacentes, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los das. Para seleccionar das adyacentes, presione la tecla MAYS y haga clic en el primer y en el ltimo da que desee cambiar en el calendario. Para cambiar un da de la semana en el calendario entero, haga clic en la abreviatura del da situada en la fila superior del calendario. 8. En Establecer fechas seleccionadas como, haga clic en Predeterminadas, Perodo no laborable o Perodo laborable no predet. 9. Para cambiar el Perodo laborable no predet., escriba las horas en las que desea que el trabajo comience en los cuadros Desde y las horas en las que desea que el trabajo termine en los cuadros Hasta. Nota: Despus de crear un calendario base, necesita asignarlo a una tarea. Con solo crearlo no se logra que Project lo tenga en cuenta para crear la programacin del proyecto! 1.2.5. Guardar el archivo Para guardar el archivo, ir a Archivo, Guardar. Elegir el directorio donde guardar el archivo creado, y dar un nombre al archivo. Es aconsejable dar un nombre que permita recordar fcilmente el contenido del archivo. Project preguntar si desea guardar el proyecto con lnea base o sin lnea base, por ahora lo guardaremos sin lnea base.
CAPITULO 2: CREAR EL LISTADO DE TAREAS DEL PROYECTO

2.1. Estructura de Divisin del Trabajo EDT Automticamente, MS Project asigna un cdigo a cada tarea, dependiendo de la estructura que se ha dado a las tareas a travs de las subtareas y tareas resumen. Esta informacin se muestra en el campo EDT , que se puede incluir en una columna adicional de la vista Diagrama de Gantt. Para agregar una columna con la informacin de EDT: 1. Haga clic en el campo a la derecha del cual desee insertar una columna para el cdigo EDT, como por ejemplo el campo Nombre de tarea para insertar cdigos de esquema inmediatamente a la izquierda de los nombres de tareas. 2. En el men Insertar, haga clic en Columna. 3. En el cuadro Nombre de campo, haga clic en EDT 4. Elija ACEPTAR. Usted puede agregar el cdigo EDT a cada tarea, de manera personalizada, mediante la casilla de informacin de las tareas, en Avanzado, en el campo Cdigo EDT . Si necesita un formato de cdigo de estructura de descomposicin del trabajo (EDT), puede pedir a Microsoft Project que asigne los cdigos EDT correspondientes a las tareas dependiendo de su lugar en la jerarqua del esquema del proyecto, segn el formato que usted predetermine. Puede agregar un prefijo a las tareas, y elegir los caracteres que MS Project utilizar para enumerar las tareas: 1. En el men Proyecto, elija EDT y luego haga clic en Definir cdigo. 2. Para especificar un prefijo de cdigo de proyecto que distinga las tareas en este proyecto de las tareas en otros proyectos, escriba un prefijo en el cuadro Prefijo del cdigo del proyecto. 3. Para especificar la cadena de cdigo para tareas de primer nivel, haga clic en la primera fila de la columna Secuencia, haga clic en la flecha y, a continuacin, haga clic en el tipo de carcter que desee utilizar para este nivel. Haga clic en Nmeros (ordenados) para mostrar un cdigo EDT numrico para este nivel. Haga clic en Maysculas (ordenadas) para mostrar cdigos EDT alfabticos en maysculas, por ejemplo, A, B y C para las tres primeras tareas de resumen del proyecto. Haga clic en Minsculas (ordenadas) para mostrar cdigos EDT alfabticos en minsculas, por ejemplo, a, b y c para las tres primeras tareas de resumen del proyecto. 1. Haga clic en Caracteres (desordenados) para incluir de manera personalizada cualquier combinacin de nmeros y de letras en maysculas y en minsculas; por ejemplo, Arq1, Const1 e Insp1 para las tres primeras tareas de resumen del proyecto. Microsoft Project muestra un asterisco (*) en el campo EDT hasta que escriba o introduzca una cadena de caracteres para este nivel del cdigo EDT. 2. En la columna Longitud, haga clic en la primera fila y, a continuacin, escriba o seleccione el nmero mximo de caracteres en la cadena de cdigo de primer nivel. Por ejemplo, especifique 3 para que deban introducirse obligatoriamente tres caracteres en este nivel del cdigo EDT. La longitud total de un cdigo EDT puede ser d e hasta 255 caracteres. 3. En la columna Separador, haga clic en la primera fila y, a continuacin, escriba o seleccione un carcter para separar la cadena de cdigo para un nivel de la cadena de cdigo para el siguiente nivel. De manera predeterminada, el carcter separador es un punto.
Sugerencias Puede tener diferentes caracteres de separador entre cada nivel de cdigo. Puede escribir un carcter diferente de un punto, un signo menos, un signo ms o una barra oblicua; por ejemplo, puede escribir un smbolo de "y" comercial (&) o un signo de nmero (#). Puede prescindir de carcter separador entre niveles de cdigo. En el campo Longitud, haga clic en un nmero. En el campo Separador, elimine el carcter separador. Repita los pasos 36 por cada cadena de cdigo que desee especificar. Se recomienda especificar una cadena de cdigo para cada nivel de tareas con sangra del esquema. Si no desea que Microsoft Project asigne un cdigo EDT cada vez que introduzca una nueva tarea, desactive la casilla de verificacin Generar cdigo EDT para la nueva tarea. Si desea utilizar el mismo cdigo EDT para tareas diferentes, desactive la casilla de verificacin Verificar exclusividad de los nuevos cdigos EDT. Si se mueven, eliminan o reorganizan las tareas, es posible que los cdigos EDT no aparezcan en el orden correcto. Puede cambiar los cdigos EDT uno a uno, manualmente, o todos a la vez si debe actualizar bastantes tareas: 1. Para corregir la secuencia de cdigos EDT para un grupo de tareas contiguas, seleccione dos o ms tareas. Si no selecciona ninguna tarea o si slo se selecciona una tarea, Microsoft Project corregir los cdigos EDT personalizados para todo el proyecto. Si se seleccionan varias tareas, la primera tarea de la seleccin no cambia con la nueva numeracin pues se utiliza como la referencia para volver a numerar las dems tareas.
2. En el men Proyecto, elija EDT y luego haga clic en Cambiar numeracin. 3. Para corregir la secuencia de cdigos EDT para las tareas contiguas seleccionadas, haga clic en Tareas seleccionadas. Para corregir la secuencia de cdigos EDT para todas las tareas del proyecto, haga clic en Todo el proyecto. 2.2. Incorporar una tarea al proyecto: 1. En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el campo (columna) Nombre de tarea, escriba el nombre de una tarea 3. Presione la tecla ENTER Sugerencia: Puede insertar una tarea entre tareas existentes seleccionando la fila debajo de la cual desea que aparezca la nueva tarea. En el men Insertar, haga clic en Nueva tarea y escriba el nombre de la tarea en la fila insertada. 2.3. Incluir la duracin de las tareas Puede especificar la duracin exacta de una tarea o una duracin estimada. La duracin estimada es un valor provisional, no definitivo, debido a la falta de informacin sobre la duracin real de esta tarea. Una duracin estimada est claramente marcada como tal mediante un signo de interrogacin (?) colocado inmediatamente a continuacin de la unidad de duracin, de manera que sean fcilmente reconocibles. Cuando se introduce una tarea, Microsoft Project le asigna automticamente una duracin estimada de un da; un signo de interrogacin despus de la duracin indica que es estimada. Para cambiar este valor: 9
1. En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2. En el campo Duracin de la tarea que desee cambiar, escriba la duracin que desee. Puede simplemente tipear el nmero correspondiente, u obtenerlo con las flechas que se activan cuando coloca el cursor sobre la columna Duracin y da clic. MS Project 2000 mostrar en la parte derecha del Diagrama de Gantt la barra correspondiente a los das calendarios requeridos para ejecutar esta tarea. Es decir, los das hbiles ms los das no laborables. Si vara la escala temporal (utilizando el icono de zoom +) hasta llegar a la escala diaria ver como MS Project 2000 marca en gris los das no laborables (das en los que no le asignar trabajo). Ejemplo: En el siguiente caso, la tarea Nivelacin tiene una duracin de 4 das. Comienza el jueves y finaliza el martes: MS Project 2000 marca el sbado y domingo como no laborable.
3. Se puede especificar la duracin utilizando minutos, horas, das, semanas o meses: - Por defecto, la duracin es tomada en das. As que al incluir una duracin en das solo es necesario incluir el valor de das. - Para dar una duracin en minutos escriba min o m despus del valor de duracin. - Para dar una duracin en horas escriba h despus del valor de duracin. - Para dar una duracin en semanas escriba s despus del valor de duracin. - Para dar una duracin en meses escriba ms despus del valor de duracin. No olvide que si por error escribe m en vez de ms Project tomar la duracin en minutos.
4. En Microsoft Project, la unidad de duracin predeterminada es das, pero puede cambiarlo a minutos, horas, semanas o meses. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la ficha Programacin. En Opciones de programacin para, dentro del cuadro Mostrar duracin en, haga clic en una unidad de duracin. 5. Para indicar o marcar la nueva duracin como estimada, escriba un signo de interrogacin a continuacin de la misma. 6. Presione la tecla ENTER La informacin sobre la duracin de las tareas tambin puede incluirse en el cuadro de dilogo de cada tarea, el cual aparece al dar clic en el nombre de esta tarea. En General, duracin. Marcar la casilla estimada si el valor no es definitivo. No perfeccione las fechas de comienzo y fin de la tarea; estas sern incluidas ms adelante siguiendo esta metodologa
2.4. Organizar las tareas 10
Despus de introducir tareas en la lista de tareas, o poco a poco mientras se van introduciendo, es posible organizar la estructura al proyecto mediante la aplicacin de una sangra a las tareas que compartan caractersticas o que se realizarn en el mismo marco de tiempo bajo una tarea escalonada o tarea de resumen. Adems, puede utilizar tareas de resumen para mostrar las fases principales y las subfases del proyecto, si divide el proyecto en fases.
Icono tarea como parte de para crear subtareas (incluir una la escrita en el rengln anterior)
En este ejemplo, Tareas de Inicio incluye la realizacin de Desratizacin, Demolicin, Retiro de Escombros, Nivelacin y Cimientos. Cimientos a su vez incluye Replanteo, Excavacin, Armadura, Hormigonado, Capa Aisladora. Es decir que Desratizacin, Demolicin, Retiro de Escombros, Nivelacin y Cimientos son subtareas de Tareas de Inicio; Tareas de Inicio es una tarea resumen (por eso aparece en negrita). Cimientos es una subtarea de Tareas de Inicio pero tambin es una tarea resumen porque incluye la ejecucin de otro grupo de subtareas. En este ejemplo Vivienda Unifamiliar es el nombre del proyecto. Pero no es necesario incluir un regln para la tarea resumen del proyecto. MS Project 2000 la mostrar automticamente al tildar Mostrar la Tarea de Resumen del Proyecto en el men de Vista de Opciones (Herramientas, Opciones, Vista, tildar Mostrar la Tarea de Resumen del Proyecto) Las propiedades de las tareas de resumen son un sumario de los datos de las tareas que se agrupan debajo de estas, o subtareas. Es decir, la duracin, recursos y porcentaje de avance de la tarea resumen ser calculado automticamente segn los datos de sus subtareas. Para crear una tarea resumen debe dar sangra a las tareas que le siguen en la lista. Para dar sangra seleccione la(s) subtarea(s) y presione el icono de flecha hacia la derecha. Puede aplicar a las tareas tantos niveles de sangra como sea necesario para reflejar la organizacin del proyecto. Por defecto, MS Project 2002 crear las tareas nuevas con la misma cantidad de sangras que la tarea anterior, es decir, en el mismo nivel de jerarqua dentro del proyecto. Para retirar la 11
sangra presione el icono de flecha hacia la izquierda, la subtarea dejar de ser parte de la tarea resumen. Es importante recordar eliminar las sangras cuando no se quiera seguir trabajando debajo de la ltima tarea resumen. 2.5. Tareas Repetitivas Puede especificar dos clases de tareas Microsoft Project: tareas que tienen lugar una vez y las tareas repetitivas. Las tareas repetitivas son aquellas que se realizan de manera repetida en el transcurso de un proyecto, siguiendo una frecuencia de tiempo. Por ejemplo, las reuniones semanales para analizar el estado se pueden definir como una tarea repetitiva, o la labor de limpieza. Se crean todas a la vez siguiendo un parmetro de repeticin en el tiempo. Para introducir una Tarea Repetitiva: 3. En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 4. En el campo Nombre de tarea, seleccione la fila debajo de la cual desea que aparezca la tarea repetitiva. 5. En el men Insertar, haga clic en Tarea repetitiva. 6. En el cuadro Nombre de tarea, escriba el nombre de la tarea. 7. En el cuadro Duracin, escriba la duracin de una realizacin de la tarea. Usualmente las tareas repetitivas tales como limpieza, o reuniones peridicas, tienen una duracin menor a un da, por lo que se debe incluir el valor real. 8. En Patrn de repeticin, haga clic en Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente. 9. A la derecha de Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente, especifique la frecuencia de la tarea. 10. En Intervalo de repeticin, escriba la fecha de comienzo en el cuadro Comienzo y, a continuacin, seleccione Terminar despus de o Terminar el. 11. Si ha seleccionado Terminar despus de, escriba el nmero de ocurrencias de la tarea. Si ha seleccionado Terminar el, escriba la fecha en la que desea que termine la tarea repetitiva Notas Si desea aplicar un calendario a la tarea repetitiva, en Calendario para programar esta tarea, haga clic en el calendario que desee utilizar. Si no escribe una fecha en el cuadro Comienzo, Microsoft Project utilizar la fecha de comienzo del proyecto. Si la tarea repetitiva va a tener lugar en algunos das no laborables, Microsoft Project le pregunta si desea reprogramar las veces que ocurra en tales das. Si desea asignar recursos o predecesoras a las tareas repetitivas deber haciendo seleccionando las subtareas y no la tarea resumen que las agrupa.
2.6. Dividir Tareas. Las tareas pueden estar divididas. Es decir, su trabajo puede ser discontinuo. Para dividir una tarea presione el icono dividir tarea. Obtendr una figura divisoria en el cursor; localice esta figura en la barra que desea dividir, en la posicin en que desea dividirla. Al desplazar el cursor obtendr un cuadro de dilogo que le indicar el lugar en donde ser creada la divisin.
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Icono para dividir tareas Escala Temporal; en este caso la unidad es Das por lo que la divisin creada ser de un da
Al dar clic sobre la barra con este cursor MS Project 2000 crear una divisin de un perodo de tiempo en la tarea (si la escala temporal es mensual la divisin ser de un mes; si la escala temporal es semanal de una semana, etc.). Arrastre la segunda parte de la barra hacia el perodo de tiempo en el cual quiere que se ejecute, si no coincidiera con el perodo en donde MS Project 2000 la ha localizado. Al localizar el cursor sobre la segunda barra obtendr un cartel indicndole la fecha en la que ser localizada esta barra
Desplace la segunda parte de la tarea al perodo en el que desea realizarla
Utilizar este comando requiere de gran habilidad manual con el cursor. No existe otra forma ms exacta de utilizarlo. 2.7. Vnculos entre tareas Una vez incluida la duracin de las tareas, se debe proceder a vincular las tareas segn su secuencia lgica de ejecucin. Esta vinculacin es caracterstica del mtodo de la cadena crtica y consiste en condicionar el comienzo de cada tarea por la finalizacin o por la ejecucin en cierto porcentaje de una tarea anterior. Es decir, la fecha de comienzo de una tarea no se elige arbitrariamente sino que se eligen las tareas que condicionan su comienzo. Estas tareas
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condicionantes son conocidas como Predecesoras y las relaciones entre tareas como Precedencias. Las precedencias ms comunes, que recomendamos utilizar dentro de esta metodologa son las de Fin Comienzo (FC) y Comienzo Comienzo: Fin Comienzo (FC) indica que para que cierta tarea B comience, la tarea A debe haber finalizado. En este caso, A ser una predecesora de B porque condiciona su comienzo.
FIN A COMIENZO B puede comenzar despues de que A finalice
Comienzo Comienzo (CC) indica que cierta tarea B podr comenzar una vez A haya comenzado. A es una predecesora de B porque condiciona su comienzo
COMIENZO A COMIENZO B puede iniciar despus de que A inicie
Las precedencias (forma de relacionar las tareas) tambin pueden incluir tiempo de posposicin. Es decir: Fin Comienzo mas posposicin indica que cierta tarea B comenzar solamente d das despus de finalizada A Comienzo Comienzo indica que cierta tarea B comenzar solamente d das despus de comenzar A
Ejemplo de Precedencias con Posposicin:

(d) A B FIN A COMIENZO B puede comenzar "d" dias despues de que A finalice
A (d)
COMIENZO A COMIENZO B puede iniciar "d" dias despus de que A inicie
Esta posposicin puede ser incluida en das hbiles o como porcentaje de la duracin de la tarea predecesora. Ejemplo: B comienza al 10% de la duracin de A (A sera la predecesora de B, y la posposicin sera del 10%)
Existen otras dos precedencias menos comunes pero que si desea puede utilizarlas ya que MS Project 2000 tambin las ofrece. Estas son Fin Fin y Comienzo Fin:
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A (d)
FIN A FIN B solo puede finalizar "d" dias despus de finalizada A
A (d)
COMIENZO A FIN B solo puede finalizar "d" dias despus de que A inicie
Cmo crear las precedencias para vincular las tareas:
1. Las tareas sin precedencia (es decir, cuyo comienzo no tiene condicin) sern ubicadas en la fecha de comienzo del proyecto. Para definir esta fecha vaya al men Proyecto, comando Informacin del Proyecto. 2. Al dar doble clic sobre el nombre de una tarea en el Diagrama de Gantt aparecer el cuadro Informacin de la Tarea, que incluye cinco divisiones (General, Predecesoras, Recursos, Avanzado y Notas). En la divisin Predecesoras se puede elegir del listado de todas las tareas del pliego todas aquellas que la empresa considere condicionan el comienzo de la tarea en anlisis (este nombre aparece en el primer rengln del cuadro) 3. Para elegir la primera tarea predecesora, coloque el cursor sobre el primer rengln en blanco del listado de predecesoras y de clic. Se activar una flecha que permite desplegar la lista de tareas del proyecto. Elija la tarea predecesora, y en la columna siguiente del mismo rengln elija el tipo de precedencia (Fin Comienzo, Comienzo Comienzo, etc.). Si desea colocar tiempo de posposicin dentro de la precedencia, utilice la columna siguiente (titulada Pos). Escriba la cantidad de das hbiles (escriba el nmero) o el % de la duracin de la tarea predecesora que condicionar la precedencia, tal como hemos explicado en la seccin anterior (escriba el porcentaje, seguido del signo %, es decir 50%). El grfico siguiente ejemplifica este procedimiento:
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Tarea para la cual se listarn las predecesoras
1. Presione esta flecha para obtener un listado de las tareas del proyecto y elegir la primera predecesora
2. Una vez elegida la primera predecesora, elija en esta columna el tipo de precedencia
3. Si desea agregar tiempo de posposicin en la precedencia, escrbalo ac
4. Presione Aceptar cuando termine de listar las predecesoras
4. Si considera que ms de una tarea condiciona el comienzo de la tarea, puede incluir las siguientes predecesoras en los siguientes renglones de la lista, siguiendo el procedimiento descrito anteriormente. 5. Ejemplo de listado de predecesoras:
En este ejemplo, el planteo indica que la tarea Nivelacin comenzar cuando hubiera transcurrido el 50% de la duracin de la tarea Retiro de Escombros (Precedencia CC con posposicin del 50% y adems la tarea Demolicin hubiera finalizado (Precedencia FC). Es decir, el comienzo de nivelacin tiene dos condiciones y la tarea comienza cuando ambas condiciones se cumplen:
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Como puede apreciarse, en este ejemplo el comienzo de Nivelacin est marcado por el fin de Demolicin ya que esto sucede despus del 50% del retiro de escombros. De todas formas es importante incluir ambas precedencias, ya que esto permitir analizar las consecuencias de cualquier cambio en las duraciones o fechas de inicio de las predecesoras de esta tarea. 6. Las predecesoras estn resumidas en la columna Predecesoras. En esta columna MS Project 2000 se referir a las tareas segn el nmero del rengln en el que se encuentran. As, 5CC +50% querr decir que la tarea tiene como predecesora a la tarea que se encuentra en el rengln 5, con una condicin Comienzo Comienzo y un 50% de posposicin. 7. Las predecesoras deben reflejar los condicionamientos tcnicos y administrativos del comienzo de cada tarea del proyecto. 8. MS Project 2000 calcular la fecha de comienzo y fin de cada tarea con base en las precedencias. No elija manualmente la fecha de comienzo y fin, permita que MS la calcule. Estas fechas estn calculadas con base en los condicionamientos de comienzo de cada tarea.
Los valores de las Columnas Comienzo y Fin no han sido elegidos manualmente; han sido calculados por MS Project 2000 con base en las precedencias que se han indicado para cada tarea, y en la duracin propia de cada tarea. Esta es la forma aconsejada de utilizar MS Project 2000
9. Las tareas sin precedencia sern ubicadas en el comienzo del proyecto. Para definir esta fecha de comienzo vaya al men Proyecto, informacin del Proyecto 10. La duracin de las tareas resumen no debe ser incluida manualmente, MS Project 2000 la calcular con base en la duracin de los tems (tareas). Esta duracin no equivale a la suma aritmtica de las duraciones de todos los tems (tareas) puesto que los tems se superponen; la duracin de una tarea resumen equivale a la diferencia entre el primero y el
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ltimo da de ejecucin de las subtareas que incluye, cuyas fechas de ejecucin se determinarn mas adelante. La duracin de la tarea resumen se ejemplifica a continuacin:
Observe que la duracin del rubro Tareas de Inicio (14 das) no corresponde a la suma aritmtica de las duraciones de las 5 tareas que incluye; corresponde a los das hbiles que han transcurrido desde el comienzo de desratizacin y la finalizacin de retiro de escombros. 11. Con base en esta relacin de tareas, MS Project 2000 calcular la duracin total del proyecto. Para visualizar esta duracin total, vaya al men Herramientas, Opciones y en Vista accione en el ltimo rengln la opcin Mostrar Tarea de Resumen del Proyecto. Esta duracin est reflejada en la barra superior del Diagrama de Gantt en das calendario (das corridos) y el nmero de das laborables requeridos aparece en la fila de resumen del proyecto en la columna Duracin. Si no se encuentra satisfecho con esta duracin total del proyecto, puede intentar las siguientes opciones: a. Modifique las duraciones de las tareas. b. Modifique las precedencias entre tareas: reduzca el tiempo de posposicin, o evite las relaciones Fin Comienzo a menos que sea necesario. Si una tarea B puede comenzar cuando cierta parte de la tarea A ha finalizado, recuerde utilizar la relacin Comienzo Comienzo y colocar un tiempo de posposicin equivalente al tiempo que requiere finalizar la primera parte de la tarea A (B comienza d das del comienzo de A) 2.8. Asignar Delimitaciones y Fechas Lmites A. Delimitaciones Al vincular tareas, le proporciona a Microsoft Project el mayor grado de flexibilidad y capacidad para calcular la programacin a medida que cambia. Por tanto, evite utilizar delimitaciones a menos que sea realmente necesario. La delimitacin de una tarea que depende de otra tarea puede ocasionar resultados no deseados. Sin embargo, si una tarea se debe realizar en una fecha concreta, delimtela. Los tipos de delimitacin existente son: - Debe comenzar el : fecha fija inamovible para el comienzo de la tarea - Debe finalizar el : fecha fija inamovible para el fin de la tarea - Lo antes posible: delimitacin que permite a MS Project calcular las fechas mas adecuadas para la tarea - No comenzar antes del: delimitacin de inicio - No comenzar despus del: delimitacin de inicio - No finalizar antes del: delimitacin de fin - No finalizar despus del: delimitacin de fin Recuerde: estas opciones limitan la disponibilidad de programacin de Microsoft Project. Si por error ha delimitado las fechas de una tarea (lo cual es expresado por Microsoft Project con un signo calendario en la columna de indicadores), elija la delimitacin Lo antes posible para que MS Project 2002 calcule las fechas mas adecuadas. B. Fechas Lmites 18
Cuando desee realizar el seguimiento de una fecha lmite de una tarea concreta pero no desee bloquear la programacin con una delimitacin inflexible, puede establecer una fecha lmite para la tarea. Microsoft Project contina actualizando la programacin segn las necesidades, pero realiza un seguimiento de las fechas lmite y muestra un indicador si una tarea va a terminar despus de su fecha lmite. Para seleccionar la fecha lmite abra la casilla de informacin de la tarea, ficha avanzado y seleccione la fecha lmite. Por defecto aparecer en el Diagrama de Gantt como una flecha verde vertical.
Esta flecha indica la fecha lmite planteada para la tarea Si durante el transcurso del proyecto se supera la fecha lmite, MS Project lo indicar con un rombo rojo en la columna indicadores. 2.9. Crear un Hito Un hito es una tarea que se utiliza para identificar sucesos significativos en la programacin, como la finalizacin de una fase importante. Si se especifica una duracin de cero das para una tarea, Microsoft Project mostrar el smbolo de hito (rombo negro relleno). 1. En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2. Escriba 0 en el campo Duracin de la tarea que desee cambiar. 3. Presione ENTRAR. Algunos hitos pueden necesitar una duracin. Por ejemplo, el proyecto tiene un hito de aprobacin al final de una fase y sabe que el proceso de aprobacin lleva una semana. Para marcar una tarea como un hito con una duracin de ms de 0 das, haga clic en Informacin de la tarea (icono planilla de informacin, o clic en la tarea)y, a continuacin, haga clic en la ficha Avanzado. En el cuadro Duracin, escriba la duracin de la tarea y, a continuacin, active la casilla de verificacin Marcar la tarea como hito. La tarea seguir apareciendo como un rombo negro relleno, indicando su fecha de inicio. 2.9. Agregar informacin adicional a cada tarea Una de las ventajas de la utilizacin de MS Project consiste en organizar la informacin de un proyecto en torno a las tareas a ejecutar. Otra de las ventajas consiste en utilizar los planes de trabajo creados como herramienta de comunicacin entre un equipo de proyecto. Para estos fines, las notas de las tareas resultan de gran utilidad ya que en ellas se puede escribir cualquier cosa referente a la tarea, y que resulte de importancia para entender las suposiciones de planificacin, e incluso vincular archivos de cualquier tipo a la tarea. Para esto: 1. En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el campo Nombre de tarea, seleccione una tarea para agregarle informacin adicional. Para agregar una nota de tarea: Si slo tiene una pequea cantidad de informacin que desea incluir directamente en el archivo del proyecto. Haga clic en Notas de tareas (icono planilla de informacin) o dar clic en la tarea a la cual quiere adicionar una nota, y, a continuacin, en la ficha Notas En el cuadro Notas, escriba el contenido de la nota y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
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Sugerencia Para ver la nota de tarea, site el cursor sobre el icono Notas (icono en forma de post-it) Si no est visible toda la nota, haga doble clic en el indicador de notas. Para agregar un archivo existente a la tarea: En la misma ficha de Notas, haga clic en Insertar Objeto (icono en forma de paisaje) La incrustacin crea una copia del archivo dentro de la nota de tarea; la vinculacin lleva al archivo de origen, de modo que al hacer clic en el vnculo ver la versin actual de dicho archivo. En el cuadro Archivo, escriba la ruta y el nombre de archivo del documento que desee insertar o haga clic en Examinar para localizarlo y seleccionarlo. Para incrustar el objeto independientemente del documento de origen, es decir, que no se mantenga un vnculo con la versin mas actualizada cada que se abra esta nota, desactive la casilla de verificacin Vincular al archivo. Para vincular el objeto al documento de origen, active la casilla de verificacin Vincular al archivo Al dar aceptar, la nota aparecer en la columna indicadores como un icono de post-it para recordar que existe una aclaracin respecto a la tarea. Al acercar el mouse al icono podr leer el contenido de la nota.
Columna de Indicadores
Este icono representa la existencia de una nota en esta tarea
2.10. Crear un campo personalizado Los campos personalizados pueden contener informacin y valores que debe mostrar en el proyecto y que son exclusivos de la organizacin. Puede crear frmulas que incorporen campos de Microsoft Project existentes y otros campos personalizados para calcular datos. Entre los campos personalizados se incluyen los campos Costo1 a Costo10, Fecha1 a Fecha10, Duracin1 a Duracin10, Fin1 a Fin10, Indicador1 a Indicador20, Nmero1 a Nmero20, Comienzo1 a Comienzo10 y Texto a Texto30. Para personalizar campos vaya al men Herramientas, elija Personalizar, haga clic en Campos y, a continuacin, seleccione la ficha Campos personalizados. Haga clic en Tarea para personalizar un campo de tareas, en Recurso para personalizar un campo de recursos. Puede: Cambiar de forma permanente el nombre de los campos personalizados para que el nombre se muestre cada vez que los campos aparezcan en Microsoft Project: Presione el botn cambiar nombre y escriba el nuevo campo del nombre. Agregar una lista de valores a un campo personalizado: Presione el botn Lista de valores y defina la lista de posibles valores a mostrar en el campo. Aplicar una frmula a un campo personalizado: Presione el valor frmula y utilice los campos disponibles en MS Project 2002 para crear la frmula. Decidir cmo deben ser calculados los valores del campo personalizado para las tareas resumen. Designar indicadores grficos para que aparezcan en un campo personalizado en lugar de los datos. (Valores que mostrar, Indicadores Grficos).
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Todas estas opciones se basan en principios bsicos de programacin, por lo que permiten al usuario crear infinidad de alternativas para estos campos, segn las necesidades especficas de su proyecto.
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CAPITULO 3: ANLISIS DEL CAMINO CRTICO

3.1. Definicin y clculo del Camino Crtico El mtodo del Camino Crtico es una tcnica de planeacin y programacin que representa grficamente las actividades y su interrelacin en una red, la cual permite determinar la duracin total del proyecto e identificar las actividades crticas del mismo. Con base en la secuencia de tareas que se ha planteado anteriormente y sin necesidad de que usted ingrese ningn valor adicional, MS Project realizar el procesamiento del Mtodo del Camino Crtico. Este procesamiento consiste en el clculo de los siguientes valores, los cuales pueden apreciarse en la tabla Programacin (Ver, Tablas, Programacin)
Inicio Temprano (IT): Fecha mas temprana en la que la actividad puede iniciar, permitiendo que las actividades predecesoras (o sea, las que condicionan su comienzo) sean finalizadas adecuadamente. Ejemplo:
Capa Aisladora tiene a Armadura y Hormigonado como predecesoras. Capa Aisladora puede comenzar el 18 de Agosto; antes no podra comenzar porque no habra terminado el Hormigonado. El 18 de agosto es su inicio temprano.
Fin Temprano (FT): Fecha mas temprana en la que la actividad puede terminar; se obtiene sumando el Inicio Temprano (IT) mas la duracin (d) de la actividad FT = IT + d
Lmite de Comienzo: Fecha mas tarde en la que la actividad puede iniciar sin causar retrasos en la terminacin del proyecto Lmite de Finalizacin: Fecha ms tarde en la que la actividad puede finalizar de forma tal que no se modifique la fecha de finalizacin del proyecto.
Estos dos ltimos valores se conocen como las fechas tardas.
Margen de Demora Total: cantidad de tiempo que se puede posponer una tarea si que afecte la fecha de fin del proyecto. Equivale a la flexibilidad de una tarea, es decir, el tiempo que puedo postergar el comienzo o fin de la tarea sin modificar la fecha de fin del proyecto. En el grfico anterior est representado por una lnea verde al lado de las tareas tempranas (barras azules).
Adicionalmente, ser posible identificar grficamente las tareas crticas. Para esto, presione el botn derecho del mouse sobre el diagrama de gantt. Seleccione el Asistente para Diagramas de Gantt. Siga los pasos del asistente, seleccionando la opcin Camino Crtico. Las tareas crticas aparecern en rojo.
Tareas crticas: Tareas con un margen de demora total mnimo. Estas tareas estn identificadas con el color rojo en el ejemplo anterior. Las tareas crticas son tareas que, segn la forma en que se relaciona con las tareas sucesoras, tienen poco o ningn margen de demora. Por esta razn, es indispensable identificar estas tareas y monitorear su desempeo para poder controlar los plazos de ejecucin del proyecto.
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Camino Crtico: Secuencia de tareas que deben realizarse sin retrasos porque de lo contrario retrasan la finalizacin del proyecto.
Siempre es importante verificar que las tareas sobre las que tenemos mayor incertidumbre en su duracin, o su forma de realizacin no sean las crticas del proyecto puesto que as nos garantizamos un margen de tiempo flexible para solucionar imprevistos que seguramente surgirn en estas tareas. Por lo tanto, si no est conforme con las tareas crticas marcadas por MS Project 2000 , modifique la secuencia de tareas con el fin de dar mayor flexibilidad en los tiempos de ejecucin a aquellas tareas que usted desee evitar como crticas. Sugerencias Puede filtrar la programacin para mostrar nicamente las tareas crticas (tareas sin margen de demora total). En el men Proyecto, seale Filtro para y haga clic en Tareas crticas. Haga clic en Todas las tareas para que se vuelvan a mostrar todas las tareas. Despus de filtrar las tareas crticas, puede ordenarlas por duracin, de la ms larga a la ms corta. Esto le ayudar a observar dnde debe esforzarse para reducir las tareas. Tambin puede utilizar el informe Tareas Crticas. Para activarlo vaya a Ver, Informes, Generales, Tareas Crticas. Puede ajustar la cantidad de tiempo que se puede posponer una tarea antes de que afecte a la fecha de otras o a la fecha de fin del proyecto y, por tanto, se convierta en una tarea crtica. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la ficha Clculo. En el cuadro Las tareas son crticas si la demora es menor o igual a, escriba un nmero para la demora.
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CAPITULO 4: ASIGNACION DE RECURSOS
4.1. Configuracin de Project: Antes de definir y asignar recursos, es importante configurar el software para que presente la informacin de manera adecuada. Principalmente, debe configurar las Unidades monetarias y las unidades de asignacin de recursos: 1. Unidades Monetarias: $ (no ptas.): Ir a Herramientas, Opciones, Vista, Opciones de Moneda, en Smbolo reemplazar ptas. por $. Elegir tambin el nmero de decimales que debe mostrar project en los costos. 2. Unidades de Asignacin de Recursos (Unidad, no %) Ir a Herramientas, Opciones, Programacin, en Mostrar las Unidades de Asignacin como elegir Valores Decimales. Puede suceder que al abrir su archivo en otra PC esta configuracin haya variado. As que configure la nueva PC siguiendo estos mismos pasos. 4.2. Recursos para MS Project Recurso (definicin segn MS Project): Personal, equipamiento y suministros utilizados para completar las tareas de un proyecto. Project 2000 y 2002 ofrece la ventaja de poder diferenciar entre recursos de trabajo y recursos materiales: - Recursos de Trabajo: Los recursos de trabajo son las personas y el equipamiento que completan las tareas empleando tiempo (o trabajo) en las mismas. Los recursos de trabajo son diferentes de los recursos materiales, que son material consumible utilizado para completar una tarea. Al configurar un recurso de trabajo, se hace en el contexto del tiempo. Un nuevo recurso de trabajo se define indicando la cantidad de tiempo, o capacidad mxima, que el recurso va a dedicar al proyecto en conjunto: tiempo completo (100%, o 1), tiempo parcial (50%, o 0.5 por ejemplo) o mltiple (por ejemplo, 3 para tres carpinteros en el proyecto, cada uno al 100%). De la misma manera, al asignar un recurso de trabajo a una tarea, se especifica la parte de tiempo del recurso disponible para la tarea. Esto se conoce como unidades de asignacin. El recurso puede estar asignado a tiempo completo (100% o 1), a tiempo parcial (por ejemplo, 20%, o 0.20 con el tiempo restante disponible para otras asignaciones), o mltiple (por ejemplo, 200% o 2 para dos fontaneros asignados a una tarea). Los recursos materiales son suministros, artculos u otros productos consumibles utilizados para completar tareas en el proyecto. Ejemplos de recursos materiales son el hormign, acero, tuberas, madera y cristal. Los recursos materiales son diferentes de los recursos de trabajo como personal y equipamiento, que utilizan tiempo en vez de material para completar las tareas. Al configurar un recurso material, se establece que es un material que se asigna y consume con base en una unidad de medida, definida como etiqueta de material. Ejemplos de etiquetas son metros cbicos, toneladas y cajas. Cuando se asigna un recurso material a una tarea, se especifica el consumo de material para la asignacin; por ejemplo, 10 toneladas de acero para una tarea especfica. Tambin se puede establecer si el uso del material est basado en la longitud de la tarea (consumo de material variable) o no (consumo de material fijo). Si el consumo depende de la duracin de la tarea, se asigna como unidades/periodo de
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tiempo (ejemplo: 10mt3/da) o si es independiente, como unidades totales (ejemplo: 10mt3) Los recursos materiales son diferentes de los recursos de trabajo en varios aspectos: El campo de tasa de horas extra est desactivado. La disponibilidad mxima de unidades no puede especificarse. Los recursos materiales no se redistribuyen. Los recursos materiales no utilizan calendarios de recursos. 4.3. Lista de Recursos: Se recomienda definir los recursos antes de iniciar la asignacin de estos, lo cual ahorra tiempo despus. La idea es crear una base de datos que incluya todas las caractersticas de cada recurso. Esta base de datos se crea a travs de la vista HOJA DE RECURSOS
La Vista Hoja de Recursos aparece al final del men de vistas (lado izquierdo de la pantalla). Al presionar su nombre en este men, se activar.
Active la Hoja de
Ingrese el nombre y las propiedades del primer recurso en el primer rengln
Desplcese por el men de vistas utilizando esta
Muestre las siguientes columnas de esta pgina utilizado esta flecha
Por defecto, la vista Hoja de Recursos presenta la tabla de Entrada, con las siguientes columnas: 4.3.1. Nombre del Recurso: Importante darle un nombre claro y representativo 4.3.2. 4.3.3. 4.3.4. 4.3.5. Tipo: Material, Trabajo (personal o equipamiento) Etiqueta de material: Unidad de medida para un recurso material (ejemplo: m2, toneladas, kg, bolsas). Los recursos de trabajo no admiten esta informacin. Iniciales: Abreviatura del nombre del recurso. til para filtros, o para mostrar informacin abreviada (ej. nombre de personal) Grupo: Conjunto de recursos que comparten alguna caracterstica. Permite agrupar, ordenar o filtrar la informacin y presentar solo la que nos interese. Importante: no son tiles para redistribucin. 25
4.3.6.
Capacidad Mxima: Numero mximo de unidades disponibles de un recurso, sin estar sobre asignado. No es indispensable establecer este lmite, pero en el caso de personal suele existir. Tasa estndar: Muestra la tasa de pago por trabajo normal, no extra, realizado por un recurso tipo personal. En el caso de los recursos materiales, muestra la tasa de pago por UNIDAD de recurso. Es posible asignar tasas de pago variables en el tiempo (ver ayuda de Project). Tasa horas extra: Muestra la tasa de pago por trabajo realizado en horas extra. - Horas extra: Cantidad de trabajo en una asignacin programado para ser realizado despus de las horas laborables normales del recurso, y que se paga en la tasa de horas extras. Las horas extra se pueden asignar para reducir los das que el recurso tarda en completar el trabajo. Cuando se asignan horas extras a algn recurso de la tarea, Project recalcula la duracin de esta tarea. - Asignar trabajo de horas extras a los recursos: Project asume que todo el trabajo se realizara en horas normales. No calcula automticamente las horas adicionales requeridas por un recurso como horas extras, a menos que el usuario asigne de forma especfica las horas adicionales como horas extras. Es decir, se debe especificar cuantas horas del trabajo a realizar sern consideradas como extras, tal como se explica mas adelante.
4.3.7.
4.3.8.
4.3.9.
Costo por Uso: Este campo es aplicable a un recurso si ste cobra una tarifa fija en vez de (o adems de) una tarifa variable o una tarifa por horas. En el caso de un recurso material, utilice este campo para indicar un costo en el que se incurre una vez, independientemente del nmero de unidades. Para los recursos de trabajo se suma cada vez que una unidad de un recurso se asigna a una tarea. Por ejemplo, el costo por uso de una gra es de $5 (debido al costo de transporte de la gra, por ejemplo), adems de su costo por unidad de tiempo, que es de $10/hora. Si asigno 1 gra para trabajar 8 horas, el costo total ser de ($10/hr x $8/hrs) $80 MAS $5 por costo fijo, en este caso transporte de gra. Si asigno dos gras a una tarea que dura 4 horas, el costo ser de ($10/hr x 4hr x 2) $80 MAS $5 por el transporte de CADA gra, es decir, un costo total de $90 ($80 + $10).
El costo por uso para un recurso de personal es especialmente vlido para recursos que no cobran por unidad de tiempo sino como valor total. Por ejemplo, un especialista que no cobra por hora de trabajo sino por visita a la obra, independientemente de la duracin. En este caso no se asignara costo por hora sino solamente un costo por uso. Para un recurso material, el campo Costo por uso muestra el costo que se genera cada vez que se asigna este material, independientemente del nmero de unidades de material que se consuman. RECORDAR: EL COSTO FIJO DE ESTE RECURSO NO VARIA CON LA DURACION DE LA TAREA, depende solamente de las unidades asignadas y del valor de cada unidad. 4.3.10. Acumular: Seleccionar el mtodo de acumulacin para cada recurso: Para Acumular (o registrar) el costo cuando la tarea comienza Acumular el costo cuando la tarea se ha completado Acumular el costo en funcin del % de finalizacin Utilice Comienzo Fin Prorrateo
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4.3.11. Calendario: De manera predeterminada, el calendario estndar del proyecto se aplica a todos los recursos. Pero si un recurso de trabajo tiene diferentes periodos u horarios laborables, se puede especificar en este campo. Los recursos de material no admiten asignacin de calendarios. Sugerencia: Si un grupo de recursos ha de tener el mismo horario laboral especial y los mismos das no laborables, puede crear para ellos un calendario base nuevo. Haga clic en Proyecto, Cambiar calendario laboral, Nuevo y escriba un nombre para el calendario base. Haga clic en Crear nuevo calendario base para comenzar con un calendario predeterminado, es decir, el calendario por defecto. Si desea tomar como base un calendario existente, haga clic en Hacer una copia del calendario y despus elija el nombre del calendario en el cuadro Calendario. Haga clic en Aceptar y despus modifique los das y las horas en el calendario. Haga clic en Hoja de recursos y seleccione el nuevo calendario base en el campo Calendario base para cada recurso al que desee asignarlo. 4.3.12. Cdigo: Cualquier cdigo asignable al recurso. til para aplicar filtros, o para desarrollar una ESC (Estructura de Subdivisin de Costos) Adicionalmente, es posible mostrar otros campos con ms informacin insertando nuevas columnas en la vista u ocultar los campos que se muestran actualmente, quitndolos de la vista. Esta vista puede mostrar otras tablas con informacin del recurso. Para activarlas, vaya al men Ver, Tabla. 4.4. Ficha de Informacin del Recurso. En la vista Hoja de recursos, haga clic en el nombre del recurso. Obtendr una ficha que permite modificar informacin importante sobre el recurso. Especficamente: 4.4.1. Cuadro General. En este cuadro podr variar la disponibilidad de las diversas unidades del recurso en diferentes perodos de tiempo a lo largo del proyecto. Esta opcin no es vlida para los recursos materiales ya que MS Project 2002 asume que siempre estn disponibles. 4.4.1.1. Especificar las fechas de comienzo y fin de un recurso: Aplicable si desea especificar cundo un recurso comienza a trabajar en el proyecto o cundo deja el proyecto. Esto es especialmente til si el recurso tiene fechas de comienzo y fin que difieren significativamente de las del proyecto. 1. En el campo Disponible desde, haga clic en la fecha de comienzo del recurso en el proyecto. 2. En el campo Disponible hasta, haga clic en la fecha de fin del recurso en el proyecto. 3. En el campo Unidades, escriba la capacidad mxima disponible del recurso durante ese perodo de tiempo, es decir, la cantidad mxima del recurso con la que se desea ejecutar el proyecto. 4.4.1.2. Especificar disponibilidad variable Aplicable si por ejemplo, habr 3 albailes disponibles de enero a marzo, y 5 de marzo a julio. 1. En el campo Disponible desde, haga clic en la fecha de comienzo del recurso en el proyecto. 2. En el campo Disponible hasta, haga clic en la fecha de fin del recurso en el primer nivel de disponibilidad de unidades.
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3. En el campo Unidades, escriba la capacidad mxima disponible del recurso durante el perodo de tiempo especificado. 4. En el campo Disponible desde, haga clic en la fecha de comienzo del recurso en el segundo nivel de disponibilidad de unidades. 5. En el campo Disponible hasta, haga clic en la fecha de fin del recurso en el segundo nivel de disponibilidad de unidades. 6. En el segundo campo Unidades, escriba la capacidad mxima disponible para este segundo perodo de tiempo. 7. Repita los pasos 79 para cada disponibilidad diferente del recurso durante el proyecto.
En este ejemplo, hemos indicado que habr 3 albailes disponibles del 01/03/04 y 5 albailes disponibles del 01/05/04 al 30/06/04. Fuera de estos perodos no habr disponibilidad de albailes. Es importante entonces verificar los perodos de tiempo definidos. Notas - Aunque la tabla Disponibilidad de recursos del cuadro de dilogo Informacin del recurso cambia la capacidad mxima de un recurso a lo largo del proyecto, no cambia los costos de los recursos en el transcurso del tiempo. Para establecer tasas de recursos diferentes, defina la tabla de costos de recursos en la seccin Costos. - Puede introducir simplemente las fechas en los campos Disponible hasta. En la primera fila, Microsoft Project retiene "NA" como fecha Disponible desde. Esencialmente, esto representa la fecha de comienzo del proyecto. En las siguientes filas, Microsoft Project introduce la fecha despus de la ltima fecha Disponible hasta.
4.4.2.
Horario de Trabajo. Este cuadro presenta el calendario de trabajo del recurso. til para especificar los das o perodos no laborables del recurso, si son diferentes de los especificados en el calendario del proyecto. Las horas laborables y los das no laborables definidos en el calendario del proyecto son los predeterminados para cada recurso. Las horas laborables de un recurso determinan la disponibilidad del recurso,
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que Microsoft Project utiliza a la hora de programar tareas, determinar si los recursos estn sobreasignados y redistribuir los recursos. En la ficha de Informacin del recurso, haga clic en el cuadro Calendario base. En el calendario, seleccione los das que desee cambiar. 4.4.3. 4.4.4. 4.4.5. Costos. Presenta los costos por unidad del recurso, con posibilidad de variacin en el tiempo. Ver Captulo - 6 COSTOS Informacin adicional sobre el recurso, en la ficha Notas Informacin personalizada, en la ficha Campos personalizados. Utilice este cuadro de dilogo para ver y asignar valores a los campos personalizados de recursos y a los cdigos de esquema del recurso. En esta ficha se podrn ver o modificar los valores asignados a cada campo para este recurso. Estos campos se habrn creado previamente a travs del cuadro de dilogo Personalizar Campos (Herramientas, Personalizar, Campos).
4.5. Asignacin de Recursos Hay dos procedimientos fciles para asignar recursos: 4.5.1. A travs de la casilla de informacin de la tarea: 1. En cualquier vista de tareas (por ejemplo, el Diagrama de Gantt u otra vista que liste las tareas del proyecto), abrir la casilla de informacin de la tarea, dando doble clic sobre su nombre. 2. Elija el nombre del recurso de la lista, y asigne un nmero de unidades. 3. Si es un recurso material, puede asignar unidades totales o unidades en funcin del tiempo. Ejemplo: 10 toneladas, o 10ton/da. Deber asignarlas de acuerdo a las unidades que predetermin para este recurso. 4. Si hace referencia a un recurso de trabajo, es posible asignarlo con dedicacin parcial; asignando fracciones de unidad del recurso, o asignar ms de una unidad del recurso. Por ejemplo, puedo asignar un ingeniero al 30% (o 0.30) considerando que solo estar presente el 30% del tiempo de ejecucin de la tarea, o asignar 2 oficiales por tarea, al 100%. 5. Para asignar ms de un recurso, utilice los renglones siguientes de esta casilla De manera predeterminada Project le mostrara al lado de la Barra Gantt los recursos asignados.
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Utilice esta seccin para asignar recursos a la tarea
Presione esta flecha para desplegar la lista de Recursos definidos previamente; elija el que desee utilizar en esta tarea
Ingrese las Unidades de Recurso requeridas
Casilla de Informacin de la Tarea (para obtenerla haga doble clic sobre el nombre de la tarea 4.5.2.
Presione Aceptar cuando finalice la asignacin de recursos para esta tarea.
A travs del cuadro Asignar Recursos, en una vista de tareas. Abrir el cuadro Asignar Recursos, en una vista de tareas. Para esto, dar clic en el icono recursos (dos personas de perfil). Elija el recurso a asignar de la lista disponible. Indique las unidades del recurso que necesita, y presione el botn Asignar. Estos recursos sern asignados a la tarea que aparezca sombreada. Asigne todos los recursos que esta tarea requiera, siguiendo las instrucciones del punto 2. Para asignar recursos a otra tarea, seleccinela con el cursor. El cuadro se mantendr siempre abierto, aunque vare de tarea, hasta que presione cerrar
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Icono de asignacin de recursos.
Se ha asignado 1 Retroexcavadora a la tarea
Icono Diagrama de Gantt
Tarea a la que se asignarn recursos
Men de Asignacin de Recursos
Presione cuando finalice la asignacin de recursos
El cuadro de dilogo Asignar Recursos presenta unas opciones adicionales para el proceso de asignacin de recursos: - Filtrar por: Los filtros que se pueden utilizar para mostrar recursos que cumplan ciertos criterios, por ejemplo para buscar recursos que pertenezcan a un grupo determinado, tal y como se definen en la vista Hoja de recursos. - Disponible para trabajar Permite limitar la lista a los recursos disponible para trabajar un cierto nmero de horas, segn la definicin de capacidad mxima del recurso y las asignaciones del mismo recurso a otras actividades. Es decir, lista aquellos recursos con una disponibilidad superior a cierta cantidad de horas por da en el perodo en que se ejecutar la tarea. - Observe que si tiene ambas casillas de verificacin Filtrar por activadas, se enumeran los recursos que cumplen las dos condiciones de filtro, adems de aquellos que ya estn asignados a las tareas seleccionadas y los que pueda haber agregado mediante el botn Agregar recursos despus de aplicar los filtros. La asignacin de recursos utilizando el cuadro de asignacin de recursos tiene los mismos resultados que la asignacin a travs de la Casilla de Informacin de la Tarea; elija la opcin que le resulte ms cmoda para asignar los recursos a todas las tareas del proyecto. 4.5.3. Modificar Asignaciones 31
Para modificar las asignaciones de recursos ya realizadas abra nuevamente el men de Asignacin (presionando el icono de asignacin de recursos, tal como se explica en la pgina anterior) o abra nuevamente la casilla de Informacin de la Tarea, en la seccin Recursos. Modifique los valores y presione Aceptar. Puede suceder que la modificacin de las asignaciones de recursos modifiquen los valores de duracin de la tarea. Para evitar estas modificaciones, debe configurar su tarea apropiadamente, tal como se explica en el punto 4.6. De todos modos, si las asignaciones han modificado la duracin de la tarea, simplemente vuelva a introducir la duracin inicial. Si durante la asignacin descubre que la lista de recursos disponible no incluye algn recurso necesario para la tarea, vaya a la vista Hoja de Recursos y defina el recurso al final del listado, tal como se explica en el punto 4.3. 4.6. La Manera de Programar de Microsoft Project 4.6.1. La frmula base en la asignacin de recursos Si se asignan recursos, Microsoft Project utiliza la siguiente frmula como la base de la programacin. Duracin (hrs) = Trabajo (hrs) /asignacin (unid). Inicialmente, el usuario introduce la duracin de una tarea y se le asignan recursos. Con esta duracin inicial y cantidad de recursos iniciales MS Project calcula la cantidad de trabajo a realizar por cada recurso: Trabajo (hrs)= Duracin (hrs) x unidades asignadas del recurso Despus, si cambia alguno de los valores de la frmula, Microsoft Project recalcular los otros valores. Los valores que recalcula y el modo en que se ven afectados por los cambios depende del tipo de tarea. Podemos seleccionar la variable que MS Project mantendr constante al variar alguna de las otras. Esto es lo que se conoce como tipo de tarea. 4.6.2. Tipos de Tareas segn Manejo de Recursos Cada tarea puede ser considerada de manera diferente por MS Project, segn la forma en que el uso de los recursos afectar la duracin de la tarea. Las tareas pueden ser condicionadas por el esfuerzo o no. Adems, pueden ser de duracin fija, unidades fijas o trabajo fijo. 4.6.2.1. Tareas condicionadas por el esfuerzo: La programacin condicionada por el esfuerzo indica que la cantidad de trabajo total a realizar en la tarea se mantiene constante siempre, por lo que al agregar o disminuir recursos a una asignacin de tarea, el trabajo se redistribuye entre todos los recursos para mantener la misma cantidad de trabajo en toda la tarea, siguiendo la frmula de programacin (Duracin (hrs) = Trabajo (hrs) /asignacin (unid)). Mantener constante la cantidad de trabajo en programacin condicionada por el esfuerzo puede tener efectos diversos en la duracin y las unidades, dependiendo de la variable de la frmula que decidamos mantener constante: La tabla siguiente muestra cmo afectan los tipos de tarea a la programacin cuando se modifica uno de los tres elementos. En una Tarea de Unidades fijas Tarea de Trabajo fijo Tarea de Duracin fija Si revisa las Unidades La Duracin se vuelve a calcular La Duracin se vuelve a calcular El Trabajo se vuelve a calcular 32 Si revisa la Duracin El Trabajo se vuelve a calcular Las Unidades se vuelven a calcular El Trabajo se vuelve a calcular Si revisa el Trabajo La Duracin se vuelve a calcular La Duracin se vuelve a calcular Las Unidades se vuelven a calcular
Ejemplos: - Tareas de unidad fija: Por defecto, todas las tareas de MS Project son de unidad fija y estn condicionadas por el esfuerzo. Esto significa que la cantidad de unidades de cada recurso se mantiene constante, y la cantidad de trabajo a realizar en total en la tarea tambin. Por lo que cuantos ms recursos se asignan a una tarea, se reduce la duracin de la misma. Por ejemplo, supongamos que asigna a dos pintores a tiempo completo para pintar las paredes en 4 das. El trabajo ser de 8dias-hombre. Si entonces asigna dos pintores ms a tiempo completo, el trabajo seguir siendo de 8horas-hombre (puesto que es una tarea condicionada por el esfuerzo) Microsoft Project reducir la duracin a 2 das. Tareas de Duracin Fija: Si tiene una tarea de duracin fija y condicionada por el esfuerzo, cuantos ms recursos asigne, menos trabajo deber realizar cada recurso para completar la cantidad de trabajo reducida para la asignacin. Por ejemplo, supongamos que asigna dos pintores a tiempo completo para pintar las paredes en 4 das. Ms adelante, asigna otros dos pintores a tiempo completo. Microsoft Project establecer las unidades de cada pintor en 50%, puesto que slo se necesita que cuatro pintores trabajen media jornada para completar las paredes en 4 das (mantiene la duracin constante). Para ver que cada pintor ha sido asignado al 50% debo ir a la vista Uso de Recursos y constatar la cantidad de horas a realizar por el recurso en cada da. Tareas de Trabajo fijo: Por naturaleza, una tarea de trabajo fijo est condicionada por el esfuerzo. Igual que las tareas condicionadas por el esfuerzo de unidad fija, si agrega recursos, el trabajo se distribuye entre las asignaciones y la duracin disminuye. Por ejemplo, si asign dos pintores a tiempo completo para pintar las paredes en 4 das y despus asigna dos pintores ms a tiempo completo a la tarea, Microsoft Project reducir la duracin a 2 das. Si ajusta la duracin de la tarea, Microsoft Project ajustar las unidades de cada recurso. Por ejemplo, si ahora aumenta la duracin de 2 a 4 das, Microsoft Project establecer las unidades de cada recurso al 50%, de manera que cada recurso trabaje slo media jornada. 4.6.2.2. Tareas no condicionadas por el esfuerzo: En las tareas no condicionadas por el esfuerzo, Microsoft Project modificar la cantidad total de trabajo a realizar en funcin de los cambios en la duracin o asignacin de recursos que se hagan. Por ejemplo, puede ver el incremento total de trabajo a medida que agrega ms personas a una tarea determinada. Para esto, desactive la casilla de verificacin Condicionada por el esfuerzo en la ficha Avanzada de la casilla de informacin de la tarea 4.6.2.3. Qu tipo de tarea me conviene para mi proyecto? Al iniciarse en el manejo de MS Project no resulta fcil definir el tipo de tarea que conviene utilizar. En este caso, se sugiere comenzar con los dos conceptos siguientes: Cuando estoy asignando recursos por primera vez: En este momento estoy definiendo la cantidad total de recursos que necesito para realizar mi trabajo en la duracin especificada previamente. En este caso necesito que MS Project recalcule la cantidad de trabajo total cada que agregue o elimine recursos. Y es importante que respete la duracin que he planteado previamente. Por lo tanto, la tarea deber ser de Duracin Fija y No condicionada por el esfuerzo. Cuando perfeccion mis asignaciones de recursos y quiero ver cmo un cambio en la duracin o en la cantidad de recursos afecta mi tarea: Una vez estoy conforme con la asignacin inicial de recursos y deseo ver cmo una modificacin afecta mi tarea, la tarea debe ser de Trabajo Fijo (por defecto si es de Trabajo Fijo es Condicionada por el esfuerzo). Al modificar la duracin de la tarea MS Project modificar las unidades del recurso (es decir, si modifico la 33
duracin podr ver cuntos recursos necesito) y si modifico las unidades modificar la duracin de la tarea. A medida que perfeccione el manejo de MS Project encontrar utilidad a los otros tipos de tareas existentes. 4.7. Asignaciones de recursos con base en el trabajo total Si se utilizan las opciones de programacin predeterminadas de Microsoft Project, normalmente se introducen tareas, se definen duraciones y dependencias, se asignan recursos y, a continuacin, Microsoft Project calcula las fechas de comienzo y fin de las tareas. Sin embargo, en ocasiones puede conocer la cantidad total de trabajo que tienen asignados los recursos para las tareas, y puede hacer que Microsoft Project determine las unidades del recurso conociendo la duracin deseada (ejemplo: debo realizar 100hrs-hombre en 5 das, cuntos albailes requiero?): 1. Defina las tareas con su duracin y precedencias, tal como se indica en el captulo 2 de este manual. 2. Configure las tareas como de Duracin Fija, Condicionadas por el esfuerzo. Puede seleccionar todas las tareas del proyecto y presionar el icono informacin de tareas mltiples y configurarlas a todas simultneamente. 3. Divida la pantalla del grfico de gantt en dos (ventana, dividir). En la parte inferior, elija el formulario Recursos y Predecesoras. 4. Defina el nombre de los recursos a utilizar e ingrese el trabajo a realizar por cada recurso (horas hombre) en la columna trabajo. Al dar Aceptar Project calcular la cantidad de unidades de cada uno de los recursos que se requiere para realizar las horas hombres indicadas manteniendo la duracin planteada para la tarea. Si desea conocer la duracin a partir del trabajo total a realizar y la cantidad de unidades del recurso (ejemplo: debo realizar 100hrs-hombre con 5 albailes, cuntos das me tomara?): 1. Defina las tareas con su duracin y precedencias, tal como se indica en el captulo 2 de este manual. 2. Configure las tareas como de Unidades Fijas, Condicionadas por el esfuerzo. Puede seleccionar todas las tareas del proyecto y presionar el icono informacin de tareas mltiples y configurarlas a todas simultneamente. 3. Divida la pantalla del grfico de gantt en dos (ventana, dividir). En la parte inferior, elija el formulario Recursos y Predecesoras. 4. Defina el nombre de los recursos a utilizar y la cantidad de unidades del recurso. Ingrese el trabajo a realizar por cada recurso (horas hombre) en la columna trabajo. Al dar Aceptar Project calcular la duracin de la tarea.
4.8. Quitar un recurso de una tarea 1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt. 2 En el campo Nombre de tarea, seleccione una tarea y haga clic en Asignar recursos (icono dos personas de perfil). 3 Seleccione el recurso que desea quitar. 4 Haga clic en Quitar. Nota Cuando quite recursos asignados a tareas, la duracin de dichas tareas puede cambiar. El trabajo asignado a los recursos que se quitaron se redistribuir a los recursos restantes. Si no desea que esto ocurra en algunas tareas, desactive la programacin condicionada por el esfuerzo en esas tareas.
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4.9. Horas extra Las Horas extras estn definidas como la cantidad de trabajo en una asignacin programado para su realizacin despus de las horas laborables normales asignadas a un recurso y que se cobra a la tasa de horas extra del recurso. El trabajo de horas extra no es trabajo adicional en la asignacin. Indica ms bien la cantidad de trabajo de la asignacin que se paga a tarifa de horas extra. Por ejemplo, si una asignacin tiene 40 horas de trabajo y 8 de trabajo de horas extra, el trabajo total de la asignacin seguir siendo de 40 horas: 32 horas de trabajo normal y 8 horas de trabajo de horas extra. Las horas extra se pueden asignar para reducir el tiempo que el recurso tarda en completar el trabajo. A menudo, la asignacin de horas extra suele afectar a la duracin de la tarea. Cuando se especifican horas extra para una asignacin, Microsoft Project recalcula la duracin de sta restando las horas extra del total de horas de trabajo. Asignar trabajo de horas extra para aplicar tasas de horas extra a las tareas De forma predeterminada, Microsoft Project calcula las tasas normales de cualquier cantidad de trabajo requerido para completar una tarea. No calcula automticamente las horas adicionales (o horas incluidas despus a cierta tarea) como horas extra a menos que asigne de forma especfica las horas adicionales como horas extra. Es decir, se debe especificar cuantas horas del trabajo a realizar sern consideradas como extras. 1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt. 2 En el men Ventana, haga clic en Dividir. 3 Haga clic en Formulario de tareas en la seccin inferior. 4 En el men Formato, seale Detalles y, a continuacin, haga clic en Trabajo del recurso. 5 En la seccin superior, seleccione la tarea a la que desee asignar horas extra de trabajo. 6 En la seccin inferior, escriba el nmero de horas extra para cada recurso en el campo Trab h extra (trabajo de horas extra). Nota La cantidad de trabajo de horas extra especificada no se agrega a la cantidad de trabajo de la tarea. El trabajo siempre representa la cantidad total de trabajo. El trabajo de horas extra representa tan slo el porcentaje del total de trabajo que debera considerarse y tasarse como trabajo de horas extra. Por ejemplo, si una persona trabaja diez horas que incluyen ocho horas de trabajo normal y dos horas de trabajo extra, asignar trabajo por diez horas (que incluyen las horas extras) y trabajo de horas extra por dos horas, no trabajo por ocho horas y trabajo de horas extra por dos horas. 4.10. Ver las tareas a las que estn asignados los recursos La vista Uso de recursos muestra los recursos del proyecto y, agrupadas debajo de ellos, las tareas que tienen asignadas. Con la vista Uso de recursos puede averiguar cuntas horas de trabajo tiene programadas cada recurso en tareas especficas y ver qu recursos estn sobreasignados. Tambin puede determinar el tiempo disponible de cada recurso para asignarle trabajo adicional. Active la vista Uso de Recursos por medio del men izquierdo de la pantalla. Encontrar el listado de recursos, y debajo de cada uno el listado de las actividades a las que ha sido asignado, es decir, las asignaciones: Una asignacin es un recurso asignado a una tarea especfica. En la columna siguiente al nombre del recurso o de la asignacin aparecer la cantidad total de horas de trabajo. En la parte derecha de la vista (amarillo) encontrar el desglose de estas horas por perodo de tiempo y por tarea. Para variar la escala temporal utilice los conos zoom + y zoom -.
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Iconos para cambiar escala temporal
Recursos del Proyecto
Horas totales de trabajo del oficial en el proyecto
Horas totales de trabajo del oficial en el proyecto en noviembre
Asignaciones: Tareas asignadas al recurso
Active la vista Uso de Recursos
Horas totales de trabajo del oficial en Azotado
4.11.
Perfiles de Trabajo
Cuando se asigna un recurso a una tarea, se genera una asignacin. Esta asignacin por defecto tiene el perfil de trabajo "uniforme". Esto significa que el trabajo para la asignacin est distribuido uniformemente a lo largo de la asignacin. Un perfil de trabajo se puede ver fcilmente en la parte derecha de la vista Uso de tareas o Uso de recursos. El campo Perfil del trabajo ofrece opciones para la forma del perfil de una asignacin. El perfil del trabajo determina cmo se distribuye el trabajo de una asignacin a lo largo de su duracin. La duracin de la asignacin se divide entre 10 segmentos y los perfiles de trabajo resultantes se determinan como se muestra en la siguiente tabla. Los nmeros representan el porcentaje del trabajo de los recursos asignados a la tarea en un da, estimando una unidad de asignacin del 100 por cien en la tarea. El perfil se extender o se condensar segn la duracin de la asignacin.
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Perfil de Trabajo Uniforme (predeterminado) Creciente Decreciente Dos picos Pico inicial Pico final Campana Campana achatada
1 100 10 100 25 25 10 10 25
2 100 15 100 50 50 15 20 50
3 100 25 100 100 100 25 40 75
4 100 50 75 50 100 50 80 100
5 100 50 75 25 75 50 100 100
6 100 75 50 25 50 75 100 100
7 100 75 50 50 50 100 80 100
8 100 100 25 100 25 100 40 75
9 100 100 15 50 15 50 20 50
10 100 100 10 25 10 25 10 25
Estos perfiles indican las formas que presenta la distribucin del trabajo en el perodo de tiempo de la asignacin. La manera en que se aplican los perfiles depende del tipo de tarea (unidades fijas, duracin fija o trabajo fijo). Agregue el campo Perfil del trabajo a la parte de hoja de las vistas Uso de tareas o Uso de recursos cuando desee mostrar, filtrar o cambiar la forma del perfil. Si ninguno de los perfiles preestablecidos cumple sus requisitos, puede crear su propio perfil ajustando manualmente las cantidades de trabajo en la parte de hoja de tiempo de la vista Uso de tareas o Uso de recursos. Sin embargo, debe tener cuidado y contabilizar el valor total del trabajo en la duracin de la asignacin. Resulta sencillo agregar o eliminar accidentalmente trabajo al realizar ajustes manuales en una vista de uso, en cuyo caso estara modificando inadvertidamente el valor total del trabajo (que aparece en el campo Trabajo de la parte de tabla de la vista de uso). Tambin es posible cambiar el perfil del trabajo en el cuadro de dilogo Informacin de la asignacin (icono de planilla). Seleccione la asignacin y, despus, haga clic en Informacin de la asignacin. Haga clic en la ficha General. En el cuadro Perfil del trabajo, haga clic en la que desee para la asignacin.
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CAPITULO 5: REDISTRIBUCION DE RECURSOS

Una vez asignados todos los recursos que nos interese analizar, procedemos a analizar si su utilizacin en el proyecto es ptima, a detectar problemas, y a buscar un mejor escenario para la administracin de los recursos disponibles de manera que logremos cumplir con los objetivos propuestos en materia de recursos. El objetivo de este captulo es analizar todas las opciones que ofrece MS Project para optimizar el uso de los recursos disponibles en el proyecto 5.1. Analizar los histogramas de recursos A medida que el usuario asigna recursos, MS Project va totalizando la cantidad de unidades de cada recurso asignadas por perodo de tiempo y grafica estos valores en forma de histograma en la vista Grfico de Recursos. Active la vista Grfico de Recursos a travs del men de Vistas (barra izquierda de la pantalla). En esta vista encontraremos los histogramas de todos los recursos definidos para el proyecto. Para moverse entre los diferentes histogramas, dar clic sobre la vista y elegir del men recurso siguiente o recurso anterior, o utilizar las teclas Av Pag y Re Pag. Para entender mejor la lgica de cada histograma, se sugiere dividir la pantalla en dos y activar en la parte de abajo el diagrama de Gantt: ir al men ventana, dividir. De clic en la parte inferior y luego active la vista Diagrama de Gantt a travs de la barra de vistas.
Cada barra representa la demanda de retroexcavadoras en cada mes El anlisis se realiza con la escala mes a mes
Capacidad Mxima del Recurso (definida por el usuario)
Vaya al recurso siguiente desplazando esta barra hacia la derecha.
Tareas a las que se ha asignado el recurso Retroexcavadora
Requerimiento de Retroexcavadora en esta tarea
Los histogramas presentan una lnea negra horizontal, que representa los perodos de tiempo en los que el recurso est sobreasignado. Es decir, que se requieren ms recursos de los disponibles por el proyecto. El valor de esta lnea negra est dado por el usuario en la columna Capacidad Mxima de la Vista Hoja de Recursos, o en caso de tener una capacidad variable, a travs de la ficha de informacin del recurso que se abre al dar clic sobre el nombre del 38
recurso en cualquier vista (incluso dando clic sobre su nombre en la parte izquierda del histograma de recursos). 5.2. Identificar los recursos sobreasignados: Puede identificar los recursos sobreasignados a travs de la vista Hoja de Recursos, en la cual los recursos sobreasignados aparecern en rojo, y al lado de su nombre aparecer un rombo amarillo que dir Este recurso debera redistribuirse con el valor da a da. Para identificar claramente las sobreasignaciones, vaya a la vista Grfico de Recursos para los recursos sobreasignados. Las sobreasignaciones aparecern marcadas en rojo en la parte superior de las barras del Grfico de Recursos, indicando que se excede la capacidad del recurso en ciertos perodos de tiempo. 5.3. Es ptima la asignacin de recursos? Una de las principales ventajas de la utilizacin de MS Project 2000 en la organizacin de proyectos est en la posibilidad de analizar la utilizacin de cada recurso a lo largo del proyecto. Con base en las asignaciones de recursos realizadas y en las fechas de ejecucin de las tareas, MS Project 2000 calcular la frecuencia con la que se requiere de cada recurso en cada perodo de tiempo y si los recursos asignados son suficientes para hacer frente a esta demanda. Mediante el anlisis de los grficos de recursos es posible identificar si los recursos disponibles son suficientes, y si las fluctuaciones en el uso de estos recursos son manejables. La escala del anlisis vara en funcin del nivel de detalle requerido. Por ejemplo, si se est analizando la demanda total de un proyecto de 12 meses de duracin, es posible que el anlisis de requerimientos del recurso sea apropiado en una escala mensual (es decir, la escala temporal de los grficos de recursos ser mes a mes) para identificar los requerimientos mximos y las fluctuaciones en los requerimientos entre todos los meses del proyecto. Si el anlisis apunta a identificar el trabajo que realizar cada recurso en cada da de una semana, probablemente sea necesario ampliar la escala temporal hasta valores diarios. El anlisis de los grficos de recursos puede llevar a la necesidad de optimizar el uso de los mismos. Al optimizar, bsicamente se pretende: a) evitar las sobreasignaciones de recursos b) suavizar las fluctuaciones de requerimientos de recursos c) realizar anlisis sobre la conveniencia de la cantidad de recursos disponibles por el proyecto. MS Project ofrece el comando Redistribuir Recursos como alternativa para modificar los tiempos de las tareas, generando un mejor uso de los recursos. 5.4. Redistribucin de Recursos A travs de este comando, MS Project retrasar o dividir las tareas que considere necesarias para darle un mejor uso a los recursos disponibles. Al utilizar la redistribucin, MS Project verifica por turno cada uno de los recursos. Si un recurso est sobreasignado, MS Project buscar las tareas que estn causando la sobreasignacin e identificar las que se pueden retrasar. Al retrasar las tareas MS Project buscar un perodo de tiempo en el que el recurso tenga mayor disponibilidad para realizar la tarea.
Utilice la redistribucin de recursos slo despus de haber indicado todos los datos que conozca de las tareas:
a) Si las tareas tienen lugar en un orden secuencial, indique las dependencias entre tareas para crear la secuencia, de modo que Microsoft Project disponga de esta informacin al redistribuir. b) Utilice el campo Prioridad para definir la importancia que tienen las tareas dentro de la redistribucin. A partir de MS Project 2000, Project incluye el campo Prioridades en todas las tareas, para fijar un criterio de importancia de estas en la redistribucin. El campo 39
prioridades tiene una escala de 0 a 1000, el usuario podr ingresar cualquier valor en esta escala siguiendo los siguientes criterios: - Aquellas tareas cuya fecha de ejecucin no tiene importancia y su retraso causa mnimos cambios en las fechas del proyecto pueden tener una prioridad de cero. - Todas las tareas tienen por defecto prioridad 500. Es decir, solo sern retrasadas o divididas si es indispensable y logran un gran beneficio en la distribucin del uso de recursos. - Aquellas tareas con fechas que no se pueden modificar deben tener prioridad 1000, o asignar delimitaciones en la fecha de inicio o finalizacin. Para asignar las prioridades: En la casilla de informacin de las tareas (clic en el nombre de las tareas) en la ficha General, elija la prioridad de la tarea. c) Utilice las delimitaciones restrictivas (como Debe comenzar el) y las prioridades con moderacin. Las delimitaciones restringen los ajustes que Microsoft Project puede realizar al determinar las tareas que se deben redistribuir. Utilice una prioridad alta slo cuando no exista absolutamente ninguna posibilidad de retrasar una tarea o una prioridad baja cuando existan tareas que, sin lugar a dudas, prefiera retrasar en caso de que la redistribucin sea necesaria. d) No utilice la redistribucin cuando est programando a partir de una fecha de fin. Al programar desde una fecha de fin, no existe ningn margen de demora para ninguna de las tareas ni ningn trabajo que Microsoft Project pueda retrasar. Despus de determinar qu tareas pueden ser retrasadas, Microsoft Project escoger la tarea que va a retrasarse basndose en las dependencias entre tareas, fecha de comienzo, prioridad y delimitaciones. Microsoft Project no retrasar tareas que: Tengan una delimitacin Debe comenzar el o Debe finalizar el. Tengan una delimitacin Lo ms tarde posible, si el proyecto se programa desde la fecha de comienzo. Tengan una delimitacin Lo antes tarde posible, si el proyecto se programa desde la fecha de fin. Tengan una prioridad 1000, que significa No redistribuir. Tengan una fecha de comienzo real (es decir, la tarea ya haya comenzado). No obstante, siempre que est activada la casilla de verificacin La redistribucin puede crear divisiones en el trabajo restante, el trabajo restante puede dividirse para su redistribucin. La redistribucin no: Modifica la asignacin de recursos dentro de las tareas Modifica las predecesoras de las tareas Redistribuye recursos materiales Se sugiere guardar una versin adicional del archivo sin redistribuir, para volver a este en caso de que los resultados de la redistribucin no sean apropiados.
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5.5. Redistribuir recursos (cuadro de dilogo) Para abrir este cuadro de dilogo, en el men Herramientas, haga clic en Redistribuir recursos. Utilice este cuadro de dilogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que MS Project puede redistribuir los recursos. Asimismo, utilice este cuadro de dilogo para iniciar el proceso de redistribucin. MS Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando y dividiendo tareas, tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de dilogo.
1. Configuracin de la opcin Redistribuir Recursos: Antes que nada, debe elegir cundo desea que MS Project redistribuya los recursos. Elija la opcin Automtica o Manual. Automtica: La redistribucin automtica redistribuye los recursos inmediatamente cuando se cambia una tarea o un recurso, sin notificar al usuario de que est realizando estas modificaciones. Por esta razn, no se recomienda utilizar esta opcin. Si se trata de un proyecto grande, la redistribucin automtica puede hacer lento el trabajo en la programacin. Si elige esta opcin, desactive la casilla de verificacin Borrar valores de redistribucin antes de redistribuir. Manual: La redistribucin manual permite controlar cundo Microsoft Project debe redistribuir los recursos. La redistribucin slo se realiza cuando se abre el cuadro de dilogo Redistribuir recursos y se hace clic en Redistribuir ahora. sta es la opcin predeterminada. 2. Buscar sobreasignaciones con el criterio: Haga clic en el perodo de tiempo que desee utilizar para reconocer sobreasignaciones. Esta configuracin establece el punto en el que debe intervenir la redistribucin: - Por minutos Redistribuir los recursos cuando se produzca una sobreasignacin de al menos un minuto. - Por horas Redistribuir los recursos cuando se produzca una sobreasignacin de al menos una hora. 41
Por das Redistribuir los recursos cuando se produzca una sobreasignacin de al menos un da. Por semanas Redistribuir los recursos cuando se produzca una sobreasignacin de al menos una semana. Por meses Redistribuir los recursos cuando se produzca una sobreasignacin de al menos un mes.
3. Borrar valores de redistribucin antes de redistribuir: La activacin de esta casilla de verificacin indica que cualquier retraso introducido con anterioridad como resultado de la redistribucin o de introducir un retraso de redistribucin manual, debe borrarse antes de realizar la siguiente operacin de redistribucin. Esta casilla se activa de manera predeterminada. 4. mbito de la redistribucin: Especifique si desea redistribuir todo el proyecto o solamente las tareas comprendidas en un perodo de tiempo especfico. 5. Orden de redistribucin: Especifique el orden en el que Microsoft Project debe retrasar o dividir las tareas que tengan sobreasignaciones. Despus de determinar cules son las tareas que estn provocando la sobreasignacin y las que puede retrasar, Microsoft Project utilizar el orden que se especifique en este cuadro: - Por prioridades de tareas: segn los valores que se especifique en el cuadro de dilogo Informacin de la tarea. - Por prioridades de proyectos: si trabaja con recursos compartidos en varios proyectos - Slo identificador: Microsoft Project retrasa las tareas segn sea necesario, con los nmeros de identificacin ms altos, antes de tener en cuenta otros criterios. - Estndar: Microsoft Project toma en cuenta relaciones como margen de demora (primero se retrasan las tareas que tengan ms margen de demora total), fechas (primero se retrasan las tareas con fecha de comienzo posterior), prioridades y delimitaciones para determinar si deben redistribuirse las tareas y cmo debe hacerse. sta es la opcin predeterminada. 6. Redistribuir slo conforme al margen de demora disponible: Active esta casilla de verificacin slo si desea evitar que se retrase la fecha de fin del proyecto. En muchos proyectos, no obstante, a menos que incorporen un amplio margen de demora, con esta configuracin es posible que no vea un cambio significativo despus de la redistribucin. Esta casilla de verificacin se encuentra desactivada de forma predeterminada. AL ACTIVARLA LIMITA EL PROCESO A LA NIVELACION DE RECURSOS. 7. La redistribucin puede ajustar asignaciones individuales: Active esta casilla de verificacin para permitir que la redistribucin modifique las fechas de un recurso dentro de una tarea, sin modificar las fechas de los otros recursos que trabajan en la misma tarea. sta es una configuracin general para todas las tareas y se activa de manera predeterminada. Cuando los recursos asignados a una tarea deben trabajar juntos (en el caso de una cuadrilla), esta opcin no es apropiada puesto que no mantendr a los recursos trabajando al tiempo. Si desea identificar las tareas en las cuales es posible la redistribucin de asignaciones individuales, puede agregar el campo Redistribuir asignaciones a una hoja de tareas y establecer despus el campo como S o No. 8. La redistribucin puede crear divisiones en el trabajo restante: Active esta casilla de verificacin si desea que la redistribucin interrumpa tareas dividiendo el trabajo restante en tareas o asignaciones. sta es una configuracin general para todas las tareas y se activa de manera predeterminada. Suele ser interesante ver las divisiones que genera MS Project, puesto que algunas realmente solucionan problemas de sobreasignaciones. Si MS Project crea una divisin que no nos interesa, podemos unir nuevamente los fragmentos de la tarea utilizando el cursor. Si desea identificar las tareas en las cuales la redistribucin puede dividir el trabajo restante, puede agregar el campo Dividir al redistribuir a una hoja de tareas y establecer despus el campo como S o No.
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9. Borrar Redistribucin: Al presionar este botn, MS Project borra los resultados de la ltima redistribucin realizada. Sin embargo, este botn no siempre funciona, por lo que se recomienda guardar el archivo antes de Redistribuir, y en caso de no estar conforme con los resultados de la redistribucin volver al archivo guardado previamente. 10. Redistribuir Ahora: Luego de configurar las opciones de redistribucin, y en el momento en que considere conveniente, presione el botn Redistribuir ahora de este cuadro de dilogo. MS Project retrasar y dividir las tareas buscando optimizar el uso de los recursos, siguiendo la configuracin indicada en este cuadro de dilogo. 11. Aceptar: Si solamente desea configurar las opciones de redistribucin sin redistribuir, cierre el cuadro de dilogo y bralo nuevamente cuando desee redistribuir. La configuracin ser la que usted ha elegido 5.6. Redistribuir solo un recurso a la vez: A menos que se indique lo contrario, MS Project redistribuir todos los recursos de su listado cada vez que el comando Redistribuir Ahora sea activado. El orden par a optimizar recursos ser dada por la posicin del recurso en la lista de la Hoja de recursos: El primer recurso de la lista ser redistribuido primero, posteriormente el segundo, y as sucesivamente. El orden que se siga para redistribuir los recursos debe responder a la prioridad que tiene cada recurso para ser redistribuido. Luego de redistribuir cada recurso, las fechas de las tareas en las que participa quedan fijas y no son modificadas por las redistribuciones siguientes. Por lo tanto, el primer recurso sobre el cual se ejecute el comando Redistribuir tendr mayor flexibilidad para optimizar su uso, y esta flexibilidad se ir perdiendo en los recursos redistribuidos posteriormente. Por esta razn, se sugiere definir un listado de recursos segn su prioridad para ser optimizados, el cual es definido por las necesidades del usuario puesto que en ciertos casos la prioridad viene dada por el costo horario del recurso, por la poca disponibilidad del mismo, por factores de seguridad en el proyecto, etc.). Una vez se haya identificado cual es el recurso con mayor prioridad para optimizar, se debe ir a su nombre en la vista Hoja de Recursos, y desde ah activar el comando Redistribuir. MS Project preguntar si redistribuye todos los recursos (todo el fondo) o los recursos seleccionados. Elija Recursos seleccionados. Cuando haya analizado los resultados de esta redistribucin y est conforme con los mismos, proceda a redistribuir el segundo recurso en importancia, y todos los otros recursos. Sin embargo, despus del tercer o cuarto recurso, las posibilidades de optimizacin que tendr el comando Redistribuir sern pocas puesto que las fechas de varias tareas han quedado fijas. Por esta razn, ver pocos cambios en la utilizacin de estos recursos. 5.7. Resultados de la Redistribucin Para comprobar los cambios que la redistribucin ha realizado en las tareas, en el men Ver, haga clic en Ms vistas. Haga clic en Gantt de redistribucin y elija Aplicar. Revise las tareas en la vista Gantt de redistribucin para comprobar el resultado de la redistribucin y ver el retraso que la redistribucin ha agregado a las tareas (columna retraso por redistribucin) Normalmente, si retrasa una tarea, ya sea utilizando la redistribucin de recursos o agregando el retraso manualmente, y hace clic en Borrar redistribucin en el cuadro de dilogo Redistribuir recursos, se quita este retraso. Sin embargo, suponga que una tarea se divide o se retrasa como consecuencia de la redistribucin y, posteriormente, se asigna a la tarea una prioridad 1000 (No redistribuir). Si hace clic en Borrar redistribucin en el cuadro de dilogo Redistribuir recursos, no se quita la divisin o el retraso debido a la redistribucin Recuerde que la redistribucin no: Reasigna tareas
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Reasigna unidades Redistribuye recursos materiales, slo personas y recursos de equipamiento Columna Retraso por Redistribucin
El inicio de esta tarea ha sido retrasado 5 das con el fin de optimizar el uso del recurso redistribudo
Retraso por Redistribucin Holgura
5.8. Resolver sobreasignaciones de recursos personalmente Las sobreasignaciones de recursos se pueden resolver personalmente o dejar que Microsoft Project redistribuya automticamente la programacin. Resolver personalmente las sobreasignaciones puede ser de utilidad cuando la redistribucin automtica no produzca los ajustes de programacin deseados. La vista Asignacin de recursos permite ver qu recursos estn sobreasignados y en qu tareas. De este modo, puede ir a cada sobreasignacin y resolver el conflicto de la forma que mejor se adapte a sus necesidades. 5.8.1. Resolver sobreasignaciones moviendo manualmente la fecha de la tarea: 1 2 En la Barra de vistas, haga clic en Ms vistas En la lista Vistas, haga clic en Asignacin de recursos y, a continuacin, elija Aplicar: En la vista Uso de recursos de la seccin superior, los recursos sobreasignados aparecen resaltados en rojo y se muestran con un icono en el campo Indicadores. En la vista Gantt de redistribucin de la seccin inferior, observe la parte correspondiente a la escala temporal para ver las tareas que tienen lugar en las fechas sobreasignadas. En el campo Retraso por redistribucin, especifique la cantidad de tiempo que desea retrasar una tarea que tiene lugar durante el perodo de sobreasignacin. Si quiere agregar tiempo de retraso sin cambiar la fecha de fin de otras tareas o del proyecto, revise el margen de demora (holgura) disponible y agregue retraso slo dentro del tiempo de margen. El margen de demora de una tarea se muestra mediante una barra al final de la tarea
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Nota: Si la tarea est vinculada, el retrasarla puede cambiar la programacin de las tareas sucesoras, lo cual puede afectar a la fecha de fin del proyecto. Es preferible retrasar primero las tareas con demora permisible (holgura) y hacerlo solamente dentro del margen de demora disponible. 5.8.2. Resolver sobreasignaciones alargando la duracin de una tarea y reduciendo la tasa de utilizacin de los recursos. Otra opcin til para resolver sobreasignaciones consiste en alargar la duracin de las tareas en las cuales se utiliza el recurso sobreasignado, reduciendo la tasa de utilizacin del recurso es decir, las horas por da que el recurso dedica a la tarea. Para hacer esto: 1 2 En la Barra de vistas, haga clic en Ms vistas En la lista Vistas, haga clic en Asignacin de recursos y, a continuacin, elija Aplicar: En la vista Uso de recursos de la seccin superior, los recursos sobreasignados aparecen resaltados en rojo y se muestran con un icono en el campo Indicadores. En la vista Gantt de redistribucin de la seccin inferior, observe la parte correspondiente a la escala temporal para ver las tareas que tienen lugar en las fechas sobreasignadas. Elija las tareas a modificar. Estas tareas debern ser tareas de trabajo fijo, de forma tal que el cambio en la duracin no cambie la cantidad total de trabajo a realizar y MS Project 2002 reajuste las asignaciones de recursos. Para configurar una tarea como de trabajo fijo abra la casilla de informacin de la tarea, vaya a Avanzado, seleccione tipo de tarea como trabajo fijo. Acerque el mouse al final de la barra y obtendr una flecha. Esta flecha le permitir alargar la duracin de la tarea. La asignacin diaria del recurso disminuir. Observe en el histograma de recursos los efectos de los cambios.
5.8.3.
Resolver sobreasignaciones de recursos mediante la asignacin de horas extras De forma predeterminada, Microsoft Project calcula el trabajo necesario para completar una tarea utilizando la tasa estndar de cada recurso asignado. No calcula el costo de las horas adicionales de trabajo utilizando las tasas de horas extra que se han introducido mientras no se especifiquen las horas adicionales como horas extra. La cantidad de trabajo de horas extra que especifique no se agrega a la cantidad de trabajo para la tarea, porque el trabajo siempre representa la cantidad total de trabajo. El trabajo de horas extra representa tan slo el porcentaje del total de trabajo que debera considerarse y tasarse como trabajo de horas extra. Si se introduce trabajo de horas extra, la duracin de la tarea se acortar. Ejemplo: Si se ha programado que una persona trabaje 40 horas, lo cual incluye 8 horas de trabajo normal y 2 horas extra al da, se han de asignar 10 horas de trabajo al da y designar 2 horas de las mismas como horas extra, pero no 8 horas de trabajo ms 2 horas extra al da. Asimismo, el trabajo se realizar en 4 das y no en 5. Para agregar horas extras a una tarea, siga las instrucciones del punto 4.9.
5.9. Resolver las infraasignaciones: Mediante el anlisis de los grficos de recursos tambin puede identificar perodos en los que las asignaciones de tareas de un recurso son menores a su disponibilidad. Es decir, el recurso estar asignado al proyecto sin tener tareas para realizar en este perodo de tiempo. Esto es conocido como infraasignaciones. Para resolverlas:
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5.9.1. Eliminar las horas extra: Si se asignan horas extra durante el perodo de infraasignacin de un recurso, puede eliminarlas. Esto puede ayudar a resolver las infraasignaciones, puesto que el trabajo se puede distribuir entonces a lo largo de los perodos laborables normales. Tambin ayudar a reducir los costos. 5.9.2. Ajustar una asignacin para resolver las infraasignaciones: Mediante los grficos de recursos es posible identificar perodos de tiempo en los que algunos recursos estn sobreasignados y por el contrario, haya recursos infraasignados. En estos casos conviene analizar la posibilidad de asignar trabajo del recurso sobreasignado al recurso infraasignado. Estas modificaciones deben hacerse manualmente, variando la cantidad de unidades de recursos asignadas a cada tarea. 5.9.3. Cambiar la duracin de una tarea: Puede resolver las infraasignaciones reduciendo la cantidad de tiempo prevista para la tarea infraasignada, manteniendo la cantidad de trabajo a realizar constante. Es decir, el trabajo ser realizado por el recurso en un perodo menor de tiempo. Para esto, configure la tarea como de trabajo fijo y reduzca su duracin.
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CAPITULO 6 PRESUPUESTOS
6.1. Asignar costos a las tareas
Al asignar recursos con tasas de costo y/o costo por uso, MS Project ha ido calculando los costos totales de la tarea. El costo de una tarea viene dado por la siguiente frmula: COSTO = (horas del recurso 1) x (tasa estndar del recurso 1) + (costo/uso del recurso 1) + (horas extras del recurso 1) x (tasa hrs. extra del recurso 1) + (horas del recurso 2) x (tasa estndar del recurso 2) + (costo/uso del recurso 2) + (horas extras del recurso 2) x (tasa hrs extra del recurso 2) (unidades del recurso 3) x (tasa estndar del recurso 3) + (costo/uso recurso 3) + (unidades del recurso 4) x (tasa estndar del recurso 4) + (costo/uso recurso 4) + costo fijo de la tarea Importante: - En esta frmula estamos suponiendo que los recursos 1 y 2 son de trabajo y los recursos 3 y 4 materiales - Si hubiera ms recursos de trabajo o materiales asignados a la tarea, la frmula se repetira - Si no hay horas extras asignadas al recurso en la tarea, no se agrega costo por horas extras - Si no hay tasa estndar para algunos recursos, el costo de estos puede ser agregado al costo fijo de la tarea 6.1.1. Agregar el costo fijo a una tarea: El costo fijo de la tarea es independiente de la cantidad de recursos asignados y de la duracin de la tarea. Para introducirlo: 1. En cualquier vista de tareas, active la tabla Costo. Aparecern las columnas Costo Fijo y Acumulacin de Costo Fijo. 2. Agregue el costo fijo de la tarea en la columna Costo Fijo y elija el mtodo de acumulacin que desee para este costo 3. Para ver cmo se suma el costo fijo a los otros costos de la tarea analice la columna Costo. 4. El costo fijo de una tarea resumen NO es la suma de los costos fijos de sus subtareas; en el campo Costo Fijo de una tarea resumen puede agregar cualquier costo no discriminado entre las subtareas. 5. Tambin puede agregar valores al campo Costo Fijo al nivel del Proyecto.
6.2. Comprobar el costo de tareas o recursos Una vez asignadas las tasas a los recursos y/o los costos fijos a las tareas, probablemente desee comprobar el costo total de estas asignaciones para asegurarse de que se ajustan a sus expectativas. Si el costo total de una tarea o un recurso no se ajusta al presupuesto, tendr que examinar los costos de cada tarea individual y las asignaciones de tareas de cada recurso para ver dnde pueden reducirse costos. 6.2.1. Costos de la tarea Analice los costos de tarea si desea examinar el costo total de cada tarea individual, completo o distribuido a lo largo de su duracin.
1. Para ver los costos totales de una tarea, active la tabla Costo en cualquier vista de tareas (por ejemplo, en el Diagrama de Gantt). El costo total de la tarea aparece en el campo Costo.
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2. Tambin puede ver cmo se distribuyen los costos a lo largo de la duracin de una tarea, activando la vista Uso de tareas En el men Ver, haga clic en Uso de tareas. En el men Formato, elija Detalles y haga clic en Costo. 3. Puede variar la escala de anlisis temporal de los costos con los conos zoom + y zoom 4. En la vista Uso de Tareas podr analizar cmo se suman los costos de los recursos de cada tarea: debajo del nombre de cada tarea encontrar el listado de los recursos asignados, con el costo de su asignacin. 5. Los costos peridicos (por ejemplo: diarios, semanales, mensuales) y totales de las tareas resumen equivalen a las sumas de los costos de las subtareas.
Tarea Resumen, con su costo fijo y total
Costo Total del Proyecto
Costo del Proyecto en Noviembre
Tarea, con su costo fijo y
Recursos asignados a la tarea, con su costo total
Costo de cada recurso en nov. Costo de la Tarea en Noviembre
6.2.2. Costos de los recursos: Analice los costos por recurso si desea ver cmo se suman los costos estndar, de horas extra y por uso, completos o distribuidos por asignaciones de tareas. 1. Para ver costos de recursos, en el men Ver, haga clic en Hoja de recursos. 2. En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Costo. Seleccione Detalles en el men Formato y elija a continuacin Costo. 3. En la tabla izquierda de la pantalla, encontrar el listado de recursos y debajo de cada uno el listado de tareas a las cuales est asignado. En la columna Costo encontrar el costo total del recurso y el costo de cada asignacin. 4. En la tabla derecha de la pantalla encontrar los costos de cada recurso en cada tarea distribuidos en el tiempo. Elija la escala temporal que desee con los conos zoom + y zoom 5. Asimismo, puede ver los costos totales de recursos mostrados grficamente haciendo clic en Grfico de recursos en el men Ver, seleccionando Detalles en el men Formato y eligiendo a continuacin Costo o Costo acumulado
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6.2.3.
Para ver los Costos del proyecto Analice los costos del proyecto si desea ver los valores de costo total calculados para todo el proyecto. 6.2.3.1. Costos Resumidos: Si desea ver ocasionalmente un resumen rpido del costo del proyecto: 1. En el men Proyecto, haga clic en Informacin del proyecto. 2. Haga clic en Estadsticas. 6.2.3.2. Costos Totales del Proyecto disgregados por tareas: 1. En cualquier vista de tareas active la tabla Costo (ver, tabla, costo) 2. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la ficha Ver. 3. En el cuadro Opciones de vista, active la casilla de verificacin Tarea de resumen del proyecto.
6.3. Informes de Costos Un informe es un formato predeterminado por MS Project en el que se puede imprimir informacin sobre la programacin. Se pueden utilizar los informes predefinidos que facilita MS Project o crear informes personalizados. Existen varias formas de imprimir un informe, dependiendo de si necesita adaptar un informe para presentar la informacin exacta que desee. MS Project incluye informes de tarea, de recurso y generales predefinidos. A continuacin, presentaremos algunas aplicaciones prcticas al desarrollo de presupuestos:
6.3.1. Imprimir los costos de las tareas en un informe:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. En el men Ver, haga clic en Informes. Haga clic en Personalizados y, a continuacin, en Seleccionar. En la lista Informes, haga clic en Tareas. Haga clic en Modificar. Si lo desea, escriba un nombre diferente en el cuadro Nombre de la ficha Definicin. Haga clic en la ficha Detalles. Bajo Asignacin, active la casilla de verificacin Costo y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 8. Haga clic en Imprimir. 9. Especifique las opciones de impresin que desee y haga clic en Aceptar.
6.3.2. Imprimir los costos de los recursos en un informe:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. En el men Ver, haga clic en Informes. Haga clic en Personalizados y, a continuacin, en Seleccionar. Haga clic en Modificar. En el cuadro Informes, haga clic en Recursos. Si lo desea, escriba un nombre diferente para el informe en el cuadro Nombre de la ficha Definicin. En la lista Tabla, haga clic en Costo. Si lo desea, en la lista Filtro haga clic en un filtro de recurso. Active la casilla de verificacin Resaltar si desea destacar la informacin filtrada. Haga clic en la ficha Detalles. Bajo Asignacin, active la casilla de verificacin Costo y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Haga clic en Imprimir. Especifique las opciones de impresin que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
6.3.3. Imprimir informe de resumen del proyecto 1. En el men Ver, haga clic en Informes. 2. Haga clic en Personalizados y, a continuacin, en Seleccionar. 3. En la lista Informes, haga clic en Resumen del proyecto. 49
4. Haga clic en Imprimir. 5. Especifique las opciones de impresin que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 6.3.4. Imprimir un Informe Presupuestario 1. En el men Ver, haga clic en Informes. 2. Haga clic en Costos y, a continuacin, en Seleccionar. 3. Haga clic en Presupuesto y, a continuacin, en Seleccionar. 4. Haga clic en Imprimir. 5. Especifique las opciones de impresin que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 6.3.5 Imprimir el Flujo de Caja del Proyecto 1. En el men Ver, haga clic en Informes. 2. Haga clic en Costos y, a continuacin, en Seleccionar. 3. Haga clic en Flujo de Caja y, a continuacin, en Modificar. Defina los perodos de tiempo del flujo de caja en Definicin, Referencias Cruzadas: Podr indicar la unidad de medida, y la cantidad de unidades a incluir en cada perodo. Por ejemplo: 10 das, 15 das, 2 semanas, etc. De clic en Aceptar. 4. Haga nuevamente clic en Flujo de Caja y, a continuacin, en Seleccionar. 5. Haga clic en Imprimir. 6. Especifique las opciones de impresin que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 7. Si desea modificar los perodos de tiempo a utilizar en el flujo de caja, 6.4. Guardar informacin en MS Excel Puede guardar la informacin de MS Project en un libro o una tabla de MS Excel utilizando equivalencias de exportacin especficas: En el men Archivo, haga clic en Guardar como. 1. Para exportar informacin a una hoja de clculo, haga clic en Libro de MS Excel en el cuadro Guardar como tipo. 2. Para exportar informacin a una tabla dinmica, haga clic en Tabla dinmica de MS Excel en el cuadro Guardar como tipo. 3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre nuevo para el archivo exportado 4. Haga clic en Guardar. 6.5. Crear grficos en Excel Para exportar valores a Excel debe abrir la barra de Herramientas Anlisis. Para esto, vaya al men Ver, comando Barra de Herramientas, elija Anlisis. Si el comando Barras de Herramientas no ofrece la opcin Anlisis probablemente esta no ha sido instalada dentro del proceso de instalacin de MS Project. Debe reinstalar MS Project para obtener esta opcin. Esta reinstalacin detectar los componentes que faltan en MS Project-
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1. Vaya al men Ver
2. Elija el comando Barras de Herramientas 3. Active la barra
Anlisis
Al activar la barra de Herramientas Anlisis obtendr los siguientes iconos en su pantalla:
El icono Analizar datos de escala temporal en Excel ser el que nos permita exportar tablas y grficos. Para exportar valores de tareas deber activar este cono desde una vista de tareas. Para exportar valores de recursos (como en el caso de la tabla de recursos) deber ir a la Hoja de Recursos. Estando en la hoja correspondiente, presione el icono Analizar datos de escala temporal en Excel y obtendr un asistente para exportar valores. Esta funcin requiere de Excel 5.0a o posterior ya instalado en la mquina. Siga las instrucciones del asistente. 6.5.1. Ejemplo: Exportar la curva de costos del proyecto MS Project puede exportar los valores de costo mensual y acumulado por tareas y para la totalidad del proyecto utilizando la opcin de Analizar datos de escala temporal en Excel. Para obtener estos valores: 1. Vaya a la vista Diagrama de Gantt. Presione el cono Analizar datos de escala temporal en Excel. 2. Elija exportar valores para el Proyecto Completo. Presione Siguiente 3. Elimine el campo Trabajo de los que desea exportar. Para esto, seleccinelo en la parte izquierda del men y presione la tecla Quitar 4. Elija el campo Costo y agrguelo a la parte derecha. Elija el campo Costo acumulado y agrguelo a la parte derecha. Es importante exportar estos dos campos. Presione Siguiente
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5. El intervalo de fechas que le ofrece MS Project para exportar informacin es el de la totalidad del proyecto. Mantenga este intervalo. En algunos casos MS Project comunica que el formato de fecha no corresponde; este problema tiene que ver con la configuracin de ciertas computadoras. De obtener este mensaje, escriba la fecha en formato dd-mm-aa (03-09-03 para el 3 de septiembre del 2003). Si no obtuvo ningn mensaje al respecto no es necesario que modifique el formato de fecha. No de Siguiente sin configurar el siguiente punto. 6. En la misma vista, elija que los valores se exporten en Unidades Meses. Pedirle a MS Project que exporte los valores para una frecuencia mayor requiere de cierta memoria en su PC. 7. MS Project le preguntar si desea representar los datos de escala temporal en un grfico de MS Excel. En este caso se debe elegir la opcin Si para obtener la curva de inversin del proyecto. Presione Siguiente 8. Presione Exportar Datos. MS Project tomar unos minutos en exportar los valores. Excel se abrir y aparecer una curva tridimensional en la pgina Grf. de datos de escala temp. En la pgina Datos de escala temporal encontrar los datos de costo y costo acumulado por tarea y para la totalidad del proyecto en forma de tabla. 9. Este archivo ser tipo texto delimitado por tabulaciones. Proceda a guardarlo como libro de Microsoft Excel. 10. La curva obtenida presenta tanto los valores de inversin mensual como de inversin mensual acumulada. 11. En una pgina adicional del libro de Excel podr encontrar la tabla de datos de estas curvas. Se debe dar formato a la tabla para facilitar su lectura. 6.6. Herramientas Adicionales: Utilizar frmulas en campos personalizados Puede personalizar campos para realizar clculos adicionales con base en la informacin ya disponible. Puede realizar clculos de tareas y de recursos. En los clculos de campos de tareas, las frmulas pueden hacer referencia a cualquier campo de tareas de MS Project. En los clculos de campos de recursos, las frmulas pueden hacer referencia a cualquier campo de recursos de MS Project. Cada vez que MS Project recalcula valores a los que hacen referencia estas frmulas, los resultados se actualizan de forma dinmica en los campos personalizados. Ejemplo: Imagine que desea realizar el seguimiento de los costos reales de un trabajo en MS Project, pero desea facturar al cliente un valor superior en un 50% al costo real. Desea ver tanto el costo real como los valores de facturacin. Tambin desea asociar cada costo a una categora y comprobar dicha asociacin en MS Project: 1. Abra un campo personalizado (Herramientas, Personalizar, Campos). 52
2. Haga clic en Tarea o en Recurso y, a continuacin, haga clic en el tipo de campo que desee personalizar en el cuadro Tipo. En este caso, elija un campo de costo para tareas. 3. Asigne a un campo personalizado de costo el nombre "Importe de facturacin": Elija el campo que desee personalizar, y presione Cambiar nombre... 4. En Atributos personalizados, haga clic en Frmula. En Modificar frmula, en el cuadro de dilogo Frmula, especifique la frmula que desee aplicar al campo personalizado utilizando una combinacin de los mtodos que se especifican a continuacin: Escriba la frmula en el cuadro Modificar frmula. En la fila de botones que representa un conjunto estndar de operadores, haga clic en los botones de operadores necesarios para crear la frmula. La frmula puede operar en campos a los que se hace referencia, en funciones o en datos literales. Haga clic en Campo, elija el tipo de campo que desee y, a continuacin, haga clic en el nombre del campo al que desee hacer referencia en la frmula. Este puede ser cualquier campo de MS Project. Puede hacer referencia a un campo personalizado por su nombre original, como Costo1, o por su nuevo nombre, si ha cambiado su nombre, como Importe de facturacin.
Haga clic en Funcin, elija el tipo de funcin que desee y, a continuacin, haga clic en el nombre de la funcin que desee utilizar en la frmula. Cada funcin incluye argumentos con marcador de posicin que puede seleccionar y reemplazar por el nombre de campo que seleccione en la lista Campo o por el valor que escriba. Haga clic en Importar frmula y, a continuacin, seleccione el proyecto abierto, el tipo y el nombre del campo personalizado cuya frmula desee utilizar o agregar a cualquier frmula que est actualmente en el cuadro de dilogo Frmula. 5. En nuestro ejemplo, escriba "[Costo real]*1,5" 6. A continuacin, inserte el campo Importe de facturacin en cualquier tabla para comprobar que los valores mostrados quedan sincronizados con los costos reales actuales que se introducen.
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CAPITULO 7: SEGUIMIENTO DE TIEMPOS Y TRABAJO
7.1. Configurar el Proyecto para Realizar el Seguimiento 7.1.1. Definicin: Lnea de Base
La Lnea de Base es el plan inicial del proyecto que se guarda como base contra la cual comparar el avance real de un proyecto. La Lnea de Base de un proyecto se guarda una vez, en un momento previo a comenzar la ejecucin del proyecto, cuando se haya aprobado el plan de trabajo. La Lnea de Base almacena la siguiente informacin sobre el proyecto: Tareas (fechas de comienzo y de fin, duracin, trabajo, costo, divisiones, trabajo y costo peridicos) Recursos (trabajo y costo total, trabajo y costo peridicos) Asignaciones (fechas de comienzo y de fin, trabajo y costo total, trabajo y costo peridico)
Una vez est conforme con el plan de trabajo y este sea realista y ofrezca suficiente informacin para realizar un seguimiento de la ejecucin del proyecto, proceda a guardar la lnea de base del proyecto. Esta lnea de base ser un plan base contra el cual comparar el avance real del proyecto. La informacin ingresada posteriormente se considera la informacin real. Esto es til para analizar variaciones entre el plan inicial y lo realmente sucedido. Por ejemplo, para los tiempos previstos contra los tiempos reales se puede utilizar la vista Gantt de Seguimiento. La informacin almacenada en la Lnea de Base no se ve modificada por la carga de datos reales durante el seguimiento del proyecto. Aparece en los campos Comienzo Previsto, Fin Previsto, Trabajo Previsto, Costo Previsto, Duracin Prevista. 7.1.2. Guardar Lnea de Base Para guardar la lnea de base vaya a Herramientas, Seguimiento, Guardar Lnea de Base. Seleccione Guardar Lnea de Base para Proyecto Completo.
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Despus de guardar Lnea de Base su archivo est listo para recibir informacin sobre la ejecucin real de su proyecto. No notar ninguna diferencia en su proyecto, a menos que ingrese informacin de avance en su proyecto y vaya a la vista apropiada para analizar variaciones.
7.1.3. Guardar o Actualizar Una Lnea Base Para Tareas Seleccionadas

Si ha guardado Lnea de Base para todo el proyecto y posteriormente desea corregir la informacin base incluidas en algunas tareas, puede guardar Lnea de Base solamente para tareas seleccionadas: 1. En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2. En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas que desee incluir en el plan previsto. 3. Para seleccionar tareas no adyacentes, presione la tecla CTRL. Para seleccionar tareas adyacentes, presione la tecla MAYS. 4. En el men Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Guardar lnea de base. 5. Haga clic en Tareas seleccionadas.
7.1.4. Guardar dos o ms lneas base. (Opcin disponible en MS Project 2002)

Durante la ejecucin del proyecto, puede haber momentos de revisin y replanteo del plan a seguir. Estos nuevos planes de trabajo pueden guardarse en MS Project 2002 como diferentes lneas de base, que sern guardadas con referencia a la fecha de creacin. MS Project 2002 permite guardar hasta 11 lneas de base en diferentes momentos del proyecto. 1. En el men Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Guardar lnea de base. 2. Elija el nmero de lnea de base que desea grabar: Puede guardar Lnea de Base, y adems Lnea de Base 1, 2, 3, 4... hasta 10. La fecha en que se guarda las lneas de base quedar registrada. 3. Haga clic en Proyecto completo. 4. Los valores de 11 lneas de base se guardarn as:
Nombre de Lnea de Base Lnea de Base Comienzo Previsto Lnea de Base 1 Comienzo Previsto 1 Lnea de Base 2 Comienzo Previsto 2 Campos Fin Previsto Fin Previsto 1 Fin Previsto 2 Costo Previsto Trabajo Previsto Costo Previsto Trabajo 1 Previsto 1 Costo Previsto Trabajo 2 Previsto 2 Duracin Prevista Duracin Prevista 1 Duracin Prevista 2
Y de la misma manera para las otras 8 lneas de base disponibles. Por defecto, MS Project 2002 mostrar en el Diagrama Gantt de Seguimiento los valores Comienzo Previsto y Fin Previsto, correspondientes a la Lnea de Base (la primera del listado). Para cambiar esta opcin debe ir a la parte grfica del diagrama, presionar el botn derecho del mouse, elegir estilos de barras, y configurar la barra lnea de base para que muestre por ejemplo los valores de la Lnea de Base 1: Comienzo Previsto 1, Fin Previsto 1. De esta forma, puede elegir los valores correspondientes al nmero de lnea de base que desee mostrar visualmente en el Gantt de Seguimiento. Es importante considerar que MS Project 2002 siempre calcular los valores de variaciones comparando los valores reales contra los valores de la Lnea de Base. Si desea que compare contra los valores de una lnea de base posterior, deber guardar estos valores como la Lnea de Base y no como las otras 10 lneas de base disponibles.
7.1.5. Definicin: Plan provisional

Conjunto de fechas de comienzo y de fin de tareas que se puede guardar en ciertas fases del proyecto a manera de anlisis de escenarios posibles. Puede comparar un plan provisional con 55
el plan previsto para controlar el progreso o la demora del proyecto. Utilice planes provisionales para guardar instantneas del proyecto, de manera que ms tarde pueda compararlas con la programacin actual, con un plan previsto o con otro plan provisional. Se pueden guardar hasta diez planes provisionales. Los Planes Provisionales se diferencian de las lneas de base al guardar solamente informacin de fechas.
7.1.6. Guardar un Plan Provisional

1. 2. 3. 4. En el men Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Guardar lnea de base. Haga clic en Guardar plan provisional. En el cuadro Copiar, haga clic en el nombre del plan provisional actual. En el cuadro En, haga clic en un nombre para el siguiente plan provisional o especifique un nuevo nombre. 5. Haga clic en Proyecto completo o en Tareas seleccionadas para guardar la parte de la programacin que desee. 6. Despus de guardar un plan provisional, puede ver las fechas de comienzo y fin del plan insertando sus campos en una vista de hoja de tareas. Por ejemplo, si ha guardado tres planes provisionales, puede ver las fechas guardadas en el tercer plan insertando los campos Comienzo3 y Fin3 en la vista Hoja de tareas. 7.1.7. Ver las barras de tareas de un plan provisional Debe insertar barras personalizadas en cualquier diagrama de Gantt: 1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt . 2. En el men Formato, haga clic en Estilos de barra. 3. Seleccione la fila sobre la que desea insertar una barra de plan provisional y, a continuacin, haga clic en Insertar fila. 4. En el campo Nombre de la nueva fila, escriba un nombre para esta de barra y presione ENTRAR. 5. En el campo Mostrar para tareas de la nueva fila, haga clic en normal. En los campos Desde y Hasta, haga clic en los campos comienzo y fin que desee utilizar para cada plan provisional. 6. Haga clic en la ficha Barras. 7. En Parte inicial, Parte central y Parte final, seleccione las formas, los modelos o tipos y los colores de la barra. Repita el procedimiento para cada plan provisional que quiera representar en el diagrama de Gantt 7.2. Seguimiento de Tiempos 7.2.1. Definiciones de MS Project Duracin: Cantidad de tiempo total que requiere actualmente la tarea para su ejecucin. Equivale a la suma de la duracin real (ya transcurrida) y la duracin restante de una tarea: Duracin = Duracin real + Duracin Restante % completado: Contiene el estado actual de una tarea, expresado como el porcentaje completado de la duracin de la misma. Usted puede indicar el porcentaje completado o dejar que MS Project lo calcule: En cuanto se indique la duracin real o la duracin restante MS Project calcula el porcentaje completado de la siguiente manera: Porcentaje completado = (Duracin real / Duracin) * 100 Si escribe un valor en el campo % completado, MS Project calcula automticamente la duracin real y la duracin restante. De la misma forma, si escribe un valor en los campos Duracin real o Duracin restante se recalculan automticamente los dems campos. Duracin Real: Cantidad de tiempo que se ha estado realizando una tarea. Cuando se introduce la duracin real de una tarea, MS Project utiliza ese valor para calcular la duracin restante de acuerdo con la frmula Duracin restante = Duracin Duracin real. Duracin Restante: Cantidad de trabajo que falta por realizar en una tarea para completarla. Por ejemplo, si se ha trabajado durante tres das en una tarea de cuatro das y la tarea 56
progresa segn la programacin, la duracin restante es un da. MS Project calcula la duracin restante de acuerdo con la frmula Duracin restante = Duracin Duracin real. Si se ingresa un valor en el campo duracin restante, MS Project recalcular la Duracin = Duracin real + Duracin restante. Duracin Prevista: El campo Duracin prevista muestra el periodo de tiempo original planeado para completar una tarea. Cuando guarda una lnea de base, la duracin prevista se copiar de la duracin total programada de la tarea en ese momento. Variacin de Duracin: Contiene la diferencia entre la duracin prevista de una tarea y la duracin total (estimada en el momento) de la misma. La duracin total de una tarea aparece en el campo Duracin, por lo que la variacin de duracin se calcula de la siguiente manera: Variacin de duracin = Duracin - Duracin prevista Agregue el campo Variacin de duracin a una hoja de tareas cuando desee analizar si la programacin est tardando ms o menos tiempo del planeado originalmente. Una variacin de duracin positiva indicar que se ha tomado ms tiempo del planeado originalmente para la tarea. Por el contrario, una variacin de duracin negativa indica un acortamiento de la tarea. 7.2.2. Ingresar Fecha de Estado del Proyecto La Fecha de Estado es la fecha para la cual se representar el avance real del proyecto. Es decir, el da en el que se recopil la informacin de avance del proyecto. (Importante, NO es la fecha en que se ingresa la informacin). Esta fecha se ingresa en el men Proyecto, Informacin del Proyecto, campo Fecha de Estado. Es importante introducir esta fecha, previo a introducir valores de seguimiento del proyecto para garantizar una coherencia en la informacin producida. Usualmente resulta til representar la Fecha de Estado como una lnea vertical en el Diagrama de Gantt. Para esto, vaya al Diagrama de Gantt. Coloque el cursor sobre la parte grfica, presione el botn derecho del mouse. Elija Cuadrcula. En la parte izquierda del cuadro Cuadrcula elija Cambiar Lnea para Fecha de Estado. En la parte derecha del cuadro defina el tipo de lnea y color que desea para representar la Fecha de Estado en el Diagrama de Gantt. Presione Aceptar. 7.2.3. Actualizar tareas (cuadro de dilogo) Utilice este cuadro de dilogo para actualizar el progreso de la tarea seleccionada. Una vez introducida la informacin del progreso, MS Project realiza los clculos necesarios y cambia los valores de los campos correspondientes. Puede: Establecer el porcentaje de finalizacin de las tareas seleccionadas. Especificar las duraciones restantes y reales de las tareas seleccionadas. Introducir las fechas reales de comienzo y de fin de las tareas seleccionadas. Actualizar la informacin de una o varias tareas seleccionadas. Algunos cuadros de este cuadro de dilogo pueden quedar en blanco si se selecciona ms de una tarea. MS Project actualiza todas las tareas seleccionadas con la informacin que se especifique. Para abrir este cuadro de dilogo, con cualquier vista de tareas en pantalla, en el men Herramientas, elija Seguimiento y, a continuacin, haga clic en Actualizar tareas.
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7.2.3.1 Actualizar Tareas en Curso Si la tarea ha comenzado, pero no se ha completado, puede actualizar su informacin a travs del cuadro Actualizar tareas: 1. Si la fecha de comienzo real vara de la que aparece en la parte derecha (Estado actual), introduzca la fecha de comienzo real. 2. Introduzca la duracin real, es decir, el tiempo que la tarea ha estado en ejecucin a la fecha 3. Puede introducir la duracin restante (el tiempo que falta para terminar la tarea) o si prefiere, el porcentaje completado hasta el momento. Recuerde que % completado = duracin real . (duracin real + duracin restante) por lo que si actualiza cualquiera de estos tres valores los otros se recalcularn. 4. No introduzca la fecha de Fin Real de la tarea si esta todava se est ejecutando. Para realizar un seguimiento ms amplio y rpido, en los casos en que no sea necesario un seguimiento detallado, utilice el cuadro de dilogo Actualizar proyecto. 7.2.3.2. Actualizar tareas completadas (al 100%) Si la tarea se ha completado, utilice cualquiera de los siguientes mtodos para actualizar la informacin acerca de la misma: Introduzca las fechas reales de comienzo y de fin. Al introducir la fecha de fin real, MS Project supondr que la tarea est terminada al 100% por lo que no tendr que introducir a adems el valor de 100% en el campo % completado. Introduzca 100% en el campo % completado si la tarea se ha completado de acuerdo con las fechas que aparecen en los campos comienzo y fin del Estado Actual (zona gris del cuadro Actualizar Tareas) Introduzca la duracin real de la tarea. 7.2.3.3. Introducir informacin de seguimiento para varias tareas simultneamente Si una serie de tareas comenzaron y finalizaron a tiempo, puede establecer la informacin de las fechas reales de comienzo y de fin de dichas tareas a la vez. En el campo Nombre de tarea, presione la tecla CTRL y haga clic en las tareas que comenzaron y finalizaron a tiempo. En el men Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Actualizar proyecto. En el cuadro Actualizar trabajo completado al, escriba una fecha y, a continuacin, haga clic en Tareas seleccionadas. 7.2.3.4. Qu pasa si una tarea ha comenzado, independientemente de los fechas de sus predecesoras? Si la tarea ya comenz, deber ingresar la fecha real de comienzo. Si esta fecha no corresponde a la calculada segn la red de tareas (es decir, comienza antes de que corresponda segn las fechas actuales de sus predecesoras) MS Project sugerir eliminar el vnculo entre tareas de forma tal que se eviten conflictos de programacin puesto que no es posible mantener una tarea vinculada, pero no cumplir las fechas que estipula este vnculo. Para eliminar el vnculo, MS Project ofrecer el siguiente mensaje:
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Elija la opcin Eliminar el vnculo...
7.2.4. Actualizar el progreso de una tarea en forma de porcentaje

El progreso de una tarea se puede indicar mediante la especificacin del porcentaje de duracin de la tarea que se ha completado. Para las tareas que tengan una duracin relativamente corta, quizs no sea necesario controlar el progreso con tanto detalle; sin embargo, para las tareas de larga duracin, la informacin del porcentaje completado le ayudar a realizar un seguimiento del progreso con respecto al plan previsto. De forma predeterminada, MS Project indica el porcentaje de la tarea que se ha completado en el Diagrama de Gantt mediante una lnea horizontal, delgada y negra, justo en medio de cada barra de tarea. 1 Seleccione la tarea cuyo progreso desee actualizar. 2 Haga clic en Informacin de la tarea y despus elija la ficha General. En el cuadro Porcentaje completado, escriba un nmero entero de 0 a 100. 7.2.5. Actualizar los valores de seguimiento de varias tareas rpidamente. 1. Estando en cualquier vista de tareas (Diagrama de Gantt, Gantt de Seguimiento), en el men Ver, seale Tabla y haga clic en Seguimiento. 2. Si conoce valores de duracin real, escrbalos en el campo Duracin real para las tareas que desee actualizar. Los valores recalculados para porcentaje de conclusin y duracin restante aparecen en los campos % completado (porcentaje completado) y Duracin restante, respectivamente. 3. Si desea hacer un seguimiento con base en los porcentajes completados, en el campo % comp. (Porcentaje completado), escriba el porcentaje de realizacin de las tareas que desee actualizar. Los valores recalculados para la duracin real y duracin restante aparecen en los campos Duracin real y Duracin Notas 7.2.6. Utilizar la barra de herramientas Seguimiento A travs de la barra de herramientas Seguimiento podr introducir rpidamente informacin sobre el estado actual de las tareas. Para activarla: 1. En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2. En el men Ver, elija Barras de herramientas y haga clic en Seguimiento.
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Obtendr los siguientes conos:

Estadsticas Reprogramar del Proyecto Trabajo % completado Barra de Herramientas Colaborar
Actualizar Segn Programacin
Agregar Lnea de Progreso
Cuadro Actualizar Tareas
Estadsticas del Proyecto: Muestra informacin sobre el proyecto, incluidas las fechas de comienzo y de fin previstas y reales actuales, la duracin total, el trabajo y el costo. Los iconos siguientes pueden aplicarse para una o ms tareas seleccionadas simultneamente: Actualizar Segn Programacin: Actualiza todas las tareas o una seleccin de tareas para reflejar que las fechas, el costo y el trabajo reales estn segn lo programado hasta la Fecha de Estado. Reprogramar trabajo: Haga clic en este botn para programar la duracin restante de las tareas seleccionadas y que continen a partir de la fecha de estado. Si una tarea no ha comenzado, se reprogramar su comienzo para fecha de estado. Si la tarea ha comenzado pero est retrasada, se dividir la tarea y la parte sin ejecutar se reprogramar para comenzar a partir de la fecha de estado. Si desea posponer el reinicio de una tarea, desplace la fraccin de la tarea a posponer con el cursor. Mostrar lnea de progreso: Muestra una lnea de progreso en la parte de grfico de la vista Diagrama de Gantt en la fecha seleccionada en la escala temporal, tal como se explica en el punto 7.2.10. % completados: 0%: Marca las tareas seleccionadas como 0% completado. 25%: Marca las tareas seleccionadas como 25% completadas. 50%: Marca las tareas seleccionadas como 50% completadas. 75%: Marca las tareas seleccionadas como 75% completadas. 100%: Marca las tareas seleccionadas como 100% completadas. Estos porcentajes se marcan sobre la fecha actual registrada en la programacin. Actualizar tareas: Abre el comando de Actualizar, disponible tambin a travs del men Herramientas, submen Seguimiento. Permite actualizar el estado de las tareas seleccionadas. Barra de herramientas Colaborar: Muestra u oculta la barra de herramientas Colaborar, que es de aplicacin para trabajo con MS Project Central (tema no incluido en este curso) 7.2.7. Comparar la informacin real de las tareas con la lnea de base Al guardar Lnea de Base y posteriormente actualizar la programacin, puede comparar la Lnea de Base con el progreso real para identificar las variaciones. Las variaciones advierten acerca de las reas del proyecto que no se estn desarrollando como estaba planeado. Para que el proyecto se vaya desarrollando de acuerdo con la programacin, es necesario asegurarse de que, en la medida de lo posible, las tareas comiencen y terminen a tiempo. En todo proyecto se producen variaciones, pero es importante detectar lo antes posible aquellas 60
tareas que se desvan del plan previsto, de modo que se puedan ajustar las dependencias entre tareas, reasignar recursos o eliminar algunas tareas para cumplir las fechas lmite. Con la vista Gantt de seguimiento, puede comparar, en cualquier momento, el plan previsto con el progreso real hasta la fecha. 1 En la Barra de vistas, haga clic en Gantt de seguimiento. La vista Gantt de seguimiento muestra las variaciones de las tareas grficamente, lo que facilita la deteccin de variaciones en la programacin. Las fechas del plan inicial guardado como Lnea de Base aparecern representadas por las barras grises de la vista, y las fechas reales por las barras azules. Adems, podr identificar las variaciones fcilmente utilizando la tabla Variacin. En el men Ver, seale Tabla y, a continuacin, elija Variacin. Arrastre la barra de divisin hacia la derecha para ver los campos de variacin.
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7.2.8. Cmo afecta mi programacin los cambios realizados? Las barras del Diagrama de Gantt se irn desplazando segn los valores de fecha real de comienzo de las tareas y duracin restante que usted ha ingresado. En la vista Gantt de Seguimiento podr apreciar en gris las barras correspondientes al plan de trabajo base con el cual se plante el proyecto antes de comenzar la ejecucin, en azul y rojo las fechas reales. Las barras rojas son las tareas crticas actuales, las barras azules las no crticas. Analice cmo las fechas reales afectan a las tareas siguientes: Si una tarea se retrasa en su comienzo o alarga su duracin, retrasar la fecha de comienzo de sus sucesoras Si una tarea se adelanta en su comienzo o acorta su duracin, adelantar la fecha de comienzo de sus sucesoras Si una tarea es dividida, y se retrasa su fecha de fin, retrasar la fecha de comienzo de sus sucesoras Las duraciones de las tareas resumen se irn recalculando a medida que se modifiquen las duraciones de sus subtareas. Las tareas se irn volviendo crticas a medida que afecten la fecha de finalizacin del proyecto. Una tarea crtica puede dejar de serlo si otra tarea adquiere mas importancia en esta fecha de finalizacin bien sea porque se retras su comienzo o alarg su duracin. La duracin total del proyecto se ir modificando en funcin de los cambios de duraciones de las tareas. Para evitar estos cambios deber realizar el siguiente anlisis: si una tarea se alarga y genera retrasos en la fecha de fin del proyecto, se deber reducir la duracin de las tareas sucesoras o adelantar su fecha de comienzo con el objetivo de mantener la fecha de fin constante respetando el plazo mximo del proyecto.
Ejemplo:
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Las barras inferiores (grises) corresponden al plan inicial del proyecto, las barras superiores (azules) a las fechas reales. Observe cmo la tarea 14 se retras en su comienzo, generando automticamente demoras en el comienzo de las siguientes tareas, que se vinculaban directa o indirectamente con esta. Observe tambin como la tarea 15 ha tenido una duracin mayor a la planeada, generando demoras adicionales en el comienzo de la tarea 18.
7.2.9. Mostrar lneas de progreso en un proyecto

Si desea crear una representacin visual del progreso del proyecto, podr mostrar lneas de progreso en el Diagrama de Gantt. Para una fecha de progreso determinada, MS Project dibuja una lnea de progreso que conecta las tareas en curso y crea un grfico en el Diagrama de Gantt con picos (o extremos) dirigidos hacia la izquierda para indicar el trabajo programado y picos dirigidos hacia la derecha para indicar el trabajo que va por delante de la programacin. La distancia entre el pico y la lnea vertical representa el grado de adelanto o retraso de la tarea con respecto a la programacin en la fecha de progreso.
En este ejemplo, observe la lnea roja con picos. Esta es la lnea de Progreso: Aparece vertical, cuando el porcentaje completado de la tarea corresponde a la programacin, tal como sucede en la tarea 11. En la tarea 12 el retraso es grande, por lo que el pico es grande. Mas grande que el pico de las tareas 14,16 y 17. La tarea 15 va adelantada, pero la lnea de progreso no muestra un pico positivo. Para la tarea 13, que es una tarea resumen, tambin hay un pico: El progreso de una tarea resumen depende del progreso de sus subtareas. Puede mostrar mltiples lneas de progreso para las diferentes fechas del proyecto y cambiar su aspecto. Asimismo, es posible mostrar lneas de progreso relativas al plan real o a una lnea base guardada del mismo. 1 2 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt. En el men Herramientas, seale Seguimiento y, a continuacin, haga clic en Lneas de progreso. 3 Haga clic en la ficha Fechas e intervalos. 4 Active la casilla de verificacin Mostrar siempre la lnea de progreso actual. Para mostrar la fecha de estado del proyecto, haga clic en la fecha de estado del proyecto. Para mostrar el progreso en la fecha actual, haga clic en la fecha actual. Si elige mostrar el progreso en la fecha de estado del proyecto, y no se ha establecido sta, MS Project mostrar el progreso de la fecha actual. Tambin es posible mostrar el progreso con respecto al plan previsto. En Mostrar lneas de progreso en relacin con el, seleccione Plan previsto. 7.2.10. Agregar una lnea de progreso con el mouse (ratn) Puede agregar rpidamente una lnea de progreso al proyecto con el mouse (ratn).
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En el men Ver, haga clic en Herramientas y, despus, elija Seguimiento. Haga clic en Agregar lnea de progreso. Mueva el puntero sobre el rea del Diagrama de Gantt en la que desee dibujar la lnea de progreso y, despus, haga clic donde desee que se dibuje. Para quitar una lnea de progreso que haya creado con el mouse (ratn), haga doble clic en la lnea de progreso, haga clic en la ficha Fechas e intervalos, seleccione la fecha de progreso en la lista Fechas de la lnea de progreso y, despus, elija Eliminar.
7.3. Seguimiento del Trabajo 7.3.1. Definiciones de MS Project: Trabajo: - En tareas, esfuerzo total u "horas por persona" (en minutos, horas, das, semanas o meses) que se requieren de todos los recursos para completar una tarea. - En asignaciones, volumen de trabajo asignado a un recurso en una tarea especfica. - En recursos, volumen total de trabajo asignado a un recurso en todas las tareas. Trabajo no equivale a duracin de tarea. Por ejemplo, un recurso puede necesitar 32 horas de trabajo para completar una tarea, pero sta puede estar programada con una duracin de 2 das. Esto indica que ser preciso asignar a la tarea ms de un recurso, es decir, dos. Dos personas, trabajando 8 horas diarias, completaran la tarea en 2 das. Trabajo real: Cantidad de trabajo, en trminos de una unidad de tiempo como horas o das, que se ha realizado en una tarea. El trabajo real se calcula con base en el avance porcentual registrado para las tareas, o segn valores detallados de trabajo real ingresados en cada asignacin. Para conocer el trabajo real de un recurso, MS Project suma todos los trabajos reales que haya realizado el recurso en las tareas asignadas. Trabajo restante: Cantidad de trabajo, en trminos de una unidad de tiempo como horas o das, que falta por realizar en una tarea. Por ejemplo, si un pintor necesita 16 horas para pintar una sala y ya ha trabajado 10 horas, el trabajo restante es 6 horas. MS Project calcula el trabajo restante de acuerdo con la frmula Trabajo restante = Trabajo Trabajo real y el Porcentaje trabajo completado = Trabajo real/Trabajo. Trabajo previsto: Muestra la cantidad de tiempo de trabajo planeada originalmente que un recurso debe realizar en una tarea. Este campo muestra las horas-hombre planeadas y programadas para una asignacin. La informacin se encontrar disponible en el campo Trabajo previsto cuando establezca una lnea de base para el proyecto. Agregue el campo Trabajo previsto a las vistas Uso de tareas o Uso de recursos cuando desee comparar las cantidades de trabajo planeadas con el trabajo real o programado para las asignaciones. % trabajo completado: Contiene el estado actual de una asignacin, expresado como el porcentaje completado de la cantidad de horas de trabajo asignadas. 7.3.2. Actualizar el trabajo real Cuando actualiza los valores de duracin o % completado de la tarea, MS Project calcula siempre la cantidad de trabajo real segn las asignaciones realizadas en cada tarea. En algunas ocasiones la cantidad de trabajo real puede ser diferente de las asignaciones iniciales y no corresponder con el avance en tiempo de una tarea. Por ejemplo, puede que haya transcurrido el 50% del tiempo de la tarea (%completado = 50%) pero se haya consumido el 70% de las horas hombres de recursos asignadas a la tarea. En estos casos es posible ingresar manualmente los valores de trabajo real. Sin embargo, es importante considerar que ingresar valores de trabajo real requiere de un esfuerzo adicional, que no siempre es necesario para garantizar el buen seguimiento de un proyecto. Se aconseja realizar seguimiento de trabajo real solamente cuando se disponga de adecuada informacin al respecto, y la informacin a generar requiera un nivel de detalle importante en cuanto a la utilizacin exacta de los recursos del proyecto. 63
Si requiere de un importante nivel de detalle en el seguimiento de las horas hombres de los recursos, entonces requerir conocer la cantidad de trabajo (horas-hombre) que se ha realizado en una tarea. En este caso, puede ingresarlo como el trabajo real para la tarea. Cuando especifique el trabajo real para una tarea, MS Project calcula el porcentaje de trabajo completado y el trabajo restante de acuerdo con las frmulas Porcentaje de trabajo completado = Trabajo real/Trabajo y Trabajo restante = Trabajo Trabajo real. 1. En el men Ver, haga clic en Ms vistas. 2. En la lista Vistas, haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar. 3. En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Trabajo. 4. En el campo Real de las tareas que desee actualizar, escriba los valores de trabajo reales. 5. Los valores recalculados para el porcentaje de trabajo finalizado y para el trabajo restante aparecen en los campos % trabajo compl. (porcentaje de trabajo completado) y Restante, respectivamente. 6. El % completado no se ve afectado por estos valores ya que % completado refiere a duraciones 7. El trabajo real de una tarea se distribuir de manera proporcional (segn la proporcin de las asignaciones iniciales) entre los recursos de la misma. 7.3.3. Actualizar el porcentaje de trabajo completado Si ha asignado recursos a tareas y est haciendo un seguimiento del trabajo, puede indicar el porcentaje de trabajo que se ha completado en una tarea. Al especificar un porcentaje de trabajo completado entre 0 (no se ha realizado trabajo en la tarea) y 100 (todo el trabajo de la tarea se ha llevado a cabo), puede comparar el trabajo completado real con el programado. Cuando especifique el porcentaje de trabajo completado para una tarea, MS Project calcula el trabajo real y el trabajo restante de acuerdo con las frmulas Trabajo real = Trabajo * Porcentaje trabajo completado y Trabajo restante = Trabajo Trabajo real. 1. En el men Ver, haga clic en Ms vistas. 2. En la lista Vistas, haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar. 3. En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Trabajo. 4. En el campo % trabajo compl. (Porcentaje trabajo completado), escriba el porcentaje de trabajo completado para las tareas que desee actualizar. Presione la tecla TAB para moverse al campo si ste no est visible. 5. Los valores recalculados para el trabajo real y el trabajo restante aparecen en los campos Real y Restante, respectivamente. 6. MS Project calcula el porcentaje completado de una tarea de resumen segn el grado de progreso de sus subtareas. Tambin puede escribir manualmente el porcentaje de trabajo completado en una tarea de resumen, en este caso MS Project calcular el porcentaje de trabajo completado en las subtareas de manera proporcional. 7.3.4. Actualizar el trabajo real para asignaciones de recursos Para realizar un seguimiento de la cantidad de trabajo que ha realizado cada recurso en una tarea desde que comenz la tarea, puede especificar el trabajo real total realizado por cada recurso asignado a la tarea. Cuando se especifica el trabajo real para una asignacin de recursos, MS Project calcula el porcentaje de trabajo completado y el trabajo restante para la asignacin de acuerdo con las frmulas Porcentaje de trabajo completado = Trabajo real/Trabajo y Trabajo restante = Trabajo Trabajo real. Para cada tarea, MS Project calcula y muestra la suma del trabajo realizado por los recursos individuales. 1. En el men Ver, haga clic en Uso de tareas. 2. En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Trabajo. 3. En el campo Real, escriba el trabajo real para las asignaciones de recursos que desee actualizar. 4. Si es necesario, presione la tecla TAB para moverse al campo Real.
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Ejemplo:
Trabajo total de los recursos de la tarea
Asignaciones: Recursos en la tarea Horas hombres de cada recurso en la tarea
En este ejemplo, la tarea 3 (Provisin, acarreo y colocacin de caera recta) tiene asignados cuatro recursos: Retroexcavadora, Camin volcador, Oficial y Ayudante. En la columna Trabajo aparece la totalidad de horas hombre requeridas en la tarea, por cada recurso y por la totalidad de la tarea (suma de las horas hombre de sus recursos). En la columna Real, aparece la cantidad de horas hombre consumidas por cada recurso de la tarea a la fecha de estado. 7.3.5. Actualizar el trabajo real peridico para asignaciones de recursos Si tiene que realizar un seguimiento de la cantidad de trabajo que ha realizado cada recurso en una tarea durante un perodo de tiempo especfico (por ejemplo, diariamente), puede especificar el trabajo real de fase temporal para cada recurso asignado. MS Project agrega el trabajo real en cada perodo para mostrar el trabajo real total para cada recurso. Tambin agrega los valores de trabajo total para cada recurso a fin de mostrar totales de trabajo para cada tarea. 1. En el men Ver, haga clic en Uso de tareas. 2. En el men Formato, elija Detalles y haga clic en Trabajo real. 3. En el campo Trabajo real del panel derecho de la vista, escriba el trabajo real para las asignaciones de recurso que desee actualizar. 4. De forma predeterminada, la escala temporal en la vista Uso de tareas est dividida en das. Para actualizar el trabajo real para una asignacin de recursos en un intervalo de tiempo diferente (por ejemplo, semanal o mensual), puede cambiar la escala temporal, utilizando los iconos zoom + y zoom -.
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Trabajo de la tarea en diciembre
Escala temporal: mensual
Trabajo de cada recurso en diciembre
7.3.6. Comprobar la variacin entre el trabajo previsto y el real de un recurso Si est programando las tareas en funcin de la disponibilidad de los recursos y realiza un seguimiento del trabajo real, puede averiguar qu cantidad total de trabajo est realizando un recurso consultando la variacin entre el trabajo previsto y el trabajo real. Tambin puede comparar estos valores por das, con el fin de ver ms detalladamente cmo progresa el trabajo del recurso. 1 2 3 4 5 6 7 En la Barra de vistas, desplcese hacia abajo y haga clic en Uso de recursos. En el men Ver, seale Tabla y haga clic en Trabajo. Arrastre la barra de divisin hacia la derecha para ver los campos Trabajo previsto y Trabajo real. Compare los valores de los campos Trabajo previsto y Trabajo real para cada recurso. En el men Formato, seale Detalles y luego haga clic en Trabajo. En el men Formato, seale Detalles y despus haga clic en Trabajo real. En la columna Detalles de la parte de escala temporal de la vista, compare los campos Trabajo y Trab. real para ver un resumen diario del trabajo de cada recurso.
7.3.7. Comprobar si las tareas tienen ms o menos trabajo del planeado Si administra los recursos del proyecto, es necesario que se asegure de que todos los recursos completan las tareas en el tiempo programado. Las variaciones en la programacin pueden ser tanto favorables como desfavorables, dependiendo de la gravedad de la variacin. Por ejemplo, una tarea con menos trabajo del planeado suele ser una buena noticia, pero puede indicar que los recursos no estn asignados eficazmente. 1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt. 2 En el men Ver, seale Tabla y haga clic en Trabajo. 3 Arrastre la barra de divisin hacia la derecha para ver el campo Trabajo Previsto (Lnea de Base) 5 Compare los valores de los campos Trabajo y Trabajo Previsto. 6 Para ver la variacin entre el trabajo previsto y el trabajo (total, actualizado), consulte el valor del campo Variacin. 7.3.8. Actualizar las horas totales trabajadas por un recurso sin discriminar las tareas en las que ha participado Si bien MS Project permite ingresar valores de trabajo por tarea y redistribuye estas horas de manera proporcional entre los recursos asignados en una tarea, no es posible ingresar horas totales trabajadas por un recurso y que MS Project las distribuya entre las tareas a las cuales el recurso est asignado. Es decir, no es posible actualizar el campo trabajo total ni real de un recurso en la vista Uso de Recursos. De esta forma se est evitando simplificaciones en el seguimiento del uso de los recursos que tienden a generar informacin sin tener conocimiento del desempeo de los recursos en las tareas.
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CAPITULO 8: SEGUIMIENTO DE COSTOS Si ha asignado recursos con costo a las tareas, y/o ha especificado costos fijos para las tareas, puede guardar un plan previsto de la informacin del proyecto para utilizarlo como presupuesto. Con un plan previsto a modo de presupuesto, puede realizar un seguimiento de los costos del proyecto y ver la cantidad de trabajo que han realizado los recursos, as como otra informacin del proyecto, como las tareas que han finalizado ms tarde de lo esperado. Puede utilizar la informacin de la lnea de base para realizar estimaciones de costos y compararlas con el costo real del proyecto, lo cual puede ayudarle a detectar posibles desfases de costos antes de que se conviertan en un factor crtico. 8.1. Definiciones Presupuesto: Costo estimado de un proyecto, que corresponde al costo del plan previsto que se guarda al guardar la lnea de base en MS Project Costo previsto: Costo presupuestado de una tarea, recurso o asignacin guardado en la lnea base. El costo previsto es una instantnea del costo en el momento en que se guard el plan previsto. Realizar un seguimiento de los costos previstos y compararlos con los costos reales puede ayudar a controlar el rendimiento de los mismos. Costo real: Costo de una tarea, recurso o asignacin en el que se ha incurrido hasta la fecha. Por ejemplo, si el nico recurso asignado a una tarea cobra 20 dlares por hora y ha trabajado 2 horas, el costo real de la tarea hasta la fecha ser 40 dlares. Costo restante: Costo estimado en que se incurrir en una tarea, recurso o asignacin, desde el momento de la fecha actual o de estado hasta la finalizacin. Costo programado o actual: ltimo costo de tareas, recursos, asignaciones y de todo el proyecto que MS Project muestra en los campos costo o costo total. El costo programado o actual se actualiza con los ajustes que realice y con el progreso del proyecto. Costo programado o actual = Costo real (costo hasta la fecha) + costo restante Esto es aplicable para tareas, recursos, asignaciones o del proyecto. Variacin de Costos: Diferencia entre el costo previsto (lnea de base) y los costos actuales de tareas o recursos. Las variaciones suelen producirse cuando se define un plan previsto y se comienza a introducir informacin real en la programacin. 8.2. Configurar el proyecto para realizar un seguimiento de Costos
8.2.1. Guardar un presupuesto

El presupuesto del proyecto se guarda cuando usted guarda la lnea de base del proyecto (ver captulo 7, 7.1.2. Guardar Lnea de Base). Los valores de costo de tareas, asignaciones, recursos y para la totalidad del proyecto que se registran en el momento de guardar lnea de base son considerados los valores de costo previsto, correspondientes a un presupuesto inicial. 8.2.2. Mostrar la barra resumen del proyecto La barra resumen del proyecto totalizar los costos del mismo en el rengln 0 de cualquier vista. Para activarla: Vaya al men herramientas, comando opciones. En Vista, active Tarea de Resumen del Proyecto en la seccin inferior derecha. En este rengln aparecern los valores totales del proyecto: duracin, fechas de comienzo y fin, costo, trabajo, etc. 8.2.3. Opcin Avanzada: Establecer el mes en el que comienza un ao fiscal En algunas vistas, puede mostrar el ao fiscal en la escala temporal, en combinacin con las fechas del ao natural. Tambin puede establecer el mes en el que comienza un ao fiscal. 1. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la ficha Calendario.
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2. En el cuadro El ao fiscal comienza en, haga clic en el mes en el que debe comenzar el ao fiscal. 3. Si desea etiquetar el ao fiscal con el ao natural en el que comienza (y no con el ao en el que finaliza), active la casilla de verificacin Usar el ao inicial para la numeracin de los aos fiscales. 4. Si desea utilizar la configuracin actual para el archivo activo y para todos los archivos de proyecto futuros, haga clic en Predeterminar. 5. Haga clic en Aceptar. Nota: Puede mostrar la configuracin del ao fiscal en combinacin con la configuracin del ao natural en la escala temporal de una vista para reflejar las fechas correctas de unidades de ao fiscal superpuestas. 8.3. Actualizar los costos 8.3.1. Actualizacin de costos reales por MS Project A medida que se registra el avance de los tiempos de las tareas, MS Project automticamente calcula el avance de los costos de las mismas. Esto, bajo la suposicin de que existe una correspondencia entre el avance en tiempos y el avance en costos. Por ejemplo, si se realiz el 30% de una tarea (%completado = 30%) por defecto MS Project asume que tambin se ha gastado el 30% del costo de la tarea. El costo real ser calculado como el 30% del costo de la tarea. El costo restante ser por defecto el 70% del costo. Si durante el seguimiento de tiempos se registra una variacin en la duracin de una tarea a la cual se han asignado recursos y esta tarea es de duracin fija o de unidades fijas, MS Project recalcular las horas de trabajo requeridas y con base en esto recalcular el costo de estos recursos. Si adems se actualiza el % completado, el costo real ser un porcentaje de los costos actualizados de los recursos. Para ver el efecto del cambio de la duracin en el costo de la tarea se sugiere comparar los campos Costo Previsto y Costo y adems si se desea los campos Duracin Prevista y Duracin. Para ver estos campos, inserte las columnas correspondientes en cualquier Vista de Tareas (Diagrama de Gantt, Uso de Tareas, Hoja de Tareas)
En este ejemplo podemos ver como la duracin de la tarea Replanteo ha variado de 2 a 4 das. MS Project ha recalculado la cantidad de horas que el albail trabaja, y de esta forma el costo del trabajo del albail ha variado de $352 (Costo Previsto) a $704 (Costo total). La variacin en el costo es de $352. Como no hay ms recursos asignados a esta tarea, los costos coinciden con los de la tarea. Se ha marcado un 50% completado por la tarea, por lo que se supone que se ha gastado el 50% del costo del recurso (Costo Real = $352). Si una tarea es de trabajo fijo, al actualizar la duracin de la tarea se mantendr la cantidad de horas a trabajar por sus recursos por lo que no variar el costo de la tarea. Si durante el seguimiento de recursos se modifican las asignaciones de recursos por tareas, o la cantidad de horas trabajadas por un recurso, MS Project recalcular el costo del trabajo actualizado (excepto en tareas de trabajo fijo). Si adems se actualiza el % completado, el costo real ser un porcentaje de los costos actualizados de los recursos. Para ver el efecto del 68
cambio de asignacin en el costo de la tarea se sugiere comparar los campos Costo Previsto y Costo y adems si se desea los campos Trabajo Previsto y Trabajo. Para ver estos campos ordenados por tareas, inserte las columnas correspondientes en cualquier Vista de Tareas (Diagrama de Gantt, Uso de Tareas, Hoja de Tareas). Para verlos ordenados por recursos, inserte las columnas correspondientes en cualquier Vista de Recursos (Hoja de Recursos, Uso de Recursos).
En este ejemplo se ha asignado inicialmente 4 albailes por 2 das, para un trabajo de 64 hrs. Durante la ejecucin se asignan 2 albailes ms. Por esta razn, la cantidad de horas de trabajo ha variado de 64hr a 96h. Esto ha generado una variacin en los costos (costo previsto = $352 y costo total = $528, variacin = $36). Se ha registrado un %completado del 50%, por defecto se supone que esto equivale tambin a un 50% trabajo completado, por lo que el costo real es del 50% del costo total. 8.3.1.1. Interpretacin del avance de costos. MS Project supone una linealidad entre el avance de costos y de tiempos de una tarea, a menos que se perfeccionen los costos tal como se explica en el numeral 8.3.2. Sin embargo, aunque no sea cierta la correspondencia entre avance de tiempos y costos, es posible realizar una interpretacin del avance de costos sin perfeccionarlos:
Observe que en este ejemplo la fecha de estado est representada por una lnea vertical verde. La fecha de estado corresponde a la fecha de la medicin del avance del proyecto. Para analizar de forma simple lo que representa el porcentaje certificado acumulado en relacin con la duracin de la tarea, se debe entender que si la porcin de la barra realizada (en negro) no llega hasta la lnea de la fecha de estado, la tarea se ha ejecutado con un rendimiento menor al planeado por lo que el rendimiento de la tarea en adelante deber ser mayor (caso de la tarea 3 en este ejemplo). Por otra parte, si la porcin de la barra realizada supera la lnea de la fecha de estado, se ha trabajado con un rendimiento mayor al planteado y se podra decir que la tarea va adelantada (caso de la tarea 2 en este ejemplo). 8.3.2. Perfeccionamiento de costos reales Si ha especificado costos en el plan de proyecto, Microsoft Project actualiza los costos reales como progresos de tarea basados en el mtodo de acumulacin que establezca (Inicio, Fin, Prorrateo). Sin embargo, para obtener las actualizaciones de costos ms precisas, puede desactivar la actualizacin de costos automtica y actualizar manualmente los costos de
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asignacin de recursos. Tambin puede actualizar manualmente costos de recursos por uso y costos fijos de tareas. 8.3.2.1. Perfeccionar horas de trabajo reales Una forma de perfeccionar los costos reales es registrar las horas reales trabajadas por cada recurso de una tarea, en cada perodo de tiempo. Esto es posible en la vista Uso de Tareas, en el sector derecho ingresando valores en el rengln trabajo real (ver el numeral 7.3.5 para mayor explicacin en este mtodo). Al perfeccionar las horas de trabajo real MS Project perfeccionar los costos reales de la tarea y los costos totales. 8.3.2.2 Actualizar Costo por Uso Real (Recursos) 1. En el men Ver, haga clic en Hoja de recursos. 2. En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada. 3. En el campo Costo/Uso, cambie el valor de cada recurso cuyo costo por uso haya cambiado. Nota Cuando se cambia un costo de recurso por uso, Microsoft Project cambia el costo por uso para cada una de las asignaciones de ese recurso. Tambin utiliza el costo por uso actualizado para volver a calcular el costo total. 8.3.2.3. Actualizar Costo Fijo de Tarea 1. En el men Ver, haga clic en Ms vistas. 2. En la lista Vistas, haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar. 3. En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Costo. 4. En el campo Costo fijo, cambie el valor de cada tarea cuyo costo fijo haya cambiado. Nota Cuando se modifica un costo fijo de tarea, Microsoft Project utiliza el costo fijo de tarea actualizado para volver a calcular el costo programado. 8.3.2.4. Perfeccionar las tasas de costo de los recursos Si durante la ejecucin del proyecto varan las tasas de costo de algunos recursos, es posible registrar estas variaciones y MS Project calcular los costos segn estos nuevos datos. Para este fin, vaya a la Hoja de Recursos. De doble clic en el nombre del recurso cuyos costos han variado, y en la seccin costos registre la variacin de costos por perodos.
En este ejemplo, MS Project ha calculado los costos reales de las asignaciones del albail previo al 01/01/04 a una tasa de $5.50 por hora. Posterior al 01/01/04, el costo real ha sido calculado considerando una tasa de $6.60 por hora:
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En Diciembre: 920h x $5.5/hr = $5,060.00 En Enero: 880hr x $6.6/hr= $5,808.00
8.4. Ingresar costos reales manualmente Si desea tener la opcin de sobrescribir los costos reales que MS Project calcula con base en los valores de seguimiento de la tarea y los recursos: 1. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la ficha Clculo. 2. Desactive la casilla de verificacin Microsoft Project siempre calcula los costos reales en Opciones de clculo. 3. Haga clic en Aceptar. 8.4.1. Ingresar costos de recursos acumulados reales 1. En el men Ver, haga clic en Uso de tareas. 2. En el men Ver, seale Tabla y haga clic en Seguimiento. Si desea ingresar el costo TOTAL del recurso en una tarea: 3. Presione la tecla TAB para moverse al campo Costo real 4. En el campo Costo real, escriba el costo real para la asignacin cuyos costos desea actualizar. Si desea ingresar el costo DIA a DIA 6. En el men Formato, elija Detalles y haga clic en Costo real. 7. Seleccione la columna correspondiente al da que desea actualizar, y escriba un valor de costo en el campo de la asignacin de recursos.
8.4. Revisar los Costos del Proyecto Puede ver los costos actuales, previsto, real y restante para comprobar si se ajustan al presupuesto global. Estos costos, salvo el previsto, se actualizan cada vez que Microsoft Project recalcula el proyecto. 8.4.1. Ver Estadsticas de Costo 1. En el men Proyecto, haga clic en Informacin del proyecto. 2. Haga clic en Estadsticas. 3. En la columna Costo, compare los valores de costo existentes.
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En este cuadro de Estadsticas encontramos los siguientes valores de costo: - El Costo Previsto (presupuesto) del proyecto es de $99,928.00 - El Costo Real (gastado a la fecha) del proyecto es de $7,254.00 - El Costo Restante (falta por gastar) del proyecto es de $99,257.20 - El Costo Actual (total a la fecha) del proyecto es de $106,511.20 (Costo Actual = Costo Real + Restante) 8.4.2. Ver Costos en Un Informe Resumen 1. En el men Ver, haga clic en Informes. 2. Haga clic en Resumen y, a continuacin, en Seleccionar. 3. Elija Resumen del proyecto y, a continuacin, haga clic en Seleccionar. 8.4.3. Mostrar los Costos del Proyecto en una vista Mediante esta opcin mostraremos los costos resumidos del proyecto en el rengln 0 de una vista de tareas. 1. En el men Ver, haga clic en Ms vistas. 2. En la lista Vistas, haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar. 3. En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Costo. 4. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y despus elija la ficha Vista. 5. En Opciones de esquema, active la casilla de verificacin Tarea de resumen del proyecto. 8.5. Revisar Variaciones de Costos Puede revisar costos y variaciones por tarea, por recurso o por asignacin para ver cundo y dnde los costos son mayores o menores de lo presupuestado. 8.5.1. Revisar Variaciones de Costos de Tareas En el men Ver, haga clic en Ms vistas. En la lista Vistas, haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar. En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Costo. Revise los valores de costo existentes en los campos Costo total, Lnea de base, Real, Restante y Variacin. Presione la tecla TAB para moverse al campo si ste no est visible. 8.5.2. Revisar Variaciones de Costos de Recursos 1. En el men Ver, haga clic en Hoja de recursos. 2. En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Costo. 3. Revise los valores de costo existentes en los campos Costo, Costo previsto, Costo real, Restante y Variacin. 4. Presione la tecla TAB para moverse al campo si ste no est visible. Sugerencias 72
Si tiene recursos materiales, tal vez desee centrarse en ellos aplicando un filtro. En el cuadro de auto filtro haga clic en Recursos - Materiales. Para ver de nuevo todos los recursos, haga clic en Todos los recursos en el cuadro Filtro. Puede agrupar rpidamente los costos por recursos de trabajo o recursos materiales. En el cuadro Agrupar por (al lado del icono de recursos - dos perfiles), haga clic en Recursos - Materiales. Para deshacer el grupo, haga clic en Sin agrupar en el cuadro Agrupar por.
8.5.3. Revisar Variaciones de Costos de Asignaciones 1. En el men Ver, haga clic en Uso de recursos o en Uso de tareas. 2. En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Costo. 3. Revise los valores de costo existentes en los campos Costo o Costo total, Costo previsto, Real, Resto y Variacin. 4. Presione la tecla TAB para moverse al campo si ste no est visible. 8.6. Buscar Costos que Exceden el Presupuesto Mediante la aplicacin de un filtro de Costo mayor que el presupuestado, puede centrarse rpidamente en una tarea o en desfases en los costos de asignacin de un recurso. 8.6.1. Ver desfases en costos de las tareas 1. En el men Ver, haga clic en Uso de tareas. 2. En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Costo. 3. En el cuadro Filtro (al lado de auto filtro), haga clic en Costo mayor que el presupuestado. 4. Si desea ver desfases de costos especficos, haga clic en Costo mayor que en el cuadro Filtro y despus especifique un valor de costo en el cuadro Mostrar las tareas o asignaciones cuyo costo sea mayor que. 5. Para volver a ver todas las tareas, haga clic en Todas las tareas en el cuadro Filtro. Sugerencia: Para ver los recursos con presupuesto sobrepasado, siga el mismo procedimiento pero en la hoja uso de recursos 8.6.2. Ver un informe de tareas o recursos con presupuesto sobrepasado 1. En el men Ver, haga clic en Informes. 2. Haga clic en Costos y, a continuacin, en Seleccionar. 3. Para mostrar desfases de costos, haga clic en Tareas con presupuesto sobrepasado y despus elija Seleccionar. 4. Para mostrar desfases de recursos, haga clic en Recursos con presupuesto sobrepasado y despus elija Seleccionar. 8.7. Anlisis de Valor Acumulado 8.7.1. Qu es el anlisis del valor acumulado? El anlisis del valor acumulado es un mtodo para medir el rendimiento del proyecto. Indica la cantidad del presupuesto que debera haberse gastado, teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto para la tarea, la asignacin o el recurso. El valor acumulado tambin se conoce como costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR). 8.7.2. Qu mide el valor acumulado? El anlisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea: El costo presupuestado del trabajo programado (CPTP), que es la parte del costo que est previsto gastar en una tarea entre la fecha de comienzo y la fecha de estado de la tarea. Por ejemplo, el presupuesto total planeado para una tarea de cuatro das es 100 $ y comienza un lunes. Si la fecha de estado est establecida para el mircoles siguiente, el CPTP es 75 $. El costo real del trabajo realizado (CRTR), que es el costo real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea durante un perodo determinado. Por ejemplo, si la tarea de cuatro das genera un costo total de 35 $ durante cada uno de 73
los dos primeros das, el CRTR de ese perodo es 70 $ (pero el CPTP sigue siendo 60 $). El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR), que es el porcentaje del presupuesto que debera haberse gastado para un determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea. Por ejemplo, si despus de dos das se ha completado el 60% del trabajo de una tarea, podra esperar un gasto del 60% del presupuesto total de la tarea, o 60 $. A partir de estos tres valores fundamentales, se determinan otros muchos valores clave. Los ms comunes y tiles son: Variacin de costo (VC), que es la diferencia entre el costo estimado y el costo real de una tarea. VC = CPTR - CRTR Variacin de programacin (VP), que es la diferencia entre el progreso actual y el progreso programado de una tarea en trminos de costo. VP = CPTR - CPTP El ndice de rendimiento de costos (IRC), que es la relacin entre los costos presupuestados y los costos reales. IRC = CPTR/CRTR El ndice de rendimiento de la programacin (IRP), que es la relacin entre el trabajo realizado y el trabajo programado. IRP = CPTR/CPTP 8.7.3. Por qu debe realizarse el anlisis del valor acumulado? Cuando se realiza el anlisis del valor acumulado, se obtienen respuestas confiables a preguntas clave como "Queda suficiente dinero en el presupuesto para completar el proyecto?" y "Queda suficiente tiempo en la programacin para finalizar el proyecto a tiempo?" Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en trminos de costo y programacin. Si desea conocer si se agotar el dinero antes de completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido ste), un anlisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta. 8.7.4. Cmo se interpreta el valor acumulado? Los indicadores de valor acumulado que son variaciones, como variacin de costo, pueden ser positivos o negativos. Una variacin positiva indica que va adelantado con respecto a la programacin o por debajo del presupuesto. Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacin de dinero y recursos de tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones negativas. Una variacin negativa indica que va retrasado con respecto a la programacin o por encima del presupuesto. Si una tarea o un proyecto tiene una variacin de costo (VC) negativa, puede tener que aumentar el presupuesto o aceptar mrgenes de beneficio reducidos. Los indicadores de valor acumulado que son relaciones, como el ndice de rendimiento de costos (IRC) y el ndice de rendimiento de la programacin (IRP), pueden ser mayor que 1 o menor que 1. Un valor que es mayor que 1 indica que va adelantado con respecto a la programacin o por debajo del presupuesto. Un valor que es menor que 1 indica que va retrasado con respecto a la programacin o por encima del presupuesto. Por ejemplo, un IRP de 1,5 significa que slo ha utilizado el 67% del tiempo planeado para completar una parte de una tarea en un perodo de tiempo determinado, y un IRC de 0,8 significa que ha gastado el 25% ms en una tarea de lo presupuestado para un perodo de tiempo determinado. 8.7.5. Qu cantidades de valor acumulado se pueden mostrar o calcular en Microsoft Project? Con Microsoft Project, puede mostrar: CRTR (Costo real del trabajo realizado) Costo presupuestado al finalizar (CPF) CPTR (Costo presupuestado del trabajo realizado) CPTP (Costo presupuestado del trabajo programado) Variacin de costo (VC) CEF (Costo estimado al finalizar) Variacin de programacin (VP) Variacin al finalizar (VAF) Puede calcular: 74
ndice de rendimiento de costos (IRC) IRC acumulado IRP
CEF: Costo Estimado al Finalizar Costo Programado o Actual Equivale a la suma de los costos ya contrados ms los planeados CEF= Costo real (segn datos incluidos) + Costo Restante (segn presupuesto) + Costo/Uso Costo real = (Trabajo real * Tasa estndar) + (Trabajo horas extras * tasa horas extras) Costo Restante= (Trabajo restante * Tasa estndar) + (Trabajo restante hrs. extra * Tasa hrs. extra)
CEF es la informacin que project presenta en el campo costo

CPF: Costo Presupuestado al Finalizar, o Costo Previsto ES el costo total que se ha planeado para la tarea, no incluye las posibles variaciones, simplemente la informacin base. CPF= (Trabajo * Tasa estndar) + (Trabajo hrs. extras * Tasa hrs. extras) + Costo/Uso CPTP: Costo Presupuestado del Trabajo Programado Cantidad de Presupuesto que debera haberse gastado hasta el momento. Se calcula como los costos previstos acumulados hasta la fecha de estado. Se puede aplicar tanto a recursos como a tareas. CPTR: Costo Presupuestado del Trabajo Realizado Tambin se conoce como Valor Acumulado CPTR= Costo previsto para la tarea * % realizado de la tarea El CPTR se calcula una vez se tenga una lnea base para el proyecto y un % de avance CRTR: Costo Real del Trabajo Realizado
El costo real bien puede ser calculado por project o incluido por el usuario: a. Calculado por project. CRTR= (Trabajo real realizado* Tasa estndar) + (Trabajo real realizado hrs. extras * Tasa hrs. extras) + Costo/Uso b. Incluido por el usuario: Permite que el usuario incluya el costo real en cualquier punto de realizacin de la tarea En Herramientas, Opciones, Calcular. Desactivar Microsoft Proj. siempre calcula los costos reales" VAF: Variacin en finalizacin Diferencia entre el costo presupuestado al finalizar (CPF) y el costo estimado al finalizar (CEF). En Microsoft Project, el CEF es el campo Costo total, y el CPF es el campo Costo previsto. VAF= CPF - CEF VC: Variacin del Costo Acumulado Diferencia entre el costo que debera alcanzar la tarea hasta el momento (CPTR) y lo que ha costado realmente (CRTR) VC= CPTR CRTR Si VC > 0 (positiva), el costo esta actualmente por debajo de lo presupuestado Si VC< 0 (negativo), la tarea excede el presupuesto VP: Variacin de Programacin del Valor Acumulado Equivale a la diferencia entre el costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR) y el costo presupuestado del trabajo programado (CPTP). VP = CPTR CPTP
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Si VP > 0 El proyecto va adelantado, en trminos de costo Si VP< 0 El proyecto va retrasado, en trminos de costo
Adems: ndice de rendimiento de costos (IRC): Relacin entre los costos presupuestados o previstos y los costos reales del trabajo realizado (CPTR/CRTR). El IRC acumulado, que es la suma de CPTR dividida por la suma de CRTR de todas las tareas, se utiliza con frecuencia para predecir si un proyecto va a sobrepasar el presupuesto y en qu medida. ndice de rendimiento de costos (IRC) acumulado: En trminos de valor acumulado, la suma de todos los costos presupuestados del trabajo realizado (CPTR) de todas las tareas dividida por la suma de todos los costos reales del trabajo realizado (CRTR). El IRC acumulado se utiliza con frecuencia para predecir si un proyecto va a sobrepasar el presupuesto y en qu medida.
8.7.6. Tabla Valor Acumulado Con los costos guardados como presupuesto, puede comparar el progreso esperado con el progreso real hasta la fecha de las tareas que tienen costos. Con la tabla Valor acumulado, puede realizar un seguimiento del flujo de caja comparndolo con el progreso, de modo que podr saber si se agotar el dinero antes de completar el trabajo en el proyecto. La tabla Valor acumulado muestra el porcentaje real de finalizacin de cada tarea en trminos de costos de recursos, de modo que puede pronosticar si las tareas finalizarn por debajo o por encima del presupuesto basndose en el costo incurrido durante el progreso. Por ejemplo, cuando una tarea est completada al 50% y el costo real incurrido hasta la fecha es de 200 $, puede averiguar si 200 $ es ms, menos o igual que el 50% del costo previsto (o presupuestado). 8.7.6.1. Valor acumulado por tarea 1. En el men Ver, haga clic en Ms vistas. 2. En la lista Vistas, haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar. 3. En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Ms tablas. 4. En la lista Tablas, haga clic en Valor acumulado y elija Aplicar. Sugerencia Para obtener informacin detallada acerca de cada campo Valor acumulado, site el puntero sobre su ttulo. 8.7.6.2. Totales de Valor Acumulado Distribuidos en el Tiempo 1. En el men Ver, haga clic en Uso de tareas. 2. En el men Formato, haga clic en Estilos de detalle y despus en la ficha Detalles de uso. 3. En la lista Campos disponibles, seleccione los campos Valor acumulado que desee mostrar y haga clic en Mostrar. 6.1. Valor Acumulado de una tarea En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. En el campo Nombre de tarea, seleccione una tarea En el men Herramientas, elija Personalizar y haga clic en Formularios. El cuadro Formularios, seleccione Valor acumulado y elija Aplicar. Revise los valores de costos en los cuadros Variacin de programacin, Variacin de costo y Variacin en finalizacin.
8.7.7. Grfico de Valor Acumulado Puede exportar informacin a un libro o a una tabla dinmica de Microsoft Excel utilizando equivalencias de exportacin especficas o el Asistente para anlisis de datos de escala temporal 1. En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 76
2. 3. 4. 5.
Si es necesario, seleccione las tareas que desea exportar. En el men Ver, elija Barras de herramientas y haga clic en Anlisis. Haga clic en Analizar datos de escala temporal en Excel. Siga las instrucciones del Asistente para anlisis de datos de escala temporal y haga clic en los campos que desee exportar a Excel. Una curva tpica de Valor Acumulado incluye los valores CPTP, CRTR, CPTR. Si exporta estos valores para un perodo de tiempo mayor al que registra progreso de trabajo en Project (fecha de estado), las curvas finalizarn en valores ceros, incluyendo la curva CPTP, aunque tenga trabajo proyectado hasta el final. Para evitar esto, falsee la fecha de estado del proyecto, hgala equivalente a la fecha final del proyecto, exporte los valores y luego modifique las series de datos para cortar las curvas CRTP y CRTR en la fecha de estado real. 6. Para realizar anlisis de escenarios futuros prolongue manualmente las lneas CRTP y CRTR siguiendo la tendencia de las lneas hasta la fecha de estado.
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CAPITULO 9 VINCULAR ARCHIVOS Puede insertar varios proyectos (subproyectos o proyectos insertados) en un proyecto principal (o archivo consolidado). Si trabaja en varios proyectos, puede ser til combinar estos archivos de subproyectos independientes en un archivo de proyecto principal para que sea ms fcil organizar, ver y trabajar con los datos del proyecto. Estos archivos se denominan comnmente proyecto principal y subproyectos, puesto que los subproyectos suelen estar subordinados a los proyectos principales en los que se insertan o consolidan. Pero tambin puede agregar un proyecto no relacionado a otro archivo de proyecto con el fin de visualizarlos y administrarlos simultneamente, razn por la cual a veces se denominan proyectos insertados o archivos consolidados. La creacin de un proyecto principal y de subproyectos es til para dividir un proyecto grande en varias partes y delegarlas en las personas adecuadas. En trminos de administracin del proyecto, la asignacin de subproyectos siguiendo este mtodo proporciona responsabilidad a todas las personas que realizan el trabajo y relaciona autoridad con grado de responsabilidad. En trminos de MS Project, la creacin de subproyectos dentro de un proyecto principal permite que cada uno de los administradores del proyecto tenga un mejor acceso y un mayor control sobre las correspondientes partes de la programacin.
9.1. Visualizacin de los subproyectos
Cuando inserta un archivo en un proyecto principal, el subproyecto se representa como una tarea de resumen en la lista de tareas, y en el campo Indicadores aparece un indicador . Al subproyecto se le aplica una sangra en el nivel de esquema de la fila en la que se inserte, pero se le puede aplicar o eliminar sangra como si se tratara de cualquier otra tarea. Dado que el subproyecto se representa como una tarea de resumen, la informacin de resumen no se puede modificar. Pero puede expandir el esquema para mostrar las tareas del subproyecto. En el caso de tener el subarchivo vinculado en formato de lectoescritura podr modificar la informacin en el archivo del proyecto principal. Al guardar el proyecto principal, los cambios realizados en el subproyecto tambin se guardarn en el archivo de origen del subproyecto. Esta opcin es apropiada para administrar varios archivos simultneamente. En este caso tambin puede trabajar directamente en el archivo de origen sin abrir el archivo del proyecto principal, los cambios que realice en el archivo de origen del subproyecto se actualizarn automticamente en el archivo del proyecto principal. Si por el contrario ha vinculado los subarchivos en formato de solo lectura, podr visualizar la informacin de varios subarchivos simultneamente, pero no podr modificarlos a travs del archivo principal. Esta opcin es apropiada cuando cada subarchivo es responsabilidad de un usuario diferente.
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Insertar Proyecto
Subarchivo Proyecto insertado
Subarchivo insertado como Solo Lectura
Barra resumen del subarchivo DESAGUES PLUVIALES; en este archivo principal es una tarea resumen
9.2. Insertar subarchivos dentro de un archivo principal 1. Abra el archivo que desee que sea el proyecto principal, en donde se insertarn los subproyectos 2. En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 3. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la fila debajo de la cual desee insertar el proyecto. 4. Un proyecto se puede insertar en cualquier nivel del esquema del proyecto principal es decir, dentro de cualquier tarea resumen. 5. En el men Insertar, haga clic en Proyecto. 6. En el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad o carpeta que contenga el archivo de proyecto. 7. En la lista de carpetas, abra la carpeta o subcarpeta que contenga el archivo de proyecto que desee. 8. Haga clic en el archivo que desee insertar y despus haga clic en Insertar. 9. Para insertar varios archivos, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los archivos en el orden en que desee insertarlos. 10. Al insertar los archivos puede definir si desea que se vinculen en formato de slo lectura y si deben permanecer vinculados al archivo base. Antes de dar clic en Insertar debe: - Para insertar un archivo en formato de slo lectura, haga clic en la flecha del botn Insertar y, a continuacin, en Insertar slo lectura. - Para que los cambios del archivo base se muestren en el archivo de proyecto principal, active la casilla de verificacin Vincular al proyecto. 11. Haga clic en Insertar. 12. Una vez insertado un subproyecto, puede hacer que aparezcan las subtareas ocultas haciendo clic en el smbolo de esquema de la subtarea Las caractersticas del proyecto insertado (solo lectura, vincular al proyecto y nombre del proyecto) se pueden modificar desde la casilla de informacin de la tarea resumen del proyecto insertado (que se activa al dar doble clic sobre el nombre del subarchivo), en el cuadro Avanzado. Importante:
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Para evitar que un subarchivo quede inserto dentro de otro subarchivo, mostrar solamente la tarea de resumen de los subarchivos ya insertos antes de insertar uno nuevo. Los subproyectos se tratan como tareas de resumen en el proyecto principal. Se pueden aplicar y anular las sangras de las tareas de resumen de un subproyecto en el esquema para cambiar su orden en la jerarqua de tareas. Sin embargo, si se aplican o anulan las sangras de las tareas en un subproyecto, y ste est vinculado a su archivo de origen, los cambios efectuados tambin se mostrarn en el archivo de proyecto original. Cuando se consolidan proyectos en un proyecto principal, los recursos permanecen en los archivos de proyecto individuales. No se puede asignar un recurso de un subproyecto a otro subproyecto a menos que trabaje con un Fondo de Recursos, tal como se explica en el captulo 11.
9.3. Guardar Archivos Principales Al activar el comando Guardar. MS Project guardar nicamente los cambios del archivo principal, y proceder a preguntar si desea guardar los cambios de los subarchivos. An si los subarchivos estn vinculados como Solo Lectura, MS Project le preguntar si desea guardar los cambios realizados en ellos. Como no es posible realizar estos cambios, se debe responder No a todo, a menos que los cambios se deseen guardar en un nuevo archivo. 9.4. Contraseas para Subarchivos En el caso de vincular los subarchivos como Solo Lectura se sugiere adems grabarlos independientemente con una contrasea para cada uno, de forma tal que realmente queden protegidos contra escritura. Para asignar contraseas a los subarchivos tiene que abrirlos independientemente, y en el comando Archivo elegir Guardar Como, Herramientas, Opciones Generales, y agregar una contrasea contra Escritura. Al abrir un archivo principal que vincule subarchivos con contraseas estas sern solicitadas; el usuario que no las conozca podr elegir Solo Lectura para ver la informacin del subarchivo a travs del archivo principal. 9.5. Guardar Lnea de Base de Archivos Principales Al activar el comando Guardar Lnea de Base en un archivo principal, MS Project solamente guardar la informacin de las tareas pertenecientes al archivo principal. Para guardar la lnea de base en los subarchivos deber hacerlo abriendo el subarchivo nicamente. 9.6. Para desvincular un subarchivo: Si desea que un subarchivo no contine siendo parte del archivo principal, elija el nombre del subarchivo y presione la tecla suprimir. El subarchivo no aparecer mas dentro del archivo consolidado pero seguir existiendo en su directorio correspondiente y seguir apareciendo en los otros archivos consolidados en los cuales est vinculado. 9.7. Aplicar formato a tareas de resumen o a barras de tareas de subproyectos
Con los subproyectos slo se consolida la informacin del proyecto, no el formato. Cualquier formato aplicado directamente a la categora de tareas de resumen o a barras de Gantt, o a tareas de resumen individuales o a barras de Gantt en un subproyecto no aparecer en el proyecto principal. Esa informacin se almacena en cada archivo y debe aplicarse por separado al proyecto principal. A las barras de tareas y al texto de los subproyectos se les aplica el mismo formato que a la categora de las tareas de resumen del proyecto principal.
9.8. Para utilizar predecesoras que son parte de otro subarchivo Las tareas que son parte de un subarchivo no aparecern listadas como posibles predecesoras de las tareas del archivo principal, o de otros subarchivos del proyecto. El mtodo ms sencillo para vincularlas es utilizando el icono grfico para vincular tareas:
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3. Suelte la tecla Ctrl

y presione el icono Vincular Tareas
1. Seleccione primero
la predecesora, aunque sea una tarea de un subarchivo
2. Presione la tecla Ctrl y sin soltarla, seleccione la sucesora. La sucesora debe ser parte de un archivo vinculado en lecto-escritura o directamente en el listado de tareas del archivo principal (de lo contrario el vinculo no se grabar)
4. Las tareas quedarn vinculadas como Fin a Comienzo, siendo la predecesora la

tarea que seleccion primero. Para cambiar el tipo de relacin a Comienzo Comienzo o la que desee, deber, una vez creado el vnculo, abrir la ficha de la tarea a la cual ha agregado la predecesora (dando doble clic sobre su nombre) y en la seccin Predecesoras cambiar el tipo de relacin.
Esto es vlido si la tarea a la cual desea agregar una predecesora est vinculada en formato lectoescritura, de ser Solo Lectura no grabar este vnculo una vez cierre el archivo principal. En este caso deber seguir las instrucciones del punto 9.9
9.9. Para utilizar tareas predecesoras o sucesoras que se incluyen en otros archivos independientes Es posible que alguna tarea de un proyecto dependa de la ejecucin de tareas en otro proyecto, an sin que los archivos se encuentren vinculados dentro de un archivo principal. En MS Project es posible utilizar predecesoras externas: 1. Abra el archivo en el que se encuentra la predecesora, y tambin el archivo en donde est la tarea a la cual se vincular 2. En el men ventana elija el archivo en el cual se encuentra la tarea que requiere de una predecesora externa. 3. Elija la tarea a la cual asignar una predecesora externa. Abra la casilla de informacin de la tarea (doble clic sobre el nombre de la tarea), y vaya a la ficha de Predecesoras. 4. En el campo Id, escriba el nombre del proyecto y el nmero de identificacin de la predecesora externa, separados por una barra diagonal inversa, por ejemplo Proyecto1\1 para indicar el identificador de tarea 1 en un archivo denominado Proyecto 1. 5. Dar Aceptar. El vnculo entre proyectos ha sido creado. 6. Para cambiar la dependencia a un tipo distinto de fin a comienzo, vuelva a abrir la tarea con predecesora externa y seleccione un tipo de dependencia diferente en el campo Tipo. Para especificar tiempo de posposicin para la dependencia, escriba un valor en el campo Posposicin. 7. Para especificar tiempo de adelanto, escriba un valor negativo en el campo Posposicin, como -2 para indicar dos das de tiempo de adelanto. 81
Ejemplo: 1. En este ejemplo, se han abierto los dos archivos necesarios: Desages Pluviales, que incluye la predecesora y Red de Agua, archivo en el cual se encuentra Rotura y Reparacin de estabilizado, a la cual por razones administrativas le vamos a colocar como predecesora la tarea 3 de Desages Pluviales. El vnculo queda grabado para la tarea Rotura y Reparacin de estabilizado, por lo que el archivo Desages Pluviales puede estar abierto en Solo Lectura.
2. Una vez identificada el Id (nmero de rengln) de la tarea de Desages Pluviales que queremos utilizar como predecesora, vamos al archivo Red de Agua (sin cerrar Desages Pluviales) y damos doble clic sobre el nombre de la tarea a la cual queremos agregarle la predecesora externa, en este caso Rotura y Reparacin de Estabilizado. 3. En la ficha de predecesoras, vamos a ingresar el Id de la predecesora Externa. Para indicar que es una tarea de otro archivo, el Id se escribe: Nombre del Archivo en el que est la predecesora\Id 4. Al dar aceptar se crea un vnculo con la Tarea Externa. Este vinculo es por defecto Fin Comienzo, pero puede ser editado dando doble clic otra vez sobre el nombre de la sucesora, en la ficha Predecesoras.
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Ubicacin de la tarea predecesora externa, escrita en Id (activo).
Ingrese aca Nombre de Archivo\Id de la tarea predecesora
9.9. Mensaje de Estado de Predecesoras Externas: De manera predeterminada, se le notificar si han cambiado los datos de un proyecto vinculado externamente. Las predecesoras y sucesoras externas, as como el impacto sobre la programacin, se muestran cuando se abre un archivo con vnculos externos, siendo posible aceptar alguno o todos los cambios, o eliminar el vnculo entre archivos.
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CAPITULO 10: VISTAS, TABLAS, FILTROS, INFORMES

A medida que el usuario agrega informacin sobre las tareas, recursos y asignaciones, MS Project la almacena en diferentes campos. Estos campos son mostrados a travs de vistas y tablas. La informacin que aparece en cada vista o tabla hace a diferentes objetivos de anlisis de la informacin disponible. Es importante elegir la forma apropiada de mostrar la informacin disponible segn las necesidades de cada instancia de anlisis del proyecto. 10.1. Vistas Qu es una vista? Las vistas son el medio que Microsoft Project utiliza para comunicarse con los usuarios. Muestran en un formato concreto un subconjunto de la informacin especificada en Microsoft Project. Ese subconjunto se almacena en Microsoft Project y puede mostrarse en una vista que llama a la informacin. Por ejemplo, la duracin especificada para una tarea en el Diagrama de Gantt aparecer en la Hoja de tareas cuando se muestre la vista. Las vistas le permiten especificar, modificar y mostrar informacin sobre tareas, recursos o asignaciones. Al permitir presentar informacin relacionada en un formato lgico y de fcil lectura, puede ver y conocer rpidamente el estado de un aspecto concreto del proyecto. Por ejemplo, una vista de grfico de barras de la asignacin de recursos muestra qu recursos estn sobreasignados. Las vistas se pueden mostrar individualmente o como una vista combinada, que contiene dos vistas. Al seleccionar una tarea o un recurso en la seccin superior de una vista combinada, la vista de la seccin inferior mostrar informacin detallada sobre la tarea o el recurso seleccionado. Hay tres tipos de vistas: Las vistas de grfico o diagrama (como Diagrama de Gantt, Diagrama de red, Grfico de recursos y Calendario) presentan la informacin de forma grfica. Las vistas de hoja (como Hoja de tareas y Hoja de recursos) presentan la informacin en filas y columnas. Las filas contienen informacin sobre las tareas o los recursos, y las columnas son campos en los que se puede especificar informacin sobre las tareas o los recursos. (En Microsoft Project, las columnas normalmente se denominan campos.) Las vistas de formulario (como, Formulario de tareas o Formulario de recursos) presentan informacin detallada sobre una tarea o un recurso individualmente y en un formato estructurado. La tabla siguiente contiene todas las vistas de MS Project, incluidas las que han utilizado tradicionalmente los profesionales de la administracin de proyectos, como el Diagrama de Gantt, adems de los formatos especializados para introducir y ver los datos. Puede trabajar con las vistas predefinidas o crear sus propias vistas personalizadas.
AP GANTT ESPERADO
Diagrama de Gantt que muestra la situacin esperada segn la programacin. Utilice esta vista cuando realice 1 un anlisis PERT de una duracin de tareas o de una programacin de proyecto. Diagrama de Gantt que muestra la mejor situacin posible de la programacin. Utilice esta vista cuando
AP GANTT OPTIMISTA
Si desea analizar el proyecto y evaluar los casos mejor, previsto y peor para duraciones de tareas, fechas de comienzo y fechas de fin, puede utilizar las herramientas de anlisis PERT de MS Project
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realice un anlisis PERT de una duracin de tareas o de una programacin de proyecto. AP GANTT PESIMISTA Diagrama de Gantt que muestra los resultados del peor caso de la programacin. Utilice esta vista cuando realice un anlisis PERT de una duracin de tareas o de una programacin de proyecto. Hoja para especificar las mejores situaciones, las peores y las situaciones esperadas de la programacin respecto a la duracin de una tarea, antes de calcular la duracin ms probable. Utilice esta vista para comparar la diferencia entre las diferentes estimaciones de tareas. Vista que combina la vista Uso de recursos en la seccin superior y la vista Gantt de redistribucin en la inferior. Utilice esta vista para resolver las sobreasignaciones de recursos. Calendario mensual que muestra las tareas y sus duraciones. Utilice esta vista de tareas para ver las tareas programadas en una semana o en un intervalo de semanas concretos. Lista de tareas e informacin relacionada y un diagrama que muestra tareas y duraciones en funcin del tiempo. Utilice esta vista de tareas para especificar y programar una lista de tareas. Diagrama de red que muestra todas las tareas y sus dependencias. Utilice esta vista de tareas para crear y ajustar la programacin en formato de diagrama de flujo. Diagrama de red que muestra las predecesoras y las sucesoras de una tarea. En un proyecto grande, utilice esta vista para centrarse en las dependencias de una tarea especfica. Vista que combina la vista Diagrama de Gantt en la seccin superior y la vista Formulario de tareas en la inferior. Utilice esta vista para agregar, modificar y revisar informacin detallada acerca de la tarea seleccionada en el Diagrama de Gantt. Formulario para especificar y modificar informacin acerca de un recurso especfico. Usualmente esta vista se activa en la seccin inferior de una ventana de recursos dividida. Formulario para especificar y modificar informacin acerca de una tarea especfica. Usualmente esta vista se activa en la seccin inferior de una ventana de tareas dividida. Formulario para revisar y modificar la informacin detallada del seguimiento y la programacin de una tarea en concreto. Usualmente esta vista se activa en la seccin inferior de una ventana de tareas dividida. Formulario para especificar y modificar el nombre del recurso y otra informacin acerca del recurso. Usualmente esta vista se activa en la seccin inferior de una ventana de recursos dividida. Formulario para especificar y modificar el nombre de la tarea y otra informacin acerca de la tarea. Usualmente esta vista se activa en la seccin inferior de una ventana de tareas dividida. Lista de tareas, informacin sobre los retrasos y las demoras de las tareas y un diagrama de barras que muestra los efectos anteriores y posteriores a la redistribucin. Utilice esta vista de tareas para comprobar la magnitud del retraso de la tarea.
AP HOJA DE ENTRADA PERT
ASIGNACION DE RECURSOS
CALENDARIO
DIAGRAMA DE GANTT
DIAGRAMA DE RED
DIAGRAMA DE RELACIONES
ENTRADA DE TAREA
FORMULARIO DE RECURSOS
FORMULARIO DE TAREAS
FORMULARIO DETALLES DE TAREA
FORMULARIO NOMBRE DE RECURSO
FORMULARIO NOMBRE DE TAREA
GANTT DE REDISTRIBUCION
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GANTT DE SEGUIMIENTO
GANTT DETALLADO
GRAFICO DE RECURSOS
HOJA DE RECURSOS
HOJA DE TAREAS
USO DE RECURSOS
USO DE TAREAS
Lista de tareas e informacin relacionada y un diagrama que muestra las barras de Gantt de lnea de base y de programacin de cada tarea. Utilice esta vista de tarea para comparar la programacin prevista (lnea de base) con la actual. Lista de tareas e informacin relacionada y un diagrama que muestra la demora y la posposicin. Utilice esta vista de tareas para comprobar la cantidad de tiempo que se puede posponer una tarea sin afectar a otras. Grfico que muestra la asignacin, los costos o el trabajo de los recursos. Utilice esta vista para ver informacin sobre un solo recurso o sobre un grupo de recursos a lo largo del tiempo. Lista de recursos e informacin relacionada. Utilice esta vista de recurso para especificar y modificar informacin acerca del recurso en un formato similar al de una hoja de clculo. Lista de tareas e informacin relacionada. Utilice esta vista para especificar y programar tareas en un formato de hoja de clculo. Lista de recursos que muestra la asignacin, el costo o la informacin del trabajo de cada recurso a travs del tiempo. Utilice esta vista para ver informacin acerca del costo y de la asignacin de trabajo de cada recurso y para definir el perfil de los recursos. Lista de tareas que muestra los recursos asignados agrupados bajo cada tarea. Utilice esta vista para ver qu recursos se encuentran asignados a tareas especficas y para definir el perfil de los recursos.
10.1. Tablas Puede utilizar las tablas predefinidas de MS Project para mostrar solamente los campos que desee o crear sus propias tablas. Existen dos clases de tablas: las tablas de tareas (que se pueden aplicar a las vistas de tareas) y las tablas de recursos (que se pueden aplicar a las vistas de recursos). 10.2.1. Tablas de tareas Las tablas de tareas se pueden aplicar a las siguientes vistas: AP GANTT ESPERADO AP GANTT OPTIMISTA AP GANTT PESIMISTA AP HOJA DE ENTRADAS PERT DIAGRAMA DE GANTT ENTRADA DE TAREA GANTT DE REDISTRIBUCION GANTT DE SEGUIMIENTO GANTT DETALLADO HOJA DE TAREAS USO DE TAREAS Las tablas de tareas predefinidas de MS Project son las siguientes:
Tabla CASO ESPERADO Descripcin Se usa en combinacin con otras caractersticas del anlisis PERT de MS Project para evaluar la duracin, la fecha de comienzo y la fecha de fin previstas de las tareas. Se usa en combinacin con otras caractersticas del anlisis PERT de MS Project para evaluar la duracin, la fecha de comienzo y la fecha de fin mejores de las tareas.
CASO OPTIMISTA
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CASO PESIMISTA COSTO ENTRADA PERT ENTRADA EXPORTACION FECHAS DE DELIMITACION HIPERVINCULO LINEA DE BASE PROGRAMACION
Se usa en combinacin con otras caractersticas del anlisis PERT de MS Project para evaluar la duracin, la fecha de comienzo y la fecha de fin peores de las tareas. Muestra la informacin acerca del costo de las tareas del proyecto, incluidos el costo, el costo previsto, la variacin, el costo real y el costo restante. Se usa en combinacin con otras caractersticas del anlisis PERT de MS Project para evaluar la duracin, la fecha de comienzo y la fecha de fin probables de las tareas. Muestra el nombre y la duracin de las tareas, las fechas de comienzo y de fin, las predecesoras, y los recursos. Se utiliza para guardar un archivo en formato mpd o en otro formato de archivo compatible con MS Project. Muestra las delimitaciones de las tareas, incluyendo el tipo y la fecha de la delimitacin. Muestra los vnculos URL y UNC asignados a las tareas, que llevan a archivos de sitios Web y de la intranet. Muestra las fechas, el trabajo y los costos previstos. Muestra la informacin de la programacin, incluyendo las fechas de comienzo y de fin, las fechas lmite de comienzo y de fin, la demora permisible (holgura) y el margen de demora total. Muestra la informacin bsica del proyecto, incluyendo la duracin de las tareas, las fechas de comienzo y de fin, el porcentaje completado, el costo y el trabajo. Muestra informacin para la redistribucin de los recursos, incluyendo el retraso, la duracin, las fechas de comienzo y de fin programadas, las sucesoras y los nombres de los recursos. Muestra la informacin real, incluyendo la fecha de comienzo real, la fecha de fin real, el porcentaje completado, la duracin real, la duracin restante, el costo real y el trabajo real. Se utiliza con las vistas Informe de barras, Informe de fechas de hitos e Informe de hitos para optimizar la presentacin de las tareas resumidas. Podr obtener el mejor provecho de esta tabla y de las vistas a ella asociadas, una vez que haya ejecutado la macro Formato_Resumen. Muestra la informacin del trabajo, incluyendo el trabajo planeado, la variacin del trabajo, el trabajo real y el trabajo restante. Presenta las tareas del proyecto y muestra su trabajo, duracin y fechas de comienzo y fin. Compara la informacin del trabajo y del costo de las tareas, incluyendo el costo presupuestado del trabajo planeado y el trabajo programado. Muestra la variacin de la programacin del proyecto, incluyendo las fechas de comienzo y de fin, las fechas previstas y de fin, y las variaciones de comienzo y de fin.
RESUMEN
RETRASO SEGUMIENTO
TABLA DE INFORME TRABAJO USO VALOR ACUMULADO
VARIACION
10.2.2. Tablas de recursos Las tablas de recursos se pueden aplicar a las siguientes vistas: VISTA ASIGNACION DE RECURSOS VISTA HOJA DE RECURSOS VISTA USO DE RECURSOS Las tablas de recursos predefinidas de MS Project son las siguientes:
Tabla COSTO ENTRADA RECURSOS DE TRABAJO ENTRADA RECURSOS MATERIALES Descripcin Muestra informacin del costo de los recursos del proyecto, incluyendo el costo, el costo previsto, la variacin, el costo real y el costo restante. Muestra informacin bsica sobre los recursos humanos, incluyendo las iniciales de cada persona, el grupo, la capacidad mxima, la tasa estndar, la tasa de horas extra, el costo por uso, la acumulacin, el calendario base y el cdigo. Muestra informacin bsica sobre los recursos materiales, incluyendo la etiqueta material, las iniciales, el grupo, la tasa estndar, el costo por uso, la acumulacin y el cdigo.
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ENTRADA
EXPORTACION HIPERVINCULO RESUMEN
TRABAJO USO VALOR ACUMULADO
Muestra informacin de los recursos, incluyendo el grupo de recursos, las unidades del recurso, la tasa, la tasa de horas extra, el costo por uso del recurso, el mtodo de acumulacin y el cdigo del recurso. Se utiliza para guardar un archivo en formato MPD o en otro formato de archivo compatible con MS Project. Muestra los vnculos URL y UNC asignados a las tareas y recursos, que llevan a archivos de sitios Web y de la intranet. Muestra las asignaciones de recursos, incluyendo el grupo de recursos, la capacidad mxima, la utilizacin mxima de los recursos, la tasa estndar, la tasa de horas extra, el costo y el trabajo. Muestra informacin del trabajo, incluyendo el trabajo previsto, la variacin del trabajo, el trabajo real, el trabajo de horas extra y el trabajo restante. Muestra una relacin de los recursos y de la cantidad de trabajo asignada a cada uno de ellos. Utiliza las categoras de contabilidad tradicionales para comparar la relacin entre trabajo y costos de las tareas. Por ejemplo, puede comparar el costo estimado del trabajo con lo que el trabajo est costando realmente
10.2. Filtros En algunas ocasiones, slo necesitar ver un determinado tipo de informacin del proyecto. Por ejemplo, tal vez desee mostrar nicamente los hitos del proyecto o ver slo las tareas que no han comenzado. Si el proyecto tiene muchas tareas y conlleva el uso de muchos recursos, los filtros pueden resultar muy tiles para ver un tipo de informacin especfica. Los filtros permiten mostrar slo la informacin que interesa y ocultar el resto. La seleccin de un filtro no elimina informacin del proyecto, simplemente la oculta. MS Project incluye filtros de tareas para ver aspectos especficos de las tareas y filtros de recursos para ver aspectos especficos de los recursos. Los filtros de tareas se pueden activar en una vista de tareas, los de recursos en una vista de recursos.
Nombre del Presione ac Filtro Activo para obtener un listado de
Icono para activar Autofiltros
Adems de los filtros estndar, MS Project ofrece Auto filtros, visibles en la mayora de las vistas de hoja. Cada columna de una vista de hoja tiene su propio Auto filtro. De forma predeterminada, los Auto filtros estn desactivados, pero se pueden activar haciendo clic en el icono Auto filtro
10.3.1. Filtros de tareas Los filtros predefinidos de MS Project para la informacin de tareas son los siguientes:
Filtros Todas las tareas Tareas completadas Confirmado Descripcin Muestra todas las tareas del proyecto. Muestra todas las tareas que ya han finalizado. Muestra las tareas en las que ninguno de los recursos solicitados ha
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Costo mayor que Costo mayor que el presupuestado Creadas despus del Tareas crticas Intervalo de tiempo Tareas en curso Tareas incompletas Tareas con retraso o con presupuesto sobrepasado asignadas a Campos vinculados Hitos Grupo de recursos Debera comenzar el Deberan comenzar y finalizar el Progreso retrasado o pospuesto Tareas pospuestas Tareas de resumen Rango de tareas Tareas con datos adjuntos Tareas con un calendario de tareas asignado Tareas con fechas lmite Tareas con duraciones estimadas Tareas con fechas fijas Tareas o asignaciones con horas extra Tareas de nivel superior Sin confirmar Tareas sin comenzar Actualizacin necesaria Que usan el recurso Que usan el recurso en el intervalo de fechas Trabajo sobrepresupuestado
rechazado la asignacin (til con MS Project Central). Muestra las tareas que van a costar ms que la cantidad monetaria especificada. Es un filtro calculado que muestra todas aquellas tareas cuyo costo es mayor que el costo previsto. Muestra todas las tareas creadas en el proyecto en, o a partir de, la fecha que se especifique. Muestra todas las tareas en la ruta crtica. Filtro interactivo que solicita dos fechas y, a continuacin, muestra todas las tareas que comiencen o finalicen entre ambas. Muestra todas las tareas que han comenzado pero que no se han completado. Muestra todas las tareas que no se han completado. Muestra las tareas asignadas al recurso especificado que excedan el presupuesto que les fue asignado o que an no han sido completadas y que terminarn despus de la fecha de fin prevista. Muestra tareas con vnculos a valores de otros programas, como un vnculo a una celda de una hoja de trabajo de Microsoft Excel. Muestra slo las tareas que son hitos. Filtro interactivo que muestra las tareas a las que se han asignado recursos pertenecientes al grupo que se especifique. Filtro interactivo que solicita una fecha y, a continuacin, muestra todas las tareas que deberan haber comenzado en esa fecha pero que an no lo han hecho. Filtro interactivo que solicita dos fechas y, a continuacin, muestra las tareas que no han comenzado y finalizado en ese intervalo de tiempo. Muestra las tareas que se han retrasado con respecto a la fecha de finalizacin prevista en la programacin o que no han progresado de acuerdo con la programacin. Muestra todas las tareas cuya programacin se ha pospuesto. Muestra todas las tareas que tienen subtareas agrupadas debajo de ellas. Filtro interactivo que muestra todas las tareas cuyos nmeros de ID estn dentro del rango especificado. Muestra las tareas que tienen objetos adjuntos o una nota en el cuadro Notas. Muestra tareas que tienen objetos y un calendario asignados. Muestra tareas que tienen definida una fecha lmite. Muestra tareas con una duracin estimada. Muestra todas las tareas que no tienen la delimitacin Lo antes posible o que tienen una fecha de comienzo real. Muestra las tareas o asignaciones que trabajan horas extras. Muestra las tareas de resumen del nivel ms alto. Muestra las tareas en que al menos un recurso solicitado ha rechazado la asignacin. Muestra las tareas que no han comenzado. Muestra las tareas que tienen cambios (como fechas de comienzo y fin revisadas o asignaciones de recursos) y necesitan ser enviadas para actualizacin o confirmacin. til para MS Project Central. Es un filtro interactivo que muestra todas las tareas que usan el recurso que se especifique. Muestra las tareas asignadas a un recurso especificado que comiencen o finalicen entre dos fechas que especifique. Filtro calculado que muestra todas las tareas cuyo trabajo programado es mayor que el trabajo previsto.
10.3.2. Filtros de recursos Los filtros de recursos predefinidos de MS Project son los siguientes:
Filtros Descripcin
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Todos los recursos Asignaciones confirmadas Costo mayor que Costo mayor que el presupuestado Intervalo de tiempo Grupo Asignaciones en curso Campos vinculados Recursos sobreasignados Intervalo de recursos Recursos - Materiales Recursos con datos adjuntos Recursos o asignaciones con horas extra Recursos - Trabajo Debera comenzar el
Muestra todos los recursos del proyecto. Muestra slo las asignaciones que no ha rechazado un recurso. Slo es aplicable en la vista Uso de recursos. Muestra los recursos que van a costar ms que la cantidad que especifique. Filtro calculado que muestra todos los recursos cuyo costo programado es mayor que el previsto. Filtro interactivo que solicita dos fechas y, a continuacin, muestra todas las tareas y todos los recursos con asignaciones que comiencen o finalicen entre ambas fechas. Filtro interactivo que muestra todos los recursos pertenecientes al grupo que se especifique. Muestra slo las asignaciones que han empezado realmente pero no han finalizado. Slo es aplicable en la vista Uso de recursos. Muestra los recursos a los que se ha vinculado texto procedente de otros programas. Muestra todos los recursos que estn programados para realizar ms trabajo del que pueden llevar a cabo en el tiempo especificado. Es un filtro interactivo que muestra todos los recursos incluidos en el intervalo de identificadores que se especifique. Muestra recursos materiales, como madera, clavos o cemento. Muestra los recursos que tienen objetos adjuntos o una nota en el cuadro Notas. Muestra los recursos o las asignaciones que trabajan horas extra. Muestra los recursos de trabajo, como personas o equipo. Filtro interactivo que solicita una fecha y, a continuacin, muestra todas las tareas y recursos con asignaciones que deberan haber comenzado en esa fecha pero que no lo han hecho. Filtro interactivo que solicita dos fechas: la primera es la fecha en la que la tarea o la asignacin debe comenzar y la segunda es la fecha en la que la tarea o la asignacin debe finalizar. Muestra los recursos con tareas que se han retrasado con respecto a la fecha de finalizacin prevista en la programacin o que no han progresado de acuerdo con la programacin. Muestra los recursos cuyas tareas se han retrasado con respecto al plan previsto original y an no se han completado. Muestra las asignaciones que han rechazado los recursos solicitados. Muestra las asignaciones que no han comenzado an. Muestra los recursos que han completado todas las tareas que tenan asignadas. Filtro calculado que muestra todos los recursos cuyo trabajo programado sea menor que el previsto. Filtro calculado que muestra todos los recursos cuyo trabajo programado sea mayor que el previsto.
Debera comenzar o finalizar el
Progreso retrasado o pospuesto Asignaciones pospuestas Asignaciones sin confirmar Asignaciones sin comenzar Trabajo realizado Trabajo sin completar Trabajo sobrepresupuestado
10.3.3. Personalizar Filtros:

Elija el tipo de Filtro que proporcionados desea Si ninguno de los filtros con MS Project se ajusta a sus necesidades, puede crear crear un nuevo filtro o modificar uno existente personalizando los criterios del filtro. Para personalizar un filtro, vaya al men Proyecto, Comando Filtro Para. Elija Mas Filtros... A travs del cuadro de dilogo podr modificar un filtro ya definido, copiarlo para realizar modificaciones, o generar un filtro nuevo.
Filtros ya definidos
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Presione Nuevo si desea Utilice Copiar crear un filtro para crear un nuevo filtro con si Presione Modificar basecambiar en el filtro desea algn Resaltado ( por ej atributo del Filtro
10.3. Informes MS Project permite imprimir la informacin de las tareas, los recursos, los costos y el progreso del proyecto en un informe que se adapte a sus necesidades. Para utilizar un informe de MS Project, vaya al men Ver, Informes. Aparecer el cuadro de dilogo que permite acceder a los informes a travs de 6 categoras:
10.4.1. Informes Predeterminados Dentro de cada una de estas seis categoras encontrar un listado de informes disponibles. La tabla siguiente describe los tipos de informacin que puede imprimir en estos informes. En itlica aparece la informacin que usted puede modificar en cada informe, tal como se explica en el punto 10.4.2.
Informes Predeterminados INFORMES GENERALES Informe Resumen del proyecto Puede cambiar el aspecto del texto de los informes. Informe Tareas de nivel superior Puede cambiar el aspecto, el contenido (utilizando tablas y filtros de tareas), el perodo de tiempo (unidad), los detalles (notas y objetos) y la prioridad de ordenacin. Informe Tareas crticas Puede cambiar la tabla o el filtro de tareas para modificar el contenido. Informe Hitos Puede cambiar la tabla o el filtro de tareas para modificar el contenido. Informe Das laborables Informe Tareas sin comenzar Puede cambiar la tabla o el filtro de tareas para modificar el contenido. INFORMES ACTIVIDADES ACTUALES
Contenido
Un resumen del nmero de tareas y recursos, el costo del proyecto, las fechas de comienzo y fin, y el volumen total de trabajo. Una lista de las tareas del nivel ms alto y de las tareas de resumen que muestre las fechas programadas de comienzo y de fin, la duracin, el porcentaje completado, el costo y el trabajo Una lista de las tareas crticas que muestre las fechas programadas de comienzo y de fin, as como las predecesoras y sucesoras de cada tarea Una lista de hitos ordenada por su fecha de comienzo Una lista de perodos laborables para cada da de una semana en el calendario base Una lista de tareas que todava no han comenzado, su duracin, tareas predecesoras, fechas de comienzo y de fin, recursos y asignaciones, todo ordenado por la fecha de comienzo
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Informe Tareas que comienzan pronto Puede cambiar la tabla o el filtro de tareas para modificar el contenido. Informe Tareas en curso Puede cambiar la tabla o el filtro de tareas para modificar el contenido. Informe Tareas completadas Puede cambiar la tabla o el filtro de tareas para modificar el contenido. Informe Tareas que deberan haber comenzado Puede cambiar la tabla o el filtro de tareas para modificar el contenido. Informe Tareas pospuestas Puede cambiar la tabla o el filtro de tareas para modificar el contenido. INFORMES DE COSTOS Informe Flujo de caja Puede cambiar el filtro de tareas para modificar el contenido. Informe presupuestario Puede cambiar la tabla o el filtro de tareas para modificar el contenido. Informe Tareas con presupuesto sobrepasado Puede cambiar la tabla o el filtro de tareas para modificar el contenido. Informe Recursos con presupuesto sobrepasado Puede cambiar la tabla o el filtro de recursos para modificar el contenido. Informe Valor acumulado Puede cambiar la tabla o el filtro de tareas para modificar el contenido. INFORMES DE ASIGNACIONES Informe Tareas y recursos humanos Puede cambiar la tabla o el filtro de recursos para modificar el contenido.
Una lista de las tareas que comienzan dentro de un perodo de tiempo especificado por el usuario Una lista de tareas actualmente en curso que muestre los meses en los que se lleva a cabo cada tarea Una lista de las tareas completadas que muestre el mes en que se realiz cada una de ellas Una lista de las tareas que deberan haber comenzado en la fecha especificada por el usuario Una lista de las tareas que han sido reprogramadas para que terminen despus de sus fechas de fin previstas
Una tabla que muestre los costos por tarea en incrementos de semanas (puede modificar este informe y modificar los incrementos de tiempo para diferentes perodos de tiempo) Una lista de las tareas que muestre el costo presupuestado de cada una y la variacin entre los costos presupuestados y los costos actuales Una lista de tareas cuyos costos exceden el costo previsto Una lista de recursos cuyos costos exceden el costo previsto Una lista de tareas que muestre si existe un adelanto o un retraso en la programacin con respecto a los costos reales contrados
Informe Tareas, recursos humanos y fechas Puede cambiar la tarea o el filtro de recursos para modificar el contenido. Informe Lista de tareas Puede cambiar la tabla o el filtro de tareas para modificar el contenido. Informe Recursos sobreasignados Puede cambiar la tabla o el filtro de recursos para modificar el contenido.
Una lista de recursos que muestre sus tareas asignadas, el trabajo programado para cada tarea, las fechas de comienzo y de fin, y los detalles del recurso (puede modificar este informe e incluir detalles como notas y objetos) Una lista de los recursos que muestre sus tareas asignadas y el trabajo diario programado para cada tarea Una lista de tareas junto con sus duraciones, fechas de comienzo y fin, y predecesoras detalladas por semanas para un recurso que especifique Una lista de los recursos sobreasignados y las tareas a las que estn asignados
INFORMES DE CARGAS DE TRABAJO Informe Uso de tareas Puede cambiar la tarea o el filtro de recursos para modificar el contenido. Una lista de tareas que muestra recursos asignados y la cantidad de trabajo asignada a cada recurso en incrementos de tiempo de semanas (puede modificar este informe y cambiar los incrementos de tiempo con perodos de tiempo diferentes) Una lista de recursos que muestra las tareas a las que estn asignados los recursos y la cantidad de trabajo asignado a cada recurso en incrementos de tiempo de
Informe Uso de recursos (material o trabajo ) Puede cambiar la tarea o el filtro de recursos para modificar el contenido.
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semanas (puede modificar este informe y cambiar los incrementos de tiempo con perodos de tiempo diferentes) INFORMES PERSONALIZADOS Informe Calendario base Puede cambiar el aspecto, pero no el contenido. Informe Tareas Puede utilizar tablas, filtros de tareas y otros elementos para crear un informe personalizado de tareas. Informe Recursos (material o trabajo) Puede utilizar tablas, filtros de recursos y otros elementos para crear un informe personalizado de recursos. Informe general Puede utilizar tareas o filtros de recursos y otros elementos para crear un informe general personalizado. Es posible que desee ver las vistas Uso de tareas y Uso de recursos tambin para este tipo de informacin. Una tabla que muestra los perodos laborables, no laborables y las horas estndar Un informe personalizado que muestre informacin de las tareas Un informe personalizado que muestre informacin de recursos
Un informe en formato tabular con informacin de tareas y recursos en las filas e incrementos de tiempo en las columnas
10.4.2. Modificar Informes En cada informe es posible modificar diferentes aspectos (marcados en itlica en la tabla anterior). Puede modificar el contenido que aparece en la mayora de los informes modificando tablas, filtros o ambos. Para modificar el contenido de un informe, seleccione la categora de informe (Generales, Actividades Actuales, Costos, Asignaciones, Carga de Trabajo, Personalizados). Luego de un clic sobre el nombre del informe a modificar, y presione Modificar. No todos los informes permiten las mismas modificaciones. A continuacin, mostramos un ejemplo de las modificaciones posibles al informe de tareas:
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Informe a Modificar
En Detalles modifique la informacin que muestra el informe
En Ordenar cambie el criterio por el cual se ordena la lista del informe
Cambie la tabla que utiliza el informe
Elija el Filtro del informe
10.4. Organizador A Travs del Organizador podr eliminar o cambiar el nombre de los elementos personalizados del proyecto (Calendarios, Tablas, vistas, filtros, informes) utilizando el Organizador. Adems, podr copiar y/o mover elementos entre los archivos activos del equipo. Es decir, entre archivos abiertos en el equipo. 8. En el men Herramientas, haga clic en Organizador. 9. Haga clic en la ficha que desee. 10. En la lista Global.mpt (Plantilla por defecto), haga clic en el elemento que desee copiar, eliminar o cambiar de nombre. Para copiar un elemento del proyecto, haga clic en el archivo al que desea copiar el elemento en el cuadro disponibles en de la derecha y despus haga clic en Copiar. Para eliminar un elemento del proyecto, haga clic en Eliminar. Para cambiar el nombre de un elemento del proyecto, haga clic en Cambiar nombre y despus escriba el nuevo nombre del elemento. 11. Tambin puede copiar cualquier elemento de proyecto de un archivo a otro haciendo clic en el archivo de origen de un cuadro disponibles en, haciendo clic en el archivo de destino del otro cuadro disponibles en y, a continuacin, haciendo clic en Copiar.
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CAPITULO 11: COMPARTIR RECURSOS ENTRE PROYECTOS
11.1. Fondo de recursos

Un fondo de recursos le permite compartir recursos entre varios proyectos. Utilizar un fondo de recursos le permite programar el trabajo de recursos en varios proyectos, identificar conflictos entre asignaciones de diferentes proyectos y ver cmo se utiliza el tiempo de un recurso en varios proyectos. Si hay personas o equipamiento que trabajan en tareas en varios archivos de proyecto, es posible que desee utilizar el fondo de recursos para centralizar la informacin sobre recursos, como el nombre del recurso, el calendario utilizado, las unidades de recursos y las tablas de tasas de costos, para que resulte ms fcil la administracin. Cada proyecto que utiliza recursos del fondo de recursos se denomina archivo compartido. Se puede utilizar cualquier otro archivo de proyecto existente como fondo de recursos, pero se recomienda crear un nuevo archivo de proyecto slo para que resulte ms sencillo administrar la informacin sobre recursos y las asignaciones de tareas entre archivos compartidos y el fondo de recursos. 11.2. Crear un fondo de recursos y ver cmo funciona Se empieza con un archivo normal de Microsoft Project en que se introduce nicamente informacin sobre recursos y se guarda con un nombre que indica que es el archivo del fondo de recursos, como FondoRec1.mpp. Despus, se conecta el archivo de proyecto normal al archivo del fondo de recursos, y el archivo individual se convierte en un archivo compartido. Los recursos del fondo de recursos estn ahora disponibles en el archivo compartido, y la informacin sobre recursos se muestra ah. Cuando se asignan recursos compartidos a tareas en un archivo compartido, el archivo compartido guarda toda la informacin sobre la asignacin de la tarea como las unidades de asignacin, el trabajo y el perfil de trabajo. Esta informacin se duplica entonces en el fondo de recursos de modo que cada archivo compartido tiene disponible la informacin de asignacin de otros archivos compartidos. Cuando el fondo de recursos y cualquier archivo compartido estn abiertos, est disponible la misma informacin en cada archivo. 11.2.1. Crear un fondo de recursos compartidos y enviar al fondo la informacin acerca de los recursos: Si ha compartido recursos entre varios archivos de proyecto, puede enviar toda la informacin acerca de los recursos y las asignaciones a un fondo de recursos. Un fondo de recursos permite administrar los recursos fuera del archivo de proyecto que los comparte, al mismo tiempo que mantiene los proyectos actualizados. 1. Abra cada archivo que contenga los recursos que desea enviar a un nuevo fondo de recursos. 2. En el men Ver, haga clic en Hoja de recursos. 3. Compruebe el nombre de los recursos de cada archivo para asegurarse de que no hay diferentes nombres de recursos en diferentes archivos, por ejemplo, JuliaC y JCeballos, y resuelva los conflictos que hubiera. 4. En el men Proyecto, haga clic en Informacin del proyecto. Si desea programar a partir de la fecha de comienzo, anote la fecha de comienzo del proyecto de cada archivo; si desea programar desde la fecha de fin, anote las fechas de finalizacin del proyecto. 5. Haga clic en Aceptar y, a continuacin en Nuevo. 6. En el cuadro Fecha de comienzo o Fecha de fin, escriba o seleccione la fecha de comienzo o fin del fondo de recursos. Si los proyectos cuyos recursos desea trasladar al fondo de recursos estn programados desde la fecha de comienzo, seleccione la primera fecha de todos los proyectos. Si los proyectos cuyos recursos desea trasladar al fondo de recursos estn programados desde la fecha de fin, seleccione la ltima fecha de todos los proyectos. Nota No especifique ninguna informacin en el fondo de recursos. 95
7. Haga clic en Guardar. 8. En el cuadro Guardar en, seleccione el nombre de la carpeta donde desea guardar el fondo de recursos. 9. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre de archivo del fondo de recursos que indique de forma clara que se trata de un fondo de recursos, por ejemplo, FondoderecursosProjectoAyB y haga clic en Guardar. 10. En el men Ventana, haga clic en el primer proyecto cuyos recursos desea enviar al fondo de recursos. 11. En el men Herramientas, haga clic en Recursos y, a continuacin, en Compartir recursos. 12. Active la casilla de verificacin Utilizar recursos y, a continuacin, en el cuadro De, haga clic en el archivo de fondo de recursos. 13. En Si hay conflicto con la informacin de recursos o calendarios, elija el archivo que debe tener prioridad en caso de que exista conflicto en la informacin de los recursos y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Seleccione El fondo de recursos tiene prioridad si el archivo de proyecto del que desea tomar los recursos debe sobreescribir la informacin del archivo compartido. Seleccione El proyecto compartidor tiene prioridad si el archivo compartido debe sobrescribir la informacin del fondo de recursos y otros archivos compartidos. Nota La informacin de los recursos de cada proyecto se agrega al nuevo fondo de recursos y est disponible para todos los archivos compartidos a medida que se comparten. 14. Haga clic en Guardar. 15. Repita los pasos 10 a 14 para cada archivo de proyecto que desee conectar al fondo de recursos. 16. En el men Ventana, haga clic en el archivo de fondo de recursos y, a continuacin, haga clic en Guardar . 11.3. Trabajar con un fondo de recursos si no se tiene acceso de lectura y escritura al mismo Si tiene acceso de lectura y escritura al archivo del fondo de recursos, puede abrirlo y administrar la informacin en el fondo de recursos o en el archivo compartido. Pero si no tiene permiso para realizar cambios en el fondo de recursos, cuando se abre el archivo compartido, el fondo de recursos se abre de manera predeterminada en modo de slo lectura. Y, cuando se trabaja en el archivo compartido, se pueden ver varias asignaciones de recursos en otros archivos compartidos mediante la informacin duplicada en el fondo de recursos. 11.4. Mantener actualizados el fondo de recursos y los archivos compartidos Si tiene acceso de lectura y escritura al archivo del fondo de recursos, la manera ms sencilla de mantener actualizados todos los archivos es abrir el archivo del fondo de recursos y el archivo compartido en el que sea necesario trabajar en modo de lectura y escritura. Al introducir o modificar informacin en el archivo compartido o en el archivo del fondo de recursos, el otro archivo se actualizar. Cuando el fondo de recursos est abierto en modo lectura y escritura, los otros usuarios estarn bloqueados y no podrn guardar ningn cambio en los dems archivos compartidos hasta que cierre el fondo de recursos, que mantiene sincronizados los archivos. Si desea actualizar el archivo del fondo de recursos mientras est trabajando en el archivo compartido, puede hacerlo incluso si no tiene acceso de lectura y escritura al fondo de recursos. Cuando se selecciona el comando para actualizar el fondo de recursos, Microsoft Project abre rpidamente el archivo del fondo de recursos en modo lectura y escritura, guarda los cambios y cierra el archivo. O bien, la vez que se abra el otro archivo, al usuario se le pedir que actualice el archivo, ya sea de manera selectiva o en total, con los cambios realizados. 11.5. Prioridad y su uso eficaz De manera predeterminada, el fondo de recursos sobrescribe la informacin de recursos en los archivos compartidos si esa informacin entra en conflicto. Por ejemplo, si el nombre de un recurso se introduce como JuliaC en el fondo de recursos, y lo cambia por JCeballos en el archivo compartido, la prxima vez que se abra el archivo compartido, volver a cambiar a 96
JuliaC. Esto evita que la informacin sobre recursos en el fondo de recursos pueda resultar daada por cambios accidentales, lo cual podra pasar inadvertido hasta que se vieran afectados otros archivos. Pero, en algunas circunstancias, es posible que desee que la informacin sobre recursos en un archivo compartido anule el fondo de recursos y, por extensin, los dems archivos compartidos. Si no posee el fondo de recursos y necesita sobrescribir su informacin, puede modificar un archivo compartido para que tenga prioridad sobre el fondo de recursos. Por ejemplo, despus de seleccionar el comando El proyecto compartidor tiene prioridad en el cuadro de dilogo Compartir recursos, puede modificar un nombre de recurso de JuliaC a JCeballos, y el fondo de recursos, as como otros archivos compartidos, lo cambiar tambin a JCeballos. 11.5.1. Para obtener la informacin ms reciente acerca de recursos compartidos: En el men Herramientas, seale Recursos y, a continuacin, haga clic en Renovar fondo de recursos. Nota Los cambios que realice en el proyecto no sern evidentes hasta que compare los campos antes y despus de renovar los datos. Asegrese de guardar una copia de seguridad del archivo si necesita comparar los cambios. 11.5.2. Actualizar la informacin del fondo de recursos compartidos: Mantener actualizada la informacin acerca de los fondos de recursos permite a otros jefes de proyectos compartir el fondo de recurso para ver los cambios realizados. 1. Abra el archivo compartido. 2. Elija Abrir el fondo de recursos para ver las asignaciones contenidas en todos los archivos que comparten. 3. En el men Herramientas, seale Recursos y, a continuacin, haga clic en Actualizar fondo de recursos. Nota Cuando el fondo de recursos est abierto, el archivo compartido contiene automticamente la informacin ms actualizada y el comando Actualizar fondo de recursos est deshabilitado.
11.5.3. Revisar y Actualizar asignaciones en proyectos que utilizan los mismos recursos: Puede revisar y actualizar las asignaciones de los recursos asignados a tareas en ms de un archivo o de un fondo de recursos. a. Revisar y actualizar las asignaciones de varios proyectos, si los archivos de proyecto no estn conectados en ese momento a un fondo de recursos ni comparten recursos entre ellos: Si tiene recursos con asignaciones en varios proyectos que no estn consolidados o no comparten un fondo de recursos, quizs desee ver todas las asignaciones de esos proyectos sin combinar de forma permanente los proyectos o sus recursos. Y puede actualizar el valor total del trabajo de una asignacin o actualizar un perodo especfico (da a da o semana a semana, por ejemplo) del tiempo que est asignado el recurso. 1. Abra todos los archivos que contienen los recursos cuyas asignaciones desea revisar y actualizar. 2. En el men Ventana, haga clic en Nueva ventana. 3. Presione CTRL y, a continuacin, haga clic en los proyectos que desee revisar. 4. En el cuadro Vista, haga clic en Uso de recursos y, a continuacin, en Aceptar.
Los archivos de proyecto se consolidan temporalmente para que aparezcan en el cuadro de dilogo Nueva ventana 5. Haga clic en el ttulo del campo Nombre del recurso para seleccionarlo.
6. En el men Insertar, haga clic en Columna. 97
7. En el cuadro Nombre de campo, haga clic en Proyecto y despus en Aceptar. Los nombres de los proyectos aparecern en el campo Proyecto. 8. En el campo Nombre del recurso, revise las asignaciones de cada recurso.
b. Revisar y actualizar las asignaciones de un fondo de recursos si los archivos de proyecto

utilizan actualmente un fondo de recursos: Para revisar las asignaciones de un fondo de recursos, abra el archivo del fondo de recursos como de slo lectura. Para actualizar las asignaciones de un fondo de recursos, puede revisar y actualizar toda la informacin del recurso, incluidas las asignaciones. 1. Abrir el archivo de fondo de recursos compartido por los proyectos. Si no encuentra el fondo de recursos que desea, puede buscarlo. Si otras personas necesitan utilizar el archivo mientras lo est revisando, en el cuadro de dilogo Abrir el fondo de recursos, active la casilla de verificacin Abrir el fondo de recursos como slo lectura para permitir a otras personas trabajar en proyectos conectados a dicho fondo. Se puede revisar toda la informacin de los recursos, incluidas las asignaciones de los archivos compartidos, pero no se pueden actualizar las asignaciones. Si es el autor del archivo de fondo de recursos y desea actualizar las asignaciones, en el cuadro de dilogo Abrir el fondo de recursos, seleccione Abrir el fondo de recursos en forma de lectura-escritura y todos los dems archivos que comparten en un nuevo archivo principal de proyecto. Puede tener acceso a este nuevo archivo principal de proyecto desde el men Ventana. Podr actualizar todos los archivos y tareas que haya creado en el fondo de recursos. Otros usuarios podrn trabajar en los archivos compartidos al mismo tiempo y vern la informacin actualizada a medida que trabaje. Si no es el autor del archivo pero desea actualizar las asignaciones, en el cuadro de dilogo Abrir el fondo de recursos, seleccione Abrir el fondo de recursos en modo de lectura-escritura para poder realizar cambios en la informacin de los recursos (como tasas, etc.), aunque esto no permitir que otras personas actualicen el fondo con nueva informacin. Otros usuarios slo podrn abrir el archivo de recursos en modo de slo lectura mientras est trabajando. Para comprobar quin es el autor del archivo, en el cuadro de dilogo Abrir el fondo de recursos, elija cualquiera de las opciones para ver el archivo y, a continuacin, en el men Archivo elija Propiedades y haga clic en la ficha Resumen. Compruebe el campo Autor, cierre el archivo y siga este paso. 2. En el men Ver, haga clic en Uso de recursos y, a continuacin, revise las asignaciones de recursos que desea ver. 11.6. Qu ocurre al desconectar archivos compartidos del fondo de recursos? Cuando se desconecta el fondo de recursos, el archivo compartido conserva la informacin de la asignacin y la informacin de recursos sobre los recursos del fondo de recursos con asignaciones en el archivo compartido. Los recursos del fondo de recursos dejarn de estar disponibles o de verse en el archivo. Si ya no necesita utilizar el fondo de recursos en absoluto, puede desconectar rpidamente todos los archivos compartidos desde el archivo del fondo de recursos. Si el fondo de recursos est abierto al desconectar el archivo compartido, se eliminarn las asignaciones del archivo compartido. Si el fondo de recursos no est abierto, conserva informacin sobre las asignaciones de tarea del archivo compartido, pero dejar de recibir informacin actualizada si se realizan cambios adicionales. Si no desea conservar algunas asignaciones de tareas dentro del fondo de recursos una vez desconectado el archivo compartido, debe eliminar el recurso de las asignaciones en el archivo compartido antes de desconectar el fondo de recursos. Si se elimina un recurso de todas las tareas o de la nica tarea que tiene asignada en el archivo compartido y despus se desconecta el fondo de recursos, el recurso desaparecer de la lista de recursos y perder la informacin sobre ese recurso en el anterior archivo compartido. 98
Para evitar la prdida de informacin en el archivo compartido, no hay ms que introducir un nombre de recurso ficticio, copiar la informacin sobre recursos del recurso existente y, a continuacin, sustituir la asignacin de la tarea con el recurso ficticio. Cuando se desconecta el fondo de recursos, el recurso compartido existente dejar de tener la asignacin de tareas en el fondo de recursos (y el recurso ficticio puede eliminarse en el fondo de recursos) y se puede cambiar el nombre del recurso ficticio en el anterior archivo compartido con el nombre de recurso correcto. Para Desconectar el archivo de proyecto de un fondo de recursos: 2. Abrir el archivo de fondo de recursos o el archivo de proyecto que contiene los recursos que est compartiendo. Si no encuentra el archivo que desea, realice una bsqueda. 3. En el cuadro de dilogo Abrir el fondo de recursos, haga clic en Abrir el fondo de recursos en modo de lectura-escritura para poder realizar cambios en la informacin de recursos (como tasas, etc.), aunque esto no permitir que otras personas actualicen el fondo con nueva informacin. 4. Abrir el archivo de proyecto. 5. Con el archivo de proyecto activo, en el men Herramientas, elija Recursos y, a continuacin, haga clic en Compartir recursos. 6. Seleccione Utilizar recursos propios. 7. Haga clic en Guardar 8. En el men Ventana, haga clic en el archivo del fondo de recursos. 9. En el men Archivo, haga clic en Guardar. Nota Los proyectos que tengan tareas asignadas a recursos del fondo conservarn esas asignaciones (pero los cambios posteriores no se reflejarn en el fondo de recursos). Los proyectos que desconecte ya no podrn disponer de otros recursos del fondo.
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CAPITULO 12 HERRAMIENTAS DEL MTODO DE LA CADENA CRTICA EN MS PROJECT

12.1. Definicin de Buffer: Cantidad de tiempo aadido a la duracin prevista de una tarea o proyecto, que permite que stos tarden ms en realizarse sin que ello implique posponer su fecha de finalizacin. 12.2. Agregar bfer para compensar los efectos de retrasos y de aumentos en la programacin: En todos los proyectos existen tareas retrasadas, tareas que llevan ms tiempo del previsto y otros factores alargan la programacin del proyecto. Puede agregar una reserva de tiempo o bfer a la programacin para compensar estos aumentos no previstos y asegurarse de que los proyectos finalizan en la fecha planeada. a. Agregar una sola tarea de bfer a un proyecto o fase si desea representar el bfer total en un proyecto como elemento independiente. Adems, agregando bfer como una sola tarea, puede agregarlo o quitarlo fcilmente en un proyecto o fase. 1. En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la fila donde desee insertar una tarea de bfer. 3. En el men Insertar, haga clic en Nueva tarea. 4. En el cuadro Nombre, escriba un nombre de tarea como Bfer. 5. En el cuadro Duracin, escriba la cantidad de bfer que estime necesaria en el proyecto. Nota: A medida que progresa el proyecto, compense los retrasos o aumentos en la duracin de tareas reduciendo el bfer la cantidad de tiempo correspondiente. Si ha estimado con precisin la cantidad de bfer necesaria, el bfer sobrante al finalizar el proyecto se aproximar a cero. b. Agregar bfer a una o ms tareas aumentando sus duraciones si desea representar con precisin la duracin incierta de tareas individuales. No obstante, con este mtodo resulta difcil identificar a qu tareas ha agregado bfer y qu parte de cada duracin es bfer. Tambin lleva ms tiempo agregar y quitar bfer que con el mtodo de una sola tarea de bfer. 1. 2. 3. 4. En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee agregar bfer. En el campo Duracin, aumente la duracin en la medida del bfer agregado. Por ejemplo, si est previsto que una tarea tarde diez das en completarse, pero estima que varios factores podran alargarla hasta dos das, especifique una duracin de doce das para esa tarea
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CAPITULO 1: CREAR UN PROYECTO 1.1. Entorno de MS Project 2000

Columnas Barra para desplazamiento entre columnas

Sector Grfico en Diagrama de Gantt

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Creacin del Proyecto definicin de su entorno

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Convenciones del calendario Horario de trabajo

Presione esta flecha para ir al mes siguiente

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CAPITULO 2: CREAR EL LISTADO DE TAREAS DEL PROYECTO

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2.4. Organizar las tareas 10

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Desplace la segunda parte de la tarea al perodo en el que desea realizarla

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COMIENZO A COMIENZO B puede iniciar despus de que A inicie

Ejemplo de Precedencias con Posposicin:

COMIENZO A COMIENZO B puede iniciar "d" dias despus de que A inicie

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FIN A FIN B solo puede finalizar "d" dias despus de finalizada A

Cmo crear las precedencias para vincular las tareas:

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Tarea para la cual se listarn las predecesoras

3. Si desea agregar tiempo de posposicin en la precedencia, escrbalo ac

4. Presione Aceptar cuando termine de listar las predecesoras

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Este icono representa la existencia de una nota en esta tarea

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CAPITULO 3: ANLISIS DEL CAMINO CRTICO

Estos dos ltimos valores se conocen como las fechas tardas.

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CAPITULO 4: ASIGNACION DE RECURSOS

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Ingrese el nombre y las propiedades del primer recurso en el primer rengln

Desplcese por el men de vistas utilizando esta

Muestre las siguientes columnas de esta pgina utilizado esta flecha

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Utilice esta seccin para asignar recursos a la tarea

Ingrese las Unidades de Recurso requeridas

Presione Aceptar cuando finalice la asignacin de recursos para esta tarea.

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Icono de asignacin de recursos.

Se ha asignado 1 Retroexcavadora a la tarea

Icono Diagrama de Gantt

Tarea a la que se asignarn recursos

Men de Asignacin de Recursos

Presione cuando finalice la asignacin de recursos