"Todo lo que se hace se puede medir, slo si se mide se puede controlar, slo si se controla se puede dirigir y slo si se dirige

se puede mejorar"

Dr. Pedro Mendoza A.

Filtro Avanzado
Objetivo
Filtrar datos utilizando las opciones avazadas

Contenido
Filtros avanzados Tablas de criterios Uso de caracteres comodines: * e ? Funciones de base de datos: BDsuma, BDpromedio, BDmax, BDmin, Dcontar, BDcontara

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1. Filtrado de una lista

Como funciona una filtracin
La filtracin constituye un mtodo fcil y rpido para encontrar subconjuntos de datos en una lista y trabajar con ellos. Cuando se filtra una lista slo visualizar las filas que cumplen un conjunto de condiciones de bsqueda llamado criterios. A diferencia de la ordenacin, la filtracin no reorganiza las listas. La filtracin oculta provisionalmente las filas que no desea mostrar. Cuando Excel filtra las filas, la hoja de clculo se coloca en el modo de filtracin. En este modo se podr editar, dar formato, efectuar representaciones grficas e imprimir la lista de subconjuntos sin tener que reorganizarla o moverla. Cmo aplica un filtro automtico? Ubique el puntero dentro de la lista Seleccione Datos, Filtro, Autofiltro Trabajaremos est aplicacin sobre el archivo: CAJACHI1.XLS (Caja chica)
A 1 2 MUNICIPALIDAD DE LIMA METROPOLITANA 3 RENDICION DEL FONDO ASIGNADO PARA SUFRAGAR GASTOS DIRECC. PLANIFICACION 4 5 6 7 No. FECHA 1 22/4 DOCUMENTO CLASE FACT. No 11229 DETALLE PAPELERA EL INCA S.R.LTDA.hojas IMPORTE 3.90 PARTID. ESPEC. 02.06 B C D E F G

Flechas desplegables para la seleccin de criterios de cada campo, haga un clic en la flecha para seleccionar criterio de filtro.

Seleccione las listas desplegables para especificar los registros que desea mostrar. Vuelva a seleccionar Datos, filtro, filtro automtico para anular el filtro automtico.

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1.2 Filtro personalizado

Se utiliza para especificar condiciones utilizando operadores booleanos Siga el proceso normal de creacin de filtro automtico. Seleccione la opcin Personalizar ... de la lista desplegable del campo a quin desea asignarle un filtro personalizado. Operador lgico Criterios de filtro personalizado

Seleccione [Aceptar] cuando termine de definir sus criterios de filtro personalizado. Slo se puede utilizar una lista con filtro por cada hoja de clculo.

1.3 Filtro avanzado

Filtra la lista en su sitio, no visualiza la listas desplegables de las columnas. Se debe definir una tabla de criterios externa. Cuando se filtra la lista se oculta temporalmente todas las filas que no cumplen con los criterios especificados. No se puede realizar filtraciones sucesivas usando el comando Filtro avanzado. Si cambia los datos en la tabla de criterios y vuelve a filtrarlos, Excel aplicar los criterios tanto a las filas como a las filas mostradas que aparecen en la lista.

1.4 Tabla de Criterios

Es un rango de celdas que incluye el nombre de campo en una fila (debe ser idntico a los nombres de campo de la lista) y una condicin en la siguiente fila, se puede utilizar varias filas de criterios. Es recomendable ubicarlas en la parte superior o inferior de la tabla para que no sean ocultadas cuando se ejecuta la filtracin. Existen dos tipos de criterios avanzados: criterios de comparacin y criterios calculados mltiples.

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Tipos de criterios de comparacin

Una serie de caracteres que desea hacer coincidir.
Para localizar datos que contengan un valor exacto, escriba el texto, nmero, fecha o los valores lgicos en la celda debajo del nombre de campo de la tabla de criterio. Si introduce texto como criterios, se localizar todos registros que el contenido del campo evaluado comiencen con ese texto. Para localizar solamente los que cumplan con el texto especificado, escriba la frmula ==texto donde texto representa el dato que desea localizar Ejemplos: J 2 FECHA 3 26/4 K ESPE C 02.06 J 2 FECHA 3 26/4 K ESPEC 03.06

Tabla de criterios localiza todos los registros cuya FECHA sea igual a 26/4 y ESPEC igual a 02.06

Tabla de criterios localiza todos los registros cuya FECHA sea igual a 26/4 y ESPEC igual a 03.06

Varias condiciones en una sola columna

Si incluye dos o ms condiciones en una sola columna, escriba los criterios en filas independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta las filas que contienen "Davolio," "Buchanan" o "Suyama" en la columna Vendedor. Vendedor Davolio Buchanan Suyama

Una condicin en dos o ms columnas

Para buscar datos que cumplan una condicin en dos o ms columnas, introduzca todos los criterios en la misma fila del rango de criterios. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra todas las filas que contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio" en la columna Vendedor y valores de ventas superiores a 1.000 $. Escriba Generar Vendedor Davolio Ventas >1000

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Microsoft Excel Avanzado Una condicin en una columna u otra

Para buscar datos que cumplan una condicin de una columna o una condicin de otra, introduzca los criterios en filas diferentes del rango. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra todas las filas que contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio" en la columna Vendedor o valores de ventas superiores a 1.000 $. Escriba Generar Vendedor Davolio >1000 Ventas

Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas

Para buscar filas que cumplan uno de dos conjuntos de condiciones, donde cada conjunto incluye condiciones para ms de una columna, introduzca los criterios en filas independientes. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra las filas que contienen "Davolio" en la columna Vendedor y valores de ventas superiores a 3.000 $ y tambin muestra las filas del vendedor Buchanan con valores de ventas superiores a 1.500 $. Vendedor Ventas Davolio >3000 Buchanan >1500

Ms de dos conjuntos de condiciones para una columna

Para buscar filas que cumplan ms de dos conjuntos de condiciones, incluya columnas mltiples con el mismo ttulo. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra las ventas comprendidas entre 5.000 y 8.000 $ junto con aquellas inferiores a 500 $. Ventas Ventas >5000 <8000 <500

Condiciones creadas como resultado de una frmula

Puede utilizar como criterio un valor calculado que sea el resultado de una frmula (frmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=).). Si emplea una frmula para crear un criterio, no utilice un rtulo de columna como rtulo de criterios; conserve este rtulo vaco o utilice uno distinto a un rtulo de columna del rango. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra filas
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que tienen un valor en la columna C mayor que el promedio de las celdas C7:C10.

=C7>PROMEDIO($C$7:$C$10)

Notas
La frmula que utilice con el fin de generar una condicin debe utilizar una referencia relativa (referencia relativa: en una frmula, direccin de una celda basada en la posicin relativa de la celda que contiene la frmula y la celda a la que se hace referencia. Si se copia la frmula, la referencia se ajusta automticamente. Una referencia relativa toma la forma A1.) para hacer referencia al rtulo de columna (por ejemplo, Ventas) o al campo correspondiente del primer registro. Todas las dems referencias de la frmula deben ser referencias absolutas (referencia de celda absoluta: en una frmula, direccin exacta de una celda, independientemente de la posicin de la celda que contiene la frmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.) y el resultado de la frmula debe ser VERDADERO o FALSO. En el ejemplo, "C7" hace referencia al campo (columna C) del primer registro (fila 7) del rango. En la frmula puede utilizar un rtulo de columna en lugar de una referencia relativa a celda o un nombre de rango. Si Microsoft Excel presenta el error #NOMBRE? en la celda que contiene el criterio, no necesita tenerlo en cuenta, ya que no afecta a la forma en que se filtra el rango. Cuando evala datos, Microsoft Excel no distingue entre caracteres en mayscula y minscula.

1.5 Uso de caracteres comodines: * e ?

Los siguientes caracteres comodn pueden usarse como criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) de comparacin para filtros, as como para buscar y reemplazar contenido.
?

Localiza un caracter nico en la misma posicin que el signo de interrogacin. Localiza cualquier nmero de caracteres a partir de la posicin que ocupa el asterisco. Localiza un signo de interrogacin, un asterisco o

~ seguido de ?,* o ~ una tilde.

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Ejemplos: J K FECH ESPE A C 26/4 02* J K 2 FECHA ESPEC 03* 3 26/4

2 3

Tabla de criterios localiza todos los registros cuya FECHA sea igual a 26/4 y ESPEC empiece con los caracteres 02

Tabla de criterios localiza todos los registros cuya FECHA sea igual a 26/4 y ESPEC empiece con los caracteres 03

Una cantidad que desea comparar

Para mostrar slo las filas comprendidas dentro de ciertos limites establecidos. Utilice un operador de comparacin seguido de un valor en la celda debajo de los nombres de campos de la tabla de criterios. M 2 3
FECHA

N
IMPORTE

26/4

>10

J K 2 IMPORTE ESPE C * 3 >10

Tabla de criterios localiza todos los registros cuyo IMPORTE sea mayor que 10 de todas las partidas especificas

Tabla de criterios localiza todos los registros cuya FECHA sea 26/4 y que el importe sea mayor que 10.

Criterios calculados
Evalan una columna seleccionada de la lista contra valores no contenidos en la lista. Visualizar el nombre lgico: VERDADERA O FALSA. La frmula introducida debe referirse por lo menos a una columna de la lista. Ejemplo: M IMPORTE =G8>PROMEDIO($G$8:$G$43)

2 3

Tabla de criterios localiza todos los registros cuyo IMPORTE sea mayor que el importe promedio.

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Cmo crea un filtro avanzado? Cree la tabla de criterio, encima o debajo de la tabla. Ubique el puntero dentro de la tabla. Seleccione Datos, Filtros, Filtro avanzado... Defina el rango de la lista. Defina el rango de criterios.

Seleccione Aceptar para ejecutar el filtro avanzado. Si desea volver a filtrar con otros criterios, modifique el criterio o crelo en otro lugar de la hoja, y vuelva a ejecutar el mismo proceso.

Cmo eliminar un filtro? Para volver a visualizar todos los registros. Seleccione Datos, Filtro, Mostrar Todo

Cmo copiar datos a otro lugar? Cree la tabla de criterios Coloque el puntero dentro de la tabla Seleccione Datos, Filtro, Filtro Avanzado Defina Rango de la lista, Rango de criterios y luego seleccione Copiar a Especifique una sola celda a partir de donde desea que se realice la copia Seleccione ACEPTAR para ejecutar la filtracin, excel copiar los nombres de campo y los registros que cumplen con los criterios especificados
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1.6 Funciones de base de datos

En esta seccin se describen las 12 funciones para hojas de clculo empleadas para los clculos de bases de datos (o listas) de Microsoft Excel. Cada una de estas funciones, denominadas colectivamente funciones BD, usa tres argumentos: base_de_datos, nombre_de_campo y criterios. Estos argumentos se refieren a los rangos de la hoja de clculo empleados en la funcin para base de datos. Sintaxis: BDfuncin(Base de datos;Campo;Criterios)

Ejercicio de aplicacin
Clculos con funciones de base de datos BD En la siguiente ilustracin se muestra una base de datos que contiene la descripcin y comportamiento de varios tipos de rboles. Cada registro contiene informacin acerca de un rbol. El rango A5:E11 se denomina HUERTO y el rango A1:F3 CRITERIOS.
A Arbol Manzano Peral Arbol Manzano Peral Cerezo Manzano Peral Manzano B Alto >10 C Edad D Rendimiento E Ganancia F Alto <16

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Alto 18 12 13 14 9 8

Edad 20 12 14 15 8 9

Rendimiento 14 10 9 10 8 6

Ganancia S/. 105.00 S/. 96.00 S/. 105.00 S/. 75.00 S/. 76.80 S/. 45.00

BDCONTAR(HUERTO;"Edad";A1:F2) es igual a 1. Esta funcin examina los registros de manzanos cuyo alto vara entre 10 y 16 metros y determina cuntos campos Edad de esos registros contienen nmeros. BDCONTARA(HUERTO;"Ganancia";A1:F2) es igual a 1. Esta funcin examina los registros de manzanos cuyo alto vara entre 10 y 16 metros, y determina el nmero de campos Ganancia de esos registros que no estn en blanco. BDMAX(HUERTO;"Ganancia";A1:A3) es igual a 105.00 , la ganancia mxima de manzanos y perales. BDMIN(HUERTO;"Ganancia";A1:B2) es igual a 75.00 , la ganancia mnima de
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manzanos con un alto superior a 10 metros. BDSUMA(HUERTO;"Ganancia";A1:A2) es igual a 225.00 , la ganancia total de manzanos. BDSUMA(HUERTO;"Ganancia";A1:F2) es igual a 75.00 ; la ganancia total de manzanos con un alto entre 10 y 16. BDPRODUCTO(HUERTO;"Rendimiento";A1:F2) es igual a 10, el producto del rendimiento de los manzanos con un alto entre 10 y 16. BDPROMEDIO(HUERTO;"Rendimiento";A1:B2) es igual a 12, el rendimiento promedio de manzanos con un alto de ms de 10 metros. BDPROMEDIO(HUERTO;3;HUERTO) es igual a 13, la edad media de todos los rboles en la base de datos. BDDESVEST(HUERTO;"Rendimiento";A1:A3) es igual a 2.97; la desviacin estndar estimada en el rendimiento de manzanos y perales si los datos de la base de datos son nicamente una muestra de la poblacin total del huerto. BDDESVESTP(HUERTO;"Rendimiento";A1:A3) es igual a 2.65; la desviacin estndar verdadera en el rendimiento de manzanos y perales si los datos de la base de datos representan el conjunto de la poblacin. BDVAR(HUERTO;"Rendimiento";A1:A3) es igual a 8.8; la varianza estimada en el rendimiento de manzanos y perales si los datos de la base de datos slo representan una muestra de la poblacin total del huerto. BDVARP(HUERTO;"Rendimiento";A1:A3) es igual a 7.04; la varianza real en el rendimiento de manzanos y perales si los datos de la base de datos representan el conjunto de la poblacin del huerto.
BDEXTRAER(HUERTO;"Rendimiento;CRITERIOS) devuelve el valor de error #NUM! porque

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